เอาชนะความผิดพลาดในการวางแผนและผลกระทบด้านลบ

คุณเคยประเมินระยะเวลาที่คุณต้องใช้ในการทำงานหรือโครงการให้เสร็จสิ้นต่ำเกินไปหรือไม่? หรือจบลงด้วยการเกินงบประมาณเดิมของคุณ?

เป็นไปได้สูงที่คุณจะมี แม้ว่าทักษะการจัดการเวลา การจัดองค์กร และการวางแผนของคุณจะตรงประเด็นก็ตาม

ยิ่งกว่านั้น ดูเหมือนว่าเราทุกคนทำสิ่งนี้ — อย่างเป็นระบบและซ้ำๆ

แน่นอน เราสามารถตำหนิกฎของเมอร์ฟีได้เสมอ และไม่มีส่วนรับผิดชอบต่อการคาดการณ์ที่ผิดพลาด

อย่างไรก็ตาม ความจริงอยู่ในสายสมองของเรา โดยเฉพาะอคติทางความคิดประเภทหนึ่งที่เรียกว่าความผิดพลาดในการวางแผน

ในบทความนี้ เราจะไปที่ด้านล่างโดยครอบคลุมหัวข้อต่อไปนี้:

• ความผิดพลาดในการวางแผนคืออะไร
• วิธีรับรู้อคติทางปัญญา
• ขั้นตอนสู่เป้าหมายมากขึ้นและ
• ความสำคัญของการติดตามเวลาในการพัฒนานิสัยที่ดีต่อสุขภาพและติดตามความคืบหน้า

นอกจากนี้ เรายังให้ตัวอย่างในชีวิตจริง ตลอดจนแบ่งปันเคล็ดลับและกลเม็ดอันมีค่าเพื่อช่วยให้คุณเอาชนะปัญหาความผิดพลาดในการวางแผน ดังนั้นโปรดอ่านต่อ

ปรากฏการณ์ความผิดพลาดในการวางแผน

เริ่มต้นด้วยการกำหนดปรากฏการณ์ที่จะตำหนิสำหรับความคิดปรารถนาของเราและตั้งความคาดหวังและกำหนดเส้นตายที่ไม่สมจริง

คำว่า "การวางแผนผิดพลาด" ถูกนำมาใช้ในปี 1977 โดย Daniel Kahneman และ Amos Tversky นักจิตวิทยาที่พยายามอธิบายแนวโน้มนี้ในผู้คน

พวกเขากำหนดคำจำกัดความของปรากฏการณ์โดยกล่าวว่าความผิดพลาดในการวางแผนคือ:

“ แนวโน้มที่จะประเมินเวลาที่ใช้ในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นในขณะที่รู้ว่าโครงการที่คล้ายคลึงกันมักจะใช้เวลานานกว่าในอดีต ดังนั้นจึงเป็นการผสมผสานระหว่างการคาดคะเนในแง่ดีเกี่ยวกับกรณีใดกรณีหนึ่ง โดยเผชิญกับความรู้ทั่วไปที่อาจชี้ให้เห็นเป็นอย่างอื่น ”

พูดง่ายๆ ก็คือ ความผิดพลาดในการวางแผนหมายถึง ปรากฏการณ์การทำนาย และการมองโลกใน แง่ดีที่ไม่สมจริง ในการประมาณเวลาที่เราต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จในอนาคต

ฟังดูคุ้นเคยเกินไปไหม คุณไม่ควรเอาชนะตัวเองเพราะมันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา

และโชคดีที่มี กลยุทธ์ในการวางแผนล่วงหน้าให้สมจริงยิ่งขึ้น

แต่ก่อนที่เราจะไปถึงขั้นตอนเพื่อเอาชนะความผิดพลาดในการวางแผน เรามาตรวจสอบสาเหตุที่ปรากฏการณ์นี้เกิดขึ้น

ทำไมผู้คนมักจะยอมจำนนต่อปัญหาความผิดพลาดในการวางแผน?

มีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ผู้คนยังคงมั่นใจในการคาดการณ์ของตนมากเกินไป (แม้ว่าจะผิดพลาดทุกครั้งก็ตาม) เช่น:

• อคติในแง่ดี
• อคติในปัจจุบัน
• แรงจูงใจและ
• แรงกดดันทางสังคม

เมื่อพูดจากมุมมองของพฤติกรรม ความผิดพลาดในการวางแผนส่งผลกระทบต่อพฤติกรรมที่สำคัญ 2 ประการของพฤติกรรมมนุษย์:

• การคิดเชิงวิพากษ์และ
• กระบวนการตัดสินใจ

เมื่อ 2 ด้านบกพร่อง เรามีโอกาสน้อยที่จะคาดการณ์ผลที่ตามมาและตั้งสมมติฐานที่ถูกต้อง ซึ่งทำให้เรา มีเหตุผลน้อยลงและมีโอกาสน้อยที่จะมองงานจากมุมมองที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ ทักษะการจัดการองค์กรและเวลาของเราขึ้นอยู่กับทั้งการคิดเชิงวิพากษ์และการตัดสินใจ ซึ่งเพิ่มโอกาสของผลกระทบที่เป็นอันตราย

นอกจากนี้ มีเหตุผลส่วนตัวอีกมากมายที่เราแต่ละคนสามารถเพิ่มลงในรายการด้านบนได้ เช่น การที่เราไม่สามารถแบ่งงานออกเป็นส่วนประกอบย่อยๆ ได้ ส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับงานที่เฉพาะเจาะจงและความรู้สึกของเราเกี่ยวกับการทำให้เสร็จ

ตอนนี้ เรามาอธิบายความเชื่อมโยงระหว่างความผิดพลาดในการวางแผนและเหตุผลหลักจากรายการด้านบน

เหตุผล #1: อคติในแง่ดี

ความลำเอียงในแง่ดีนั้นฝังลึกอยู่ในสมองของเราและโดยพื้นฐานแล้วหมายถึงแนวโน้มที่จะมองเห็นน้ำครึ่งแก้วเสมอ

ผู้คนทั่วโลกมักจะมีภาพลวงตานี้ ดังนั้นการมองโลกในแง่ดีมากเกินไปจึงไม่ใช่เรื่องทางวัฒนธรรม ดังที่ Tali Sharot นักประสาทวิทยาด้านการรับรู้อธิบายไว้ในหนังสือของเธอ The Optimism Bias: A Tour of the Irrationally Positive Brain

ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องอีกประการจากหนังสือเล่มเดียวกันคือ การรับรู้ของเราเกี่ยวกับโลกมักอาศัย ความคาดหวังในเชิงบวกต่อผลลัพธ์ ซึ่งไม่ใช่เรื่องเลวร้าย

เราแค่ต้องระลึกไว้เสมอว่า ผลลัพธ์อาจไม่เป็นที่ต้องการเสมอไป และด้วยเหตุนี้จึงพิจารณาถึงสิ่งที่จะเกิดขึ้น

ที่น่าสนใจคือ การศึกษาเกี่ยวกับอคติในแง่ดีรายงานว่าอคติในแง่ดีเกิดขึ้นกับสิ่งมีชีวิตชนิดอื่นๆ เช่นกัน เช่น นกและหนู ซึ่งบ่งชี้ว่าเป็นปรากฏการณ์ทางวิวัฒนาการที่หยั่งรากลึก

ในทางกลับกัน การขาดแนวโน้มในแง่ดีสามารถสังเกตเห็นได้ในคนที่เป็นโรคซึมเศร้า ตามคู่มือการวินิจฉัยและสถิติของความผิดปกติทางจิต การมองโลกในแง่ร้ายเป็นอาการสำคัญของโรคซึมเศร้า

แล้วเราจะสรุปอะไรได้บ้างเกี่ยวกับความเชื่อมโยงระหว่างความผิดพลาดในการวางแผนและการมองโลกในแง่ดี

การมองโลกในแง่ดีเป็น กลไกของสมองที่แข็งแรง ซึ่งช่วยให้เรามีความสุขมากขึ้นและมีความมั่นใจมากขึ้นในการรับมือกับความท้าทายต่างๆ ที่เข้ามาในชีวิต

อย่างไรก็ตาม หากเราต้องการเก็บเกี่ยวผลประโยชน์และหลีกเลี่ยงความผิดพลาดในการวางแผน เราต้องตระหนักว่าเรามีอคติ นั่นเป็นวิธีเดียวที่จะไม่ประเมินความเสี่ยงต่ำเกินไปและประสบความสำเร็จในโลกแห่งความไม่แน่นอน

เหตุผล #2: อคติในปัจจุบัน

ความเอนเอียงอีกประการหนึ่งที่หล่อหลอมกระบวนการตัดสินใจของเรา ซึ่งทำให้เกิดความผิดพลาดในการวางแผนก็คือความลำเอียงในปัจจุบัน

ความสัมพันธ์ระหว่าง ตัวตนในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต มักจะมาจากการ แสวงหาผลตอบแทนในทันที ซึ่งเป็น ประโยชน์ต่อตัวตนปัจจุบัน แม้ว่าเราจะรู้ว่าตัวตนในอนาคตจะเสียใจกับการตัดสินใจนั้นก็ตาม

ในบริบทของการวางแผนที่ผิดพลาด ความลำเอียงในปัจจุบันทำให้ยากที่จะมีจุดมุ่งหมายเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอนาคต เพื่อ สร้างความพึงพอใจให้กับตัวตนปัจจุบันของ เรา เราจะสร้างสถานการณ์ในอุดมคติสำหรับการทำงานให้สำเร็จ โดยไม่คำนึงถึงอุปสรรคหรือการขัดจังหวะใดๆ

หรือในคำพูดของตัวการ์ตูนที่เราชื่นชอบ:

“นั่นเป็นปัญหาสำหรับโฮเมอร์ในอนาคต! ผู้ชาย ฉันไม่ได้อิจฉาผู้ชายคนนั้น!”

เหตุผล #3: แรงจูงใจ

มีแรงจูงใจอยู่ 2 ประเภท — แรงจูงใจจากภายในและภายนอก — และทั้งสองอย่างนี้มีบทบาทในการดำรงอยู่ของความผิดพลาดในการวางแผน

แรงจูงใจภายในคือสิ่งที่ผลักดันเราจากภายใน กรณีที่ความพึงพอใจของเราเองคือรางวัล ในทางกลับกัน แรงจูงใจภายนอกนั้นหมุนรอบปัจจัยที่ให้รางวัลภายนอก เช่น เงิน คำชม ฯลฯ

ความเชื่อมโยงกับความผิดพลาดในการวางแผนนั้นค่อนข้างชัดเจนที่นี่ — แรงจูงใจที่ต่ำอาจทำให้เราพิการจากการลงมือทำ แต่เราไม่สามารถคาดเดาได้ว่าจะมีแรงจูงใจอย่างไรในอนาคต

นอกจากนี้ ระดับแรงจูงใจเริ่มต้นของเรามักจะสูงที่สุดในขั้นตอนที่งานหรือโครงการยังเป็นนามธรรม นั่นคือช่วงเวลาที่เราตระหนักถึงประโยชน์ แต่ยังไม่ทราบถึงความท้าทายต่างๆ เช่น:

• อุปสรรคที่เราอาจพบเจอ
• การผัดวันประกันพรุ่งและผลกระทบในทางลบ และ
• การตระหนักถึงงานที่เราพบว่าไม่เป็นที่พอใจ

ดังนั้นเราจึงสร้างแผนหรือกำหนดการเพื่อให้มั่นใจว่าระดับดังกล่าวจะยังคงสูงอยู่ ซึ่งน่าเสียดายที่มักจะไม่เป็นเช่นนั้น

เหตุผล #4: แรงกดดันทางสังคม

ผู้คนเป็นสิ่งมีชีวิตทางสังคมโดยเนื้อแท้ - ชีวิตของเราถูกกำหนดโดยบรรทัดฐานทางสังคม เช่นเดียวกับความสัมพันธ์และปฏิสัมพันธ์ของเรากับผู้อื่น

เราเติบโตในครอบครัว ทำงานเป็นทีม และพัฒนามิตรภาพและความสัมพันธ์ที่โรแมนติก ดังนั้นจึงเป็นเรื่องธรรมดาที่คนรอบตัวเรามีอิทธิพลต่อพฤติกรรมของเรา

อย่างไรก็ตาม อิทธิพลดังกล่าวสามารถเปลี่ยนเป็นแรงกดดันเพื่อให้สอดคล้องและสอดคล้องกับมาตรฐานเฉพาะ

แรงกดดันประเภทนั้นเรียกว่า แรงกดดันทางสังคม

พิจารณาสถานการณ์ต่อไปนี้:

วันนี้เป็นวันจันทร์ และคุณกำลังคุยโทรศัพท์กับหุ้นส่วนทางธุรกิจของคุณ คุณสองคนกำลังคุยกันเรื่องไทม์ไลน์และความรับผิดชอบในสัปดาห์หน้า ดังนั้นคุณทั้งคู่จึงตระหนักดีถึงสิ่งที่ต้องทำ

เมื่อถึงจุดหนึ่ง คุณจะพูดอย่างมั่นใจ เช่น “พิจารณาให้เสร็จภายในสิ้นสัปดาห์!”

แล้วเกิดอุปสรรคไม่คาดฝันจนต้องลางานไปวันๆ สัปดาห์ผ่านไป และคุณสามารถทำกิจกรรมที่วางแผนไว้ได้เพียง 70% เท่านั้น ตอนนี้คุณต้องขอขยายกำหนดเวลาและมักจะรู้สึกไม่ดีเกี่ยวกับเรื่องนี้

เป็นเรื่องธรรมดาที่ เราทุกคนต้องการสร้างความประทับใจที่ดีให้กับผู้อื่น จริงไหม? นั่นคือจุดที่แรงกดดันทางสังคมเริ่มเข้ามา พร้อมกับแนวโน้มที่จะมองโลกในแง่ดีมากเกินไปและบางทีอาจมั่นใจในตัวตนของเราในอนาคตมากเกินไป

อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง ในขณะที่เราต้องการทำให้ผู้อื่นประทับใจและแสดงให้พวกเขาเห็นว่าเรามีความสามารถเพียงใด ความผิดพลาดในการวางแผนก็เกิดขึ้นอีกครั้ง ดังที่ Dyedra KC Morrissey ในวิทยานิพนธ์ระดับปริญญาเอกของเธอที่มหาวิทยาลัยออกซ์ฟอร์ดอธิบายไว้

เหตุผลมีมากมายตั้งแต่การลาป่วยโดยไม่ได้วางแผนไปจนถึงปัญหาหลักของการวางแผนที่ผิดพลาด — การประเมินเวลาที่เราต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จสิ้นต่ำเกินไป

ผลกระทบเชิงลบของความผิดพลาดในการวางแผน

การคาดคะเนที่ไม่สมจริงอาจเป็นอันตราย ทั้งในด้านชีวิตส่วนตัวและด้านอาชีพของเรา

ในระดับบุคคล สำหรับผู้เริ่มต้นจะทำให้เราพลาดกำหนดเวลาและทำให้ชื่อเสียงหรือความสัมพันธ์ของเราเสียหาย — โดยทำให้เราดูไม่น่าเชื่อถือ นอกจากนี้ยังสามารถ ส่งผลทางการเงิน และนำไปสู่การเสื่อมโทรมของสุขภาพจิต

แต่ยังมีภาพรวม เช่น เศรษฐกิจโลกและการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ

นี่คือ ข้อเท็จจริง (ไม่จริง) ที่น่าสนุก : นักเศรษฐศาสตร์และนักประสาทวิทยาศาสตร์หลายคน รวมถึง Tali Sharot ที่กล่าวมาข้างต้น อ้างว่ามีอคติในแง่ดี ดังนั้นโดยปริยายความเข้าใจผิดในการวางแผนก็เช่นกัน เป็น “ หนึ่งในสาเหตุหลักของการล่มสลายทางการเงินในปี 2008 ”

ตอนนี้ เรามาดูตัวอย่างอื่นๆ ของผลกระทบด้านลบของปัญหาความผิดพลาดในการวางแผน

ผลกระทบเชิงลบ #1: ผลลัพธ์ของโครงการต่ำกว่ามาตรฐาน

เราได้กล่าวแล้วว่าความผิดพลาดในการวางแผน ส่งผลเสียต่อกระบวนการคิดเชิงวิพากษ์และการตัดสินใจของเรา ดังนั้น มาดูผลกระทบของการกำหนดเป้าหมายและกำหนดเวลาที่ไม่สมจริงในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการวางแผนโครงการและการทำให้เป็นจริง

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ ผลกระทบทั่วไปบางประการของการเข้าใจผิดในการวางแผนคือ:

• ผลลัพธ์ที่ไม่เหมาะสมเกี่ยวกับคุณภาพ
• พลาดกำหนดเวลาและ
• ความเสียหายทางการเงิน

เหตุผลก็คือ เมื่อเราประเมินเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จต่ำไป มี ปัจจัยเพิ่มเติมอีก 2 อย่างที่เราไม่ได้คำนึงถึง ปัจจัยดังกล่าวคือ:

• ผลเสียของการตัดสินใจที่ไม่ดี และ
• ต้นทุนทางการเงินที่เกิดขึ้นเนื่องจากความล่าช้าในกำหนดการที่วางแผนไว้หรือการประมาณการที่ไม่ถูกต้อง

ดังนั้นยิ่งโครงการมีความซับซ้อนมากเท่าใด ผลที่ตามมาก็จะยิ่งสร้างความเสียหายได้มากเท่านั้น นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• ความไม่พอใจของพนักงานและการลาออก
• ศักยภาพในการฟ้องร้องและ
• การล้มละลาย.

ซึ่งไม่เพียงใช้กับแต่ละโครงการเท่านั้น แต่ยังรวมถึงชื่อเสียงทางธุรกิจโดยรวมของบริษัทหรือองค์กรด้วย

ผลกระทบเชิงลบ #2: ผลผลิตและประสิทธิภาพลดลง

การตระหนักว่าเราทำงานช้ากว่ากำหนดการที่วางแผนไว้นั้นเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดใจ

เราตั้งความคาดหวังบางอย่างเกี่ยวกับความสามารถและวิจารณญาณของเราเอง และเมื่อไม่เป็นไปตามความคาดหวัง เป็นเรื่องธรรมดาที่เราจะรู้สึกท้อแท้หรือแม้แต่ผิดหวังในตัวเอง

นั่นคือเวลาที่ระดับความเครียดของเราเพิ่มสูงขึ้น และแทนที่จะจมอยู่กับปัจจุบัน เรามักจะกังวลเกี่ยวกับผลลัพธ์ในอนาคต

ความรู้สึกเชิงลบเหล่านั้นส่งผลกระทบต่อแรงจูงใจของเรา และเป็นผลให้ระดับประสิทธิภาพและประสิทธิผลของเราลดลง

ดังนั้นนอกเหนือจากการไม่เป็นไปตามแผนแล้ว ขอบเขตของข้อผิดพลาดก็เพิ่มขึ้น และเรามีแนวโน้มที่จะผัดวันประกันพรุ่งและคิดมากเกินไป

แทนที่จะโทษตัวเองอีกครั้ง เราควร เตือนตัวเองว่าแผนเดิมนั้นผิดพลาด และมองโลกในแง่ดีเกินสมควร การยอมรับตามความเป็นจริงเป็นขั้นตอนแรกในการเอาชนะความผิดพลาดในการวางแผนในอนาคต

ท้ายที่สุด เฉพาะในกรณีที่เราตระหนักถึงปัญหาเท่านั้นที่จะสามารถบันทึกและวิเคราะห์ข้อมูลในภายหลังเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาที่คล้ายกันเกิดขึ้นอีก และทำการประเมินที่แม่นยำได้ดีขึ้น

ผลกระทบด้านลบ #3: ความนับถือตนเองต่ำและสุขภาพจิตที่ดี

ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น การไม่ทำตามความคาดหวังนำไปสู่ความผิดหวัง การทำงานหนักเกินไป และความเครียดโดยตรง

หากไม่เข้าใจบทบาทของการเข้าใจผิดในการวางแผนอย่างถูกต้อง เราจะโทษตัวเองและเริ่มรู้สึกต่ำต้อยและไม่เพียงพอ และอาจประสบกับอาการแอบอ้าง

ดังที่ Tchiki Davis จาก Berkley Well-Being Institute อธิบายว่า ความรู้สึกดังกล่าวเกี่ยวข้องโดยตรงกับความนับถือตนเองต่ำและความมั่นใจในตนเอง

ต่อจากนั้น การศึกษาชิ้นหนึ่งเกี่ยวกับการเห็นคุณค่าในตนเองชี้ให้เห็นว่าการเห็นคุณค่าในตนเองนั้นสัมพันธ์อย่างใกล้ชิดกับความเป็นอยู่ที่ดีทางจิตใจของเรา และเป็นตัวทำนายที่สำคัญของมัน

สิ่งที่น่าสนใจคือสิ่งที่ตรงกันข้ามกับสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเราสร้างไทม์ไลน์ที่ไม่สมจริงแบบเดียวกัน ดังนั้น ตรงกันข้ามกับการกระตือรือร้นมากเกินไป เราจบลงด้วยแรงจูงใจที่ลดลง ตามมาด้วยความสงสัยในความเชี่ยวชาญและความสามารถของเรา

ผลกระทบด้านลบ #4: ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเสียหาย

นอกจากการทำให้ตัวเองผิดหวังแล้ว การวางแผนที่ผิดพลาดยังส่งผลให้คนอื่นผิดหวังอีกด้วย เมื่อขาดกำหนดเวลาและผิดสัญญากลายเป็นแบบแผน ทุกคนที่เกี่ยวข้องหรือได้รับผลกระทบจะมองว่าคุณไม่น่าเชื่อถือและไม่น่าเชื่อถือ

ทั้ง ความซื่อสัตย์และชื่อเสียงของคุณจะถูกทำลาย เนื่องจากคุณจะถูกมองว่าเป็น คนที่การกระทำไม่เป็นไปตามคำพูดและคำสัญญา ของคุณ

ตัวอย่างเช่น ในแง่ของชีวิตส่วนตัว คุณอาจลงเอยด้วยการเป็นคนๆ นั้น ซึ่งทุกคนมักคาดหวังว่าจะมาสายเพื่อพบปะครอบครัว

ในทางกลับกัน ดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น ผลกระทบของความผิดพลาดในการวางแผนทางธุรกิจอาจ ทำลายความน่าเชื่อถือของคุณ และส่งผลให้บริษัทของคุณล้มเหลว

สาเหตุประการหนึ่งคือมีการพึ่งพากันมากขึ้น ดังนั้นการหน่วงเวลาหนึ่งครั้งจึงส่งผลกระทบต่อทุกขั้นตอนต่อไปนี้

ด้วยเหตุนี้ ลูกค้าและหุ้นส่วนธุรกิจของคุณจะคิดว่าคุณไม่เป็น มืออาชีพและไม่พึงปรารถนาที่จะทำงานและร่วมมือกับ

7 กลยุทธ์ที่มีประโยชน์เพื่อจัดการกับความผิดพลาดในการวางแผน

ตอนนี้เราได้กล่าวถึงพื้นฐานต่างๆ แล้ว มาดู กันว่าเราจะทำอะไรได้บ้างเพื่อเอาชนะปัญหาการวางแผนที่ผิดพลาด น่าเสียดายที่ไม่มีสูตรวิเศษที่จะได้ผลเสมอไป แต่มีกลยุทธ์และเทคนิคที่เป็นประโยชน์อยู่

ต่อไปนี้เป็น ตัวอย่างแนวปฏิบัติที่ดี และแนวคิด 7 ข้อที่คุณสามารถใช้เพื่อสังเกตและต่อสู้กับความผิดพลาดในการวางแผน

กลยุทธ์ #1: การวิจัยอย่างต่อเนื่อง การวิเคราะห์ข้อมูล และการไตร่ตรอง

เรามาเริ่มกันที่ขั้นตอนที่สำคัญที่สุด — การใช้ข้อมูลและประสบการณ์ก่อนหน้านี้เพื่อประโยชน์ของคุณ ตามที่เราได้อธิบายไป การวางแผนผิดพลาดเกิดจากการตั้งสมมติฐานและทำตามสัญชาตญาณของเรา ใช่ไหม?

ดังนั้น เราควรพยายามที่จะมีวัตถุประสงค์มากขึ้นและสร้างการประมาณการในอนาคตตามหลักฐาน นั่นเป็นเหตุผลที่การติดตามเวลาที่ใช้ในงานและกิจกรรมต่างๆ มีความสำคัญต่อการเอาชนะความผิดพลาดในการวางแผน

โซลูชันซอฟต์แวร์สามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น เนื่องจากมีหลายฟีเจอร์รายงานและการคาดการณ์

นั่นเป็นประโยชน์อย่างมากเนื่องจากข้อมูลสำหรับสมาชิกในทีมทุกคนและโครงการทั้งหมดจะถูกนำมาพิจารณาเพื่อการประมาณการในอนาคต

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านบน ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถ แสดงภาพความคืบหน้าและเปรียบเทียบเวลาที่คาดหวังกับเวลาจริงที่ จะเสร็จสิ้น นอกจากนี้ รายงานและการคาดการณ์โครงการจะช่วยคุณค้นหารูปแบบ หากมี

ตัวอย่างเช่น คุณจะสามารถระบุได้เมื่อเกิดความล่าช้าหรือความล้มเหลว และดำเนินการเพื่อป้องกันปัญหาดังกล่าวในอนาคต

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด คุณอาจสร้างปัญหาเฉพาะบางอย่างที่สามารถแก้ไขหรือจัดการได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างเช่น รายงานสรุปของคุณอาจระบุว่า:

• สมาชิกในทีมคนหนึ่งพลาดกำหนดเวลาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งส่งผลให้เกิดความล่าช้าเพิ่มเติมและการขยายโครงการทั้งหมดอยู่เสมอ
• การจัดส่งภายนอกจากบริษัทใดบริษัทหนึ่งมักจะล่าช้า และในทำนองเดียวกัน

กลยุทธ์ #2: การติดตามทีมและงบประมาณสำหรับโครงการ

เราได้ชี้ให้เห็นถึงผลกระทบด้านลบของการเข้าใจผิดในการวางแผนที่เกิดขึ้นในการทำให้โครงการเป็นจริงแล้ว ทีนี้มาดูสิ่งที่เราสามารถทำได้เพื่อ ระบุทันทีว่ามีบางอย่าง ผิดปกติหรือไม่และหลีกเลี่ยงผลเสียหายที่ตามมา

ประการแรก สิ่งสำคัญคือต้องติดตามและบันทึกเวลา รวมถึงทรัพยากรอื่นๆ ทั้งหมดที่ใช้บ่อยกว่าที่คุณคิดว่าจำเป็น

ยิ่งคุณกำหนดเหตุการณ์สำคัญในแผนงานโครงการมากเท่าใด โอกาสที่จะสังเกตเห็นและตอบสนองต่อความล้มเหลวหรือความล่าช้าที่เป็นไปได้ก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

นอกจากนี้ สำหรับโครงการ การต่อสู้กับความผิดพลาดในการวางแผนจะต้องเป็นความพยายามของทีม และนั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการใช้แอปพลิเคชันติดตามทีมเพื่อจุดประสงค์นี้จึงดีที่สุด ด้วยวิธีนี้ ทุกคนสามารถตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการและดูว่าใครทำงานอะไร

โชคดีที่มีเครื่องมือที่มีประโยชน์มากกว่าที่เคย — นี่คือตัวอย่างการติดตามทีมและงบประมาณใน Clockify

กลยุทธ์ #3: แบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นงานที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น

กระบวนการแยกย่อยที่ชัดเจนของงานเฉพาะของโครงการสามารถดำเนินไปได้ไกล และลดอันตรายจากความผิดพลาดในการวางแผนได้อย่างมาก

ความสามารถของคุณในการ ระบุงาน ได้อย่างถูกต้องจะสร้างกรอบการทำงานสำหรับกำหนดการที่มีรายละเอียดมากขึ้น และ ไทม์ไลน์ที่มีเหตุการณ์สำคัญมากขึ้น ความสามารถดังกล่าวเรียกว่าผลผลิตขนาดเล็กและตอบสนองวัตถุประสงค์ในการทำให้เราใช้กลยุทธ์ทีละขั้นตอน

ทำไมมันถึงสำคัญ?

อย่างแรก งานเล็กๆ น้อยๆ สามารถจัดการได้มากขึ้น และ เรามองว่างานเหล่านั้นทำได้มากกว่า ซึ่งทำให้เรามีแรงจูงใจมากขึ้นในการทำงานให้เสร็จ

ประการที่สอง การติดตามเวลาที่คุณจัดสรรให้กับงานที่เล็กลงจะช่วยให้คุณ ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องและแม่นยำยิ่งขึ้น เกี่ยวกับกระบวนการทั้งหมด

และเหตุผลสำคัญประการที่สามก็คือ การระบุและตอบสนองต่อความล่าช้าที่น้อยลงในทันที นั้นง่ายกว่า

ตัวอย่างเช่น แทนที่จะประเมินว่าต้องใช้เวลา 4 วันในการทำงาน "เขียนรายงานประจำเดือน" ให้เสร็จ ให้ลองแบ่งงานออกเป็นองค์ประกอบต่างๆ

หลังจากการแยกย่อย คุณจะมีงานเล็กๆ หลายอย่าง (การรวบรวมข้อมูล การสร้างภาพ การเขียนอีเมล ฯลฯ) ด้วยการจัดสรรเวลาที่น้อยลง ดังนั้นจึง เข้าใจได้ดีขึ้นว่าขั้นตอนใดใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้ จึงจะเสร็จสมบูรณ์

ด้วยวิธีนี้ ครั้งต่อไปที่แผนของคุณมีขั้นตอนเดียวกัน คุณจะประมาณการได้ดีขึ้นและแม่นยำยิ่งขึ้น

กลยุทธ์ #4: พัฒนาทักษะการบริหารเวลาอย่างต่อเนื่อง

นอกเหนือจากการประมาณเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานให้เสร็จอย่างแม่นยำแล้ว คุณยังควรมุ่งเน้นไปที่การหาวิธีทำงานให้เสร็จโดยใช้เวลาน้อยลงในที่สุด

และท้ายที่สุดแล้ว ทักษะการจัดการเวลาหลัก ของเราประกอบด้วย:

• กำหนดการ
• การวางแผน,
• การจัดงานและ
• จัดลำดับความสำคัญ

นั่นคือจุดที่ความสำคัญของการจัดการเวลาชัดเจนขึ้นเมื่อเทียบกับความผิดพลาดในการวางแผน

ไม่เพียงแต่คุณจะลดโอกาสที่จะเกิดการเข้าใจผิดในการวางแผนลงอย่างมากเท่านั้น แต่ขั้นตอนในการปรับปรุงชุดทักษะจะช่วยเพิ่มการพัฒนานิสัยที่ดีต่อสุขภาพด้วย

กลยุทธ์ #5: การประมาณค่าสามจุดเพื่อกำหนดเส้นตายที่สมจริงยิ่งขึ้น

ในขณะที่สร้างไทม์ไลน์และประมาณเวลาสำหรับงานเฉพาะ การใช้เทคนิคการประมาณแบบสามจุดจะช่วยให้คุณมีเป้าหมายมากขึ้น

กระบวนการนี้ทำให้อย่างน้อยคุณพิจารณาผลลัพธ์ที่เลวร้ายที่สุด ควบคู่ไปกับผลลัพธ์อื่นๆ เนื่องจากมีการใช้เมตริก 3 รายการต่อไปนี้:

• การประมาณการในแง่ดีที่สุด
• สถานการณ์ที่น่าจะเกิดขึ้นได้มากที่สุดและ
• การประมาณการในแง่ร้ายที่สุด

มีโอกาสที่ในขณะที่สร้างการประมาณการในแง่ร้ายที่สุด คุณจะพบปัจจัยบางอย่างที่อาจส่งผลเสียต่อการดำเนินโครงการ

ประเด็นทั้งหมดคือการกำหนดเส้นตายที่สมจริงมากขึ้น ดังนั้นความจริงที่ว่าคุณคำนึงถึงปัจจัยเหล่านั้นหมายความว่าคุณมาถูกทางแล้วในการเอาชนะปัญหาความผิดพลาดในการวางแผน

กลยุทธ์ #6: ให้คำปรึกษากับบุคคลภายนอก

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วในตอนต้น ความผิดพลาดในการวางแผนเกิดขึ้นเนื่องจากการทำงานของสมองของเรา ซึ่งหมายความว่ามันเป็นปัญหาภายใน

การโน้มน้าวใจตนเองว่าเราจะทำงานให้เสร็จทันเวลาและล้มเหลวอย่างต่อเนื่องสามารถป้องกันได้

เพื่อหลีกเลี่ยงการส่งแผนการที่มองโลกในแง่ดีมากเกินไป สิ่งสำคัญคือต้อง ขอคำติชมจากภายนอก และรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่นก่อนที่จะลงมือทำ

การนำเสนอแผนของคุณต่อเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนจะช่วยให้คุณ ออกห่างจากวิธีการที่เน้นสัญชาตญาณ

นอกจากนี้ ความเห็นจากบุคคลที่สามที่เป็นกลางสามารถช่วยคุณได้ในแบบที่คุณไม่คาดคิด และคุณอาจได้ยินคำแนะนำดีๆ

กลยุทธ์ #7: เรียนรู้จากความผิดพลาดของคุณ

สุดท้าย แต่ไม่ท้ายสุด โปรดจำไว้ว่าเรามีอำนาจที่จะป้องกันช่วงของความรู้สึกด้านลบที่เราได้กล่าวถึงข้างต้น และทำให้สุขภาพจิตของเราแย่ลงในที่สุด

ยังไง?

อันดับแรก เราต้อง ยอมรับความจริงที่ว่าบางครั้งเรากัดมากกว่าที่เราจะเคี้ยว ได้

นอกจากนี้ ยอมรับว่าเกิดขึ้นกับทุกคน

ดังนั้น แทนที่จะเอาชนะตัวเอง เราสามารถ เรียนรู้บางอย่างจากความผิดพลาดของเรา และนำความรู้นั้นมาพิจารณาในครั้งต่อไป

เป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะทำผิดพลาดและบางครั้งก็ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการรับรู้ของเราเกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าว ดังนั้นเราควรมองว่าเหตุการณ์เหล่านั้นเป็น โอกาสในการเติบโตและพัฒนา

เนื่องจากสมองของเราไม่ได้เชื่อมโยงกับข้อผิดพลาด "เชิงบวก" เราจึงต้องดำเนินการเชิงรุกและรับเรื่องนี้ไว้ในมือของเราเอง

สรุป: วางแผนสำหรับสิ่งที่ไม่ได้วางแผนและเอาชนะความผิดพลาดของการวางแผน

ดังที่คุณสามารถสรุปได้จากบทความ วิธีการง่ายๆ และขนาดเดียวที่เหมาะกับทุกคนในการจัดการกับการเข้าใจผิดในการวางแผนนั้นไม่มีอยู่จริง

นอกจากนี้ ไม่ต้องสงสัยเลยว่า การเอาชนะปัญหาที่เกิดจากสมองของเรานั้นเป็นสิ่งที่ท้าทายและต้องใช้ความพยายามอย่างแข็งขันและต่อเนื่อง ไม่ใช่เรื่องที่เป็นไปไม่ได้ แต่ถึงกระนั้น หากปล่อยไว้โดยไม่รักษา มันจะกลายเป็นปัญหาที่ขัดขวางความสำเร็จ

สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ การเอาชนะปัญหาความผิดพลาดในการวางแผนสามารถทำได้ เพียงแค่ใช้วิธีการเชิงกลยุทธ์และความช่วยเหลือเล็กน้อยจากเครื่องมือที่เหมาะสม

️ คุณจัดการกับปัญหาความผิดพลาดในการวางแผนอย่างไร? คุณมีคำแนะนำ ความคิด เคล็ดลับ หรือลูกเล่นที่จะแบ่งปันหรือไม่? เขียนถึงเราที่ [email protected] แล้วคุณจะมีโอกาสได้แสดงในบทความนี้หรือบทความใดบทความหนึ่งในอนาคต และถ้าคุณชอบโพสต์นี้และเห็นว่ามีประโยชน์ ให้แชร์กับคนที่คุณคิดว่าน่าจะได้ประโยชน์จากโพสต์นี้