ใบแจ้งหนี้คืออะไร? คำจำกัดความและฟังก์ชันของใบแจ้งหนี้

เมื่อเรียนธุรกิจ คุณอาจเห็นคำว่า “ใบแจ้งหนี้” มากับความถี่สูง เมื่อได้รับกล่องจัดส่ง คุณจะเห็นกระดาษชื่อ "ใบแจ้งหนี้" พร้อมรายการสินค้าที่คุณสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์ กระบวนการออกใบแจ้งหนี้อาจใช้เวลานาน แต่ไม่สามารถข้ามหรือเพิกเฉยได้โดยเสียค่าใช้จ่ายใดๆ

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงแนวคิดของใบแจ้งหนี้เพื่อทำความเข้าใจในเชิงลึกเกี่ยวกับ ความสำคัญของใบแจ้งหนี้ ฟังก์ชันการทำงาน และการบังคับใช้ในธุรกรรมทั่วไป

ใบแจ้งหนี้คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่บันทึกผลิตภัณฑ์และบริการที่ธุรกิจจัดหาให้กับลูกค้า และกำหนดภาระผูกพันที่ลูกค้าต้องจ่ายสำหรับผลิตภัณฑ์และบริการเหล่านั้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใบแจ้งหนี้รับรองข้อตกลงระหว่างผู้ให้บริการและลูกค้าในการซื้อสินค้าและบริการ และจะสร้างบัญชีลูกหนี้สำหรับผู้ให้บริการ

ประเภทของใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้มีหลายประเภทตามขนาดธุรกิจของคุณหรือผลิตภัณฑ์และบริการของคุณที่มีให้

• ใบแจ้งหนี้มาตรฐาน - นี่คือรูปแบบทั่วไปของใบแจ้งหนี้ที่สามารถใช้ได้ในเกือบทุกอุตสาหกรรม และมักจะถูกสร้างขึ้นโดยธุรกิจขนาดเล็กเพื่อลดต้นทุนการเตรียมใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้มาตรฐานประกอบด้วยองค์ประกอบพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ เช่น ชื่อและที่อยู่ติดต่อ หมายเลขใบแจ้งหนี้ และจำนวนเงินที่ต้องชำระ
• ใบกำกับสินค้า - ใบกำกับสินค้าจะใช้เมื่อมีการเพิ่มจำนวนเงินที่ลูกค้าเป็นหนี้ธุรกิจ กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้ทำให้ง่ายต่อการปรับใบเรียกเก็บเงินที่มีอยู่ ตัวอย่างเช่น คุณทำงานเป็นฟรีแลนซ์ คุณส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่ประเมินชั่วโมงทำงานของคุณในโครงการหนึ่งๆ แต่สุดท้ายแล้วคุณทำงานพิเศษเกินชั่วโมง ในกรณีนี้ คุณสามารถส่งใบแจ้งหนี้เดบิตให้กับลูกค้าของคุณสำหรับชั่วโมงการทำงานเพิ่มเติมที่เรียกเก็บเงินได้ ใบแจ้งหนี้เดบิตจะมีจำนวนรวมเป็นบวกเสมอ
• ใบกำกับสินค้าเครดิต - ใบกำกับ สินค้าเครดิตหรือที่เรียกว่าใบลดหนี้จะออกโดยธุรกิจเมื่อลูกค้าต้องการส่วนลดหรือคืนเงิน หรือเมื่อพวกเขาขอให้แก้ไขข้อผิดพลาดในใบแจ้งหนี้ก่อนหน้านี้ ใบกำกับสินค้าเครดิตจะมีจำนวนรวมติดลบเสมอ ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าของคุณเรียกร้องเงินคืน $100 สำหรับผลิตภัณฑ์บางอย่าง หมายเลขที่แสดงบนใบแจ้งหนี้จะเป็น -$100
• ใบกำกับสินค้าเชิงพาณิชย์ - ต่างจากใบแจ้งหนี้หรือใบเรียกเก็บเงินใด ๆ ที่ปกติแล้วจะได้รับที่ร้านค้าปลีกหรือร้านอาหารออฟไลน์ ใบแจ้งหนี้ทางการค้าจะออกโดยธุรกิจเพื่อการค้าต่างประเทศโดยเฉพาะ ใบกำกับสินค้าพื้นฐานประกอบด้วยรายละเอียดที่จำเป็นซึ่งตรวจสอบการขายระหว่างประเทศโดยทั่วไป รวมถึงปริมาณการขนส่ง ปริมาณ รูปแบบบรรจุภัณฑ์ คำอธิบายผลิตภัณฑ์ วิธีการชำระเงิน และชิ้นส่วนเครื่องจักร สำหรับแบบกำหนดเอง อาจมีองค์ประกอบเพิ่มเติมบางอย่าง เช่น ที่มาของประเทศ หมายเลข ID ผู้ให้บริการ และบันทึก/ลายเซ็นการตรวจสอบความถูกต้อง
• ใบแจ้งหนี้ไทม์ชีท - ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้มักใช้ในอุตสาหกรรมการจ้างงาน ใบแจ้งหนี้ไทม์ชีทจะใช้เมื่อนายจ้างประเมินพนักงานในช่วงเวลาหนึ่ง (โดยปกติคือต่อชั่วโมง) ประเภทของใบแจ้งหนี้เป็นที่นิยมมากกว่าในวิชาชีพทางปัญญาอื่น ๆ มากกว่าประเภททางเทคนิค และส่วนใหญ่มอบให้กับนักจิตวิทยา ที่ปรึกษาทางธุรกิจ หน่วยงานสร้างสรรค์ หรือนักกฎหมาย ใบแจ้งหนี้ไทม์ชีทมักใช้กับบริการเช่า เช่น ค่าเช่ารถยนต์ เครื่องแต่งกาย หรืออุปกรณ์ทำอาหาร
• ใบแจ้งหนี้ ที่เลยกำหนดชำระ - เมื่อถึงวันที่ชำระเงิน (ระบุไว้ในใบแจ้งหนี้เริ่มต้น) และลูกค้ายังไม่ได้ชำระเงิน ธุรกิจจะออกใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระเพื่อเป็นวิธีต่ออายุการชำระเงิน ควรส่งใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระทันทีหลังจากที่ลูกค้าพลาดวันครบกำหนดชำระเงิน และนอกจากค่าบริการที่ซื้อและค่าใช้จ่ายทั้งหมดแล้ว ยังรวมค่าดอกเบี้ยหรือค่าธรรมเนียมล่าช้า/ล่าช้าอีกด้วย
• ใบแจ้งหนี้ที่ เกิดซ้ำ - ใบแจ้งหนี้ ที่เกิดซ้ำนั้นออกโดยธุรกิจเพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าในจำนวนเดียวกันที่ถึงกำหนดชำระเป็นระยะ เมื่อมองแวบแรก อาจฟังดูคล้ายกับใบแจ้งหนี้ระหว่างกาล แต่มีข้อแตกต่างที่สำคัญบางประการระหว่างการแยกแยะ แม้ว่าระหว่างกาลจะอนุญาตให้คุณแบ่งการชำระเงินทั้งหมดออกเป็นช่วงเวลาเล็กๆ สำหรับโครงการขนาดใหญ่ที่มีการสิ้นสุดที่แน่นอน ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำจะออกโดยไม่มีกำหนด ใบแจ้งหนี้ประเภทนี้เป็นที่ต้องการของธุรกิจที่ให้บริการแพ็คเกจรายเดือน เช่น ซอฟต์แวร์ไอทีหรือโซลูชันการตลาดโซเชียลมีเดีย
• ใบแจ้งหนี้ Pro-Forma - ใบแจ้งหนี้ Pro-Forma จะถูกส่งไปยังลูกค้าของคุณก่อนที่จะให้บริการ ไม่ใช่การขอชำระเงินแต่เป็นเหมือนการเตือนให้ชำระเงินหรือการประมาณค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายสำหรับงานที่ทำ อย่างไรก็ตาม การประมาณการค่อนข้างแม่นยำ และโดยปกติแทบไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในการทำธุรกรรมขั้นสุดท้าย
• ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาล - โดยปกติใบแจ้งหนี้ระหว่างกาลจะใช้สำหรับโครงการขนาดใหญ่และใช้เวลานานซึ่งมีเหตุการณ์สำคัญหลายอย่าง นักแปลอิสระหรือธุรกิจจะส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนสำคัญ ใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะแบ่งจำนวนเงินที่ชำระเป็นชิ้นเล็ก ๆ ซึ่งจะเป็นประโยชน์สำหรับการจัดการกระแสเงินสดเข้าของธุรกิจของคุณ
• ใบแจ้งหนี้สุดท้าย - ตามชื่อที่บอกเป็นนัย ใบแจ้งหนี้สุดท้ายคือใบแจ้งหนี้สุดท้ายที่ส่งถึงลูกค้าของคุณเมื่อโครงการใดโครงการหนึ่งเสร็จสิ้นเพื่อขอชำระเงิน ใบแจ้งหนี้นี้จะมีรายละเอียดมากกว่าใบแจ้งหนี้ Proforma หรือระหว่างกาล เนื่องจากคุณจะต้องรวมทุกอย่างที่คุณให้ไว้กับลูกค้าและยอดรวมที่ต้องชำระด้วย

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง:

• 10 อันดับเว็บไซต์ยอดนิยมบนอินเทอร์เน็ต
• วิธีการเขียนเอกสารไวท์เปเปอร์?

ใบแจ้งหนี้เทียบกับตั๋วเงิน

ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินอยู่ที่ จุดยืนของซัพพลายเออร์และลูกค้า ใบแจ้งหนี้ตามที่กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้าคือเอกสารบันทึกที่ผลิตภัณฑ์และบริการถูกผลิตและส่งให้กับลูกค้า สามารถจัดส่งก่อนหรือหลังรับสินค้าได้ โดยปกติบริษัทขนส่งจะรวมใบแจ้งหนี้ในกล่องจัดส่งเพื่อให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบรายการที่พวกเขาสั่งซื้อได้อีกครั้ง

อย่างไรก็ตาม ใบเรียกเก็บเงินเป็นเหมือนการ ขอชำระเงิน มากกว่า โดยทั่วไป บิลจะถูกพิมพ์และจัดส่งให้กับลูกค้าก่อนที่จะชำระเงินเพื่อขอชำระเงินทันที เอกสารรูปแบบนี้ส่วนใหญ่รวมอยู่โดยไม่มีใบแจ้งหนี้ในร้านอาหารหรือร้านค้าปลีกแบบออฟไลน์

ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จรับเงิน

ใบแจ้งหนี้ใช้เพื่อขอชำระเงินจากผู้ซื้อ ติดตามการขาย ช่วยควบคุมสินค้าคงคลัง และอำนวยความสะดวกในการส่งมอบสินค้าและบริการ ในกรณีพิเศษบางกรณี ธุรกิจออกใบแจ้งหนี้เพื่อประเมินรายได้รวมทั้งแนะนำตัวเลือกการชำระเงินสำหรับลูกค้า เช่น การชำระด้วยเงินสด ส่วนลดสำหรับ "ก่อนกำหนด" การผ่อนชำระ หรือการชำระเงินแบบขยายเวลา

ใบเสร็จคือเอกสารที่ชำระเงินเพื่อดำเนินการขายให้เสร็จสิ้น บางครั้ง การเก็บใบเสร็จอาจพิสูจน์ได้ว่าคุณเป็นเจ้าของผลิตภัณฑ์บางอย่าง มันแสดงรายการสินค้าหรือบริการ ราคา เครดิต ส่วนลด ภาษี จำนวนเงินที่ชำระและวิธีการชำระเงิน ใบเสร็จจะใช้โดยผู้ซื้อหรือลูกค้าเพื่อพิสูจน์ว่าพวกเขาได้ชำระค่าสินค้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่พวกเขาต้องการรับเงินคืนสำหรับสินค้าที่มีข้อบกพร่องหรือผิดพลาด

ผู้รับใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินมักจะเป็นลูกค้า แต่นักบัญชี ผู้ทำบัญชี หรือบุคคลภายนอกจะได้รับใบเสร็จรับเงินโดยเฉพาะเพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงินของลูกค้าเพื่อวัตถุประสงค์ทางการเงินและการบัญชีในอนาคต

ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ

ผู้คนมักจะสับสนในการแยกแยะใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ (PO) แต่ความแตกต่างนั้นสำคัญจริงๆ สิ่งหนึ่งที่เป็นที่รู้จักมากที่สุดคือการสั่งซื้อจะทำก่อนการทำธุรกรรม ในขณะที่ใบแจ้งหนี้จะทำหลังจากการทำธุรกรรม มีการทำใบสั่งซื้อเพื่อตรวจสอบคำสั่งซื้อจากลูกค้า แล้วส่งไปยังผู้ให้บริการ ธุรกิจต่างๆ ยังใช้ใบสั่งซื้อเพื่ออนุมัติจำนวนผลิตภัณฑ์และบริการเฉพาะที่จำเป็นสำหรับการจัดหาด้วยเช่นกัน

ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้จะบันทึกการรับผลิตภัณฑ์และบริการ พร้อมกับราคาและเงื่อนไขการชำระเงิน กล่าวอีกนัยหนึ่ง ใบแจ้งหนี้คือ "การตอบสนอง" ขั้นสุดท้ายต่อใบสั่งซื้อ และในขณะที่ใบสั่งซื้อให้รายละเอียดสัญญาการขาย ใบแจ้งหนี้จะยืนยัน

หมายเลขใบแจ้งหนี้คืออะไร?

หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือที่เรียกว่ารหัสใบแจ้งหนี้ เป็นรหัสเฉพาะที่กำหนดให้กับใบแจ้งหนี้แต่ละใบ หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการออกใบแจ้งหนี้ เนื่องจากมีการจัดทำเป็นเอกสารเพื่อชี้แจงธุรกรรมแต่ละรายการระหว่างธุรกิจและลูกค้าของพวกเขา และช่วยให้ติดตามการชำระเงินและดำเนินการด้านบัญชีได้ง่ายขึ้นด้วย

หากไม่มีหมายเลขใบแจ้งหนี้ ใบกำกับสินค้าจะไม่มีความถูกต้องตามกฎหมาย หมายเลขใบแจ้งหนี้สามารถมีได้ทั้งตัวเลขและตัวอักษร โปรดจำไว้ว่าแม้ว่าหมายเลขใบแจ้งหนี้จะไม่จำเป็นต้องสร้างตามลำดับก็ตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหมายเลขนั้นไม่ซ้ำกัน

ใบแจ้งหนี้รวมอะไรบ้าง? - ตัวอย่างใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ มีองค์ประกอบที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตาม มีองค์ประกอบบังคับบางประการในการเปิดใช้งานใบแจ้งหนี้อย่างถูกกฎหมาย:

วันที่

วันที่ที่จะใส่ในใบแจ้งหนี้มีสามประเภท: วันที่จัดหา วันที่ของใบแจ้งหนี้ และวันที่ครบกำหนดชำระเงิน ในขณะที่วันที่จัดหาและวันที่ของใบแจ้งหนี้มีหน้าที่ในการแจ้งเมื่อมีการออกผลิตภัณฑ์และบริการและเมื่อมีการสร้างใบแจ้งหนี้ แต่วันที่ครบกำหนดการชำระเงินมีความสำคัญมากขึ้น หากไม่มีวันที่ครบกำหนด ก็ไม่รับประกันว่าคุณจะได้รับเงินตรงเวลาและรับลูกหนี้

ชื่อและที่อยู่

คุณจะต้องเพิ่มทั้งชื่อและที่อยู่ของธุรกิจและลูกค้าของคุณ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ จำเป็นต้องใช้ที่อยู่อีเมลของลูกค้าเท่านั้น แต่ยังจำเป็นต้องรวบรวมที่อยู่จริงในกรณีที่ลูกค้าของคุณต้องการส่งเอกสารออฟไลน์ถึงพวกเขา

ชื่อผู้ติดต่อ

อย่าลืมใส่ชื่อผู้ติดต่อของทั้งธุรกิจและบุคคลของคุณและสะกดให้ถูกต้อง การสะกดผิดจะนำไปสู่ความหงุดหงิดที่ไม่ต้องการและทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าแย่ลง

เลขใบสั่งของ

หมายเลขใบแจ้งหนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในการติดตามบันทึกการซื้อและการยื่นฐานข้อมูล ดังนั้นอย่าลืมใส่หมายเลขที่ไม่ซ้ำกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณ เพื่อความแน่นอนที่สูงขึ้น ให้พิจารณาใช้ระบบการนับเลขในภายหลัง

รายละเอียดรายการที่ซื้อ

สินค้าที่ซื้อมีทั้งสินค้าและบริการ คำอธิบายชื่อและปริมาณของผลิตภัณฑ์โดยละเอียดจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนที่ไม่คู่ควรระหว่างซัพพลายเออร์และลูกค้า หากไม่มีข้อมูลนี้ ลูกค้าอาจไม่ทราบว่าใบแจ้งหนี้ที่ได้รับคืออะไร และอาจไม่ชำระเงิน

จำนวนเงินที่ต้องชำระ

อาจดูเหมือนชัดเจน แต่องค์ประกอบนี้มีบทบาทสำคัญในการหลีกเลี่ยงความล่าช้าในการชำระเงิน ระบุราคา หน่วย และต้นทุนรวมของรายการที่ซื้อ และอย่าลืมรวมไว้ในผลรวม

เงื่อนไขการชำระเงิน

เงื่อนไขเหล่านี้มักจะทำเครื่องหมายไว้ที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้เพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับระยะเวลาในการชำระเงิน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุด้วย “net 30 days” ซึ่งหมายความว่าจะต้องชำระเงินภายใน 30 วัน

คุณสามารถ ดูตัวอย่างใบแจ้งหนี้มาตรฐานนี้ เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น

ใบแจ้งหนี้ใช้ทำอะไร?

ธุรกิจจำเป็นต้องส่งใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกชำระเงิน ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมายซึ่งแสดงข้อตกลงของทั้งสองฝ่ายตามราคาที่กำหนดและเงื่อนไขการชำระเงิน นอกจากนี้ การใช้ใบแจ้งหนี้สามารถช่วยได้มากกว่านั้น

การเก็บรักษาบันทึก

ใบแจ้งหนี้มีบทบาทกำหนดในการเก็บบันทึกการขาย ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ขายและผู้ที่เกี่ยวข้องในการทำธุรกรรม

การควบคุมการชำระเงิน

ใบแจ้งหนี้ยังมีบทบาทที่จำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์ทางบัญชีอีกด้วย ช่วยให้ทั้งผู้ขายและผู้ซื้อติดตามการชำระเงินและจำนวนเงินที่ค้างชำระ

การคุ้มครองทางกฎหมาย

ใบกำกับสินค้าที่เหมาะสมคือหลักฐานการตกลงเรื่องราคาระหว่างผู้ขายและผู้ซื้อ ดังนั้นจึงมีความถูกต้องตามกฎหมายในการปกป้องผู้ค้าจากการฟ้องร้องคดีฉ้อโกง

ยื่นภาษี

การบันทึกและดูแลรักษาใบแจ้งหนี้การขายทั้งหมดช่วยให้บริษัทรายงานรายได้และมั่นใจได้ว่าได้ชำระภาษีตามจำนวนที่เหมาะสมแล้ว

การวิเคราะห์ธุรกิจ

การวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้สามารถช่วยธุรกิจต่างๆ ในการรวบรวมข้อมูลจากพฤติกรรมการซื้อของลูกค้า และระบุแนวโน้มการบริโภค สินค้ายอดนิยม ช่วงเวลาการซื้อที่สำคัญ และอื่นๆ อีกมากมาย วิธีนี้จะช่วยให้ธุรกิจของคุณใช้กลยุทธ์ทางการตลาดขั้นสูงสุดได้ในภายหลัง

วิธีการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ?

ธุรกิจสามารถใช้ทั้งเครื่องสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์หรือใบแจ้งหนี้ที่พิมพ์ล่วงหน้าเพื่อใช้ในภายหลัง คุณจะสร้างใบแจ้งหนี้ได้ก็ต่อเมื่อคุณได้ส่งมอบผลิตภัณฑ์หรือบริการให้กับลูกค้าของคุณแล้ว หรือเมื่อคุณเสร็จสิ้นโครงการ นั่นคือเมื่อคุณรักษารายละเอียดของงานให้สดใหม่อยู่เสมอ และคุณจะได้รับโอกาสสูงที่จะได้รับเงินตรงเวลามากขึ้น หากต้องการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณอย่างราบรื่น คุณสามารถปฏิบัติตามแนวทางนี้:

ขั้นตอนที่ 1: ชี้แจงความคาดหวังของลูกค้าในสัญญา

เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับเงินในทันที โปรดระบุเงื่อนไขการชำระเงินของคุณให้ชัดเจนก่อนที่ลูกค้าของคุณจะลงนามในสัญญา กระบวนการของ 'การชี้แจง' ควรดำเนินการในลักษณะการสนทนาอย่างละเอียด ไม่ใช่แค่การสนทนาก่อนพิมพ์ เมื่อเรียนรู้ความคาดหวังของพวกเขา คุณจะพบว่าพวกเขามีคำขอพิเศษใดๆ หรือไม่ และนั่นจะช่วยลดอัตราของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ และพิสูจน์ความเต็มใจของคุณที่จะรองรับการตั้งค่าการชำระเงินของลูกค้า

ขั้นตอนที่ 2: ระบุรายการที่จะส่งมอบ

คุณจะต้องใส่ชื่อผลิตภัณฑ์และบริการด้วยปริมาณหรืออัตรา หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ออนไลน์ ระบบจะคำนวณยอดรวมสำหรับแต่ละรายการ แต่ละรายการจะมีบรรทัดของตัวเอง และรวมทุกบรรทัด

ขั้นตอนที่ 3: ขอเงินฝาก

สำหรับการซื้อจำนวนมาก จำเป็นต้องได้รับเงินมัดจำเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ตรงเวลา โดยปกติลูกค้าใหม่มักจะลังเลเกี่ยวกับราคาซึ่งมีโอกาสสูงที่พวกเขาจะเลื่อนวันครบกำหนดชำระเงิน การขอเงินมัดจำในเวลานี้เหมาะสมที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความยุ่งยากในอนาคต

เมื่อลูกค้าชำระเงินมัดจำแล้ว ให้ระบุข้อมูลในใบแจ้งหนี้ รู้สึกอิสระที่จะเพิ่มข้อมูลส่วนลดใด ๆ เช่นกัน

ขั้นตอนที่ 4: ชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงินและเสนอวิธีการชำระเงินที่แตกต่างกัน

หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณได้รับเงินตรงเวลา คุณควรชี้แจงเงื่อนไขการชำระเงินที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้อย่างเคร่งครัด ลูกค้ามักจะละเลยหรือเพิกเฉยต่อส่วนของสัญญาเงื่อนไขการชำระเงินก่อนที่จะเรียกร้องการเรียกเก็บเงิน ดังนั้นคุณควรรวมเงื่อนไขการชำระเงินล่าช้าเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าของคุณจะชำระเงินตรงเวลาและหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ไม่ต้องการซึ่งลูกค้าอ้างว่าพวกเขาไม่ทราบวันครบกำหนดชำระเงินหรือ ค่าธรรมเนียมล่าช้าพิเศษ

เมื่อลูกค้าชำระเงิน หมายเลขใบแจ้งหนี้ควรระบุไว้ในใบเสร็จรับเงินและตรงกับใบเสร็จการขายในซอฟต์แวร์บัญชีของคุณ ดังนั้นจึงเป็นที่ชัดเจนว่าใบแจ้งหนี้ได้รับการชำระเงินแล้ว การชำระเงินจะนำยอดค้างชำระออกจากบัญชีลูกหนี้ของคุณ

ขั้นตอนที่ 5: ส่งใบแจ้งหนี้ทันที

ใบแจ้งหนี้สามารถส่งทางไปรษณีย์หรืออีเมลหรือแฟกซ์ไปยังลูกค้า หากต้องการรับเงินอย่างรวดเร็ว ให้ส่งใบแจ้งหนี้โดยเร็วที่สุด สิ่งนี้ทำให้ธุรกิจของคุณอยู่ในใจของลูกค้า นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งรับประกันได้อีกครั้งว่าธุรกิจของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับบริการที่เลือก

การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ผ่านการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษ

วิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยกระดาษและปากกาค่อยๆ ถูกแทนที่ด้วยการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี ใบแจ้งหนี้แบบกระดาษคาดว่าจะทำให้ธุรกิจมีค่าใช้จ่ายสูงถึง 30 ดอลลาร์ ตั้งแต่การเตรียม การพิมพ์ และการประมวลผล ไปจนถึงการส่งมอบและบริการลูกค้าหลังการขาย

อย่างไรก็ตาม สิ่งที่ธุรกิจและลูกค้าพบไม่เท่ากับต้นทุนที่สูง - การจัดส่งใบแจ้งหนี้ล่าช้า ความยากลำบากในการจัดการใบแจ้งหนี้ และข้อผิดพลาดที่ไม่พึงประสงค์ เนื่องจากความไม่สะดวกนี้ ธุรกิจจำนวนมากได้ใช้วิธีการออกใบแจ้งหนี้บนระบบคลาวด์อย่างเป็นรูปธรรมเพื่อลดต้นทุนและเร่งกระบวนการออกใบแจ้งหนี้ ปัจจุบันใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ถูกสร้างขึ้นและส่งบนแพลตฟอร์มดิจิทัล

จะสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?

ขั้นตอนที่ 1: เลือกวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้

ดังที่กล่าวไว้ในส่วนก่อนหน้านี้ ทั้งวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้แบบดั้งเดิมและเทคโนโลยียังคงใช้กันในปัจจุบัน แต่เห็นได้ชัดว่าวิธีการออกใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลมีข้อได้เปรียบมากกว่าใบแจ้งหนี้การติดตามระบบที่ใช้กระดาษ ใช้โปรแกรมฐานข้อมูลหรือซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้ หากคุณวางแผนที่จะใช้คอมพิวเตอร์สำหรับใบแจ้งหนี้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ AVADA PDF

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ Mageplaza PDF สำหรับ Magento 2

ขั้นตอนที่ 2: สร้างเทมเพลตสำหรับใบแจ้งหนี้ของคุณ

คุณควรเว้นช่องว่างไว้ในส่วนแรกสุดของใบแจ้งหนี้เพื่อรวมที่อยู่ติดต่อของลูกค้าและชื่อบริษัทของลูกค้า ใบแจ้งหนี้มาตรฐานควรมีข้อมูลพื้นฐานบางอย่าง เช่น วันที่ซื้อของลูกค้า รายชื่อสินค้าที่ซื้อพร้อมปริมาณและราคารวม และคำอธิบายเพิ่มเติมของสินค้าด้วย

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มชื่อและที่อยู่บริษัทของคุณ

เว้นช่องว่างที่ด้านบนของแผ่นใบแจ้งหนี้สำหรับโลโก้บริษัทของคุณเมื่อใช้ซอฟต์แวร์สร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ กฎนี้ใช้กับการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษเช่นเดียวกัน - วางนามบัตรที่ด้านบนของสำเนาใบแจ้งหนี้ หัวจดหมายของใบแจ้งหนี้ช่วยให้ลูกค้าระบุบริษัทของคุณและเป็นประโยชน์ต่อกระบวนการยื่นเอกสารของคุณ

ขั้นตอนที่ 4: สร้างช่องว่างลายเซ็นที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้

ลายเซ็นเป็นหลักฐานยืนยันเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณหลีกเลี่ยงปัญหาทางกฎหมายในอนาคต ตัวอย่างเช่น ในกรณีที่ลูกค้าของคุณร้องเรียนเกี่ยวกับราคาหลังการส่งมอบบริการ คุณสามารถแสดงลายเซ็นของพวกเขาบนใบแจ้งหนี้ที่อ้างถึงข้อตกลงเริ่มต้นได้

ขั้นตอนที่ 5: ใส่หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ด้านบน

ใบแจ้งหนี้ทุกใบต้องมีหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกันเพื่อการติดตามและการจัดเก็บที่ดีขึ้น หากคุณมีปัญหากับลูกค้า คุณสามารถค้นหาสำเนาใบแจ้งหนี้จากไฟล์ฐานข้อมูลของคุณโดยการสแกนหมายเลขใบแจ้งหนี้ที่ด้านบนของสำเนาใบแจ้งหนี้

คำพูดสุดท้าย

เมื่อคุณ คุ้นเคยกับคำจำกัดความและฟังก์ชันของใบแจ้งหนี้ แล้ว คุณจะพบว่ากระบวนการนี้ง่ายพอที่จะช่วยให้คุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นในนามของธุรกิจของคุณ รับเงินเร็วขึ้น จัดการกับข้อผิดพลาดหรือปัญหาอย่างสมเหตุสมผลมากขึ้น และจัดการผลิตภัณฑ์และบริการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

นอกจากการทำความเข้าใจแนวคิดหลักของการออกใบแจ้งหนี้แล้ว การนำกระบวนการไปปฏิบัติจริงก็มีความสำคัญเช่นกัน วิธีที่ดีที่สุดคือการใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยใช้โปรแกรมสร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์หรือการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ เพื่อลดความพยายามที่ไม่จำเป็นและรับผลลัพธ์สุดท้ายที่ดีที่สุด

อ่านเพิ่มเติม:

• การชำระเงินแบบประจำคืออะไร? 6 ผู้ให้บริการชำระเงินประจำอันดับต้น ๆ ให้คุณพิจารณา
• เกตเวย์การชำระเงินที่ดีที่สุดสำหรับ Shopify (สำหรับ Dropshipping สหรัฐอเมริกา สหราชอาณาจักร อินเดีย ออสเตรเลีย)