เคล็ดลับ 5 ข้อในการจัดการการสื่อสารระหว่างประเทศอย่างมีประสิทธิภาพ

ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อย ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุโรปกำลังเลือกใช้โครงสร้างองค์กรแบบตัดขวาง ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถดำเนินธุรกิจได้ทั่วโลก การสื่อสารระหว่างประเทศมีความสำคัญเนื่องจากความจำเป็นในการปฏิบัติตามกลยุทธ์คู่ขนาน การส่งข้อความเดียวกัน และสร้างแบรนด์ที่เป็นเนื้อเดียวกันในตลาดต่างๆ มากมาย

เมื่อเราจัดการกลยุทธ์การสื่อสารทั่วโลกและพยายามรักษาแนวปฏิบัติร่วมกัน กระบวนการจะซับซ้อนมากขึ้นด้วยการมีส่วนร่วมจากผู้เล่นที่แตกต่างกัน (หน่วยงานด้านการสื่อสารภายนอก ผู้จัดการพื้นที่ท้องถิ่น ฯลฯ) ปฏิทินประชาสัมพันธ์ไม่เหมือนกับปฏิทินทั้งหมด การกระทำคือ "ท้องถิ่น" ซึ่งหลายครั้งแสดงถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์แยกต่างหาก เหตุการณ์ระดับชาติ และผลลัพธ์ที่แตกต่างกันในรายงานจากข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงของตลาด

นั่นคือเหตุผลที่วันนี้ฉันอยากจะพูดถึง 5 เคล็ดลับที่ช่วยฉันในการจัดการประชาสัมพันธ์ระหว่างประเทศของเรา

ทำตามแผน 3 เฟส: ทั่วโลก – ท้องถิ่น – ทั่วโลก

ขั้นตอนแรกและใช้เวลานานที่สุดก่อนเริ่มกิจกรรมการสื่อสารระหว่างประเทศคือการมุ่งเน้นไปที่การวางแผนแผนปฏิบัติการของเราสำหรับปีถัดไปหรือหกเดือน จุดเริ่มต้นของเรามักจะเป็นวัตถุประสงค์ในการประชาสัมพันธ์หรือการสื่อสารที่เราได้กำหนดไว้เมื่อต้นปี ทั้งในตลาดโลกและตลาดท้องถิ่น KPI เหล่านี้บางส่วนอาจเป็น: จำนวนการปรากฏตัวหรือการกล่าวถึงทางออนไลน์ เปอร์เซ็นต์ของผลกระทบกับการกล่าวถึงที่เกิดขึ้นเอง จำนวนความร่วมมือกับผู้มีอิทธิพล การเติบโตของชุมชนออนไลน์...

และตอนนี้เราเริ่มในส่วนสากล ทำเครื่องหมายปฏิทินของคุณด้วยวันที่หรือกิจกรรมประจำปีที่จะรวมอยู่ในปฏิทินถาวรของกิจกรรมระหว่างประเทศ แบ่งปันกับทีมที่เหลือของคุณในแต่ละตลาดเพื่อให้พวกเขาสามารถเพิ่มลงในแผนและแนวคิดที่เป็นไปได้สำหรับการเปิดตัวหรือการสื่อสารในท้องถิ่น

ขั้นตอนต่อไปคือการจัดทำตารางการวางแผนท้องถิ่นสำหรับตลาดกับหน่วยงานด้านการสื่อสารหรือหัวหน้าของแต่ละตลาด นี่อาจเป็นกระบวนการที่ช้ากว่า เนื่องจากแต่ละประเทศมีนิสัยใจคอ เหตุการณ์สำคัญ และรูปแบบที่ต้องการ ฉันจะจัดระเบียบได้อย่างไร ต่อไปนี้คือคำแนะนำของฉันสำหรับองค์ประกอบต่างๆ ที่ประกอบขึ้นเป็นแผนงานที่คุณควรตั้งค่ากับทีมของคุณ

• การรวบรวมกิจกรรม ที่จะเกิดขึ้นในช่วง 6 เดือนข้างหน้าถึงหนึ่งปีที่จะจัดแสดงแบรนด์ของเราต่อสาธารณะ (ไม่ว่าจะเป็นในฐานะวิทยากร การพัฒนาเนื้อหาร่วมกัน การประชุมสัมมนา ฯลฯ)
• การรวบรวมรายการวันที่จากปฏิทินท้องถิ่น: ช่วงเวลาที่สามารถสร้างโอกาสในการสื่อสารพิเศษ ทุกประเทศมีชุดวันที่สำคัญซึ่งเหมาะสำหรับการดำเนินการด้านการสื่อสาร (วันสตรีสากล การเลือกตั้งทั่วไป ฯลฯ)
• ข้อเสนอสำหรับการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ วันที่ หรือวัตถุประสงค์เบื้องต้น เหล่านี้ ให้หน่วยงานด้านการสื่อสารของคุณใช้ความคิดสร้างสรรค์สำหรับข้อเสนอใหม่

เมื่อคุณกำหนดการดำเนินการที่จะรวมอยู่ในแผนการสื่อสารขั้นสุดท้ายของคุณกับทีมและเอเจนซีในพื้นที่ แล้ว ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มประสานงาน — และสิ่งที่สำคัญสำหรับผู้จัดการการติดต่อสื่อสารคือ ถึงเวลามอบหมาย เมื่อกำหนดการกระทำ วันที่ รายละเอียด และอื่นๆ ได้รับการกำหนดแล้ว ให้ทีมในพื้นที่ของคุณครองราชย์ ตอนนี้คุณควรเริ่มใช้แนวทางระดับโลก ติดตามความคืบหน้าและวัดผล

แบ่งกลุ่มฐานข้อมูลของผู้ติดต่อโดยใช้เกณฑ์ทางภูมิศาสตร์และภาษา

ก่อนที่จะเริ่มแคมเปญประชาสัมพันธ์หรือการดำเนินการในระดับสากล จำเป็นต้องมีฐานข้อมูลที่อัปเดตและแบ่งกลุ่มของผู้ติดต่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังทำงานกับ CRM หรือซอฟต์แวร์การจัดการการสื่อสาร ซึ่งดีที่สุดเมื่อคุณมีทีมต่างๆ มากมายทั่วโลก ในกรณีนี้ จำเป็นต้องใช้ตัวกรองสำหรับตำแหน่งทางภูมิศาสตร์และภาษา ทั้งสำหรับรายการสื่อการสื่อสาร ตลอดจนสำหรับนักข่าวและผู้มีอิทธิพลของคุณ บริบทเป็นสิ่งสำคัญเสมอเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำ

การใช้เกณฑ์ทางภูมิศาสตร์และภาษาสำหรับรายการสำหรับสื่อมวลชน

ค้นหานักข่าวและผู้มีอิทธิพลตามเกณฑ์ทางภูมิศาสตร์และภาษา

ด้วยวิธีนี้ ทีมในพื้นที่สามารถกรองผู้ติดต่อตามตลาดหรือประเทศได้อย่างง่ายดาย บางครั้งการสื่อสารออกจากประเทศหรือตลาดเฉพาะ เช่น ตลาด "ที่พูดภาษาอังกฤษ" หรือ "ฮิสแปนิก" นี่คือเหตุผลที่ฐานข้อมูลที่แบ่งส่วนอย่างถูกต้องช่วยให้สามารถใช้กระบวนการระบุผู้มีอิทธิพลที่อาจสนใจที่จะร่วมมือกับสิ่งที่เรากำลังเปิดตัวในภูมิภาคใดภูมิภาคหนึ่งได้อย่างคล่องตัว

จัดกิจกรรมทีมประชาสัมพันธ์ของคุณในปฏิทินสากล

เมื่อจัดการแผนการสื่อสารระหว่างประเทศที่วันที่ทั่วโลกทับซ้อนกับเหตุการณ์ในท้องถิ่น — การประชาสัมพันธ์ การสัมภาษณ์นักข่าว งานกิจกรรม การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ ฯลฯ — อาจเป็นเรื่องยากมากที่จะติดตามและติดตามการดำเนินการแต่ละอย่างอย่างเหมาะสม

เมื่อหลายเดือนก่อน เราได้พูดถึงวิธีจัดระเบียบปฏิทินสำหรับเนื้อหาประชาสัมพันธ์ในบล็อกของเรา อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากการจัดกำหนดการเนื้อหาเพียงอย่างเดียวแล้ว ปฏิทินการจัดการทีมสื่อสารยังมีความจำเป็นในการเชื่อมโยงการดำเนินการทั้งหมดเหล่านั้นเข้าด้วยกันและทำให้คุณสามารถค้นหาวันที่เฉพาะตามตลาดได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณรู้ว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการกระทำบางอย่างในวันหนึ่งๆ และทำให้การประสานงานทั่วโลกของคุณง่ายขึ้นมาก

มีระบบการรับรองมาตรฐานสำหรับผลกระทบทั้งหมดของคุณ

เมื่อจัดการกิจกรรมการสื่อสารข้ามบริษัท เป็นเรื่องปกติที่จะนำเสนอผลลัพธ์ที่แตกต่างกันในแต่ละไตรมาส หกเดือนหรือหนึ่งปีเพื่อแสดงผลตอบแทนจากงานของคุณทั้งในระดับโลกและระดับท้องถิ่น

ด้วยเหตุนี้จึงจำเป็นต้องกำหนด KPI ในทุกตลาดระหว่างการวางแผนและเริ่มต้น หากไม่ทำเช่นนั้น เราจะไม่สามารถเปรียบเทียบหรือวัดผลแคมเปญทั่วโลกและวิเคราะห์ผลลัพธ์ได้อย่างถูกต้อง

ในขณะเดียวกัน เมื่อพิจารณาถึงผลกระทบที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับแต่ละประเทศ ไม่ว่าจะเป็นจากสื่อการสื่อสาร บล็อก หรือบนโซเชียล สิ่งสำคัญคือต้องมีเกณฑ์มาตรฐานที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อให้แน่ใจว่าผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์หรือหน่วยงานแต่ละแห่งมีคุณสมบัติที่กล่าวถึงในลักษณะเดียวกัน โดยใช้เกณฑ์ที่เหมือนกัน ที่จะรับรองผลลัพธ์ที่ถูกต้องในรายงานทั้งหมดของคุณ

เอกสารคุณสมบัติ Launchmetrics

สร้างแนวทางสากลเพื่ออธิบายทุกอย่างให้กับทีมของคุณเพื่อสร้างมาตรฐานวิธีการรายงาน ผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์และหน่วยงานควรทราบความหมายของแต่ละพารามิเตอร์และวิธีดำเนินการตามขั้นตอนคุณสมบัติแต่ละอย่าง ในทำนองเดียวกัน ควรมีการประชุมทุก ๆ หกเดือนเพื่อเช็คอิน รีเฟรชแนวคิดเก่า ใช้เกณฑ์ใหม่ และทำให้แน่ใจว่าทุกทีมเป็นปัจจุบัน

รวบรวมรายงานทั่วโลกและรายงานแคมเปญแต่ละรายการเพื่อติดตามการสื่อสารระหว่างประเทศของคุณ

ดังที่เราได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ เป็นไปได้มากว่าในฐานะผู้อำนวยการด้านการสื่อสาร คุณจะต้องรายงานผลลัพธ์สำหรับช่วงเวลาเฉพาะซึ่งให้รายละเอียดจากแต่ละตลาดและประสิทธิภาพของคุณทั่วโลก นั่นเป็นวิธีเดียวที่คุณสามารถติดตามความคืบหน้าและทำงานในพื้นที่ที่ต้องปรับปรุง

อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์จะไม่ได้รับทันทีในการสื่อสาร ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงควรใส่งานลงไป และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้บันทึกผลกระทบทั้งหมดของคุณทุกวัน ทั้งหมดนี้จะมาจากรายงานของโซเชียลมีเดีย ด้วยวิธีนี้ เมื่อถึงเวลาต้องนำเสนอรายงานประจำไตรมาสสำหรับการประชาสัมพันธ์และการมีส่วนร่วมของผู้มีอิทธิพล การวิเคราะห์ชื่อเสียง และความอื้อฉาวของแบรนด์ คุณจะมีรายละเอียดที่สมบูรณ์ที่จะแบ่งปัน เนื่องจากคุณใช้เวลาตรวจสอบและรวบรวมผลลัพธ์อย่างรอบคอบ

สุดท้ายนี้ เมื่อถึงเวลาต้องแชร์ผลลัพธ์เหล่านี้กับทีมของคุณและฝ่ายบริหารของบริษัท วิธีที่ดีที่สุดคือการนำเสนอผลกระทบจากสื่อและบล็อกในลักษณะที่ดึงดูดสายตา นอกจากนี้ยังต้องเข้าใจได้ง่ายสำหรับผู้บริหาร จำไว้ว่ามันคือการแสดงความพยายามและการทำงานหนักทั้งหมดของคุณ ฉันชอบใช้เว็บไซน์และนิตยสารโซเชียลมีเดียเป็นเครื่องมือในการสร้างเอฟเฟกต์นี้ เพราะมันทำให้ฉันจัดระเบียบงานและตอบสนองต่ออุปกรณ์ต่างๆ ได้

ตัวอย่างหรือเว็บไซน์หรือนิตยสารโซเชียล

แล้วคุณล่ะ? คุณมีเคล็ดลับในการจัดการการสื่อสารระหว่างประเทศหรือไม่? ฝากความคิดเห็นไว้และมาพูดคุยกัน!