ตัวอย่างและเคล็ดลับคำติชมจากมืออาชีพ

คำว่า "คำติชม" ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในธุรกิจ และ มักได้รับการร้องขอและมอบให้ทั้งลูกค้าและพนักงาน เป็นหนึ่งในทรัพยากรที่มีค่าที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพของงาน และส่งเสริมความพึงพอใจโดยรวมภายในบริษัท คำติชมไม่ได้จำกัดอยู่เพียงเรื่องที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจขององค์กร แต่ยังรวมถึงความรู้สึกของบุคคลเกี่ยวกับบริษัทด้วย

ในบริบทขององค์กร ผลตอบรับอาจมาจากและแสวงหาโดยผู้นำทีมและผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ มันสามารถเกิดขึ้นได้ในระดับบุคคลระหว่างบุคคลกลุ่มเล็ก ๆ หรือในระดับที่ใหญ่กว่าโดยเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก แท้จริงแล้ว องค์กรต่างๆ มักแสวงหาและเสนอข้อเสนอแนะแก่ผู้เชี่ยวชาญที่มีความหลากหลายเพื่อวัดทิศทางขององค์กร และปรับปรุงแง่มุมต่างๆ

ไม่ว่าคุณจะเป็นมืออาชีพที่ต้องการให้หรือรับคำติชมแก่เพื่อนร่วมงานหรือผู้นำทีม หรือคุณเป็นบริษัทที่ต้องการนำไปใช้กับทั้งทีมหรือลูกค้าของคุณ เคล็ดลับ 9 ประการต่อไปนี้จะช่วยให้คุณให้และรับคำติชมที่สร้างสรรค์ และ ปรับปรุงธุรกิจของคุณ

การให้และรับคำติชม: กฎทอง 9 ประการ

กฎ 9 ข้อต่อไปนี้คัดลอกมาจากหนังสือเชิงลึก "Smart Feedback" โดย Jane และ Rosa Rodriguez del Tronco และ Noemi Vico Garcia

1. อธิบายข้อเท็จจริง

เมื่อเสนอข้อเสนอแนะ จะสร้างสรรค์มากขึ้นและได้รับการตอบรับที่ดีขึ้น หากคุณ ละเว้นการประเมินส่วนบุคคลและมุ่งเน้นไปที่การให้ข้อมูลที่เป็นกลางเพียงอย่างเดียว ดังนั้นจึงเป็นประโยชน์ที่จะเน้นย้ำข้อเท็จจริง

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "คุณไม่รอบคอบในการทำงานของคุณ" เป็นการดีกว่าที่จะพูดว่า "ฉันพบข้อผิดพลาดหลายประการในงานของคุณ"

ความแตกต่างระหว่างข้อเท็จจริงและความคิดเห็นก็คือ อย่างหลังเป็นการตีความข้อเท็จจริงที่สามารถเป็นอัตวิสัยได้ ในขณะที่อย่างแรก สามารถตรวจสอบและพิสูจน์ได้ .

การนำเสนอความคิดเห็นมักนำไปสู่ความขัดแย้งและการต่อต้านมากขึ้น ในทางกลับกัน จะยากกว่าที่จะโต้แย้งความเป็นจริงเมื่อนำเสนอด้วยข้อเท็จจริงที่ตรวจสอบได้ ซึ่งทำให้ข้อมูลที่เป็นกลางได้รับการยอมรับได้ง่ายขึ้น

2. กระชับ

ความคิดเห็นที่คุณให้กับบุคคลหนึ่งควรมีความเฉพาะเจาะจง ซึ่งหมายความว่า ไม่ควรปล่อยให้มีช่องว่างสำหรับการตีความหรือความเป็นไปได้ที่อีกฝ่ายจะเข้าใจบางสิ่งที่แตกต่าง จากที่คุณหมายถึงจริงๆ

เป็นเรื่องจริงที่ เราต้องรับผิดชอบต่อคำพูดของเรา ไม่ใช่วิธีที่ผู้คนตีความคำพูดเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม เราสามารถพยายามทำให้ข้อความของเราเข้าใจได้ชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

การกระชับไม่เพียงช่วยให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนเท่านั้น แต่ยังป้องกันการตีความผิดหรือเกินจริงของความคิดเห็นที่ให้ไว้อีกด้วย

สิ่งสำคัญคือต้องหลีกเลี่ยงการพูดด้วยคำศัพท์ทั่วไปหรือใช้คำคุณศัพท์ที่กว้างเกินไป ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "คุณต้องพัฒนาทักษะการพูดในที่สาธารณะ" การระบุส่วนที่นำไปปรับปรุงได้จะมีประสิทธิภาพมากกว่า เช่น "เมื่อพูดในที่สาธารณะ ให้เน้นไปที่การเคลื่อนที่ไปรอบๆ เวที พูดให้ชัดเจน และรักษาการสบตากับ ผู้ชมแทนที่จะอ่านจากบันทึกหรือสไลด์"

นอกจากนี้ เมื่อแสดงความคิดเห็นเชิงลบ จะ เป็นประโยชน์ที่จะเริ่มต้นด้วยข้อความเชิงบวกเพื่อส่งเสริมให้แต่ละบุคคลและส่งเสริมการตอบรับต่อจุดบวกที่น้อยกว่า

นอกจากนี้ ข้อเสนอแนะเชิงลบควรแสดงใน สภาพแวดล้อมส่วนตัว เพื่อหลีกเลี่ยงการสร้างความลำบากใจหรือความไม่สะดวกแก่ผู้รับ

3. พูดตรง

เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจน การสื่อสารข้อความโดยตรงโดยไม่ต้องอธิบายรายละเอียดที่ไม่จำเป็นถือเป็นสิ่งสำคัญ กระชับและหลีกเลี่ยงการพูดเกินจริง เนื่องจากอาจทำให้ความสำคัญและผลกระทบของความคิดเห็นจากส่วนกลางลดลงได้

พยายามเน้นการวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ของคุณไปที่ ประเด็นสำคัญไม่เกินสองหรือสามประเด็น แสดงให้เห็นถึงการเลือกสรร การนำเสนอข้อมูลมากเกินไปในคราวเดียวอาจครอบงำผู้รับและขัดขวางความสามารถในการประมวลผลคำติชมอย่างมีประสิทธิภาพ

นอกจากนี้ การอุทิศเวลาเพื่อให้ข้อเสนอแนะเพียงอย่างเดียวยังเป็นประโยชน์ แทนที่จะรวมไว้ในการสนทนาอื่นๆ แนวทางนี้ช่วยให้สามารถมุ่งความสนใจไปที่ผลตอบรับและเพิ่มประสิทธิภาพได้

4. ทำอย่างทันท่วงที

ไม่มีประโยชน์ที่จะวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ช้าเกินไป เมื่ออีกฝ่ายไม่สามารถทำอะไรเพื่อปรับปรุงได้อีกต่อไป หรือเมื่อรายละเอียดและมุมมองของสิ่งที่ทำไปแล้วถูกลืมไป

ยิ่งความคิดเห็นใกล้เคียงกับปัญหาที่คุณต้องการพูดคุยมากเท่าไรก็ยิ่งดีเท่านั้น ตามหลักการแล้ว ให้ทำภายใน 24 ชั่วโมงเพื่อให้ได้ผลมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เนื่องจากบุคคลนั้นจะมีประสบการณ์ที่สดชื่นอยู่ในใจและจะมีแรงจูงใจมากขึ้นในการจัดการกับมัน

นอกจากนี้ เป็นการดีกว่าที่จะไม่พูดแทนบุคคลที่สาม เป็นการดีกว่าเสมอที่จะพูดเป็นคนแรกและเกี่ยวกับพฤติกรรมที่คุณสังเกตตัวเอง ไม่เช่นนั้นอีกฝ่ายอาจจะรู้สึกไม่สบายใจเมื่อรู้ว่าคุณกำลังพูดถึงพวกเขาลับหลัง

5. ให้คำแนะนำและคำถาม

ผลตอบรับควรเปิดกว้างสำหรับการอภิปรายและความท้าทาย หลังจากส่งคำติชมแล้ว สิ่งสำคัญคือต้อง สนับสนุนให้ผู้รับแบ่งปันมุมมองของตนและถามคำถามใดๆ ที่อาจมี มุมมองของคุณเองอาจพัฒนาขึ้นหลังจากมีส่วนร่วมในการสนทนากับพวกเขา

นอกจากนี้ ในระหว่างกระบวนการให้ข้อเสนอแนะ การถามคำถามที่กระตุ้นให้เกิดการพิจารณา เช่น "คุณเห็นด้วยกับการประเมินของฉันหรือไม่" หรือ "คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับปัญหานี้"

นอกจากนี้ ขอแนะนำให้หลีกเลี่ยงการแสดงความเห็นตรงประเด็นหรือเด็ดขาดมากเกินไปในการแสดงความคิดเห็นและวิธีแก้ปัญหาที่แนะนำ

6. รักษาทัศนคติที่เปิดกว้าง

ในการก้าวไปสู่การรับคำติชม สิ่งสำคัญคือการละทิ้งอัตตาของคุณและ เข้าหามันด้วยความเต็มใจอย่างแท้จริงที่จะรับฟังมุมมองที่อาจแตกต่างไปจากมุมมองของคุณเอง รวมทั้งเปิดกว้างต่อความเป็นไปได้ของการเปลี่ยนแปลง

ลักษณะนี้เป็นหัวใจสำคัญของการวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ ไม่ว่าข้อเสนอแนะจะได้รับการสื่อสารหรือเข้าใจอย่างมีประสิทธิภาพเพียงใด หากผู้รับไม่เปิดรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่เต็มใจที่จะยอมรับความเป็นจริง ความก้าวหน้าก็จะกลายเป็นเรื่องท้าทาย

สิ่งนี้เน้นย้ำความจริงที่ว่าผลตอบรับคือการแลกเปลี่ยนซึ่งกันและกัน โดยต้องมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันจากทั้งผู้ให้และผู้รับ

7. ทำงานกับความมั่นใจในตนเอง

เมื่อได้รับการวิพากษ์วิจารณ์อย่างสร้างสรรค์ การเห็นอกเห็นใจตัวเองและทำความเข้าใจว่าเราไม่ได้สมบูรณ์แบบและสามารถทำผิดพลาดได้จะมีประโยชน์มาก เราควรยอมรับคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์สำหรับสิ่งที่เป็นอยู่ ความคิดเห็นที่มีจุดมุ่งหมายที่จะสร้างสรรค์ ไม่ใช่การโจมตีส่วนบุคคล

ข้อผิดพลาดสามารถเท่ากับการเรียนรู้ และการวิจารณ์ไม่ได้กำหนดว่าคุณเป็นใคร มันเป็นเพียงความคิดเห็นเกี่ยวกับวิธีการทำงานของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณถูกบอกว่า "คุณลืมบอกฉันเกี่ยวกับข้อความนี้จากลูกค้า" คุณไม่ควรตีความว่าเป็น "คุณเป็นคนขี้ลืมมาก"

หลักการนี้ใช้ไม่เพียงแต่กับผลตอบรับเชิงลบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผลตอบรับเชิงบวกด้วย เมื่อได้รับการตอบรับเชิงบวก เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกภาคภูมิใจ แต่การรักษาความอ่อนน้อมถ่อมตนเป็นสิ่งสำคัญ

โดยพื้นฐานแล้ว ไม่ว่าจะได้รับการตอบรับเชิงลบหรือเชิงบวก สิ่งสำคัญคืออย่าถือเป็นการส่วนตัว คำติชมเชิงลบไม่ควรถูกเก็บไว้เป็นการสะท้อนถึงคุณค่าของคุณ และการตอบรับเชิงบวกไม่ควรทำให้อัตตาของคุณสูงจนเกินไปจนรู้สึกเหนือกว่า ผู้อื่น การมีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับตัวเองถือเป็นสิ่งสำคัญ และไม่อาศัยการประเมินจากภายนอกเพียงอย่างเดียวในการตรวจสอบความถูกต้อง

8. จัดการอารมณ์ของคุณ

ใกล้เคียงกับประเด็นที่แล้ว สิ่งที่จะช่วยให้คุณยอมรับคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์ได้ดีขึ้นก็คือการเรียนรู้ที่จะจัดการกับอารมณ์ของคุณ

เมื่อได้รับการตอบรับเชิงลบ เป็นเรื่องปกติที่จะรู้สึกไม่สบายใจ เศร้า หรือท้อแท้ แทนที่จะพยายามระงับอารมณ์เหล่านี้ สิ่งสำคัญคือต้องรับรู้ เข้าใจแหล่งที่มา และให้เวลาตัวเองในการประมวลผล ช่วงเวลาแห่งการไตร่ตรองนี้สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับตนเองและช่วยบรรเทาความตึงเครียด

เมื่อเผชิญกับคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ต่อหน้า กลยุทธ์ที่เป็นประโยชน์คือ ฝึกหายใจเข้าลึกๆ ช้าๆ และนับถึง 5 หรือ 10 ก่อนที่จะโต้ตอบ การหยุดชั่วคราวสั้นๆ นี้จะทำให้ได้คำตอบที่สงบและไตร่ตรองอย่างรอบคอบ เมื่ออยู่ตามลำพัง ให้ใช้โอกาสนี้วิเคราะห์การตอบสนองทางอารมณ์และสาเหตุที่ซ่อนอยู่เพิ่มเติม

ในทำนองเดียวกัน ผลตอบรับเชิงบวกก็สามารถกระตุ้นให้เกิดอารมณ์ที่รุนแรงได้เช่นกัน การเข้าหาความรู้สึกเหล่านี้ด้วยสติแบบเดียวกันนั้นเป็นประโยชน์ โดยจะไม่ระงับหรือปล่อยให้มันครอบงำคุณ

มันเกี่ยวกับ การสร้างความสมดุล ไม่ใช่การระงับอารมณ์ แต่ยังไม่ยอมให้อารมณ์มาครอบงำความคิดและการกระทำของคุณด้วย

9. พัฒนาความยืดหยุ่น

ความยืดหยุ่น ความสามารถในการปรับตัวและเอาชนะความท้าทายนั้นแตกต่างกันไปในแต่ละบุคคล แต่สามารถปลูกฝังได้ และมีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อได้รับการวิพากษ์วิจารณ์อย่างสร้างสรรค์

ผู้ที่มีความสามารถในการฟื้นตัวมักจะเปลี่ยนความสนใจจากปัญหาไปสู่แนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ โดยดึงเอาผลบวกมากกว่าผลลบออกจากผลตอบรับ ท้ายที่สุดแล้ว ความสามารถในการฟื้นตัวเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงมุมมอง โดยมองว่าตนเองเป็นตัวแทนที่กระตือรือร้นซึ่งสามารถกำหนดรูปแบบความเป็นจริงของตนเองได้

การยอมรับความยากลำบากว่าเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต การตระหนักถึงข้อจำกัดส่วนบุคคล การขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น การละเว้นจากการรับคำติชมเป็นการส่วนตัว และการฝึกฝนทักษะการฟังอย่างกระตือรือร้นล้วน เอื้อต่อการสร้างความยืดหยุ่น แนวทางปฏิบัติเหล่านี้ส่งเสริมการตอบสนองเชิงรุกมากกว่าการโต้ตอบต่อความทุกข์ยาก