การจัดการสินค้าคงคลังสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก: 5 เคล็ดลับที่คุณต้องรู้

เมื่อคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็ก การจัดการสินค้าคงคลังจะกลายเป็นเรื่องล้นหลามและมีราคาแพงอย่างรวดเร็ว

การจัดส่งที่คุณคาดไม่ถึงจนถึงวันอังคารหน้าจะปรากฏขึ้นที่หน้าประตูบ้านคุณ และคุณต้องคิดให้ดีว่าจะวางกล่องขนาด 50 ปอนด์ไว้ที่ไหน ทั้งหมดนี้โดยไม่รบกวนพนักงานหรือการดำเนินการด้านลอจิสติกส์ที่ปรับแต่งมาอย่างดี

อาการสะอึกจากการจัดการสินค้าคงคลังอาจส่งผลให้ค่าขนส่งเพิ่มขึ้น ค่าเสื่อมราคาผลิตภัณฑ์ ประกันภัยที่สูงขึ้น ค่าล่วงเวลาของพนักงานเพิ่มขึ้น และความโกลาหลในโรงงาน

ข่าวดีก็คือมีบางสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้นได้ดีขึ้น และเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาที่เกี่ยวข้องกับสินค้าคงคลังส่วนเกิน

ต้องมีการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่มีสินค้าคงคลังส่วนเกินต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม 30% ต่อปี เมื่อเทียบกับบริษัทที่ดำเนินงานในระดับสินค้าคงคลังที่เหมาะสมที่สุด ทำตามเคล็ดลับห้าข้อด้านล่างเพื่อลดต้นทุนในธุรกิจขนาดเล็กของคุณลง 10% ในอีกสองปีข้างหน้า

เคล็ดลับ 5 ข้อเพื่อการจัดการสินค้าคงคลังที่ดีขึ้นในธุรกิจขนาดเล็ก

1. ตั้งระดับพาร์

ระดับพาร์หมายถึงจำนวนขั้นต่ำของผลิตภัณฑ์ที่คุณต้องมี ณ เวลาใดก็ตาม การกำหนดระดับพาร์ที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานด้านลอจิสติกส์ได้อย่างมาก ระดับที่ตราไว้ทำให้คุณไม่เกิดปฏิกิริยา ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องซื้อผลิตภัณฑ์จำนวนมากในหนึ่งเดือน แล้วจึงพยายามดิ้นรนเพื่อเติมสินค้าคงคลังของคุณในครั้งต่อไป

ระดับที่ตราไว้เป็นเกณฑ์มาตรฐานที่ทำให้การตัดสินใจสั่งซื้อสินค้าคงคลังมากขึ้นโดยอัตโนมัติ แทนที่จะต้องอาศัยการคาดเดา เมื่อสินค้าคงคลังลดลงต่ำกว่าระดับที่ตราไว้ คุณทราบดีว่าถึงเวลาสั่งซื้อเพิ่มและหลีกเลี่ยงการมีสินค้าในสต็อกมากเกินไปหรือน้อยเกินไป

การสร้างระดับพาร์ที่แม่นยำนั้นจำเป็นต้องมีการวิเคราะห์อย่างละเอียดในส่วนของคุณ มิฉะนั้นก็เป็นเพียงกฎเกณฑ์ที่ไม่เอื้ออำนวยซึ่งจะไม่ช่วยธุรกิจของคุณ คุณต้องทำงานอย่างถูกต้องตามกฎหมายในการค้นคว้าว่าสินค้าคงคลังสำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ในระดับใดที่เหมาะสมที่สุด

คุณขายวิดเจ็ตโดยเฉลี่ย 400 รายการในเดือนมีนาคมหรือไม่ นั่นคือระดับพาร์หนึ่งที่สามารถตั้งค่าเป็นรายเดือน หากลูกค้าสั่งซื้อแกดเจ็ตประเภทเดียว 10 ชิ้นต่อวัน และคุณได้รับการจัดส่งรายสัปดาห์ ให้พิจารณากำหนดระดับที่ตราไว้เป็น 80 ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้ว่าค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บอุปกรณ์นั้นต่ำ และบางสัปดาห์จะมีความต้องการมากกว่าอุปกรณ์อื่นๆ .

2. จัดทำแผนสำรอง

กฎข้อหนึ่งเกี่ยวกับธุรกิจการจัดการสินค้าคงคลัง: คาดหวังสิ่งที่ไม่คาดคิด คุณต้องมีแผนสำรองเมื่อสิ่งต่าง ๆ ไปด้านข้าง

ปัญหาที่แตกต่างกันมากมายสามารถเกิดขึ้นได้ คุณสามารถขายหมดสต็อก การจัดส่งจำนวนมากสามารถมาถึงก่อนเวลา เงินสดหมดชั่วคราวและไม่สามารถชำระค่าสินค้าได้ คุณสามารถคำนวณผิดและพบว่าตัวเองมีสินค้าคงคลังไม่เพียงพอ

คุณต้องทำวิจัยเพื่อทำนายปัญหาเหล่านี้อีกครั้ง โอกาสที่ปัญหาเดียวกันกำลังครอบตัดขึ้นครั้งแล้วครั้งเล่า เจาะลึกประวัติการสั่งซื้อ กระแสเงินสด และการเปลี่ยนแปลงสินค้าคงคลังที่สำคัญ และระบุตำแหน่งที่คุณมีความเสี่ยงมากที่สุด

จากนั้นนั่งลงและจัดทำแผนสำรองสำหรับแต่ละพื้นที่ที่ระบุ ให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการ พวกเขาจะรู้ดีที่สุดว่ามีปัญหาอะไรเกิดขึ้น และจะเป็นผู้ดำเนินการตามแผนของคุณ

3. ใช้เวลาในการพยากรณ์

คุณเป็นคนมีงานยุ่ง และบางครั้งนั่นก็หมายความว่าการพยากรณ์ถูกทิ้งไว้ข้างทาง ต่อต้านแนวโน้มนี้

คุณต้องก้าวไปไกลกว่าการหลีกเลี่ยงปัญหาและจงมีความกระตือรือร้นมากพอที่จะลงทุนในการคาดการณ์ การคาดการณ์อาจเป็นส่วนที่คุณประสบปัญหามากที่สุด เนื่องจากผู้จัดการด้านลอจิสติกส์ส่วนใหญ่ไม่ทำ

การคาดการณ์เกี่ยวข้องกับการค้นหาแนวโน้มในตลาด การดูเศรษฐกิจโดยรวม การรับประกันการขายจากสัญญาและการสมัครสมาชิกในแผนของคุณ และใช้ข้อมูลทั้งหมดนี้เพื่อคาดการณ์ยอดขายในอนาคต

การรวมข้อมูลการขายในอดีตเข้ากับประสิทธิภาพในอนาคตที่คาดหวัง จะทำให้คุณมีจุดยืนในปีหน้า (หรือห้าปี) ด้วยการวางตำแหน่งสินค้าคงคลังของคุณเพื่อความสำเร็จ

4. ใช้หลักฐานการจัดส่งบนมือถือ

ภาพหน้าจอของระบบหลักฐานการจัดส่งมือถือของ Scandit (ที่มา)

นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแนะนำเทคโนโลยีให้กับการดำเนินงานของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่เต็มใจที่จะทำเช่นนั้นหรือมีข้อสงสัยว่าเทคโนโลยีนี้จะช่วยได้อย่างไร

หลักฐานการจัดส่งบนมือถือนั้นดีสำหรับลูกค้าและซัพพลายเออร์ของคุณ มันให้การแจ้งเตือนตามเวลาจริงว่าแพ็คเกจอยู่ที่ไหน ผู้ส่งมอบสามารถถ่ายภาพการจัดส่งและอัปเดตอย่างรวดเร็วในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการสแกนและติดตามอุปกรณ์ ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยอนุญาตให้ทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นในเวลาที่น้อยลง

สิ่งสำคัญคือต้องพิสูจน์ว่าผลิตภัณฑ์ได้รับการจัดส่งอย่างถูกต้อง หากผลิตภัณฑ์ถูกส่งไปยังบุคคลหรือธุรกิจที่ไม่ถูกต้อง จะสร้างความปวดหัวให้กับซัพพลายเออร์และลูกค้า และทำให้การดำเนินงานของคุณล่าช้าไปด้วยค่าใช้จ่ายสูง

5. ค้นหาซอฟต์แวร์ลอจิสติกส์ใหม่

ซอฟต์แวร์ลอจิสติกส์ที่ดีสามารถปรับปรุงการดำเนินงานของคุณและช่วยให้คุณระบุการประหยัดที่คุณไม่ทราบว่ามีอยู่ มีตัวเลือกซอฟต์แวร์ด้านลอจิสติกส์มากมาย และพวกมันทั้งหมดมีคุณสมบัติเฉพาะตัวที่สามารถช่วยธุรกิจของคุณได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างฟังก์ชันการทำงานบางส่วน:

• ตัวเลือกซอฟต์แวร์บางตัวช่วยให้คุณเปรียบเทียบ ดำเนินการ ติดตาม และวิเคราะห์การจัดส่งสำหรับบริษัทขนส่ง เพื่อให้ธุรกิจสามารถระบุอัตราผู้ให้บริการขนส่งที่ดีที่สุดและดำเนินการจัดส่งได้อย่างรวดเร็ว
• ตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการการขนส่งบางตัวสามารถสร้างใบตราส่งสินค้า (BOL) และฉลากพาเลทได้ โดยไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ
• ยังมีตัวเลือกซอฟต์แวร์อีกมากมายที่รวมบันทึกของลูกค้าเพื่อให้ข้อมูลลูกค้าทั้งหมดของคุณรวมอยู่ในที่เดียว

ตัวอย่างฟังก์ชันบันทึก/โปรไฟล์ลูกค้าใน Tailwind (แหล่งที่มา)

ตรวจสอบไดเรกทอรีซอฟต์แวร์ด้านลอจิสติกส์ของ Capterra ซึ่งมีตัวเลือก 233 รายการในการเขียนนี้ เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ ใช้เครื่องมือการกรองที่มีประสิทธิภาพเพื่อจำกัดขอบเขตตามคุณสมบัติที่ต้องการ และสร้างซอฟต์แวร์ตัวเลือกของคุณ

หมายเหตุ: ข้อมูลในบทความนี้ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ แอปพลิเคชันที่เลือกเป็นตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบท และไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ