การจัดการรูปแบบการสื่อสารในที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการทีมอาจเป็นเรื่องยาก คุณไม่เพียงแค่ต้องติดตามงานของสมาชิกในทีมทั้งหมดของคุณ แต่คุณต้องสื่อสารกับพวกเขาเป็นประจำเพื่อวัดภาระงาน ความสุข และความต้องการอื่นๆ ของพวกเขา

แต่ถ้าพนักงานของคุณไม่สื่อสารแบบเดียวกับที่ผู้จัดการของคุณทำล่ะ การสื่อสารที่ไม่ดีและการสื่อสารที่ผิดพลาดทำให้เกิดปัญหาส่วนใหญ่ในที่ทำงาน ส่งเสริมให้ผู้จัดการของคุณใส่ใจกับรูปแบบการสื่อสารของทีมเพื่อให้พวกเขาสามารถเป็นผู้บังคับบัญชาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำความเข้าใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนสื่อสารกันอย่างไรจะเป็นการเปิดเส้นทางใหม่ในการสื่อสารเพื่อป้องกันการสะดุด ตึงเครียด และผิดพลาด

นั่นอาจดูเหมือนเป็นภารกิจหลัก แต่มีแหล่งข้อมูลมากมายที่จะช่วยให้คุณเข้าใจรูปแบบการสื่อสารของทีม—และปรับให้เข้ากับมัน

รูปแบบการสื่อสารต่างๆ ในที่ทำงาน

การวิจัยเกี่ยวกับการสื่อสารชี้ให้เห็นว่าการสื่อสารมีสี่รูปแบบหลัก:

• วิเคราะห์
• ใช้งานง่าย
• การทำงาน
• ส่วนตัว

สไตล์ทั้งสี่นี้สามารถขัดแย้งกันได้ แต่ถ้าพวกเขาได้รับการติดต่ออย่างระมัดระวัง ทีมที่ประกอบด้วยสไตล์ที่แตกต่างกันเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันได้ ยิ่งไปกว่านั้น ช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกัน และช่องทาง เหล่านี้ควรสอดคล้องกับรูปแบบการสื่อสารด้วย สอนทีมผู้นำของคุณว่ารูปแบบเหล่านี้มีปฏิสัมพันธ์กันอย่างไร เพื่อให้สามารถช่วยให้ทีมของตนทำงานได้ดีขึ้น

การสื่อสารเชิงวิเคราะห์

การจัดการบุคคลที่มีรูปแบบการสื่อสารเชิงวิเคราะห์ทำให้เกิดสิ่งที่คุณคาดหวัง: บุคคลนี้ให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกและสำคัญที่สุดเกี่ยวกับข้อเท็จจริงที่อยู่ในมือ นักสื่อสารเชิงวิเคราะห์ชอบการสนทนาที่ตรงไปตรงมาที่สุด โดยใช้ตัวเลขที่ชัดเจนเพื่อสำรองทฤษฎีหรือผลรวมใดๆ

ทุกทีมต้องการสมาชิกที่สามารถใช้แนวทางการวิเคราะห์ในการแก้ปัญหา ซึ่งจะช่วยลดการตัดสินใจทางอารมณ์และมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์สุดท้าย แต่นี่หมายความว่าสมาชิกในทีมอาจต้องประนีประนอมกับความต้องการทางสังคมบางอย่างของพวกเขาเพื่อทำงานร่วมกับบุคคลที่มีการวิเคราะห์—พวกเขาไม่ใช่คนที่จะพูดคุยเล็กน้อย

เมื่อต้องสื่อสารกับประเภทการวิเคราะห์ ให้กระตุ้นให้ทีมของคุณเตรียมข้อมูล ไปจนถึงรายละเอียดที่สำคัญ กระตุ้นให้พวกเขาอยู่ในหัวข้อ ชัดเจนกับความคาดหวัง และค้นหามุมมองที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาทำตามวาระการประชุมโดยละเอียดแล้วตามด้วยบันทึกการประชุม รายการดำเนินการ และความคาดหวัง

การสื่อสารที่ใช้งานง่าย

นักสื่อสารที่ใช้งานง่ายใส่ใจในข้อมูล แต่พวกเขารู้ว่าข้อมูลไม่ใช่จุดจบของทุกสิ่ง หากคุณมีประเภทที่ใช้งานง่ายในทีมของคุณ คุณอาจพึ่งพาพวกเขาสำหรับแนวคิดเรื่องภาพพระจันทร์เต็มดวง พวกเขาเห็นภาพที่ใหญ่ขึ้นและพร้อมที่จะดำดิ่งลงไปในงาน

การสื่อสารกับบุคคลที่เข้าใจได้ง่ายอาจเป็นประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครในแต่ละครั้ง เนื่องจากพวกเขาชอบการสื่อสารที่สั้นและตรงประเด็น พวกเขาจึงมักจะไม่สนใจรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เตรียมพร้อมที่จะตอกย้ำความแตกต่างเพื่อไม่ให้พลาดโดยรูปแบบที่ใช้งานง่าย

เมื่อต้องจัดการเครื่องมือสื่อสารที่ใช้งานง่าย ให้เตรียมพร้อมสำหรับการสนทนาที่ตรงไปตรงมาและรวดเร็วและการติดตามผลหลายครั้ง จัดเตรียมอุปกรณ์ช่วยในการมองเห็นเพื่อมุ่งความสนใจไปที่รายละเอียด เข้าประเด็นและฟังแนวคิดใหญ่ๆ ของพวกเขา อนุญาตให้ใช้เหตุผลแบบนอกกรอบ เพราะจะพิสูจน์ได้ว่าประเมินค่าไม่ได้

ฟังก์ชั่นการสื่อสาร

คิดถึงพนักงานที่เน้นกระบวนการมากที่สุดของคุณ พวกเขาน่าจะเป็นผู้สื่อสารที่ใช้งานได้จริงซึ่งใช้แนวทางแบบองค์รวมในการแก้ปัญหา จากนั้นค่อยค้นหาทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่พลาดรายละเอียด ประเภทการทำงานดีที่สุดในกระบวนการและการใช้งานเนื่องจากการใส่ใจในรายละเอียด

ประเภทการสื่อสารตามหน้าที่จะพิจารณาปัญหาจากหลายมุมมอง ซึ่งหมายความว่าพวกเขามักจะครุ่นคิดเพื่อให้แน่ใจว่าทุกรายละเอียดได้รับการพิจารณา ลักษณะการซักถามของพวกมันสามารถชักนำให้พวกเขา “ผลักไส” หรือเล่นเป็นผู้สนับสนุนของมารในแนวคิดใหญ่—บางทีอาจนำเสนอโดยคนประเภทที่สัญชาตญาณ สร้างช่องทางการสื่อสารระหว่างสองประเภทนี้เพื่อเติมเต็มช่องว่างรายละเอียดที่ประเภทการใช้งานอาจคาดหวังได้ด้วยเครื่องมือสื่อสารที่ใช้งานง่าย

การจัดการประเภทหน้าที่ต้องใช้ทักษะที่แข็งแกร่งในการฟังอย่างกระตือรือร้น ประเภทเหล่านี้ต้องการให้แน่ใจว่าคุณใส่ใจในรายละเอียดมากพอ ๆ กับที่พวกเขาสนใจ ย้ำการสนทนาของพวกเขาและยืนยันกับพวกเขาว่าแผนของพวกเขามีความชัดเจน ส่งเสริมการตอบรับจากพวกเขาและคาดหวังผลตอบแทนมากมาย กำหนดเส้นตาย ความคาดหวัง และกระบวนการเพื่อให้จิตใจที่ใช้งานได้สะดวก

การสื่อสารส่วนบุคคล

ผู้สื่อสารส่วนบุคคลมักจะเป็นคนที่เข้ากับคนง่ายที่สุดในทีมของคุณ บุคคลทั่วไปจะเข้าร่วมการประชุมเพื่อพูดคุยในช่วงสุดสัปดาห์และถามความคิดเห็นของบุตรหลานของคุณเกี่ยวกับภาพยนตร์ดิสนีย์เรื่องล่าสุดก่อนที่พวกเขาจะเริ่มทำธุรกิจ สำหรับพวกเขา ความเชื่อมโยงทางอารมณ์กับทีมคือสิ่งที่ขับเคลื่อนความสำเร็จของพวกเขา

ผู้สื่อสารส่วนบุคคลมุ่งเน้นที่การสร้างความสัมพันธ์—ทั้งภายในทีมของคุณและกับลูกค้าของคุณ พวกเขามักจะเป็นกาวที่ช่วยให้ทีมของคุณอยู่ด้วยกัน บางทีพวกเขาอาจอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่เป็นมิตรระหว่างผู้สื่อสารที่ใช้งานง่ายและทำหน้าที่เป็นนักการทูตทั่วทั้งทีม แต่บางครั้งสิ่งนี้อาจดูเหมือนไม่เป็นทางการเกินไปกับสมาชิกในทีม นักสื่อสารประเภทนี้ต้องการคำอธิบายเพิ่มเติมเล็กน้อยเบื้องหลังการตัดสินใจที่สมาชิกในทีมคนอื่นทำ ดังนั้นควรสนับสนุนให้สมาชิกในทีมของคุณอธิบายกระบวนการคิดของพวกเขาเมื่อนำเสนอแนวคิดใหม่ด้วย

เมื่อต้องจัดการกับคนที่สื่อสารในระดับส่วนตัว ให้ทำตัวสบายๆ พวกเขาชื่นชมการสนทนาส่วนตัวแบบเห็นหน้ากันโดยไม่รู้สึกว่าเป็นธุรกิจอยู่ตลอดเวลา บทสนทนาของคุณอาจเป็นทางการมากขึ้น เนื่องจากคนเหล่านี้เป็นคนประเภทที่ชื่นชมการพบปะสังสรรค์หรือพูดคุยแบบตัวต่อตัวที่ร้านกาแฟ ด้วยเหตุนี้ คุณควรติดตามผลหลังจากพบกับรายละเอียดสำคัญหรือผู้ติดต่อ เป็นไปได้ว่าพนักงานคนนี้ไม่ได้จดบันทึกอย่างละเอียด

การกำหนดบุคลิกส่วนบุคคลของทีมของคุณ

แล้วคุณจะเข้าใจทั้งหมดนี้ได้อย่างไร? บ่อยครั้ง วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้รูปแบบการสื่อสารของทีมคือการถาม!

ประเภทที่ตรงไปตรงมาบางประเภท เช่น นักสื่อสารส่วนบุคคลหรือเชิงวิเคราะห์ ทำให้ทราบลักษณะบุคลิกภาพและรูปแบบการสื่อสารของพวกเขาตั้งแต่เริ่มต้น คนอื่นๆ ไม่ค่อยตระหนักถึงแนวโน้มในการสื่อสารของพวกเขา และพวกเขาอาจไม่ปรากฏชัดสำหรับคุณในฐานะผู้จัดการในทันที

มีหลายวิธีในการกำหนดข้อมูลประจำตัวในการสื่อสารของทีมของคุณ แต่วิธีการหลักสามวิธีสามารถเปลี่ยนวิธีการจัดการทีมของคุณได้

แบบทดสอบบุคลิกภาพในที่ทำงาน

การทดสอบบุคลิกภาพไม่ใช่ความนิยมที่ผ่านไปแล้ว—มีเหตุผลว่าทำไมผู้นำธุรกิจชั้นนำหลายคนจึงเน้นย้ำประเภท Myers-Briggs ในประวัติย่อและโปรไฟล์ LinkedIn การทดสอบอย่างโปรไฟล์ Myers-Briggs หรือ DiSC สามารถ ปลดปล่อยความละเอียดอ่อนในรูปแบบการทำงานของเพื่อนร่วมทีมของคุณ ที่พวกเขาไม่เคยรู้มาก่อน

การ ประเมิน CliftonStrengths กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้น เนื่องจากมีคำถามจำนวน 177 คำถาม ที่ระบุรูปแบบในการประเมินบุคลิกภาพ จุดแข็งและจุดอ่อน และวิธีการสื่อสาร

กิจกรรมสร้างทีม

เราทุกคนต่างเบื่อหน่ายกับการทำ trust ให้ล้มลง และ “สวัสดี ฉันชื่อแอนนา ฉันจะพาแอปเปิ้ลไปปิกนิก!” เกม. แต่ นอกเหนือจากเกมตัดน้ำแข็ง แล้ว ทีมของคุณต้องการโอกาสในการทำงานร่วมกันอย่างไม่เป็นทางการ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าใจว่ากันและกันสื่อสารกันอย่างไร รวมกิจกรรมการสร้างทีมแบบเป็นกันเองเข้ากับทีมของคุณเพื่อให้พวกเขาได้เรียนรู้วิธีทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เช่น การประชุมทีมเสมือนจริง เรื่องไม่สำคัญ หรือโครงการสร้างสรรค์ เช่น การประกวดโปสเตอร์ เมื่อทีมของคุณรู้วิธีทำงานร่วมกันเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานจากที่บ้าน การสื่อสารจะง่ายขึ้นทั่วทั้งกระดาน

ฟังทีมของคุณ

ข้อเสนอแนะที่ดีที่สุดมักจะถูกถ่ายทอดโดยตรงแบบเห็นหน้ากัน ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะมีทีมทำการทดสอบหรือการสัมมนาการฝึกอบรมกี่ครั้ง พวกเขามักจะต้องการให้คุณจริงใจกับพวกเขา—และในทางกลับกัน ส่งเสริมให้ทีมของคุณเริ่มต้นการวนรอบความคิดเห็นเป็นประจำ เช่น การถามคำถามในช่วง 1:1 รายสัปดาห์ของคุณ กระตุ้นให้พวกเขาพูดถึงช่วงเวลาที่พวกเขารู้สึกว่าสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือบางทีอาจจะเป็นช่วงเวลาที่พวกเขาไม่สามารถสื่อสารกับคนอื่นได้ ดำเนินการ "ชีพจร" และโพลความคิดเห็นเป็นประจำซึ่งทีมของคุณสามารถแสดงความกังวลในการสื่อสารโดยไม่ระบุชื่อ ข้อเสนอแนะนี้มีความสำคัญต่อการจัดการทีมให้ดีเมื่อพวกเขาสื่อสารกันแตกต่างกัน

การจัดการรูปแบบการสื่อสารส่วนบุคคลขณะอยู่ห่างไกล

ในฐานะผู้จัดการของทีมระยะไกล คุณจะนำข้อมูลทั้งหมดนี้ไปใช้งานอย่างไรในแวดวงดิจิทัล โชคดีที่มี เครื่องมือมากมายที่ช่วยให้การทำงานระยะไกลง่ายขึ้น สำหรับทีมและผู้จัดการ ใช้สิ่งนี้เป็นนโยบายสำหรับผู้จัดการของคุณเพื่อนำไปใช้หรือรวมไว้ในกระบวนการเริ่มต้นใช้งานของคุณ

ข้อความ

พนักงานวิเคราะห์ของคุณชอบข้อมูลที่สั้นและตรงประเด็น พนักงานส่วนตัวของคุณชอบที่จะทักทายคุณด้วยอรุณสวัสดิ์ และพนักงานที่ทำงานประจำของคุณชอบที่จะเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการทำรายการสิ่งที่ต้องทำร่วมกับคุณ พวกเขาสามารถทำได้ทั้งหมดโดยไม่ขัดจังหวะเวิร์กโฟลว์ของกันและกันในเครื่องมือส่งข้อความอย่าง Flock

Flock สามารถใช้ในการจัดการทั้งโครงการและผู้คน ทำให้เป็นเครื่องมือที่สะดวกสำหรับผู้จัดการ สร้างช่องทางสำหรับแต่ละโครงการที่ทีมของคุณจัดการ เพื่อให้พวกเขาสามารถติดตามความคิดริเริ่มของแต่ละคนและระดมความคิดได้ที่นั่น สร้างช่องทางโซเชียลสำหรับความสนใจ เช่น เพลงและวิดีโอเกม บางทีสมาชิกในทีมวิเคราะห์ของคุณอาจไม่ชอบการพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ มากเท่ากับสมาชิกในทีมส่วนตัวของคุณ แต่พวกเขาสามารถพูดคุยเกี่ยวกับ PUBG เป็นเวลาหลายชั่วโมง—เราพบว่ามีสมาชิกวิเคราะห์ของทีม Flock มากมายที่นี่ การรักษาทีมของคุณให้พูดคุยเป็นสิ่งสำคัญอันดับหนึ่งในการสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ดี

การจัดการโครงการ

หากการแชททำให้เสียสมาธิเกินไปสำหรับประเภทการวิเคราะห์หรือแบบสัญชาตญาณ ให้โอกาสพวกเขาทำงานฝ่ายเดียวและไม่หยุดชะงักโดย การรวมงานของคุณไว้ในเครื่องมือการจัดการโครงการ เช่น Asana หรือ Trello เครื่องมือเหล่านี้เป็นแนวทางในการสื่อสารกระบวนการ ซึ่งหมายความว่า Allie ที่วิเคราะห์สามารถบอกให้พอลลี่รู้ว่าถึงเวลาที่เธอต้องเลือกโครงการโดยไม่รู้สึกอึดอัดกับการสนทนา มันคือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการปล่อยให้กระบวนการไหลตามธรรมชาติ

เครื่องมือทรัพยากรบุคคล

ในฐานะผู้จัดการ การรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับผลงานของคุณเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทีมของคุณรู้สึกสบายใจและมีการจัดการที่ดี ขณะที่คุณกำลังเรียนรู้รูปแบบการสื่อสารของทีม ให้พยายามใช้เครื่องมือ HR ภายในเพื่อติดตามความคืบหน้าของคุณ เครื่องมือ Pulse เช่น 15Five ช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสบการณ์ในแต่ละวันของพวกเขา และสามารถแจ้งหัวข้อการสนทนาสำหรับ 1:1 ครั้งต่อไปหรือการประชุมทีมของคุณ