วิธีเริ่มต้นโครงการของคุณอย่างถูกวิธี

หากเราจะเปรียบเทียบการเปิดตัวโครงการกับการเริ่มต้นการแข่งขันฟุตบอล การไม่จัดการประชุมคิกออฟก็เหมือนไม่มีกลยุทธ์ทางยุทธวิธี หากไม่มีแผน สิ่งที่คุณทำได้คือด้นสด และถึงแม้มันอาจจะสนุกในบางครั้ง แต่ส่วนใหญ่มักจะทำให้คุณเสียเวลา สูญเสียเงิน และสูญเสียความไว้วางใจ ฟังดูเหมือนสูตรสำหรับภัยพิบัติใช่มั้ย?

#hackyourkickoff – ขั้นตอนการขึ้นเครื่องที่สมบูรณ์แบบ

แม้ว่าแต่ละโครงการจะแตกต่างกัน แต่ขั้นตอนการเปิดตัวมักจะค่อนข้างคล้ายกันและใช้หลักการเดียวกัน ในการเพิ่มประสิทธิภาพความพยายามของคุณ คุณควรสร้างรายการตรวจสอบเทมเพลตที่มี "สิ่งที่ต้อง" ทั้งหมด และย่อหรือทำให้สมบูรณ์ด้วยจุดตัวเลือกเพิ่มเติม ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการของโครงการ ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่ต้องประดิษฐ์วงล้อทุกครั้งที่คุณดำดิ่งสู่โครงการใหม่ และความสอดคล้องของกระบวนการของคุณในโครงการต่างๆ จะดีขึ้น

การแบ่งหัวข้อที่คุณต้องการครอบคลุมออกเป็นหลายๆ ด้านจะช่วยให้คุณมีระเบียบ การแยกย่อยอาจขึ้นอยู่กับระยะที่โครงการดำเนินไปอย่างต่อเนื่อง (ก่อนการผลิต การออกแบบ การผลิต ฯลฯ) หรือตัวอย่างเช่น บนสามเหลี่ยมเหล็กของการจัดการโครงการ: ขอบเขต เวลา ต้นทุน (และทุกสิ่งในระหว่างนั้น ). ไม่ว่าอันไหนจะให้บริการคุณดีกว่า - อย่าลืมครอบคลุมทุกด้านอย่างแม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งส่วนที่เป็นที่ถกเถียงกันมากที่สุด

รับประโยชน์สูงสุดจากแนวคิดของคุณด้วยบริการกลยุทธ์ผลิตภัณฑ์

เรียนรู้เพิ่มเติม

แล้วคุณจะดำเนินการตามกระบวนการอย่างไร? มาดูกันดีกว่า

แนะนำตัวสั้นๆ

• กำหนดฉาก: เจาะลึกเบื้องหลังและจุดประสงค์ของโครงการ – คุณต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจน วัดผลได้ และสร้างแรงบันดาลใจในการตั้งเป้า ไม่ใช่เป้าหมายที่ทะเยอทะยานมากเกินไป
• กำหนดความคาดหวัง หารือเกี่ยวกับงาน สรุปกรอบงานและเทคโนโลยี
• เตรียมกฎความปลอดภัย ตัดสินใจเกี่ยวกับการเข้าถึงและการจัดเก็บข้อมูลรับรอง เลือกเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อเก็บเอกสารโครงการไว้ในที่เดียวที่ทำงานร่วมกัน
• ประกาศ บทบาทและการมอบหมายงาน ภายในทีม แจ้งให้ลูกค้าทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของทีมที่เป็นไปได้และสมาชิกในทีมจะมีส่วนร่วมมากน้อยเพียงใด
• เห็นด้วยกับ เมทริกซ์ RACI กับความรับผิดชอบและการพึ่งพาทั้งหมด และตัดสินใจเกี่ยวกับกระบวนการอนุมัติด้วย
• ตั้งเวลาทำงานที่สะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานในเขตเวลาอื่น
• อภิปราย ช่องทางการสื่อสาร (เช่น การสนทนากลุ่มสำหรับการติดต่อเฉพาะกิจและอีเมลสำหรับการติดต่ออย่างเป็นทางการ) และความถี่
• กำหนดตาราง การประชุมตามวัฏจักร และตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่เกี่ยวข้องแต่ละรายได้รับคำเชิญที่จำเป็นให้เข้าร่วมการประชุม (ทั้งทีมไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการประชุมทุกครั้ง)
• กำหนดหลักจรรยาบรรณ เช่น รหัสทีมทั่วไป ซึ่งทุกคนสามารถเสนอกฎเกณฑ์ได้ และทั้งทีมจะปฏิบัติตามเพื่อรักษาความร่วมมือด้วยความเคารพ

เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ข้อมูลทั้งหมดควรจะพบได้ง่ายบนโปสเตอร์โครงการหากคุณเก็บไว้

ขอบเขตโครงการ

• เตรียมรายการของที่ส่งมอบและข้อกำหนด ในรูปแบบของงานในมือ
• เน้น ลำดับความสำคัญของโครงการที่จำเป็น – การวิเคราะห์ MoSCoW อาจเป็นประโยชน์
• เน้นที่ข้อจำกัด เช่น งบประมาณหรือไทม์ไลน์ที่เข้มงวดเพื่อให้ได้ฉันทามติเกี่ยวกับขอบเขต
• เขียน คำจำกัดความของพร้อมและคำจำกัดความของเสร็จสิ้น
• อย่าลืมอนุกรมวิธาน – อภิธานศัพท์เกี่ยวกับโครงการเพื่อป้องกันความเข้าใจผิดหรือความสับสน

ไทม์ไลน์โครงการ

• แนะนำลูกค้าให้รู้จักกับกระบวนการของบริษัทและปรับเปลี่ยนตามความต้องการของโครงการ ระบุเวิร์กโฟลว์ในทีม
• เตรียมแผนงานที่ มีกำหนดเวลาที่ชัดเจนและยอมรับข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้
• กำหนดเหตุการณ์สำคัญและกรอบเวลาที่ กำหนดโดยวงจรชีวิตของโครงการ: การเผยแพร่ การถดถอย ระยะเวลาการวิ่ง ฯลฯ
• อย่าลืมให้ความสำคัญกับทุกขั้นตอนของโครงการที่เกี่ยวข้องกับความร่วมมือ (การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การเฝ้าติดตาม และ/หรือการปิด)

งบประมาณโครงการ

• ยืนยันงบประมาณ และยอมรับการเบี่ยงเบนที่เป็นไปได้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณและลูกค้าของคุณมีความเข้าใจตรงกันทุกประการเกี่ยวกับวิธีการเรียกเก็บเงินที่ได้รับอนุมัติ ตรวจสอบอีกครั้งว่าความแตกต่างระหว่าง T&M กับรุ่นราคาคงที่นั้นชัดเจนหรือไม่
• หาวิธีจัดการกับ จุดบกพร่อง คำขอเปลี่ยนแปลง และการตรวจสอบโค้ด
• ระบุ อุปสรรคและความเสี่ยง เตรียมกลยุทธ์การบรรเทาผลกระทบ และให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการสร้างบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่อัปเดตเป็นประจำ
• รับผิดชอบในการติดตามความคืบหน้าและตรวจสอบการส่งมอบรายงานสถานะโครงการในเวลาที่เหมาะสม

ถึงเวลาจุดไฟฟิวส์

วันเปิดเผยของคุณมาถึงแล้ว! ตอนนี้ เมื่อคุณมีทุกอย่างรวมกันแล้ว การประชุมควรจะเป็นพิธีการที่น่าพึงพอใจ ด้วยขั้นตอนเหล่านี้ คุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากมันอย่างแน่นอน:

ระดมความคิดใหม่กับทีมผู้เชี่ยวชาญ

ดูเวิร์กช็อปของเรา

1. จัดให้มีวาระการประชุมล่วงหน้า เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน ทบทวนรายละเอียดโครงการที่จำเป็นทั้งหมดและเตรียมการประชุม ขีดเส้นใต้หัวข้อหลักที่คุณต้องการให้มีการดำเนินการพิเศษจากบุคคลอื่น
2. จดบันทึกและแชร์สรุปการประชุมกับทีมของคุณในภายหลัง นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการมอบสถานะทางการทุกอย่างที่ตกลงกันไว้ในระหว่างการประชุม ยิ่งไปกว่านั้น หากทุกคนอยู่บนเรือ คุณสามารถบันทึกเซสชั่นและรับความเป็นไปได้ที่จะกลับมาได้ในอนาคต
3. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการดำเนินการที่เหมาะสมเป็นไปได้ในภายหลังโดยสร้างการมีส่วนร่วมและความสนใจในทีมทั้งหมดอย่างเท่าเทียมกัน นี่คือเหตุผลที่การประชุมควรอยู่ในรูปแบบของการสนทนา ไม่ใช่การออกอากาศ มีแนวคิดบางอย่างสำหรับการมีส่วนร่วมในสูตรของคุณ ตัวอย่างเช่น ทุกคนแนะนำตัวเองด้วยตัวเอง (ชื่อ บทบาท วิธีการที่พวกเขาชอบทำงานในโครงการ) คะแนนโบนัสสำหรับการจัดสรรเวลาสำหรับเรือตัดน้ำแข็งสั้นๆ และถาม & ตอบ
4. หารือเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไป อาจเป็นวิธีที่คุณสิ้นสุดการประชุมในแต่ละวัน และในกรณีนี้ก็ควรจะเป็นเช่นนั้น คงจะดีถ้ารวมขั้นตอนถัดไปไว้ในสรุปการประชุมเริ่มการแข่งขันด้วย

จัดการประชุมนี้ในแบบที่คุณสบายใจแต่มีระเบียบและคุณจะไม่พลาดอะไร

จำเอาไว้: เล่น Captain Obvious

แม้ว่าบางสิ่งจะชัดเจนสำหรับคุณเนื่องจากคุณได้ดำเนินการบางอย่างในโครงการที่ผ่านมา ไม่จำเป็นต้องมีความชัดเจนสำหรับลูกค้าของคุณและส่วนที่เหลือของทีม อธิบายว่าหญ้าเป็นสีเขียวดูเหมือนซ้ำซากสำหรับคุณ? จนกว่าคุณจะมาทำงานกับคนตาบอดสีก็อาจจะ

การพูดให้ชัดเจนและเขียนลงไปจะช่วยลดความเสี่ยงของการตีความที่คลาดเคลื่อน และทำให้มั่นใจได้ว่าคุณจะไปในทิศทางเดียวกันทุกประการ

เช่นเดียวกับสิ่งต่าง ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการ คุณไม่ควรปิดบังสิ่งใดที่นี่ ความโปร่งใสเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการทำงานร่วมกันที่ประสบความสำเร็จและจริงใจ ความไว้วางใจซึ่งกันและกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการทำงานที่ราบรื่นของทีม มันยากมากที่จะสร้างและสูญเสียง่ายมาก

หากคุณไม่แน่ใจว่าสิ่งที่ควรค่าแก่การกล่าวถึงหรือไม่ แสดงว่าเป็นเช่นนั้น Guesswork ไม่มีที่อยู่ที่นี่เนื่องจากปัญหาที่ไม่ได้พูดอาจบานปลายในช่วงเวลาที่คาดหวังน้อยที่สุด ในฐานะผู้จัดการโครงการ คุณคงคุ้นเคยกับกฎของเมอร์ฟีอยู่แล้ว...

สรุป

การประชุมเปิดตัวเป็นโอกาสในการประสานกันเกี่ยวกับวิธีการนำโครงการไปสู่ความสำเร็จ ด้วยการเตรียมการที่เหมาะสม คุณสามารถจำกัดความประหลาดใจและป้องกันความพ่ายแพ้ได้ในภายหลัง ขอให้โชคดี!

ต้องการความช่วยเหลือเพื่อให้แน่ใจว่าแนวคิดผลิตภัณฑ์ของคุณกำลังมุ่งไปในทิศทางที่ถูกต้องหรือไม่? อย่าลังเลที่จะติดต่อเรา!