การวางแผนสำหรับปีใหม่: วิธีสร้างปฏิทินบรรณาธิการ

หนึ่งในประเพณีที่ฉันโปรดปรานคือทุกวันที่ 1 มกราคม เช่นเดียวกับพวกคุณหลายๆ คน ฉันปล่อยให้ตัวเองนอนหลับ ดื่มกาแฟ (อาจจะกับ Baileys บางคน) และดูฟุตบอล

แต่เมื่อถึงจุดๆ หนึ่ง ในระหว่างวัน ฉันเคลียร์โต๊ะทำงาน (หรือโต๊ะในครัว) และเปิดปฏิทินวางแผนวันใหม่ ด้วยเครื่องดื่มที่ฉันเลือก ฉันใช้ปฏิทินของปีที่แล้วและปฏิทินใหม่ของปีนี้ และเริ่มฝันถึงทุกสิ่งที่ฉันจะทำและทำให้สำเร็จ ซึ่งหมายถึงการคัดลอกวันสำคัญ (วันเกิด และอื่นๆ) ไปยังปฏิทินใหม่ รวมถึงวันหยุด การเดินทางที่ต้องการ หรือการนัดหมายแพทย์ เป็นช่วงเวลาที่ฉันเพลิดเพลิน

วันแรกที่กลับมาทำงานหลังปีใหม่ ฉันทำสิ่งที่คล้ายกันมากกับปฏิทินการทำงานของฉัน อย่างที่คุณเข้าใจ ฉันเป็นนักวางแผน ฉันยังเป็นบุคคลที่มีภาพและสนุกกับการวางแผนรายการสิ่งที่ต้องทำ แต่ถึงแม้คุณจะไม่ได้เข้าสายแบบเดียวกับฉัน คุณก็ยังสามารถรวบรวมปฏิทินด้วยลูกเล่นบางอย่างได้ สำหรับโพสต์นี้ ฉันจะพูดถึงปฏิทินบรรณาธิการโดยเฉพาะ ซึ่งเป็นทั้งเครื่องมือที่จำเป็นและเป็นประโยชน์สำหรับนักการตลาดและผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหา

นอกจากนี้ ฉันตระหนักดีว่าในด้านการตลาด เราไม่ได้มีความหรูหราเสมอไปในการวางแผนปฏิทินล่วงหน้าหนึ่งปีเต็ม บางครั้งเราอาจโชคดีหากมีเวลาหนึ่งสัปดาห์ในการกำหนดแนวคิดและดำเนินการตามแผน แต่เราสามารถปรารถนา โพสต์นี้มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยให้คุณก้าวข้ามอุปสรรคของปฏิทินเปล่า ในตอนท้ายของโพสต์และแบบฝึกหัดประกอบ คุณควรมีแผนคร่าว ๆ ที่จะพาคุณไปจนถึงสิ้นปี 2560

ไปเลย!

ทำไมคุณต้องมีแผน?

องค์กร! ปฏิทินสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพวัน เดือน หรือปีข้างหน้า เป็นแผนงานของคุณไปสู่สิ่งที่คุณต้องเผชิญ

สามารถช่วยคุณได้เมื่อคุณขาดแรงบันดาลใจเช่นกัน หากคุณได้ตั้งค่าปฏิทินของคุณแล้ว คุณได้ทำงานอย่างหนักในการคิดหัวข้อและธีมสำหรับแคมเปญและสำเนาของคุณ ตอนนี้คุณเพียงแค่ต้องดำเนินการ

นอกจากนี้ ปฏิทินกองบรรณาธิการยังเป็นแหล่งข้อมูลที่ดีในการแสดงให้เจ้านายเห็นว่าคุณเป็นเจ้านาย

คุณต้องการปฏิทินบรรณาธิการเมื่อใด

ฉันตั้งค่าปฏิทินและตารางการทำงานกลับสำหรับทุกสิ่ง รวมถึงชีวิตประจำวัน แค่ถามสามีของฉันเกี่ยวกับตารางวันหยุดสุดสัปดาห์ของเรา แล้วเขาก็จะตาเป็นประกายเมื่อเขาคิดย้อนกลับไปถึงแผนรายละเอียดที่ฉันกำหนดไว้เพื่อให้เราทำธุระและความสนุกสนานให้สำเร็จ ฉันไม่สามารถช่วยได้! ฉันต้องจัดปฏิทินทุกอย่างเพื่อให้แน่ใจว่าเป็นจริง – เพื่อให้แน่ใจว่าแผนทั้งหมดของฉันจะพอดีกับวันจริงๆ นอกจากนี้ ฉันชอบข้อจำกัดของการปิดกั้นเวลา (ดูโพสต์ก่อนหน้าของฉันเกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงาน)

ฉันยังใช้ปฏิทินกองบรรณาธิการหรือแผนปฏิบัติงานสำหรับการมอบหมายงานส่วนใหญ่ในสำนักงาน

ปฏิทินบรรณาธิการมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ทำงานด้านเนื้อหาและการเผยแพร่ – เพื่อวางแผนงานล่วงหน้ารวมถึงการมอบหมายงานฟรีแลนซ์ ฉันมาจากโลกของนิตยสาร ที่ซึ่งเราต้องวางแผนเรื่องปกและเนื้อหาล่วงหน้าหลายเดือน นิสัยนี้แพร่ไปสู่การเผยแพร่ทางเว็บเช่นกัน เพื่อให้รู้ว่ามีการโพสต์อะไรและเมื่อใด พวกเขายังจำเป็นสำหรับการเขียนบล็อก

บางคนตั้งคำถามว่าการสร้างปฏิทินบรรณาธิการสำหรับโซเชียลมีเดียเป็นการฝึกฝนที่ดีหรือไม่ ข้อโต้แย้งในการทำเช่นนั้นคือสื่อสังคมออนไลน์ควรทันเวลาและเป็นธรรมชาติ และการวางแผนล่วงหน้าหลายเดือนเป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม

เป็นเรื่องที่สมเหตุสมผล แม้ว่าฉันจะมีความคิดที่ว่าคุณต้องมีปฏิทินบรรณาธิการเป็นแกนหลักในปฏิทินโซเชียลมีเดียของคุณ เหตุผลว่าทำไม? คุณจะทำให้ตัวเองคลั่งไคล้หากแผนโซเชียลมีเดียของคุณว่างเปล่าอย่างแท้จริง และคุณต้องเฆี่ยนตีและวิ่งหนีเพื่อหาหัวข้อต่างๆ อย่างรวดเร็ว วันแล้ววันเล่า ฉันไม่ได้แนะนำให้คุณจัดเรียงโพสต์ทั้งหมด 365 วันล่วงหน้า พยายามสร้างความสมดุลแทน ฉันมุ่งไปที่การเลือกหัวข้อรายสัปดาห์หรือรายเดือนที่ช่วยให้ฉันจัดกรอบปฏิทิน จากนั้นฉันก็เว้นระยะไว้มากมายเพื่อเติมเต็มโพสต์ข่าวเช่นกัน

สิ่งที่จะรวมไว้ในปฏิทินบรรณาธิการของคุณ?

คุณไม่จำเป็นต้องรวมทุกอย่างไว้ในปฏิทินของคุณ ในความเป็นจริง คุณอาจไม่ต้องการเพราะยิ่งละเอียดมากเท่าไหร่ คุณก็ยิ่งต้องปรับตัวมากขึ้นเมื่อสิ่งต่างๆ เปลี่ยนไป (และมันจะเปลี่ยนไป)
ให้เริ่มด้วยข้อมูลพื้นฐานแทน เช่น วันที่ หัวข้อหรือธีม และเหตุการณ์สำคัญ ในตัวมันเองนั้นเป็นปฏิทินขั้นพื้นฐานและมีประสิทธิภาพ

แต่ลองมาลึกกว่านี้หน่อย

วิธีจัดการกับปฏิทินบรรณาธิการของคุณ

ฉันต้องการให้สิ่งนี้เป็นเวิร์กช็อปแบบอินเทอร์แอกทีฟและลงมือปฏิบัติจริงของบล็อก เป้าหมายของฉันคือคุณสามารถจัดกรอบปฏิทินคร่าวๆ ของคุณเองในขณะที่เราดำเนินการในส่วนถัดไป

ในการเริ่มต้น ให้ดึงกระดาษขูดสองสามแผ่นและอุปกรณ์สำหรับเขียนออกมา

(หมายเหตุ: ในขณะที่ฉันรู้ว่าเราอยู่ในยุคที่เข้าใจดิจิทัล ฉันขอแนะนำให้ใช้กระดาษและปากกา/ดินสอจริงๆ ในขั้นตอนนี้ คุณกำลังคิดคร่าวๆ และอาจร่างแบบเบื้องต้น และเขียนแบบลวกๆ กระดาษทำงานได้ดีที่สุดสำหรับ ตอนนี้ และคุณสามารถโอนไฟล์นี้ไปยังไฟล์ดิจิทัลที่สวยงามยิ่งขึ้นได้ในภายหลัง)

จัดลำดับความสำคัญ

สิ่งแรกก่อน: จัดลำดับความสำคัญของเป้าหมายและงานของคุณ วาดพีระมิดกลับด้าน ชี้ไปที่ด้านล่าง ที่ด้านบนสุด (ส่วนที่ใหญ่ที่สุดของพีระมิด) คือสิ่งที่คุณต้องทำในปีนี้: เปิดตัวผลิตภัณฑ์ บรรลุเป้าหมายรายได้ที่แน่นอน และอื่นๆ นี่คือสิ่งเหล่านี้ในรายการที่ต้องทำ

จากนั้น ย้ายไปที่ส่วนตรงกลางของพีระมิดและแบ่งออกเป็นสี่ด้าน ติดป้ายกำกับว่า Q1, Q2, Q3, Q4 ดังนั้นคุณจึงมีหนึ่งรายการต่อไตรมาส ลองนึกถึงสิ่งที่ต้องเกิดขึ้นในแต่ละกรอบเวลาเหล่านั้น และจดสิ่งเหล่านั้นลงไป ถ้าคุณรู้ หากคุณยังไม่ทราบวันที่เจาะจงสำหรับรายการเหล่านี้ ให้กรอกบางอย่างลงไปเป็นตัวยึดตำแหน่ง คุณสามารถอัปเดตได้ตลอดเวลา

ในส่วนที่เล็กที่สุดของพีระมิด ณ จุดนั้น ให้เขียนรายการความปรารถนาเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณอยากทำถ้าทำได้

ฉันรู้ว่ามันค่อนข้างอึดอัดเล็กน้อยที่จะทุบทุกอย่างให้เป็นรูปทรงพีระมิดนี้ เพราะผลลัพธ์ที่ได้ไม่ใช่รูปทรงที่สมมาตร – โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนจตุภาคนั้น แต่จุดประสงค์คือเพื่อให้คุณนึกถึงลำดับความสำคัญของคุณ จากใหญ่ไปหาเล็กที่สุด

ขนาดปฏิทิน

ตอนนี้หยิบกระดาษแผ่นใหม่ เราจะเอาปิรามิดอันเดียวกันนั้นมาทำให้เหมือนปฏิทินมากขึ้น

ขั้นตอนแรกคือการวาดสี่เหลี่ยมจัตุรัส 12 ช่องและติดป้ายกำกับแต่ละเดือนด้วยเดือนทั้ง 12 เดือนของปี ในแต่ละเดือน วางแผนหนึ่งสิ่งจากพีระมิดของคุณ สิ่งนั้นอาจเป็นรายการสิ่งที่ต้องทำ เหตุการณ์สำคัญ หรือธีมที่ครอบคลุม พิจารณาการดำเนินธุรกิจที่สำคัญที่นี่ด้วย ตัวอย่างเช่น การประชุมใด ๆ ที่คุณจะสนับสนุน นอกจากนี้ ระบุวันหยุดประจำชาติและวันหยุดสากลที่คุณอาจผูกติดไว้ด้วย อย่าลังเลที่จะเพิ่ม “TBD” หรือ “placeholder” ในรายการของคุณ ไม่เป็นไร. เป้าหมายของคุณคือปล่อยให้ความคิดและแผนการไหลในขั้นตอนนี้ อย่าตัดสินตัวเองว่าไม่มีคำตอบทั้งหมด คุณยังอาจมีสิ่งพิเศษเพิ่มเติม – มากกว่าหนึ่งอย่างต่อเดือน เขียนสิ่งเหล่านี้ในตอนนี้

ขณะที่คุณกำลังทำงานนี้ ฉันเดาว่าสมองของคุณจะเริ่มฝัน คุณอาจรู้สึกอยากสร้างสรรค์ที่นี่ – อย่างน้อยก็สำหรับฉัน เมื่อฉันเริ่มวางแผน สมองของฉันจะตื่นเต้นและมีความคิดไหลออกมา ฉันสร้างความสัมพันธ์และอาจคิดคำขวัญและแนวคิดการรณรงค์ที่ติดหูซึ่งฉันสามารถใช้ในภายหลังได้ หากสิ่งนี้เกิดขึ้นกับคุณ อย่าต่อต้าน เขียนพวกเขาลง ไม่มีใครดู! บันทึกเหล่านี้เหมาะสำหรับคุณ

ก้าวออกจากงานของคุณ

ตอนนี้คุณได้วางแผนเดือนของคุณแล้ว หยุดชั่วคราว คุณสามารถแบ่งเป็นรายสัปดาห์หรือรายวันและรายชั่วโมงในภายหลัง แต่นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับตอนนี้ คุณยังสามารถหยุดขั้นตอนนี้โดยสิ้นเชิง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณรู้สึกว่าถูกหักภาษีและจำเป็นต้องย้ายไปทำอย่างอื่น

มิฉะนั้น ให้หยุดพักก่อนที่จะแก้ไข ตบหลังตัวเองแล้วถอยห่างออกมาอย่างน้อย 15 หรือ 30 นาที หยิบกาแฟหรือเดินเล่นแล้วกลับมา

ยินดีต้อนรับกลับ: ได้เวลาสับเปลี่ยน

กลับ? ยอดเยี่ยม! ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะสับเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ รอบ ๆ และเล่นสักหน่อย

หยิบกระดาษโน้ตหรือกระดาษโน้ต 12 แผ่น - หนึ่งแผ่นสำหรับแต่ละเดือน - และขีดเขียนในงานจากปฏิทิน 12 เดือนของคุณ ติดไว้ที่โต๊ะหรือพื้นของคุณแล้วเริ่มสับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ เพื่อดูว่าอะไรทำงานได้ดีที่สุด หากคุณมีสิ่งที่เพิ่มเติม ให้เขียนโน้ตแปะความคิดเหล่านั้นให้กับไอเดียเหล่านั้น

จากนั้น ค้นหาปฏิทินออนไลน์ของวันหยุดและจดสิ่งที่คุณอาจพลาดไป เช่น วันหยุดเล็กๆ หรือ "วัน" ประจำชาติ (เช่น วันสุนัขแห่งชาติ วันไอศกรีม และอื่นๆ) สิ่งเหล่านี้อาจเป็นเรื่องสนุกที่จะใช้ประโยชน์

ฉันยังแนะนำให้คุณดึงปฏิทินกองบรรณาธิการของปีที่แล้วออกมาในขั้นตอนนี้เพื่อเปรียบเทียบงานของคุณ หากคุณมีเมตริกจากปีที่แล้ว ก็ยิ่งดี ประเมินสิ่งที่คุณทำ สิ่งที่ได้ผล และปรับเปลี่ยน

สับเปลี่ยนและปรับสมดุลปฏิทินของคุณไปเรื่อย ๆ จนกว่าคุณจะพอใจ โดยส่วนตัวแล้ว ฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันมีการกระจายหัวข้อและแนวคิดต่างๆ อย่างสม่ำเสมอต่อเดือน แต่ก็ไม่ได้เป็นไปอย่างราบรื่นเสมอไป อย่างน้อยที่สุด ฉันพยายามมีความคิดหลักหนึ่งหรือสองข้อสำหรับแต่ละเดือน โดยมีสิ่งพิเศษเล็กน้อยที่อาจลอยไปมาระหว่างเดือนหรือเป็นส่วนเสริมที่ดีหากเรามีเวลา และฉันต้องการแก้ไขเนื้อหาที่ด้านข้างของปฏิทินมากกว่าที่ด้านหลัง คุณสามารถเพิ่มสิ่งต่างๆ ได้ในภายหลังเมื่อเดือนผ่านไป

นอกจากนี้ ใช้เวลาของคุณในขั้นตอนนี้ นี่เป็นการยกของหนักและต้องใช้ความคิด คุณอาจต้องการยืดงานนี้ในช่วงสองสามวัน

สร้างมุมมองแบบแผ่นเดียว

เมื่อคุณรู้สึกมั่นคงกับแผนแล้ว ให้กลับไปวางแผนปฏิทิน "สุดท้าย" ของคุณในมุมมองแบบแผ่นเดียว เพื่อให้คุณเห็นทุกอย่างเป็นลำดับ จัดกลุ่มเดือนของคุณเป็นไตรมาส กำหนด KPI หรือเป้าหมายเพื่อให้คุณสามารถวัดผลได้ มันมีลักษณะอย่างไร? คงจะเรียบร้อยดีในขั้นตอนนี้ การทำงานที่ดี!

มอบหมายงาน

เมื่อคุณเตรียมปฏิทินและธีมของคุณเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลากำหนดรายละเอียดและวางแผนการทำงาน ตัวอย่างเช่น กำหนดชื่อให้กับรายการสิ่งที่ต้องทำ จับวันที่ครบกำหนดที่สำคัญสำหรับการส่งมอบ จดบันทึกข้อจำกัดด้านงบประมาณหรือเป้าหมายการเข้าชมเฉพาะสำหรับความพยายามของคุณ

คาดหวังการแก้ไข

โปรดทราบว่าข้างต้น ฉันบอกว่านี่คือปฏิทิน "สุดท้าย" ของคุณ ในเครื่องหมายคำพูด. นั่นเป็นเพราะไม่เคยทำจริง ๆ ใช่ไหม คุณรู้จักเกมนี้แล้ว ทุกสิ่งเปลี่ยนแปลง – ไม่ว่าจะเป็นเพราะการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์หรือเจ้านายคนใหม่เข้ามาและสับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ รอบตัว

และอาจเป็นเพราะคุณไม่ชอบแผนและจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนบางอย่างเพื่อปรับปรุงปฏิทินของคุณ โปรดจำไว้ว่านี่คือปฏิทิน ของคุณ คุณ จึงสามารถกลับมาที่ปฏิทินและทำงานล่วงหน้าได้บ่อยเท่าที่คุณต้องการ

ในเชิงกลยุทธ์ ฉันเตรียมการนี้โดยตั้งการเตือนในปฏิทินดิจิทัลทุกๆ 1-2 เดือน ฉันตั้งชื่องานว่า "อัปเดตปฏิทินบรรณาธิการ" และฉันบล็อกหนึ่งหรือสองชั่วโมง จากนั้น ฉันจะทำแบบฝึกหัดข้างต้น – หรืออย่างน้อยก็อ่านแผนของฉัน – และปรับแต่งตามความจำเป็น

มุมมองรายสัปดาห์หรือรายวัน – คุณควรสร้างหรือไม่

หากคุณกำลังดำเนินการและต้องการเจาะลึกมากขึ้นเพื่อสร้างแผนแบบสัปดาห์ต่อสัปดาห์หรือแบบวันต่อวัน คุณสามารถทำได้ แต่ถ้าจะทำแบบนี้ แนะนำให้วางแผนล่วงหน้า 6-10 สัปดาห์เท่านั้น สาเหตุเป็นเพราะสิ่งที่เราเพิ่งพูดถึง: แผนสามารถและเปลี่ยนแปลงได้ ฉันเกลียดการที่คุณแต่งงานกับความคิดและงานประจำวัน เพียงเพื่อที่จะเลิกทำและเปลี่ยนแปลงมันทั้งหมด

สู่ดิจิทัลและเคล็ดลับสุดท้าย

เมื่อคุณได้ขีดเขียนบนกระดาษและแก้ไขข้อบกพร่องแล้ว ก็ถึงเวลาถ่ายโอนปฏิทินนี้ไปยังสื่อใดๆ ที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณมากที่สุด บางทีคุณอาจถ่ายโอนทุกอย่างไปยังปฏิทินที่ใช้ร่วมกัน เช่น Outlook, Google สเปรดชีต หรือ Asana

ฉันขอแนะนำให้คุณสร้างมุมมองสไลด์แบบแผ่นเดียวของปฏิทิน อาจเป็นใน PowerPoint ฉันชอบทำขั้นตอนนี้เพื่อที่ฉันจะได้ใส่ปฏิทินลงในภาคผนวกของชุดการตลาดที่ฉันแจกจ่ายตลอดทั้งปี นอกจากนี้ยังง่ายต่อการพิมพ์สไลด์นี้และติดกับผนังสำนักงานของฉันเพื่อปรึกษา

ฉันยังต้องการสร้างมุมมองหนึ่งเดือนต่อครั้ง ซึ่งฉันเรียกว่ามุมมอง "ภาพรวม" สิ่งนี้ช่วยให้ฉันติดตามและจัดลำดับความสำคัญของเดือนได้อย่างชัดเจน

การทำงานที่ดี! สู่ความสำเร็จในปีหน้า!