ข้อดี 5 อันดับแรกของบริการบัญชีเงินเดือน

ค้นพบว่าทำไมคุณควรจ้างผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนสำหรับธุรกิจของคุณ

การจ้างพนักงานใหม่อาจเป็นเหตุการณ์สำคัญที่น่าตื่นเต้นสำหรับทุกธุรกิจ หมายความว่าบริษัทของคุณกำลังเติบโต แต่ก็หมายความว่าคุณต้องทำบัญชีเงินเดือนด้วย ไม่ว่าคุณจะมีพนักงานเพียงไม่กี่คนหรือทั้งทีม การทำตามตารางการจ่ายเงินเดือนอาจต้องใช้เวลาและเพิ่มความซับซ้อนให้กับตารางงานที่ยุ่งอยู่แล้วของคุณ

การจ่ายเงินเดือนผิดอาจมีค่าใช้จ่ายสูง หากคุณจ่ายผิดทั้งหมด ธุรกิจของคุณอาจต้องเสียภาษี FICA มากขึ้น ข้อผิดพลาดในบัญชีเงินเดือนอาจหมายความว่าคุณต้องจ่ายค่าปรับให้กับ IRS กรมสรรพากรเรียกเก็บค่าปรับเกือบ 7 พันล้านดอลลาร์ในปี 2564 เพียงปีเดียว ^{[ 1 ]} บทลงโทษเหล่านี้ไม่ได้เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินเดือนทั้งหมด แต่กรมสรรพากรประเมินว่าประมาณหนึ่งในสามของนายจ้างทำผิดพลาดในบัญชีเงินเดือนในแต่ละปี

การจ้างบริการบัญชีเงินเดือนอาจเป็นทางออกสำหรับธุรกิจของคุณ หากคุณสงสัยว่าผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนสามารถทำอะไรให้กับธุรกิจของคุณได้ และประโยชน์ของการว่าจ้างคืออะไร บทความนี้มีไว้สำหรับคุณ

บริการบัญชีเงินเดือนคืออะไร?

ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนคือธุรกิจที่ประมวลผลการคำนวณเงินเดือน ภาษีเงินเดือน ภาษีสิ้นปี และอื่นๆ สำหรับธุรกิจอื่นๆ นายจ้างจำนวนมากใช้ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนเพื่อปรับปรุงการดำเนินธุรกิจและตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานและภาษีของพวกเขาได้รับการชำระอย่างถูกต้องและตรงเวลา

บริการใดที่บริการบัญชีเงินเดือนมอบให้นั้นขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและระดับราคาที่มีให้ ต่อไปนี้คือบริการทั่วไปบางอย่างที่บริการบัญชีเงินเดือนเสนอ:

• การประมวลผลเงินเดือน: บริการบัญชีเงินเดือนจะคำนวณค่าจ้างขั้นต้น รายได้ที่ต้องเสียภาษี และค่าจ้างสุทธิสำหรับพนักงานของคุณ และตัดเช็คให้พวกเขาหรือฝากเช็คเงินเดือนเข้าบัญชีธนาคารของพวกเขา

• การหักภาษี ณ ที่จ่าย: บริการบัญชีเงินเดือนทำให้แน่ใจว่ารายได้ที่ต้องเสียภาษีของพนักงานทุกคนถูกต้องและหักภาษีรายได้และภาษี FICA บริการบางอย่างอาจให้การรับประกันโดยปราศจากข้อผิดพลาดและจ่ายค่าปรับที่เกิดจากความผิดพลาด

• การ อายัดค่าจ้าง: หากพนักงานมีคำสั่งศาลที่กำหนดให้มีการอายัดค่าจ้าง ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนสามารถจัดการเรื่องนี้ได้

• การรายงานการจ้างงานใหม่: รัฐบาลกลางต้องการข้อมูลเกี่ยวกับการจ้างงานหรือการจ้างงานใหม่ภายใน 20 วันนับจากวันที่จ้างงาน และนี่เป็นสิ่งที่บริการบัญชีเงินเดือนสามารถดำเนินการให้คุณได้

• การจัดการ PTO: ผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนจำนวนมากมีคุณลักษณะด้านทรัพยากรบุคคลในตัวซอฟต์แวร์ของตนที่ติดตามการเข้างานของพนักงาน ระบบเหล่านี้อนุญาตให้พนักงานขอวันหยุดและผู้จัดการอนุมัติได้

• การรายงานบัญชีเงินเดือน: บริการบัญชีเงินเดือนจำนวนมากเสนอรายงานโดยละเอียดหรือคุณสมบัติการรายงานแก่ลูกค้าที่ช่วยให้ผู้นำธุรกิจสามารถเจาะลึกรายละเอียดบัญชีเงินเดือนได้

• การผสานรวม: ระบบบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่จะเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ ที่คุณใช้ เช่น ซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ เพื่อให้ข้อมูลสามารถไหลระหว่างกันได้อย่างอิสระสำหรับการรายงานและข้อมูลเชิงลึกทางการเงินที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

• บริการตนเอง: บริการบัญชีเงินเดือนส่วนใหญ่จะมีพอร์ทัลออนไลน์ที่ผู้จัดการสามารถดูรายงานได้ และพนักงานสามารถดูต้นขั้วค่าจ้างหรืออัปเดตข้อมูลได้ด้วยตนเอง

บริการบัญชีเงินเดือนสมัยใหม่ทำงานบนคลาวด์และไม่ต้องการให้คุณหรือพนักงานของคุณดาวน์โหลดและติดตั้งซอฟต์แวร์ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเรียกใช้บัญชีเงินเดือน และพนักงานสามารถดูและอัปเดตรายละเอียดได้จากทุกที่และจากอุปกรณ์ใดก็ได้

ฉันต้องการบริการบัญชีเงินเดือนหรือไม่?

หากคุณมีนักบัญชีหรือคนทำบัญชีในทีมของคุณที่มีแบนด์วิธเพียงพอ หรือคุณมีทักษะทางการเงินและเวลา คำตอบคือไม่ แต่ก่อนที่คุณจะตัดสินใจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอสำหรับงานนี้ จากข้อมูลของ Bloomberg นี่เป็นสิ่งที่หลายบริษัทเข้าใจผิด และแม้ว่า 80% ของนายจ้างคิดว่าพวกเขามีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดในการจัดการกับบัญชีเงินเดือนของตนเอง แต่ 65% บอกว่าพวกเขาค่อนข้างจะจ้างงานจากภายนอก ^{[ 2 ]}

นี่คือเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากเลือกที่จะจ้างพนักงานภายนอกตั้งแต่จ้างพนักงานคนแรก พวกเขาไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือนและภาษีที่ไม่ถูกต้อง หรือเวลาที่ใช้ในการดำเนินการให้ถูกต้อง เมื่อตัดสินใจว่าบริการบัญชีเงินเดือนเหมาะกับคุณหรือไม่ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามเหล่านี้:

• คุณต้องการคำนวณเงินเดือนพนักงานอย่างถูกต้องหรือไม่?

• คุณต้องการให้การคำนวณและจ่ายภาษีเงินเดือนง่ายขึ้นเพราะคุณไม่ต้องดำเนินการหรือไม่?

• คุณต้องการที่จะปฏิบัติตามกฎระเบียบเกี่ยวกับเอกสารการจ้างงานใหม่หรือไม่?

• คุณต้องการให้บัญชีเงินเดือนปราศจากข้อผิดพลาดหรือไม่?

ใช่ คุณสามารถทำทั้งหมดนี้ได้ด้วยตัวเอง แต่ต้องแน่ใจว่าคุณรู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ คุณสามารถจ้างนักบัญชีได้ แต่นั่นจะทำให้คุณเสียค่าใช้จ่าย มาดูประโยชน์ของการจ่ายเงินเดือนจากภายนอกก่อนที่คุณจะตัดสินใจ

ประโยชน์ของการเอาท์ซอร์สบัญชีเงินเดือน

การจัดการบัญชีเงินเดือนภายในองค์กรมีประโยชน์บางประการ แต่มีเหตุผลมากมายที่ผู้นำธุรกิจมากกว่าครึ่งเลือกที่จะจ้างบุคคลภายนอกทำบัญชีเงินเดือน ^{[ 3 ]} นี่คือประโยชน์สูงสุดของการใช้บริการบัญชีเงินเดือน หากคุณยังสงสัยว่าทำไมคุณควรใช้บริการบัญชีเงินเดือน:

ประหยัดเวลา

การจัดการบัญชีเงินเดือนไม่ใช่เรื่องง่าย และต้องใช้เวลา แม้แต่กับคนที่ทำทุกวัน การติดตามการหักเงิน สวัสดิการ การจ้างงานใหม่ การเลิกจ้าง และการหยุดงานที่ได้รับค่าจ้าง ในขณะที่ดูแลให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎระเบียบของรัฐบาลกลางและรัฐ เป็นการกระทำที่น้อยคนนักจะรู้สึกสนุก

นอกจากนี้ หากการจัดการบัญชีเงินเดือนเป็นสิ่งที่คุณหรือคนในทีมไม่ได้ทำทุกวัน จะใช้เวลานานกว่ามืออาชีพในการจัดทำบัญชีเงินเดือนให้ถูกต้อง และในขณะที่ทีมของคุณทำงานเกี่ยวกับบัญชีเงินเดือน พวกเขามักจะต้องสร้างสมดุลให้กับงานอื่นๆ ที่พวกเขายังต้องทำให้เสร็จอย่างมีประสิทธิภาพ

การเอาต์ซอร์สบัญชีเงินเดือนไปยังบริการบัญชีเงินเดือนหมายความว่าทุกคนกำลังทำสิ่งที่พวกเขาถนัด ทีมของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สร้างธุรกิจของคุณ และผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนที่คุณจ้างสามารถทำบัญชีเงินเดือนได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ นอกจากนี้ ยังช่วยให้ระลึกด้วยว่าการจ่ายเงินเดือนไม่ได้เกิดขึ้นเพียงครั้งเดียว เมื่อคุณรับงาน คุณต้องชำระทุกงวดการจ่ายเงิน

ความรับผิดน้อยที่สุด

ทุก ๆ ปี ธุรกิจทุกขนาดต้องจ่ายค่าปรับจำนวนมากให้กับ IRS เนื่องจากการยื่นที่ล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง การจ่ายเงินเดือนที่ไม่แน่นอนจะไม่ทำให้พนักงานของคุณมีความสุข และอาจส่งผลให้คุณยื่นภาษีไม่ถูกต้อง สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การลงโทษและในกรณีที่เลวร้ายที่สุด การตรวจสอบ

นายจ้างต้องจ่ายภาษีรายได้ของรัฐบาลกลาง รัฐ และท้องถิ่น ภาษี FICA และภาษีการว่างงานของรัฐบาลกลางและรัฐ ต้องยื่นแบบแสดงรายการเงินเดือนเป็นรายเดือน รายไตรมาส และรายปี และหัก ณ ที่จ่ายทุกปี เป็นเรื่องที่ต้องติดตามเป็นอย่างมาก และถ้าคุณมีพนักงานจากหลายรัฐ บัญชีเงินเดือนก็ยิ่งซับซ้อนมากขึ้นไปอีก กรมสรรพากรและรัฐบาลของรัฐก็ทราบกันดีว่าเปลี่ยนกฎจากหนึ่งปีเป็นอีกปีหนึ่ง

ทำไมต้องเสี่ยงกับบทลงโทษและติดตามกฎและข้อบังคับทั้งหมดด้วยตัวคุณเอง ในเมื่อปล่อยให้มืออาชีพทำสิ่งนี้ทุกวัน บริการบัญชีเงินเดือนสามารถรับประกันได้ว่าบัญชีเงินเดือนของคุณถูกต้องโดยไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับรายละเอียด บทลงโทษ หรือการตรวจสอบ ผู้ให้บริการบางรายรับประกันความถูกต้องและจะจ่ายค่าปรับหากทำบัญชีเงินเดือนผิด

ลดต้นทุน

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง การเอาท์ซอร์สการจ่ายเงินเดือนสามารถช่วยประหยัดเงินได้ บริษัทขนาดใหญ่ที่จัดตั้งขึ้นแล้วสามารถมีแผนกบัญชีเงินเดือนของตนเองได้ หรือบัญชีเงินเดือนอาจเป็นสิ่งที่ทีมนักบัญชีที่พวกเขามีอยู่แล้วสามารถจัดการได้ แต่หากธุรกิจของคุณมีทรัพยากรจำกัด การจ้างนักบัญชีหรือผู้ทำบัญชีแม้แต่คนเดียวก็อาจไม่ได้อยู่ในงบประมาณ

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กบางคนคิดว่าพวกเขาประหยัดเงินได้ด้วยการทำบัญชีเงินเดือนด้วยตัวเอง หากคุณเป็นคนหนึ่ง มีวิธีง่ายๆ ในการตรวจสอบว่าคุณกำลังออมจริงหรือไม่ ประมาณการเวลาที่ทีมของคุณใช้จ่ายเงินเดือนทุกปี จากนั้นคำนวณจำนวนเงินที่พวกเขาได้รับเพื่อทำงานนี้ให้เสร็จ หากคุณต้องซื้อซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนเพื่อดำเนินการ ให้เพิ่มค่าใช้จ่ายนั้นด้วย จากนั้นเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายนี้กับสิ่งที่บริการบัญชีเงินเดือนจะเรียกเก็บจากคุณ

ส่วนใหญ่แล้วคุณจะประหยัดเงินได้ สิ่งหนึ่งที่ไม่ได้อยู่ในการคำนวณคือความล่าช้าเท่าใดในงานสำคัญอื่นๆ ที่รันบัญชีเงินเดือนด้วยตัวคุณเอง ทำให้ธุรกิจของคุณต้องเสียค่าใช้จ่าย

เข้าถึงผู้เชี่ยวชาญมืออาชีพ

การจ้างบุคคลภายนอกทำบัญชีเงินเดือนหมายความว่าคุณมีผู้เชี่ยวชาญคอยจัดการ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้ใช้เวลาส่วนใหญ่ในการติดตามกฎระเบียบของรัฐบาลเพื่อให้มั่นใจว่าการคำนวณเงินเดือนและภาษีของลูกค้าถูกต้อง

คุณสามารถมอบหมายให้ตัวเองหรือสมาชิกในทีมทำแบบเดียวกันได้ แต่พวกเขาจะต้องใช้เวลานานแค่ไหน? พวกเขาจะรู้เกี่ยวกับเคสขอบหรือไม่? ต้องใช้เวลาเพื่อให้บางคนคุ้นเคยกับงานทั้งหมดและเรียนรู้เมื่อมีบางอย่างผิดปกติ จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพวกเขาทำผิดพลาดซึ่งไม่มีใครค้นพบจนกว่าจะถึงสิ้นปี?

เทคโนโลยีที่ได้รับการปรับปรุงและความสามารถในการปรับขนาด

เว้นแต่คุณจะทำบัญชีเงินเดือนด้วยตนเองโดยใช้กระดาษและจ่ายเงินให้พนักงานด้วยเช็คเท่านั้น คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือน ซึ่งหมายถึงการลงทุนล่วงหน้าก้อนโตและการจ่ายเงินเป็นประจำสำหรับการอัปเกรดหรือการสมัครสมาชิกรายเดือนสำหรับซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจของคุณไม่เพียงแต่ต้องใช้แต่ต้องกำหนดค่าและจัดการด้วย

ธุรกิจขนาดเล็กจำนวนมากไม่สามารถซื้อซอฟต์แวร์ราคาแพงหรือมีเจ้าหน้าที่ที่มีความเชี่ยวชาญด้านเทคนิคในการจัดการได้ ด้วยบริการบัญชีเงินเดือน คุณจะได้รับซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนล่าสุดที่จะขยายตามการเติบโตของธุรกิจของคุณโดยเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ เมื่อคุณมีปัญหาหรือต้องการเปลี่ยนแปลง ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนจะคอยให้ความช่วยเหลือ

ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการบัญชีเงินเดือน

หากคุณตัดสินใจว่าการจ้างบุคคลภายนอกจะได้ผลกับธุรกิจของคุณ คุณไม่ได้อยู่คนเดียว เป็นฟังก์ชันที่ไม่ใช่หลักซึ่งจำเป็นต่อธุรกิจของคุณ สิ่งนี้ทำให้เป็นผู้สมัครที่ยอดเยี่ยมสำหรับการเอาท์ซอร์ส และเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจมากกว่าครึ่งจึงทำเช่นนั้น ^{[ 3 ]} เพื่อช่วยคุณค้นหาบริการที่เหมาะสม โปรดดูไดเรกทอรีผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของเรา ซึ่งคุณจะจำกัดตัวเลือกของคุณให้แคบลงเพื่อให้เหมาะกับงบประมาณและความต้องการของคุณ อ่านเพิ่มเติมในคู่มือการว่าจ้างบริษัทผู้ให้บริการบัญชีเงินเดือนของ Capterra