การวางแผนการโยกย้าย CRM ของคุณไปยังคลาวด์

ตั้งแต่ช่วงต้นทศวรรษ 2000 เทคโนโลยีซอฟต์แวร์บนคลาวด์ที่ปรับขนาดได้และยืดหยุ่นได้เข้ามาแทนที่ระบบแบบเดิมและโซลูชันในองค์กรอย่างช้าๆ ในที่ทำงาน และด้วยการเพิ่มขึ้นของงานทางไกลอันเนื่องมาจากการระบาดใหญ่ของ COVID-19 ตำแหน่งของพวกเขาในระบบงานสมัยใหม่ได้เปลี่ยนจากความหรูหราเป็นสิ่งที่จำเป็น คุณกำลังคิดที่จะย้ายระบบ CRM ของคุณไปยังคลาวด์หรือไม่? คุณควรทำตามขั้นตอนสำคัญอะไรก่อน ในบทความนี้ เราจะพูดถึงสิ่งที่คุณควรวางแผนก่อนการย้ายระบบคลาวด์ของ CRM

การย้ายระบบ CRM Cloud คืออะไร

การโยกย้าย CRM เป็นกระบวนการของการย้ายข้อมูล ทรัพยากร และไฟล์สำคัญอื่นๆ จากแพลตฟอร์ม CRM ของคุณไปยังคลาวด์ เนื่องจากมีค่าใช้จ่ายและเวลาในกระบวนการขนย้าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณมีธุรกิจขนาดใหญ่หรือกำลังถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมาก มีหลายสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนที่จะย้าย CRM ของคุณ เรียนรู้ว่าพวกเขาคืออะไรและคุณสามารถทำให้การเปลี่ยนแปลงราบรื่นสำหรับทุกคนในบริษัทได้อย่างไร

การย้าย CRM ของคุณไปยังคลาวด์มีประโยชน์อย่างไร นอกเหนือจากการเปิดโอกาสในการผสานรวมกับระบบเทคโนโลยีใหม่ๆ แล้ว การย้ายไปยังคลาวด์ยังเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณในแง่ของประสิทธิภาพ ความเร็ว และความปลอดภัย

ธุรกิจที่ดำเนินการ CRM จากระบบคลาวด์สามารถเพิ่มประสิทธิภาพข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังเพิ่มความเร็วในการประมวลผลข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์หรือการรวม ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ส่วนใหญ่นั้นสร้างขึ้นด้วยการรักษาความปลอดภัยแบบหลายชั้นเช่นกัน ทำให้การตรวจจับภัยคุกคามง่ายขึ้นและช่วยปกป้องข้อมูลของคุณจากแฮกเกอร์ได้ดียิ่งขึ้น

สิ่งที่ต้องจำก่อนการย้าย CRM ของคุณไปยังคลาวด์

มีประโยชน์มากมายในการย้าย CRM ของคุณไปยังคลาวด์ ซึ่งรวมถึงความยืดหยุ่น ความสามารถในการปรับขนาด และความง่ายในการเข้าถึง อย่างไรก็ตาม การย้ายแพลตฟอร์ม CRM ของบริษัทของคุณไปยังระบบคลาวด์อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าทำโดยไม่มีแผนการย้ายถิ่น แต่ด้วยการวางแผนที่ถูกต้องและการดำเนินการที่เหมาะสม กระบวนการย้ายทั้งหมดจึงทำได้ง่ายและรวดเร็ว ดังนั้น โดยไม่ต้องกังวลใจอีกต่อไป นี่คือสิ่งที่ควรจดจำก่อนการย้าย CRM ไปยังคลาวด์:

แจ้งทุกคนในทีม

การโยกย้าย CRM เป็นการเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญที่ส่งผลกระทบต่อทุกคนในสำนักงาน ดังนั้น อย่าเริ่มการย้ายข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทุกคนในทีมทราบก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงใหม่ได้ดี พวกเขายังสามารถได้รับแจ้งหากมีข้อมูลที่จะสูญหายหรือบกพร่องที่จะเกิดขึ้นระหว่างหรือหลังจากการโยกย้ายเสร็จสิ้น อย่าลืมพูดถึงเหตุผลในการย้ายถิ่น ประโยชน์ ข้อเสีย และความรับผิดชอบใหม่ของพนักงานของคุณเมื่อการย้ายข้อมูลเสร็จสิ้น

การย้ายระบบคลาวด์มักจะดำเนินการโดยทีมไอทีภายในของบริษัทของคุณ หรือโดยการว่าจ้างผู้เชี่ยวชาญที่ผ่านการฝึกอบรมหรือบริษัทที่ปรึกษา ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมกับกระบวนการนี้

ตั้งเป้าหมาย

การกำหนดเป้าหมายการย้ายถิ่นของคุณเป็นขั้นตอนที่สำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการย้ายทั้งหมดจะประสบความสำเร็จ คุณต้องสามารถเห็นภาพกำไรที่ธุรกิจของคุณสามารถทำได้โดยการย้ายไปยังระบบคลาวด์ และสามารถวัดผลและจัดทำเอกสารหลังกระบวนการได้

มันคือการปรับปรุงผลการดำเนินธุรกิจหรือไม่? เพื่อเพิ่มความเร็วในการดำเนินงานของคุณ? เพื่อเพิ่มความปลอดภัย? การกำหนดเป้าหมายจะช่วยให้คุณกำหนดเมตริกที่เหมาะสมสำหรับความสำเร็จของกลยุทธ์การย้ายระบบคลาวด์ของคุณ

ตรวจสอบ CRM ต้นทางและเป้าหมาย

ขั้นตอนนี้รวมถึงการระบุการใช้งานที่แน่นอนของ CRM ใหม่ในการดำเนินงานของคุณ นอกจากนี้ คุณควรสร้างสินค้าคงคลังที่สมบูรณ์ของโครงสร้างพื้นฐานที่มีอยู่ของคุณ รวมถึงซอฟต์แวร์ เซิร์ฟเวอร์ และฐานข้อมูล ช่วยให้คุณและทีมเข้าใจว่าต้องย้ายข้อมูลใดบ้าง คุณสามารถเลือกที่จะข้ามพารามิเตอร์ที่ล้าสมัยจาก CRM ที่มีอยู่เดิมของคุณ และรวมเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็นใน CRM บนระบบคลาวด์ของคุณ เมื่อตรวจสอบแหล่งที่มา ให้ลองนึกภาพสินทรัพย์ข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องย้ายไปยังระบบคลาวด์หรือ CRM เป้าหมาย

คำนวณต้นทุน

การย้ายข้อมูลเป็นค่าใช้จ่ายและเวลาและความพยายามอย่างมาก ดังนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีเงินทุนที่จะตกลงกับมัน เมื่อสร้างแผนการย้ายถิ่น ให้ระบุค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณต้องเผชิญ ซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายในการประมวลผล การจัดเก็บข้อมูล เครื่องมือการย้ายข้อมูล การทดสอบ และอื่นๆ

เลือกสภาพแวดล้อมคลาวด์ของคุณ

เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องการอะไร ให้ตัดสินใจเลือกรูปแบบคลาวด์ที่คุณต้องการให้ธุรกิจนำไปใช้ คุณสามารถเลือกรูปแบบคลาวด์ได้หลายประเภท ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ไฮบริดคลาวด์ ไพรเวท คลาวด์ หรือมัลติคลาวด์

แม้ว่าผู้ให้บริการคลาวด์สาธารณะมักจะให้บริการแก่ผู้บริโภคหลายราย แต่ไพรเวทคลาวด์มักจะมีโครงสร้างพื้นฐานเพียงแห่งเดียวที่เป็นของผู้ให้บริการคลาวด์ (มักจะเป็นบริการคลาวด์เฉพาะของบริษัท) ในทางกลับกัน เมฆไฮบริดจะรวมทั้งสองสภาพแวดล้อมเข้าด้วยกัน ในการพิจารณาว่าสิ่งใดเหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ ให้ลองประเมินความต้องการในปัจจุบันและอนาคตของคุณ

เลือกกลยุทธ์การย้ายระบบคลาวด์ของคุณ

ทุกธุรกิจมีโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีของตัวเอง ดังนั้นสิ่งที่ใช้ได้กับธุรกิจอื่นอาจไม่ได้ผลสำหรับคุณ ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจที่คุณมี มีกลยุทธ์การโยกย้ายระบบคลาวด์บางอย่างที่จะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างกลยุทธ์การย้ายข้อมูลทั่วไปบางส่วน: การโฮสต์ใหม่ การปรับแพลตฟอร์มใหม่ การปรับโครงสร้างใหม่ หรือการซื้อซ้ำ

ในการโฮสต์ใหม่ คุณเพียงแค่ย้ายฐานรหัสของคุณไปยังสภาพแวดล้อมคลาวด์ใหม่ การปรับโครงสร้างใหม่เกี่ยวข้องกับการเขียนโค้ดเบสใหม่บางส่วน การจัดโครงสร้างใหม่เป็นการเขียนใหม่ทั้งหมด และการซื้อซ้ำมีค่าใช้จ่ายสูงที่สุด เนื่องจากจำเป็นต้องเปลี่ยนแอปเดิมเอง

วางแผนการหยุดทำงาน

การย้ายถิ่นอาจเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานซึ่งธุรกิจจำนวนมากมักกลัว พวกเขามักจะกำหนดเวลาหยุดทำงานสำหรับกระบวนการนี้เท่านั้น วิธีที่ดีที่สุดในการทำให้การหยุดทำงานไม่ก่อกวนน้อยลงคือการเลือกวันที่ที่มีกิจกรรมทางธุรกิจหรือ CRM น้อยที่สุด ตัวอย่างเช่น ในช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์หรือในวันที่งานมีน้อย (จะแตกต่างกันไปตามธุรกิจและอุตสาหกรรม)

สำรองข้อมูล

อย่าประมาทว่าการสำรองข้อมูลมีประโยชน์เพียงใด โดยเฉพาะเมื่อคุณย้ายข้อมูลธุรกิจจาก CRM หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง การสำรองข้อมูลที่ถูกต้องจะทำให้คุณอุ่นใจได้เมื่อรู้ว่าข้อมูลทั้งหมดของคุณได้รับการบันทึกในกรณีที่เกิดความล้มเหลวระหว่างกระบวนการย้ายข้อมูล ดังนั้น ก่อนเริ่มการย้ายข้อมูล ให้สร้างแผนสำรองกับทีมของคุณ การสำรองข้อมูลจะใช้เวลาตั้งแต่ห้านาทีถึงหลายชั่วโมงทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลและการดำเนินงานของคุณ CRM ที่ดีมากมายในปัจจุบัน เช่น Zoho และ Pipeliner มีความสามารถในการรวมระบบที่น่าทึ่ง ซึ่งสามารถช่วยให้คุณสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดายโดยไม่สูญเสียข้อมูล

เปรียบเทียบโครงสร้าง CRM

ใช้เวลาพอสมควรในการเปรียบเทียบโครงสร้าง CRM ทั้งเก่าและใหม่ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เมื่อเปรียบเทียบ คุณจะพบประโยชน์ที่สำคัญของ CRM ใหม่ที่คุณอาจไม่เคยสังเกตมาก่อน ระบบ CRM ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจมักใช้ระบบคลาวด์และโฮสต์บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ

ทดสอบก่อนการโยกย้าย

เมื่อคุณเตรียมการทั้งหมดข้างต้นเสร็จแล้ว ให้ดำเนินการนำเข้าบางส่วนเพื่อดูข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น คุณยังสามารถทำการทดลองใช้หลายครั้งเพื่อทดสอบแพลตฟอร์มในคลัสเตอร์ข้อมูลต่างๆ การทำการทดสอบจะทำให้คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าหรือปรับแต่งอื่นๆ ที่จำเป็นก่อนที่จะย้ายข้อมูลทั้งหมดไปยัง CRM ใหม่ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของการกำหนดค่าระบบคลาวด์หรือธุรกิจอีคอมเมิร์ซของคุณ คุณจะต้องดำเนินการหลายขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะราบรื่นอย่างสมบูรณ์ในระหว่างกระบวนการขั้นสุดท้าย

คุณพร้อมสำหรับการย้ายระบบ Cloud CRM แล้วหรือยัง

เมื่อคุณเตรียมการทั้งหมดเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาย้าย CRM ของคุณไปยังคลาวด์ การปฏิบัติตามคำแนะนำข้างต้นจะช่วยคุณลดเวลาหยุดทำงานและปัญหาที่ซับซ้อนอื่นๆ ที่อาจส่งผลต่อการย้ายข้อมูลของคุณ โปรดจำไว้ว่า หากทำอย่างถูกต้อง การโยกย้าย CRM บนคลาวด์ของคุณจะไม่เพียงแต่ปรับปรุงความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณ แต่ยังช่วยเพิ่มยอดขายและการเติบโตขององค์กร