ระบบจัดการคำสั่งซื้อ ความหมาย ประโยชน์ และวิธีเลือก?

ในกิจกรรมทางธุรกิจโดยทั่วไปและโดยเฉพาะอีคอมเมิร์ซ ผู้ค้าและลูกค้าได้ตกลงกันในเป้าหมายร่วมกัน นั่นคือ การนำสินค้าจากคำสั่งซื้อของลูกค้าไปยังลูกค้าอย่างรวดเร็วและแม่นยำที่สุด เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ ธุรกิจต้องมีระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่มีประสิทธิภาพและยืดหยุ่น ซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของธุรกิจของคุณเพื่อตอบสนองความคาดหวังและการแข่งขันของผู้ซื้อสมัยใหม่

นอกจากนี้ เพื่อให้ธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ไม่เพียงแต่การตลาด การหาลูกค้า ฯลฯ เท่านั้น เป็นสิ่งสำคัญ แต่การจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้าก็เป็นปัจจัยหลักเช่นกัน ในกิจกรรมการจัดจำหน่าย การจัดการคำสั่งซื้อเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ การจัดการคำสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ จะต้องตรวจสอบข้อมูลให้ทั่ว ทันเวลา รวดเร็ว และถูกต้องระหว่างสมาชิกของระบบการจัดจำหน่าย อย่างไรก็ตาม การจัดการคำสั่งซื้อด้วยตนเองจะทำให้เกิดปัญหามากมายสำหรับธุรกิจ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ (OMS) ถือกำเนิดขึ้นเพื่อช่วยให้องค์กรต่างๆ ลดภาระการจัดการคำสั่งซื้อ

แล้วระบบการจัดการคำสั่งซื้อคืออะไร และคุณเลือกระบบที่ดีอย่างไรให้เหมาะกับรูปแบบธุรกิจของคุณ? ในบทความของวันนี้ ผมจะแนะนำให้คุณรู้จักกับข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อคืออะไร?

การจัดการคำสั่งซื้อเป็นกระบวนการขายตามคำสั่งซื้อซึ่งเป็นแกนหลักของบริษัทที่เกี่ยวกับสินค้าโภคภัณฑ์แบบ B2C และ B2B พูดง่ายๆ ; เป็นวงจรแบบครบวงจรที่สมบูรณ์สำหรับการรับและประมวลผลคำสั่งซื้อของลูกค้า การจัดการคำสั่งซื้อไม่สามารถทำได้โดยลำพัง แต่ต้องอาศัยการผสมผสานกันในเกือบทุกส่วนของบริษัท ตั้งแต่การบริการลูกค้าไปจนถึงคลังสินค้า การบัญชี ไปจนถึงการส่งมอบของพันธมิตร การจัดการคำสั่งซื้อที่ดีช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจทำงานได้อย่างราบรื่น รักษาความพึงพอใจของลูกค้า และปกป้องชื่อเสียงของบริษัท

การจัดการคำสั่งซื้อประกอบด้วยจุดติดต่อและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เชื่อมต่อกันเพื่อให้ลูกค้าสามารถสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม ในราคาที่เหมาะสม และรับสินค้าในเวลาที่เหมาะสม ระบบการจัดการคำสั่งซื้อช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการสั่งซื้อจะดำเนินไปอย่างราบรื่น และช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างบันทึกลูกค้าและติดตามสินค้าคงคลังและบันทึกการขายได้

อย่างไรก็ตาม ยิ่งมีผู้ติดต่อและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดการคำสั่งซื้อมากเท่าใด ธุรกิจก็จะต้องเผชิญกับอุปสรรคมากขึ้นเท่านั้น ความท้าทายหลักบางประการสำหรับบริษัท ได้แก่ ข้อผิดพลาดของมนุษย์และงานในมือ การมองเห็นสินค้าคงคลัง ข้อผิดพลาดในการจัดส่ง ฯลฯ ทั้งหมดนี้อาจทำให้ธุรกิจสูญเสียความพึงพอใจของลูกค้าและส่งผลเสียต่อความภักดีของลูกค้าในท้ายที่สุด ทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหานี้คือไม่มีใครนอกจากระบบการจัดการคำสั่งซื้อ เพื่อสร้างวงจรการจัดการคำสั่งซื้อที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และคุ้มค่า ทั้งบริษัท B2C และ B2B เลือกใช้ระบบการจัดการคำสั่งซื้อแบบบูรณาการและตอบสนอง (OMS)

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อเป็นเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ธุรกิจติดตามการขาย คำสั่งซื้อ สินค้าคงคลัง และการเติมสินค้า นอกจากนี้ยังคำนวณบุคลากร กระบวนการ และพันธมิตรที่จำเป็นสำหรับผลิตภัณฑ์เพื่อหาวิธีเข้าถึงลูกค้า การจัดการคำสั่งซื้อต้องใช้ระบบหลายมิติที่ครอบคลุมเกือบทุกด้านของการดำเนินธุรกิจ ได้แก่:

• ลูกค้า
• ช่องทางการขาย
• ข้อมูลสินค้า
• ระดับสินค้าคงคลังและที่ตั้ง
• ซัพพลายเออร์ที่จะซื้อและรับ
• บริการลูกค้า; คือ การคืนสินค้าและการคืนเงิน
• สั่งพิมพ์ หยิบ บรรจุ แปรรูป และจัดส่ง

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ทันสมัยถือว่าห่วงโซ่อุปทานทั้งหมดเป็นระบบนิเวศที่เชื่อมต่อถึงกัน พวกเขาอนุญาตให้ผู้ค้าทำให้กระบวนการภายในเป็นไปโดยอัตโนมัติตั้งแต่คำสั่งจนถึงการดำเนินการ

หน้าที่ของระบบการจัดการคำสั่งซื้อคืออะไร?

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อจะถือว่าสมบูรณ์แบบเมื่อมีคุณสมบัติที่ตรงตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

1. ติดตามคำสั่งซื้อ

สิ่งสำคัญในระบบการจัดการคำสั่งซื้อคือต้องจัดการองค์ประกอบทั้งหมดของคำสั่งซื้อของคุณ โดยไม่คำนึงถึงช่องทาง นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณทำงานในด้านอีคอมเมิร์ซบนแพลตฟอร์มอย่าง Amazon หรือ eBay การสั่งซื้อทางโทรศัพท์ ที่ร้านค้า และที่สำคัญที่สุดบนเว็บไซต์ของคุณจะต้องติดตามและบันทึกได้อย่างง่ายดาย คำสั่งซื้อเหล่านี้ควรมีให้ทุกที่ และประโยชน์ของระบบการจัดการคำสั่งซื้อจะเน้นที่กระบวนการนี้

2. ค้นหาสินค้าคงคลัง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่า 43% ของผู้ค้าปลีกคิดว่าการจัดการสินค้าคงคลังเป็นความท้าทายอันดับหนึ่งของพวกเขา ปัญหานี้เกิดจากการไม่มีโครงสร้างที่เหมาะสมในสถานที่ เวลา และกำไรขั้นต้น การติดตามรอบระยะเวลาสินค้าคงคลังในคลังสินค้าหลายแห่งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย ระบบการจัดการคำสั่งซื้อสามารถทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้นโดยใช้แนวทางปฏิบัติ เช่น การติดแท็กระดับสินค้า เทคโนโลยี RFID และการควบคุมสต็อคอัตโนมัติ

3. ปฏิบัติตามคำสั่ง

ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ความหลากหลายของคลังสินค้าเพิ่มขึ้นประมาณ 7% ช่วยให้ร้านค้าใช้ประโยชน์จาก 3PL หรือแม้แต่ใช้พื้นที่คลังสินค้าในพื้นที่ได้ง่ายขึ้นมาก ความเร็วก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การมีสินค้าคงคลังใกล้กับลูกค้าของคุณเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการรับประกันการจัดส่งที่รวดเร็วและสม่ำเสมอ ยูทิลิตีการจัดการคำสั่งซื้อของคุณช่วยให้คุณสามารถส่งคำสั่งซื้อเพื่อบรรจุและจัดส่งด้วยป้ายกำกับการจัดส่งที่ถูกต้อง

4. จัดการผลตอบแทน

ในด้านธุรกิจโดยทั่วไปและโดยเฉพาะอย่างยิ่งด้านอีคอมเมิร์ซ ผลกำไรมีความสำคัญสูงสุด หากการติดตามสินค้าที่ส่งคืนอย่างไม่ถูกต้อง เป็นการยากที่จะชดเชยจำนวนคำสั่งซื้อที่แท้จริง ทำให้เกิดปัญหาในด้านอื่นๆ ของธุรกิจ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่สามารถช่วยให้ร้านค้าอีคอมเมิร์ซช่วยคุณในการดำเนินการคืนเงินและการคืนเงินให้กับลูกค้าได้อย่างมาก

5. ฟังก์ชั่นอื่นๆ

นอกเหนือจากปัจจัยหลักที่กล่าวข้างต้นแล้ว ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ดีสามารถช่วยนักธุรกิจในด้านอื่นๆ ได้มากมาย รวมถึงการสนับสนุน การรับคำสั่งซื้อและการชำระเงินโดยไม่คำนึงถึงช่องทางหรือสกุลเงิน ควบคุมกระบวนการจัดส่งคำสั่งซื้อ อัปเดตระดับสินค้าคงคลังในระบบและช่องทางการขาย จัดเตรียมรายการสินค้าคงคลังหรือ 3PLs ให้เสร็จสมบูรณ์ นอกจากนี้ยังช่วยติดตามคำสั่งซื้อสำหรับทั้งลูกค้าและทีมบริการลูกค้า คุณสามารถสังเกตและคาดการณ์ระดับของสินค้าได้อย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงสินค้าคงคลัง ขณะนี้บางระบบยังรวมเข้ากับฟังก์ชันของสำนักงานสนับสนุน เช่น บัญชีลูกหนี้ เจ้าหนี้ และบัญชีแยกประเภทเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ และรับชำระเงิน

ประโยชน์หลักของระบบการจัดการคำสั่งซื้อ

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อจำนวนมากนำเสนอโซลูชั่นการทำธุรกรรมตามเวลาจริง สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถเปิดเผยต้นทุนในตลาดและดำเนินการคำสั่งในการแลกเปลี่ยนต่างๆ ได้ทันทีด้วยความช่วยเหลือของการสตรีมราคาแบบเรียลไทม์ ข้อดีบางประการที่บริษัทสามารถรับได้จากอุปกรณ์การจัดการคำสั่งซื้อ ได้แก่ การจัดการคำสั่งซื้อและการจัดสรรสินทรัพย์พอร์ต

ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ยอดเยี่ยมซึ่งสามารถรองรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ รวมถึงการประเมินธุรกรรมแบบเรียลไทม์ทั้งก่อนและหลังรายการ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อช่วยให้พนักงานปฏิบัติตามวงจรชีวิตของการทำธุรกรรมเพื่อตรวจสอบว่ามีความบันเทิงหรือการฉ้อโกงทางการเงินใด ๆ อันเป็นการละเมิดระเบียบข้อบังคับโดยใช้สมาชิกของ บริษัท หรือไม่ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อสามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และสื่อสารด้วยวาจาระหว่างผู้จัดการพอร์ต ผู้ค้า และพนักงานการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

โครงสร้างการจัดการคำสั่งซื้อเป็นการปรับปรุงที่จำเป็นในอุตสาหกรรมการจัดหาเงิน เนื่องจากจะตรวจสอบสถานที่ต่างๆ ในแบบเรียลไทม์ ป้องกันการละเมิดกฎข้อบังคับ และตรวจสอบความเร็วและความถูกต้องของการดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงทางการเงินและการออมมีมูลค่ามหาศาล

วิธีการเลือกระบบ OMS ที่เหมาะสม?

1. ระบุเป้าหมายและลำดับความสำคัญของระบบของคุณ

ด้วยการระบุเป้าหมายและลำดับความสำคัญ และพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายใน คุณจะระบุได้อย่างแท้จริงว่าคุณลักษณะใดที่ตรงกับความต้องการของบริษัทของคุณ คุณควรพิจารณาแง่มุมต่าง ๆ ของการพัฒนาธุรกิจในอนาคตเพื่อเลือกระบบที่เหมาะสม โดยไม่ต้องใช้เงินมากเกินไปในการเปลี่ยนแปลงขนาดธุรกิจแต่ละครั้ง

2. ร่างคำขอข้อเสนอ (RFP)

ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจของคุณเริ่มต้นได้ง่ายขึ้น ทั้งคุณและผู้ให้บริการของคุณเข้าใจความต้องการทางเทคนิคและอุปสรรคของยูทิลิตี้ที่คุณหวังว่าจะนำไปใช้ อย่าลืมใส่จำนวนคำสั่งซื้อ จำนวน SKU บริบทของผู้จำหน่ายปัจจุบัน ซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ ฮาร์ดแวร์และเครือข่าย ไทม์ไลน์สำหรับกระบวนการจัดหาระบบ และรายละเอียดคำแนะนำและการสนับสนุน

3. ตัวเลือกโครงสร้างการวิจัย

ศึกษาโครงสร้างระบบก่อนที่คุณจะเลือกใช้ระบบการจัดการคำสั่งซื้อ การใช้ระบบหรือระบบที่คุณรู้จักอยู่เสมอจะทำให้คุณพลาดคุณสมบัติที่เหนือกว่าหรือโครงสร้างระบบที่เหมาะสมกับธุรกิจของคุณมากกว่า ดังนั้น รวบรวมรายชื่อผู้ขายเพื่อประเมินและรับการสาธิตหรือติดตาม

4. รอและพิจารณาคำตอบทั้งหมด

คุณควรมีไฟล์บันทึกข้อดีและข้อเสียของข้อมูลและคำตอบของผู้ให้บริการทั้งหมด การประเมินเหล่านี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ในขั้นตอนที่ 1 เพื่อเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุดจาก 2 ถึง 3 ระบบและทำการเลือกขั้นสุดท้าย

5. ทบทวนการแลกเปลี่ยน

สิ่งนี้จะไม่ช่วยให้คุณค้นหาตัวแทนที่ตรงกันร้อยเปอร์เซ็นต์สำหรับความต้องการของคุณ อย่างไรก็ตาม การเลือกขั้นสุดท้ายของคุณจะขึ้นอยู่กับเกณฑ์การแลกเปลี่ยนเป็นหลัก คุณลักษณะพิเศษของแต่ละระบบไม่ควรเป็นเกณฑ์เดียวของคุณในการเลือกระบบการจัดการคำสั่งซื้อ คุณควรตัดสินใจที่จะคำนึงถึงความสัมพันธ์ทางธุรกิจเชิงพาณิชย์ทั้งหมดที่คุณเกี่ยวข้อง ปัจจัยที่คุณควรพิจารณาคือ: บริษัทของพวกเขามีประโยชน์หรือไม่? พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขาของตนหรือไม่? และพวกเขาพัฒนาแพลตฟอร์มอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ลูกค้ามีตัวเลือกสำหรับการขยายและพัฒนาหรือไม่?

ดังนั้น เมื่อเลือกระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ดีที่สุดสำหรับบริษัทของคุณ คุณควรกำหนดรายการตรวจสอบด้วยตนเอง ในรายการตรวจสอบนั้น คุณควรระบุคำถามที่คุณต้องการเพื่อให้ระบบสามารถตอบสนองและเริ่มประเมินว่าตรงกับเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้หรือไม่ ต่อไปนี้คือคำถามบางข้อที่ควรรวมอยู่ในรายการตรวจสอบของคุณในความเห็นของฉัน:

• ระบบนั้นอนุญาตให้คุณกำจัดขั้นตอนแบบแมนนวลผ่านระบบอัตโนมัติหรือไม่?
• ระบบอนุญาตให้คุณควบคุมรายได้ในหลายช่องทาง สกุลเงิน และภูมิศาสตร์หรือไม่?
• ระบบแนะนำที่ตั้งคลังสินค้ามากกว่าหนึ่งแห่งหรือไม่?
• ระบบมีรายงานและการคาดการณ์ให้คุณตรวจหาปัญหา แผนภูมิ และการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
• ระบบให้การเข้าถึง API และอนุญาตให้คุณอัปเดตตามที่คุณต้องการหรือไม่?
• ระบบดังกล่าวช่วยบูรณาการบุคคลที่สามและบุคคลที่สามเข้ากับระบบนิเวศของห่วงโซ่อุปทานที่กว้างขึ้น (เช่น การบัญชี การจัดการคลังสินค้า การนำไปใช้งาน 3PL เป็นต้น) หรือไม่?
• ระบบเป็นแพลตฟอร์มที่ล่าช้าหรือรวมฟังก์ชันใหม่อย่างต่อเนื่องหรือไม่?

สรุป

ทุกวันนี้ แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซขยายและทำลายอุปสรรคในระดับสากลอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นระบบการจัดการคำสั่งซื้อจึงมีความสำคัญมากกว่าที่เคย หากคุณยังคงค้นหาผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ อย่าลืมกำหนดกระบวนการทางธุรกิจ เป้าหมาย และวัตถุประสงค์ของคุณให้ชัดเจน อย่าลืมประเมินผลประโยชน์ ต้นทุน และคุณลักษณะที่เหมาะสมกับแผนของคุณ ค้นคว้า OMS เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด

การจัดการคำสั่งซื้อเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนโดยเนื้อแท้ การเลือกระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่เหมาะสมมีความสำคัญต่ออายุขัยและคุณภาพของธุรกิจ แต่ก็เป็นสาขาที่มักถูกมองข้าม เพื่อให้คุณชนะได้อย่างง่ายดาย

หวังว่าด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ ระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่ ให้ไว้ข้างต้น คุณสามารถเลือกระบบการจัดการคำสั่งซื้อที่เหมาะสมและสนับสนุนคุณสู่เป้าหมายที่สำคัญที่สุดในธุรกิจ: การเติบโต