การประมาณค่าพารามิเตอร์ในการจัดการโครงการ

กี่ครั้งแล้วที่คุณพยายามคาดคะเนระยะเวลาของโครงการ แต่กลับพบว่าการประมาณการของคุณผิดเพี้ยนไปอย่างสิ้นเชิง

แล้วประมาณงบประมาณโครงการหรือจำนวนคนที่ต้องการตั้งแต่ต้นจนจบล่ะ?

ในกรณีที่การประมาณการของคุณไม่เป็นไปตามเป้าหมายทุกครั้ง หรือคุณยังใหม่กับการจัดการโครงการ คุณมาถูกที่แล้ว เรากำลังจะเจาะลึกวิธีการประมาณค่าการจัดการโครงการที่ใช้บ่อยที่สุดวิธีหนึ่งซึ่งอาจช่วยคุณประหยัดเวลาได้ นั่นคือ การประมาณค่าพารามิเตอร์

แต่การประมาณพาราเมตริกคืออะไรกันแน่ และที่สำคัญกว่านั้น คุณจะนำไปใช้จริงได้อย่างไร

อ่านต่อไป เพราะในโพสต์บล็อกนี้ เราจะ:

• แนะนำคุณเกี่ยวกับคำจำกัดความของการประมาณค่าพารามิเตอร์ (+ ตัวอย่างการประมาณค่าพารามิเตอร์)
• ให้คุณทราบถึงความแตกต่างระหว่างการประมาณแบบพาราเมตริกและแบบอะนาล็อก
• ให้ความกระจ่างเกี่ยวกับประโยชน์สูงสุดของการใช้การประมาณค่าพารามิเตอร์ในการจัดการโครงการ และ
• แนะนำคุณตลอด 4 ขั้นตอนในการใช้การประมาณค่าพารามิเตอร์ในโครงการของคุณ ดังนั้นคุณจะรู้ว่าต้องทำอย่างไรหากต้องการเริ่มใช้วิธีนี้ทันที

การประมาณค่าพารามิเตอร์คืออะไร?

การประมาณค่าพารามิเตอร์เป็นหนึ่งในวิธีการทางสถิติที่แม่นยำที่สุดสำหรับการประมาณจำนวนโดยรวมของ:

• เวลา,
• เงิน.และ
• ทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับโครงการเฉพาะ

จากข้อมูลของ PMBOK การประมาณค่าพารามิเตอร์คือ “วิธีการประมาณค่าที่อัลกอริทึมใช้ในการคำนวณต้นทุนหรือระยะเวลาตามข้อมูลในอดีตและพารามิเตอร์โครงการ”

ดังนั้น การรวมข้อมูลทางสถิติและประวัติเข้าด้วยกันเท่านั้นที่ผู้จัดการโครงการจะสามารถค้นหาความสัมพันธ์ทางสถิติระหว่างตัวแปรที่เกี่ยวข้องและได้รับการประมาณค่าที่แม่นยำที่สุดเกี่ยวกับโครงการปัจจุบันของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องระลึกไว้เสมอว่าการประมาณค่าพารามิเตอร์มักจะใช้ในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการ นานก่อนที่จะดำเนินการโครงการจริง

แต่ในกรณีที่คุณยังรู้สึกงุนงงกับวิธีการประมาณค่านี้ ลองมาดูกันดีกว่าว่าการประมาณแบบพาราเมตริกทำงานอย่างไร

ตัวอย่างและสูตรการประมาณค่าพารามิเตอร์

นี่คือสูตรที่คุณต้องใช้สำหรับการประมาณค่าพารามิเตอร์:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

สูตรการประมาณค่าพารามิเตอร์ด้านบนครอบคลุมองค์ประกอบต่อไปนี้:

• E_parametric คือการประมาณ ค่า พารามิเตอร์
• A_old คือจำนวนต้นทุนหรือเวลา ใน อดีต
• P_old คือค่าประวัติของพารามิเตอร์ และ
• P_curr คือค่าของพารามิเตอร์ในโครงการในอนาคตของคุณ

ทีนี้มาดูกันว่าการคำนวณนี้ใช้งานได้จริงอย่างไร

สมมติว่าคุณต้องการทำนายว่านักออกแบบจะใช้เวลานานแค่ไหนในการวาดภาพประกอบ 20 ภาพให้เสร็จ ก่อนที่คุณจะไปที่การคำนวณ คุณจะต้องได้รับค่าในอดีตทั้งหมดก่อน

ดังนั้น โครงการก่อนหน้านี้ของคุณเกี่ยวข้องกับคน 1 คนที่รับผิดชอบในการออกแบบภาพประกอบ 15 ภาพ และพวกเขาใช้เวลา 70 ชั่วโมงในการทำทุกอย่างให้เสร็จ เมื่อคำนึงถึงสิ่งนี้แล้ว ต่อไปนี้เป็นวิธีการเรียงหน่วยของคุณ:

• A_old เวลาในอดีตของงานที่ผ่านมาคือ 70 ชั่วโมง
• P_old ค่าประวัติของพารามิเตอร์คือ 15 ภาพประกอบ และ
• P_curr ค่าของพารามิเตอร์ในโครงการในอนาคตของคุณคือ 20 ภาพประกอบ

เมื่อคุณได้รับข้อมูลนี้แล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลนี้เพื่อให้ได้ค่าประมาณใหม่:

E_พารามิเตอร์ = (70 / 15) x 20

ดังที่เห็นในสูตรข้างต้น ขั้นแรก คุณต้องคำนวณเวลาที่ต้องใช้ในการวาดภาพหนึ่งภาพให้สมบูรณ์:

70/15 = 4,66

จากนั้น หลังจากที่คุณได้รับจำนวนชั่วโมงที่แน่นอนแล้ว ให้นำหน่วยนี้ไปคูณกับค่าของพารามิเตอร์ในโครงการในอนาคต:

4,66 ชั่วโมง x 20

ในที่สุด คุณก็มาถึงค่าประมาณพาราเมตริก ซึ่งก็คือ 93,3 ในกรณีนี้

เมื่อพิจารณาจากทั้งหมดแล้ว ก็ปลอดภัยที่จะบอกว่านักออกแบบของคุณจะวาดภาพประกอบ 20 ภาพเสร็จภายใน 93,3 ชั่วโมง

การประมาณแบบพาราเมตริกกับการประมาณค่าแบบอะนาล็อก

หากคุณเคยสะดุดกับวิธีการประมาณค่าในการจัดการโครงการ คุณต้องสังเกตว่าการประมาณค่าพารามิเตอร์มักจะไปควบคู่กับการประมาณค่าแบบอะนาล็อก

แต่ทำไมถึงเป็นเช่นนั้น? พวกเขาเป็นวิธีการเดียวกันหรือไม่?

ก็ไม่เชิง

แม้ว่าการประมาณค่าแบบอะนาล็อกกำหนดให้คุณใช้ข้อมูลที่มีอยู่จากโครงการก่อนหน้าของคุณ เช่นเดียวกับในกรณีของวิธีพาราเมตริก ทั้งสองวิธีมีความแตกต่างกันในแง่ของความแม่นยำและขอบเขต

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะได้ค่าประมาณแบบอะนาล็อกโดยอิงจากข้อมูลในอดีต แต่คุณไม่จำเป็นต้องลงรายละเอียดมากเหมือนวิธีการประมาณแบบพาราเมตริก คุณเพียงแค่ต้องนึกถึงโครงการในอดีตที่มีขอบเขตใกล้เคียงกัน ดูระยะเวลา/ต้นทุน/งบประมาณของโครงการนั้น และทำการประมาณการตามการเปรียบเทียบ

ดังนั้น ในกรณีที่คุณกำลังจะเริ่มโครงการที่เกี่ยวข้องกับนักออกแบบของคุณในการสร้างภาพประกอบ 20 ภาพ และคุณต้องการทราบแน่ชัดว่าโครงการใหม่จะใช้เวลานานแค่ไหน นี่คือวิธีที่คุณสามารถคาดการณ์ระยะเวลาของโครงการของคุณโดยอิงจากการเปรียบเทียบ วิธีการประมาณ:

เนื่องจากคุณเคยรับผิดชอบโครงการที่คล้ายกันมาก่อน คุณจึงรู้ว่าครั้งล่าสุดที่นักออกแบบของคุณทำงานที่คล้ายกัน พวกเขาต้องใช้เวลา 70 ชั่วโมงจึงจะเสร็จ จากข้อมูลนี้ คุณคาดการณ์ว่าโครงการใหม่ของคุณจะใช้เวลาประมาณ 80 ชั่วโมงในการดำเนินการ ให้หรือรับให้เสร็จ

ในทางกลับกัน การประมาณค่าพารามิเตอร์จะคำนึงถึงความแตกต่างระหว่างโครงการเก่าและโครงการใหม่ในระดับยูนิต ซึ่งหมายความว่าแทนที่จะใช้การคาดคะเนจากความคล้ายคลึงกัน ก่อนอื่นคุณต้องคำนวณจำนวนชั่วโมงที่นักออกแบบใช้ในการสร้างภาพประกอบหนึ่งภาพให้เสร็จ จากนั้น หลังจากคูณผลิตภัณฑ์กับจำนวนภาพประกอบที่ต้องทำให้เสร็จในตอนนี้เท่านั้น คุณจะได้รับเวลาโดยประมาณที่คุณต้องการ

ประโยชน์สูงสุดของการใช้การประมาณค่าแบบพาราเมตริก

แม้ว่าจะมีวิธีการประเมินโครงการหลายวิธีที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุมตัวเลขของคุณ แต่การประมาณค่าแบบพาราเมตริกนั้นมาพร้อมกับข้อดีหลายประการที่สามารถเปลี่ยนวิธีการคาดการณ์โครงการของคุณได้

มาดูสิ่งที่พบบ่อยที่สุดกัน

ประโยชน์ #1: การประมาณแบบพาราเมตริกช่วยให้คุณได้ตัวเลขที่ถูกต้อง

เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีการประมาณค่าการจัดการโครงการอื่นๆ การประมาณค่าพารามิเตอร์ดูเหมือนเป็นวิธีการแบบครบวงจรสำหรับการทำนายที่แม่นยำ ในขณะที่วิธีอื่นๆ เช่น PERT อาศัย what-ifs การประมาณค่าพารามิเตอร์จะช่วยทำนาย:

• งบประมาณ,
• ทรัพยากรและ
• ระยะเวลาของโครงการของคุณตามข้อมูลในอดีต

เนื่องจากข้อมูลที่คุณใช้นั้นเป็นหลักฐานที่ยากจะคาดเดา (หลังจากนั้นก็แสดงว่าโครงการของคุณดำเนินไปอย่างไร) เมื่อคุณใช้สูตรการประมาณค่าพารามิเตอร์ คุณควรจะสามารถคาดการณ์แต่ละแง่มุมของโครงการได้อย่างแม่นยำ

นอกจากนี้ เพื่อให้สามารถดำเนินการตามขั้นตอนการคำนวณได้ตั้งแต่แรก คุณจะต้องตรวจสอบหน่วยต่างๆ ของโครงการก่อนหน้าของคุณ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความแม่นยำของการประมาณการขั้นสุดท้ายของคุณ

ประโยชน์ #2: การประมาณค่าพารามิเตอร์ทำให้คุณกำหนดเป้าหมายที่ทำได้

ทันทีที่คุณเสร็จสิ้นการประมาณการขั้นสุดท้าย คุณจะสามารถระบุตำแหน่งที่คุณจะต้องเปลี่ยนแปลงได้อย่างแม่นยำ เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการส่งมอบโครงการสำคัญของคุณให้เสร็จสิ้นได้

บางครั้ง คุณจะสามารถเพิ่มขีดความสามารถของทีมหรือเพิ่มงบประมาณได้ ในบางครั้ง คุณจะต้องหันเหเล็กน้อยจากผลลัพธ์ที่คุณต้องการ

ไม่ว่าจะเป็นแบบใดก็ตาม การประมาณค่าพารามิเตอร์จะช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมายโครงการที่คุณและทีมของคุณสามารถไปถึงได้

วิธีการนี้ทำให้คุณต้องเจาะลึกลงไปในข้อมูลก่อนหน้าเพื่อการประมาณการที่แม่นยำยิ่งขึ้น ดังนั้น ในท้ายที่สุด วัตถุประสงค์ที่คุณตั้งไว้จะสามารถจัดการได้มากขึ้น เนื่องจากคุณจะเห็นได้อย่างชัดเจนว่าส่วนใดของโครงการของคุณที่อาจเป็นอุปสรรค์ และปรับเปลี่ยนเป้าหมายของคุณให้เหมาะสม

ประโยชน์ #3: การประมาณแบบพาราเมตริกช่วยให้คุณลดงานที่ซ้ำซาก

แม้ว่าจะไม่มีสองโครงการที่เหมือนกันทุกประการ แต่ขั้นตอนบางอย่างมีแนวโน้มที่จะทำซ้ำโครงการเข้าและโครงการออก

ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องทำแผนที่ต้นทุนพื้นฐานกี่ครั้งในระหว่างขั้นตอนการวางแผนโครงการของคุณ และคุณผ่านขั้นตอนการวางแผนโครงการมากี่ขั้นตอนจนถึงจุดนี้?

หากคำตอบของคุณประกอบด้วยตัวเลขที่มากกว่า 1 คุณต้องสังเกตเห็นว่าบางครั้งคุณเสียเวลาไปกับการทบทวนบางแง่มุมของโครงการหลายครั้งในขณะที่วางแผน

ตัวอย่างเช่น ปริมาณงานของทีมเนื้อหาของคุณประกอบด้วย 20 บทความต่อสัปดาห์ และสิ่งนี้ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงตลอดหลายสิบโครงการ

ดังนั้น แทนที่จะประเมินงานแต่ละงานซ้ำแล้วซ้ำเล่า คุณสามารถพึ่งพาการประมาณค่าพารามิเตอร์ที่คุณทำเพียงครั้งเดียวและนำข้อมูลนั้นกลับมาใช้ใหม่เมื่อใดก็ตามที่คุณกำลังจะประมาณการงบประมาณหรือระยะเวลาในการผลิตเนื้อหา

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าหากมีการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเกี่ยวกับความสามารถ ปริมาณงาน หรืองบประมาณของทีมเนื้อหา คุณจะต้องปรับค่าพารามิเตอร์ของคุณด้วย หรือที่รู้จักกันว่าทำการคำนวณใหม่โดยใช้สูตรเดียวกันจากด้านบน

4 ขั้นตอนการใช้การประมาณค่าพารามิเตอร์ในการจัดการโครงการ

ตอนนี้เราได้ดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการประมาณค่าพาราเมตริกแล้ว คุณอาจสงสัย — แต่ฉันจะทำให้การประมาณค่าพาราเมตริกทำงานได้อย่างไร

เพื่อให้ไปถึงจุดต่ำสุดของตัวเลขเท่าที่จะเป็นไปได้ เราได้แบ่งการดำเนินการประมาณค่าพารามิเตอร์ออกเป็น 4 ขั้นตอนง่ายๆ

ลองมาดูที่แต่ละรายการ

ขั้นตอนที่ 1: ค้นหาว่าส่วนใดของโครงการมีสิทธิ์ได้รับการประเมิน

ก่อนที่คุณจะเริ่มตรวจสอบข้อมูลจากโครงการก่อนหน้านี้ คุณจะต้องกำหนดตำแหน่งที่คุณควรใช้การประมาณค่าพารามิเตอร์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณจะต้องพิจารณาโครงการของคุณก่อนและแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถใช้โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) เพื่อจุดประสงค์นี้ และแบ่งโครงการทั้งหมดออกเป็นส่วนย่อยๆ ที่จัดการได้มากขึ้น

จากนั้น หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจว่าคุณต้องการคาดคะเนงบประมาณ ระยะเวลา ทรัพยากร หรือทั้งหมดข้างต้นของระยะโครงการของคุณ ถัดมาคือคำถามเกี่ยวกับความถูกต้องและข้อมูล

เนื่องจากความแม่นยำของการประมาณการของคุณจะสอดคล้องกับจำนวนข้อมูลก่อนหน้าที่มีอยู่ ก่อนที่คุณจะพิจารณาดำดิ่งลงไปในการคำนวณ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามสำคัญสามข้อเหล่านี้:

1. ค่าประมาณของฉันควรแม่นยำแค่ไหน?
2. ฉันมีข้อมูลอยู่ในมือเท่าไร
3. พารามิเตอร์ของฉันเชื่อมโยงกับค่าประวัติหรือไม่

สมมติว่าคุณยังคงมองหาวิธีที่จะประมาณระยะเวลาที่นักออกแบบของคุณจะทำงานกับภาพประกอบ 20 ภาพเหล่านั้นได้อย่างแม่นยำ นี่หมายความว่าคุณต้องการวัดเวลา เนื่องจากคุณมีข้อมูลเพียงพอจากโครงการที่คล้ายกันก่อนหน้านี้ คุณจะวัดค่าพารามิเตอร์นี้เทียบกับเวลาที่ใช้ในการวาดภาพประกอบ 15 ภาพให้เสร็จ

แต่ในกรณีที่คุณไม่ค่อยพอใจกับคำตอบที่คุณให้กับคำถามที่กล่าวถึงข้างต้น คุณอาจต้องการพิจารณาใหม่โดยใช้วิธีนี้ เนื่องจากอาจไม่นำคุณไปสู่การคาดคะเนที่แม่นยำที่สุด

ขั้นตอนที่ #2: รับข้อมูลประวัติ

หลังจากที่คุณได้เลือกระยะโครงการที่แน่นอนแล้ว คุณจะต้องใช้การประมาณค่าแบบพาราเมตริกและตัดสินใจว่าวิธีนี้เหมาะกับคุณหรือไม่ ตอนนี้เป็นเวลาที่จะเข้าถึงข้อมูลในอดีตอย่างแท้จริง

ในกรณีที่ทีมของคุณติดตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับโครงการทั้งหมด คุณอาจได้รับข้อมูลที่ละเอียดที่สุดเกี่ยวกับโครงการก่อนหน้านี้ได้อย่างรวดเร็ว

ตัวอย่างเช่น แอปติดตามเวลาและค่าใช้จ่ายสามารถจัดเก็บข้อมูลค่าใช้จ่ายของโครงการก่อนหน้า และให้ความช่วยเหลือแก่คุณเมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการประมาณการงบประมาณของโครงการในอนาคต

ถึงกระนั้น ในกรณีที่คุณไม่ได้ให้ความสำคัญกับการจัดเก็บข้อมูลโครงการของคุณมากนัก หรือคุณไม่เคยทำงานในโครงการที่คล้ายกันมาก่อน ก็ยังมีวิธีให้คุณใช้วิธีการประมาณค่าพารามิเตอร์

คุณสามารถดูฐานข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะสำหรับอุตสาหกรรมของคุณและดูว่าข้อมูลที่คุณได้รับนั้นสอดคล้องกับพารามิเตอร์ของโครงการปัจจุบันของคุณอย่างไร

ขั้นตอนที่ #3: ตรวจสอบว่าพารามิเตอร์ของคุณถูกต้องหรือไม่

หลังจากที่ข้อมูลประวัติของคุณพร้อมแล้ว ความสำคัญของคำถามข้อ 3 — ไม่ว่าพารามิเตอร์ของคุณจะเชื่อมโยงกับค่าในอดีตหรือไม่ — ก็ปรากฏขึ้น

ตอนนี้ คุณจะต้องประเมินพารามิเตอร์ของคุณและดูว่าเกี่ยวข้องกับข้อมูลประวัติที่คุณได้รับอย่างไร

ตัวอย่างเช่น คุณอาจสังเกตเห็นว่าจำนวนของภาพประกอบมีความสัมพันธ์กับเวลาที่นักออกแบบต้องทำให้เสร็จ ซึ่งหมายความว่าคุณจะสามารถรวมทั้งหน่วยการวัด (ภาพประกอบ 15 ภาพ) และเวลา (70 ชั่วโมง) ในการคำนวณของคุณ คูณด้วยพารามิเตอร์ของคุณ (ภาพประกอบ 20 ภาพ) และรับค่าประมาณพาราเมตริกที่ถูกต้อง

อย่างไรก็ตาม โปรดทราบว่าตัวอย่างด้านบนเป็นภาพประกอบแบบง่ายของลักษณะการทดสอบพารามิเตอร์ในทางปฏิบัติ ในกรณีที่คุณจัดการกับโครงการที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณอาจจำเป็นต้องขอความช่วยเหลือจากนักวิเคราะห์ข้อมูลและ/หรือเครื่องมือทางสถิติ

ขั้นตอนที่ #4: คำนวณค่าประมาณพาราเมตริก

เมื่อคุณได้ประเมินความถูกต้องของพารามิเตอร์ของคุณแล้ว การได้รับค่าประมาณแบบพารามิเตอร์จะกลายเป็นเรื่องไม่กี่วินาที

เพียงนำสูตรไปใช้จริงโดยการคูณหน่วยที่คุณได้รับจากข้อมูลประวัติ แล้วหารผลคูณด้วยพารามิเตอร์ปัจจุบันของคุณ

เพื่อช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการเลื่อนโดยไม่จำเป็น เราจะทิ้งสูตรการประมาณค่าพารามิเตอร์ไว้ที่นี่เช่นกัน:

E_parametric = (A_old / P_old) x P_curr

สรุป: ติดตามดูโครงการของคุณและลองประมาณค่าพารามิเตอร์

ไม่มีความลับใดที่การประเมินโครงการต้องใช้เวลา

อย่างไรก็ตาม วิธีการประเมินโครงการที่ถูกต้องอาจช่วยคุณประหยัดเวลาได้สองสามสัปดาห์ในระยะยาว

ตามความเป็นจริงแล้ว การประมาณค่าแบบพาราเมตริกจะช่วยให้คุณทำเช่นนั้นได้

ด้วยการสะกิดคุณให้คิดใหม่เกี่ยวกับเป้าหมายโครงการและนำคุณไปสู่การทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ วิธีการประเมินโครงการนี้จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์สูงสุดจากแต่ละนาทีในภายหลังในระหว่างขั้นตอนการดำเนินโครงการของคุณ

ถึงกระนั้น เพื่อให้การประมาณค่าแบบพาราเมตริกเป็นผลสำเร็จ คุณจะต้องให้ความสนใจอย่างใกล้ชิดกับแต่ละโครงการของคุณ และต้องแน่ใจว่าได้จัดทำเอกสารทุกกระบวนการอย่างละเอียดถี่ถ้วน

จากนั้น ด้วยฐานข้อมูลขนาดใหญ่และสูตรการประมาณค่าแบบพาราเมตริก ไม่มีอะไรจะมาขวางทางคุณในการรับค่าประมาณโครงการที่แม่นยำที่สุด

(ยกเว้นว่าตัวแปรของคุณไม่มีความสัมพันธ์กับพารามิเตอร์ของคุณ แต่นั่นไม่ใช่สิ่งใดที่สถิติเล็กน้อยไม่สามารถแก้ไขได้)

️ คุณเคยใช้การประมาณค่าพารามิเตอร์ในช่วงการวางแผนโครงการหรือไม่? ค่าประมาณของคุณใกล้เคียงกับผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการมากน้อยเพียงใด แจ้งให้เราทราบที่ [email protected] เพื่อโอกาสในการนำเสนอในบทความนี้หรือหนึ่งในบทความในอนาคตของเรา นอกจากนี้ หากคุณชอบบทความนี้ แบ่งปันกับคนอื่นที่คุณคิดว่าอาจมีประโยชน์