ไม่สะทกสะท้านจากการทำงานแบบไฮบริด บริษัทต่างๆ ต่างเลือกใช้สำนักงานที่ใหญ่ขึ้น ฉลาดขึ้น และเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้น

ในขณะที่บริษัทต่างๆ ผ่อนคลายในแผนงานหลังเกิดโรคระบาด คำถามเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำกับพื้นที่สำนักงานก็กลายเป็นเรื่องใหญ่ สำนักงานก่อนเกิดโรคระบาดทำงานตามความต้องการของผู้มีความสามารถในปัจจุบันหรือไม่? การมีสำนักงานในโลกที่งานทางไกลแพร่หลายไปทั่วโลกนั้นสมเหตุสมผลหรือไม่

เพื่อช่วยให้ผู้นำธุรกิจตัดสินใจว่าจะทำอย่างไรกับสำนักงานของพวกเขา Capterra ได้สำรวจ ^[*] ผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านพื้นที่สำนักงานกว่า 300 รายในบริษัทในสหรัฐอเมริกา สิ่งที่เราเรียนรู้คือสำนักงานจะไม่ไปทุกที่ในเร็วๆ นี้ (เว้นแต่คุณจะเป็นบริษัทประเภทเดียว เพิ่มเติมในภายหลัง) อันที่จริง การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ได้เปิดโอกาสให้นายจ้างได้คิดทบทวนสำนักงานของตนใหม่เพื่อให้ทันสมัยขึ้น คล่องตัวยิ่งขึ้น และสอดคล้องกับอนาคตของการทำงานมากขึ้น

ในโลกลูกผสม สำนักงานเป็นสิ่งสำคัญ

ปัจจัยที่ใหญ่ที่สุดที่มีอิทธิพลต่อสิ่งที่ธุรกิจจะทำกับสำนักงานในอนาคตคือความถี่ที่พนักงานจะลงมือทำจริง ในแง่นี้ มีสิ่งหนึ่งที่แน่นอน: โมเดลไฮบริดที่พนักงานแบ่งเวลาทำงานในสำนักงานและที่บ้าน ได้กลายเป็นมาตรฐาน

แม้จะมีเพียง 20% ขององค์กรที่เป็นไฮบริดก่อนเกิด COVID-19 แต่ข้อมูลการสำรวจของเราแสดงให้เห็นว่า 64% วางแผนที่จะเป็นไฮบริดในระยะยาว แผนเหล่านี้มีความสอดคล้องกันในทุกขนาดธุรกิจ

เมื่อถึงจุดหนึ่งในช่วงต้นของการระบาดใหญ่ของ COVID-19 สำนักงานมีน้ำหนักตาย ภายในเดือนพฤษภาคม 2020 พนักงานเกือบครึ่งในสหรัฐอเมริกาทำงานที่บ้านโดยเฉพาะ ^[1] และธุรกิจที่จำเป็นต้องลดต้นทุนถูกล่อลวงอย่างหนักให้เลิกใช้สำนักงานที่ไม่ได้ใช้งานหากมีโอกาส

เมื่อโรคระบาดสงบลง ปรัชญาองค์กรที่มีต่อสำนักงานก็เปลี่ยนไป แม้ว่ารูปแบบไฮบริดจะทำให้พนักงานไม่อยู่ในสำนักงานตลอดเวลา แต่ 80% ของ DM ของสำนักงานในแบบสำรวจของเรากล่าวว่าบริษัทของตนจำเป็นต้องมีสำนักงานเพื่อดำเนินการ อีก 18% กล่าวว่าแม้สำนักงานจะไม่จำเป็นทางเทคนิค แต่ประโยชน์ของการมีสำนักงานนั้นมีมากกว่าต้นทุน

สำนักงานกำลังขยายใหญ่ขึ้น (มีข้อยกเว้นที่สำคัญอย่างหนึ่ง)

แม้ว่าสำนักงานของคุณจะมีความสำคัญ เราก็คาดหวังให้ธุรกิจส่วนใหญ่ลดขนาดพื้นที่สำนักงานลงหากพวกเขากำลังเปลี่ยนไปใช้โมเดลไฮบริดในระยะยาวเพื่อประหยัดเงิน (มีพนักงานในสำนักงานน้อยลงในคราวเดียวหมายความว่าต้องใช้พื้นที่โดยรวมน้อยลง) . แต่เรากลับพบว่าตรงกันข้าม

เมื่อถูกถามว่ามีการเปลี่ยนแปลงขนาดของสำนักงานในช่วงการระบาดของ COVID-19 อย่างไร 76% ของผู้ตอบแบบสำรวจในสำนักงานที่ตอบแบบสำรวจกล่าวว่านายจ้างของตนมีอยู่แล้วหรือวางแผนที่จะย้ายไปอยู่ที่สำนักงานที่ใหญ่กว่า มีเพียง 23% เท่านั้นที่พูดแบบเดียวกันเกี่ยวกับการย้ายไปยังสำนักงานขนาดเล็ก

สิ่งที่ดูเหมือนขัดกับสัญชาตญาณบนพื้นผิวนั้นสมเหตุสมผลเมื่อคุณพิจารณาปัจจัยสำคัญสองประการ:

1. ธุรกิจโดยเฉลี่ยกำลังเติบโต: นับตั้งแต่ต้นปี 2564 จำนวนการจ้างงานของธุรกิจในสหรัฐฯ เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง แม้ว่าจะมีการหมุนเวียนเพิ่มขึ้นเนื่องจากการลาออกครั้งใหญ่ก็ตาม ^[2] แม้จะอยู่ในรูปแบบไฮบริด บริษัทก็ยังต้องการสำนักงานขนาดใหญ่เพื่อรองรับจำนวนพนักงานที่เพิ่มขึ้น
2. บริษัทต้องการพื้นที่ทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น: เมื่อถูกขอให้จัดอันดับปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่นายจ้างของพวกเขากำลังพิจารณาเมื่อออกแบบสำนักงานให้ก้าวไปข้างหน้า Office DMs จัดอันดับความยืดหยุ่น (56%) รองจากประสิทธิภาพการทำงาน (63%) ในแบบสำรวจของเราเท่านั้น แทนที่จะยัดเยียดคนงานให้อยู่ในแนวความคิดเดียว บริษัทต่างๆ ต่างเลือกใช้พื้นที่ขนาดใหญ่ขึ้นเพื่อให้มีสภาพแวดล้อมการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น (เพิ่มเติมในภายหลัง)

สำหรับบริษัทที่พนักงานทุกคนจะทำงานจากที่บ้านในระยะยาว สำนักงานถือเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ด้วยเหตุนี้ 69% ของ office DM ในธุรกิจดังกล่าวกล่าวว่าพวกเขามีอยู่แล้วหรือวางแผนที่จะเลิกจ้างสำนักงานทั้งหมด

สำหรับสตาร์ทอัพที่อยู่ห่างไกลและบริษัทขนาดเล็กที่มีพนักงานกระจายอยู่ทั่วประเทศ การไม่มีสำนักงานเลยกลายเป็นวิธีที่นิยมในการลดต้นทุน

โควิด-19 เร่งการนำห้องประชุมเทคโนโลยีและการประชุมทางวิดีโอแบบไร้สัมผัสมาใช้อย่างรวดเร็ว

หากเจาะลึกลงไปในการออกแบบสำนักงาน เราพบว่าเทรนด์การออกแบบ 2 แบบเริ่มต้นขึ้นในช่วงการระบาดของโควิด-19 ประการแรกคือเทคโนโลยีไร้สัมผัส ซึ่งก็คือการใช้คีย์การ์ด สมาร์ทโฟน หรืออุปกรณ์อื่นๆ เพื่อปลดล็อกหรือเปิดจุดเข้าใช้งานในสำนักงานโดยที่พนักงานไม่ต้องสัมผัสร่างกาย

สี่สิบสี่เปอร์เซ็นต์ของ DM ในสำนักงานในแบบสำรวจของเรากล่าวว่าองค์กรของพวกเขาใช้เทคโนโลยีไร้สัมผัสในช่วงการระบาดของ COVID-19

เมื่อสุขภาพและความปลอดภัยของคนงานกลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกในช่วงที่การระบาดใหญ่ของ COVID-19 เทคโนโลยีไร้สัมผัสกลายเป็นสิ่งที่ต้องมีในสำนักงานอัพเกรดเพื่อลดการแพร่กระจายของไวรัส

เทคโนโลยีไร้สัมผัสไม่เพียงแต่กำจัดพื้นผิวที่ใช้ร่วมกัน (เช่น ลูกบิดประตู) ที่ทำให้แพร่เชื้อโรคได้ง่ายขึ้น แต่ยังช่วยให้นายจ้างรักษาการควบคุมการเข้าออกที่เข้มงวดยิ่งขึ้นเพื่อบังคับใช้ขีดจำกัดความจุที่ต่ำกว่า หากพนักงานไม่ควรอยู่ที่สำนักงานในวันหรือเวลาใด ๆ เทคโนโลยีก็จะไม่อนุญาตให้เข้าถึง

อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีไร้สัมผัสจะยังคงให้คุณค่าในด้านต่างๆ เช่น ความปลอดภัย ตัวอย่างเช่น สมาร์ทล็อคแบบไร้สัมผัส ใช้ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันจากคีย์การ์ดหรือแอปโทรศัพท์เพื่อบันทึกรายละเอียดว่าใครเข้าไปในจุดเชื่อมต่อแต่ละจุดในสำนักงานและเมื่อใด

แนวโน้มสำนักงานอื่นๆ ที่เริ่มต้นขึ้นในช่วงการแพร่ระบาดคือห้องประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะ ซึ่งได้ปรับปรุงอุปกรณ์เสียงและวิดีโอที่ปรับให้เหมาะสมสำหรับประสบการณ์การประชุมทางวิดีโอ ในขณะที่การประชุมทางวิดีโอเข้าครอบงำโลกของการทำงาน 43% ของ DM ในสำนักงานบอกเราว่าธุรกิจของตนใช้ห้องประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะในสำนักงานของตน

เมื่อเทียบกับโทรศัพท์ แล็ปท็อป หรืออุปกรณ์ที่ใช้คนเดียวอื่นๆ ห้องประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะจะมอบประสบการณ์การประชุมทางเว็บที่ดีขึ้นสำหรับกลุ่มโดยใช้หน้าจอที่ใหญ่ขึ้น กล้องที่ดีขึ้น ลำโพงที่ดังกว่า และไมโครโฟนที่มีประสิทธิภาพมากกว่า นอกจากการจัดห้องให้พนักงานเหมาะสมกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นแล้ว ห้องประชุมทางวิดีโอโดยเฉพาะยังช่วยให้นายจ้างกำหนดมาตรฐานฮาร์ดแวร์และแอพที่ใช้สำหรับการประชุม—ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

แนวโน้มสำนักงานใหญ่ต่อไป? การทำงานตามกิจกรรมและการออกแบบทางชีวภาพ

ข้อมูลของเราแสดงให้เห็นว่าบริษัทต่างๆ ได้ทำการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในสำนักงานของตนแล้วในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ แต่เราควรคาดหวังการเปลี่ยนแปลงการออกแบบสำนักงานแบบใด อย่างแรกเรียกว่าการทำงานตามกิจกรรมหรือเรียกสั้น ๆ ว่า "ABW"

ABW เป็นแนวคิดการออกแบบที่ขจัดความคิดที่ว่าพนักงานจะอยู่ที่โต๊ะทำงานตลอดทั้งวัน แต่พนักงานจะย้ายไปยังพื้นที่ต่างๆ ของสำนักงานซึ่งได้รับการปรับให้เหมาะสมกับกิจกรรมการทำงานประเภทต่างๆ ตามความจำเป็น

พนักงานอาจไปที่มุมส่วนตัวเพื่อทำงานเดี่ยวๆ ให้เสร็จ จากนั้นไปที่โต๊ะ "เพื่อนบ้าน" กับเพื่อนร่วมงานเพื่อติดตามโครงการของกลุ่ม และสุดท้ายไปยังพื้นที่ที่มีโต๊ะทำงานพังอย่างรวดเร็ว พบกับผู้จัดการของพวกเขา—ทั้งหมดในวันเดียวกัน

การแยกพนักงานออกจากนิสัยเดิมๆ อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย (ผู้เริ่มใช้ ABW ในช่วงต้นพบว่าพนักงานมักจะกลับมาที่โต๊ะทำงานเป็นประจำเมื่อไม่ควรทำ) และมีครั้งเดียวเท่านั้นที่จะบอกได้ว่า ABW ยังคงรักษาผลประโยชน์ไว้ในระยะยาวหรือไม่หลังจากที่ความแปลกใหม่หมดลง แต่การวิจัยเบื้องต้นแสดงให้เห็นสัญญา ผลการศึกษาในปี 2018 พบว่าพนักงานในสำนักงานที่ออกแบบโดย ABW มักอยู่ประจำที่น้อยกว่าและพึงพอใจกับสภาพแวดล้อมในการทำงานโดยรวมมากกว่า ^[5]

แม้ว่าบริษัทไม่ถึงหนึ่งในสาม (31%) ใช้แนวคิด ABW ในสำนักงานของตนก่อนเกิดการระบาดใหญ่ แต่เราพบว่าบริษัทส่วนใหญ่ (55%) ใช้ ABW ในระหว่างการระบาดใหญ่หรือวางแผนที่จะใช้ ABW ในอนาคต

เทรนด์การออกแบบสำนักงานอีกรูปแบบหนึ่งที่สร้างกระแสเรียกว่าการออกแบบทางชีวภาพ ออกแบบมาเพื่อลดความเหนื่อยหน่ายของพนักงาน การออกแบบที่เน้นชีวภาพโดยเน้นที่การนำองค์ประกอบทางธรรมชาติมาสู่สำนักงาน สำนักงาน "Spheres" ที่มีชื่อเสียงของ Amazon ในซีแอตเทิลเป็นตัวอย่างที่สำคัญของสิ่งนี้: หน้าต่างบานใหญ่สำหรับแสงแดดที่มากขึ้น พืชและองค์ประกอบการออกแบบที่เป็นธรรมชาติ และลำโพงที่เล่นเสียงธรรมชาติ ทั้งหมดนี้ทำให้สถานที่ทำงานสงบและเซนมากขึ้น

ผลกระทบสะสมขององค์ประกอบทางธรรมชาติเหล่านี้ต่ออารมณ์ของผู้ปฏิบัติงานอาจมีจำนวนมาก ในการศึกษาปี 2020 ผู้เข้าร่วมในสภาพแวดล้อมทางชีวภาพมีการตอบสนองการฟื้นตัวที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องหลังจากประสบกับความเครียดเมื่อเปรียบเทียบกับผู้ที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่ทางชีวภาพ ^[7]

เช่นเดียวกับ ABW บริษัทเพียงหนึ่งในสี่ในการสำรวจของเราได้นำองค์ประกอบของการออกแบบทางชีวภาพมาใช้ในสำนักงานก่อนเกิดโควิด-19 แต่เราพบว่ามากกว่าครึ่ง (51%) ใช้การออกแบบทางชีวภาพในช่วงการระบาดใหญ่หรือมีแผนที่จะใช้การออกแบบทางชีวภาพในอนาคตอันใกล้

ภาวะถดถอยอาจทำให้การเปลี่ยนแปลงสำนักงานต้องหยุดชะงัก

แทนที่จะละทิ้งสำนักงาน ข้อมูลของเราแสดงให้เห็นว่าบริษัทต่างๆ กำลังทำงานอย่างหนักเพื่อไม่เพียงแต่ทำให้สำนักงานสามารถทำงานได้มากขึ้นสำหรับอนาคตของการทำงาน แต่ยังทำให้พวกเขาเป็นจุดหมายปลายทางที่น่าดึงดูดใจสำหรับพนักงานที่คุ้นเคยกับโฮมออฟฟิศของพวกเขา มีเพียงปัญหาเดียวเท่านั้น: ภาวะถดถอยที่อาจเกิดขึ้นอาจทำให้ทุกอย่างดีขึ้น

อันที่จริง 65% ของ office DM ในแบบสำรวจของเรากล่าวว่าความเป็นไปได้ของภาวะถดถอยได้เปลี่ยนแปลงแผนสำนักงานขององค์กรไปแล้ว คุณอาจจะเลื่อนออกจากสำนักงานใหญ่เปลี่ยนแปลงตัวเองจนกว่าจะเข้าใจโชคลาภทางการเงินจากภาวะถดถอยครั้งใหญ่

ไม่ว่าคุณจะกำลังปรับปรุงสำนักงานในขณะนี้หรือในภายหลัง การมีสำนักงานที่ได้รับการปรับแต่งใหม่เพื่อรองรับความต้องการของงานแบบผสมผสานควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกสำหรับนายจ้างส่วนใหญ่ หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มอัปเดตสำนักงานของคุณที่จุดใด Gartner พบว่า 70% ขององค์กรเริ่มต้นเส้นทางสู่สำนักงานที่ชาญฉลาดด้วยการปรับใช้ระบบการจัดการสถานที่ทำงานแบบบูรณาการหรือแอปพลิเคชันการจัดกำหนดการทรัพยากร ^[8]

ระเบียบวิธี

*การสำรวจพื้นที่สำนักงาน 2022 ของ Capterra ดำเนินการในเดือนสิงหาคม 2022 ท่ามกลางผู้มีอำนาจตัดสินใจด้านพื้นที่สำนักงาน 301 แห่งในบริษัทในสหรัฐอเมริกา คัดเลือกผู้ตอบแบบสอบถามตามเกณฑ์ 3 ประการ ได้แก่ 1) แต่ละคนต้องอยู่ในระดับผู้อำนวยการหรือสูงกว่าที่นายจ้าง 2) แต่ละคนต้องมีความรู้กว้างขวางเกี่ยวกับพื้นที่ทำงานและแผนอสังหาริมทรัพย์ที่นายจ้างของตน และ 3) พนักงานของผู้ตอบแบบสอบถาม นายจ้างต้องทำงานนอกสำนักงานเป็นหลักก่อนเกิดการระบาดของ COVID-19 เป้าหมายของแบบสำรวจนี้คือเพื่อทำความเข้าใจรอยเท้าของสำนักงานและตัวเลือกการออกแบบที่ธุรกิจต่างๆ ได้จัดทำขึ้นหรือวางแผนที่จะดำเนินการหลังจากเกิดสถานการณ์โควิด-19 และการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญอื่นๆ ในแนวทางการทำงานของเรา

แหล่งที่มา

1. การทดลองสองปี 50 ล้านคนในการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของเรา นิวยอร์กไทม์ส
2. ตำแหน่งงานว่าง การจ้างงาน และการแยกชั้น ตามฤดูกาล สำนักสถิติแรงงาน
3. วิธีใช้การเข้าถึงผ่านมือถือสำหรับธุรกิจของคุณ Kisi
4. ที่ปรึกษาการออกแบบ RAW หน้า Facebook, Facebook
5. ผลกระทบของการทำงานตามกิจกรรม (ABW) ต่อกิจกรรมในสถานที่ทำงาน พฤติกรรมการกิน ผลผลิต และความพึงพอใจ วารสารนานาชาติด้านการวิจัยสิ่งแวดล้อมและสาธารณสุข
6. เข้าไปใน Amazon Spheres นี่คือวิธีการ The Seattle Times
7. ผลกระทบของสภาพแวดล้อมในร่มทางชีวภาพต่อการฟื้นตัวของความเครียดและความวิตกกังวล: การทดลองระหว่างวิชาในความเป็นจริงเสมือน Environment International
8. สร้างสำนักงานอัจฉริยะที่ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน ความปลอดภัย และความเป็นอยู่ที่ดี Gartner