“การประชุมเป็นสัญญาณของการจัดระเบียบที่ไม่ดี ยิ่งประชุมน้อยยิ่งดี” – ปีเตอร์ ดรักเกอร์

รักหรือเกลียดพวกเขา การประชุมเป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่เราเรียกว่างาน นี่คือวิธีที่เราอภิปรายแนวคิด แชร์ข้อมูลอัปเดต ระดมความคิดเกี่ยวกับโครงการ และทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ทว่าผู้นำธุรกิจหลายคนมองว่าการพบกันเป็นสิ่งชั่วร้ายที่จำเป็น และเข้าใจได้ง่ายว่าทำไม—เราพบกันบ่อยเกินไป

น่าเสียดายที่การเอาชนะสัญชาตญาณ "มารวมตัวกันในห้อง" อาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้นำที่ช่ำชองและผู้จัดการใหม่เหมือนกัน ผลลัพธ์? พนักงานมี เวลาในการไหล เพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลย ดูเหมือนโครงการจะถูกเลื่อนออกไปเสมอ และประสิทธิภาพการทำงานในทีมลดลง

ตัวเลขไม่โกหก!

พนักงานโดยเฉลี่ยของคุณเข้าร่วม การประชุม 62 ครั้งในแต่ละเดือน โดยใช้เวลาทำงานเต็มห้าในการประชุมที่ไม่เกิดผลอย่างดีที่สุด ระดับที่สูงขึ้นของระดับองค์กร ยิ่งแย่ลงไปอีก—ผู้จัดการระดับกลางและผู้นำระดับสูงใช้เวลา 35-50% ในการประชุม แทนที่จะเป็นกลไกในการผลิต การประชุมทางธุรกิจหนึ่งในสองนั้นถือว่าเสียเวลา ในปี 2019 การจัดประชุมที่ไม่ดีทำให้ธุรกิจในสหรัฐฯ มีมูลค่าถึง 399 พันล้านดอลลาร์

เพื่อความชัดเจน เราไม่สามารถกำจัดการประชุมทางธุรกิจทั้งหมด—การประชุมเหล่านี้มักจะช่วยให้เราทำงานร่วมกัน ดำเนินการร่วมกัน และทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ—แต่เราสามารถ (และควร) จู้จี้จุกจิกเกี่ยวกับการประชุมที่เราเป็นเจ้าภาพเพื่อให้เราสามารถ ดำเนินการได้ การประชุมที่ดีขึ้น และประสบความสำเร็จมากขึ้น นอกจากนี้ การใช้มาตรการเช่น วันที่ไม่มีการประชุม ในธุรกิจต่างๆ เช่น Facebook, Asana และ Okta สามารถช่วยลดการประชุมที่ไม่ก่อผลและให้เวลาพนักงานกลับมีสมาธิกับการทำงานจริงที่ต้องทำให้เสร็จ

วันที่ไม่มีการประชุมคืออะไร?

วันที่ไม่มีการประชุมคือวันสำหรับการทำงานที่มุ่งเน้น โดยพื้นฐานแล้วมันคือวันต่อสัปดาห์ที่ไม่มีการประชุม ดังนั้นคุณ (และทีมของคุณ) จึงสามารถมีสมาธิกับการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จได้ อาจเป็นวันใดก็ได้ในสัปดาห์—บางธุรกิจเลือกวันพุธ ในขณะที่บางธุรกิจชอบวันพฤหัสบดีจะดีกว่าสำหรับวันที่ไม่มีการประชุม อย่างไรก็ตาม พนักงานทุกคนรู้ดีว่าไม่ควรจัดตารางการประชุมในวันที่ไม่มีการประชุม เว้นแต่จำเป็นจริงๆ ดังนั้นทุกคนจึงมีเวลาอย่างต่อเนื่องในการทำงานให้ดีที่สุด

ข้อดีของวันงดประชุม

• ช่วยให้พนักงานมีสมาธิจดจ่อโดยไม่หยุดชะงัก
• การบรรลุ 'สภาวะการไหล' นั้นง่ายกว่า ผลผลิตจึงเพิ่มขึ้น
• ให้ทุกคนรวมทั้งผู้จัดการเป็น "ผู้ปฏิบัติ"
• เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในการประชุม

ช่วยให้พนักงานมีสมาธิจดจ่อโดยไม่หยุดชะงัก

เห็นได้ชัดว่าการประชุมที่ไม่ก่อผลเป็นการเสียเวลา แต่การประชุมแต่ละครั้งยังขัดจังหวะ "การไหล" ของพนักงานในที่ทำงานและกินชั่วโมงทำงานเพิ่มเติม แม้ว่าจะเป็นการประชุม 30 นาทีที่ได้ผลอย่างเหลือเชื่อ แต่ผู้คนจะใช้เวลาอีก 23 นาที (โดยเฉลี่ย) เพื่อกลับเข้าสู่สถานการณ์เดิม ประชุมแบบนี้วันละไม่กี่ครั้ง ครึ่งวันทำงานก็หมดไป! เมื่อไม่มีการประชุม ทีมของคุณจะเพลิดเพลินไปกับโซนการทำงานที่ไม่ขาดตอนซึ่งเหมาะสำหรับ งานเชิงลึก และโครงการที่ใหญ่กว่าซึ่งถูกมองข้ามไป

การบรรลุ 'สภาวะการไหล' นั้นง่ายกว่า ผลผลิตจึงเพิ่มขึ้น

เมื่อผู้คนทำในสิ่งที่พวกเขารักโดยปราศจากสิ่งรบกวน พวกเขาจะเข้าสู่ 'สภาวะแห่งกระแส' ที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นตัวเอก หากไม่มีการประชุมขัดจังหวะวันทำงาน พนักงานจะตรวจสอบงานอื่นๆ จากรายการงานของตนได้และมีประสิทธิผลมากขึ้น หรือพวกเขาสามารถทำงานที่ซับซ้อนและใช้เวลามากขึ้นในวันที่ไม่มีการประชุม และจัดการกับงานที่มีขนาดเล็กลงและจัดการได้มากขึ้นในช่วงที่เหลือของสัปดาห์

ให้ทุกคนรวมทั้งผู้จัดการเป็น "ผู้ปฏิบัติ"

ผู้จัดการส่วนใหญ่คุ้นเคยกับการจัดตารางเวลา โดยใช้เวลาประมาณ 35% ของชั่วโมงทำงาน ที่หนักหน่วงในการประชุม การดำเนินวันที่ไม่มีการประชุมทั่วทั้งธุรกิจทำให้ทุกคนรวมถึงผู้จัดการมีโอกาสมากขึ้นสำหรับงานที่มุ่งเน้นเพื่อให้พวกเขาสามารถเป็น "ผู้ลงมือทำ"

เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานในการประชุม

การประชุมมากเกินไปไม่เพียงแต่ทำลายประสิทธิภาพการทำงานเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการมีส่วนร่วมด้วย พนักงานเกือบ 73% ยอมรับว่า ทำงานอื่นในที่ประชุม และ 39% บอกว่าผล็อยหลับไประหว่างงาน การลบการประชุมออกจากสมการในหนึ่งวันจะทำให้กำหนดเวลาการประชุมได้ง่ายขึ้นในช่วงที่เหลือของสัปดาห์ เนื่องจากกำหนดการของพนักงานทั้งหมดจะซิงค์กัน นอกจากนี้ยัง เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน เพราะพนักงานของคุณมีความเครียดน้อยลงและเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมเหล่านี้ได้ดีขึ้น ตามที่ Jonathan Rosenberg หุ้นส่วนของ Jackrabbit Mobile ซึ่งเป็นหน่วยงานออกแบบและพัฒนาอุปกรณ์พกพาในออสติน รัฐเท็กซัส ซึ่งไม่ได้จัดวันเว้นวันประชุมเพียงวันเดียวแต่เป็นสองวันต่อสัปดาห์—กล่าวว่า "ทุกคนค่อนข้างจดจ่อกับการทำงานร่วมกันในวันประชุม"

วิธีการใช้วันงดประชุม

• รับการบายอินจากทีมของคุณ
• เห็นด้วยกับวันในสัปดาห์
• ทำความสะอาดปฏิทินของคุณ
• สื่อสารและให้กำลังใจ
  

เมื่อคุณมั่นใจว่าน้อยแต่มาก อย่างน้อยก็ในการประชุม ต่อไปนี้คือวิธีเริ่มต้นในวันที่ไม่มีการประชุมและรวมเข้ากับวัฒนธรรมทีมของคุณ

รับการบายอินจากทีมของคุณ

นำเสนอข้อเสนอวันไม่มีการประชุมของคุณและขอความคิดเห็น ผู้ร่วมให้ข้อมูลแต่ละรายจะขายได้ง่าย พวกเขาจะชอบเวลาทำงานที่มุ่งเน้นมากขึ้น สำหรับผู้จัดการ—อธิบายว่าวันที่ไม่มีการประชุมให้เวลาพวกเขาในการ ค้นหารายการสิ่งที่ต้องทำ ที่ไม่มีวันสิ้นสุด และทำงานให้เสร็จลุล่วงได้อย่างไร

เห็นด้วยกับวันในสัปดาห์

การทำให้ทุกคนตกลงในวันที่ไม่มีการประชุมอาจเป็นเรื่องยาก ทำการสำรวจทั่วทั้งบริษัท ( ทำการสำรวจความคิดเห็น ในช่อง Flock) เพื่อระบุสิ่งที่ใช้ได้ผลสำหรับทุกคน (หรือคนส่วนใหญ่) ทีมที่กระจายหรืออยู่ห่างไกลอาจพบว่าการโทรออกตามเขตเวลาที่ทับซ้อนกันนั้นง่ายกว่า

ทำความสะอาดปฏิทินของคุณ

ยกเลิกการประชุมที่ไม่เพิ่มมูลค่า กำจัดการประชุมสถานะ ใช้ระบบการจัดการโครงการแทนเพื่อติดตามความคืบหน้า กำหนดเวลาศาลากลางใหม่ การ เช็คอินของทีม และแบบ 1:1 เป็นวันอื่นๆ ของสัปดาห์ ทำงานร่วมกับผู้จัดการเพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินการนี้จะเกิดขึ้นซ้ำๆ ตลอดทั้งธุรกิจสำหรับปฏิทินของพนักงานทุกคน

สื่อสารและให้กำลังใจ

จำเป็นอย่างยิ่งที่พนักงานทุกคนต้องรู้ว่าจะคาดหวังอะไรจากวันที่ไม่มีการประชุมและผลประโยชน์ที่คุณหวังว่าจะได้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดความคาดหวังที่ถูกต้อง ไม่เพียงแต่ในแง่ของการประชุมเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวิธีที่พนักงานสามารถใช้ประโยชน์สูงสุดจากวันที่ไม่ได้ประชุมกัน

โปรดทราบว่าบางครั้งอาจจำเป็นต้องกำหนดเวลาการประชุมในวันที่ไม่มีการประชุม ดังนั้นควรกำหนดความคาดหวังไว้ล่วงหน้าให้ชัดเจน หากคุณเห็นการประชุมที่กำหนดไว้ในวันที่ไม่มีการประชุม ให้กระตุ้นให้ทีมของคุณย้ายการประชุมและย้ำว่าวันที่ไม่มีการประชุมจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจโดยรวมอย่างไร

ooo

สิ่งสำคัญที่สุดคือ ยืดหยุ่นและเปิดใจลองวิธีใหม่ๆ ในการทำให้วันที่ไม่มีการประชุมเหมาะสมกับตารางงานของทีม โปรดจำไว้ว่าวันที่ไม่มีการประชุมมีไว้สำหรับทุกคนในทีมของคุณ ไม่ใช่แค่ผู้ร่วมให้ข้อมูลหรือผู้จัดการแต่ละคน นำโดยเป็นแบบอย่างและสนับสนุนให้ทุกคน รวมถึงผู้จัดการและผู้นำ ใช้ประโยชน์จากวันที่ไม่มีการประชุม และทุก ๆ ครั้ง ให้สำรวจความคิดเห็นของทีมเพื่อ ให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้น

คุณรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการแนะนำวันที่ไม่มีการประชุมในธุรกิจของคุณ มีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับวิธีการนำไปใช้ทั่วทั้งองค์กรของคุณ? พูดคุยกับเรา. :)