วิธีการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ: 7 เคล็ดลับ

เมื่อพูดถึงการดำเนินธุรกิจ สิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งคือการมีระเบียบ หากธุรกิจของคุณรกและไม่เป็นระเบียบ ก็จะยากที่จะก้าวหน้า

ในบล็อกโพสต์นี้ เราจะพูดถึงเคล็ดลับ 7 ข้อในการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ เมื่อทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะสามารถ ลดพื้นที่ทำงานและเพิ่มประสิทธิภาพได้!

ดูแลให้ธุรกิจของคุณเป็นระเบียบ – 7 เคล็ดลับในการทำเช่นนั้น

ไม่จำเป็นต้องพูดว่าในการดำเนินธุรกิจ คุณจะต้องมีประสาทที่แข็งแกร่งและการดำเนินการที่น่าทึ่ง คุณต้องติดตามสินค้าคงคลัง จัดการการเงิน จัดการข้อซักถามของลูกค้า และจัดการงานอื่นๆ อีกนับล้าน อาจเป็นเรื่องยากที่จะอยู่เหนือทุกสิ่ง แต่ สิ่งสำคัญคือต้องพยายาม

ธุรกิจที่ไม่เป็นระเบียบนั้นไม่มีประสิทธิภาพและสามารถล้าหลังคู่แข่งได้อย่างรวดเร็ว

ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะต้องการ ระบบการจัดการการบำรุงรักษาด้วยคอมพิวเตอร์ (CMMS) หรือคุณกำลังคิดที่จะพึ่งพาไวท์บอร์ดแบบเก่าที่ดี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณยังคงเป็นระเบียบอยู่เสมอเป็นสิ่งสำคัญ

โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณกำลังเติบโต และ ภาระงานก็เพิ่มขึ้น ภาระงานที่เพิ่มขึ้นอาจทำให้การรักษาองค์กรทำได้ยากหากไม่มีเครื่องมือที่เหมาะสม ยิ่งไปกว่านั้น การไม่สามารถค้นหาสิ่งต่างๆ ได้เมื่อคุณต้องการอาจทำให้เสียเวลาและหงุดหงิดอย่างมาก

นอกจากนี้ เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตอย่างต่อเนื่อง คุณน่าจะมีพนักงานเพิ่มขึ้น การมอบหมายงานและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายหากธุรกิจของคุณไม่เป็นระเบียบ

ดังนั้นหากคุณจะดำเนินธุรกิจและดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณจะต้องหาวิธีที่จะทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย องค์กรเป็นมากกว่าการมีสถานที่สำหรับทุกสิ่ง นอกจากนี้ยังมีระบบที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณ

และเมื่อคุณมีระบบดังกล่าวแล้ว คุณต้องบำรุงรักษาและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับ 7 ข้อในการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ:

1. ติดตามระดับสินค้าคงคลังและจัดลำดับสต็อกใหม่เมื่อจำเป็น

หากคุณสินค้าหมด อาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจและทำให้พวกเขาต้องเปลี่ยนธุรกิจไปที่อื่น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ สิ่งสำคัญคือต้องติดตามระดับสินค้าคงคลังและจัดลำดับสต็อกใหม่ ก่อนที่จะหมด

แน่นอนว่าในยุคที่เราอาศัยอยู่ คุณจะมีตัวเลือกมากมาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้สเปรดชีตเพื่อติดตามระดับสินค้าคงคลังหรือตั้งค่าการแจ้งเตือนสินค้าคงเหลือในแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซของคุณ

หากคุณมีสินค้าจำนวนมาก การลงทุนในซอฟต์แวร์การจัดการสินค้าคงคลังอาจเป็นประโยชน์ สิ่งนี้สามารถทำให้กระบวนการติดตามระดับสินค้าคงคลังและการจัดลำดับสต็อกใหม่เป็นไปโดยอัตโนมัติ

หากคุณกำลังคิดที่ จะทำให้การจัดการสินค้าคงคลังเป็นแบบอัตโนมัติ คุณสามารถดูตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่มีและเปรียบเทียบคุณลักษณะต่างๆ เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ

2. อยู่เหนือการเงินของคุณ

การตรวจสอบสถานะทางการเงินของธุรกิจของคุณเป็นสิ่งสำคัญสำหรับความสำเร็จในระยะยาว คุณต้องรู้ว่าคุณนำเงินเข้ามาเท่าไหร่ มาจากไหน และจะไปที่ไหน

ข้อมูลนี้จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างชาญฉลาดว่าจะลงทุนทรัพยากรที่ใดและวิธีทำให้ธุรกิจเติบโต มีเครื่องมือทางการเงินมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อควบคุม การเงินของคุณ เช่น ซอฟต์แวร์บัญชี ซอฟต์แวร์การเงินส่วนบุคคล หรือแม้แต่สเปรดชีตธรรมดา

เลือกตัวเลือกที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณมากที่สุด และตรวจสอบการเงินของคุณเป็นประจำ แม้ว่าบริษัทส่วนใหญ่จะจ้างนักบัญชีเพื่อติดตามการเงินของพวกเขา แต่ถ้าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณสามารถประหยัดเงินได้โดยทำเอง

อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่สะดวกในการจัดการการเงินของคุณ คุณควร จ้างนักบัญชี

3. ปรับปรุงฐานข้อมูลลูกค้าของคุณให้ทันสมัยอยู่เสมอ

ฐานข้อมูลลูกค้าที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับธุรกิจใดๆ สามารถช่วยคุณติดตามข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับลูกค้าของคุณ เช่น รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการซื้อ และการตั้งค่า

ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า กำหนดเป้าหมายแคมเปญการตลาด และเพิ่มยอดขาย มีตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ให้เลือกมากมาย ดังนั้นให้เลือกซอฟต์แวร์ที่ เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

หากคุณไม่ต้องการลงทุนในซอฟต์แวร์ CRM คุณสามารถใช้สเปรดชีตหรือแม้แต่สมุดบันทึกทั่วไปเพื่อติดตามลูกค้าของคุณ อย่างไรก็ตาม ซอฟต์แวร์ CRM ส่วนใหญ่จะเสนอคุณสมบัติที่สเปรดชีตไม่สามารถทำได้ เช่น การแบ่งกลุ่มลูกค้าอัตโนมัติและการสำรองข้อมูลอัตโนมัติ

และแม้ว่าสมุดบันทึกจะเป็นวิธีที่ดีในการ ติดตามลูกค้าของคุณ แต่ก็ไม่มีประสิทธิภาพมากนักหากคุณมีฐานลูกค้าจำนวนมาก

4. ทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ

การจัดการกับงานเดิมๆ ในแต่ละวัน อาจทำให้เบื่อได้อย่างรวดเร็ว และการที่พวกเขาเริ่มน่าเบื่อจะไม่แสดงถึงปัญหาดังกล่าว หากนี่ไม่ได้หมายความว่าเราจะหยุดให้ความสนใจกับงานที่ไม่สำคัญแต่สำคัญเหล่านี้มากเกินไป

มีตัวเลือก ซอฟต์แวร์การทำงานอัตโนมัติ จำนวนมากให้เลือกตั้งแต่แบบง่ายไปจนถึงแบบซับซ้อน เลือกสิ่งที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุดและเริ่มทำงานซ้ำ ๆ ของคุณโดยอัตโนมัติ วิธีนี้จะทำให้คุณมีเวลามากขึ้น คุณจึงสามารถโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่าได้ เช่น การขยายธุรกิจของคุณ

ระบบอัตโนมัติยังมีประโยชน์เพิ่มเติมในด้านความแม่นยำและสอดคล้องกันมากกว่ากระบวนการแบบแมนนวล ในทางกลับกัน หากคุณทำงานอัตโนมัติที่ไม่ได้กำหนดไว้อย่างดี อาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดและความยุ่งยากได้

โดยทั่วไป ดีที่สุดคือทำให้งานง่ายๆ ซ้ำๆ ที่คุณทำเป็นประจำเป็นแบบอัตโนมัติ งานเหล่านี้มักเป็นงานที่ใช้เวลามากที่สุดและมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ได้มากที่สุด การทำงานอัตโนมัติ เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของคุณ

5. ใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ

หากคุณจัดการโครงการ สิ่งสำคัญคือต้องมีเครื่องมือการจัดการโครงการ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณติดตามกำหนดเวลา งานที่ได้รับมอบหมาย และความคืบหน้า มีตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการโครงการมากมาย ดังนั้นให้เลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด

เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นวิธีที่ดีในการ ปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน ภายในทีมของคุณ เครื่องมือ PM เป็นวิธีที่ดีในการสร้างความมั่นใจในระดับหนึ่งขององค์กร และทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน

เครื่องมือการจัดการโครงการส่วนใหญ่ได้รับการออกแบบมาสำหรับการใช้งานโดยคนหลายคน ดังนั้นหากคุณเป็นคนเดียวที่จัดการโครงการ คุณอาจไม่ต้องการคุณสมบัติทั้งหมด อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือการจัดการโครงการเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับธุรกิจใดๆ

PM ที่ดีจะช่วยคุณเพิ่ม ประสิทธิภาพและผลผลิต และยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น สิ่งสำคัญที่สุดคือควรทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมาย

6. จัดระเบียบไฟล์ของคุณ

หากคุณต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องจัดระเบียบไฟล์ของคุณ ซึ่งหมายถึงการสร้างระบบสำหรับจัดเก็บและเรียกใช้ไฟล์ มีหลายวิธีในการทำเช่นนี้ เช่น การใช้โฟลเดอร์ไฟล์ ระบบจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือแม้แต่ระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

เลือกตัวเลือกที่เหมาะกับความต้องการของคุณมากที่สุด และตรวจสอบระบบของคุณเป็นประจำ ระบบไฟล์ที่มีการจัดระเบียบอย่างดี จะ ช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณ หลีกเลี่ยงการสูญเสียไฟล์สำคัญ

การจัดระเบียบไฟล์เป็นมากกว่าวิธีที่จะทำให้โต๊ะทำงานของคุณเป็นระเบียบเรียบร้อย เป็นส่วนสำคัญของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น นอกจากนี้ หากคุณมีไฟล์จำนวนมาก การติดตามทั้งหมดอาจทำได้ยาก ระบบไฟล์ที่มีการจัดระเบียบจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้

7. ตรวจสอบระบบของคุณอย่างสม่ำเสมอ

แม้ว่าคุณจะมีระบบข้างต้นทั้งหมดแล้วก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบเป็นประจำ วิธีนี้จะช่วยคุณระบุส่วนที่ต้องปรับปรุง นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณติดตาม คุณลักษณะและตัวเลือกใหม่ๆ อยู่เสมอ

การตรวจสอบระบบของคุณเป็นประจำจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าระบบยังคงทำงานให้คุณได้ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการหาวิธีใหม่ๆ ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ หากคุณพบว่าระบบบางอย่างใช้งานไม่ได้อีกต่อไป อย่ากลัวที่จะเปลี่ยนระบบ

ไม่จำเป็นต้องยึดติดกับระบบที่ ไม่มีประสิทธิภาพอีกต่อไป การตรวจทานระบบยังเปิดโอกาสให้คุณระบุปัญหาที่อาจเกิดขึ้น การตรวจสอบระบบของคุณอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยหลีกเลี่ยงภัยพิบัติที่อาจเกิดขึ้นและทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น

ในการจัดระเบียบธุรกิจ คุณต้องวางแผนอย่างรอบคอบ

องค์กรธุรกิจไม่ได้แค่หล่นจากฟ้า คุณต้องทำให้สำเร็จด้วยการวางแผนและการดำเนินการที่รอบคอบ เคล็ดลับที่ดีที่สุดคือการคิดว่าคุณต้องการให้วัฒนธรรมบริษัทของคุณเป็นอย่างไร และทำงานจากที่นั่น

คุณต้องการสภาพแวดล้อมที่ผ่อนคลายหรือ ติดกระดุมมากกว่านี้หรือไม่? ลูกค้าประเภทใดที่คุณคาดว่าจะดึงดูดได้ในอนาคตอันใกล้นี้ คุณสามารถมอบหมายและยังคงควบคุมได้มากแค่ไหน?

คุณควรมีระบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการเพื่อให้ธุรกิจของคุณเป็นระเบียบ ระบบที่เป็นทางการคือระบบที่เขียนหรือเข้ารหัสด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง เช่น นโยบายและขั้นตอนของบริษัทของคุณ

ระบบที่ไม่เป็นทางการคือ กฎ ที่ไม่ได้เขียนไว้ซึ่งทุกคนปฏิบัติตาม เช่น วิธีที่คุณรับโทรศัพท์หรือวิธีที่คุณแต่งตัวสำหรับการประชุมกับลูกค้า

โดยสรุป มีหลายวิธีในการจัดระเบียบธุรกิจของคุณ การสละเวลาเพื่อตรวจสอบระบบและกระบวนการของคุณ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณยังสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ก่อนที่จะเกิดขึ้น

เมื่อทำตามคำแนะนำเหล่านี้ คุณจะสามารถสร้างธุรกิจที่มีระเบียบและมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้