วิธีจัดการความเสี่ยง: คู่มือสำหรับผู้จัดการโครงการ

เคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพห้าประการสำหรับผู้จัดการโครงการเพื่อลดความเสี่ยงและมีอัตราความสำเร็จที่สูงขึ้น

ในฐานะผู้จัดการโครงการ สิ่งแรกที่คุณนึกถึงเมื่อคุณอ่าน "ความเสี่ยงในการจัดการโครงการ" คืออะไร?

หากคุณกำลังตั้งเป้าที่จะทำให้โครงการของคุณปราศจากข้อผิดพลาด วลี “ความเสี่ยงในการจัดการโครงการ” อาจดูน่าตกใจ ความเสี่ยงมีหลายรูปแบบและขนาด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณไม่สามารถทำอะไรกับมันได้ ความเสี่ยงอาจเป็นโอกาสที่จะไล่ตามหรือเป็นภัยคุกคามที่ควรหลีกเลี่ยง ทั้งหมดขึ้นอยู่กับว่าคุณรับไว้อย่างไร

การจัดการความเสี่ยงมีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ แต่คุณจะจัดการความเสี่ยงอย่างเหมาะสมได้อย่างไร? คุณจะเริ่มต้นที่ไหน คุณแน่ใจได้อย่างไรว่าโครงการของคุณจะไม่ยุ่งเหยิง?

เพื่อช่วยคุณ เราตอบคำถามเหล่านี้ทั้งหมดในบล็อกนี้ เรายังแบ่งปันเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงเพื่อจัดการความเสี่ยงอย่างเหมาะสมและมีประสิทธิภาพ เพื่อที่โครงการของคุณจะไม่ผิดพลาด

ความเสี่ยงส่งผลต่อความสำเร็จของโครงการอย่างไร

คำว่า "ความเสี่ยง" มักใช้ในหลายแง่มุมของชีวิต เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการ ความเสี่ยงหมายถึงอุปสรรคหรือเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์ใดๆ ที่ส่งผลต่อวัตถุประสงค์ของโครงการ อาจเป็นอะไรก็ได้ ตั้งแต่งานล่าช้าไปจนถึงค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้น

ความเสี่ยงส่งผลกระทบต่อความสำเร็จของโครงการโดยรวมในหลาย ๆ ด้าน:

• พวกเขาเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดและส่งผลเสียต่อผลลัพธ์ของโครงการ
• สิ่งเหล่านี้นำไปสู่ความล่าช้าในการเสร็จสิ้นโครงการหรือที่แย่กว่านั้นคือการยกเลิกทั้งหมด
• สิ่งเหล่านี้ทำให้ต้นทุนเพิ่มขึ้น ซึ่งส่งผลเสียต่อผลกำไรของโครงการ

กล่าวโดยสรุป ความเสี่ยงมีศักยภาพที่จะส่งผลเสียต่อความสำเร็จของโครงการ ดังนั้นพวกเขาจะต้องได้รับการปฏิบัติเช่นนี้ ด้วยเหตุผลดังกล่าว ความสามารถในการจัดการความเสี่ยงของโครงการจึงถือเป็นทักษะที่จำเป็นในการว่าจ้างผู้จัดการโครงการ

ความเสี่ยงส่งผลกระทบอย่างมากต่อแง่มุมต่อไปนี้ของโครงการ:

• ขอบเขต: ความเสี่ยงนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในขอบเขตของโครงการ ซึ่งส่งผลต่อเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น
• กำหนดการ: ความเสี่ยงทำให้กำหนดการของโครงการล่าช้า ซึ่งส่งผลต่อวันที่แล้วเสร็จและต้นทุนโดยรวมของโครงการ
• ต้นทุน: ความเสี่ยงเพิ่มต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ซึ่งขัดขวางงบประมาณโครงการโดยรวม
• คุณภาพ: ความเสี่ยงส่งผลกระทบต่อคุณภาพของโครงการที่ส่งมอบ ซึ่งเป็นอุปสรรคต่อชื่อเสียงของโครงการ

1. ระบุความเสี่ยงเป็นกิจกรรมของทีม

เมื่อพูดถึงการบริหารความเสี่ยงของโครงการ สิ่งที่เป็นผลสืบเนื่องมากที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้คือการระบุความเสี่ยงเป็นกิจกรรมของทีม เมื่อให้ทั้งทีมของคุณมีส่วนร่วม คุณจะมีโอกาสมากขึ้นในการระบุความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ

นอกจากนี้ การให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการระบุความเสี่ยง คุณจะได้รับการซื้อจากพวกเขาเพื่อใช้กลยุทธ์การจัดการความเสี่ยง นี่คือวิธีที่คุณสามารถระบุความเสี่ยงของโครงการเป็นกิจกรรมของทีม:

• ให้ทุกคนร่วมแสดงความคิดเห็นระหว่างการประชุม: ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถระดมความคิดเกี่ยวกับสถานการณ์ความเสี่ยงต่างๆ และเสนอแนวทางแก้ไขที่เป็นไปได้ ในระหว่างการระดมความคิดเหล่านี้ ขอให้สมาชิกในทีมรายงานความเสี่ยงที่พวกเขาพบนอกการประชุมทีม ในระหว่างการดำเนินธุรกิจประจำวัน
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจกระบวนการจัดการความเสี่ยง: สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมของคุณทุกคนเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับวิธีจัดการความเสี่ยง

เมื่อคุณระบุความเสี่ยงได้แล้ว ให้ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อพัฒนากลยุทธ์เพื่อบรรเทาหรือหลีกเลี่ยง ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการพัฒนาแผนฉุกเฉิน การปรับเปลี่ยนกำหนดการของโครงการ หรือแม้แต่การเปลี่ยนแปลงงบประมาณของโครงการ

2. กำหนดความทนทานต่อความเสี่ยงของคุณ

ความเสี่ยงที่ยอมรับได้คือปริมาณของความเสี่ยงที่ผู้จัดการโครงการยินดียอมรับเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ หมายถึงระดับของความไม่แน่นอนที่ยอมรับได้และปริมาณของการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นที่ยอมรับได้

วิธีหนึ่งในการพิจารณาความเสี่ยงที่ยอมรับได้คือการใช้คุณลักษณะการจัดการความเสี่ยงของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถป้อนความเสี่ยงทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการของคุณ แล้วระบุความน่าจะเป็นของแต่ละโครงการ คุณสามารถใช้ผลลัพธ์เพื่อสร้างแผนตอบสนองความเสี่ยง

ตัวอย่างเช่น หากความเสี่ยงไม่น่าจะเกิดขึ้นแต่จะมีผลกระทบร้ายแรงต่อโครงการ คุณอาจต้องการดำเนินการเพื่อหลีกเลี่ยง ในทางกลับกัน หากความเสี่ยงมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นแต่จะส่งผลกระทบเพียงเล็กน้อย คุณก็อาจตัดสินใจยอมรับมัน

การสำรวจผู้ใช้ Project Management User ประจำปี 2021 ของ Capterra พบว่า 43% ของผู้จัดการโครงการมีคุณสมบัติการจัดการความเสี่ยงในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการและใช้งานในเชิงรุก (ดูวิธีการสำรวจที่นี่)

3. ตัดสินใจเลือกความเสี่ยงที่จะจัดการ

ไม่ใช่ทุกความเสี่ยงของโครงการที่สามารถหรือควรได้รับการจัดการ คุณต้องชั่งน้ำหนักผลประโยชน์ที่อาจเกิดขึ้นและค่าใช้จ่ายในการจัดการความเสี่ยงกับผลประโยชน์และค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นจากการไม่จัดการความเสี่ยงเหล่านั้น เมื่อคุณระบุและประเมินความเสี่ยงได้แล้ว ให้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการใดโดยพิจารณาจากระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้และทรัพยากรที่มีให้กับคุณ

คุณอาจตัดสินใจที่จะจัดการความเสี่ยงที่ระบุทั้งหมดหรือเพียงบางส่วน ตัวอย่างเช่น หากคุณมีความอดทนต่ำ คุณสามารถเลือกที่จะจัดการกับความเสี่ยงที่ร้ายแรงที่สุดเท่านั้น เช่น ความเสี่ยงที่เป็นภัยคุกคามที่สำคัญต่อเป้าหมายของโครงการของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกจัดการความเสี่ยงใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนลดความเสี่ยงที่เหมาะสมสำหรับการจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น

4. จัดทำแผนลดความเสี่ยง

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจว่าจะจัดการความเสี่ยงใด คุณจะต้องจัดทำแผนปฏิบัติการเพื่อหลีกเลี่ยงหรือจัดการกับความเสี่ยงเหล่านั้น รวมทั้งกำหนดว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละงานในแผน แผนควรปรับให้เหมาะกับความเสี่ยงเฉพาะที่คุณกำลังเผชิญและทรัพยากรที่มีให้คุณ

นอกจากนี้ แผนของคุณน่าจะเกี่ยวข้องกับกลยุทธ์ต่างๆ ร่วมกัน—การพัฒนาแผนฉุกเฉิน การปรับเปลี่ยนกำหนดการของโครงการ และการเปลี่ยนแปลงงบประมาณของโครงการ คุณจะต้องสร้างกระบวนการติดตามและอัปเดตแผนในขณะที่โครงการของคุณดำเนินไป

กุญแจสำคัญในการสร้างแผนการจัดการความเสี่ยงที่แข็งแกร่งคือการใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่เหมาะสมพร้อมฟังก์ชันการวางแผนโครงการ ซอฟต์แวร์ช่วยระบุความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ พัฒนากลยุทธ์ที่จำเป็น และลดภัยคุกคามเพื่อป้องกันความล้มเหลวของโครงการ

5. ติดตามความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตโครงการ

เมื่อคุณได้พัฒนาแผนการลดความเสี่ยงแล้ว คุณจะต้องติดตามตลอดวงจรของโครงการ วิธีนี้จะช่วยให้คุณระบุความเสี่ยงใหม่ๆ ที่เกิดขึ้นได้ และพิจารณาว่าความเสี่ยงที่มีอยู่แย่ลงหรือดีขึ้นหรือไม่

การติดตามความเสี่ยงรวมถึงการเฝ้าติดตามการเปลี่ยนแปลงความรุนแรงหรือโอกาสตลอดจนการติดตามความคืบหน้าของการบรรเทาทุกข์และความพยายามในการหลีกเลี่ยงของคุณ คุณสามารถทำได้โดยใช้เครื่องมือและเทคนิคต่างๆ เช่น การสร้างทะเบียนความเสี่ยง หรือการจัดประชุมความเสี่ยงเป็นประจำ

เราได้พูดคุยกับ Eric McGee วิศวกรเครือข่ายอาวุโสของ TRG Datacenters ซึ่งจัดการโครงการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับวิศวกรรมเครือข่ายและระบบ เกี่ยวกับความสำคัญของการลงทะเบียนความเสี่ยงและวิธีที่เขาใช้เพื่อปรับปรุงการติดตามและประเมินความเสี่ยง

Eric บอกกับเราว่าแนวทางไปสู่การจัดการความเสี่ยงของโครงการคือการสร้างทะเบียนความเสี่ยง ซึ่งเขาและทีมของเขาจะจดบันทึกอันตรายที่อาจเกิดขึ้นทั้งหมดของโครงการ เนื่องจากการลงทะเบียนความเสี่ยงมักจะถูกนำเสนอในรูปแบบแผนภูมิ โดยแต่ละความเสี่ยงแยกประเภทและระดับความสำคัญ ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และการดำเนินการบรรเทาที่แนะนำแสดงไว้อย่างชัดเจน การจัดการความเสี่ยงจึงกลายเป็นเรื่องง่าย

“การรวมข้อมูลเชิงคุณภาพและเชิงปริมาณในทะเบียนความเสี่ยงทำให้การประเมินความเสี่ยงและการแสดงภาพมีความครอบคลุมมากขึ้น”

Eric McGee

Senior Network Engineer ที่ TRG Datacenters

พิจารณาปัจจัยเหล่านี้เมื่อติดตามความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตโครงการ:

• ต้องติดตามอะไร? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังติดตามข้อมูลที่ถูกต้องเพื่อระบุความเสี่ยงใหม่หรือที่อาจเกิดขึ้น
• ใครจะติดตาม? มอบหมายให้ใครสักคนติดตามความเสี่ยงเพื่อให้พวกเขาได้รับการตรวจสอบและแก้ไขตรงเวลา
• คุณควรติดตามเมื่อใด ติดตามความเสี่ยงตลอดวงจรชีวิตของโครงการ เพื่อให้คุณสามารถระบุความเสี่ยงใหม่หรือความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นได้ทันที
• คุณควรติดตามมันอย่างไร? กำหนดขั้นตอนการติดตามเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไร

สร้างระบบสำหรับการรายงานความเสี่ยงใหม่ที่เกิดขึ้น และสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการอย่างสม่ำเสมอ ดำเนินการตรวจสอบความเสี่ยงเป็นประจำ อัปเดตการลงทะเบียนความเสี่ยงตามนั้น และกำหนดการดำเนินการบรรเทาทุกเมื่อที่จำเป็น นอกจากนี้ ดำเนินการทบทวนหลังโครงการเพื่อเรียนรู้จากความเสี่ยงใดๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ

เคล็ดลับโบนัส: ใช้ประโยชน์จากความเสี่ยง

ความเสี่ยงบางอย่าง หากได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม อาจเป็นประโยชน์ต่อโครงการของคุณ สิ่งเหล่านี้เรียกว่า "โอกาส" โอกาสเป็นความเสี่ยงเชิงบวกที่หากจัดการอย่างถูกต้องสามารถนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีกว่าสำหรับโครงการ

ตัวอย่างเช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่อาจก่อให้เกิดความเสี่ยงหลายประการ แต่ยังเปิดโอกาสให้ได้รับส่วนแบ่งการตลาดอีกด้วย หากคุณจัดการการเปิดตัวได้ดี บริษัทของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสและปรับปรุงตำแหน่งในตลาดได้

กำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงอยู่ใช่ไหม ตรวจสอบรายชื่อโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยงที่ดีที่สุดของ Capterra นอกจากนี้ ดูวิดีโอนี้เพื่อทำความเข้าใจข้อดีและข้อเสียของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความเสี่ยง เพื่อให้คุณเลือกเครื่องมือที่เหมาะสม

วิธีการสำรวจ

Capterra ดำเนินการสำรวจผู้ใช้ Project Management User Survey ในเดือนมีนาคม 2564 ท่ามกลางผู้จัดการโครงการ 422 คนในสหรัฐฯ โดย 367 คนเป็นผู้ใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเป็นผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือมีส่วนร่วมอย่างมากกับการจัดการโครงการในแต่ละวันในองค์กรของตน เราตั้งคำถามเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ตอบแต่ละคนเข้าใจความหมายและหัวข้อที่เกี่ยวข้องอย่างเต็มที่

Capterra ดำเนินการสำรวจความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานเมื่อเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 กับผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 ถึง 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ (เกี่ยวข้องอย่างยิ่ง)