วิธีที่เราจัดการทีมที่กระจายไปทั่วโลก—เคล็ดลับจากผู้จัดการ Flock

คุณจัดการทีมอย่างไรเมื่อธุรกิจของคุณเปลี่ยนแปลงไปทั้งหมด

ปี 2020 ได้นำการเปลี่ยนแปลงขององค์กรจำนวนมากมาสู่ธุรกิจทั่วโลก หลายคนกำลังเรียนรู้ที่จะปรับตัวเข้ากับทีมแบบกระจายเป็นครั้งแรก พูดตามตรง เส้นโค้งการเรียนรู้ค่อนข้างสูง ดังนั้นส่วนใหญ่มักจะเป็นการลองผิดลองถูกเมื่อธุรกิจค้นหาว่าอะไรได้ผลและไม่ได้ผล

โชคดีที่ Flock เป็นบริษัทจัดจำหน่ายมาสองสามปีแล้ว โดยมีพนักงานกระจายอยู่ทั่วมุมไบ บังกาลอร์ และบอสตัน เป็นต้น ในขณะที่ผู้นำทางธุรกิจทั่วโลกยังคงสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและแนวทางในการจัดการทีมที่ห่างไกลใหม่ๆ ของพวกเขา เราได้ตรวจสอบกับผู้นำระดับสูงที่ Flock เพื่อดูเคล็ดลับและกลเม็ดในการจัดการทีมที่กระจายไปทั่วโลก

พบกับผู้จัดการของเรา

Shourya Saha เป็นหัวหน้าฝ่ายสนับสนุนลูกค้าของ Flock Saha นักยุทธศาสตร์ที่มากประสบการณ์ ประสบความสำเร็จในการกำหนดและดำเนินการแก้ปัญหาเชิงกลยุทธ์ร่วมกับทีมผู้นำในบริษัทต่างประเทศก่อนที่จะมาที่ Flock

Ninad Raval เป็นหัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์และการออกแบบของ Flock Raval ได้จัดการและกำกับทีมออกแบบและผลิตภัณฑ์มาเกือบสองทศวรรษแล้ว โดยมุ่งเน้นที่ SaaS และพื้นที่อีคอมเมิร์ซเป็นหลัก

คุณใช้เครื่องมืออะไรในการติดตามงานของทีมและความคืบหน้า?

Flock ทั้งบริษัทใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Jira, Asana, North, Google เอกสาร และชีตเพื่อจัดการงาน จัดระเบียบไฟล์ และทำงานร่วมกัน เราเชื่อมต่อเครื่องมือเหล่านี้ทั้งหมดโดยใช้การผสานรวมใน Flock ดังนั้นทุกอย่างจึงรวมอยู่ในที่เดียว

ทีมผลิตภัณฑ์ของเราใช้ทั้งภาคเหนือและ Google ชีตร่วมกันเพื่อติดตามทั้งกำหนดเวลาโครงการและเมตริกประสิทธิภาพ OKRs และความคิดริเริ่ม สำหรับงานที่ต้องการการสนับสนุนข้ามสายงานจากการพัฒนาหรือการออกแบบ พวกเขาจะใช้ Jira และ Google เอกสารเพื่อทำงานร่วมกัน

สำหรับทีมอย่างการสนับสนุนลูกค้า ซึ่งขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมาก เครื่องมือ CRM เช่น Zendesk และการแสดงภาพข้อมูลใน Metabase ช่วยติดตามประสิทธิภาพและการสื่อสารที่คล่องตัว Shourya ติดตามความคืบหน้าของการสนับสนุนลูกค้าในเชิงปริมาณ ตัววัดการวัด ซึ่งรวมถึงแต่ไม่จำกัดเพียง ประสิทธิภาพการทำงาน ความพึงพอใจของลูกค้า การแก้ปัญหาการโทรครั้งแรก และอื่นๆ สำหรับการวิเคราะห์เชิงคุณภาพ เขาสนับสนุนให้ทีมจัดทำการพิจารณาคดีแบบสุ่ม ทีมสนับสนุน (และทีมภายในทั้งหมดที่ Flock) ยังใช้เครื่องมือการประชุมทางวิดีโอ เช่น Flock และ Zoom เพื่อเชื่อมต่อแบบเห็นหน้ากัน แม้ว่าพวกเขาจะอยู่ห่างกันหลายไมล์

คุณพบกับทีมที่แจกจ่ายบ่อยแค่ไหน?

“ในฐานะทีมสนับสนุน เราพบกันสัปดาห์ละครั้ง” Saha กล่าว “โดยทั่วไป เราจะพูดถึงประสิทธิภาพของสัปดาห์ที่แล้ว ขยายกระบวนการ นโยบาย หรือการอัปเดตเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับทีม แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และเรียกผู้ที่อาจทำงานพิเศษ”

ทีมผลิตภัณฑ์ของเราดูแลสิ่งต่าง ๆ อย่างเป็นกันเองมากกว่าการสนับสนุน ประชุมทุกวันศุกร์เพื่อ "Team TGIF" เพื่อหารือเกี่ยวกับการเรียนรู้ใหม่และหัวข้อที่น่าสนใจตลอดจนผ่อนคลายด้วยการแชทหรือเกมสั้นๆ

คุณพบกับพนักงาน 1:1 บ่อยแค่ไหน?

ทั้ง Saha และ Raval กล่าวว่าพวกเขาพบกับทีมของพวกเขาเป็นผู้นำ 1:1 เดือนละครั้ง

“การสนทนาระหว่างหัวหน้างานและวิศวกรเป็นการใช้ยุทธวิธีมากกว่า” Saha บอกเรา “สำหรับฉัน มันเป็นเรื่องของวัฒนธรรม การวางแผนอาชีพโดยรวม และความก้าวหน้ามากกว่า วิธีนี้ทำให้เรามั่นใจว่าทีมมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายทั้งระยะยาวและระยะสั้น”

Raval ก็เน้นที่การพัฒนาอาชีพส่วนบุคคลและการฝึกสอนใน 1:1 ควบคู่ไปกับการแยกอุปสรรคและประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการที่กำหนดเป้าหมายไปที่ OKR เขาใช้การเตือนความจำของ Flock เพื่อจัดการประชุมประจำรวมถึงเอกสารที่แชร์กับพนักงานเพื่อรวบรวมประเด็นพูดคุยก่อนการประชุมและติดตามบันทึกย่อในภายหลัง เขาแนะนำให้จำกัดการสนทนาไว้ที่ 30-55 นาทีเพื่อให้การประชุมแบบ 1:1 มีประสิทธิผล

คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าการประชุมทีมมีประสิทธิภาพ?

เคล็ดลับของ Raval สำหรับการประชุมที่มีประสิทธิภาพคือการทำให้แน่ใจว่าการประชุมแต่ละครั้งมีรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป การประชุมการจัดการโครงการ (PM) รายสัปดาห์ของเขามีพนักงานเป็นประธานหมุนเวียน ดังนั้นทุกคนจึงมีส่วนร่วมและการอภิปรายจะเกิดผลมากขึ้น นี่คือโครงร่างของวาระการประชุม PM รายสัปดาห์เหล่านี้:

วาระการประชุมทีมผู้บริหารโครงการ

• รู้ว่าคนอื่นกำลังทำอะไรอยู่และจะขอความช่วยเหลือจากใครได้อย่างไร
• ถามคำถามและคิดเกี่ยวกับเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาว
• มีอะไรใหม่หรือน่าตื่นเต้นที่ใครต้องการแบ่งปันกับทีมหรือไม่?
• บล็อคหรืออัพเดทจากทีมงาน
• PM การออกแบบและพัฒนากระบวนการข้อเสนอแนะและข้อเสนอแนะ

ในแต่ละสัปดาห์ ผู้จัดการประชุมคนปัจจุบันจะผ่านกระบองโดยเสนอชื่อโฮสต์ใหม่ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการประชุม PM ครั้งต่อไป โฮสต์รวบรวมรายการการสนทนาจากสมาชิกในทีมทั้งหมดเพื่อสร้างวาระการประชุมและดูแลให้มั่นใจว่าการประชุมมีกำหนดและเข้าร่วม พวกเขายังมีหน้าที่รับผิดชอบในการขับเคลื่อนการประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ครอบคลุมทุกวาระการประชุม และทำให้การอภิปรายมีความเกี่ยวข้องและมีคุณค่าสำหรับผู้เข้าร่วมทุกคน สุดท้ายถ้าเจ้าภาพตามไม่ทัน ก็ต้องซื้อขนมให้ทุกคนระหว่างประชุม! :)

คำแนะนำสำหรับผู้จัดการที่นำทีมแบบกระจายเป็นครั้งแรก?

Raval ทำให้มันง่าย:

• มีปกติ 1:1s
• พบกับทีมได้สบายๆ
• กำหนดเป้าหมายและผลลัพธ์ที่ชัดเจน
• เอกสารข้อเสนอแนะและการยอมรับ

สฮาเสนอคำแนะนำเพิ่มเติมสองข้อ:

• รู้จักทีมของคุณ แต่ละคนมีความทะเยอทะยานและความสามารถที่แตกต่างกัน ติดตามพวกเขาเหล่านั้น
• รู้จักธุรกิจของคุณ คุณอาจไม่มีโอกาสตอบสนองความทะเยอทะยานของแต่ละคน แต่สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณสร้างเส้นทางใหม่สำหรับรายงานโดยตรงของคุณ

ตัวอย่างเช่น Saha กล่าวว่า "ฉันจ้างคนที่มีพื้นฐานในการพัฒนาซอฟต์แวร์และเป็นเรื่องยากมากที่จะให้พวกเขาทำงานสนับสนุน ในเวลาต่อมา ฉันได้สร้างโอกาสที่พวกเขาสามารถสร้างแอปที่ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมได้ นี่คือ win-win!”

ผู้จัดการทั้งสองเห็นพ้องต้องกันว่าการนำทีมที่มีความหลากหลายทางวัฒนธรรมและภูมิศาสตร์ต้องหยุดพักจากการเป็น "ธุรกิจทั้งหมด" พนักงานได้รับแรงผลักดันจากความอ่อนไหวทางวัฒนธรรมและภูมิหลังทางสังคมที่ชี้นำแรงจูงใจและเป็นโอกาสในการเชื่อมต่อ

แต่บ่อยครั้ง กุญแจที่แท้จริงในการจัดการทีมแบบกระจายคือการจัดการตัวเอง

“ใช้คำติชมทุกช่องทางเพื่อพัฒนาตัวเองให้ดีขึ้น” สหแนะนำ “เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยทีมงานและธุรกิจของคุณทุกครั้ง คุณจะล้มเหลว กระตุ้นให้ผู้คนให้คำติชมการปรับปรุง ย้ำว่ายินดี ดำเนินการสำรวจแบบไม่ระบุชื่อ แบ่งปันผลลัพธ์กับทีม”

ต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมหรือไม่? ดาวน์โหลดคู่มือการมีส่วนร่วมของพนักงานวันนี้