10 เหตุผลในการว่าจ้างบุคคลภายนอกในการเขียนเชิงเทคนิค

นักเขียนด้านเทคนิคคือสมาชิกที่สำคัญในทีมของคุณ พวกเขาบอกให้โลกรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ สื่อสารฟังก์ชันและความสามารถให้ทุกคนตั้งแต่ทีมการตลาดของคุณไปจนถึงผู้ใช้ปลายทาง สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ แต่การจ้างแบบเต็มเวลาอาจมีราคาแพงและใช้เวลานาน นอกจากนี้ ทีมเขียนของคุณไม่จำเป็นต้องมีพนักงานในระดับสม่ำเสมอเสมอไป

แนวทางแก้ไขคือการว่าจ้างโครงการเขียนเชิงเทคนิคจากภายนอก การจ้างบุคคลภายนอกเป็นโซลูชันที่คุ้มต้นทุนซึ่งช่วยให้คุณเข้าถึงนักเขียนชั้นแนวหน้าได้โดยไม่ต้องจ้างพนักงานเต็มเวลา พิจารณาประโยชน์ 10 ประการเหล่านี้ต่อบริษัท ลูกค้า และผลกำไรของคุณ

1. ประสิทธิภาพด้านต้นทุนของการเอาท์ซอร์ส

การจ้างนักเขียนด้านเทคนิคมืออาชีพเต็มเวลาอาจมีค่าใช้จ่ายสูง เงินเดือนขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้งอย่างมาก แต่ค่ามัธยฐานของนักเขียนด้านเทคนิคในปี 2024 อยู่ที่มากกว่า 80,000 ดอลลาร์

ในบางรัฐ นักเขียนด้านเทคโนโลยีเต็มเวลาจะมีค่าใช้จ่ายมากกว่า 100,000 เหรียญสหรัฐ ซึ่งไม่รวมค่าจ้างที่สูงชัน ตามที่สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (SHRM) ระบุว่าป้ายราคาดังกล่าวอาจเป็นสามถึงสี่เท่าของเงินเดือนของตำแหน่ง

การจ้างบุคคลภายนอกช่วยลดต้นทุนเหล่านี้และ "ต้นทุนเพิ่มเติม" อื่นๆ ของการจ้างงานเต็มเวลา นักเขียนจากภายนอกคือผู้รับเหมา ไม่ใช่พนักงาน ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องจ่ายผลประโยชน์ คุณจ่ายค่าเวลาและความพยายามที่พวกเขามีส่วนร่วม

2. การเข้าถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง

เนื้อหาด้านเทคนิคกำหนดให้ผู้เขียนต้องคุ้นเคยกับอุตสาหกรรมและเทคโนโลยีที่พวกเขาเขียน การค้นหาผู้สมัครที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาจใช้เวลานานมาก โดยเฉพาะบริษัทที่อยู่ในอุตสาหกรรมเฉพาะกลุ่ม

การจับคู่ทักษะกลายเป็นเรื่องยากมากขึ้นเมื่อความต้องการของโครงการของคุณมีความหลากหลาย หากคุณจ้างงานเต็มเวลา คุณจะเผชิญกับข้อจำกัดในความจำเป็นในการแก้ไขความต้องการเหล่านั้นทั้งหมดด้วยสมาชิกในทีมเพียงไม่กี่คน สมาชิกในทีมเหล่านั้นจะต้องสามารถจัดการโปรเจ็กต์ทั้งหมดที่กำลังจะตามมาด้วย

ด้วยการจ้างบุคคลภายนอก คุณสามารถหานักเขียนเฉพาะทางสำหรับทุกโปรเจ็กต์ได้ คุณสามารถจ้างคนที่เก่งในการเขียนเอกสารทางเทคนิคและไม่ต้องกังวลว่าพวกเขาจะเขียนเอกสาร Application Programming Interface (API) ได้หรือไม่ หากคุณต้องการเอกสาร API คุณสามารถจ้างนักเขียนสำหรับโปรเจ็กต์นั้นได้ คุณจ่ายตามโครงการ ดังนั้น คนเดียวไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่าง

3. ปรับปรุงคุณภาพและความสม่ำเสมอ

การจ้างงานตามโครงการไม่จำเป็นต้องมีคนใหม่ในทุกงาน การจ้างบุคคลภายนอกช่วยให้คุณสร้างความสัมพันธ์กับนักเขียนตามสัญญาและทำความรู้จักกับสิ่งที่พวกเขาทำได้ดี คุณสามารถจ้างคนคนเดียวกันซ้ำๆ หลายๆ โครงการหรือย้ายไปจ้างคนอื่นได้หากนักเขียนของคุณไม่ตรงที่สุด

รูปแบบการจัดหาพนักงานที่ยืดหยุ่นนี้ช่วยให้คุณกำหนดมาตรฐานที่สูงขึ้นสำหรับคุณภาพของโครงการได้ คุณไม่ได้มุ่งมั่นที่จะจ้างงานเต็มเวลาซึ่งมีผลงานไม่ดีซึ่งคุณต้องจัดทำเอกสารก่อนที่จะปล่อยพวกเขาไป นักเขียนที่ได้รับสัญญาส่งมอบผลงานที่ดีที่สุด และคุณตัดสินใจว่าจะใช้อีกครั้งโดยพิจารณาจากงานนั้นหรือไม่

ผู้รับเหมาเข้าใจว่างานของพวกเขาพูดเพื่อตัวเอง ดังนั้นคนที่ฉลาดและประสบความสำเร็จจึงทุ่มเทอย่างเต็มที่ การบริการก็เช่นเดียวกัน ที่ Compose.ly เราจะประสบความสำเร็จเมื่อคุณทำเช่นนั้น ดังนั้นเราจึงทำงานร่วมกับนักเขียนชั้นแนวหน้าที่เราเชื่อว่าจะเหมาะสมอย่างยิ่งเท่านั้น

4. เพิ่มการมุ่งเน้นที่กิจกรรมหลัก

พิจารณาเวลาและเงินที่ธุรกิจของคุณจะประหยัดได้โดยการว่าจ้างการเขียนทางเทคนิคจากภายนอก หน่วยงานและหน้าที่หลักใดบ้างที่จะได้ประโยชน์?

นักเขียนด้านเทคนิคส่วนใหญ่ทำงานร่วมกับบุคคลหลายคนในแผนกต่างๆ รวมถึงผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนาผลิตภัณฑ์ นักออกแบบประสบการณ์ผู้ใช้ (UX) ผู้จัดการความสำเร็จของลูกค้า และทีมการตลาดและการขาย ด้วยกระบวนการจ้างนักเขียนจากภายนอกที่เชื่อถือได้ ผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณค่าเหล่านี้จึงสามารถใช้เวลาน้อยลงในการจัดการผลงานของนักเขียนที่มีทักษะน้อย ทีมสามารถใช้เวลาและพลังงานมากขึ้นกับงานที่เพิ่มมูลค่าหลักซึ่งขับเคลื่อนผลกำไร

5. ความสามารถในการปรับขนาดสำหรับความต้องการของโครงการที่เปลี่ยนแปลงได้

ความต้องการเอกสารทางเทคนิคมีความผันผวนขึ้นอยู่กับโครงการที่อยู่ในขั้นตอนการผลิต คุณอาจมีกองเอกสารในไตรมาสที่หนึ่ง รายงานบางส่วนในไตรมาสที่สอง และคู่มือและคู่มือมากมายในไตรมาสที่สาม หากคุณพึ่งพานักเขียนภายในองค์กรเพียงอย่างเดียว นั่นจะทำให้คุณต้องดิ้นรนเพื่อหลีกเลี่ยงการใช้พนักงานเหล่านั้นมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

การเขียนเชิงเทคนิคจากภายนอกจะปรับให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปเหล่านั้น หากคุณมีโปรเจ็กต์จำนวนมากในหนึ่งเดือนหรือไตรมาส คุณสามารถเซ็นสัญญากับนักเขียนเพิ่มเติมเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้นได้ หากมีโครงการน้อยลงในช่วงถัดไป ก็ไม่มีปัญหา คุณไม่ต้องออกสัญญาใดๆ

ระบบนี้ดีกว่ามากสำหรับการเงินของคุณ แทนที่จะจ่ายเงินเดือนเพื่อให้ผู้คนมีงานตามความต้องการ คุณจะจ่ายค่างานเมื่อมีงานเข้ามา หากไม่มีงานทำ คุณสามารถกันเงินนั้นไว้สำหรับความต้องการที่พุ่งสูงขึ้นครั้งต่อไป

6. เวลาตอบสนองเร็วขึ้น

ความสามารถในการปรับขนาดของการเขียนเชิงเทคนิคจากภายนอกหมายความว่าคุณสามารถทำงานได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง พนักงานภายในองค์กรที่มีจำนวนนักเขียนคงที่มีกำลังการผลิตคงที่ เมื่อคุณจ้างบุคคลภายนอก คุณสามารถทำงานเขียนเชิงเทคนิคได้มากขึ้นในระยะเวลาเท่าเดิม เพียงแค่จ้างนักเขียนเพิ่ม

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณมีคู่มือผู้ใช้หกเล่มสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่หกรายการ คุณต้องการเอกสารโดยเร็วที่สุดเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเลื่อนวันที่เผยแพร่ใดๆ ออกไป

หากคุณพึ่งพาบุคลากรที่มีความสามารถภายในองค์กร คุณจะมีทางเลือกสองทางที่ไม่ค่อยพึงปรารถนา: อาจทำให้ทีมของคุณทำงานหนักเกินไป หรือพยายามจ้างงานให้ตรงเวลาเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา หรือคุณสามารถว่าจ้างบุคคลภายนอกให้เขียนคู่มือทั้ง 6 เล่มนี้ โดยเลือกจำนวนนักเขียนที่จะจ้างตามกำหนดเวลาของคุณ

ถ้าต้องใช้นักเขียนสามคนจึงจะได้ไกด์หกคนเสร็จทันเวลา คุณก็จ้างสามคน ถ้าต้องใช้เวลาหกวัน คุณจะจ้างหกคน โดยปกติคุณจะจ่ายเงินเท่ากันเพราะคุณสั่งงานในปริมาณเท่ากัน แม้ว่าคุณอาจจะมีตัวเลือกในการใช้จ่ายเพิ่มเล็กน้อยเพื่อเร่งกระบวนการก็ตาม ค่าใช้จ่ายอาจคุ้มค่าโดยเฉพาะค่าใช้จ่ายครั้งเดียว

7. มาตรฐานเอกสารที่ได้รับการปรับปรุง

การเขียนภายในองค์กรอาจรู้สึกว่าช่วยให้ควบคุมได้มากขึ้น แต่ให้พิจารณาสิ่งอื่นๆ ที่ทีมของคุณต้องให้ความสำคัญ แม้ว่าพวกเขาสามารถให้การตรวจสอบเอกสารได้อย่างเต็มที่ แต่พวกเขาก็ยังมีความเชี่ยวชาญในด้านอื่นๆ

ผู้ให้บริการการเขียนด้านเทคนิคเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเอกสารทางเทคนิค พวกเขาเข้าใจมาตรฐานที่ยอมรับสำหรับเอกสารทางเทคนิคแต่ละประเภท ตั้งแต่การจัดรูปแบบไปจนถึงแนวทางปฏิบัติในการระบุแหล่งที่มาที่ยอมรับ สิ่งสำคัญที่สุดคือ พวกเขาลงทุนเวลาและทรัพยากรเพื่อให้ทันกับมาตรฐานที่เปลี่ยนแปลงไป

การจ้างบุคคลภายนอกช่วยให้คุณได้รับประโยชน์จากความเชี่ยวชาญนั้นโดยไม่ต้องลงทุนทั้งเวลาและเงินในการฝึกอบรมทีมของคุณ ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเอกสารของคุณเป็นไปตามมาตรฐานสูงสุด เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่ธุรกิจของคุณได้

8. ความยืดหยุ่นในการจัดสรรทรัพยากร

โปรเจ็กต์การเขียนเชิงเทคนิคเป็นเพียงงานบางส่วนเท่านั้น การจ้างบุคคลภายนอกช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนทรัพยากรเข้าหรือออกจากเอกสารได้ตามต้องการ ดังนั้นคุณจึงไม่ใช้จ่ายมากเกินไปหรือน้อยเกินไป ความยืดหยุ่นดังกล่าวช่วยให้คุณควบคุมงบประมาณได้มากขึ้น

9. มุมมองและแนวคิดใหม่ๆ

บริการเขียนทางเทคนิคจากภายนอกช่วยเปิดช่องทางการสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะและรอบรู้ ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้เคยทำงานในหลายโครงการเช่นเดียวกับคุณ และได้เห็นว่ามีธุรกิจต่างๆ มากมายที่ดำเนินกิจการอย่างไร ผู้รับเหมาสามารถนำเสนอข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ที่มีคุณค่าได้ซึ่งแตกต่างจากนักเขียนในบริษัทที่รู้แค่ว่าคุณทำสิ่งต่างๆ อย่างไร

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณจำเป็นต้องสร้างเอกสารประกอบสำหรับผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณได้ใช้เวิร์กโฟลว์เอกสารและคำแนะนำสไตล์ที่ได้รับการยอมรับแล้ว แต่ดูเหมือนว่าชิ้นส่วนต่างๆ จะไม่เข้ากัน แต่แล้วนักเขียนด้านเทคนิคจากภายนอกของคุณก็เสนอแนวคิดขึ้นมา

พวกเขาทำงานร่วมกับคู่แข่งและพบว่าไดอะแกรมประเภทอื่นสื่อสารฟังก์ชันเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การลองใช้แนวคิดของพวกเขาจำเป็นต้องมีการเบี่ยงเบนไปจากบรรทัดฐานของคุณ แต่ผู้เชี่ยวชาญในเนื้อหาของคุณและผู้ใช้ปลายทางต่างชื่นชมความชัดเจนของคำแนะนำใหม่ของคุณ

คุณอาจไม่เคยคิดถึงแนวทางใหม่นั้นโดยปราศจากสายตาจากภายนอก

10. การลดความเสี่ยงในการจัดทำเอกสาร

เอกสารทางเทคนิคส่งผลต่อวิธีที่ผู้คนมีส่วนร่วมและใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ มีความเสี่ยงหลายประการ แต่ทีมงานเขียนที่มีความรู้สามารถจัดการความเสี่ยงเหล่านั้นได้

ตัวอย่างเช่น จะเกิดอะไรขึ้นถ้ามีคนใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณไม่ถูกต้องเนื่องจากคำแนะนำไม่ชัดเจน การตีความที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ผู้ใช้หงุดหงิดและอาจเป็นอันตรายได้ ขึ้นอยู่กับประเภทของเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้อง

เอกสารบางอย่างอาจเสี่ยงต่อการเปิดเผยความรู้ที่เป็นกรรมสิทธิ์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเทคโนโลยีได้รับการคุ้มครองทรัพย์สินทางปัญญา การสื่อสารข้อมูลที่จำเป็นพร้อมทั้งปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนนั้นต้องใช้ทักษะระดับสูง

สุดท้ายนี้ หากคุณดำเนินธุรกิจในอุตสาหกรรมที่ได้รับการควบคุม คุณอาจจำเป็นต้องมีเอกสารการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย ความสัมพันธ์แบบเอาท์ซอร์สสามารถช่วยในกระบวนการนี้ได้ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการจัดสรรทรัพยากรให้กับกระบวนการดังกล่าว

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อจ้างนักเขียนเชิงเทคนิคและเคล็ดลับในการเอาชนะพวกเขา

คุณสมบัติเฉพาะทาง

งานสื่อสารทางเทคนิคมักต้องการความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับอุตสาหกรรมหรือกลุ่มเฉพาะเฉพาะ การค้นหาผู้สมัครที่เข้าใจสาขาของคุณอย่างถ่องแท้อาจเป็นเรื่องยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณต้องการให้บุคคลนั้นมีทักษะการเขียนเชิงเทคนิคชั้นยอดด้วย ยิ่งความต้องการของคุณซับซ้อนมากขึ้นเท่าใด กระบวนการจ้างงานก็จะยิ่งยากขึ้นเท่านั้น

วิธีแก้ปัญหา: ใช้บริการเขียนกับทีมงานเขียนเชิงเทคนิคที่ได้รับการตรวจสอบล่วงหน้าแล้ว บริการอย่าง Compose.ly มีทรัพยากรและเข้าถึงเพื่อค้นหานักเขียนที่มีทักษะหลากหลาย เราทำงานเสร็จแล้ว ดังนั้นสิ่งที่คุณต้องทำคือโทรออก

กระบวนการสัมภาษณ์เพิ่มเติม

การจ้างนักเขียนด้านเทคโนโลยีเกี่ยวข้องกับการสัมภาษณ์หลายรอบ ซึ่งมักจะรวมถึงการมอบหมายงานกลับบ้านด้วย สำหรับบริษัทที่จ้างงาน นั่นหมายถึงพนักงานจำนวนมากใช้เวลาหลายชั่วโมงในการพูดคุยกับผู้สมัคร ทบทวนงาน และนั่งสัมภาษณ์เป็นกลุ่ม นั่นคือชั่วโมงที่ทีมของคุณจะไม่ใช้เวลาทำงานในโครงการของลูกค้า

วิธีแก้ปัญหา: จ้างบุคคลภายนอกและเขียนร่วมกัน แทนที่จะโพสต์บนกระดานงานอิสระและลุยหาผู้สมัคร เช่นเดียวกับที่คุณทำกับการจ้างงานภายในบริษัท ให้ทำสัญญากับบริการที่ได้ดำเนินการเรียบร้อยแล้ว

การแข่งขันเพื่อคนเก่ง

หากคุณต้องการผลลัพธ์ที่ดีที่สุด คุณต้องมีคนที่ดีที่สุด แต่การแข่งขันเพื่อผู้ที่มีความสามารถที่ดีที่สุดกลับรุนแรงกว่าที่เคย คุณสามารถทำลายงบประมาณของคุณได้อย่างง่ายดายด้วยการแสวงหาซุปเปอร์สตาร์ด้านการเขียนเทคโนโลยีด้วยการตลาดของแบรนด์ เงินเดือนที่แข่งขันได้ และสิทธิพิเศษระดับสูง

วิธีแก้ปัญหา: การจ้างบริการภายนอกช่วยแก้ปัญหานี้ได้เช่นกัน แทนที่จะจีบนักเขียนที่คุณไม่รู้จักผลงาน ให้ขอนักเขียนจากบริษัทที่รู้จักทีมงานของตน คุณจะได้คู่ที่ดีกว่าและหลีกเลี่ยงความผิดหวัง

Compos.ly สามารถช่วยคุณค้นหานักเขียนเชิงเทคนิคที่ดีที่สุดได้อย่างไร

ที่ Compose.ly เราเข้าใจถึงความต้องการนักเขียนด้านเทคนิคที่เข้าใจอุตสาหกรรมของคุณ เรารับสมัครและคัดเลือกนักเขียนเชิงเทคนิคระดับสูงที่มีประสบการณ์ในโดเมนเทคโนโลยีต่างๆ เพื่อที่คุณจะได้นักเขียนที่สมบูรณ์แบบสำหรับกลุ่มเฉพาะของคุณ

นักเขียนของเราเป็นนักเล่าเรื่องที่มีทักษะซึ่งมุ่งเน้นที่ความต้องการของผู้ชมของคุณ พวกเขาแปลศัพท์เฉพาะเป็นภาษามนุษย์ที่น่าดึงดูด ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ของคุณ และเสริมสร้างการเชื่อมต่อที่มีคุณค่า

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการการเขียนเชิงเทคโนโลยีจากภายนอกของ Compose.ly วันนี้ นักเขียนของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือคุณในการเข้าถึงผู้ฟังไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใดก็ตาม