4 ขั้นตอนในการเพิ่มผลผลิตด้วยซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

เพิ่มผลผลิตด้วยการทำงานอย่างชาญฉลาด ไม่ใช่หนักขึ้น

นี่คือความจริง: คุณมีประสิทธิผลเพียงสามชั่วโมงต่อวัน หรือ 40% ของสัปดาห์ทำงานของคุณ

คนงานส่วนใหญ่ยุ่งตลอดทั้งวัน ดังนั้นอะไรที่ทำให้เสียเวลาทั้งหมดของเราไปพร้อมกับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเราด้วย?

ผู้ร้ายหลักคืออีเมลและการประชุม (การอ่านและการตอบกลับอีเมลเพียงอย่างเดียวใช้เวลาประมาณ 30% ของสัปดาห์ทำงานของคุณ) แต่ยังมีการพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงาน การดูโซเชียลมีเดีย การกินขนมและกาแฟในช่วงพัก ห้อง.

แน่นอน เราไม่แนะนำให้เลิกยุ่งกับงาน BFF ในเช้าวันจันทร์หรือปฏิเสธที่จะเข้าร่วมดื่มกาแฟในทีมของคุณ ซึ่งเป็นแง่มุมที่สำคัญของการสร้างทุนทางสังคมซึ่งจำเป็นสำหรับทีมที่มีประสิทธิภาพสูง

อย่างไรก็ตาม มีการดำเนินการบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเรียกคืน 60% ของสัปดาห์ทำงานที่คุณมักจะสูญเสียไปกับ "งานยุ่ง"

ในบทความนี้ เราจะเน้น 4 วิธีที่คุณสามารถใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ (PM) เพื่อให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น

4 วิธีในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

1. Timebox งานของคุณ (ใน 90 นาที)

Timeboxing อยู่ในอันดับต้น ๆ ของคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงาน (ด้วยเหตุผลที่ดี) และยังมีเพียงไม่กี่คนที่ได้รับการสอนให้ทำงานในลักษณะนี้ เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนให้กับงาน การจัดตารางเวลา และจากนั้นไม่เน้นอย่างอื่นในช่วงเวลานั้น (เพิ่มเติมในเคล็ดลับที่สาม) ซึ่งหมายความว่าไม่ต้องทำงานหลายอย่างพร้อมกัน!

วิธีนี้ช่วยให้คุณวางแผนงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพตลอดแปดชั่วโมงของวันทำงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่รายการต้องทำไม่สำเร็จ Timeboxing ให้รายละเอียดที่มองเห็นได้ของสิ่งที่คุณสามารถทำได้อย่างสมเหตุสมผลในระหว่างสัปดาห์ทำงาน ซึ่งช่วยให้จัดลำดับความสำคัญของงานให้ตรงตามกำหนดเวลาในขณะที่ยังทำหน้าที่เป็นบันทึกสิ่งที่คุณได้ดำเนินการไป

คุณสามารถใช้ปฏิทินการทำงานดิจิทัลเพื่อจัดระเบียบวันของคุณโดยบล็อกเวลาหยุดทำงานเฉพาะ

ตัวอย่าง Time Boxing จาก SPICA ( ที่มา )

หรือถ้าคุณทำงานได้ดีขึ้นโดยการเขียนงานของคุณ คุณสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตมวยเวลาของเรา

ไม่ว่าคุณจะเลือกกล่องเวลาในปฏิทินดิจิทัลหรือเทมเพลตของเรา วางแผนการทำงานในเซสชั่น 90 นาที จากนั้นกำหนดเวลาพักช่วงสั้นๆ หลังจากนั้น การผลักดันตัวเองให้ทำงานเป็นเวลานานกว่า 90 นาที (ในช่วงเวลาที่ประสิทธิภาพการทำงานอยู่ที่จุดสูงสุด) ส่งผลเสียต่อจังหวะอุลตร้าเดียนของคุณและขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานจริงๆ เมื่อพูดถึงระดับการผลิต ช้าและมั่นคงชนะการแข่งขันจริงๆ!

2. จำกัดงานที่กำลังดำเนินการ

จากการวิจัยของ American Institute of Stress พบว่า พนักงานมากกว่า 80% รู้สึกเครียดจากการทำงาน และยกภาระงานที่มากเกินไปเป็นปัจจัยสำคัญ การทำงานเกินกำลังหมายถึงระยะเวลาที่จำเป็นในการดำเนินการมอบหมายรายวันให้เสร็จเกินชั่วโมงที่มีในหนึ่งวัน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความสมดุลในชีวิตการทำงานที่ไม่ดีต่อสุขภาพ ความเหนื่อยหน่าย และขวัญกำลังใจของพนักงานต่ำ

อะไรทำให้เกิดการโอเวอร์โหลด? โดยทั่วไป เป็นการรวมกันของปัจจัยต่างๆ เช่น จำนวนของรายการงานที่เปิดอยู่ ความแปรปรวนของรายการงาน และการใช้ทรัพยากรสูง เวลารอสำหรับงานในคิวเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับสามสิ่งนี้

แต่การใช้ทรัพยากรสูงคืออะไร? หมายถึงจำนวนพนักงานที่ทำงานให้เสร็จ เคล็ดลับคือการหาสมดุลที่เหมาะสมเพื่อรักษาประสิทธิภาพการทำงาน: คาดว่าอัตราการใช้ประโยชน์ที่สูงเกินไปและความเสี่ยงที่พนักงานของคุณจะถูกเผา คาดหวังอัตราการใช้ประโยชน์ที่ต่ำเกินไปและใช้ทีมพนักงานของคุณต่ำเกินไป (รวมทั้งพวกเขาอาจเบื่อ)

Robert Handler นักวิเคราะห์ของ Gartner กล่าวว่าจุดที่เหมาะสมในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตอยู่ระหว่าง 70% ถึง 80% ซึ่งหมายความว่าเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการผลิต นายจ้างควรสนับสนุนให้พนักงานบรรลุเป้าหมายที่เป็นจริงและทำงาน 70% ถึง 80% ของผลผลิตสูงสุด เวลารอเริ่มเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณเมื่อเกิน 80%

การทำงานที่ 70% ของเอาต์พุตสูงสุด งานที่คาดว่าจะใช้เวลาสองชั่วโมงจึงจะเสร็จจะรอในคิวเป็นเวลา 0.9 ชั่วโมง และใช้เวลาทั้งหมด 2.9 ชั่วโมงจึงจะเสร็จ (เวลารอ + เวลาโดยประมาณในการดำเนินการให้เสร็จ) ที่ 80% จะรอในคิว 1.5 ชั่วโมงและใช้เวลาทั้งหมด 3.5 ชั่วโมงจึงจะเสร็จ แต่ที่ 99% การใช้งาน? งานสองชั่วโมงเดียวกันนั้นจะรออยู่ในคิวเป็นเวลา 37.1 ชั่วโมง ใช้เวลาทั้งหมด 39.1 ชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์

เมื่อพูดถึงประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงานที่ยั่งยืนเมื่อเวลาผ่านไป บางครั้งยิ่งน้อยยิ่งดี เมื่อคำนึงถึงปริมาณงานของพนักงาน คุณจะไม่เพียงแต่เห็นระดับการผลิตที่สูงขึ้น แต่ยังเพิ่มขวัญกำลังใจและความผูกพันของพนักงานอีกด้วย

ซอฟต์แวร์ PM สามารถช่วยได้อย่างไร

วิธีแก้ปัญหานั้นง่าย หากคุณต้องการทำงานให้เสร็จมากขึ้น ให้จำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการ ซอฟต์แวร์ PM สามารถช่วยดำเนินการนี้ได้หลายวิธี ได้แก่:

• ติดตามเวลาที่จำเป็นสำหรับงานต่างๆ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มความแม่นยำในการประเมินระดับความพยายามของคุณ
• การใช้บอร์ด Kanban สำหรับการจัดการงานทำให้คุณสามารถกำหนดขีดจำกัดของงานระหว่างทำ (WIP) ที่แท้จริงเพื่อควบคุมจำนวนรายการงานที่เปิดอยู่บนกระดานของคุณ
• การวางแผนความจุทรัพยากรช่วยให้คุณวางแผนการใช้พนักงานที่มีอยู่อย่างมีประสิทธิภาพ

3. ปิดการแจ้งเตือน

คุณรู้หรือไม่ว่าใช้เวลาประมาณ 23 นาทีในการกลับมาทำงานอีกครั้งหลังจากหยุดชะงัก

การหยุดชะงักในที่ทำงานบางอย่างอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ เช่น เมื่อมีคนหยุดเพื่อสนทนาสั้นๆ ที่โต๊ะทำงานของคุณ (บางครั้งเกี่ยวกับงานที่เกี่ยวข้องกับงาน แต่บ่อยครั้งกว่าเกี่ยวกับตอน "สิ่งที่เรากำลังดูอยู่ตอนนี้") เมื่อคืนก่อน แต่การหยุดชะงักส่วนใหญ่ที่เราเผชิญระหว่างวันทำงานนั้นเกิดขึ้นเอง: การแจ้งเตือนจากอีเมล โซเชียลมีเดีย โทรศัพท์ของเรา และเครื่องมืออัตโนมัติที่เราใช้

ทุกครั้งที่คุณหยุดสิ่งที่คุณทำเพื่ออ่านการแจ้งเตือนเหล่านั้น ประสิทธิภาพการทำงานของคุณได้รับผลกระทบอย่างมาก (เวลาที่ใช้ในการตอบสนองต่อการแจ้งเตือน + 23 นาทีเพื่อกลับไปทำงาน)

การปิดการแจ้งเตือนของคุณ (หรืออย่างน้อยก็ปิดเสียงเตือนชั่วคราว) คุณจะขจัดสิ่งรบกวนสมาธิออกไป และสามารถลงทุนเวลานั้นกลับคืนสู่งานของคุณได้

4. แสดงผลงานด้วยสายตา

การศึกษาของ Planview พบว่าพนักงานมีประสิทธิผลเพิ่มขึ้น 20% เมื่อข้อมูลที่ต้องการปรากฏให้เห็นเป็นภาพ

การแสดงภาพข้อมูลช่วยให้คุณซึมซับข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและสามารถสื่อความหมายได้มากกว่าคำพูดเพียงอย่างเดียว (เช่น การใช้สีเหลืองเพื่อรายงานประเด็นที่น่ากังวลในรายงานสถานะโครงการเพื่อเตือนผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่ารายการต่างๆ จำเป็นต้องให้ความสนใจ) การแสดงภาพข้อมูลมักใช้สำหรับการรายงานแต่ไม่เพียงพอสำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์ในแต่ละวัน

ซอฟต์แวร์ PM สามารถช่วยได้อย่างไร

เกือบทุกตัวเลือกซอฟต์แวร์ PM มีคุณสมบัติที่สามารถช่วยแสดงข้อมูลด้วยภาพ (เช่นการใช้สีเพื่อแสดงสถานะที่แตกต่างกันหรือเพื่อติดป้ายกำกับโครงการต่างๆ)

อย่างไรก็ตาม มีเครื่องมือการจัดการงานอย่างง่ายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งทีม: กระดานงาน (หรือที่เรียกว่ากระดาน Kanban) กระดานงานมีคอลัมน์ที่แสดงขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน (เช่น ที่ต้องทำ อยู่ระหว่างดำเนินการ และเสร็จสิ้น) งานจะแสดงเป็นการ์ดที่คุณย้ายไปยังคอลัมน์ต่างๆ เมื่องานเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์

ทีมสามารถทราบสถานะของทุกรายการงานบนกระดานได้อย่างรวดเร็ว กระดานขั้นสูงช่วยให้คุณกำหนดขีดจำกัด WIP เพื่อควบคุมจำนวนรายการงานที่เปิดอยู่ ซึ่งช่วยให้ทีมรักษาความเร็วที่เหมาะสมได้

ตัวอย่างบอร์ด Kanban บน SwiftKanban ( ที่มา )

ทีมสามารถทราบสถานะของทุกรายการงานบนกระดานได้อย่างรวดเร็ว กระดานขั้นสูงช่วยให้คุณกำหนดขีดจำกัด WIP เพื่อควบคุมจำนวนรายการงานที่เปิดอยู่ ซึ่งช่วยให้ทีมรักษาความเร็วที่เหมาะสมได้

ต้องการมากขึ้น?

เราพบงานวิจัยที่น่าสนใจมากมายเกี่ยวกับคำแนะนำด้านประสิทธิภาพการทำงานเมื่อเขียนบทความนี้ ซึ่งไม่ได้เน้นที่การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพทั้งหมด ต่อไปนี้คือเคล็ดลับการใช้ชีวิตสองสามข้อเพื่อรวมเข้ากับชีวิตประจำวันของคุณในขณะที่คุณมุ่งมั่นที่จะก้าวไปข้างหน้าอย่างมีประสิทธิผลที่สุด:

• เดินเล่น. การออกกำลังกายไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวมได้ 15% แต่ยังมีหลักฐานมากมายที่แสดงว่าการเดินสามารถช่วยคลายความเครียดและต่อสู้กับภาวะซึมเศร้าได้ การทำเช่นนี้จะช่วยเพิ่มการเรียนรู้ ความจำ และความรู้ความเข้าใจ
• นอนหลับให้เพียงพอ การกีดกันการนอนหลับของพนักงานทำให้นายจ้างเสียค่าใช้จ่ายสูงถึง 65 พันล้านดอลลาร์ต่อปี คุณประสบปัญหาขาดความสามารถในการสร้างความทรงจำใหม่ๆ โดยไม่ต้องนอน 40% และกิจกรรมของเซลล์ภูมิคุ้มกันลดลง 70% นักเตะ? การขาดการนอนหลับมีการเชื่อมโยงโดยตรงกับการลดลงของความรู้ความเข้าใจในช่วงต้นและโรคอัลไซเมอร์

หากต้องการติดตามข่าวสารและแนวโน้มล่าสุดของอุตสาหกรรม โปรดติดตามบล็อก PM ของเรา!

พาฉันไปที่นั่น