รายละเอียดของการบริหารโครงการทั้ง 5 ระยะ

เคยสงสัยไหมว่าทำไมบางโครงการถึงล้มเหลวในขณะที่บางโครงการประสบความสำเร็จ? สิ่งที่แยกโครงการที่ดีออกจากโครงการที่ไม่ดี? คำตอบคือประสิทธิภาพในการบริหารจัดการโครงการ ซึ่งได้รับอิทธิพลจากขั้นตอนต่างๆ ของการจัดการโครงการ

โครงการที่ดำเนินการอย่างดีมีห้าขั้นตอนที่แตกต่างกัน: การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การตรวจสอบ และการปิด สิ่งเหล่านี้หมายถึงขั้นตอนต่างๆ ที่โครงการดำเนินการตั้งแต่ต้นจนจบ การจัดการโครงการเป็นระยะๆ เป็นวิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วเพื่อให้แน่ใจว่าจะเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลาภายในงบประมาณและขอบเขต

แต่ละเฟสมีจุดประสงค์เฉพาะ และห้าขั้นตอนจะต้องเสร็จสิ้นตามลำดับ การจัดการขั้นตอนของโครงการที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้พลาดกำหนดเวลา งบประมาณไม่เพียงพอ หรือโครงการล้มเหลว

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ต้องการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด บล็อกนี้เหมาะสำหรับคุณ เราอธิบายชุดโอกาสที่แตกต่างกันในแต่ละช่วงและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันในแต่ละช่วง แต่ก่อนอื่น มาทำความเข้าใจพื้นฐานของขั้นตอนการจัดการโครงการและความสำคัญกันก่อน

ทำไมคุณควรมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนของโครงการ?

ขั้นตอนต่างๆ ของโครงการทำให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ โดยแบ่งโครงการออกเป็นส่วนๆ ที่เล็กลงและจัดการได้มากขึ้น ซึ่งจะช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและความล่าช้าที่มีค่าใช้จ่ายสูง ซึ่งอาจทำให้โครงการของคุณไม่อยู่ในงบประมาณและกำหนดการโดยประมาณ

นอกจากนี้ ขั้นตอนการจัดการโครงการยังช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมด้วยการชี้แจงบทบาทและความรับผิดชอบ งานและวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนช่วยให้สมาชิกในทีมโครงการของคุณติดตามและทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น

ระยะที่ 1: การเริ่มต้นโครงการ

ระยะโครงการแรกคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการเริ่มต้น ในช่วงเริ่มต้น คุณจะพัฒนาความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ ขอบเขต และเป้าหมายของโครงการ นี่เป็นเวลาที่จะรวมทีมและเริ่มตัดสินใจว่างานจะสำเร็จลุล่วงไปได้อย่างไร

ขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการประกอบด้วยการตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการจัดการโครงการ การสร้างงบประมาณ และการอนุมัติที่จำเป็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อขับเคลื่อนโครงการไปข้างหน้า การเริ่มต้นโครงการเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากเป็นการกำหนดทิศทางและทิศทางของโครงการทั้งหมด คุณต้องเข้าใจวัตถุประสงค์ ขอบเขต และเป้าหมายของโครงการอย่างชัดเจนในระหว่างขั้นตอนนี้ และเพื่อให้สิ่งนั้นเกิดขึ้น คุณต้องมีกฎบัตรโครงการ

กฎบัตรโครงการคือคำแถลงเกี่ยวกับขอบเขต วัตถุประสงค์ ผลงานที่สำเร็จ และผู้เข้าร่วมของโครงการ คุณต้องสร้างหนึ่งเพื่อค้นหาคำตอบสำหรับคำถามเช่น: จุดมุ่งหมายของโครงการคืออะไร? ทำไมคุณควรทำโครงการนี้? ใครทั้งหมดจะมีส่วนร่วมตลอดวงจรชีวิตของโครงการ? กฎบัตรจะให้วิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับโครงการและรับรองว่าสอดคล้องกับเป้าหมายธุรกิจของคุณ

ระยะที่ 2: การวางแผนโครงการ

ขั้นตอนที่สองคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการวางแผนโครงการของคุณ นี่คือเวลาที่คุณใช้ข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมได้ระหว่างขั้นตอนการเริ่มต้น และใช้เพื่อสร้างแผนปฏิบัติการโดยละเอียดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ ขั้นตอนการวางแผนรวมถึงการมอบหมายงาน การพัฒนาแผนการสื่อสาร และการตั้งค่าผลงานหรือเป้าหมายของโครงการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป้าหมายของคุณสำเร็จได้โดยใช้วิธีเฉพาะ วัดได้ สำเร็จได้ เกี่ยวข้อง และทันเวลา (SMART) แนวทางนี้จะช่วยคุณสร้างเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมที่สามารถวัดผลได้ บรรลุได้ เกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณ และมีเวลาจำกัด

CLEAR ซึ่งย่อมาจาก Collaborative, Limited, Emotional, Appreciable และ Refineable เป็นวิธีการกำหนดเป้าหมายที่ขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถใช้ได้ แนวทางนี้ช่วยให้มั่นใจว่าเป้าหมายของคุณเป็นแบบร่วมมือ (แชร์โดยทีม) มีขอบเขตจำกัด อารมณ์ (จูงใจ) เห็นคุณค่า และสามารถปรับปรุงได้ตามต้องการ

ระยะที่ 3: การดำเนินโครงการ

ระยะนี้เน้นที่การนำแผนโครงการของคุณไปปฏิบัติและทำงานให้เสร็จ นี่คือเวลาที่สมาชิกในทีมเริ่มทำงานกับงานที่ได้รับมอบหมายและเริ่มก้าวหน้าไปสู่วัตถุประสงค์ของโครงการ บทบาทของคุณในระหว่างขั้นตอนนี้คือการมอบหมายงานอย่างชาญฉลาด ให้การสนับสนุนและคำแนะนำแก่ทีมของคุณ ตลอดจนติดตามความคืบหน้าเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการยังคงดำเนินต่อไป

เพื่อให้แน่ใจว่างานต่างๆ ดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ ให้มอบหมายงานเหล่านั้นให้กับบุคคลที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมอบหมายงานตามทักษะ ประสบการณ์ และความพร้อมใช้งานของแต่ละคน พร้อมทั้งให้คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำและวิธีที่ควรทำ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและทำให้งานเสร็จสิ้นตามที่คุณต้องการ

ระยะที่ 4: การติดตามและควบคุมโครงการ

ระยะที่สี่เป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดตามโครงการอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ายังคงดำเนินไปตามแนวทาง นี่คือเวลาที่คุณติดตามความคืบหน้าและประสิทธิภาพของทีมโครงการอย่างใกล้ชิด และเปรียบเทียบกับแผนเดิม

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะยึดตามแผนเดิม ให้ระบุปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญของโครงการ (CSF)—เช่น ปัจจัยที่สำคัญสำหรับการกำหนดความสำเร็จของโครงการของคุณ—รวมถึงตัวชี้วัดประสิทธิภาพหลัก (KPI)—เช่น ตัวชี้วัดที่ใช้ในการประเมินประสิทธิภาพของโครงการ

CSF เป็นชุดของเงื่อนไขที่ต้องปฏิบัติตามเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ในขณะที่ KPI เป็นตัวชี้วัดที่วัดว่า CSF เป็นไปตามหรือไม่ ตัวอย่างเช่น CSF สำหรับโครงการพัฒนาเว็บไซต์สามารถเปิดเว็บไซต์ได้ตรงเวลา ในขณะที่ KPI ของโครงการสามารถทำงานให้เสร็จตามจำนวนที่กำหนดไว้ต่อสัปดาห์

ระยะที่ 5: การปิดโครงการ

ขั้นตอนที่ห้าและขั้นสุดท้ายไม่มีอะไรเลยนอกจากการสรุปโครงการและมัดปลายหลวม ๆ ในขั้นตอนนี้ คุณจะสร้างรายงานขั้นสุดท้ายที่บันทึกโครงการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบ รายงานนี้ควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลลัพธ์ บทเรียนที่ได้รับ และข้อมูลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

จัดการขั้นตอนของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

การจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจไม่ว่าเล็กหรือใหญ่ ขั้นตอนการจัดการโครงการทั้งห้านี้จะช่วยให้มั่นใจว่าโครงการของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างดี เป็นไปตามแผน และดำเนินไปอย่างราบรื่นตั้งแต่ต้นจนจบ

อย่าลืมว่าต้องยืดหยุ่นและปรับตัวได้ เนื่องจากสิ่งที่คุณไม่ได้วางแผนไว้ (เช่น การเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดของโครงการ งบประมาณ หรือปัญหาอื่นๆ ที่ไม่คาดฝัน) สามารถเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา และที่สำคัญอย่าลืมฉลองความสำเร็จเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์