3 สิ่งที่ต้องทำเพื่อยกระดับการใช้งานซอฟต์แวร์ของคุณ

จุดตรวจสอบ การปรับแต่ง และการสื่อสารอย่างต่อเนื่องนำไปสู่ความสำเร็จในการใช้งาน

การเริ่มต้นและใช้งานซอฟต์แวร์ใหม่เป็นขั้นตอนที่สำคัญ แต่ก็สามารถแยกออกจากกันได้โดยไม่มีเป้าหมายเฉพาะ เหตุการณ์สำคัญ และการสื่อสารที่ชัดเจน

ซอฟต์แวร์แต่ละและแต่ละบริษัทจะต้องมีแผนเฉพาะเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด แต่เราพบสามสิ่งที่เหมือนกันในการใช้งานที่ประสบความสำเร็จ สิ่งเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงรายการในรายการที่จะทำเครื่องหมาย แต่เป็นธีมที่ต้องดำเนินการตลอดกระบวนการดำเนินการทั้งหมด

เราจะครอบคลุมสามสิ่ง:

1. สื่อสารอย่างต่อเนื่อง
2. ปรับแต่งหรือปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เป็นส่วนตัว
3. สร้างด่าน

1. สื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ลักษณะที่สำคัญที่สุดของการใช้งานที่ประสบความสำเร็จทุกครั้งคือการสื่อสารที่ชัดเจนตลอดกระบวนการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกแผนที่คุณสร้างนั้นดำเนินการโดยใช้การสื่อสารอย่างต่อเนื่อง

ต่อไปนี้คืองานด้านการสื่อสารบางส่วนที่ต้องทำก่อนเริ่มใช้งาน:

David Singletary ผู้จัดการโครงการซอฟต์แวร์ของ Wiss and Company มีประสบการณ์การใช้งานที่กว้างขวางกว่า 25 ปี และกล่าวว่าการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอเป็นกุญแจสำคัญ สิ่งนี้ควรรวมถึงการมีช่องทางให้พนักงานได้นำเสนอปัญหาที่พวกเขาพบขณะทำงานกับซอฟต์แวร์ใหม่

"คุณสามารถมีจุดสัมผัสรายวันหรือรายสัปดาห์เพื่อหารือเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบ หารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และทำการปรับระบบหรือการปฏิบัติงานหากจำเป็น" เขากล่าว “ผู้คนอาจไม่ยกมือหากพวกเขากำลังดิ้นรน นี้จะช่วยให้ฟอรั่มที่จะทำเช่นนั้น”

คุณยังสามารถสร้างแผนภูมิ RACI เพื่อให้แต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการดำเนินการรู้ว่าต้องติดต่อใครเพื่อให้โครงการดำเนินไป บุคคลถูกจัดประเภทเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• R: Responsible — ผู้ที่รับผิดชอบงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• ตอบ: รับผิดชอบ — "เจ้าของ" หรือผู้ที่ตอบในที่สุดเพื่อให้โครงการเสร็จสิ้น
• C: ปรึกษา แล้ว — ผู้เสนอข้อมูลหรือความคิดเห็น
• I: Informed — ผู้ที่ได้รับแจ้งความคืบหน้า

แผนภูมิ RACI ของคุณจะมีลักษณะคล้ายกับตัวอย่างนี้:

การสื่อสารและการแบ่งปันข้อมูลที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการใช้งานในหมู่ผู้นำธุรกิจ ผู้ขาย และพนักงานของคุณ

2. ปรับแต่งหรือปรับแต่งซอฟต์แวร์ให้เป็นส่วนตัว

ซอฟต์แวร์ทั่วไปของวันนี้ทำงานบนระบบคลาวด์ จัดส่งบนอุปกรณ์ใดๆ และสามารถปรับแต่งอย่างล้ำลึก เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ทำงานร่วมกับผู้ขายเพื่อสร้างรายการสิ่งที่คุณต้องการแก้ไข และสร้างจุดตรวจสอบการใช้งานสำหรับผู้ขายเพื่อตรวจสอบการปรับแต่งที่คุณร้องขอ ตัวอย่างเช่น ผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมักต้องการเพิ่มเวิร์กโฟลว์เฉพาะลงในระบบ และทีมขายต้องการปรับแต่งฟิลด์เพื่อให้การป้อนข้อมูลราบรื่นยิ่งขึ้น

อุตสาหกรรมของคุณและประเภทของเวิร์กโฟลว์ที่คุณต้องการจะส่งผลต่อสิ่งที่ควรปรับแต่ง แต่รายการอาจรวมถึง:

• 
  การเพิ่มหรือลบฟิลด์
• 
  การสร้างเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง
• 
  การตั้งค่าการเข้าถึงคุณสมบัติตามบทบาท
• 
  จับคู่อินเทอร์เฟซผู้ใช้กับสีและโลโก้ของแบรนด์
• 
  บูรณาการกับข้อกำหนดเฉพาะ

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณหมายถึงวิธีที่ผู้ใช้แต่ละรายสามารถปรับแต่งการนำทาง เค้าโครงแดชบอร์ด หรือฟังก์ชันการทำงานในมุมมองของซอฟต์แวร์ได้เอง ให้ตัวแทนผู้จำหน่ายสาธิตวิธีที่ผู้ใช้แต่ละรายสามารถปรับแต่งระบบให้เป็นส่วนตัวก่อนวันที่เริ่มใช้งานจริง

การจัดการการปรับแต่งและการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณล่วงหน้าทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์ตั้งแต่เริ่มต้น

3.สร้างด่าน

ผู้ขายส่วนใหญ่มีเทมเพลตสำหรับกระบวนการนำไปใช้ และคุณสามารถทำงานร่วมกับพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับความต้องการของคุณ แต่สำหรับงานที่สำคัญเช่นนี้ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามจุดตรวจและเหตุการณ์สำคัญอย่างเป็นทางการเพื่อให้รู้ว่าทุกอย่างเป็นไปตามแผนที่วางไว้

“การสร้างจุดตรวจในแผนโครงการจะช่วยให้มั่นใจว่าบรรลุเป้าหมายและความคาดหวังของคุณ และทุกคำถามจะได้รับคำตอบอย่างทันท่วงทีและตอบสนอง” Kenny Trinh ผู้ก่อตั้ง NetBookNews แหล่งข้อมูลสำหรับข่าวสารและบทวิจารณ์เกี่ยวกับแล็ปท็อปและแท็บเล็ตกล่าว

จุดตรวจสอบที่คุณสร้างจะขึ้นอยู่กับแผนงานเฉพาะของคุณ แต่ควรรวมเหตุการณ์สำคัญใดๆ สำหรับการเชื่อมต่อซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ การถ่ายโอนข้อมูลที่สำคัญ การเริ่มเวิร์กช็อปการฝึกอบรมตามปกติ และวันที่เริ่มใช้งานจริงในขั้นสุดท้าย

Trinh ซึ่งเป็น CEO ของบริษัทเทคโนโลยีด้านการศึกษาก่อนที่จะออกไปหา NetBookNews กล่าวว่าปัญหาที่พบบ่อยคือซอฟต์แวร์ใหม่จะทำงานโดยไม่มีข้อมูลในอดีต แต่ด้วยจุดตรวจสอบ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถทราบวิธีการและเหตุผลที่แต่ละการตัดสินใจในกระบวนการนำไปใช้

“วัตถุประสงค์ในที่นี้คือกำจัดการสื่อสารที่ผิดพลาด และทำให้แน่ใจว่าทุกฝ่ายในข้อตกลงต้องรับผิดชอบต่อสิ่งที่ส่งมอบ” Trinh กล่าว

พร้อมที่จะใช้งานซอฟต์แวร์ของคุณแล้วหรือยัง?

ด้วยการวางแผนการปรับแต่งและการสร้างการเช็คอินเป็นประจำเพื่อการสื่อสารที่สอดคล้องกัน คุณจะมีแนวโน้มมากขึ้นที่จะใช้ระบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพซึ่งปรับแต่งมาเฉพาะสำหรับความต้องการของคุณ

ผู้นำธุรกิจที่ชาญฉลาดวางแผนล่วงหน้า ดังนั้นบางทีคุณอาจเริ่มหัวข้อนี้ล่วงหน้า หากเป็นเช่นนั้น อย่าลืมตรวจสอบรายงานของเราเกี่ยวกับเหตุการณ์สำคัญในการซื้อซอฟต์แวร์อื่นๆ:

• บางทีคุณอาจยังทำการสาธิตอยู่—นี่คือวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิ่งเหล่านี้
• ก่อนที่คุณจะเซ็นสัญญา อย่าลืมพิจารณา 4 ประเด็นนี้เพื่อหลีกเลี่ยงการลงทุนซอฟต์แวร์ที่น่าผิดหวัง

วิธีการสำรวจแนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กปี 2019

ผลลัพธ์ที่นำเสนอขึ้นอยู่กับการศึกษาของ Gartner เพื่อทำความเข้าใจพฤติกรรมการซื้อซอฟต์แวร์ของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

การวิจัยเบื้องต้นดำเนินการทางออนไลน์ระหว่างเดือนกันยายนถึงตุลาคม 2019 จากผู้ตอบแบบสอบถาม 488 คนในสหรัฐอเมริกา แคนาดา เยอรมนี ฝรั่งเศส และสเปน

บริษัทต่างๆ ได้รับการคัดเลือกจำนวนพนักงานและรายได้ในปีงบประมาณ 2018 เพื่อเข้าสู่ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง พวกเขายังต้องซื้อระบบซอฟต์แวร์อย่างน้อยหนึ่งระบบด้วยราคา 5,000 ดอลลาร์ขึ้นไปในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

ผู้ตอบแบบสอบถามต้องอย่างน้อยเป็นผู้จัดการสำนักงาน ซึ่งส่งผลต่อการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ในองค์กรของตน

การศึกษาได้รับการพัฒนาร่วมกันโดยนักวิเคราะห์ของ Gartner และทีมวิจัยหลักที่ติดตามตลาดดิจิทัล

ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: ผลลัพธ์ไม่ได้แสดงถึงการค้นพบ "ทั่วโลก" หรือตลาดโดยรวม แต่สะท้อนถึงความรู้สึกของผู้ตอบแบบสอบถามและบริษัทที่ทำการสำรวจ

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่เลือกในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่