วิธีจัดการกับ no call no show case + ตัวอย่างและเทมเพลต

คุณเคยมีพนักงานที่ไม่แจ้งให้คุณทราบหรือไม่?

ถ้าคุณเคย คุณจะรู้ว่าสถานการณ์ที่ไม่มีการโทรไม่แสดงตัวสามารถท้าทายและกดดันได้อย่างไร เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องหาคนมาแทน และประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานคนอื่นๆ ก็แย่ลงเนื่องจากพวกเขาต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกันระหว่างงานของตัวเองกับงานของพนักงานที่ขาดไป นอกจากนี้ หากคุณไม่จัดการให้ดี ธุรกิจทั้งหมดของคุณอาจเสียหายได้

ดังนั้น จะจัดการกับ no call no show case ได้อย่างไร — โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพวกเขาปรากฏขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่า

เราอยู่ที่นี่เพื่อช่วยคุณตอบคำถามนั้นและตั้งค่าระบบที่จะลดจำนวนการไม่โทรไม่แสดงเคส ในโพสต์บล็อกนี้ คุณสามารถอ่านเกี่ยวกับสิ่งต่อไปนี้:

• no call no show case คืออะไร
• เหตุผลที่ถูกต้องสำหรับสถานการณ์ไม่โทรไม่แสดงตัว
• คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับ no call no show case และ
• เหตุใดคุณจึงควรมีนโยบายไม่โทรไม่แสดงตัวและวิธีสร้างนโยบาย

คำจำกัดความทางกฎหมายของ no call no show คืออะไร?

จากข้อมูลของ Law Insider ระบุว่า “การไม่ปรากฏตัว ไม่มีการโทร หมายถึงการขาดงานจากตารางงานโดยไม่ได้โทรหาหรือมาทำงาน ” พูดง่ายๆ ก็คือ การไม่มีสายไม่แสดงตัวคือสถานการณ์ที่พนักงานไม่ปรากฏตัวตามกะที่กำหนดและไม่ได้แจ้งให้บริษัททราบทางโทรศัพท์ อีเมล หรือวิธีสื่อสารอื่นๆ

ในสหรัฐอเมริกา นโยบาย No call no show ไม่ได้รับการควบคุมโดยกฎหมายของรัฐบาลกลาง แต่นายจ้างส่วนใหญ่มีสิทธิ์ที่จะเลิกจ้างพนักงานที่ไม่มาทำงานโดยไม่ต้องแจ้งให้นายจ้างทราบ

อย่างไรก็ตาม อาจมีข้อยกเว้นบางประการ ตามรายงานของกระทรวงแรงงานและอุตสาหกรรมแห่งรัฐวอชิงตัน พนักงานในรัฐนี้ “ได้รับการลาป่วยอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงโดยได้รับค่าจ้างทุกๆ 40 ชั่วโมง” พวกเขาทำงาน ดังนั้นพวกเขาจึงไม่จำเป็นต้องแจ้งให้หัวหน้าทราบหากขาดงานเนื่องจากอาการป่วยหนัก (ทางร่างกายหรือจิตใจ) หรือหากต้องดูแลสมาชิกในครอบครัวที่ป่วย เหนือสิ่งอื่นใด

สถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันเกิดขึ้นเมื่อพนักงานได้รับการคุ้มครองโดยพระราชบัญญัติคนพิการแห่งสหรัฐอเมริกา (ADA) หรือพระราชบัญญัติการลาเพื่อการแพทย์ของครอบครัว (FMLA) นอกจากนี้ หากพนักงานอยู่ภายใต้สัญญาสหภาพ เงื่อนไขของสัญญาอาจควบคุมนโยบายการไม่โทรหาไม่แสดงตัว

ดังนั้น นายจ้างจึงมีสิทธิ์กำหนดนโยบายห้ามเรียกตัวไม่มาแสดงตน ตราบใดที่ไม่ละเมิดกฎหมายแรงงานอื่นๆ เช่น กฎหมายต่อต้านการเลือกปฏิบัติ เมื่อจัดทำนโยบายห้ามไม่มาปรากฏตัว ให้ปรึกษากับทนายความด้านการจ้างงานหรือกรมแรงงานในรัฐของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณไม่ได้ละเมิดกฎหมายการจ้างงานของรัฐบาลกลาง รัฐ หรือท้องถิ่นใดๆ

ข้อแก้ตัวที่ไม่มีการโทรไม่แสดงนั้นถูกต้องหรือไม่?

ข้อแก้ตัวที่ไม่มีการโทรไม่แสดงที่ถูกต้องนั้นต้องการสถานการณ์ที่พนักงานไม่สามารถโทรและแจ้งผู้จัดการของพวกเขาว่าพวกเขาไม่อยู่

ตามที่ทนายความ Terry Katz มีเหตุผลที่ถูกต้องในการขาดงานดังต่อไปนี้:

• อุบัติเหตุทางรถยนต์และอื่นๆ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัวได้รับบาดเจ็บ)
• เหตุฉุกเฉิน (เช่น สถานการณ์ที่ชีวิตพนักงานหรือสมาชิกในครอบครัวตกอยู่ในอันตราย) และ
• ความตายของคนที่คุณรัก

เป็นเรื่องยากมากสำหรับพนักงานที่จะโทรเข้าก่อนกะตามกำหนดในระหว่างเหตุฉุกเฉินดังกล่าวข้างต้น ดังนั้นควรพิจารณาสถานการณ์เหล่านี้ด้วยเหตุผลที่ถูกต้อง ดังนั้น ผู้จัดการควรคำนึงถึงเหตุผลเหล่านี้เมื่อพัฒนานโยบายการไม่โทรหาไม่แสดงตัว

โดยทั่วไป เป็นการยากที่จะระบุว่าข้อแก้ตัว no call no show ใดที่ถูกต้องเนื่องจากแต่ละกรณีมีความแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับผู้จัดการในการกำหนดกฎพื้นฐานและระบุข้อแก้ตัวทั่วไปที่ถูกต้องซึ่งจะยอมรับได้ในที่ทำงาน อย่างไรก็ตามควรตรวจสอบเป็นรายกรณีไปพร้อมกับการปฏิบัติต่อทุกคนอย่างยุติธรรมและเท่าเทียมกัน

วิธีจัดการกับ no call no show case

เราทุกคนเป็นมนุษย์และเราทำผิดพลาดได้ บางครั้งสิ่งไม่คาดฝันและเหตุฉุกเฉินก็เกิดขึ้นเช่นกัน ดังนั้น จะมี no call no show case เกิดขึ้นอย่างน้อยหนึ่งครั้ง ดังนั้นผู้จัดการควรเตรียมตัวล่วงหน้า

แต่ในฐานะผู้จัดการ คุณจะจัดการกับกรณีไม่มีการโทรหาหรือโชว์เคสได้อย่างไร?

เราได้สร้างรายการคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีลดสถานการณ์ไม่โทรไม่แสดงตัวและวิธีจัดการเมื่อเกิดขึ้น

เคล็ดลับ # 1: มีนโยบายไม่โทรไม่แสดง

นโยบาย no call no show เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อลดและจัดการกับกรณี no call no show case นายจ้างและผู้จัดการสามารถกำหนดกฎของสถานที่ทำงานเป็นลายลักษณ์อักษรและกำหนดกฎทั่วไปเกี่ยวกับการเข้างานและการขาดงานของพนักงานได้ด้วยนโยบายห้ามไม่มาปรากฏตัว

นโยบายไม่โทรไม่แสดงรวมถึง:

• กฎสำหรับการไม่โทรไม่โชว์เคส
• การลงโทษทางวินัยที่บริษัทดำเนินการในกรณีที่ไม่มีการเรียกตัวและ
• เหตุผลที่ยอมรับได้สำหรับการไม่โทรไม่มา

เหตุใดคุณจึงควรรวมการลงโทษทางวินัยไว้ในนโยบายของคุณ

กฎและคำเตือนที่ส่งด้วยวาจาขาดน้ำหนัก และพนักงานมักจะลืมหรือได้ยินพวกเขา เมื่อพนักงานได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ no call no show ที่ระบุไว้ในเอกสารอย่างเป็นทางการของบริษัท พวกเขาจะใช้คำเตือนเหล่านี้อย่างจริงจังมากขึ้น

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องกำหนดสถานการณ์ no call no show ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและผลที่ตามมาซึ่งระบุไว้ในนโยบาย no call no show อย่างเป็นทางการ

เคล็ดลับ #2: ใช้แอปนาฬิกาเข้า/นาฬิกาออก

การมีระบบติดตามเวลาทำงานและการเข้างานนั้นมีประโยชน์อย่างยิ่งในสถานการณ์ No call no show เนื่องจากคุณสามารถตรวจจับได้ง่ายเมื่อมีคนหายไป นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณบริหารบริษัทขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก การจัดการพนักงานจำนวนมากเป็นงานที่ท้าทาย และการติดตามการเข้างานสามารถทำได้ง่ายขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์การเข้างานและการติดตามเวลา

ด้วยแอปติดตามเวลาว่าง เช่น Clockify และตู้แสดงเวลาพิเศษ คุณจะทราบได้ตลอดเวลาว่าพนักงานของคุณมาทำงานหรือไม่ คุณสามารถตั้งค่าคีออสก์ที่ใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดายที่ทางเข้าบริษัท และให้พนักงานของคุณเข้าและออกจากอุปกรณ์เครื่องเดียว

เมื่อพนักงานทุกคนทำงานด้วยวิธีนี้ มันง่ายที่จะดูว่าใครขาดงาน ดังนั้น คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนที่จำเป็นและจัดการกับสถานการณ์ no call no show ได้อย่างทันท่วงที

เคล็ดลับ #3: ใช้แอปแชทเป็นทีม

สถานที่ทำงานสมัยใหม่ต้องการรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพและรวดเร็วเพื่อหลีกเลี่ยงหรือลดสถานการณ์การไม่ติดต่อกลับ มีเครื่องมือการแชทและการทำงานร่วมกันมากมาย เช่น Pumble ซึ่งมีคุณลักษณะหลากหลายที่มุ่งให้สามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ระหว่างพนักงานสองคนขึ้นไป

ด้วยวิธีนี้ พนักงานของคุณสามารถติดต่อคุณได้ตลอดเวลาและแจ้งให้คุณทราบหากมีเหตุฉุกเฉินและไม่สามารถมาทำงานได้ นอกจากนี้ยังสามารถแนบเอกสารเป็นหลักฐานเป็นลายลักษณ์อักษรว่าทำไมพวกเขาถึงไม่สามารถมาทำงานได้

การสื่อสารที่ดีขึ้นสามารถนำไปสู่การทำงานร่วมกันและการทำงานเป็นทีมที่ดีขึ้น ซึ่งเป็นกุญแจสำคัญสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้นและการจัดระเบียบการทำงานที่ดีขึ้น

เมื่อคุณมีระบบการสื่อสารที่น่าเชื่อถือและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างเพื่อนร่วมงาน การไม่มีการโทรหาหรือโชว์เคสก็เกือบจะไม่มีอยู่จริง

เคล็ดลับ #4: ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผยกับพนักงานของคุณ

การสื่อสารอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมากับพนักงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ คุณควรพยายามส่งเสริมการสื่อสารที่โปร่งใสกับพนักงานของคุณ และส่งเสริมวัฒนธรรมที่ผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะขอเวลาหยุดหรือความช่วยเหลือเมื่อพวกเขาต้องจัดการกับปัญหาส่วนตัว สิ่งนี้จะนำไปสู่การทำงานร่วมกันและการจัดทีมที่ดีขึ้น

สุดท้าย หากพนักงานของคุณรู้สึกอิสระที่จะขอลาหยุดเมื่อใดก็ตามที่พวกเขาต้องการหรือไม่ลังเลที่จะบอกคุณเกี่ยวกับปัญหาใดๆ ที่พวกเขามี การไม่โทรหาหรือโชว์เคสอาจกลายเป็นอดีตไปแล้ว การสื่อสารที่ดีและซื่อสัตย์นั้นสร้างขึ้นจากความไว้วางใจ และเมื่อมีความเชื่อใจ พนักงานของคุณจะรู้สึกสบายใจที่จะบอกคุณเกี่ยวกับปัญหาของพวกเขาและสาเหตุที่พวกเขาไม่สามารถมาทำงานได้

เคล็ดลับ #5: กำหนดจำนวนการโทรที่ไม่แสดงก่อนที่จะยกเลิก

จำนวนการไม่โทรหาก่อนการบอกเลิกนั้นไม่มีกำหนดและอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับนโยบายของบริษัทและสถานการณ์ในแต่ละสถานการณ์ นายจ้างบางรายอาจมีนโยบายที่เข้มงวด เช่น ห้ามโทรหาสามครั้งในหนึ่งปีที่นำไปสู่การเลิกจ้าง ในขณะที่บางแห่งอาจใช้วิธีการที่ยืดหยุ่นกว่า

สุดท้าย นายจ้างจะกำหนดจำนวนการไม่โทรไม่มาปรากฏตัวก่อนที่จะเลิกจ้าง หลังจากปรึกษากับทีม HR แล้ว พวกเขาควรระบุหมายเลขนั้นอย่างชัดเจนในนโยบายห้ามโทรไม่แสดงตัวของบริษัท

เคล็ดลับ #6: พิจารณาว่าจะทำอย่างไรหากพนักงานไม่มาทำงาน

มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณในฐานะผู้จัดการควรทำเมื่อพนักงานไม่มาทำงานและไม่ได้แจ้งให้คุณทราบเมื่อขาดงาน

ขั้นตอนเหล่านี้คือ:

• ขั้นตอนที่ #1 : แจ้งฝ่ายทรัพยากรบุคคลและพยายามโทรหาพนักงาน
• ขั้นตอนที่ #2: โทรไปยังรายชื่อผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินของพนักงาน หากพนักงานไม่รับสาย
• ขั้นตอนที่ #4: หากคุณติดต่อกับพนักงานหรือผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉินได้ และพบสาเหตุของการไม่ติดต่อกลับ คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะดำเนินการอย่างไรต่อไป — หากพนักงานมีสถานการณ์ฉุกเฉิน โปรดดูที่ หากคุณสามารถช่วยได้ หรือหากพนักงานไม่มีเหตุผลที่ยอมรับได้ ให้หาคนมาแทนก่อน แล้วจึงลงโทษทางวินัย
• ขั้นตอนที่ #5: บันทึกการขาดงานในไฟล์ของพนักงาน
• ขั้นตอนที่ #6: ประเมินสถานการณ์ — คุณควรพิจารณาสถานการณ์โดยรอบการขาดงาน เช่น บันทึกการเข้างานที่ผ่านมาของพนักงานและเหตุผลของการขาดงาน
• ขั้นตอนที่ #7: จัดการกับการขาดงานกับพนักงาน — หากพนักงานมีประวัติขาดงาน คุณควรนัดพบพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาและผลที่ตามมาของการขาดงานอย่างต่อเนื่อง
• ขั้นตอนที่ #8: ดำเนินการลงโทษทางวินัย — หากการขาดงานเป็นการละเมิดนโยบายของบริษัท คุณควรดำเนินการลงโทษทางวินัย

แต่ละสถานการณ์มีลักษณะเฉพาะตัว และนายจ้างควรพิจารณาสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด รวมทั้งปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่บังคับใช้กับสถานที่ทำงานของตน รวมทั้งการลาจากกฎหมาย American with Disabilities Act (ADA) หรือ Family Medical Leave Act (FMLA) เพราะหากคุณไล่พนักงานออกเพราะละเมิดนโยบายไม่โทรไม่มา พวกเขาอาจมีกรณีที่รุนแรงกว่าสำหรับการเลือกปฏิบัติ FMLA หรือ ADA หากพวกเขาลางานภายในปีที่แล้ว

เคล็ดลับ # 7: ให้รางวัลแก่พฤติกรรมที่ดี

วิธีที่ดีวิธีหนึ่งในการส่งเสริมการตรงต่อเวลาและลดสถานการณ์การไม่โทรไม่เข้าพบคือการให้รางวัลในรูปแบบของสิ่งจูงใจสำหรับการเข้างานที่ดี

จิตวิทยาสอนเราว่ารางวัลเป็นตัวกระตุ้นที่ดีและมีประสิทธิภาพมากกว่าการลงโทษ ระบบการให้รางวัลที่ดีมีศักยภาพในการเพิ่มแรงจูงใจและผลการปฏิบัติงานของพนักงานได้ถึง 44%

คุณควรพิจารณาให้สิ่งจูงใจต่อไปนี้แก่พนักงานของคุณ:

• สินค้าที่จับต้องได้ เช่น ของขวัญ กระเช้าของขวัญ และโอกาสในการเดินทาง
• รางวัลที่จับต้องไม่ได้ เช่น การยอมรับหรือยกย่องพนักงาน และ
• สิ่งจูงใจทางการเงิน เช่น โบนัสหรือบัตรของขวัญ

เคล็ดลับ #8: ใช้การลงโทษทางวินัยสำหรับการไม่โทรไม่แสดงการละเมิดนโยบาย

เช่นเดียวกับที่คุณควรให้รางวัลแก่พฤติกรรมที่ดี คุณก็ควรดำเนินการทางวินัยกับพนักงานที่ฝ่าฝืนนโยบายไม่เรียกไม่แสดงตัว

ผู้จัดการมักจะตัดสินใจว่าการกระทำเหล่านั้นคืออะไร แต่ควรระวัง ในขณะที่คุณต้องการสร้างระเบียบวินัยและได้รับความเคารพจากพนักงานของคุณ คุณยังต้องการป้องกันสถานการณ์สไตล์ ปีศาจที่สวมปราด้า หรือ บอสที่น่ากลัว ซึ่งแทนที่จะได้รับความเคารพ พวกเขากลับเริ่มไม่พอใจคุณ

ไม่มีนโยบายใดที่เหมาะกับทุกนโยบาย และขึ้นอยู่กับแต่ละบริษัทที่จะกำหนดกฎภายในของตนเองเกี่ยวกับนโยบายห้ามโทรไม่ปรากฏตัว เนื่องจากกฎหมายไม่ได้ควบคุมกรณีไม่โทรไม่ปรากฏตัว ขณะดำเนินการดังกล่าว โปรดคำนึงถึงกฎหมายของรัฐและรัฐบาลกลางในรัฐที่ธุรกิจของคุณตั้งอยู่ เช่น กฎหมายแรงงาน เพื่อที่คุณจะได้ไม่ฝ่าฝืนด้วยการบังคับใช้นโยบายไม่โทรหาไม่แสดงตัว

ตัวอย่างเช่น เมื่อมีเหตุการณ์ no call no show เกิดขึ้น คุณอาจมีปัญหา:

• คำเตือนด้วยวาจาสำหรับการเกิดขึ้นครั้งแรก
• คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับเหตุการณ์ที่สองและ
• การพักงานหรือเลิกจ้างเป็นครั้งที่สาม

การลงโทษทางวินัยเหล่านี้ควรระบุไว้อย่างชัดเจนในนโยบายห้ามไม่ปรากฏตัว เพื่อให้พนักงานทราบถึงผลที่ตามมาจากพฤติกรรมของตน

ในทางกลับกัน เมื่อตัดสินใจว่าควรลงโทษทางวินัยประเภทใด คุณควรพิจารณา FMLA และ ADA อย่างรอบคอบเพื่อลดความเป็นไปได้ที่จะถูกกล่าวหาว่าเลิกจ้างอย่างไม่เป็นธรรม

นอกจากนี้ แม้ว่ากฎหมายจะไม่บังคับ แต่คุณควรบันทึกคำเตือนด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรก่อนหน้านี้ทั้งหมด เพื่อให้คุณมีหลักฐานว่าคุณเตือนและแจ้งให้พนักงานของคุณทราบเกี่ยวกับการประพฤติมิชอบของพวกเขา และคุณให้โอกาสพวกเขาในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม — ในกรณีที่ พนักงานที่ถูกไล่ออกฟ้องคุณในข้อหาเลิกจ้างโดยมิชอบ

ทำไมคุณควรมีนโยบายสำหรับกรณีไม่โทรไม่แสดง?

การมีนโยบาย no call no show สามารถให้ประโยชน์มากมายแก่บริษัทของคุณ และปกป้องบริษัทจากกรณี no call no show ที่คาดไม่ถึงเหล่านี้ คุณควรเตรียมตัวล่วงหน้าและวางกฎนโยบายห้ามโทรไม่แสดงตัวไว้อย่างชัดเจน

ต่อไปนี้คือประโยชน์ทั่วไปบางประการของการมีนโยบายไม่โทรไม่แสดงตัว

ประโยชน์ #1: การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งของการมีและบังคับใช้นโยบายห้ามไม่แสดงตัวสำหรับธุรกิจของคุณคือการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างแน่นอน

จากข้อมูลของ Society of Human Resource Management การขาดงานโดยไม่ได้กำหนดเวลาส่งผลให้ผลผลิตลดลง 36.6%

แล้วอะไรคือความเชื่อมโยงระหว่างการไม่โทรไม่ปรากฏตัวกับประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง

เมื่อมี no call no show เกิดขึ้น คุณจะถูกทิ้งไว้โดยไม่มีพนักงานที่ต้องทำงานให้เสร็จโดยไม่คำนึง ผลที่ตามมาก็คือ คุณจะหาคนมาแทนหรือแบ่งภาระงานให้กับพนักงานคนอื่นๆ สถานการณ์นี้สร้างความกดดันให้กับทั้งทีม ส่งผลให้เกิดความเครียด วิตกกังวล และความเหนื่อยหน่าย โดยธรรมชาติแล้ว การทำงานในสภาพแวดล้อมเช่นนี้มีแต่จะขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถคาดหวังว่าจะป้องกันไม่ให้สายไม่แสดงตัวเกิดขึ้นอีก แต่คุณสามารถลดได้อย่างมากโดยแนะนำนโยบายการไม่โทรไม่ปรากฏตัว

ผลที่ตามมาคือผลผลิตและประสิทธิภาพของพนักงานของคุณจะเพิ่มขึ้น พนักงานของคุณจะสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานของตนแทนที่จะพยายามทำงานหลายอย่างพร้อมกันโดยทำงานของตนเองและของเพื่อนร่วมงานไปพร้อมกัน

ประการสุดท้าย การมีนโยบาย no call no show และการบังคับใช้อย่างถูกต้องจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ และช่วยให้ดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ

ประโยชน์ #2: ป้องกันการละเมิดระบบ

หากไม่มีนโยบายการไม่โทรหาพนักงานบางคนอาจใช้ประโยชน์จากระบบโดยไม่มาทำงานโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้าโดยรู้ว่าจะไม่มีผลตามมา นโยบายไม่โทรหาไม่แสดงช่วยป้องกันสิ่งนี้โดยให้พนักงานรับผิดชอบในการแจ้งนายจ้างเมื่อพวกเขาไม่สามารถทำงานได้

ตามที่ Jeffers, Danielson, Sonn & Aylward, PS:

“ กฎหมายและข้อบังคับอนุญาตให้นายจ้างกำหนดให้ลูกจ้างแจ้งความจำเป็นในการลาป่วยโดยได้รับค่าจ้างโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ และโดยทั่วไปก่อนที่จะเริ่มกะที่ขาดงาน ”

ที่กล่าวว่า พนักงานอาจต้องแจ้งล่วงหน้าเมื่อขาดงาน ดังนั้น การนำเสนอกฎและผลของการไม่โทรไม่แสดงตัวในนโยบายของคุณให้พนักงานทราบอย่างชัดเจน คุณกำลังป้องกันการละเมิดระบบ เมื่อคุณมีนโยบาย no call no show พนักงานของคุณจะเข้าใจว่าอะไรคือสิ่งที่อนุญาตและไม่อนุญาต เป็นผลให้พวกเขามีโอกาสน้อยที่จะใช้ประโยชน์จากระบบ

ประโยชน์ #3: ประหยัดเงิน

หากไม่มีนโยบายไม่ติดต่อกลับ คุณมีแนวโน้มที่จะใช้เงินเพื่อหาพนักงานทดแทนพนักงานที่ขาดงานหรือจ่ายค่าล่วงเวลาให้พนักงานคนอื่น ดังนั้นการใช้นโยบายไม่โทรไม่แสดงตัวสามารถช่วยคุณประหยัดเงินได้

ต่อไปนี้คือวิธีที่การไม่โทรหาไม่แสดงตัวอาจส่งผลกระทบทางการเงินต่อบริษัทของคุณ:

• ค่าล่วงเวลา — เมื่อพนักงานไม่มาทำงาน พนักงานคนอื่นๆ อาจต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ครอบคลุมกะของตน ซึ่งอาจเพิ่มต้นทุนแรงงานได้ จากข้อมูลของ Society of Human Resource Management ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการทำงานล่วงเวลาเนื่องจากการขาดงานเมื่อคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของเงินเดือนอยู่ที่ 5.7% ในปี 2013
• ค่าใช้จ่ายทดแทน — ค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานชั่วคราวหรือพนักงานพิเศษอื่น ๆ (นอกเหนือจากพนักงานที่มีอยู่) เพื่อชดเชยการขาดงานของพนักงาน
• ค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นของการขาดงาน — หากไม่มีกฎเกี่ยวกับการไม่โทรไม่มา พนักงานจะเห็นโอกาสที่จะขาดงานบ่อยขึ้น ส่งผลให้การเงินและธุรกิจของคุณเสียหาย จากข้อมูลของ Society of Human Resource Management ต้นทุนรวมของผลผลิตที่สูญเสียไปเมื่อคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของการจ่ายค่าจ้างของการขาดงานโดยไม่ได้วางแผนคือ 6.7% ในปี 2013

นโยบาย no call no show สามารถช่วยคุณลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ได้โดยแนะนำกฎที่ชัดเจนเกี่ยวกับกรณี no call no show และเพิ่มการรับรู้ของพนักงานเกี่ยวกับผลที่ตามมาของการละเมิดกฎเหล่านี้

เมื่อพนักงานเข้าใจว่าจะมีผลตามมาหากไม่มาทำงานโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า พนักงานก็มีแนวโน้มที่จะวางใจได้และมาตามกะที่กำหนด

ดังนั้น คุณจะไม่ต้องเสียเงินและเวลาไปกับการค้นหาและฝึกอบรมผู้ที่จะมาทดแทน และพนักงานคนอื่นๆ จะมีประสิทธิผลมากขึ้นเพราะพวกเขาไม่ต้องรับช่วงต่อจากงานของคนอื่น

วิธีสร้างนโยบายไม่โทรไม่แสดงตัว

การสร้างนโยบาย no call no show เกี่ยวข้องกับ:

• กำหนดความคาดหวังในการเข้างานของพนักงาน — ตรงต่อเวลาและแจ้งผู้บังคับบัญชาเมื่อไม่สามารถมาทำงานได้ และ
• สรุปผลที่ตามมาจากความล้มเหลวในการปฏิบัติตามความคาดหวังเหล่านั้น

ต่อไปนี้คือขั้นตอนบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อสร้างนโยบายห้ามโทรไม่แสดงตัวสำหรับบริษัทของคุณ

ขั้นตอนที่ 1: กำหนดวัตถุประสงค์ของนโยบาย

ระบุวัตถุประสงค์ของนโยบายอย่างชัดเจน ซึ่งโดยปกติแล้วเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานตระหนักถึงความคาดหวังและผลที่ตามมาของการไม่มาทำงานโดยไม่มีการแจ้งให้ทราบอย่างเหมาะสม ความคาดหวังจะแตกต่างกันไปตามบริษัท แต่โดยทั่วไปแล้วจะเกี่ยวข้องกับการตรงต่อเวลาของพนักงานและการเข้างานเป็นประจำ ตลอดจนการแจ้งเตือนการขาดงานอย่างทันท่วงที

ขั้นตอนที่ #2: ระบุคุณสมบัติว่าไม่มีการโทรไม่ปรากฏขึ้น

ให้คำจำกัดความที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ถือเป็น no call no show (เช่น พนักงานที่ไม่มาตามกะที่กำหนดโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า)

ขั้นตอนที่ #3: สรุปนโยบาย

ระบุอย่างชัดเจนว่าพนักงานคนใดที่ไม่มาทำงานโดยไม่มีการแจ้งที่เหมาะสมจะถือว่าไม่มีการโทร

ขั้นตอนที่ #4: กำหนดการแจ้งเตือนที่เหมาะสม

นายจ้างควรระบุในนโยบายถึงสิ่งที่ถือเป็นการแจ้งเตือนที่เหมาะสม เช่น การแจ้งล่วงหน้าต่อหัวหน้างานหรือผู้จัดการ ทั้งด้วยตนเองหรือผ่านทาง:

• โทรศัพท์,
• อีเมล์ หรือ
• ข้อความ.

ในฐานะ Laurence Donoghue ทนายความของ Morgan Brown & Joy ได้อธิบายไว้ในบทความ SHRM:

“ ด้วยเครื่องมือสื่อสารที่หลากหลายที่เรามีในตอนนี้ ฉันคิดว่าเป็นการยากที่พนักงานจะแก้ตัวว่าไม่ได้รับสาย”

โดยสรุป ในฐานะนายจ้าง คุณควรระบุสิ่งที่ถือเป็นการแจ้งการขาดงานที่เหมาะสมและกรอบเวลาที่พนักงานต้องแจ้งหัวหน้างาน

ขั้นตอนที่ #5: วางระเบียบวินัย

ให้รายละเอียดเกี่ยวกับผลที่ตามมาของ no call no show offuns เช่น

• คำเตือนด้วยวาจาสำหรับการเกิดขึ้นครั้งแรก
• คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรสำหรับเหตุการณ์ที่สอง
• การระงับการจ่ายเงินสำหรับเหตุการณ์ที่สามและ
• การเลิกจ้างเป็นครั้งที่สี่

ขั้นตอนที่ # 6: รวมรายการเหตุการณ์ที่ยอมรับได้ไม่มีการโทรไม่แสดง

อนุญาตให้มีข้อยกเว้นในกรณีฉุกเฉินหรือสถานการณ์ที่ไม่คาดคิด และทำให้ชัดเจนว่าคนงานต้องแจ้งหัวหน้างานหรือผู้จัดการโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อให้คำอธิบายสำหรับการขาดงาน

ข้อยกเว้นเหล่านี้อาจรวมถึง:

• สภาพอากาศที่รุนแรง
• ความเจ็บป่วยส่วนตัวหรือของสมาชิกในครอบครัวที่ใกล้ชิด
• อุบัติเหตุร้ายแรง และอื่นๆ

ขั้นตอนที่ #7: สื่อสารนโยบาย no call no show กับพนักงานของคุณอย่างชัดเจน

อธิบายกฎนโยบายแก่พนักงานทุกคนอย่างชัดเจนและตรงไปตรงมา ไม่ว่าจะเป็น:

• คู่มือพนักงาน
• การประชุมตัวต่อตัวหรือ
• อีเมล์.

นอกจากนี้ คุณควรอนุญาตให้พนักงานของคุณถามคำถามใด ๆ ที่พวกเขาอาจมีเกี่ยวกับนโยบายการไม่โทรไม่แสดงตัว

ขั้นตอนที่ #8: ตรวจสอบและอัปเดตนโยบาย

ทบทวนและปรับปรุงนโยบายตามความจำเป็น โดยคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงในบริษัท กฎหมายและข้อบังคับในรัฐของคุณ และความคิดเห็นของพนักงาน

ให้พนักงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับนโยบายการไม่โทรไม่แสดงตัว ด้วยวิธีนี้ คุณจะป้องกันความเข้าใจผิดใด ๆ และทำให้แน่ใจว่าพนักงานรู้ถึงสิทธิและหน้าที่ของตน

นอกจากนี้ คุณควรติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในกฎหมายของรัฐบาลกลางและรัฐ เช่น กฎหมายแรงงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามเมื่อบังคับใช้นโยบายไม่โทรหาไม่แสดงตัว

ขั้นตอนที่ #9: พิจารณากฎหมายท้องถิ่น รัฐ หรือรัฐบาลกลางที่อาจส่งผลต่อนโยบายไม่โทรไม่แสดงของคุณ

ตามที่กล่าวไว้ในขั้นตอนก่อนหน้านี้ คุณควรรับทราบเกี่ยวกับกฎหมายแรงงานของรัฐเสมอ

นโยบายควรเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับของรัฐและประเทศ สิ่งสำคัญคือต้องปรึกษากับที่ปรึกษากฎหมายก่อนที่จะสรุปและดำเนินนโยบายใดๆ เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่น พระราชบัญญัติมาตรฐานแรงงานที่เป็นธรรม (FLSA) ซึ่งควบคุมสิ่งต่อไปนี้:

• การกำหนดค่าล่วงเวลา
• ระเบียบการลงเวลาทำงานและ
• การติดตามเวลาของพนักงาน

ตัวอย่างนโยบาย No call no show

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การมีนโยบายห้ามโทรห้ามเข้าเป็นหนึ่งในวิธีที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถจัดการกับสถานการณ์ห้ามโทรห้ามเข้า

บางครั้งคุณอาจยุ่งเกินไปที่จะสร้างนโยบายของคุณเอง หรือคุณจะไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน เพื่อให้คุณง่ายขึ้น เราได้จัดทำเทมเพลตนโยบาย no call no show ซึ่งคุณสามารถใช้ในโอกาสดังกล่าวได้

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านล่าง นโยบาย no call no show นี้ครอบคลุมขั้นตอนทั้งหมดที่เราได้กล่าวไปก่อนหน้านี้ เช่น:

• วัตถุประสงค์ของนโยบาย
• ขั้นตอนนโยบาย
• การดำเนินการทางวินัยและ
• ข้อแก้ตัวที่ถูกต้อง

ดาวน์โหลดเทมเพลตนโยบาย no call no show ฟรี

เมื่อคุณต้องการใช้เทมเพลต no call no show สำหรับบริษัทของคุณ คุณต้องใส่ชื่อบริษัทของคุณรวมถึงประเภทของการลงโทษทางวินัยที่คุณต้องการบังคับใช้เมื่อไม่มีการเรียกไม่มาปรากฏตัว

ฉันจะเขียนจดหมายบอกเลิกโดยไม่มีการโทรไม่แสดงตัวได้อย่างไร

เมื่อพนักงานไม่มาปรากฏตัว การลงโทษทางวินัยครั้งสุดท้ายคือการเลิกจ้าง

ในกรณีเช่นนี้ คุณควรส่งจดหมายเลิกจ้างให้กับพนักงานซึ่งเป็นเอกสารอย่างเป็นทางการที่เขียนด้วยน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ

จดหมายเลิกจ้างควรมีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

• ชื่อพนักงานและตำแหน่งงาน
• วันที่ของงานที่ไม่ได้รับ
• คำสั่งที่พนักงานไม่สามารถโทรหาหรือมาทำงานโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า
• การแจ้งเตือนเกี่ยวกับนโยบาย no call no show ของบริษัท และวิธีที่พนักงานละเมิดนโยบายดังกล่าว
• วันที่สิ้นสุดและ
• ลายเซ็นและข้อมูลติดต่อของคุณ

สิ่งสำคัญคือต้องมีนโยบายไม่โทรไม่แสดงตัวที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน

เพื่อให้ขั้นตอนการเลิกจ้างพนักงานง่ายขึ้นสำหรับคุณ เราได้สร้างเทมเพลตจดหมายเลิกจ้างฟรีที่คุณสามารถดาวน์โหลดได้

ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมายเลิกจ้าง

ดังที่คุณเห็นจากภาพหน้าจอด้านบน เทมเพลตจดหมายเลิกจ้างนี้มีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดที่เรากล่าวถึง และคุณจะต้องรวมข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทของคุณและพนักงานที่คุณส่งถึงเท่านั้น

โดยทั่วไปแล้ว คุณจำเป็นต้องบันทึกคำเตือนทั้งหมดก่อนยุติหรือไม่

FLSA ต้องการเพียงการจัดทำเอกสารและเก็บบันทึกชั่วโมงการทำงานของพนักงานเท่านั้น นอกจากนี้ คุณไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารคำเตือนก่อนหน้านี้หรือให้คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรแก่พนักงานของคุณ แต่ถือเป็นแนวปฏิบัติที่ดี คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรและการจัดทำเอกสารคำเตือนและการดำเนินการทางวินัยก่อนหน้านี้ทั้งหมดมีความสำคัญสำหรับคุณในฐานะนายจ้าง เนื่องจากสิ่งเหล่านี้ลดโอกาสที่คุณจะถูกกล่าวหาว่าเลิกจ้างโดยมิชอบ แสดงว่าคุณได้ให้โอกาสพนักงานของคุณในการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของพวกเขา

สรุป: แนะนำนโยบายไม่โทรไม่แสดง

แม้ว่ากรณีการไม่ติดต่อไม่แสดงตัวจะไม่ใช่เรื่องแปลกในที่ทำงาน แต่คุณควรจะสามารถลดปัญหาดังกล่าวและทำให้สถานการณ์อยู่ภายใต้การควบคุมได้โดยทำตามคำแนะนำที่เราระบุไว้ในบล็อกโพสต์นี้ เช่น:

• มีนโยบายไม่โทรไม่แสดง
• การใช้แอปนาฬิกาเข้า/นาฬิกาออก
• การมีแอปแชทเป็นทีมที่เชื่อถือได้
• ส่งเสริมการสื่อสารอย่างเปิดเผยระหว่างผู้จัดการและพนักงาน และ
• ลงโทษผู้ประพฤติดีและลงโทษทางวินัยหากประพฤติชั่ว

ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ No Call No Show ที่ไม่คาดคิด ขณะที่จำนวน No Call No Show จะลดลง การเข้างานและประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานจะดีขึ้นเช่นกัน เนื่องจากพวกเขาจะมุ่งความสนใจไปที่งานของตนเองเพียงอย่างเดียว

นอกจากนี้ ด้วยเทมเพลตนโยบาย no call no show ของเรา คุณจึงมีทุกสิ่งที่จำเป็นในการสร้างนโยบายของบริษัทของคุณเอง ประการสุดท้าย นโยบายนี้จะช่วยให้คุณลดการไม่โทรหาและไม่ปรากฏตัว และหลีกเลี่ยงข้อแก้ตัวที่ไร้สาระ “สุนัขแอบกินการบ้านของฉัน”

️ คุณเคยรับมือกับสถานการณ์ no call no show ไหม? คุณมีคำแนะนำที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับวิธีจัดการกับสถานการณ์เหล่านี้ที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงหรือไม่? อย่าลังเลที่จะแบ่งปันความคิดเห็นของคุณ เขียนถึงเราที่ [email protected] และเราจะพิจารณานำเสนอคำตอบของคุณในส่วนนี้หรือชิ้นใดชิ้นหนึ่งในอนาคต และถ้าคุณชอบบทความนี้ แบ่งปันกับคนอื่นที่คุณรู้ว่ามีประโยชน์