การเลือกระบบโทรศัพท์สำหรับสำนักงานหลายแห่งในปี 2024

การพยายามโอนสายระหว่างสำนักงานหลายแห่งถือเป็นฝันร้าย คุณต้องฝึกสอนผู้โทรให้คงสายไว้ ตัดการเชื่อมต่อด้วยตนเอง จากนั้นโทรซ้ำไปยังสำนักงานอื่นและอธิษฐานให้ใครสักคนรับโทรศัพท์ทันที เมื่อเชื่อมต่อแล้ว คุณจะต้องแนะนำผู้โทรอีกครั้งตั้งแต่เริ่มต้น

จะแย่ไปกว่านั้นเมื่อคุณต้องการจัดการประชุมทั่วทั้งบริษัทหรือ การประชุมทางโทรศัพท์ เนื่องจากไม่มีวิธีง่ายๆ ในการโทร คุณจึงต้องส่งอีเมลไปยังสายการประชุมหลายสายและเข้าถึงรหัสไปยังทีมและที่ตั้งสำนักงานต่างๆ

หากสถานการณ์การสื่อสารที่ไม่ปะติดปะต่อฟังดูคุ้นเคย แสดงว่าคุณกำลังใช้ระบบโทรศัพท์ที่ล้าสมัยในสถานที่ต่างๆ และสำนักงานหลายแห่ง โชคดีที่มีวิธีที่ดีกว่านี้มาก ต้องขอบคุณ Unified Communications (UC)

มาดูวิธีที่คุณสามารถตอบสนองความต้องการทางธุรกิจทั้งหมดของคุณผ่านแพลตฟอร์มการสื่อสารบนคลาวด์ที่ราบรื่นสำหรับเสียง วิดีโอ การส่งข้อความ และการแชร์ไฟล์

เหตุใดคุณจึงต้องการระบบโทรศัพท์แบบรวมศูนย์สำหรับหลายสถานที่

การมีโซลูชัน UC อย่างแท้จริงสำหรับธุรกิจที่มีหลายไซต์ให้ประโยชน์อย่างเหลือเชื่อเมื่อเปรียบเทียบกับข้อจำกัดของการตั้งค่าโซลูชันโทรศัพท์แบบเดิมที่ไม่มีการเชื่อมต่อ นี่คือข้อดีที่สำคัญบางประการ:

ประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น

ระบบโทรศัพท์ PBX ในองค์กรแบบดั้งเดิมทำงานแยกจากแต่ละสถานที่โดยไม่มีการบูรณาการระหว่างกัน เมื่อเปลี่ยนมาใช้ระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ คุณจะทำลายอุปสรรคเหล่านั้นและสร้างแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นเป็นหนึ่งเดียวสำหรับทั้งองค์กรของคุณในทุกสถานที่

ตัวอย่างสั้นๆ: สมมติว่าคุณดำเนินกิจการเครือร้านอาหารยอดนิยมในเมืองใหญ่ ลูกค้ามักจะกดหมายเลขผิดที่ Google แนะนำเพื่อทำการจอง ด้วยระบบโทรศัพท์แบบรวม พนักงานของคุณสามารถโอนสายไปยังตำแหน่งที่ต้องการ โดยไม่ต้องบังคับให้วางสายและกด หมายเลขโทรศัพท์ ใหม่ที่ไม่คุ้นเคย

ด้วยผู้ให้บริการการสื่อสารแบบครบวงจรเช่น Nextiva ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันผ่านทางโทรศัพท์ วิดีโอ การส่งข้อความ และการแชร์ไฟล์ในแอปเดียว ช่วยให้เกิดการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น โดยไม่คำนึงถึงระยะห่างทางกายภาพหรือสถานที่

การทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น

ระบบโทรศัพท์หลายสถานที่ส่วนใหญ่รวมเครื่องมือการทำงานร่วมกันในที่ทำงานที่สำคัญ เช่น การประชุมทางวิดีโอ HD การโทรด้วยเสียง/VoIP การส่งข้อความถึงทีม การแชร์หน้าจอ และการสำรอง/แชร์ไฟล์ไว้ในอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายเพียงอินเทอร์เฟซเดียว การบรรจบกันนี้ช่วยให้ทีมและพนักงานที่กระจายตัวทั่วทุกสถานที่ตั้งสำนักงานของคุณสามารถเชื่อมต่อและทำงานร่วมกันได้อย่างง่ายดายโดยใช้เครื่องมือใดก็ตามที่พวกเขาต้องการตามความต้องการ

เช่น สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลจะเปลี่ยนจากการโทรด้วยเสียงไปเป็นการประชุมทางวิดีโอด้วยการแชร์หน้าจอได้ พวกเขายังสามารถแชร์และทำงานร่วมกันในไฟล์ เอกสาร หรืออัปเดตผ่านช่องทางการส่งข้อความของทีมแบบผสานรวม

บทความที่เกี่ยวข้อง

ระบบโทรศัพท์สำนักงานระยะไกล: คุณสมบัติ ต้นทุน และคุณประโยชน์

ปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน

ด้วยโซลูชันการสื่อสารบนคลาวด์ พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงความสามารถด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันเต็มรูปแบบจากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต รวมถึงสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตเมื่อทำงานจากระยะไกลหรือเดินทาง

สิ่งนี้เสริมศักยภาพให้กับประสบการณ์การทำงานแบบเคลื่อนที่และยืดหยุ่นมากกว่าระบบโทรศัพท์แบบเดิมที่ผูกติดอยู่กับที่ตั้งโต๊ะจริง พนักงานของคุณสามารถโทรออกและรับสาย เข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ ตรวจสอบข้อความเสียง และแชทกับเพื่อนร่วมงานได้ ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ในสำนักงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง

การจัดการที่ง่ายขึ้นสำหรับไอที

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งของโซลูชันการสื่อสารแบบรวมศูนย์คือความสามารถในการดูแลระบบแบบรวมศูนย์ที่มอบให้กับเจ้าหน้าที่ไอทีหรือผู้ดูแลระบบผ่านพอร์ทัลการจัดการบนเว็บเดียว

แทนที่จะจัดการระบบ PBX ภายในองค์กรแยกกันอย่างเป็นอิสระในสำนักงานแต่ละแห่ง ทีมไอทีของคุณสามารถใช้ระบบโทรศัพท์ระบบคลาวด์เพื่อจัดการการจัดเตรียมผู้ใช้ การตั้งค่า การกำหนด เส้นทางการโทร นโยบายความปลอดภัย การอัปเดตระบบ และการแก้ไขปัญหาจากคอนโซลรวมที่เดียวจากส่วนกลาง

ความสามารถในการขยายขนาดเพื่อการเติบโต

การเพิ่มไซต์ลงในระบบโทรศัพท์หลายสำนักงานที่มีอยู่ของคุณนั้นง่ายและสะดวก เนื่องจากธุรกิจของคุณขยายและเติบโตไปสู่สถานที่ตั้งอาคารหรือตลาดใหม่

จริงๆ แล้วมันง่ายแค่จุดเดียว คุณไม่จำเป็นต้องมีแผนการย้ายข้อมูลแบบหลายเดือน (หรือหลายปี) ไม่จำเป็นต้องติดตั้งนอกสถานที่ที่ซับซ้อนหรือกำหนดค่าฮาร์ดแวร์ใหม่หรือระบบ PBX ใหม่

เนื่องจากบริการ UC อยู่ในระบบคลาวด์ ผู้ดูแลระบบของคุณจึงต้องจัดเตรียมตำแหน่งใหม่และผู้ใช้โดยใช้พอร์ทัลการจัดการแบบรวมศูนย์ สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถปรับขนาดฟังก์ชันการทำงานได้อย่างง่ายดายและรองรับการเติบโตของธุรกิจโดยไม่มีการหยุดชะงักของระบบหรือทรัพยากรทางเทคนิคที่สำคัญ เมื่อเทียบกับการตั้งค่าในองค์กรแบบดั้งเดิม

บทความที่เกี่ยวข้อง

คำแนะนำขั้นสูงสุดสำหรับการย้าย PBX ของคุณไปยัง VoIP

ลดค่าใช้จ่าย

ด้วย Cloud PBX คุณจะลดต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านทุนล่วงหน้าที่สำคัญซึ่งจำเป็นสำหรับการซื้อ ปรับใช้ และบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์และโครงสร้างพื้นฐาน PBX ภายในองค์กรที่ซับซ้อนในสำนักงานทุกแห่งที่คุณดำเนินการ

แต่คุณชำระค่าสมัครรายเดือนต่อผู้ใช้ที่คาดการณ์ได้สำหรับบริการ UCaaS ในทุกสถานที่ตั้งของคุณ โมเดลการกำหนดราคานี้ช่วยให้คาดการณ์ต้นทุนได้ดีขึ้น และคุ้มค่าในระยะยาวมากกว่าต้นทุนรวมของอุปกรณ์ในองค์กร การบำรุงรักษา และการสนับสนุน

สิ่งที่ควรมองหาเมื่อเลือกโซลูชัน Unified Communications

ด้วยความต้องการ UC บนคลาวด์ที่เพิ่มขึ้น ผู้จำหน่าย VoIP และ UCaaS จึงไม่ขาดแคลนที่พยายามตอบสนองความต้องการของธุรกิจที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่งเช่นคุณ

แต่ไม่ใช่ว่าทุกโซลูชันจะถูกสร้างขึ้นมาเท่ากัน ดังนั้น ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่ควรพิจารณา:

1) ความต้องการแบบรวมศูนย์

ความสามารถหลักที่คุณต้องการคือผู้ให้บริการ UC ที่สามารถรวมความต้องการด้านการสื่อสารและการทำงานร่วมกันทางธุรกิจของคุณให้เป็นโซลูชันเดียวที่ครบวงจรในทุกสำนักงานและทุกสถานที่ ซึ่งควรรวมถึง:

• Cloud VoIP/การโทรด้วยเสียง : ความสามารถในการโทรด้วยเสียง/วิดีโอและการประชุมที่ใช้งานง่ายสำหรับสายเรียกเข้าและการสนับสนุนลูกค้า
• การส่งข้อความแบบรวม: ความสามารถในการฝากข้อความเสียง แชท SMS แฟกซ์ และแม้แต่การถอดข้อความเสียงเป็นอีเมลในตัว
• การประชุมออนไลน์ : การประชุมทางวิดีโอ HD พร้อมการแชร์หน้าจอ
• เครื่องมือการทำงานร่วมกัน : การแชร์ไฟล์ การสำรองข้อมูล และช่องทางการส่งข้อความถึงทีม
• แอพมือถือ : ความสามารถในการเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดจากอุปกรณ์/สถานที่ใดก็ได้

หากบริษัทของคุณลงทุนในแอป Microsoft 365 หรือ Office การค้นหาโซลูชัน UC ที่นำเสนอการผสานรวมเชิงลึกกับ Microsoft Teams ก็เหมาะอย่างยิ่ง ซึ่งช่วยให้คุณสามารถโทรออก/รับสาย ดูข้อความเสียง และแชร์ไฟล์ได้โดยตรงภายในอินเทอร์เฟซ Teams ที่พนักงานของคุณใช้งานอยู่ในแต่ละวัน

2) การเริ่มต้นใช้งานและความสะดวกของผู้ใช้

คุณจะต้องการระบบโทรศัพท์ VoIP ที่ใช้งานได้ง่ายและรวดเร็วทั่วทั้งองค์กรของคุณ โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมผู้ใช้หลักหรืออุปสรรคในการจัดการการเปลี่ยนแปลง โซลูชันการจัดการการโทรบนคลาวด์ มีข้อได้เปรียบเหนือระบบภายในองค์กรที่เข้มงวดในแง่ของการติดตั้งที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย

ผู้จำหน่าย UC ชั้นนำอย่าง Nextiva มอบประสบการณ์ผู้ใช้ที่ทันสมัยด้วยการออกแบบอินเทอร์เฟซที่สะอาดตาและตรงไปตรงมาสำหรับแอปมือถือและเดสก์ท็อป พนักงานของคุณควรสามารถโทรออก จัดการการประชุม เข้าถึงข้อความเสียง แชท และใช้ประโยชน์จากความสามารถแบบครบวงจรอื่นๆ ของระบบโดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมหรือการฝึกอบรมที่กว้างขวาง

โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณลักษณะการโทรของระบบควรเป็นมิตรกับผู้บริโภค เช่น โอนสายระหว่างสถานที่ตั้งและส่วนขยายได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

3) การสื่อสารหลายสถานที่

การอำนวยความสะดวกในการสื่อสารข้ามไซต์ที่ราบรื่นเป็นสิ่งที่ต้องมี มองหาแพลตฟอร์มการสื่อสารทางธุรกิจที่มีความสามารถในการจัดการการโทรที่มีประสิทธิภาพ เช่น:

• การโอนและโอนสายโดยไม่ระบุตำแหน่ง : ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง พนักงานสามารถโอนสายสนทนาระหว่างสำนักงาน ส่วนขยาย และอุปกรณ์มือถือ/ผู้ใช้ระยะไกลต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย
• พนักงานต้อนรับเสมือน : กำหนดเส้นทางผู้โทรไปยังบุคคล/แผนกที่เหมาะสมอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ พนักงานต้อนรับเสมือน ขั้นสูงเพื่อให้เมนูแก่ผู้โทรเพื่อเข้าถึงทีมหรือสำนักงานที่เหมาะสม
• ไดเร็กทอรีองค์กรแบบครบวงจร : ค้นหาและเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานจากทุกที่ได้อย่างรวดเร็ว เพียงค้นหาไดเร็กทอรีส่วนกลางตามชื่อหรือแผนก

ระบบ UC ที่ให้บริการสถานที่ต่างๆ ด้วยความเป็นอิสระทำให้การสื่อสารข้ามองค์กรที่มีหลายไซต์ของคุณราบรื่น

4) การบริหารแบบรวมศูนย์

การบริหารและการกำกับดูแลแบบรวมศูนย์เป็นความสามารถที่สำคัญซึ่งช่วยลดความยุ่งยากในการใช้งาน UC หลายไซต์และหน้าที่การจัดการอย่างต่อเนื่อง

ด้วยการมองเห็นข้อมูลความสมบูรณ์ของระบบและประสิทธิภาพของระบบแบบเรียลไทม์ในทุกสถานที่ ทีมไอทีของคุณสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว เพิ่มประสิทธิภาพการกำหนดเส้นทางการโทร และรับประกันเวลาทำงานที่สม่ำเสมอสำหรับโครงสร้างพื้นฐานการสื่อสารของคุณ การวิเคราะห์แบบรวมศูนย์ยังให้ข้อมูลอันชาญฉลาดที่มีคุณค่าเกี่ยวกับปริมาณการโทร รูปแบบการใช้งาน พฤติกรรมการทำงานร่วมกันในทีม และอื่นๆ อีกมากมายเพื่อขับเคลื่อนกลยุทธ์ทางธุรกิจที่ดีขึ้น

บทความที่เกี่ยวข้อง

5 ผู้ให้บริการ UCaaS ที่ดีที่สุด: ฟีเจอร์หลัก กรณีการใช้งาน และราคา

รวมการสื่อสารทางธุรกิจของคุณเข้ากับ Nextiva

คุณได้รับฟังก์ชันการทำงานเพิ่มมากขึ้นด้วยระบบโทรศัพท์บนคลาวด์ที่ออกแบบมาสำหรับสถานที่และสำนักงานหลายแห่ง ต่อไปนี้เป็นหลายวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงการสื่อสารในองค์กรของคุณได้:

• การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นในทุกสถานที่ผ่านเครื่องมือเสียง วิดีโอ ข้อความ และการแชร์ไฟล์ที่ผสานรวม
• ประสบการณ์บริการโทรศัพท์เคลื่อนที่ของพนักงานที่ได้รับการปรับปรุง พร้อมการเข้าถึงการสื่อสารได้จากทุกที่
• การจัดการที่ง่ายขึ้นผ่านการบริหารและการจัดเตรียมแบบรวมศูนย์
• คุณสมบัติ การจัดการการโทรหลายสายและหลายสาย ที่มีประสิทธิภาพ เช่น การโอนสาย การเข้าร่วม และการรวมไดเร็กทอรี
• ความสามารถในการปรับขนาดโดยไม่ต้องอัปเกรดที่ซับซ้อนเพื่อเพิ่มสถานที่ใหม่ได้อย่างง่ายดายเมื่อคุณเติบโต
• ความคุ้มทุนด้วยราคาการสมัครสมาชิกระบบคลาวด์ต่อผู้ใช้ที่คาดการณ์ได้

เมื่อประเมิน โซลูชันการสื่อสารทางธุรกิจ ให้จัดลำดับความสำคัญของโซลูชันที่ให้ประสบการณ์ผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย ความสามารถแบบรวมศูนย์ ความสามารถแบบรวมศูนย์ การเพิ่มประสิทธิภาพหลายสถานที่ การรักษาความปลอดภัย/ความน่าเชื่อถือที่แข็งแกร่ง และประวัติที่ได้รับการพิสูจน์แล้วในการให้บริการธุรกิจเช่นคุณ

Nextiva กลายเป็นผู้ให้บริการ UCaaS แบบครบวงจรที่ต้องการซึ่งออกแบบมาสำหรับบริษัทที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่งในสหรัฐอเมริกา แพลตฟอร์มการสื่อสารบนคลาวด์ผสานรวมการโทร VoIP การประชุมทางวิดีโอ การส่งข้อความถึงทีม แอปมือถือ และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานเข้าไว้ด้วยกันเป็นโซลูชันที่ใช้งานง่ายเพียงโซลูชันเดียว

คุณสมบัติหลักหลายไซต์ ได้แก่ การโอนสายระหว่างสถานที่อย่างราบรื่น การจัดการแบบรวมศูนย์ของสำนักงานทั้งหมด การผสานรวม CRM และราคาต่อผู้ใช้ที่ทำให้ปรับขนาดได้ง่ายขึ้น ด้วยการฝึกอบรมในตัว การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน และความพร้อมใช้งานระดับองค์กร Nextiva มอบ ระบบโทรศัพท์ VoIP ที่พร้อมสำหรับอนาคต สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก กลาง และขนาดใหญ่ที่มีสถานที่ตั้งหลายแห่ง

ควบคุมความต้องการด้านการสื่อสารของคุณวันนี้ รวมองค์กรทั้งหมดของคุณด้วย Nextiva และปลดล็อกการทำงานร่วมกัน ความคล่องตัว และการประหยัดต้นทุนที่ได้รับการปรับปรุงในทุกสถานที่ของคุณ