หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้ทุกใบไม่ซ้ำกัน ดังนั้นต้องมีหมายเลขประจำตัวที่ไม่ซ้ำกัน (หมายเลขใบแจ้งหนี้)

การมีระบบการนับใบแจ้งหนี้ที่เป็นระเบียบและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้ธุรกิจของคุณได้รับเงินเร็วขึ้นในที่สุด

ขั้นตอนแรกในการบรรลุเป้าหมายนี้คือการกำหนดระบบการนับใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและมีประสิทธิภาพ

มาดูหมายเลขใบแจ้งหนี้และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการสร้างหมายเลขเหล่านี้กันดีกว่า

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

หมายเลขใบแจ้งหนี้คือรหัสเฉพาะที่กำหนดให้กับใบแจ้งหนี้เฉพาะเพื่อบันทึกและระบุ ซึ่งอาจรวมถึงตัวอักษร ตัวเลข และอักขระพิเศษ เช่น เครื่องหมายทับและขีดกลาง

หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นแบบ ต่อเนื่อง หรือต่อ เนื่อง กัน (เช่น ตามลำดับตรรกะ) นอกจากนี้ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายสำหรับใบแจ้งหนี้ทั้งหมด

โดยปกติจะปรากฏใกล้กับด้านบนของใบแจ้งหนี้และ (หากอยู่ในรูปแบบดิจิทัล) เป็นชื่อไฟล์

ประโยชน์ของหมายเลขใบแจ้งหนี้

หมายเลขใบแจ้งหนี้ช่วยให้มนุษย์และซอฟต์แวร์บันทึก จัดระเบียบ และจดจำใบแจ้งหนี้ได้อย่างรวดเร็ว

สิ่งนี้ใช้กับทั้งผู้ส่งและผู้รับใบแจ้งหนี้ ตัวอย่างเช่น ในระหว่างกระบวนการติดตามหนี้ หมายเลขใบแจ้งหนี้ช่วยให้ลูกค้าเรียกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

หมายเลขใบแจ้งหนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการจัดการใบแจ้งหนี้สองด้าน

1. การติดตาม

การติดตามใบแจ้งหนี้ที่ออกอาจเป็นเรื่องยาก

เรื่องนี้สำคัญไม่ว่าคุณจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่จัดการบัญชีของคุณเองหรือเป็นส่วนหนึ่งของแผนกบัญชีเฉพาะที่มีงานยุ่ง

ความล้มเหลวในการติดตามใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงใบแจ้งหนี้ที่ ค้างชำระ

มันสามารถนำไปสู่ปัญหากระแสเงินสดที่จะมีผลกระทบต่อด้านอื่น ๆ ของการดำเนินธุรกิจได้อย่างรวดเร็ว

หมายเลขใบแจ้งหนี้ช่วยในการติดตามการชำระเงินและข้อมูลโครงการ นี่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ ไม่ว่าจะเป็นการออกใบแจ้งหนี้หรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้

2. ทบทวน

หมายเลขใบแจ้งหนี้ทำให้การตรวจสอบใบแจ้งหนี้และบัญชีโดยทั่วไปง่ายขึ้นมาก

ระบบการเรียงลำดับหมายเลขสามารถออกแบบโดยคำนึงถึงลูกค้าเฉพาะหรือประเภทของลูกค้า รวมทั้งกรอบเวลาและแม้แต่ขนาดของโครงการ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุใบแจ้งหนี้ค่าบริการขั้นต่ำทั้งหมดด้วยรหัสเฉพาะส่วน

การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้อย่างถูกวิธีทำให้การตรวจสอบกลุ่มธุรกิจ ช่วงเวลา หรือความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่างๆ ง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้

วิธีสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้จะขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณออก ระบบการนับใบแจ้งหนี้แบบง่ายจะเพียงพอหากคุณมีลูกค้ากลุ่มเล็กๆ

แต่ควรคำนึงถึงศักยภาพในการปรับขนาดในอนาคตเสมอ ระบบการนับที่ออกแบบมาสำหรับลูกค้าจำนวนหนึ่งจะไม่ทำงานเช่นกันเมื่อฐานลูกค้าของคุณขยาย

ก่อนที่เราจะแนะนำวิธีที่เป็นไปได้ในการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้ ก่อนอื่นเราต้องเน้นว่าโดยทั่วไปไม่มีกฎเกณฑ์ที่แน่นอนว่าคุณควรใช้ระบบการนับใดนอกเหนือจากที่ ไม่ควรมีช่องว่าง

ข้อยกเว้นอาจเกิดขึ้นในเขตอำนาจศาลเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ในสหราชอาณาจักร ใบแจ้งหนี้ที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มจะต้องเป็นลำดับ

มิฉะนั้น มีแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและบรรทัดฐานทางธุรกิจทั่วไป แต่ท้ายที่สุดแล้ว จะขึ้นอยู่กับธุรกิจของคุณซึ่งระบบการนับที่คุณเลือก

1. ใช้แค่ตัวเลข

วิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการสร้างหมายเลขใบแจ้งหนี้คือตามวันที่และตามด้วยหมายเลขของใบแจ้งหนี้ตามลำดับ ตัวอย่างเช่น:

• 202301 2022

หากมีใบแจ้งหนี้จำนวนมากในแต่ละเดือน การเพิ่มวันที่โดยละเอียดจะมีประโยชน์:

• 20230701 2022

วิธีนี้มีประโยชน์ในการติดตามเวลาที่ส่งใบแจ้งหนี้ นอกจากนี้ยังสามารถอัปเดตในแต่ละปี (และเดือน) ซึ่งทำให้การเรียกใบแจ้งหนี้ที่เฉพาะเจาะจงง่ายกว่าการใช้ปี

รูปแบบวันที่ด้านบน (ปปปป/ดด) ช่วยจัดระเบียบไฟล์ตามลำดับเวลา แต่คุณสามารถใช้รูปแบบวันที่ใดก็ได้ที่ต้องการ รวมถึงรูปแบบที่มีวัน

ปัญหาหนึ่งของลำดับข้างต้นคือ หมายเลขลำดับของใบแจ้งหนี้ (01) อาจสับสนกับเดือนหรือวัน นอกจากนี้ยังไม่สามารถระบุได้ว่าบริษัทใดเกี่ยวข้องกับแต่ละบริษัท

คุณสามารถกำหนดหมายเลขลูกค้าและแม้แต่หมายเลขโครงการให้กับแต่ละหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ ตัวอย่างเช่น:

• 202307010101 2022

2. การใช้ตัวเลขและตัวอักษร

การมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันมีประโยชน์ แต่การเพิ่มตัวอักษรเพื่อแสดงชื่อบริษัทผู้รับจะทำให้สะดวกยิ่งขึ้นสำหรับการอ้างอิงในอนาคต

ตัวอย่างเช่น หากใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปยัง 'บริษัท ก' และ 'บริษัท ข' อาจมีลักษณะดังนี้:

• CA202301 [คำอธิบายบริษัท (บริษัท A) ปี ตำแหน่งตามลำดับของใบแจ้งหนี้]
• CB20230701 [คำอธิบายบริษัท (บริษัท ข) ปี เดือน ตำแหน่งตามลำดับของใบแจ้งหนี้]

ในที่นี้ แต่ละรายการถูกย่อให้สั้นลง 'CA' และ 'CB'

จดหมายไม่จำเป็นต้องจำกัดขนาดนี้ อันที่จริง ตัวเลขตัวอย่างเหล่านี้ไม่ได้แตกต่างกันเป็นพิเศษ

บริษัทลูกค้าอื่นๆ อาจมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วย C ดังนั้น ขอแนะนำให้ใช้ชวเลขที่สื่อความหมาย เช่น CMYA และ CMYB

จดหมายยังสามารถใช้เพื่อแยกใบแจ้งหนี้จากเอกสารอื่นๆ เช่น ใบลดหนี้หรือใบเสนอราคา

• INVCB20230701 [ตัวอธิบายเอกสาร (ใบแจ้งหนี้), ตัวอธิบายบริษัท (บริษัท B), ปี, เดือน, ตำแหน่งตามลำดับของใบแจ้งหนี้]

3. การใช้ตัวเลข ตัวอักษร และตัวคั่น

อักขระตัวคั่น เช่น ยัติภังค์ (-) เครื่องหมายทับ (/) หรือขีดล่าง (_) มีประโยชน์มากในการทำให้มนุษย์อ่านหมายเลขใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้น

พิจารณาความแตกต่างทางสายตาระหว่างสิ่งต่อไปนี้:

• INVCYA202301
• INV-CMYA-2023-01

อักขระตัวคั่นยังช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่เกิดจากประเภทของข้อผิดพลาดที่อาจเป็นตัวเลขและตัวอักษรตามลำดับได้

ตัวอย่างเช่น หากหมายเลขไคลเอนต์เหมือนกันหรือคล้ายกับส่วนหนึ่งของหมายเลขวันที่ ทั้งสองอาจปะปนกันหากแสดงเคียงข้างกันโดยไม่มีตัวคั่น

การกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ทำงานกับใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องหรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร

เมื่อคุณออกใบแจ้งหนี้เป็นประจำ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้

คุณอาจขอชำระเงินซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจ กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินที่ไม่ถูกต้อง ฯลฯ ในกรณีเหล่านี้ มีวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ คือ ออกใบลดหนี้

ใบลดหนี้เป็นเอกสารที่คุณสามารถออกใบแจ้งหนี้ที่ผิดพลาดหรือเปลี่ยนแปลงได้ พวกเขาระบุจำนวนเงินที่เป็นหนี้ลูกค้าซึ่งลูกค้าสามารถแลกได้ในภายหลัง

ด้วยการใช้ใบลดหนี้ คุณสามารถรักษาบันทึกหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและสม่ำเสมอได้

ข้อมูลอื่นใดที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้

นอกจากการกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบแล้ว ข้อมูลต่อไปนี้ก็เป็นสิ่งจำเป็นในการเพิ่มลงในใบแจ้งหนี้แต่ละใบ

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของคุณ
• ชื่อบริษัท ที่อยู่ และข้อมูลติดต่อของลูกค้าของคุณ
• รายละเอียดของผลิตภัณฑ์และ/หรือบริการที่มีให้ รวมถึงคำอธิบาย วันที่จัดหา และต้นทุนของแต่ละรายการ
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• จำนวนเงินที่ค้างชำระ (รวมถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษี หากมี)

บทสรุป

หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการออกใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งเป็นประเภทรหัสใบแจ้งหนี้แต่ละรายการ สิ่งนี้ไม่เพียงมีประโยชน์สำหรับการบัญชีเท่านั้น แต่ยังเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายด้วย

วิธีกำหนดหมายเลขใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ การสร้างระบบการนับใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลจะช่วยให้คุณ ติดตาม การชำระเงินและ ตรวจทาน ใบแจ้งหนี้และบัญชีของคุณได้โดยทั่วไปมากขึ้น

มีหลายวิธีที่คุณสามารถทำได้ การรวมกันของตัวเลข ตัวอักษร และตัวคั่นจะช่วยให้คุณนำระบบการนับที่สามารถปรับขนาดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ข้อมูลที่อยู่ในหมายเลขใบแจ้งหนี้อาจรวมถึงวันที่ ชื่อลูกค้า หมายเลขโครงการ และหมายเลขลำดับตามลำดับเวลาของใบแจ้งหนี้

เมื่อคุณมีระบบหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ดีแล้ว ธุรกิจและลูกค้าของคุณจะได้รับประโยชน์จากความชัดเจนและความสะดวกสบาย