วิธีการประมาณการเวลาทำงานที่แม่นยำ

การประมาณการเวลาที่แม่นยำช่วยให้คุณวางแผนและแยกวิเคราะห์งานของคุณ ส่งผลให้คุณจัดการเวลาและธุระของคุณได้อย่างถูกต้อง

แต่มันค่อนข้างง่ายที่จะทำผิดพลาดในเวลาโดยประมาณในการทำโปรเจ็กต์ให้เสร็จ — ส่วนใหญ่เป็นเพราะผู้คนดูเหมือนจะเดาเวลาที่พวกเขาทำบางอย่างได้ไม่ดี

การคำนวณผิดนี้เป็นเรื่องปกติธรรมดา และสามารถเกิดขึ้นได้จาก:

• มองในแง่ดีพวกเขาจะเสร็จเร็วขึ้นหรือ
• ความอยากที่จะให้เวลาตัวเองมากกว่าที่ต้องการจริงๆ

ดังนั้น 2 สถานการณ์ต่อไปนี้จึงมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นมากที่สุด:

• คุณอาจประมาณเวลาน้อยลงและเร่งทำโปรเจกต์ในตอนท้าย — แทนที่จะใช้เวลาเพิ่มสองสามชั่วโมงในการแก้ไขและปรับแต่งที่จำเป็น หรือ
• คุณอาจประมาณการเวลาได้มากขึ้น ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น และใช้เวลาที่เหลือก่อนถึงเส้นตายที่ผัดวันประกันพรุ่ง แทนที่จะจัดสรรเวลาพิเศษนี้ให้กับโครงการอื่น

โพสต์บนบล็อกนี้จะช่วยคุณปรับปรุงความแม่นยำของการประมาณเวลาทำงานของคุณ ตลอดจนจัดเตรียมเทมเพลตฟรีสำหรับเครื่องคำนวณการประมาณเวลาที่มีประโยชน์

ผลที่ตามมาของการประเมินเวลาที่ไม่ดี (และวิธีหลีกเลี่ยง)

การประมาณการเวลาที่ไม่ดีอาจทำให้กำหนดการของคุณหยุดชะงักและแม้กระทั่งผลักดันกำหนดเวลาที่เป็นจริงของคุณกลับคืนมา

ดังนั้น การส่งมอบโครงการล่าช้าอาจทำให้ลูกค้าที่คุณทำงานด้วยกลายเป็นลูกค้าประจำไม่ได้

ลูกค้าบางรายอาจทำเครื่องหมายว่าผลลัพธ์ของโครงการของคุณล้มเหลวหากคุณละเมิดกำหนดเวลาโดยประมาณ

ทั้งหมดนี้แสดงให้เห็นว่าการประมาณการเวลาที่แม่นยำมีความสำคัญมากเพียงใดในการปลูกฝังให้ธุรกิจประสบความสำเร็จ

ดังนั้น โปรดจำไว้เสมอว่าทุกโครงการต้องอาศัยการประมาณเวลาและส่งผลต่อกำหนดการของทุกคนที่เกี่ยวข้อง

แล้วการประมาณเวลาทำอย่างไร?

คุณทำการประมาณเวลาที่แม่นยำสำหรับงานโครงการของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องแบ่งงานดังกล่าวออกเป็นงานย่อยๆ

กิจกรรมการแบ่งงานออกเป็นงานที่ได้รับมอบหมายที่มีขนาดเล็กลงเรียกว่าการใฝ่หา

ความสามารถในการผลิตทางจุลภาคประกอบด้วยกระบวนการต่อไปนี้:

• การระบุงานหลัก
• แบ่งงานดังกล่าวออกเป็นงานย่อย
• แสดงรายการงานย่อยทั้งหมด
• การประมาณเวลาที่จำเป็นในการทำภารกิจย่อยแต่ละงานให้เสร็จสิ้น และแม้กระทั่ง
• การประมาณเวลาที่คุณอาจจัดสรรให้แบ่งระหว่างงานย่อย

เมื่อนำทักษะนี้ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จ คุณจะได้เรียนรู้วิธีที่ถูกต้องในการทำให้งานทั้งหมดของคุณจัดการและทำได้

ตัวอย่างเช่น การ “เขียนโพสต์บนบล็อก” ไม่สามารถเป็นงานเดียวได้ เนื่องจากต้องใช้งานที่แตกต่างกันหลายอย่าง เช่น:

• ดำเนินการวิจัย
• กำลังมองหาข้อมูลอ้างอิงที่เกี่ยวข้อง
• มองหาคำหลักที่เกี่ยวข้องเพื่อปรับปรุงเนื้อหาของคุณ
• การเขียนโครงร่างที่เป็นระเบียบ
• การเขียนเนื้อหาจริง
• ตรวจการสะกดคำและไวยากรณ์
• การเขียนพาดหัวข่าวที่มีประสิทธิภาพ
• การเขียนคำอธิบายเมตา
• การสร้างภาพและ
• การอัปโหลดโพสต์ไปยัง WordPress

ในตัวอย่างข้างต้น การไล่ตามประสิทธิภาพระดับจุลภาคหมายถึงการแบ่งงานหลักหนึ่งงานออกเป็นงานย่อย 10 งานย่อย และจัดสรรช่วงเวลาเพิ่มเติมให้แต่ละงานแยกกัน

ผลกระทบทางจิตวิทยาของวิธีการนี้จะ:

• ช่วยให้เรามุ่งเป้าหมายมากขึ้น
• เพิ่มภาพลักษณ์ที่ดีให้กับตัวเอง
• ทำให้ใช้เวลาน้อยลงในการผัดวันประกันพรุ่งและในที่สุด
• ช่วยให้เราประมาณการเวลาได้ดีขึ้น

7 สุดยอดเคล็ดลับในการประมาณการงานที่แม่นยำ

เพื่อช่วยให้คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประมาณเวลา เราได้รวบรวมสูตร เคล็ดลับ และกลเม็ดการประมาณที่มีประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุด

มาดำดิ่งลงไปในเคล็ดลับที่นำไปใช้ได้จริงและอธิบายกระบวนการของการประมาณการงานอย่างละเอียดยิ่งขึ้น

เคล็ดลับ #1: ทำรายการงานที่คุณต้องทำให้เสร็จ

คุณไม่สามารถไปได้ไกลโดยไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเพื่อไปถึงที่นั่น

ดังนั้น ก่อนทำการประมาณเวลา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้กำหนดรายการงานที่คุณต้องทำให้เสร็จในช่วงเวลาหนึ่ง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการทำรายการสิ่งที่ต้องทำที่ตรงไปตรงมา ซึ่งคุณจะจัดวางธุระและงานที่ได้รับมอบหมายสำหรับวันนั้น

☐ โทรหา Henry B.

☐ พบกับทีมการตลาด

☐ เขียนข้อเสนอโครงการ

☐ ส่งอีเมลถึงเอลินอร์เกี่ยวกับงานปาร์ตี้ของเบ็คกี้

☐ เข้าร่วมธุรกิจบรันช์กับลูกค้า

☐ พบกับ Luke S.

☐กรอกใบบันทึกเวลา

เมื่อคุณจัดวางธุระและงานที่ได้รับมอบหมายด้วยวิธีนี้แล้ว การประมาณเวลาที่ใช้ในการทำให้เสร็จจะง่ายขึ้น

คุณจะสามารถจัดสรรเวลาที่แน่นอนให้กับแต่ละงานได้ และด้วยเหตุนี้ คุณจึงมีโอกาสน้อยที่จะออกนอกกรอบเวลาเหล่านั้น

นั่นคือเหตุผลที่การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนเป็นค่าเริ่มต้นที่มีความสำคัญสูงสุด และเหตุผลที่การจับเวลาส่วนตัวจะช่วยให้คุณไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหว

ดังนั้น ให้เรายกตัวอย่างของการประมาณการดังกล่าวและผลรวมสำหรับวันนั้น

• โทรหา Henry B. — 10 นาที
• พบกับทีมการตลาด — 25 นาที
• เขียนข้อเสนอโครงการ — 4.5 ชั่วโมง
• ส่งอีเมลถึงเอลินอร์เกี่ยวกับงานปาร์ตี้ของเบ็คกี้ — 10 นาที
• เข้าร่วมธุรกิจบรันช์กับลูกค้า — 1.5 ชั่วโมง
• พบกับลุคเอส — 25 นาที
• กรอกใบบันทึกเวลา — 5 นาที

ในท้ายที่สุด คุณสามารถคำนวณเวลาโดยประมาณทั้งหมดของคุณสำหรับวันได้อย่างง่ายดายโดยบวกชั่วโมงโดยประมาณเหล่านี้ (เช่น 7 ชั่วโมง 15 นาที)

เคล็ดลับ #2: ใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการประมาณเวลาสำหรับลำดับความสำคัญของคุณ

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการประมาณเวลาที่เหมาะสมคือลำดับความสำคัญของคุณ

ตามกฎทั่วไป คุณควรจัดสรรเวลาส่วนใหญ่ให้กับการทำธุระและงานที่ได้รับมอบหมายตามลำดับความสำคัญเสมอ

และเพื่อให้ได้สิ่งที่ถูกต้องและลดเวลาที่เสียไป คุณจะต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการกำหนดเวลาโดยประมาณสำหรับทั้งงานสำคัญและงานเบ็ดเตล็ดของคุณ

ดังนั้น ลำดับความสำคัญของคุณจึงเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุดของคุณ — งานเหล่านี้เป็นงานที่มีกำหนดเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องทำให้สำเร็จ หรืองานที่มีความสำคัญต่อเป้าหมายที่คุณต้องการทำให้สำเร็จในวันนั้น

ตัวอย่างเช่น คุณต้องเขียนข้อเสนอโครงการประมาณ 1,000 คำสำหรับวันพรุ่งนี้ ความสามารถในการประมาณเวลาสำหรับงานนี้อาจส่งผลต่อว่าคุณจะจัดการให้เสร็จหรือไม่

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือสร้างโครงร่างสำหรับข้อเสนอของคุณและกำหนดหัวข้อย่อย พวกเขาสามารถทำหน้าที่เป็นงานแยกกัน ซึ่งคุณควร ตั้งค่าการประมาณเวลาแยกต่างหาก สำหรับ — ด้วยวิธีต่อไปนี้:

• ประมาณจำนวนคำที่คุณจะเขียนสำหรับหัวข้อย่อยแต่ละหัวข้อ:
  • (เช่น “ ภาพรวม: 100–150 คำ ”, “ เป้าหมาย: 200–300 คำ ” เป็นต้น)
• ประมาณการเวลาที่จำเป็นในการเขียนและแก้ไขแต่ละหัวข้อย่อย โดยสัมพันธ์กับจำนวนคำ:
  • (เช่น “ 100–150 คำ — 30 นาที ”, “ 200–300 คำ — 1 ชั่วโมง ” เป็นต้น)

เมื่อคุณประเมินเวลาสำหรับหัวข้อย่อยเสร็จแล้ว ให้บวกตัวเลขเหล่านี้ นี่คือเวลาทั้งหมดโดยประมาณสำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญ

เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณโดยเฉพาะ คุณควรคำนวณเวลาไพรม์ไทม์ทางชีววิทยาของคุณ เช่น เวลาในระหว่างวันที่คุณมีแนวโน้มที่จะมีประสิทธิผล มีสมาธิ และมีแรงจูงใจที่จะทำงานให้เสร็จลุล่วง นี่คือเวลาที่คุณมักจะทำงานให้เสร็จเร็วขึ้น ดังนั้นให้บันทึกช่วงเวลาเหล่านี้ไว้สำหรับงานสำคัญของคุณ

นอกจากนี้ หากคุณจัดสรรเวลาให้กับงานสำคัญของคุณเป็นเวลานานที่สุด แสดงว่าคุณกำลังส่งสัญญาณให้ตัวเองว่าคุณควรทุ่มเทพลังงานทั้งหมดไปกับงานนี้

เคล็ดลับ #3: ใช้สูตรการประมาณเวลา

เมื่อมองหาแนวทางที่เป็นสูตรในการกำหนดจำนวนวันที่คุณจะต้องทำโครงการให้เสร็จ คุณไม่จำเป็นต้องมองไปไกลกว่าสูตรการประมาณเวลาตามเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (หรือที่เรียกว่า PERT) .

การประมาณเวลาใน PERT มีกี่ประเภท?

PERT เป็นวิธีการคำนวณเวลาของโครงการ — มันเกี่ยวข้องกับสูตรการประมาณเวลาที่คำนึงถึง:

• ประมาณการเวลาในแง่ดี (A)
• ประมาณการเวลาที่เป็นไปได้มากที่สุด (B)
• การประมาณเวลาในแง่ร้าย (C)

มาดูตัวอย่างกัน เพื่อทำความเข้าใจว่า PERT ทำงานอย่างไร

การประมาณการเวลาในแง่ดี (A)

นี่เป็นระยะเวลาที่สั้นที่สุดที่คุณคิดว่าจะพาคุณไปทำโครงการประเภทหนึ่งให้เสร็จ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าการประมาณกรณีที่ดีที่สุด และหมายถึงการแล่นเรืออย่างราบรื่นตลอดทั้งโครงการ

กล่าวโดยย่อ การประมาณเวลาในแง่ดีจะใช้เมื่อทุกอย่างลงตัว:

• ทุกคนในทีมของคุณทำงานเสร็จตรงเวลา
• ไม่จำเป็นต้องแก้ไข
• ไม่มีปัญหาเรื่องงบประมาณและ
• ไม่มีปัญหาเรื่องวัสดุและอุปกรณ์

ตัวอย่างเช่น ประสบการณ์ที่ผ่านมาได้สอนคุณว่าเวลาโดยประมาณในแง่ดีสำหรับประเภทของโครงการในทีมของคุณคือ 225 วัน ซึ่งหมายความว่า A = 225

เวลาที่น่าจะเป็นไปได้มากที่สุด (B)

นี่คือระยะเวลาจริงที่คุณคิดว่าจะนำคุณไปสู่การทำโครงงานประเภทหนึ่งให้เสร็จ

เป็นที่รู้จักกันว่าเป็น ค่าประมาณที่น่าจะ เป็นไปได้มากที่สุด และหมายถึงการเดินทางโดยเฉลี่ยตลอดโครงการ

การประมาณเวลาที่เป็นไปได้มากที่สุดจะใช้เมื่อทุกอย่างเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการของคุณเป็นค่าเฉลี่ย:

• ทุกอย่างเป็นไปตามแผน
• คนส่วนใหญ่ทำงานเสร็จตรงเวลาและ
• จำเป็นต้องแก้ไขจำนวนเฉลี่ย

ตัวอย่างเช่น ประสบการณ์ที่ผ่านมาได้สอนคุณว่าเวลาโดยประมาณที่เป็นไปได้มากที่สุดสำหรับประเภทของโครงการในทีมของคุณคือ 360 วัน ซึ่งหมายความว่า B = 360

การประมาณเวลาในแง่ร้าย (C)

นี่เป็นระยะเวลาที่นานที่สุดที่คุณคิดว่าจะพาคุณไปทำโครงการประเภทหนึ่งให้เสร็จ

หรือเรียกอีกอย่างว่า การประมาณกรณีที่เลวร้ายที่สุด และมันหมายถึงภูเขาน้ำแข็งทุกหนทุกแห่งทั่วทั้งโครงการ

การประมาณเวลาในแง่ร้ายจะใช้เมื่อคุณประสบปัญหาหลายอย่างก่อนที่จะเสร็จสิ้นโครงการ:

• สมาชิกในทีมของคุณส่วนใหญ่มีปัญหาในการทำให้เสร็จก่อนกำหนด
• จำเป็นต้องมีการแก้ไขจำนวนมากก่อนส่งโครงการเพื่อตรวจสอบขั้นสุดท้าย
• ปัญหาสำคัญเกี่ยวกับวัสดุและอุปกรณ์ของคุณ และ
• ปัญหาสำคัญกับงบประมาณของคุณ

ตัวอย่างเช่น ประสบการณ์ที่ผ่านมาได้สอนคุณว่าเวลาโดยประมาณในแง่ร้ายสำหรับประเภทของโครงการในทีมของคุณคือ 375 วัน ซึ่งหมายความว่า C = 375

การคำนวณจริง — สูตรการประมาณเวลา

สูตรการประมาณเวลาพิจารณาว่าการประมาณการทุกประเภทเหล่านี้เป็นไปได้อย่างเท่าเทียมกัน และสูตรเอง (E) จะเป็นดังนี้:

E = (A+4B+C)/6

หากเรามองในแง่ดีที่ระบุไว้ (A = 225) มีแนวโน้มมากที่สุด (B = 360) และค่าประมาณเวลาในแง่ร้าย (C = 375) ต่อไปนี้คือตัวเลขที่เรียงซ้อนกัน:

อี = (225+4*360+375)/6

E = 340

ดังนั้น คุณน่าจะเสร็จสิ้นโครงการดังกล่าวภายใน 340 วัน

แต่เมื่อเกิดความยุ่งยากขึ้น คุณจะต้องขยายการคำนวณและกรอบเวลาของคุณ นี่คือสิ่งที่เบี่ยงเบนมาตรฐานเข้ามา

สูตรจะเป็นดังนี้:

SD = (CA)/6

สูตรเบี่ยงเบนมาตรฐานพิจารณาเฉพาะการประมาณการเวลาในแง่บวกและแง่ลบเท่านั้น และบอกคุณว่าการประมาณเวลาทั้งหมดของคุณแม่นยำเพียงใด:

SD = (375-225)/6

SD = (150)/6

SD = 25

หากค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานคือ 25 วัน แสดงว่าโครงการอาจใช้เวลามากกว่าที่สูตรการประมาณเวลาบอกคุณระหว่าง 25 วัน และน้อยกว่า 25 วัน ในที่สุด โครงการประเภทนี้อาจใช้เวลา ระหว่าง 315 ถึง 365 วัน

เคล็ดลับ #4: ใช้เครื่องคำนวณระยะเวลาโครงการ

เครื่องคิดเลขระยะเวลาของโครงการขึ้นอยู่กับการพูดคุยก่อนหน้านี้เกี่ยวกับ:

• การประมาณเวลาและ
• สูตรเบี่ยงเบนมาตรฐาน

คุณจะยังคงได้รับจำนวนวันโดยประมาณโดยประมาณที่คุณต้องทำโครงการให้เสร็จ แต่คุณจะทำได้เร็วกว่านี้ เนื่องจากการคำนวณจะได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติ

ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณสามารถสร้างเครื่องคำนวณระยะเวลาโครงการอย่างง่ายใน Excel โดยใช้:

• สูตรการประมาณเวลา (E = (A+4B+C)/6) และ
• สูตรเบี่ยงเบนมาตรฐาน (SD = (CA)/6)

สำหรับเซลล์ "สูตรการประมาณเวลา" ให้เขียน: =ROUNDUP((C4+C5*4+C6)/6)

สำหรับเซลล์ "ค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน" ให้เขียน: =ROUNDUP((C6-C4)/6)

สำหรับเซลล์ "ระยะเวลาโครงการโดยประมาณที่สั้นที่สุด" ให้เขียน: =ROUNDUP(C8-C9)

สำหรับเซลล์ "ระยะเวลาโครงการโดยประมาณที่ยาวที่สุด" ให้เขียน: =ROUNDUP(C8+C9)

ตอนนี้ คุณต้องป้อนข้อมูลของคุณลงในเซลล์ต่อไปนี้:

• ประมาณการเวลาในแง่ดี
• ประมาณการเวลาที่เป็นไปได้มากที่สุดและ
• การประมาณเวลาในแง่ร้าย

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ข้อมูลจะชี้ให้เห็นเวลาโดยประมาณและค่าเบี่ยงเบนมาตรฐานของคุณ

นอกจากนี้ ระยะเวลาโดยประมาณที่สั้นและยาวที่สุดจะถูกคำนวณโดยอัตโนมัติ

ดาวน์โหลด Project Duration Calculator ได้ฟรี

การใช้ฟังก์ชัน ROUNDUP เป็นทางเลือก แต่ขอแนะนำเป็นอย่างยิ่ง เนื่องจากคุณจะปัดเศษจำนวนวันโดยประมาณให้เป็นจำนวนเต็ม

ในการใช้สูตรเดียวกันสำหรับโครงการเพิ่มเติม เพียงกดค้างไว้แล้วลากเคอร์เซอร์ไปที่ขอบของเซลล์ที่มีสูตรดังที่แสดงด้านล่าง

ดังนั้น หากคุณป้อน "145", "234", "345" คุณจะได้รับเวลาโดยประมาณในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้นคือ 238 วัน โดยมีค่าเบี่ยงเบนมาตรฐาน 34 วัน ซึ่งหมายความว่า คุณอาจจะใช้เวลา ระหว่าง 204 ถึง 272 วัน จะเสร็จสิ้นโครงการประเภทนี้

เคล็ดลับ #5: ติดตามเวลาของคุณ

เครื่องคำนวณระยะเวลาของโครงการจะบอกคุณว่าคุณจะต้องทำโครงการให้เสร็จกี่วัน ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับการประมาณการคร่าวๆ ให้กับลูกค้า

แต่คุณยังต้องการค่าประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้น เพื่อวางแผนและแยกวิเคราะห์งานของคุณอย่างละเอียด ตลอดจนสร้างกำหนดการการทำงานเพื่อติดตามขณะทำงานในโครงการดังกล่าว นี่คือสิ่งที่ตัวติดตามเวลากลายเป็นสิ่งสำคัญ

ตัวติดตามเวลาทำให้การประมาณเวลาเป็นวิทยาศาสตร์ที่แน่นอน โดยจะบอกคุณว่าคุณใช้เวลาไปกับโปรเจ็กต์ก่อนหน้าไปทั้งหมดกี่ชั่วโมง นาที และวินาที และช่วยให้คุณระบุงานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณได้

นอกจากนี้ยังบอกคุณว่างานประเภทใดที่คุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไป เช่น งาน "ส่วนหน้า" หรือ "ส่วนหลัง"

เหตุใดการติดตามเวลาจึงมีความสำคัญสำหรับการจัดการโครงการ

สำหรับผู้เริ่มต้น โดยการเก็บบันทึกการติดตามเวลา คุณจะสามารถประเมินเวลาสำหรับโครงการประเภทใดประเภทหนึ่งได้ ซึ่งจริงๆ แล้วอิงจากประสบการณ์ในอดีตที่ตรวจสอบได้อย่างสมบูรณ์ของคุณ

ในการรวบรวมข้อมูลการติดตามเวลาของคุณ คุณสามารถเริ่มจับเวลาได้อย่างง่ายดายทุกครั้งที่เริ่มทำงานกับงาน และเชื่อมโยงกับโครงการที่ถูกต้อง

เมื่อคุณทำงานนี้เสร็จแล้ว ให้หยุดตัวจับเวลา การทำเช่นนี้จะเป็นการเพิ่มเวลานี้ให้กับเวลาทั้งหมดสำหรับโครงการนั้น

นอกจากนี้ยังมีทางเลือกอื่นสำหรับกระบวนการนี้ คุณสามารถป้อนเวลาในแผ่นเวลาของคุณด้วยตนเองหลังจากเสร็จสิ้นงานเฉพาะ

เมื่อสิ้นสุดโครงการ คุณจะมีเวลาที่แน่นอนที่ใช้ไปในตอนนี้ และมีแนวโน้มว่าจะใช้ในโครงการประเภทเดียวกันในอนาคต ดังนั้น คุณจะสามารถประมาณการได้อย่างแม่นยำ ลูกค้าของคุณ

นอกจากนี้ คุณจะสามารถแยกความแตกต่างระหว่างชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ รวมทั้งเข้าใจจำนวนเงินที่คุณได้รับจากการทำงานในโครงการ ซึ่งจะช่วยปรับปรุงการจัดการต้นทุนโครงการของคุณในอนาคต

วิธีที่คุณสามารถติดตามเวลาเพื่อกำหนดการประมาณการเวลา: ตัวอย่าง #1

คุณสามารถเปลี่ยนชั่วโมงเป็นวันและดูว่าเครื่องคำนวณระยะเวลาโครงการของคุณแม่นยำเพียงใด

มาดูตัวอย่างกัน คุณใช้เวลา 283 ชั่วโมง 39 นาทีกับโปรเจ็กต์

นั่นแปลว่าคุณใช้เวลาทำงานในโครงการนี้เป็นเวลา 35.5 วันเป็นเวลา 8 ชั่วโมงต่อวันได้อย่างง่ายดาย

แต่นี่ไม่ใช่วิธีเดียวที่จะจัดการและกำหนดเวลาโดยประมาณภายในตัวติดตามเวลา

วิธีที่คุณสามารถติดตามเวลาเพื่อกำหนดการประมาณการเวลา: ตัวอย่าง #2

Clockify ยังมีระบบประมาณการซึ่งคุณจะสามารถกำหนดประมาณการสำหรับงานและโครงการโดยรวม ก่อนที่จะเปรียบเทียบผลการติดตามตามเวลาจริงของคุณกับค่าประมาณเหล่านี้

ดังนั้น เมื่อคุณเริ่มติดตามเวลา คุณจะสามารถเปรียบเทียบความคืบหน้าแบบเรียลไทม์กับค่าประมาณของคุณในขณะที่คุณทำงาน

คุณยังสามารถดูเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ เปรียบเทียบกับค่าประมาณของคุณได้ตลอดเวลา

ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่เพียงแต่สามารถเห็นว่าการประมาณการเวลาเดิมของคุณถูกปิดไว้เท่านั้น แต่คุณยังสามารถดูได้ด้วยว่าเวลาเท่าไร

ดังนั้น คุณจะต้องใช้ทักษะในการประเมินและกำหนดไทม์ไลน์ของโครงการที่ถูกต้อง ในขณะเดียวกันคุณจะหลีกเลี่ยงแรงกดดันที่เกิดจากกำหนดเวลาที่ไม่สมจริงได้

เคล็ดลับ #6: คำนวณเวลาที่คุณจะเสียไป

เมื่อทำการประเมินเวลาสำหรับโครงการ การมองข้ามเวลาที่คุณต้องเสียไปนั้นเป็นเรื่องง่าย ดังนั้นอย่าลืมคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้:

• การหยุดชะงัก
• สิ่งรบกวนและ
• การผัดวันประกันพรุ่ง

อันดับแรก ระบุกิจกรรมที่คุณน่าจะ "เสียเวลา" ในแต่ละวันที่ทำงาน

จากนั้นกำหนดเวลาโดยประมาณ:

• ออกไปสูบบุหรี่ทุกๆ 2 ชั่วโมง — 25 นาที
• ออกไปร้านเบเกอรี่ใกล้ๆ เพื่อซื้อสโคนเป็นอาหารว่างยามบ่าย — 15 นาที
• ไปซ่อมกาแฟทุก 3 ชั่วโมง — 15 นาที
• สนทนากับเพื่อนร่วมงาน — 45 นาที

คุณยังสามารถเพิ่มเวลาที่คุณใช้ไปกับการประชุมและจัดระเบียบกล่องขาเข้าอีเมลของคุณให้เป็นเวลาที่สูญเปล่าได้ อย่างไรก็ตาม กิจกรรมเหล่านี้ไม่ได้มีส่วนทำให้โปรเจ็กต์เสร็จ และทำให้คุณหลุดจากลำดับความสำคัญที่แท้จริงเท่านั้น:

• ประชุม — 1 ชั่วโมง 20 นาที
• การจัดการกล่องจดหมาย — 1 ชั่วโมง

คุณสามารถประมาณเวลาไว้ที่ด้านบนของหัวสำหรับกิจกรรมเหล่านี้ หรือคุณสามารถทำการทดลองรายสัปดาห์และติดตามเวลาที่แน่นอนในการทำกิจกรรมเหล่านี้ให้เสร็จในแต่ละวัน

ติดตามเวลาที่เสียไปเพื่อประเมินเวลาที่แม่นยำ

ตัวอย่างเช่น หากคุณติดตามผลลัพธ์ต่อไปนี้สำหรับการประชุมรายวัน:

• วันจันทร์ 40 นาที
• วันอังคาร 45 นาที
• วันพุธ 30 นาที
• วันพฤหัสบดี 45 นาที
• วันศุกร์ 40 นาที

จากนั้น คุณสามารถใช้เวลา 40 นาทีเป็นเวลาเฉลี่ยในการประชุมโดยประมาณในอนาคต:

(40+45+30+45+40)/5=40

ติดตามเวลาที่เสียไปเพื่อประเมินว่าคุณใช้จ่ายไปเท่าไรโดยมุ่งเน้นที่โครงการ

ในท้ายที่สุด เพื่อให้ได้เวลาที่เสียไปทั้งหมดต่อวัน เพียงแค่บวกตัวเลข สมมติว่าเสียเวลาทั้งหมดในรายการ ตั้งแต่ช่วงพักดื่มกาแฟไปจนถึงการประชุม รวมกันได้มากถึง 4 ชั่วโมง

ดังนั้น ถ้าคุณทำงาน 8 ชั่วโมงต่อวัน และเสียเวลา 4 ชั่วโมง คุณจะใช้เวลาเพียง 4 ชั่วโมงในการจดจ่อกับโครงการเท่านั้น

การคำนวณจำนวนเวลาที่เสียไปในหนึ่งวันอย่างเหมาะสมจะช่วยเพิ่มความแม่นยำในการประมาณการงาน ขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณจัดการเวลาได้ง่าย

ท้ายที่สุด ถ้าคุณรู้ว่าคุณมีเวลาเพียงครึ่งเดียวที่คุณคิดว่าต้องทำงานให้เสร็จ คุณก็มีแนวโน้มที่จะกำหนดเส้นตายที่แตกต่างกันและเป็นจริงมากขึ้น หรือดีกว่านั้น คุณจะพยายามลดการเสียเวลาเปล่า และปรับปรุงระดับผลิตภาพของคุณให้ดีขึ้น

เคล็ดลับ #7: กำหนดเวลาเพิ่มเติม เผื่อไว้

ข้อมูลที่คุณได้รับจากตัวติดตามเวลาจะแสดงเวลาที่แน่นอนที่คุณเคยใช้ในโครงการที่คล้ายคลึงกันมาก่อน และคุณน่าจะใช้จ่ายในครั้งต่อไปเท่าใด

ดังนั้น ใน 9 ใน 10 กรณี ถ้าคุณใช้เวลา 71 วันในโครงการ (หรือ 283 ชั่วโมง 39 นาทีเป็นเวลา 4 ชั่วโมง/วัน) คุณอาจจะใช้เวลาเกือบเท่ากันกับโครงการในครั้งต่อไป

แต่ในกรณีที่จัดสรรเวลาเพิ่มเติมให้กับโครงการนี้สำหรับปัญหาและข้อบกพร่องที่ไม่คาดคิดซึ่งมักจะมาพร้อมกับ 10% ของโครงการดังกล่าว

คุณคงเคยได้ยินคำพูดที่ว่า “ปลอดภัยดีกว่าเสียใจ”

คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าเปอร์เซ็นต์นี้อาจเพิ่มขึ้นเมื่อใด และเมื่อคุณต้องการวันและชั่วโมงเพิ่มเติมเพื่อสรุปโครงการเพื่อให้ลูกค้าของคุณพึงพอใจอย่างเต็มที่

สรุป: การประมาณการงานที่แม่นยำมีความสำคัญ (และคุณจะได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป)

ในที่สุด การประมาณเวลาที่แม่นยำก็ไม่ใช่เรื่องยาก

คุณเพียงแค่ต้อง:

• แยกวิเคราะห์งานของคุณออกเป็นงานประจำวันและประมาณการสำหรับงานแยกเหล่านี้
• ใส่พลังงานพิเศษลงในเวลาโดยประมาณอย่างถูกต้องสำหรับงานที่มีลำดับความสำคัญ
• พยายามติดตามเวลาที่คุณใช้ไปกับโครงการและงานต่างๆ
• บัญชีสำหรับเวลาที่คุณเสียทุกวันและ
• บัญชีสำหรับเวลาเพิ่มเติมที่คุณอาจต้องทำโครงการให้เสร็จ

คุณสามารถใช้สูตรการประมาณเวลาของ PERT และใช้เครื่องคำนวณระยะเวลาโครงการอย่างง่ายเพื่อคำนวณการประมาณการรายวันของคุณได้

จากการปฏิบัติตามเคล็ดลับเหล่านี้ คุณจะคาดการณ์เวลาได้อย่างแม่นยำและแม่นยำ ตลอดจนวางแผนกำหนดการได้ง่ายขึ้น การจัดการโครงการเป็นเรื่องของการพึ่งพาอาศัยกัน และเคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้คุณมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ของคุณ ซึ่งจะสะท้อนให้เห็นในโครงการที่จะเกิดขึ้นของคุณ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าลูกค้าของคุณมองว่าคุณเป็นมืออาชีพที่น่าเชื่อถือและรักษาคำพูด

️ คุณเคยลองใช้เทคนิคในการประมาณการเวลาของคุณให้แม่นยำขึ้นหรือไม่? คุณมีคำแนะนำสำหรับเครื่องคิดเลขที่มีประโยชน์ที่เรายังไม่ได้กล่าวถึงหรือไม่? รู้สึกอิสระที่จะแบ่งปัน 2 เซ็นต์ของคุณ เขียนถึงเราที่ [email protected] และเราจะพิจารณานำเสนอความคิดเห็นของคุณในส่วนนี้หรือในอนาคตชิ้นใดชิ้นหนึ่งของเรา และถ้าคุณชอบบทความนี้ แบ่งปันกับคนอื่นที่คุณรู้จักจะพบว่ามีประโยชน์