การจัดการต้นทุนโครงการ: พื้นฐาน ขั้นตอน และเป้าหมายหลัก

เมื่อธุรกิจของคุณดำเนินโครงการใหม่ ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของงานของคุณขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการจัดการโครงการของคุณ — และองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของความพยายามในการจัดการโครงการของคุณคือ การจัดการต้นทุนการจัดการโครงการ

ยิ่งไปกว่านั้น การประมาณต้นทุนโครงการที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นหนึ่งในสาเหตุหลักที่ทำให้โครงการใช้เงินเกินงบประมาณหรือล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

เพื่อให้โครงการของคุณสำเร็จลุล่วง คุณต้องสามารถควบคุม วิเคราะห์ และคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้แม่นยำยิ่งขึ้นและป้องกันผลลัพธ์ที่ไม่ดี

เพื่อช่วยให้คุณอยู่ในงบประมาณโครงการของคุณ เราจะอธิบายสิ่งต่อไปนี้:

• ความหมายของการบริหารต้นทุนโครงการ
• เป้าหมายหลักของการบริหารต้นทุนโครงการ
• วิธีการคำนวณต้นทุนการจัดการโครงการและ
• 4 ขั้นตอนในการบริหารต้นทุนโครงการ

นอกจากนี้ เราจะครอบคลุมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการจัดการต้นทุนโครงการ ดังนั้นโปรดอยู่กับเรา

การจัดการต้นทุนโครงการคืออะไร?

การจัดการต้นทุนโครงการ เป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการประมาณการและจัดสรรงบประมาณโครงการและต้นทุนที่ตามมา ตลอดจนการควบคุมต้นทุนโครงการ

การจัดการต้นทุนโครงการช่วยให้คุณมีภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของโครงการของคุณ ช่วยให้ผู้จัดการโครงการคาดการณ์ค่าใช้จ่ายในอนาคตและดำเนินการตามนั้น

ประโยชน์บางประการของการจัดการต้นทุนโครงการคือ:

• ค่าใช้จ่ายลดลง
• เพิ่มประสิทธิภาพและ
• การติดตามความคืบหน้า

เงื่อนไขการจัดการต้นทุนโครงการที่สำคัญ

เพื่อให้คุณเข้าใจคำศัพท์สำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจัดการต้นทุนโครงการได้ง่ายขึ้น เราจะอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติม

ในส่วนนี้ เราจะอธิบายคำศัพท์ต่อไปนี้:

• ต้นทุนโครงการและ
• งบประมาณโครงการ.

ต้นทุนโครงการคืออะไร?

โดยรวมแล้ว ต้นทุนโครงการ คือเงินทุนทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับค่าใช้จ่ายทางการเงินและการทำธุรกรรมทางธุรกิจหรือโครงการงานให้เสร็จสมบูรณ์

ต้นทุนโครงการเกี่ยวข้องกับ:

1. ต้นทุนทางตรง — ต้นทุน ทางตรงคือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับโครงการและจำเป็นเพื่อให้โครงการดังกล่าวเสร็จสมบูรณ์
2. ต้นทุนทางอ้อม — ต้นทุน ทางอ้อมสำหรับโครงการคือต้นทุนที่ไม่ได้นำไปสู่ความสำเร็จของโครงการโดยตรง แต่ยังคงมีความสำคัญต่อบริษัทหรือบุคคลที่ทำงานในโครงการดังกล่าว ดังนั้นจึงเป็นส่วนหนึ่งของต้นทุนแต่ละโครงการ

ต้นทุนทางตรง รวมถึงต้นทุนของ:

• ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในโครงการ — เช่น พนักงานบริษัทหรือผู้รับเหมาภายนอกและฟรีแลนซ์
• อุปกรณ์ — คือเครื่องมือและเครื่องจักรที่พนักงาน ผู้รับเหมา หรือฟรีแลนซ์ใช้เพื่อทำให้โปรเจกต์เสร็จสิ้น
• วัสดุ — คือวัสดุทางกายภาพ (ที่ไม่ใช่เครื่องมือหรือเครื่องจักร) ที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น
• งานการจัดการโครงการ — กล่าวคือ งานทั้งหมดมีขึ้นเพื่ออำนวยความสะดวกให้โครงการเสร็จสิ้นก่อนเวลาที่กำหนด และเป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะ
• งานวิศวกรรม (หากจำเป็น) — ได้แก่ การวิจัย งานออกแบบ และการติดตั้งอุปกรณ์ทั้งหมดที่ทำขึ้นเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น
• การขนส่ง (ถ้ามี) — เช่น อัตราที่กำหนดเอง การนำสินค้าสำเร็จรูปไปส่งยังร้านค้าปลีก เป็นต้น

ต้นทุนทางอ้อม รวมถึงต้นทุนของ:

• ค่าใช้จ่ายใน การดำเนินงาน — เช่น ค่าเช่าสำนักงาน ค่าสาธารณูปโภค ค่าประกันภัย อุปกรณ์สำนักงานทั่วไป และวัสดุ
• เป้าหมายเงินเดือนประจำปี — คือกำไรสะอาดที่บริษัทหรือบุคคลทั่วไปต้องการ นอกเหนือจากเงินที่จำเป็นสำหรับค่าใช้จ่ายอื่นๆ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ

การจัดการต้นทุนทางตรงและทางอ้อมและรักษาให้อยู่ในงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการจัดการต้นทุนโครงการที่ราบรื่น

งบประมาณโครงการคืออะไร?

งบประมาณโครงการ คือจำนวนเงินทั้งหมดที่วางแผนไว้และจัดสรรสำหรับการดำเนินโครงการภายในระยะเวลาที่กำหนด (เส้นตาย)

งบประมาณโครงการขึ้นอยู่กับการประมาณการต้นทุนเริ่มต้นของโครงการ และมักจะขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการควบคุมต้นทุนโครงการ มี 4 เทคนิคหลักในการบริหารงบประมาณโครงการ:

1. ส่วนเพิ่ม — คุณติดตามเวลาของงานภายในโครงการและทำความเข้าใจเกี่ยวกับเวลาจริงที่คุณจะต้องทำงานดังกล่าวให้เสร็จในอนาคต
2. ตามกิจกรรม — คุณคำนวณ รายได้ในอุดมคติ ของคุณ พิจารณาจำนวนโครงการที่คุณต้องดำเนินการในระหว่างปีและราคาของโครงการเพื่อให้ได้รายได้ดังกล่าว และกำหนดงบประมาณแต่ละโครงการโดยการคำนวณต้นทุนสำหรับโครงการนั้น
3. การนำเสนอคุณค่า — คุณเพิ่มรายการในงบประมาณของคุณตามมูลค่าที่นำมาสู่โครงการของคุณ หากรายการ/งาน/มืออาชีพมีความสำคัญสำหรับโครงการ พวกเขาจะถูกเพิ่มเข้าไปในงบประมาณที่คุณวางแผนไว้
4. Zero-based — เทคนิคการจัดการงบประมาณนี้คล้ายกับการให้คุณค่า ข้อแตกต่าง (และเงื่อนไขสำหรับรายการที่จะรวมอยู่ในงบประมาณ) คือรายการนั้นต้องสมเหตุสมผลและพิสูจน์แล้วว่ามีประโยชน์สำหรับแต่ละช่วงเวลาธุรกิจใหม่ ไม่ใช่เพียงโครงการเดียว รายการทั้งหมดที่มีความสำคัญสำหรับช่วงเวลาธุรกิจใหม่ได้รับการอนุมัติสำหรับงบประมาณ

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการต้นทุนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณโครงการ โปรดดูที่เทคนิคการจัดการต้นทุนงบประมาณเหล่านี้

เทคนิคการบริหารต้นทุนงบประมาณ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามงบประมาณ (และลดค่าใช้จ่ายเท่าที่ทำได้) คุณควร:

• ฝึกอบรมพนักงานให้ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ — การปฏิบัติตามเคล็ดลับการจัดการเวลาที่เหมาะสมและการเพิ่มทักษะการจัดการเวลาที่เหมาะสมจะช่วยให้ทีมของคุณมีเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายได้ในที่สุด
• ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีล่าสุด — นอกเหนือจากเครื่องมือการจัดการโครงการแล้ว ลองแนะนำเครื่องมือทางธุรกิจอื่นๆ เพื่อช่วยให้พนักงานทำงานโดยอัตโนมัติในลักษณะที่คุ้มค่า
• งาน จากภายนอก — การจ้างมืออาชีพที่มีชื่อเสียงจากภายนอกบริษัทเพื่อจัดการงานบางส่วนของคุณ (งานที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจหรืองานเฉพาะโครงการ) จะช่วยให้คุณลดค่าใช้จ่ายได้
• ลดค่าโสหุ้ยของคุณ — การประกันภัยเป็นค่าโสหุ้ยที่ไม่สามารถต่อรองได้ แต่มีค่าใช้จ่ายบางอย่างที่คุณสามารถทำงานได้ (และใช้ชีวิต) โดยไม่ต้องมี ตัวอย่างเช่น สำนักงานที่มีสไตล์ในใจกลางเมืองสำหรับงานอิสระของคุณ หรือสำนักงานที่ทันสมัยแต่มีสิ่งอำนวยความสะดวกที่มีประโยชน์น้อยกว่า ลดสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากงบประมาณของคุณ

ความสำคัญของการจัดการต้นทุนในโครงการและเทคนิคการจัดการต้นทุนที่ระบุไว้นั้นเกือบจะอธิบายได้ด้วยตนเอง เมื่อคุณตั้งเป้าหมายที่จะจัดการต้นทุนของคุณให้เป็นไปตามงบประมาณโครงการที่ตั้งไว้ คุณจะต้องปล่อยให้งบประมาณที่ตั้งไว้เป็นแนวทางในการตัดสินใจของคุณ

หากคุณไม่ตั้งเป้าหมายที่จะจัดการต้นทุนโครงการของคุณ ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะควบคุมไม่ได้ และโครงการทั้งหมดของคุณอาจพังทลายเนื่องจากการจัดการที่ผิดพลาด

เป้าหมายหลักของการบริหารต้นทุนโครงการคืออะไร?

ประโยชน์ของการบริหารต้นทุนโครงการที่เหมาะสมเกิดจาก เป้าหมายหลักของการบริหารต้นทุนโครงการ ซึ่งรวมถึง:

• มุ่งเน้นไปที่การส่งมอบโครงการตามเกณฑ์มูลค่าที่กำหนดขึ้นเมื่อเริ่มต้นโครงการ
• ตรวจสอบและจัดทำเอกสารธุรกรรม การชำระเงิน และการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด และ
• พยายามลดต้นทุนโดยรวมของธุรกิจ

โดยทั่วไปแล้ว วัตถุประสงค์หลักของการจัดการต้นทุนโครงการที่เหมาะสมคือการช่วยผู้จัดการโครงการให้โครงการสำเร็จลุล่วง แต่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายโครงการที่ไม่จำเป็นอีกด้วย โครงการจะประสบความสำเร็จได้อย่างแท้จริงก็ต่อเมื่อคุณติดตามค่าใช้จ่ายและอยู่ในงบประมาณของโครงการ

วิธีคำนวณต้นทุนการจัดการโครงการ

เมื่อกำหนดค่าธรรมเนียมการจัดการโครงการสำหรับโครงการสิ่งอำนวยความสะดวกที่สำคัญ มหาวิทยาลัย Northwestern ปฏิบัติตามหลักการดังต่อไปนี้ ยิ่งโครงการมีขนาดใหญ่เท่าใด ค่าใช้จ่ายในการจัดการโครงการก็จะยิ่งต่ำลงเมื่อเทียบกับต้นทุนทั้งหมดของโครงการเอง

หากต้องการดูว่าพวกเขาคำนวณค่าใช้จ่ายในการจัดการโครงการตามขนาดของโครงการอย่างไร โปรดดูที่ตารางด้านล่าง

เมื่อโครงการมีราคาแพงขึ้นและมีขนาดใหญ่ขึ้น ค่าใช้จ่ายในการจัดการโครงการจะค่อยๆ ลดลงตามระบบค่าธรรมเนียมการจัดการโครงการขั้นสุดท้ายที่พวกเขาใช้

ค่าธรรมเนียมจะขึ้นอยู่กับงบประมาณโครงการซึ่งกำหนดไว้ตั้งแต่เริ่มต้นโครงการ และควรยังคงเท่าเดิมตลอดระยะเวลาของโครงการดังกล่าว

โดยพื้นฐานแล้ว ต้นทุนการจัดการโครงการของคุณจะขึ้นอยู่กับขนาดโครงการของคุณ แต่จะขึ้นอยู่กับราคาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่คุณเลือกใช้ด้วย ซึ่งจะต้องรวมอยู่ในงบประมาณด้วย

การบริหารต้นทุนโครงการมี 4 ขั้นตอนอย่างไร?

เพื่อจัดการต้นทุนโครงการของคุณอย่างดีที่สุด ให้ทำตามขั้นตอนง่ายๆ 4 ขั้นตอนต่อไปนี้:

• วางแผนทรัพยากร
• ประมาณการค่าใช้จ่าย
• กำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายและ
• ควบคุมค่าใช้จ่าย

ขั้นตอนที่ #1: วางแผนทรัพยากร

การวางแผนทรัพยากรรวมถึงการทบทวนขอบเขตโครงการและจากนั้นค้นหาทรัพยากรในอนาคต ทรัพยากรเหล่านี้จำเป็นต่อการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ ขอบเขตโครงการคือโครงร่างโครงการที่กำหนดทุกด้านของงานที่ต้องทำเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์

ทรัพยากรสำหรับโครงการอาจรวมถึง:

• บุคคลที่จำเป็นในการดำเนินโครงการ
• อุปกรณ์และเครื่องมือช่างและ
• เวลาที่จำเป็นสำหรับแต่ละงาน

ทุกสิ่งที่ช่วยให้คุณดำเนินโครงการให้สำเร็จถือเป็นทรัพยากร

ในการสร้างแผนทรัพยากรที่ครอบคลุม คุณต้องกำหนด:

• จำนวนคนที่จำเป็นสำหรับโครงการ
• พวกเขาต้องมีประสบการณ์ประเภทใด
• ต้องการอุปกรณ์ประเภทใดและ
• กำหนดเวลาที่แน่นอนสำหรับแต่ละกิจกรรมคืออะไร

อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าคุณใช้ความพยายามในการวางแผนทรัพยากรอย่างไร ก็มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดอุปสรรคที่หลีกเลี่ยงไม่ได้อยู่เสมอ ในกรณีนี้ คุณต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ที่ทรัพยากรบางอย่างจะไม่พร้อมใช้งาน

การติดตามการจัดสรรทรัพยากรก็มีความสำคัญเช่นกัน การติดตามการจัดสรรทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำ และช่วยให้พวกเขาอำนวยความสะดวกในการมอบหมายงาน

เมื่อเรามีรายการทรัพยากรทั้งหมดที่จำเป็นครบถ้วนแล้ว เราจะสามารถประเมินค่าใช้จ่ายได้ ดังที่เราจะเห็นในขั้นตอนต่อไป

ขั้นตอนที่ #2: ประเมินค่าใช้จ่ายของทรัพยากร

ทันทีที่คุณสร้างแผนทรัพยากรของคุณเสร็จแล้ว คุณจะต้องประเมินค่าใช้จ่ายทั้งหมดสำหรับทรัพยากรที่จัดสรรไว้ก่อนหน้านี้

การกำหนดต้นทุนของทรัพยากรแต่ละรายการและพิจารณาปัจจัยผันแปรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทุกกระบวนการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับวัสดุสิ้นเปลือง เครื่องมือ และงบประมาณโครงการโดยรวม

หลังจากที่คุณรวบรวมข้อมูลราคาที่จำเป็นทั้งหมดแล้ว คุณจะได้รับการคำนวณค่าใช้จ่ายโดยประมาณ

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับตัวเลขที่แม่นยำที่สุด คุณสามารถ:

• ติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายโครงการของคุณ
• ตรวจสอบกิจกรรมของทุกคนที่เกี่ยวข้องในโครงการ และ
• ดูว่าเงินกำลังไปที่ไหนแบบเรียลไทม์

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับงบประมาณค่าใช้จ่าย ไปที่ขั้นตอนที่สามกันเลย

ขั้นตอนที่ #3: กำหนดงบประมาณค่าใช้จ่าย

การกำหนดงบประมาณต้นทุนเป็นหัวใจหลักของการบริหารต้นทุนโครงการ

พูดง่ายๆ ก็คือ งบประมาณต้นทุน คือผลรวมของค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับงานและเหตุการณ์สำคัญทั้งหมดที่โครงการตั้งเป้าไว้เพื่อให้บรรลุผลสำเร็จ การทราบงบประมาณค่าใช้จ่ายของคุณช่วยให้คุณจัดการต้นทุนจริงเมื่อเทียบกับที่ประมาณการไว้

การกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายขึ้นอยู่กับกำหนดการของโครงการ นอกจากนี้ การรับทราบระยะเวลาของงานและเหตุการณ์สำคัญยังช่วยให้ติดตามกำหนดเวลาของโครงการได้ง่ายขึ้น

การมีกลยุทธ์การจัดทำงบประมาณต้นทุนยังช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถประมาณการงบประมาณได้แม่นยำยิ่งขึ้นสำหรับขั้นตอนในอนาคต หรืออาจป้องกันการเกินงบ

ขั้นตอนที่ #4: ควบคุมค่าใช้จ่าย

การควบคุมค่าใช้จ่ายของคุณหมายถึงการเฝ้าติดตามค่าใช้จ่ายทั้งหมดขณะที่โครงการดำเนินไปและบันทึกค่าใช้จ่ายเหล่านั้น

กระบวนการนี้ช่วยให้คุณดำเนินการได้อย่างเหมาะสมเมื่อมีการปรับเปลี่ยนบางอย่าง เช่น การเปลี่ยนแปลงราคาของวัสดุหรือบริการ การควบคุมต้นทุนมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้คุณลดต้นทุนและทำให้โครงการของคุณยังคงทำกำไรได้

เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายให้ดีที่สุด นี่คือสิ่งที่คุณควรทำ:

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ในขอบเขต
• ทำงานร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
• ทำตามกำหนดเวลาและจัดการเวลาของคุณและ
• ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการบริหารต้นทุนโครงการ

ในกรณีที่คุณยังมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการบริหารต้นทุนโครงการ ลองมาดูคำถามที่พบบ่อยบางข้อและดูทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับ:

• ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและ
• การประมาณการต้นทุนโครงการ

คุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการโครงการหรือไม่?

ต้นทุนโครงการที่สำคัญอย่างหนึ่งในการจัดการโครงการคือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ และหนึ่งในคำถามเกี่ยวกับการจัดการโครงการที่สำคัญกว่าก็คือต้นทุนซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

แน่นอน จุดประสงค์ทั้งหมดของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการคือการเร่งกระบวนการจัดการโครงการและทำให้มากขึ้น:

• แม่นยำ,
• แม่นยำ และ
• คุ้มค่า

ดังนั้น เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ดังกล่าว คุณจะประหยัดเงินได้อย่างแท้จริงในระยะยาว

มีเครื่องมือการจัดการโครงการมากมายสำหรับการวางแผนโครงการ แต่การค้นหาซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมและใช้งานง่ายสามารถทำให้กระบวนการติดตามโครงการง่ายขึ้น

ในเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Plaky คุณสามารถ:

• ร่วมมือกับเพื่อนร่วมทีม
• เก็บงานทั้งหมดไว้ในที่เดียว และ
• ติดตามความคืบหน้าของโครงการของคุณ

แม้ว่าคุณควรรวมต้นทุนของซอฟต์แวร์การจัดการต้นทุนโครงการไว้ในการวางแผนโครงการ แต่ก็ยังมีตัวเลือกอื่นๆ เช่น Plaky ซึ่งคุณสามารถใช้คุณสมบัติจำนวนมากและทั้งหมดนี้ฟรี

การประมาณราคาโครงการคืออะไร?

การประมาณต้นทุนโครงการ เป็นกระบวนการคาดการณ์:

• ค่าใช้จ่าย,
• ปริมาณ และ
• ราคาของทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น

อย่างไรก็ตาม เมื่อพิจารณาว่าการประมาณจะทำขึ้น ก่อนที่ โครงการจะเสร็จสมบูรณ์ (หมายความว่าไม่สามารถระบุค่าใช้จ่ายและการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดได้) มักจะไม่แน่นอนและทำหน้าที่เป็นจุดเริ่มต้นสำหรับการกำหนดงบประมาณโครงการและการจัดการต้นทุนเท่านั้น

เมื่อประมาณการต้นทุนโครงการของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ครอบคลุมสิ่งต่อไปนี้:

• แม่นยำ — พยายามอย่าประเมินค่าสูงเกินไปหรือประเมินค่าใช้จ่ายของคุณต่ำเกินไป ทำการประเมินโดยสัมพันธ์กับสิ่งที่คุณต้องการทำให้สำเร็จ ทรัพยากรของคุณ และช่วงเวลา
• มีความแม่นยำ — แม้ว่าที่ปรึกษา คนงาน และฟรีแลนซ์จะมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่องค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในการประมาณโครงการคือเวลาที่คุณจะใช้ไปกับมัน ดังนั้น สิ่งสำคัญคือคุณต้องติดตามเวลาในโครงการทั้งหมดของคุณ ด้วยวิธีนี้ คุณจะได้รับจำนวนชั่วโมงที่แม่นยำสำหรับโครงการแต่ละประเภท ดังนั้นจึงง่ายต่อการประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำโครงการให้เสร็จในอนาคต
• ทำความเข้าใจข้อกำหนดของโครงการ (และข้อจำกัด) — ระวังอย่าประเมินเวลา จำนวนสมาชิกในทีม และทรัพยากรทางการเงินโดยรวมต่ำเกินไปเพื่อให้โครงการของคุณสิ้นสุดลง

ผู้เชี่ยวชาญต่างๆ มีวิธีประเมินโครงการด้วยวิธีต่างๆ กัน ดังนั้นมาดูกันว่าคุณสามารถใช้การประมาณการต้นทุนประเภทใดในการจัดการโครงการของคุณได้

ประเภทของการประมาณการค่าใช้จ่ายในการบริหารโครงการ

การประมาณการต้นทุนที่มีประสิทธิภาพมีหลายประเภทในการจัดการโครงการ:

1. การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ — การประมาณค่านี้เหมาะสมที่สุดสำหรับมืออาชีพที่ช่ำชอง เนื่องจากอ้างอิงจากความรู้และประสบการณ์เดิมของผู้ประมาณ
2. ต้นทุนคุณภาพ — การประมาณนี้ขึ้นอยู่กับเงินที่ใช้เพื่อจัดการความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นและป้องกันคุณภาพโครงการที่ไม่ดี ช่วยให้คุณลดความสูญเสียและวิเคราะห์ว่าคุณสามารถประหยัดเงินได้ที่ไหน
3. การวิเคราะห์การเสนอราคาของผู้ขาย — การประมาณค่านี้ส่วนใหญ่จะใช้ในการประกวดราคาโครงการสาธารณะ เนื่องจากคุณจะต้องวิเคราะห์การแข่งขันของคุณและคาดเดาการเสนอราคาก่อนที่จะสร้างของคุณเอง
4. การใช้ซอฟต์แวร์การประเมินโครงการ — การประมาณนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลขที่จัดทำโดยซอฟต์แวร์การประเมินโครงการเฉพาะทาง
5. การวิเคราะห์ปริมาณสำรอง — การประมาณค่านี้ใช้เพื่อรองรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในโครงการและทรัพยากรสำรองที่จำเป็นต้องได้รับการรักษาความปลอดภัยเพื่อรองรับความเสี่ยงดังกล่าว
6. การประมาณแบบสามจุด — การประมาณค่านี้ประกอบด้วยการประมาณค่าเฉลี่ยของการประมาณค่าที่เป็นไปได้มากที่สุด (A) การประมาณค่าในแง่ดี (B) และการประมาณค่าในแง่ร้าย (C) ตัวอย่างเช่น: A = $60,000, B = $55,000, C = $80,000 ตามสูตร (B + 4A + C)/6 ค่าประมาณสามจุดสำหรับค่าประมาณตัวอย่างคือ 62,000 ดอลลาร์
7. การประมาณ แบบอะนาล็อก — การประมาณนี้อิงตามข้อมูลที่รวบรวมจากโครงการที่คล้ายกันก่อนหน้านี้ มักใช้ในช่วงแรกของโครงการใหม่
8. การประมาณแบบพาราเมตริก — เทคนิคนี้คล้ายกับเทคนิคการประมาณค่าแบบอะนาล็อก ความแตกต่างอยู่ที่ข้อมูลในอดีตที่ใช้จะขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรโครงการต่างๆ
9. การประมาณค่าจาก ล่างขึ้นบน — การประมาณนี้คำนวณโดยการเปรียบเทียบโครงการปัจจุบันกับชุดงานที่คุณสร้างไว้แล้ว หลังจากนั้น คุณทำการประมาณการสำหรับโครงการปัจจุบัน

วิธีที่ดีที่สุดในการประมาณการโครงการ — ตัวอย่าง

เราจะแสดงวิธีการประเมินโครงการผ่านตัวอย่าง การ ประมาณราคาโครงการ ตัวอย่างนี้คำนึงถึง:

• ผู้เชี่ยวชาญที่ทำงานในโครงการ
• อัตรารายชั่วโมงของพวกเขา
• วัสดุที่พวกเขาใช้เช่นเดียวกับ
• เวลาที่พวกเขาต้องทำงานเฉพาะให้เสร็จ

นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำหากต้องการประเมินโครงการของคุณ:

1. รายชื่อผู้เชี่ยวชาญทั้งหมด
2. แสดงรายการอัตรารายชั่วโมงตามลำดับ
3. ระบุทรัพยากรทางกายภาพทั้งหมดที่คุณต้องการ รวมถึงอุปกรณ์และวัสดุทั้งหมด
4. ทำการประมาณเวลาที่คุณจะต้องทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จ และ
5. คำนวณราคาสุดท้าย

ตอนนี้ คุณได้ประเมินแล้วว่าสมาชิกในทีมของคุณจะใช้เวลาทั้งหมด 300 ชั่วโมงกับงานที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่พวกเขาได้รับมอบหมาย — กล่าวโดยเจาะจง:

• Lisa Johnson (อัตรารายชั่วโมง: $45) จะใช้เวลา 30 ชั่วโมงกับภารกิจที่ 1
• John Bautista (อัตรารายชั่วโมง: $45) จะใช้เวลา 70 ชั่วโมงกับภารกิจที่ 2
• Katie Stark (อัตรารายชั่วโมง: $50) จะใช้เวลา 50 ชั่วโมงกับ Task 3
• Austin White (อัตรารายชั่วโมง: $40) จะใช้เวลา 120 ชั่วโมงกับ Task 4
• Thomas Clark (อัตรารายชั่วโมง: $50) จะใช้เวลา 30 ชั่วโมงกับ Task 5

นี่คือสูตรสำหรับเวลาทั้งหมด 300 ชั่วโมงโดยประมาณ:

อัตราต่อชั่วโมง x เวลาที่ใช้ทำงาน (สำหรับพนักงานแต่ละคน)

นี่คือลักษณะของสมการ:

$45 x 30 + $45 x 70 + $50 x 50 + $40 x 120 + $50 x 30 = $13,300

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว นอกจากพนักงานของคุณแล้ว คุณยังต้องคำนึงถึงต้นทุนด้านความสะอาดของวัสดุและอุปกรณ์ของคุณด้วย เมื่อพูดถึงวัสดุ คุณจะต้องระบุจำนวนหน่วยและราคาต่อหน่วยด้วย

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณเปรียบเทียบงบประมาณที่วางแผนไว้กับค่าใช้จ่ายจริง คุณจะเห็นความแตกต่างระหว่างสองสิ่งนี้

สุดท้าย หากคุณติดตามความคืบหน้า คุณจะสามารถเปลี่ยนกำหนดการของคุณเพื่อให้มีเวลามากขึ้นสำหรับงานบางอย่าง และติดตามเมื่องบประมาณที่วางแผนไว้กำลังจะถึงขีดจำกัด

สรุป: สำหรับโครงการที่ประสบความสำเร็จ การจัดการต้นทุนโครงการที่เหมาะสมเป็นสิ่งจำเป็น!

ในท้ายที่สุด เวลา ทรัพยากร และค่าใช้จ่ายโดยประมาณของคุณจะเป็นผู้ควบคุมงบประมาณของคุณ

ในทางกลับกัน งบประมาณและขนาดโครงการของคุณจะเป็นตัวกำหนดต้นทุนการจัดการโครงการและต้นทุนของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ

เมื่อพิจารณาทั้งหมดแล้ว การตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการของคุณควรอยู่ภายใต้งบประมาณโครงการโดยประมาณของคุณ

หากต้นทุนโครงการโดยรวมของคุณไม่เกินงบประมาณ คุณสามารถสรุปได้ว่าการจัดการต้นทุนโครงการของคุณประสบความสำเร็จ

️ คุณเคยลองจัดการต้นทุนโครงการของคุณมาก่อนหรือไม่? บางทีคุณอาจพบวิธีการจัดการต้นทุนโครงการที่เหมาะสมซึ่งช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณโครงการได้สำเร็จ แจ้งให้เราทราบที่ [email protected] เพื่อที่เราจะได้ลองใช้เทคนิคของคุณต่อไป และถ้าคุณชอบโพสต์บล็อกนี้ แบ่งปันกับคนที่คุณคิดว่าสนใจที่จะอ่านมัน