แผนโครงการที่โปร่งใสคืออะไรและทำไมคุณถึงต้องการ

คุณเพิ่งได้รับสัญญาฉบับใหญ่ สัญญาฉบับหนึ่งอาจไปถึงคู่แข่งรายใหญ่ที่สุดของคุณได้ แต่คุณประเมินราคาปลาใหญ่ในบ่อต่ำกว่าราคาด้วยความเร็ว ความว่องไว และทักษะในการทำโครงการให้เสร็จทันเวลาและอยู่ในเกณฑ์ที่ลูกค้ากำหนด

ในฐานะเจ้าของธุรกิจ คุณไม่กังวลเกี่ยวกับความสามารถและทักษะของทีมการตลาดที่จะทำให้ลูกค้าประทับใจ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากการเปลี่ยนอาชีพทั้งหมดเกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ คุณไม่ต้องการให้รายละเอียดที่สำคัญของโครงการรั่วไหลไปยังคู่แข่งของคุณในสาขาที่มีการแข่งขันสูงเพื่อเชื่อมโยงธุรกิจใหม่ในอุตสาหกรรมของคุณ คุณต้องการให้ทีมของคุณประสบความสำเร็จในการทำการตลาดด้วยโครงการภายในด้วยเช่นกัน

แต่คุณยังต้องการมอบอำนาจให้ทีมของคุณในทุกขั้นตอนของโครงการ เนื่องจากพวกเขาต้องการความได้เปรียบทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อให้เหนือความคาดหมายของลูกค้า การจัดลำดับความสำคัญของความโปร่งใสในการสื่อสารการจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องประสบความสำเร็จ

แผนโปร่งใสเริ่มต้นด้วยการสื่อสารการจัดการโครงการแบบเปิดเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ พวกเขาอาจต้องการเข้าถึงเอกสาร อีเมล การประชุม การฝึกอบรม หรือสินทรัพย์ดิจิทัลและทางกายภาพ รายการเหล่านี้ควรมีประสิทธิภาพและง่ายต่อการค้นหา ในขณะที่การรวมซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันเป็นองค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งที่คุณสามารถนำไปใช้ในการจัดการโครงการได้

คุณต้องการให้ทุกคนมีความเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับโครงการโดยรวม แต่คุณต้องแน่ใจว่าแต่ละคนทราบว่าใครกำลังทำงานแต่ละอย่าง ผู้จัดการโครงการต้องมีวิธีที่รวดเร็วและง่ายดายในการเข้าถึงเอกสาร บันทึกย่อ และการสื่อสารระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเป็นไปตามกำหนดการ

ความโปร่งใสช่วยให้สมาชิกในทีมทำงานตามระยะเวลาของโครงการ แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น และย้ายโครงการไปพร้อม ๆ กับส่งมอบตรงเวลา

ในความเป็นจริง ผู้ที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการต้องการให้มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน ตามการสำรวจของผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม 243 คนที่ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ (PM) ทุกสัปดาห์ ผู้ตอบแบบสอบถามทั้งหมด 54% ต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันและการสื่อสารแบบบูรณาการ ในขณะที่ 13% ต้องการเครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบสแตนด์อโลน ตามคำแนะนำของซอฟต์แวร์ ^[1] คุณสมบัติการทำงานร่วมกันช่วยให้เจ้าของและผู้จัดการรักษาการสื่อสารการจัดการโครงการและความโปร่งใสภายในทีม

ในยุคของการทำงานทางไกล การสื่อสารและการทำงานร่วมกันมีความสำคัญมากกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก พนักงานในธุรกิจขนาดเล็กแบบไฮบริด ซึ่งหมายถึงพวกเขาทำงานแบบตัวต่อตัวและทำงานจากระยะไกลในช่วงสัปดาห์ทำงาน กล่าวว่าความท้าทายหลักสองประการของรูปแบบการทำงานแบบไฮบริด ได้แก่ การรักษาประสิทธิภาพการทำงาน (40%) และการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ (35%) ระหว่างโครงการ ตามการสำรวจในปี 2021 ของ GetApp ^[*] ของผู้มีอำนาจตัดสินใจ 503 คนและพนักงาน 488 คนในธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐอเมริกา เนื่องจากการนำโมเดลไฮบริดมาใช้ได้เกิดขึ้นในบริษัทเหล่านี้ส่วนใหญ่แล้ว ความท้าทายสองประการอย่างต่อเนื่อง ได้แก่ การจัดการผลิตภาพและการรักษาการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพในทีมโครงการ เครื่องมือการจัดการโครงการของคุณมีความสำคัญต่อการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับทีมระยะไกล

ในฐานะเจ้าของโครงการหรือเจ้าของธุรกิจ คุณอาจไม่ค่อยมีความโปร่งใสกับทุกคนในบริษัท ไม่ใช่ทุกคนที่ต้องการทราบมูลค่าของสัญญาหรือรายละเอียดสัญญา อย่างไรก็ตาม คุณมีวิธีแก้ปัญหาหากผู้จัดการและสมาชิกในทีมกังวลเกี่ยวกับความสามารถในการทำกำไร แทนที่จะกำหนดว่าสัญญามีมูลค่าเท่าใด ให้แสดงชั่วโมงสูงสุดที่พนักงานแต่ละคนต้องการในการทำงานเฉพาะ จากนั้นสร้างความประทับใจให้กับพวกเขาว่าจะทำกำไรได้มากกว่าหากทีมสามารถดำเนินโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น

เจ้าของและผู้จัดการยังสามารถกำหนดแง่มุมของโครงการได้อย่างชัดเจนโดยไม่ต้องเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน

กำหนดเวลามีความสำคัญต่อการย้ายโครงการและดำเนินการให้เสร็จตรงเวลา ทุกคนควรมีวิธีติดตามเวลาที่ใช้ไปกับโปรเจ็กต์เพื่อให้รู้ว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายหรือไม่ ทุกเป้าหมายภายในโครงการควรมีความชัดเจนและมีกำหนดเวลาที่ชัดเจน

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรทราบอย่างชัดเจนว่างานใดที่พวกเขาต้องทำให้สำเร็จตลอดโครงการ แม้ว่าพนักงานอาจขาดงานหรือมีคนต้องการความช่วยเหลือทับซ้อนกัน แต่การกำหนดบทบาทที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนทำงานต่อไปได้โดยไม่ต้องพยายามซ้ำซ้อน

ทุกคนต้องการเครื่องมือและทรัพยากรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายภายในกรอบเวลาที่กำหนด ส่งเสริมผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีเครื่องมือ ผลิตภัณฑ์ และบริการที่เหมาะสม การสื่อสารการจัดการโครงการมีความสำคัญที่นี่ เนื่องจากหัวหน้าทีมควรถามเพื่อนร่วมทีมว่าพวกเขาต้องทำอย่างไรจึงจะประสบความสำเร็จ

โครงการใด ๆ ไม่ว่าใหญ่หรือเล็ก อาจผิดพลาดได้ด้วยเหตุผลหลายประการ สิ่งสำคัญคือต้องจับปัญหาในขณะที่มันเกิดขึ้น เพราะจะง่ายกว่าที่จะแก้ไขทันที เมื่อเทียบกับการรอถ้าปัญหาก้อนหิมะกลายเป็นสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่านั้น

การสื่อสารที่ผิดพลาดภายในระหว่างพนักงานอาจทำให้ขั้นตอนของโครงการล่าช้า การขาดการสื่อสารในส่วนของลูกค้าอาจทำให้พลาดกำหนดเวลา แม้ว่านั่นไม่ใช่ความผิดของทีมคุณ สร้างไทม์ไลน์ที่เปลี่ยนแปลงในกรณีที่มีสิ่งผิดปกติ

หนึ่งในสี่ของโครงการมีโอกาสน้อยกว่า 50% ที่จะได้ผลลัพธ์ตรงเวลา จากการสำรวจผู้จัดการโครงการ 422 คนของเรา ^[**] สิ่งนี้มีส่วนช่วยในการลดมูลค่าทางธุรกิจที่ส่งมอบให้กับลูกค้าและมีโอกาสมากขึ้นที่จะใช้งบประมาณเกินและเกินระยะเวลาเดิมเพื่อให้เสร็จสิ้น

การอยู่เหนือสิ่งกีดขวางและตระหนักว่าบางสิ่งไม่เป็นไปตามแผนคือกุญแจสำคัญในการบรรเทาปัญหาอย่างมีประสิทธิภาพ

การมีแผนโครงการที่ชัดเจนจะช่วยให้ทุกคนทำงานและตัวโครงการเองได้ ทุกคนเข้าใจความคาดหวังและกำหนดเวลา เห็นภาพรวมและรายละเอียดเล็กๆ และย้ายโครงการไปสู่ความสำเร็จ

5.1 เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีม

เมื่อทุกคนรู้ว่าคนอื่นมีบทบาทอย่างไร แต่ละคนจะเข้าใจการทำงานของทีมได้ดีขึ้นในขอบเขตที่กว้างขึ้นของโครงการ การรู้สิ่งเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการสื่อสารการจัดการโครงการ ความรับผิดชอบ และผู้ที่จะขอความช่วยเหลือ (ถ้าจำเป็น)

5.2 บรรเทาอาการปวดหัว

งานบางอย่างไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานอื่นจะเสร็จสิ้น เมื่อเกิดความล่าช้า ผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีมสามารถระบุวิธีหลีกเลี่ยงความล่าช้าเพิ่มเติมได้ นอกจากนี้ยังทำหน้าที่เป็นเครื่องมือการเรียนรู้เพื่อช่วยให้ทั้งทีมเข้าใจถึงความสำคัญของการไปถึงเส้นตาย

5.3 จูงใจพนักงาน

กำหนดเวลาที่โปร่งใสและการสื่อสารการจัดการโครงการที่ชัดเจนกระตุ้นให้พนักงานโดยให้ทุกคนรับผิดชอบต่อการกระทำของตน แต่ละคนสามารถเห็นได้อย่างชัดเจนว่างานของพวกเขามีผลกระทบต่อคนอื่นอย่างไรเมื่อพวกเขาติดตามโครงการ

ฮิตด่วนและโซลูชันที่สามารถอำนวยความสะดวกความโปร่งใสของแผนโครงการ ได้แก่:

แบ่งปันปฏิทิน/ไทม์ไลน์ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด เพียงแค่รู้ว่างานอื่นๆ เสร็จสมบูรณ์เมื่อใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการพึ่งพา ก็สามารถย้ายโครงการไปในจังหวะที่เหมาะสมได้

จัดประชุมระดมความคิดและอัปเดตสถานะ การเช็คอินของทีมรายสัปดาห์และการอัปเดตสถานะรายเดือนมีความเหมาะสมที่นี่ การเช็คอินส่วนบุคคลเป็นความคิดที่ดีที่จะถามว่ามีใครต้องการความช่วยเหลือหรือไม่

ใช้เครื่องมือดิจิทัล เช่น ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์การ จัดการ เวิร์กโฟลว์ และ เครื่องมือการทำงานร่วมกัน พวกเขาสามารถตัดงานทางโลกในขณะที่ปรับปรุงการสื่อสารกับทุกคนที่เกี่ยวข้อง

ฉลองความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมาย! แม้ว่าโครงการจะยังไม่เสร็จสิ้น แต่การก้าวไปสู่ระดับใหม่เป็นเหตุผลที่ควรฉลอง

คอยติดตามส่วนที่สองของชุดนี้ ซึ่งเราจะหารือเกี่ยวกับคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการสร้างแผนโครงการที่โปร่งใส

วิธีการสำรวจ

* การสำรวจ GetApp Hybrid Work ดำเนินการในเดือนเมษายน พ.ศ. 2564 จากผู้มีอำนาจตัดสินใจ 503 คนและพนักงาน 488 คนในธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐฯ โดยมีพนักงานตั้งแต่ 2 ถึง 250 คน เป้าหมายของการสำรวจนี้คือการเรียนรู้เกี่ยวกับความท้าทาย ความชอบ และผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับรูปแบบการทำงานแบบผสมผสาน

** การสำรวจผู้ใช้ Project Management User Survey ของ Capterra ดำเนินการในเดือนมีนาคม พ.ศ. 2564 กับผู้จัดการโครงการในสหรัฐอเมริกา 422 ราย โดย 367 รายเป็นผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ เพื่อค้นหาว่าใครกำลังใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ คุณลักษณะที่พวกเขาใช้หรือไม่ใช้ พวกเขาต้องการใช้และเห็นผลจากการลงทุนอย่างไร ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมอย่างมากกับการจัดการโครงการในแต่ละวันในองค์กรของตน เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่

แหล่งที่มา

1. สิ่งที่ทีมต้องการในเครื่องมือการทำงานร่วมกัน คำแนะนำซอฟต์แวร์