ฉันลองใช้การวิเคราะห์พาเรโตเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพ

เพื่อบอกความจริงแก่คุณ ฉันรู้สึกกังวลเล็กน้อยเกี่ยวกับการรวมการวิเคราะห์ Pareto ในงานประจำวันของฉันด้วย ไม่ใช่ว่ามันไม่ได้ทำให้ฉันทึ่ง — นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันตัดสินใจลอง — แต่ความคิดที่จะผ่านคำศัพท์ทางเศรษฐกิจและศัพท์แสงทำให้ฉันค่อนข้างไม่สบายใจ

เพื่อให้ได้มาซึ่งหลักการอันลึกลับนี้ ฉันคิดว่าฉันต้องเอาชนะความขัดแย้งทางเศรษฐกิจและความลับทางการค้าที่ถูกลืมไปนานแล้ว

หลังจากทำการวิจัยเชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อนี้และพูดคุยอย่างเป็นกันเองในที่ทำงาน ฉันก็ตระหนักว่าหลักการพาเรโตเป็นเทคนิคการบริหารเวลาที่สามารถเชี่ยวชาญ นำไปใช้ และนำไปใช้ในสาขาต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย

เช่นเดียวกับนักเขียนทุกคน ฉันมักจะต่อสู้กับบล็อกทางจิตและขาดแรงบันดาลใจ นั่นคือเหตุผลที่ฉันคิดว่านี่อาจเป็นวิธีที่จะช่วยฉันได้:

• ระบุปัญหาในการทำงาน
• ติดตามรากเหง้าของปัญหาของฉันและ
• จัดระเบียบภาระงานของฉันให้ดีขึ้น

ดังนั้นฉันจึงทดสอบหลักการของพาเรโต และนี่คือเรื่องราวเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นทั้งหมด

ในบล็อกโพสต์นี้ ฉันจะพูดถึง:

• การวิเคราะห์พาเรโตคืออะไร?
• ทำไมฉันถึงตัดสินใจลอง
• บัญชีของฉันเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์แฉ
• ข้อดีข้อเสียและ
• คะแนนโดยรวมของการวิเคราะห์ Pareto

การวิเคราะห์พาเรโตคืออะไร?

พอจะพูดได้ ฉันรู้สึกสับสนเมื่อได้ยินเกี่ยวกับการวิเคราะห์ Pareto เป็นครั้งแรก เมื่อมองแวบแรก คำจำกัดความฟังดูง่ายพอ — “ การวิเคราะห์การตัดสินใจเชิงสถิติที่ใช้กันทั่วไปในการระบุและดึงความสนใจไปที่สาเหตุของปัญหาที่สำคัญ”

ตอนนี้จับอะไร?

การวิเคราะห์ Pareto ระบุเพิ่มเติมว่าปัญหาส่วนใหญ่ภายในโครงการมักจะสืบย้อนไปถึง 20% ของสาเหตุ ทั้งหมด

กล่าวอีกนัยหนึ่ง โดยมุ่งเน้นไปที่ 20% ที่สำคัญของสาเหตุของปัญหา คุณจะสามารถจัดการกับปัญหา 80% ที่เกิดจากปัญหาเหล่านั้นได้ในภายหลัง

ที่มาของการวิเคราะห์พาเรโต

นักเศรษฐศาสตร์และปราชญ์ชาวอิตาลีชื่อ Vilfredo Pareto ได้สังเกตหลักการนี้เป็นครั้งแรกในช่วงปลายศตวรรษที่ 19 และตั้งชื่อกฎนี้ว่า กฎ 80/20

กล่าวคือ Pareto สังเกตว่า 80% ของที่ดินในอิตาลีทั้งหมดเป็นของ 20% ของประชากร

หลังจากการวิจัยในเชิงลึก Pareto ตระหนักว่าการ กระจาย 80/20 สามารถสังเกตได้ในด้านเศรษฐศาสตร์ภายใต้สมมติฐาน - " ไม่มีบุคคลใดที่สามารถทำได้ดีกว่านี้โดยไม่ทำให้บุคคลหรือเกณฑ์ความชอบแย่ลงไปอีก"

หลังจากที่งานวิจัยและผลงานของเขาได้รับการดัดแปลงโดย Joseph M. Juran ที่ปรึกษาด้านการจัดการ หลักการและการวิเคราะห์ของ Pareto ก็ถือกำเนิดขึ้น

การวิเคราะห์พาเรโตมีไว้เพื่ออะไร?

ดังนั้นการวิเคราะห์ Pareto ใช้สำหรับอะไร?

คำตอบทั่วไปสำหรับคำถามนี้คือ — การตัดสินใจ ยังคงมีอะไรมากกว่านั้น

คำตอบที่กระชับยิ่งขึ้นจะประกอบด้วยกระบวนการทีละขั้นตอนในการกำหนดปัญหาที่สำคัญและเรียนรู้วิธีจัดการกับปัญหาเหล่านั้น สิ่งที่คุณพูดถึงคือ 20% ที่จะนำไปสู่ผลประโยชน์ 80% ของโครงการ

ขั้นตอนหลักของกฎ 80/20 มี ดังต่อไปนี้:

• จัดทำรายการปัญหาทั่วไปและวางไว้บนแกน x ตามลำดับเหตุการณ์ที่ลดลง
• นับความถี่ของการเกิดและแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์ที่สอดคล้องกันบนแกน y
• เพิ่มเส้นโค้งเปอร์เซ็นต์สะสมในแผนภาพ — เส้นโค้งนี้เท่ากับ (ความถี่ของการเกิดขึ้น) / (ผลรวมของการเกิดทั้งหมด) * 100
• ลากเส้นจากด้านขวาที่เริ่มต้นที่เครื่องหมาย 80% จนกระทั่งตัดกับเส้นโค้ง
• ทุกอย่างทางด้านซ้ายจะเป็นปัญหาสำคัญของคุณ ในขณะที่ด้านขวาแสดงถึง 80% ของสาเหตุเล็กน้อย

หากคุณมีปัญหาในการทำความเข้าใจกระบวนการนี้ ไม่ต้องกังวล ฉันเองก็เช่นกันจนกว่าฉันจะเขียนทั้งหมดลงบนกระดาษและลองทำดู ทุกอย่างจะชัดเจนขึ้นมากเมื่อคุณทำตามตัวอย่างของฉัน

เหตุใดฉันจึงตัดสินใจลองใช้การวิเคราะห์พาเรโต

ในขณะที่เขียน คุณไม่สามารถคิดถึงความซับซ้อนทั้งหมดของกระบวนการได้

ในความเป็นจริง เมื่อแรงบันดาลใจมาถึง นักเขียนสามารถเขียนข้อความจำนวนมากได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ

อย่างไรก็ตาม เมื่อถึงเวลาที่ต้องทบทวนข้อความและตรวจทานแล้ว รายละเอียดทั้งหมดก็ปรากฏให้เห็น เช่น:

• สะกดผิดพลาด,
• ผื่น
• ความผิดพลาดของโครงสร้าง
• การใช้เครื่องหมายวรรคตอนอย่างไม่เหมาะสม และ
• รายละเอียดอื่นๆ อีกมากมายที่คุณไม่จำเป็นต้องนึกถึงในช่วงเริ่มต้นของการดลใจ

ดังนั้น ในความพยายามที่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ฉันจึงค้นหาทางอินเทอร์เน็ตเพื่อหาวิธีแยกแยะข้อผิดพลาดที่สำคัญของฉันและกำจัดข้อผิดพลาดเหล่านี้เพื่อปรับปรุงงานเขียนของฉัน นั่นคือตอนที่ฉันพบการวิเคราะห์ Pareto และตัดสินใจลอง

นี่คือขั้นตอนทั้งหมดที่เกิดขึ้นเมื่อฉันเริ่มวิเคราะห์รูปแบบการเขียนของฉัน

ลองใช้การวิเคราะห์ Pareto: บัญชีส่วนตัว

หลังจากอ่านบทความจำนวนหนึ่งและถอดรหัสกลุ่มของมัมโบ้ขนาดจัมโบ้ทางเศรษฐกิจ ฉันตัดสินใจจดทุกสิ่งที่จำเป็นเพื่อเริ่มด้วยการวิเคราะห์พาเรโต

อย่างไรก็ตาม อีกไม่นานปัญหาแรกจะเกิดขึ้น — ฉันจะทดสอบเทคนิคนี้ได้อย่างไร

ในฐานะนักเขียน ไม่มีวิธีใดที่จะบันทึกทุกข้อผิดพลาดที่ฉันทำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากฉันทำมันในกระบวนการเขียน ถ้าฉันใช้เวลามากเกินไปกับการบันทึกทุกข้อผิดพลาดและปัญหา มันจะขัดขวางการเขียนของฉัน

นอกจากนี้ กระบวนการทั้งหมดจะใช้เวลาเขียน อย่างน้อย หนึ่งสัปดาห์

ดังนั้นฉันจึงตัดสินใจเขียนบล็อกโพสต์ตามปกติ ให้บรรณาธิการและผู้ตรวจทานตรวจสอบข้อความและหาข้อผิดพลาดให้ฉัน ด้วยวิธีนี้ ฉันจึงมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นต้องใช้ในการวิเคราะห์ Pareto ทีละขั้นตอน

ดังนั้นฉันจึงทำมัน ได้ผลลัพธ์กลับมา และเริ่มจดข้อมูลสำคัญ เริ่มด้วยประเด็นต่างๆ เช่น สาเหตุของความไร้ประสิทธิภาพในการเขียนของฉัน

ขั้นตอนที่ #1: รวบรวมปัญหาและนับความถี่

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ขั้นตอนแรกในการดำเนินการวิเคราะห์คือการสร้างรายการปัญหาที่พบบ่อยที่สุดที่คุณเผชิญ

ในกรณีของฉัน ฉันจะรอให้บรรณาธิการทำลายข้อความที่ฉันเขียนไปก่อนหน้านี้และใช้ผลการพิสูจน์อักษรเพื่อวิเคราะห์

เมื่อฉันผ่านความละอายในการมองดูความผิดพลาดของฉันแล้ว ฉันจำแนกข้อผิดพลาดและจำแนกออกเป็น 7 กลุ่มที่แตกต่างกันซึ่งฉันจะใช้สำหรับการวิเคราะห์ของฉัน

กลุ่มที่ฉันสร้างมีดังต่อไปนี้:

• ประโยคยาว
• ปัญหาการเชื่อมโยง
• วลีที่ไม่ชัดเจน
• หัวเรื่องไม่ชัดเจน
• แหล่งที่ไม่เพียงพอ
• เครื่องหมายวรรคตอน,
• ความผิดพลาดของโครงสร้างและ
• ปัญหาเกี่ยวกับภาพ

เมื่อฉันพบข้อผิดพลาดในรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยต่อหน้าฉัน ก็ถึงเวลาที่ต้องนับความถี่ต่อไป (และรู้สึกแย่ยิ่งกว่าเดิม)

เพื่อให้คุณได้ทราบรายละเอียดในการกรองตัวเลขหลายๆ ตัว ฉันจะพูดถึงแก่นของปัญหาให้ถูกต้อง

เมื่อฉันนับข้อผิดพลาดและเรียงลำดับจากมากไปน้อย รายการหัวข้อย่อยจะมีลักษณะดังนี้:

• เครื่องหมายวรรคตอน,
• ประโยคยาว
• วลีที่ไม่ชัดเจน
• ปัญหาการเชื่อมโยง
• แหล่งที่ไม่เพียงพอ
• หัวเรื่องไม่ชัดเจน
• ความผิดพลาดของโครงสร้างและ
• ความผิดพลาดทางสายตา

เพื่อให้ง่ายขึ้น ฉันแปลงจำนวนข้อผิดพลาดเป็นเปอร์เซ็นต์แล้วจึงตัดสินใจแสดงภาพโดยใช้กราฟ

ขั้นตอนที่ #2: การสร้างเส้นโค้งพาเรโต

ตอนนี้มาถึงส่วนที่ยาก — นั่นคือประเด็นหลักของการวิเคราะห์

กราฟ Pareto ใช้เพื่อแสดงการเชื่อมต่อระหว่างจำนวนปัญหาทั้งหมดและความถี่ในการมองเห็น

สูตรที่แน่นอนจะเป็นดังนี้:

{ ความถี่ของการเกิด } / { ผลรวมของการเกิดทั้งหมด } * 100

การแปลงจะมีลักษณะดังนี้ในสเปรดชีต:

โชคดีที่ผลรวมของข้อผิดพลาดทั้งหมดที่ฉันมีคือ 99 และเนื่องจากฉันกำลังคำนวณเปอร์เซ็นต์ ข้อผิดพลาดเหล่านี้จึงไม่แตกต่างจากความถี่โดยมาก

อย่างที่คุณเห็น ปัญหาส่วนใหญ่ที่ฉันพบขณะแก้ไขข้อผิดพลาดคือเครื่องหมายวรรคตอน — ฝันร้ายของนักเขียนหลายคน

ขั้นตอนที่ #3: การสิ้นสุดไดอะแกรม Pareto

ตอนนี้ ถึงเวลาที่จะสรุปไดอะแกรมโดยการสร้างแกน y ทางด้านขวาแล้ววาดเส้นตรงในแนวนอนไปทางซ้าย เส้นเริ่มต้นที่เครื่องหมาย 80% และยืดออกจนถึงจุดที่ชนโค้ง

จากนั้น ฉันวาดเส้นตรงขนานกับแกน y ซึ่งสร้างการหารระหว่างด้านซ้ายและด้านขวา นั่นคือผลลัพธ์

ทุกอย่างทางด้านซ้ายแสดงถึง 20% ของผลรวมของปัญหาทั้งหมดที่สำคัญ ตามการวิเคราะห์ของ Pareto

ในทางกลับกัน ด้านขวาเป็นตัวแทนของ 80% ที่ถือว่าไม่สำคัญ

การแสดงครั้งสุดท้ายมีลักษณะดังนี้:

ขั้นตอนที่ #4: การวิเคราะห์ผลลัพธ์

ความคิดแรกที่ผุดขึ้นในใจฉันคือ — นั่นเป็นทั้งที่คาดหวังและไม่คาดฝัน

ฉันรู้ว่าเครื่องหมายวรรคตอนมักสร้างปัญหาให้กับฉันขณะเขียน แต่ฉันไม่รู้มาก่อนว่าประโยคยาวๆ และวลีที่สับสนจะเข้ามามีบทบาทอย่างมากในงานของฉัน

สิ่งนี้ทำให้ฉันต้องอ่านข้อความก่อนหน้าและความคิดเห็นที่ผู้ตรวจทานได้ทิ้งไว้ ไม่น่าแปลกใจเลยที่มีรูปแบบที่ใกล้เคียงกับการวิเคราะห์พาเรโตของฉัน

ประเด็นที่น่าสนใจอีกประการหนึ่งคือ ปัญหาที่เล็กกว่าและไม่สำคัญส่วนใหญ่นั้นสามารถสืบย้อนไปถึงประเด็นสำคัญ นั่นคือ 20% แรกสุด

ตัวอย่างเช่น ถ้าฉันรีบเร่งในขณะที่เขียน ฉันทำผิดพลาดเชิงโครงสร้าง ซึ่งนำไปสู่การทำ SEO ผิดพลาดหรือสองครั้ง ซึ่งส่งผลต่อคุณภาพงานของฉันต่อไป

สรุปแล้ว มีช่องว่างสำหรับการปรับปรุงอย่างแน่นอน และแผนภาพ Pareto เป็นจุดเริ่มต้น

ข้อดีของการวิเคราะห์พาเรโต

มืออาชีพที่นึกถึงทันทีคือประสิทธิภาพที่คุณจะสามารถดำเนินการได้หลังจากที่คุณสร้าง 20% แล้ว การวิเคราะห์ Pareto นั้นอิงจากการกระทืบตัวเลขและค้นหาปัญหาที่ทำให้คุณช้าลงในแต่ละวัน

ตัวอย่างเช่น ผู้ที่สามารถได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากการวิเคราะห์ประเภทนี้คือผู้ที่ทำงานหลายอย่างเป็นประจำทุกสัปดาห์ และมักพบข้อผิดพลาดที่ทำให้ไม่สามารถดำเนินการได้ในระดับที่เหมาะสมที่สุด

ผู้เขียนโค้ด นักพัฒนา และผู้จัดการโครงการคือสิ่งแรกที่นึกถึงเมื่อพูดถึงการวิเคราะห์ Pareto แต่เห็นได้ชัดว่าผู้เขียนสามารถได้รับประโยชน์มากมายจากการวิเคราะห์งานและข้อผิดพลาดในลักษณะดังกล่าว

นอกจากนี้ เมื่อคุณเข้าใจแล้ว การวิเคราะห์ Pareto เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมที่จะช่วยให้คุณทราบว่าคุณควรมุ่งเน้นที่ใดในความพยายามของคุณมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงไพรม์ไทม์ทางชีววิทยาของคุณ

ข้อเสียของการวิเคราะห์พาเรโต

หากไม่รวมเวลาที่ฉันต้องใช้ในการคิดหลักการนี้ ก็ยังต้องใช้เวลาสองสามชั่วโมงก่อนที่ฉันจะสามารถจัดทำรายการข้อผิดพลาดและการคำนวณทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างไดอะแกรมได้

พอเพียงที่จะพูด การวิเคราะห์ Pareto เป็นเทคนิคที่ค่อนข้างใช้เวลานาน และไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะพึ่งพาหากคุณไม่ได้ทำงานและโครงการที่คล้ายคลึงกันทุกวัน

อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์จะขึ้นอยู่กับสถิติ ซึ่งจะทำให้คุณสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น และจะส่งผลให้ใช้เวลาของคุณดีขึ้น

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันไม่มีงานที่แตกต่างกันมากมายในแต่ละสัปดาห์ แต่ฉันจะลองใช้ Pareto ในโครงการต่างๆ ด้วยเช่นกัน

คะแนนการวิเคราะห์พาเรโตโดยรวมของฉัน

แม้ว่าจะต้องใช้เวลาพอสมควรกว่าจะคิดออก แต่ก็ต้องยอมรับว่าเทคนิคนี้ได้ผลจริงๆ

นักเขียนบางครั้งมีแนวโน้มที่จะโต้แย้งเมื่อพูดถึงงานของพวกเขา แต่ตัวเลขไม่ได้โกหก เมื่อฉันมองย้อนกลับไป ฉันตระหนักว่าปัญหาสำคัญ 20% ที่ Pareto ชี้ให้เห็นคือปัญหาที่ฉันพยายามมากที่สุดโดยทั่วไป

ในทางกลับกัน การวิเคราะห์ Pareto อาจใช้เวลาและความพยายามเพิ่มขึ้นเล็กน้อย ซึ่งเป็นสาเหตุที่คะแนนของฉันสำหรับเทคนิคนี้คือ:

คะแนนสุดท้าย :

บทสรุป: ความคิดสุดท้ายเกี่ยวกับการวิเคราะห์พาเรโต

Pareto นั้นยอดเยี่ยม มีประสิทธิภาพ และทำให้คุณสงสัยอย่างแท้จริง - ทำไมฉันถึงไม่รู้เรื่องนี้เร็วกว่านี้?

ฉันแนะนำให้เพื่อนร่วมงานและทุกคนที่มีปัญหากับการหาสาเหตุที่ทำให้วันทำงานของพวกเขายากขึ้นอย่างแน่นอน

การวิเคราะห์ Pareto มีโครงสร้างที่ดี มีการจัดระเบียบ และเป็นวิธีที่ไม่ซ้ำกันในการปรับปรุงประสิทธิภาพของคุณอย่างไม่ต้องสงสัย

️ ทีมงานของเราที่ Clockify สำรวจเทคนิคการบริหารเวลามากมาย ซึ่งเรามักจะลองใช้เองและแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา หากคุณมีความคิดเห็นหรือคำแนะนำ โปรดแจ้งให้เราทราบที่ [email protected] และเราอาจรวมข้อมูลของคุณไว้ในบทความบล็อกถัดไปของคุณ หากคุณสนุกกับการอ่านบทความนี้ โปรดแบ่งปันกับคนที่อาจพบว่ามีประโยชน์