คำแนะนำขั้นสูงสุดสำหรับการย้าย PBX ของคุณไปยัง VoIP

“เราต้องการทำสิ่งต่างๆ อย่างช้าๆ โดยมีปัญหาทางเทคโนโลยีมากมาย โดยใช้เวลาหลายชั่วโมงในการรับสายลูกค้าหรือแก้ไขปัญหาพื้นฐานของพวกเขา”

…กล่าวว่าไม่มีธุรกิจเลย

เมื่อลูกค้าให้ความไว้วางใจและเงินกับธุรกิจของคุณ พวกเขาก็คาดหวังสิ่งที่ตรงกันข้าม และนั่นคือสิ่งที่บริษัทที่ยิ่งใหญ่ ทั้งธุรกิจขนาดเล็กและ องค์กร ต่างพยายามจะมอบให้พวกเขา

แต่วิธีการทำงานของธุรกิจเหล่านั้นในปัจจุบัน ซึ่งมักจะผสมผสานการทำงานในสำนักงานเข้ากับแนวทางระยะไกลและแบบผสมผสาน ถือเป็นความท้าทายด้านการสื่อสารทางธุรกิจอย่างแท้จริง

คุณจะมั่นใจได้อย่างไรว่าการสื่อสารทั้งภายในและกับลูกค้ายังคงดำเนินไปอย่างราบรื่นและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ด้วยระบบโทรศัพท์ PBX แบบเดิมๆ คุณไม่สามารถทำได้ แต่ด้วย PBX บนระบบคลาวด์ ท้องฟ้ามีขีดจำกัดเพราะคุณสามารถกำหนดรูปแบบให้ตรงกับความต้องการของธุรกิจและสไตล์การทำงานของคุณได้

หากคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยน PBX เป็นระบบโทรศัพท์ VoIP คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ

เหตุใดธุรกิจจึงเปลี่ยนระบบ PBX

Private Branch Exchange ( PBX ) ดำเนินการบนเครือข่ายโทรศัพท์ภายในของบริษัท มันทรงพลัง โดยจะจัดการการโทรเข้าและออกจากโลกภายนอก และมีคุณสมบัติต่างๆ เช่น การทักทายที่กำหนดเองและการกำหนดเส้นทางการโทร

แต่การตั้งค่า PBX มีข้อจำกัดที่สำคัญ ยิ่งคุณเป็นธุรกิจที่เคลื่อนไหวเร็ว ยืดหยุ่น และทันสมัยมากเท่าไร อุปสรรคที่ PBX แบบเดิมก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ต่อไปนี้คือสิ่งที่ทำให้ระบบโทรศัพท์ภายในองค์กรของคุณยุ่งยาก:

• ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งสูง: อุปกรณ์ การติดตั้ง และพื้นที่ เช่น ห้องเซิร์ฟเวอร์ ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูง การตั้งค่า PBX มีค่าใช้จ่ายประมาณ 1,000 เหรียญสหรัฐฯ สำหรับผู้ใช้แต่ละราย รวมค่าฮาร์ดแวร์ด้วย
• ความท้าทายในการบำรุงรักษา: คุณต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่โทรติดต่อหรือภายในองค์กรเพื่อแก้ไขปัญหา ค่าใช้จ่ายต่อเนื่องของระบบ PBX อาจสูงถึง 100 ดอลลาร์ต่อเดือนสำหรับผู้ใช้แต่ละคน
• ความสามารถในการปรับขนาด ความยืดหยุ่น และตัวเลือกการอัปเกรดที่จำกัด: ผู้ใช้ใหม่แต่ละรายจำเป็นต้องเพิ่มสายโทรศัพท์จริง และการเปิดสถานที่หรือสำนักงานใหม่ถือเป็นความพยายามที่ยิ่งใหญ่และมีค่าใช้จ่ายสูง
• การพึ่งพาโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพ: การเปลี่ยนแปลงหลายอย่างที่คุณต้องการทำกับระบบโทรศัพท์ PBX ของคุณจำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญ รวมถึงการหยุดทำงานที่อาจเกิดขึ้น
• ขาดการผสานรวมกับเครื่องมือทางธุรกิจสมัยใหม่: ต้องการผสานรวมกับ CRM เครื่องมือการสัมมนาผ่านเว็บ หรือแอปแชทเป็นทีมหรือไม่ โชคยาก.

วิธีที่ดีกว่า? แนวทาง การสื่อสารแบบครบวงจร ที่สามารถทำได้ทั้งหมด โทรศัพท์ธุรกิจ อีเมล วิดีโอ และการทำงานร่วมกันในที่เดียวและบนอุปกรณ์ใดก็ได้

ข้อดีของการเลือกบริการโทรศัพท์ VoIP

การไปตามเส้นทางบนคลาวด์จะทำให้ทุกอย่างเกี่ยวกับระบบโทรศัพท์ธุรกิจของคุณดีขึ้น รวมถึง:

ความสามารถในการปรับขนาดและความยืดหยุ่น

ความต้องการทางธุรกิจของคุณสำหรับสายโทรศัพท์เปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลาหรือไม่? ลองนึกถึง: การเพิ่มสายโทรศัพท์ใหม่สำหรับพนักงานใหม่ ขยายขีดความสามารถของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ในช่วงวันหยุดและลดจำนวนลงหลังจากนั้น หรือเปิดสำนักงานและสำนักงานชั่วคราวหรือถาวรแห่งใหม่

ด้วย Cloud PBX คุณไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานทางกายภาพเพิ่มเติม สายทองแดงใหม่ หรือที่ปรึกษาในพื้นที่ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่ปรับแต่งแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบระบบโทรศัพท์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถปรับขนาดระบบโทรศัพท์ของคุณได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ไม่ใช่เป็นสัปดาห์

ประหยัดต้นทุน

ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าของโฮสต์ PBX นั้นต่ำจนไม่มีเลย เนื่องจากฮาร์ดแวร์เพียงอย่างเดียวที่คุณต้องการคือเราเตอร์อินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น แล็ปท็อปและสมาร์ทโฟน ไม่ใช่ห้องเซิร์ฟเวอร์ขนาดใหญ่หรือโทรศัพท์อะนาล็อก การใช้โทรศัพท์ IP กับระบบของคุณอาจเป็นสิ่งที่ดี แต่ก็เป็นทางเลือก

นอกจากนี้ คุณจะชำระค่าสมัครสมาชิกรายเดือนที่เสถียรและคาดการณ์ได้ ซึ่งอาจต่ำเพียง 25 ดอลลาร์ต่อเดือนต่อผู้ใช้ และผู้ให้บริการ VoIP ของคุณจะจัดการการบำรุงรักษาที่จำเป็น ใช้งานง่ายและคุ้มค่า

บทความที่เกี่ยวข้อง

VoIP สำหรับธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเท่าไรในปี 2566?

คุณสมบัติขั้นสูงและการบูรณาการ

จนถึงตอนนี้ คุณอาจพอใจกับการโทรแบบธรรมดา แต่ VoIP เพิ่มพลังให้กับพวกเขาด้วยฟีเจอร์การโทร เช่น ข้อความเสียงถึงอีเมล การต่อสายตรงอัตโนมัติ การบันทึกการโทร การจัดการการโทรขั้นสูง การกำหนดเส้นทาง และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีโบนัสช่องทางเพิ่มเติม เช่น การประชุมทางวิดีโอและการส่งข้อความ SMS

นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณ รวม ระบบโทรศัพท์เข้ากับเครื่องมืออันทรงพลังที่คุณใช้อยู่แล้ว เช่น แพลตฟอร์มโปรแกรมช่วยเหลือ เครื่องมือ CRM หรือแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน แทนที่จะกระโดดจากเครื่องมือหนึ่งไปอีกเครื่องมือหนึ่งเพื่อบันทึกการสนทนากับลูกค้า ทุกอย่างจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

ความคล่องตัวและการทำงานระยะไกล

คุณมีพนักงานที่ทำงานจากที่บ้านหรือเดินทางเป็นประจำหรือไม่? VoIP ช่วยให้ทุกคนในธุรกิจของคุณสามารถเข้าถึงระบบโทรศัพท์ของคุณได้ทุกที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

ต้องขอบคุณ ซอฟต์โฟน : แอพมือถือที่ให้คุณโทรออกและรับสายจากหมายเลขโทรศัพท์ธุรกิจของคุณ

ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถพูดคุยกับลูกค้าหรือทำงานร่วมกันภายในได้โดยไม่เกิดความขัดแย้ง

ความน่าเชื่อถือและสถานะการออนไลน์

ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์มีความปลอดภัยและเชื่อถือได้ ตัวอย่างเช่น เครือข่าย ของ Nextiva อาศัยศูนย์ข้อมูลระดับผู้ให้บริการหลายแห่ง หากมีปัญหาเกิดขึ้นกับศูนย์ใดศูนย์หนึ่ง ก็จะมีศูนย์อื่นๆ อยู่ที่นั่น ดังนั้นระบบโทรศัพท์ของคุณจึงสามารถทำงานได้อย่างราบรื่นต่อไป

การเข้ารหัสการโทร มาตรฐานความปลอดภัยสูงสุด และการตรวจสอบตลอดเวลาเป็นสิ่งที่รับประกันความพร้อมใช้งาน 99.999% ด้วย VoIP คุณจะไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวกับลูกค้าของคุณ

รายการตรวจสอบการย้าย PBX ขั้นสูงสุด

แผนการเปลี่ยน PBX ที่ประสบความสำเร็จประกอบด้วยสี่ขั้นตอน:

• ขั้นตอนที่ 1: การวางแผนก่อนการย้ายถิ่น
• ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมการทางเทคนิค
• ขั้นที่ 3: การย้ายถิ่น
• ขั้นที่ 4: หลังการโยกย้าย

เราครอบคลุมทุกขั้นตอนที่คุณต้องดำเนินการในแต่ละขั้นตอนเพื่อการเปลี่ยนจากระบบโทรศัพท์ PBX ของคุณเป็นระบบ Voice over IP บนคลาวด์ได้อย่างราบรื่น

ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนระบบโทรศัพท์ก่อนการย้ายข้อมูล

ในขั้นตอนการวางแผน มีงานสำคัญสามงานที่คุณต้องทำให้สำเร็จ คุณอาจมีจุดเริ่มต้นในการอัพเกรดระบบโทรคมนาคมของบริษัทของคุณอยู่แล้ว

แสดงรายการข้อกำหนดที่คุณต้องการจากระบบโทรศัพท์ของคุณ

หากต้องการเลือก บริการโทรศัพท์ทางธุรกิจ ที่เหมาะกับคุณ ให้เริ่มต้นด้วยรายการสิ่งที่คุณต้องการ เพื่อให้คุณสามารถจับคู่กับผู้ให้บริการที่นำเสนอคุณสมบัติเหล่านั้นได้ในภายหลัง

• จำนวนสายและหมายเลขต่อพ่วง: คุณมีพนักงานกี่คนที่ต้องใช้สายโทรศัพท์เป็นของตัวเอง แล้วแผนกต่างๆ และหมายเลขต่อสายโทรศัพท์เฉพาะของแต่ละแผนกล่ะ?
• คุณสมบัติการสื่อสารที่ต้องมี: พิจารณานาทีในประเทศและต่างประเทศ, โทรศัพท์ HD, การต่อสายตรงอัตโนมัติ, การกำหนดเส้นทางการโทร, คุณสมบัติข้อความเสียง, การกรองและบันทึกการโทร, การโอนสาย และเพลงพักสายแบบกำหนดเอง
• การรวมเครื่องมือทางธุรกิจ: แสดงรายการประเภทของเครื่องมือและผู้ให้บริการเฉพาะที่คุณต้องการรวมเข้ากับระบบโทรศัพท์ใหม่ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการบูรณาการ CRM โปรดทราบว่านั่นคือ Salesforce, HubSpot หรืออย่างอื่น ใช้แนวทางเดียวกันกับโปรแกรมช่วยเหลือ ประสิทธิภาพการทำงาน และเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

กำหนดงบประมาณและค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องเสีย

การย้ายไปยังระบบโทรศัพท์บนคลาวด์หรือที่เรียกกันว่าการตั้งค่านั้นไม่ใช่ค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงจากช่างเทคนิค สำหรับผู้ให้บริการส่วนใหญ่ สิ่งที่คุณต้องมีคือผู้จำหน่ายของคุณเพื่อแจ้งรายละเอียดบัญชีของคุณและโอนหมายเลขที่มีอยู่หรือสร้างหมายเลขใหม่

หากคุณยังไม่มีสิ่งเหล่านี้ สิ่งที่อาจเพิ่มใน ค่าใช้จ่าย VoIP ของคุณมีดังนี้: การเชื่อมต่อบรอดแบนด์ที่มีคุณภาพ พอร์ตอีเทอร์เน็ต อะแดปเตอร์ และโทรศัพท์ IP (หากคุณต้องการ)

ณ จุดนี้ ใช้เวลาสักครู่เพื่อประเมินจำนวนเงินที่คุณจ่ายไปแล้วอย่างต่อเนื่องสำหรับระบบโทรศัพท์ PBX ของคุณ ซึ่งอาจอยู่ที่ประมาณ 100 ดอลลาร์สหรัฐฯ ต่อผู้ใช้ในแต่ละเดือน รวมถึงการบำรุงรักษาและฮาร์ดแวร์ตามปกติที่คุณต้องเปลี่ยนเมื่อเวลาผ่านไป

เปรียบเทียบกับค่าบริการ VoIP ที่ผู้ให้บริการ VoIP ส่วนใหญ่เรียกเก็บเงินคุณเป็นรายเดือนต่อผู้ใช้ โดยทั่วไปจะอยู่ที่ 30 ถึง 50 ดอลลาร์สำหรับชุดฟีเจอร์ที่หลากหลาย

ใช้ข้อมูลนี้เพื่อประมาณค่าใช้จ่ายล่วงหน้าและงบประมาณรายเดือนที่คุณต้องการ

ค้นคว้าและเลือกผู้ให้บริการในอุดมคติของคุณ

ทำการวิจัยเพื่อค้นหาผู้ให้บริการที่ตรงกับความต้องการและงบประมาณของคุณ

คุณจะพบตัวเลือกที่ดีที่สุดในตลาดคือไซต์รีวิว เช่น GetVoIP, G2 และ Trustpilot วิเคราะห์เว็บไซต์ของผู้ให้บริการแต่ละรายและคำนึงถึง:

• คุณสมบัติที่นำเสนอ: รวมถึงคุณสมบัติที่จำเป็นและส่วนเสริมเสริม
• ราคา: ราคา จะเปลี่ยนแปลงอย่างไรตามฟีเจอร์ที่คุณต้องการ ความถี่ในการชำระเงินที่คุณเลือก และจำนวนผู้ใช้ที่คุณมี
• หมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่: ไม่ว่าพวกเขาจะโอนหมายเลขปัจจุบันของคุณเพื่อให้คุณสามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่
• SLA: ข้อตกลงระดับการให้บริการของผู้ให้บริการและเวลาทำงานโดยเฉลี่ย

สุดท้าย วิเคราะห์บทวิจารณ์จากลูกค้าที่คล้ายกับคุณ — จากอุตสาหกรรมเดียวกัน ขนาดใกล้เคียงกัน และมีความต้องการที่เทียบเคียงได้กับคุณ — เพื่อจำกัดการเลือกผู้ให้บริการ VoIP ให้แคบลง

บทความที่เกี่ยวข้อง

รีวิว Nextiva: บทวิจารณ์จากลูกค้าที่ได้รับการยืนยันมากกว่า 8,400 รายการบอกว่าอย่างไร

ขั้นตอนที่ 2: การเตรียมเครือข่ายและสภาพแวดล้อม

สิ่งสำคัญในขั้นตอนการเตรียมการทางเทคนิคมีดังนี้:

ดำเนินการประเมินเครือข่าย

ระบบโทรศัพท์ VoIP ของคุณจะไม่ทำงานหากไม่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต และไม่ใช่เพียงทุกประเภท คุณต้องมีการเชื่อมต่อบรอดแบนด์ความเร็วสูงที่ความเร็วอย่างน้อย 100 kbps สำหรับแต่ละสายโทรศัพท์ อัพโหลด และดาวน์โหลด

นี่อาจเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตที่มีคุณภาพส่วนใหญ่ แต่ใช้เวลาตรวจสอบกับผู้ให้บริการโทรคมนาคมของคุณเกี่ยวกับจำนวนสายโทรศัพท์ที่คุณต้องการในขณะนี้และจำนวนที่คุณอาจเพิ่มขึ้นในอนาคต

นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ Quality of Service (QoS) ซึ่งเป็นวิธีการที่จัดลำดับความสำคัญของการรับส่งข้อมูลเครือข่ายที่ส่งผ่านเราเตอร์ VoIP อาจประสบปัญหาความแออัดและ ความกระวนกระวายใจ ของเครือข่าย ทำให้เกิดเสียงสะท้อน ความล่าช้า และสายหลุด

คุณจะต้องให้การตั้งค่าของคุณจัดลำดับความสำคัญของการรับส่งข้อมูลเสียง นี่คือสิ่งที่คุณต้องรู้:

ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง

ทุกการโทรไม่ว่าจะกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงาน จะต้องได้รับการเข้ารหัส มิฉะนั้น คุณอาจทำให้ธุรกิจของคุณเสี่ยงต่อการละเมิดข้อมูล ฟิชชิ่ง สแปม และมัลแวร์ และทำให้ความไว้วางใจจากลูกค้าลดลง

มาตรการ รักษาความปลอดภัย VoIP ที่สำคัญ ได้แก่ การปฏิบัติตาม SOC 2 (เพื่อความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย ความพร้อมใช้งาน และความสมบูรณ์ของข้อมูล) การปฏิบัติตาม PCI (สำหรับการชำระเงินด้วยบัตร) และ ISO/IEC 20071 (สำหรับภัยคุกคามด้านความปลอดภัย)

คุณต้องมีการเข้ารหัสการโทรด้วยมาตรฐาน เช่น Transport Layer Security และ Secure Real-Time Transport Protocol ซึ่งปกป้องการโทรทั้งหมดของคุณจากการสกัดกั้น

และหากคุณทำงานกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเป็นพิเศษ เช่น ข้อมูลผู้ป่วย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ให้บริการที่คุณเลือกนั้นเป็นไปตามข้อกำหนด HIPAA

ทดสอบทุกการรวมระบบที่คุณต้องการใช้

ในขั้นตอนการวางแผน คุณได้ระบุเครื่องมือที่คุณต้องการรวมบริการ VoIP ของคุณเข้าด้วยกัน ตอนนี้ถึงเวลานำการบูรณาการเหล่านั้นไปทดสอบแล้ว

ตัวอย่างเช่น หากคุณผสานรวมบริการโทรศัพท์ของคุณเข้ากับ CRM เช่น HubSpot ให้ทดสอบว่าข้อมูลจากผู้ให้บริการ VoIP ของคุณเข้าสู่ HubSpot ได้อย่างราบรื่นและในทางกลับกันหรือไม่ ถ้าไม่เช่นนั้น ให้พูดคุยกับผู้ให้บริการของคุณเพื่อสำรวจการแก้ไขและตรวจสอบว่าอาจเป็นปัญหาในระยะยาวหรือไม่

คุณต้องการให้แน่ใจว่าทุกอย่างทำงานได้อย่างราบรื่น เพื่อที่คุณจะได้พึ่งพาผู้ให้บริการของคุณได้เป็นเวลาหลายปีต่อจากนี้

ขั้นตอนที่ 3 การตั้งค่าระบบโทรศัพท์

ขั้นตอนการโยกย้ายนั้นอยู่ในทางเทคนิคแล้วอยู่นอกรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ ซึ่งเป็นขั้นตอนที่ผู้ให้บริการของคุณจะจัดการให้คุณ

ถึงกระนั้น มันก็คุ้มค่าที่จะรู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นข้างหน้า กระบวนการสำคัญเหล่านี้จะเกิดขึ้นในขั้นตอนนี้ของกระบวนการเปลี่ยน PBX ของคุณ

สำรองข้อมูลการกำหนดค่า PBX ข้อความเสียง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณ

คุณคงไม่อยากเริ่มต้นใหม่กับระบบการสื่อสารใหม่ของคุณ

ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการรู้ว่ามีหมายเลขโทรศัพท์ บันทึก ข้อความเสียง การตั้งค่าอยู่แล้ว เพียงแต่กลับพบว่าคุณไม่มีมันอีกต่อไปแล้ว

สถานการณ์ดังกล่าวทำให้งานของคุณช้าลง ทำให้ลูกค้าของคุณรอการสนับสนุนของคุณนานขึ้น และทำให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องหงุดหงิด

บันทึกการกำหนดค่า PBX ที่มีอยู่ของคุณให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องคาดเดาในภายหลัง นั่นเป็นเหตุผลที่ผู้ให้บริการที่แข็งแกร่งจะรับรองว่าคุณสามารถเริ่มต้นและดำเนินการได้จากจุดที่คุณค้างไว้ด้วยการตั้งค่า PBX ก่อนหน้านี้

ย้ายหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณไปยังบริการโทรศัพท์ใหม่

การย้ายหมายเลข คือกระบวนการโอนหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ระหว่างผู้ให้บริการรายเดิมและผู้ให้บริการไปยังหมายเลขใหม่

สำหรับคุณ นั่นหมายถึงคุณจะต้องพิสูจน์ว่าคุณเป็นเจ้าของหมายเลขที่คุณต้องการโอน ผู้เชี่ยวชาญด้านการย้ายของผู้ให้บริการของคุณจะทำงานร่วมกับผู้ให้บริการเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะย้ายอย่างถูกต้อง

พูดคุยกับผู้ให้บริการของคุณเพื่อทดสอบหมายเลขที่มีอยู่ของคุณหลังจากที่ย้ายแล้ว เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขนั้นใช้งานได้และทำงานได้อย่างไร้ที่ติ คุณต้องแน่ใจว่าลูกค้าจะไม่พบกับทางตันเมื่อติดต่อคุณ

บทความที่เกี่ยวข้อง

การโทรเข้าโดยตรง (DID) คืออะไร และฉันต้องการหรือไม่

ตั้งค่าการกำหนดค่าระบบให้ตรงกับความต้องการและขั้นตอนการทำงานของคุณ

ตรวจสอบอีกครั้งว่าระบบโทรศัพท์ของคุณได้รับการตั้งค่าอย่างไร และตรงกับสิ่งที่คุณต้องการหรือไม่

ซึ่งอาจรวมถึง:

• รูปแบบการกำหนดหมายเลขส่วนขยาย สำหรับแต่ละสถานที่หรือแผนก
• หมายเลขโทรฟรี สำหรับลูกค้าที่ไม่ใช่คนในพื้นที่ในตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ที่สำคัญ
• การกำหนดเส้นทางการโทรขั้นสูง และขั้นตอนการโทรตามเวลาทำการ เมนู ส่วนขยาย หรือแผนก
• กล่องข้อความเสียง รวมถึงคำทักทาย การส่งต่อ ข้อความเสียงไปยังอีเมล และข้อความเสียงเป็นข้อความ
• เพลงที่กำหนดเอง สำหรับผู้โทรที่ถูกพักสาย ในคิว หรือกำลังโอนสาย

นี่คือวิธีที่คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณจะสามารถเริ่มต้นระบบโทรศัพท์ใหม่ของคุณได้ตั้งแต่วันแรก โดยไม่มีปัญหาหรือความหงุดหงิดของลูกค้า

ฝึกอบรมและส่งเสริมพนักงานของคุณ

เครื่องมือทางธุรกิจที่ดีที่สุดคือเครื่องมือที่คุณใช้อยู่เป็นประจำ

นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องแน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีความพร้อมและสะดวกสบายในการใช้ระบบโทรศัพท์ใหม่ของคุณ

มีสองวิธีสำคัญในการรับรองสิ่งนี้:

• ดำเนินเซสชันการฝึกอบรมที่มุ่งเน้น ซึ่งเน้นคุณลักษณะและฟังก์ชันที่สำคัญของโทรศัพท์และแอปใหม่ของคุณ เมื่อพนักงานรู้ว่าระบบของคุณมีความสามารถอะไร พวกเขาก็จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากระบบและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
• ให้สิทธิ์เข้าถึงฐานความรู้ ของแหล่งข้อมูล คำแนะนำ และบทช่วยสอนเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต พึ่งพาผู้ให้บริการของคุณสำหรับสิ่งนี้ — ตัวอย่างเช่น ศูนย์สนับสนุนของ Nextiva เต็มไปด้วยวิดีโอและคำแนะนำสำหรับฟีเจอร์ อุปกรณ์ และเป้าหมายที่แตกต่างกัน

ขั้นตอนที่ 4: การเปิดตัวระบบโทรศัพท์ VoIP หลังการย้ายข้อมูล

สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ต้องทำครั้งสุดท้ายของคุณเมื่อการย้าย PBX เสร็จสิ้น:

ทดสอบคุณสมบัติการจัดการการโทรอย่างละเอียด

มอบทุกสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณด้วยบริการโทรศัพท์ใหม่ของคุณเพื่อทำการทดสอบอย่างละเอียด

ซึ่งอาจรวมถึง:

• การโทร ออก พร้อมกันเพื่อให้แน่ใจว่าเสียงคมชัดและมีคุณภาพแม้ในช่วงเวลาที่ยุ่งวุ่นวาย
• การโทรไป ยังหมายเลขต่อและหมายเลขโทรศัพท์ที่แตกต่างกันในเวลาต่างๆ กันเพื่อตรวจสอบว่าการโทรทำงานตามที่คาดไว้
• ตรวจสอบ ว่าการรวมเครื่องมือทางธุรกิจทำงานได้ทั้งสองทิศทาง
• ออกจาก ข้อความเสียงทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่ากล่องจดหมายเสียงและการส่งต่อของคุณใช้งานได้
• ทดสอบการโทร เพื่อยืนยันว่าทำงานได้อย่างถูกต้อง

ตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบและเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อจำเป็น

ทำการทดสอบประสิทธิภาพเป็นประจำ เช่น การทดสอบความเร็ว เพื่อสร้างเงื่อนไขที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการโทรด้วยเสียงคุณภาพสูง ปัญหาเครือข่าย แบนด์วิธต่ำกว่าที่คาดไว้ หรือการตั้งค่าเครือข่ายที่น้อยกว่าที่ควรอาจส่งผลต่อประสบการณ์ของลูกค้า

ด้วย การทดสอบความเร็วของ Nextiva คุณสามารถตรวจสอบ:

• เวลาแฝง
• ความเร็วในการดาวน์โหลดและอัพโหลด
• การสูญเสียแพ็คเก็ต
• กระวนกระวายใจ

หากคุณเห็นความเร็วน้อยกว่าอย่างน้อย 100 kbps สำหรับแต่ละสายโทรศัพท์, แพ็กเก็ตสูญหายมากกว่า 0%, ping มากกว่า 70 ms หรือกระวนกระวายใจมากกว่า 70 ms คุณควรติดต่อผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตของคุณ นอกจากนี้ การตรวจสอบการกำหนดค่า QoS ของคุณยังมีประโยชน์อีกด้วย

รวบรวมคำติชมเกี่ยวกับระบบใหม่จากพนักงาน

ขอคำติชมจากพนักงานในเชิงรุกเกี่ยวกับระบบใหม่และประสบการณ์ของพวกเขากับระบบ

ส่งแบบสำรวจพร้อมคำถามเช่น:

• คุณเคยใช้ฟีเจอร์ใดบ้าง?
• คุณใช้ฟังก์ชันใดบ้างในแต่ละวัน?
• คุณเคยประสบปัญหาหรือความท้าทายกับระบบโทรศัพท์ใหม่หรือไม่?
  • หากเป็นเช่นนั้น คุณสามารถแก้ปัญหาด้วยตนเองและ/หรือด้วยความช่วยเหลือจากทีมสนับสนุนของผู้ให้บริการได้หรือไม่
• คุณขาดความสามารถของระบบโทรศัพท์ตั้งแต่ก่อนการย้ายข้อมูลหรือไม่?
• คุณสามารถดำเนินการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและราบรื่นเป็นประจำได้หรือไม่?

ใช้คำตอบเหล่านี้เพื่อพัฒนาศักยภาพในการปรับปรุง และสร้างแบบสำรวจในอนาคตหลังจากเวลาผ่านไปนานขึ้น

ตรวจสอบการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจากผู้ให้บริการของคุณไปยังพนักงานทุกคน

ผู้ให้บริการ VoIP สำหรับธุรกิจ ของคุณควรให้การสนับสนุนอย่างดีโดยที่คุณไม่ต้องกังวลว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องประสบปัญหาในการให้บริการ

ในระหว่างการฝึกอบรมและอย่างต่อเนื่อง ให้แจ้งทีมของคุณอย่างชัดเจนถึงวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าถึงการสนับสนุนและมาตรฐานที่คาดหวังจากการสนับสนุน

ผู้ให้บริการที่ดีที่สุดต้องแน่ใจว่าคุณพอใจกับบริการของพวกเขาเสมอ ไม่ใช่แค่ระหว่างการตั้งค่าและการเริ่มต้นใช้งานเท่านั้น ฝ่ายสนับสนุนลูกค้าควรสะท้อนถึงสิ่งนั้น

แนวทางการสนับสนุนลูกค้าของ Nextiva เรียกว่า Amazing Service — เรามั่นใจว่าเทคโนโลยีของเราใช้งานได้จริง แต่ถ้าคุณต้องการติดต่อเรา เราจะดูแลทุกอย่าง

การบริการ white-glove อย่างต่อเนื่องคือวิธีที่ ลูกค้าของเรา สามารถคว้าชัยชนะครั้งแล้วครั้งเล่า

รายการตรวจสอบการย้าย PBX ไปยัง VoIP

ขั้นตอนที่ 1 การวางแผนการย้าย PBX

• แสดงรายการทุกสิ่งที่คุณต้องการจากระบบโทรศัพท์ของคุณ
• กำหนดงบประมาณและค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องเสีย
• ค้นคว้าและเลือกผู้ให้บริการในอุดมคติของคุณ

ขั้นตอนที่ 2 การเตรียมเครือข่ายและสภาพแวดล้อม

• ดำเนินการประเมินเครือข่าย
• ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้อง
• ทดสอบทุกการรวมระบบที่คุณต้องการใช้

ขั้นตอนที่ 3 การตั้งค่าระบบโทรศัพท์

• สำรองข้อมูลการกำหนดค่า PBX ข้อความเสียง และข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของคุณ
• ย้ายหมายเลขโทรศัพท์ที่มีอยู่ของคุณไปยังบริการโทรศัพท์ใหม่
• ตั้งค่าการกำหนดค่าระบบในลักษณะที่ตรงกับความต้องการและขั้นตอนการทำงานของคุณ
• ฝึกอบรมและเสริมศักยภาพสมาชิกในทีมของคุณ

ขั้นตอนที่ 4 การเปิดตัวระบบโทรศัพท์ VoIP

• ทดสอบทุกคุณสมบัติการจัดการการโทรอย่างละเอียด
• ตรวจสอบประสิทธิภาพของระบบและเพิ่มประสิทธิภาพเมื่อจำเป็น
• รวบรวมคำติชมเกี่ยวกับระบบใหม่จากพนักงาน
• ตรวจสอบการสนับสนุนอย่างต่อเนื่องจากผู้ให้บริการของคุณ

การโยกย้ายโทรคมนาคมทำได้ง่ายด้วย Nextiva

ธุรกิจที่ชาญฉลาดและมีความทะเยอทะยานรู้ว่าเวลาสำหรับระบบ PBX แบบเก่าของพวกเขากำลังจะหมดลงแล้ว พวกเขาปรารถนาบริการโทรศัพท์ที่ทันสมัยและยืดหยุ่นซึ่งจะเติบโตและปรับให้เข้ากับความต้องการของพวกเขา

รับข้อมูลจาก Shelby American เมื่อพวกเขาย้ายระบบโทรศัพท์ PBX ไปยังคลาวด์ พวกเขาต้องการปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ปรับปรุงการสื่อสารในทีม และลดความซับซ้อนของฟังก์ชันผู้ดูแลระบบทั่วไป

การโยกย้าย PBX ของบริษัท รวดเร็วและราบรื่น และสายที่พวกเขาไว้วางใจอย่างมากเพื่อให้ธุรกิจดำเนินไปได้อย่างราบรื่น แม้ท่ามกลางความต้องการของลูกค้าที่เพิ่มขึ้นก็ตาม

นั่นคือกุญแจสำคัญ: การเลือกผู้ให้บริการที่จะช่วยคุณเปลี่ยนระบบ PBX ของคุณโดยแนะนำคุณในทุกขั้นตอน

คุณจะได้รับสิ่งนั้นเมื่อคุณเลือก บริการโทรศัพท์ธุรกิจ ของ Nextiva คุณจะทิ้งปัญหา PBX ของคุณไว้ในอดีต และสื่อสารอย่างชาญฉลาดมากขึ้นทั้งในปัจจุบันและอนาคต