ทำให้การตลาดของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยกระบวนการที่ทำซ้ำได้

ฉันเป็นคนหนึ่งที่ทำได้หลายอย่าง ฉันชอบทำรายการและฉันชอบ ทำ คนมักจะคิดว่าเป็นเพราะฉันดื่มกาแฟมาก ซึ่งก็จริง แต่นั่นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสิ่งที่ทำให้ฉันอุดมสมบูรณ์

ฉันพบวิธีที่จะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ – ทำงานให้เสร็จลุล่วงไปได้มาก – โดยการปรับปรุงงานที่ฉันทำครั้งแล้วครั้งเล่า การสละเวลาเพื่อตั้งค่าเทมเพลตและกระบวนการที่ทำซ้ำได้ล่วงหน้าทำให้ฉันเร็วขึ้น เป็นเคล็ดไม่ลับของฉัน มาดูหลังม่านเพื่อดูว่าฉันใช้กระบวนการเหล่านี้เพื่อประหยัดเวลาอย่างไร

กระบวนการทำซ้ำคืออะไร?

กระบวนการที่ทำซ้ำได้คือสิ่งใดก็ตามที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำอีกและต้องการผลลัพธ์ที่คล้ายกัน เมื่อคุณเขียนจดหมายข่าวเป็นประจำ เผยแพร่ทุกวันไปยัง CMS ของคุณ หรือดึงข้อมูลในแต่ละเดือน คุณกำลังทำซ้ำองค์ประกอบการทำงาน ทำไมไม่ทำกระบวนการให้เป็นทางการ? แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกอย่างที่ทำซ้ำคำต่อคำได้ – แต่เมื่อขั้นตอนวิธีการทั่วไปของคุณเหมือนกันในแต่ละครั้ง คุณก็อยู่ในเส้นทางของสิ่งที่ฉันกำลังพูดถึง

ทำไมคุณถึงต้องการกระบวนการที่ทำซ้ำได้

เหตุผลตามธรรมชาติที่คุณควรพิจารณากระบวนการที่ทำซ้ำได้คือเพื่อประหยัดเวลาและเงิน และนั่นคือสิ่งที่ทุกคน – ตัวคุณเอง เจ้านายของคุณ ลูกค้าของคุณ – ต้องการได้ยินอยู่เสมอ ใช่ จะใช้เวลาตั้งค่าสักครู่ตามที่ฉันจะอธิบาย แต่ผลที่ตามมาสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาได้ในระยะยาว

ฉันใช้กระบวนการที่ทำซ้ำได้อย่างไร

ฉันเคยสร้างจดหมายข่าวสำหรับทีมลูกค้าของฉัน เป็นเครื่องมือสื่อสารภายในที่บันทึกข้อมูลและส่งมอบสำหรับเดือนนี้

แต่ – พูดจริง – ฉันไม่ต้องการใช้เวลามากเกินไปกับสิ่งนี้ ฉันมีงานอื่นมากมายในจานของฉัน โชคดีที่ลูกค้าของฉันตกลง “อย่าใช้เวลากับสิ่งนี้นานเกินหนึ่งชั่วโมงในแต่ละเดือน” เธอแนะนำ เธอก็ต้องการให้ฉันทำงานอย่างชาญฉลาดมากขึ้นเช่นกัน ท้ายที่สุด เธอเป็นคนจ่ายค่าเวลาให้ฉัน และชอบที่จะใช้มันในโครงการที่มี ROI สูง

ถึงกระนั้น งานจดหมายข่าวก็ยังต้องทำให้เสร็จ เราต้องการแบ่งปันผลงานของเรากับทีมของเรา

ดังนั้นฉันจึงสร้างเทมเพลต อันดับแรก ฉันระดมความคิดกับลูกค้าว่าเราต้องการรวมเนื้อหาประเภทใดในแต่ละเดือน จากนั้นฉันก็กำหนดโครงสร้างสำหรับจดหมายข่าว รวมถึงที่เก็บข้อมูลเนื้อหา ในที่สุดฉันก็ทำงานร่วมกับนักออกแบบเพื่อขัดเกลามัน

ความพยายามครั้งแรกนั้นต้องใช้เวลาหรือไม่? อย่างแน่นอน. ฉันอาจใช้เวลา 10 ชั่วโมงขึ้นไปในการพิมพ์ครั้งแรกนั้น แต่หลังจากนั้น มันเป็นงาน plug-and-play ที่ง่ายกว่ามาก

ก้าวต่อไป ฉันกำหนดเวลาในปฏิทินของฉันในแต่ละเดือนเพื่อทำงาน ฉันบล็อกสองสามชั่วโมง ( จุ๊ อย่าบอกลูกค้าว่าฉันใช้เวลาสองชั่วโมง ไม่ใช่หนึ่งชั่วโมง) จากนั้นฉันก็ใช้เวลาที่ทุ่มเทนั้นเพื่อดึงข้อมูล ระบุรายการที่ชนะ เขียน แก้ไข และเผยแพร่ เสร็จแล้ว.

สิ่งที่ฉันได้เรียนรู้และทำไมสิ่งนี้ถึงเป็นชัยชนะ

เทมเพลตและกระบวนการดังกล่าวช่วยประหยัดเวลาได้มาก ฉันรู้ว่าฉันต้องทำอะไรให้สำเร็จ และฉันรู้ว่าฉันต้องทำงานในช่วงเวลาใดกับจดหมายข่าวนั้น ฉันช่วยให้สมองไม่ต้องหมุนติ้วและกังวลว่าจะใส่อะไรลงไปในแต่ละฉบับ ฉันรู้แล้วว่ากำลังขุดข้อมูลอะไรอยู่ อะไรชนะที่ฉันควรให้ความสำคัญ จดหมายข่าวจะมีหน้าตาเป็นอย่างไร และมีพื้นที่มากน้อยเพียงใดในการครอบคลุมเรื่องราวของฉัน สิ่งสำคัญที่สุดคือฉันรู้ว่าฉันมีเวลาเหลือไว้เพื่อทำงานนี้ เมื่อการเตือนความจำในปฏิทินดังขึ้น เตือนฉันถึงงาน ฉันก็สามารถทำงานได้อย่างถูกต้องแทนที่จะหงุดหงิดและวุ่นวายกับการออกแบบและถังเนื้อหา

เพื่อนร่วมทีมและลูกค้าของฉันสังเกตเห็นผลตอบแทนของความพยายามก่อนทำงานเช่นกัน พวกเขาจดบันทึกรูปลักษณ์และความรู้สึกที่สอดคล้องกันของจดหมายข่าว พวกเขามองว่าความพยายามนี้ไม่ใช่การส่งเพียงครั้งเดียว – อีเมลแบบครั้งเดียวที่ไม่ต้องสนใจ – แต่เป็น “จดหมายข่าว” ที่แท้จริง พวกเขารอคอยที่จะได้รับมันจริงๆ และในที่สุด การสื่อสารนี้ก็กลายเป็นเครื่องมือการตลาดภายในที่มีค่า ผู้คนถามถึงวิธีการส่งเนื้อหาไปยังมัน โบนัส!

เหตุใดฉันจึงใช้เวลามากมายในการพูดคุยเกี่ยวกับจดหมายข่าว ในเมื่อนี่คือบล็อกเกี่ยวกับกระบวนการที่ทำซ้ำได้ เพราะพูดง่ายๆ ก็คือ เทมเพลตจดหมายข่าว เป็น กระบวนการที่ทำซ้ำได้ เป็นสิ่งที่ฉันต้องทำในแต่ละเดือน – มันซ้ำแล้วซ้ำอีก

ประเภทของกระบวนการที่ทำซ้ำได้

เมตริกเป็นอีกกระบวนการที่ทำซ้ำได้ซึ่งคุณประหยัดเวลาได้ ถ้าฉันพูดตรงๆ ฉันมีปัญหากับการทำเหมืองข้อมูล ฉันไม่ได้รับการฝึกฝนเกี่ยวกับ Excel และฐานข้อมูล แม้จะรู้ว่าสิ่งเหล่านี้เป็นส่วนสำคัญของงานของฉันในฐานะนักการตลาด ความจริงก็คือฉันเป็นคนเนื้อหาและคำพูดก่อน เช่นเดียวกับสมาชิกหลายคนในทีมการตลาดเก่าของฉันซึ่งได้รับการว่าจ้างให้เป็นช่างคำ เมื่อถึงเวลาต้องพิสูจน์ว่าคำเหล่านั้นมีผลกับเราอย่างไร อืม … มันก็ค่อนข้างหายนะ แน่นอนเราสร้างผลลัพธ์ที่ผสมปนเปกัน พวกเราทุกคนมีวิธีการแสดงข้อมูลที่แตกต่างกันและแบ่งปันกับหัวหน้าทีมและลูกค้าของเรา

โชคดีที่เรามีผู้เชี่ยวชาญด้านฐานข้อมูลในทีมของเราที่ก้าวเข้ามาช่วย (นอกจากนี้ นี่เป็นหนึ่งในสิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับการเป็นส่วนหนึ่งของทีม คุณสามารถยอมรับเมื่อคุณไม่ได้ทำงานภายใต้ความสามารถหลักของคุณ และขอความช่วยเหลือเมื่อคุณต้องการ คุณสามารถมอบหมายได้) ในการเริ่มต้น เราในฐานะทีมได้กำหนดแล้วว่าเราต้องการข้อมูลอะไรบ้างในการตรวจสอบรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน จากนั้น กูรูด้านฐานข้อมูลของเราก็เดินทางมาที่เมืองเพื่อตั้งค่าการสืบค้นข้อมูลใน Excel ซึ่งเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ประเภทหนึ่ง ซึ่งช่วยดึงข้อมูล สิ่งที่เราต้องทำคือกดที่ฟังก์ชัน "รีเฟรชข้อมูล" ในแผ่นงาน Excel ของเรา และ - voila - ข้อมูลใหม่ก็ปรากฏขึ้น สิ่งนี้ช่วยประหยัดเวลามหาศาลและอาการปวดหัวมากมาย

การออกใบแจ้งหนี้อาจเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ เช่นเดียวกับการติดตามการส่งเนื้อหาไปยังบริษัทประชาสัมพันธ์ การตรวจสอบข้อเท็จจริงของเนื้อหาของคุณ และแม้กระทั่งการสร้างวาระการประชุมสำหรับทีม

การใช้เนื้อหาซ้ำในช่องทางการตลาดต่างๆ อาจเป็นอุปสรรคต่อกระบวนการที่ทำซ้ำได้ ไม่ใช่กระบวนการมากนัก แต่การใช้ซ้ำและรีไซเคิลสิ่งที่คุณทำไปแล้ว – นำไปใช้ใหม่เพื่อการใช้งานอื่น – เป็นการทำงานซ้ำประเภทหนึ่ง และสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินได้อย่างแน่นอน

ใช้กระบวนการทำซ้ำสำหรับการฝึกอบรมภายใน

คุณฝึกอบรมพนักงานใหม่อย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับวิธีการทำงานของสิ่งต่างๆ ในสำนักงานของคุณ เช่น แสดงวิธีสร้างหน้าเว็บหรือเผยแพร่ไปยัง CMS ของคุณหรือไม่ หากมีการใช้กระบวนการเหล่านั้นเป็นประจำ ทำไมไม่จัดทำเอกสารและสร้างวิธีใช้ภายใน นั่นเป็นกระบวนการทำซ้ำประเภทหนึ่งที่สามารถช่วยคุณประหยัดเวลาในการฝึกอบรมภายใน

เอกสารภายในช่วยในการวางแผนฉุกเฉินในช่วงเวลาหยุดทำงาน (หรือหากทีมของคุณลดจำนวนลงอย่างกระทันหันและคนที่ทิ้งไว้ข้างหลังต้องทำงานอื่น ๆ ที่เคยทำ) และแน่นอนว่าบันทึกเหล่านี้ยังช่วยได้เมื่อมีคนเดินหน้าต่อไป และคุณเปลี่ยนโฉมหน้าใหม่

เมื่อกระบวนการของคุณได้รับการบันทึกไว้ คุณไม่จำเป็นต้องใช้เวลามากมายกับเซสชันการฝึกอบรมแบบครั้งเดียวและวิธีใช้ แต่คุณสามารถแบ่งปันเอกสารกระบวนการแล้วนั่งร่วมกับพนักงานเพื่อตอบคำถามใดๆ

อย่าลืมทดสอบกระบวนการของคุณ

สิ่งสุดท้ายก่อนที่เราจะปิด หากคุณตัดสินใจสร้างเทมเพลตหรือจัดทำเอกสารวิธีใช้ อย่าลืมทดสอบ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือสร้างเอกสารกระบวนการที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดซึ่งท้ายที่สุดแล้วทำให้เกิดความเครียดและงานมากขึ้นสำหรับคุณและทีมของคุณ ทดลองใช้ทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคำแนะนำของคุณชัดเจนและกระบวนการนั้นถูกต้อง

คุณทำอะไรได้บ้าง?

ดังนั้น อะไรที่คุณสามารถเปลี่ยนเป็นกระบวนการทำซ้ำได้? เป็นไปได้ว่าคุณมีงานอย่างน้อยหนึ่งอย่างที่คุณสามารถทำได้ในรูปแบบของนักบินอัตโนมัติ อาจเป็นวิธีที่คุณค้นหาเมตริกของคุณ หรือวิธีที่คุณกระตุ้นทีมของคุณสำหรับการสนับสนุนเนื้อหาสำหรับจดหมายข่าวของคุณ หรือวิธีที่คุณออกแบบเด็ค ปฏิทินยังสามารถเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ เช่น ประเพณีประจำปีของฉันในการวางแผนเดือนมกราคม

คำขอของฉันคือให้คุณใช้เวลาคิดเกี่ยวกับงานที่คุณทำซ้ำแล้วซ้ำอีก ในแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ ทุกเดือน ในแต่ละปี ขั้นตอนแรกคือการลงรายการเหล่านั้น แล้วดูให้หนักๆ ข้อใดที่สามารถเป็นผู้สมัครสำหรับกระบวนการได้ คุณช่วยเขียนโครงร่างทีละขั้นตอนอย่างรวดเร็วเพื่อบันทึกสิ่งที่ต้องทำ เพื่อที่ครั้งต่อไปที่คุณกลับมา คุณสามารถดำเนินการได้ทันที ถามเพื่อนร่วมทีมของคุณด้วย มีอะไรที่พวกเขาทำเป็นประจำแต่ดูเหมือนจะลำบาก – หรือแม้กระทั่งบางอย่างที่ใช้เวลามากหรือไม่? งานบ้านเหล่านี้ก็เป็นผู้สมัครที่ต้องพิจารณาสำหรับเอกสารกระบวนการที่ทำซ้ำได้

จากนั้น เมื่อคุณตั้งค่ากระบวนการของคุณแล้ว การดำเนินการก็ค่อนข้างง่าย – ล้างและทำซ้ำซ้ำแล้วซ้ำอีกเพื่อประสิทธิภาพสูงสุด

Act-On ให้ความสำคัญกับ “time to value” ความรวดเร็ว - การเริ่มต้นและดำเนินการอย่างรวดเร็ว - เป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่ทำให้เราแตกต่าง ในทำนองเดียวกัน กระบวนการที่ทำซ้ำได้ในกระเป๋าหลังของคุณจะช่วยให้คุณพร้อมและทำงานได้เร็วขึ้นด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำ แม้จะไม่ดื่มกาแฟสักแกลลอน

กลับไปหาคุณ

คุณเพิ่มประสิทธิภาพผ่านกระบวนการทำซ้ำในงานของคุณเองได้อย่างไร? แบ่งปันเคล็ดลับของคุณที่นี่