ศูนย์บริการลูกค้าขาเข้าและขาออก: คุณต้องการอันไหน?

เผยแพร่แล้ว: 2024-05-08

ในศูนย์บริการ การรับสายเรียกเข้าแตกต่างจากการโทรออกมาก และเราไม่เพียงแค่พูดถึงสคริปต์การโทรระดับพื้นผิวเท่านั้น คุณต้องคิดถึงโลจิสติกส์ส่วนหลัง เช่น ความสามารถในการโทรออก การกำหนดเส้นทางการโทร หมายเลขผู้โทร การปฏิบัติตามข้อกำหนด การจัดการพนักงาน และแน่นอนว่ารวมถึงข้อกำหนดทางกฎหมาย

ผู้ดำเนินการศูนย์ติดต่อควรตั้งค่า ศูนย์บริการ ของตนให้รองรับการโทรทั้งสองทิศทาง การวางแผนที่เหมาะสมในตอนนี้จะช่วยคุณประหยัดเวลาได้มากและทำงานในภายหลังเมื่อคุณต้องการขยายการขายหรือขั้นตอนการทำงานสนับสนุนลูกค้า หรือทั้งสองอย่างในเวลาเดียวกัน

ศูนย์บริการลูกค้าขาเข้าคืออะไร?

ศูนย์บริการข้อมูลขาเข้าจะรับสายเรียกเข้าจากลูกค้าปัจจุบัน ตัวแทนตอบสนองต่อสายเหล่านี้และแก้ไขปัญหาของลูกค้า เมื่อเข้ามา ส่งผลให้ทีมศูนย์บริการทางโทรศัพท์มีความกระตือรือร้น

ทีมเหล่านี้มุ่งมั่นที่จะให้บริการลูกค้าและสนับสนุนพวกเขาเมื่อพวกเขากำลังดิ้นรนเพื่อแก้ไขปัญหาอย่างเป็นอิสระ แม้ว่าจะลองใช้ตัวเลือกแบบบริการตนเองในหลายกรณีแล้วก็ตาม

การโทรหาบริษัทเพื่อขอความช่วยเหลือยังคงเป็นวิธีการติดต่อขาเข้าที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในปัจจุบัน จากข้อมูลของ CFI Group ผู้บริโภค 76% ยังคงชอบใช้โทรศัพท์เพื่อบริการลูกค้า:

การโทรศัพท์ยังคงเป็นช่องทางที่ลูกค้าเลือก

คุณต้องมีพนักงานที่เอาใจใส่และผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีเพื่อให้แน่ใจว่าลูกค้าจะรู้สึกว่าได้รับการรับฟังและมีคุณค่า นี่คือกุญแจสำคัญในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าและรักษาพวกเขาไว้

ผู้นำมักจะใช้ ตัวชี้วัดของศูนย์บริการข้อมูล บางส่วนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของทีมขาเข้า

KPI ความสำเร็จของคอลเซ็นเตอร์ขาเข้า วิธีการคำนวณ
คะแนนความพึงพอใจของลูกค้า (จำนวนการตอบกลับเชิงบวก ÷ จำนวนการตอบกลับทั้งหมด) × 100
คะแนนความไม่พอใจของลูกค้า (จำนวนการตอบกลับเชิงลบ ÷ จำนวนการตอบกลับทั้งหมด) × 100
คะแนนโปรโมเตอร์สุทธิ [(จำนวนผู้ก่อการ − จำนวนผู้ว่า) ÷ จำนวนการตอบกลับทั้งหมด] × 100
อัตราการแก้ปัญหาการติดต่อครั้งแรก (จำนวนปัญหาที่ได้รับการแก้ไขในการติดต่อครั้งแรก ÷ จำนวนปัญหาทั้งหมด) × 100

ซอฟต์แวร์ศูนย์บริการข้อมูลขาเข้า ทำให้การติดตามหน่วยวัดเหล่านี้ง่ายขึ้นและปรับปรุงการดำเนินงาน กระบวนการที่โดดเด่นบางประการมีประโยชน์สำหรับศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาเข้าที่ติดต่อกับลูกค้าในวงกว้าง:

สิทธิประโยชน์ของศูนย์บริการข้อมูลขาเข้า

ด้านล่างนี้คือข้อดีบางประการของการเพิ่มศูนย์บริการข้อมูลขาเข้าให้กับธุรกิจของคุณ

ความภักดีของลูกค้า

ผู้คนอาจลืมสิ่งที่คุณพูด แต่พวกเขาจำได้ว่าคุณทำให้พวกเขารู้สึกอย่างไร การปฏิบัติต่อลูกค้าของคุณอย่างดีเมื่อพวกเขาติดต่อคุณและแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็วทำให้พวกเขารู้สึกมีคุณค่า

ความรู้สึกนี้แปลเป็นความภักดี ซึ่งสะท้อนให้เห็นในรายได้จากการขายซ้ำ เพิ่มยอดขาย หรือขายต่อเนื่องของธุรกิจของคุณ ประสบการณ์การแก้ปัญหาคำถามส่วนบุคคลบนโทรศัพท์ช่วยเพิ่มรายได้ดังกล่าวได้อย่างมาก

ลูกค้าที่ได้รับบริการที่เป็นเลิศผ่านคอลเซ็นเตอร์ขาเข้าของคุณจะยังคงภักดีต่อแบรนด์ของคุณและคิดถึงคุณเมื่อพวกเขาพร้อมที่จะซื้ออีกครั้ง ในทางตรงกันข้าม ลูกค้าที่มีประสบการณ์การบริการลูกค้าที่ไม่ดีเยี่ยมกับทีมศูนย์บริการลูกค้าขาเข้าของคุณมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนแบรนด์ การโต้ตอบทางโทรศัพท์ที่ไม่ดีทำให้ ลูกค้าประมาณ 76% หงุดหงิด

ข้อเสนอแนะ

การโทรเข้าเป็นช่องทางที่เชื่อถือได้ในการทำความเข้าใจความเจ็บปวด ความต้องการ และความชอบทั่วไปของลูกค้า ใช้คำติชมของลูกค้าเพื่อปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการของคุณ สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่น่าพึงพอใจยิ่งขึ้น

คำติชมช่วยให้คุณปรับปรุงและสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่องสำหรับผู้ที่ใช้และซื้อผลิตภัณฑ์นั้น ทีมศูนย์บริการลูกค้าขาเข้าจะตรวจสอบคำติชมของลูกค้าและเปลี่ยนให้เป็นรายการดำเนินการสำหรับทีมของตน

การรักษาลูกค้า

ประสบการณ์การสนับสนุนส่วนบุคคลจะกระตุ้นให้ลูกค้าติดต่อคุณเมื่อพบปัญหาใดๆ ที่พวกเขามี เมื่อคุณให้การสนับสนุนทางเทคนิคคุณภาพสูงอย่างสม่ำเสมอในระหว่างการโต้ตอบกับลูกค้าทุกครั้ง ลูกค้าจะรู้ว่าคุณให้ความสำคัญกับพวกเขาทุกครั้งที่ติดต่อคุณ

เป็นผลให้ลูกค้ารู้สึกพิเศษและมีแนวโน้มที่จะยังคงภักดีต่อบริษัทของคุณเป็นระยะเวลานาน

อัตราการรักษาลูกค้า-สถิติผลกระทบ

ศูนย์บริการลูกค้าขาออกคืออะไร?

ศูนย์บริการลูกค้าขาออกใช้แนวทางเชิงรุกมากกว่าศูนย์บริการลูกค้าขาเข้า ตัวแทนโทรหาลูกค้าใหม่และลูกค้าปัจจุบันเพื่อสร้างโอกาสในการขายหรือดำเนินการวิจัยตลาด ตัวแทนคอลเซ็นเตอร์ขาออกจะต้องโน้มน้าวใจและมีทักษะในการจัดการกับข้อโต้แย้งในขณะที่ทำการโทรแบบ Cold Call การโทรเพื่อการขาย และการติดตามผลทุกวัน

มีความคล้ายคลึงกันระหว่างการตั้งค่าศูนย์บริการข้อมูลขาเข้าและขาออก ตัวอย่างเช่น ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาออกยังใช้การบันทึกการโทรเพื่อฝึกอบรมเจ้าหน้าที่และปรับปรุงคุณภาพการโทรหรือการเสนอขาย ในทำนองเดียวกัน การผสานรวมกับซอฟต์แวร์ CRM เว็บไซต์ และระบบธุรกิจอื่นๆ ช่วยให้ตัวแทนและพนักงานขายใช้ข้อมูลจากช่องทางใดๆ เพื่อปรับปรุงความเกี่ยวข้องตามบริบทของการโทรและเพิ่มคอนเวอร์ชัน

เพื่อเพิ่มความสำเร็จให้กับ ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาออก ของคุณ ให้ตรวจสอบประสิทธิภาพของตัวแทนเป็นประจำโดยเทียบกับตัวชี้วัดมาตรฐานเหล่านี้

KPI ความสำเร็จของคอลเซ็นเตอร์ขาออก วิธีการคำนวณ
อัตราความสำเร็จของคำตอบ (จำนวนสายที่รับ ÷ จำนวนสายที่โทรทั้งหมด) × 100
อัตราการแปลงลูกค้าเป้าหมาย (จำนวนผลลัพธ์ที่สำเร็จ ÷ จำนวนการโทรทั้งหมด) × 100
เวลาในการจัดการโดยเฉลี่ย [(เวลาสนทนาทั้งหมด + เวลาพักสาย + เวลาทำงานหลังการโทร) ÷ จำนวนการโทรทั้งหมด] × 100
ราคาต่อการโทร ต้นทุนการดำเนินงานทั้งหมด KW จำนวนการโทรทั้งหมด
ราคาต่อหนึ่งการกระทำ ต้นทุนรวมของแคมเปญเพื่อการโทร KW จำนวนลูกค้าใหม่ที่ได้รับ

บางครั้ง ตัวชี้วัดของคุณอาจประสบปัญหาหากลูกค้าบล็อกหรือหลีกเลี่ยงการรับสายของคุณ เนื่องจากพิจารณาว่าเป็นสแปม

ใช้กลยุทธ์ต่อไปนี้เมื่อสร้างศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาออกเพื่อลดอัตราการปฏิเสธสาย

ประโยชน์ของศูนย์บริการลูกค้าขาออก

เนื่องจากแนวทางเชิงรุก คอลเซ็นเตอร์ขาออกจึงมีประโยชน์หลายประการสำหรับธุรกิจของคุณ

ช่วยเพิ่มการสร้างโอกาสในการขายและการขาย

จากข้อมูลของ HubSpot นักการตลาด 15% พยายามดิ้นรนเพื่อสร้างโอกาสในการขาย เจ้าหน้าที่โทรออกจะช่วยลดแรงกดดันต่อทีมการตลาดและทีมขายขาเข้าด้วยการระบุผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่มีแนวโน้มจะเปลี่ยนเป็นลูกค้าอย่างเชี่ยวชาญ

พวกเขาเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเพื่อกำหนดเป้าหมายปัญหาและโน้มน้าวลูกค้าให้ก้าวไปข้างหน้าในช่องทางการขาย การโต้ตอบส่วนบุคคลจะเปิดโอกาสในการขายต่อยอดหรือการขายต่อเนื่อง

เพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์

ธุรกิจสามารถปรับแต่งการสื่อสารแบรนด์ให้ตรงกับความสนใจของตลาดเป้าหมายผ่านการโทรออก เนื่องจากลูกค้าให้ความสำคัญกับปฏิสัมพันธ์ของมนุษย์ พวกเขาจะสังเกตเห็นแบรนด์ของคุณมากขึ้นเมื่อมีส่วนร่วมในการสนทนาที่มีความหมาย

ตัวแทนสามารถแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับข้อเสนอผลิตภัณฑ์หรือคุณภาพการบริการของคุณเชิงรุก และสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้ เมื่อถึงเวลาซื้อ ผู้โทรเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะจำแบรนด์ของคุณได้มากขึ้น

ช่วยดำเนินการวิจัยตลาด

คุณสามารถเรียนรู้สิ่งที่ลูกค้าต้องการผ่านศูนย์บริการลูกค้าขาออก การมีส่วนร่วมกับผู้ซื้อโดยตรงจะทำให้คุณค้นพบข้อมูลอันมีค่าเกี่ยวกับความต้องการ ความชอบ แรงจูงใจ แนวโน้ม ฯลฯ ของพวกเขา การวิจัยตลาดที่เป็นรูปธรรมนี้ช่วยให้คุณลงทุนอย่างมั่นใจมากขึ้นในการอัปเดตบริการและพัฒนาผลิตภัณฑ์ของคุณ

การเลือกศูนย์บริการทางโทรศัพท์ที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

ศูนย์บริการข้อมูลขาเข้าและขาออกตอบสนองวัตถุประสงค์และความคาดหวังของลูกค้าที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่มุ่งเน้นการบริการ เช่น ธุรกิจด้านสุขภาพหรือการธนาคาร ได้รับประโยชน์จากการมีศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาเข้าเพื่อแก้ไขข้อกังวลของลูกค้า ในทางกลับกัน ธุรกิจที่มุ่งเน้นการหาลูกค้าและข้อมูลประชากรใหม่ๆ เช่นเดียวกับธุรกิจในภาคการค้าปลีก จำเป็นต้องมีศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาออก

ทางเลือกขึ้นอยู่กับวิธีการดำเนินงานของคุณและในอุตสาหกรรมใด

เรามาระบุสิ่งที่ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณกันดีกว่า

พิจารณาเป้าหมายทางธุรกิจของคุณ

ปรับกลยุทธ์ของคุณให้สอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจระยะสั้นและระยะยาว คุณกำลังมองหาความสามารถในการขยายขนาดอยู่ใช่ไหม? เป้าหมายระยะสั้นของคุณเกี่ยวข้องกับการแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ เข้าสู่ตลาดใหม่ ดึงดูดลูกค้าเป้าหมายมากขึ้น ฯลฯ หรือไม่? ในกรณีนี้ทีมงานคอลเซ็นเตอร์ขาออกที่แข็งแกร่งสามารถช่วยได้

อย่างไรก็ตาม คุณต้องมี กลยุทธ์คอลเซ็นเตอร์ขาเข้า หากคุณมีฐานลูกค้าที่มั่นคงอยู่แล้ว และต้องการเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาลูกค้า

หากคุณประสบปัญหาในการตัดสินใจ คุณสามารถตรวจสอบกับทีมของคุณเพื่อดูว่าพวกเขากำลังประสบปัญหาใด และเลือกประเภทศูนย์บริการทางโทรศัพท์ของคุณตามลำดับ

วิเคราะห์ฐานลูกค้าของคุณ

ประเมินความคาดหวังของลูกค้า หากลูกค้าของคุณให้ความสำคัญกับบริการหลังการขายและการสนับสนุนลูกค้ามากพอๆ กับคุณภาพของผลิตภัณฑ์ ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาเข้าจะช่วยสร้าง ประสบการณ์ลูกค้าที่เป็นหนึ่งเดียว

โซลูชันศูนย์ติดต่อ จาก Nextiva ครอบคลุมทุกช่องทางโซเชียลมีเดีย การส่งข้อความ และการสื่อสารทางธุรกิจ ช่วยให้ทีมขายและสนับสนุนสื่อสารกับลูกค้า

ตัวอย่างเช่น หากคุณมีลีดจำนวนมากที่ติดอยู่ในช่องทางการขายซึ่งต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อย หรือคุณต้องการเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์ในกลุ่มผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า การโทรออกจะประสบความสำเร็จมากขึ้น เมื่อทีมของคุณทำงานจากแพลตฟอร์มเดียว มันจะช่วยให้ทุกคนทำงานได้ดีขึ้น แทนที่จะใช้เครื่องมือต่างๆ มากมาย

ประเมินทรัพยากร

พิจารณาตัวแทนในทีมของคุณและความต้องการการฝึกอบรมของพวกเขา การโทรเข้าอาจมีความซับซ้อน โดยกำหนดให้ตัวแทนที่รู้จักผลิตภัณฑ์ของคุณและสามารถจัดการสายบริการลูกค้าได้อย่างสุภาพ เป็นมืออาชีพ และเห็นอกเห็นใจ

อย่างไรก็ตาม เจ้าหน้าที่สายโทรออกมักจะทำงานกับสคริปต์และรายการโทรออก พนักงานที่เน้นการขายซึ่งมีทักษะในการสื่อสารและการโน้มน้าวใจเหมาะสมที่สุดสำหรับตำแหน่งนี้

ศูนย์บริการทางโทรศัพท์แบบผสมผสาน: สิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลก

หากคุณไม่สามารถตัดสินใจได้ระหว่างศูนย์บริการทางโทรศัพท์ขาเข้าและขาออก มีตัวเลือกลับ C — ศูนย์บริการทางโทรศัพท์แบบผสมผสาน องค์กรส่วนใหญ่ต้องการประโยชน์ของศูนย์บริการทางโทรศัพท์ทั้งขาเข้าและขาออก ดังนั้นจึงรวมศูนย์การสื่อสารกับลูกค้าไว้ในทีมศูนย์บริการทางโทรศัพท์เพียงทีมเดียว

การติดตามความรู้สึกของลูกค้า

แนวทางนี้รวบรวมสิ่งที่ดีที่สุดของทั้งสองโลกไว้ด้วยกันโดย:

  • การเพิ่มประสิทธิภาพ: เนื่องจากเจ้าหน้าที่คอลเซ็นเตอร์จัดการการโทรทั้งขาเข้าและขาออก ซอฟต์แวร์การโทรจึงกำหนดเส้นทางการโทรของลูกค้าไปยังตัวแทนที่มีอยู่ ช่วยลดเวลาว่างในทีมและลดเวลารอคอยของลูกค้า
  • การปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้า: ด้วยทีมเดียวที่ดูแลการเข้าถึงเชิงรุกและการสนับสนุนลูกค้า ผู้โทรจึงไม่จำเป็นต้องรับสายหลายสายเพื่อรับสิ่งที่พวกเขาต้องการ แนวทางนี้จะเพิ่มอัตราความพึงพอใจของลูกค้า
  • การบันทึกยอดขายและลูกค้าเป้าหมาย: คุณสามารถฝึกอบรมตัวแทนเพื่อแปลงความสนใจหรือสร้างยอดขายใหม่จากการโทรเข้าผ่านการโต้ตอบส่วนบุคคล ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้ารู้สึกสบายใจที่จะดำเนินการหรือดำเนินการตามกระบวนการขาย เมื่อพวกเขาได้สร้างการเชื่อมต่อกับตัวแทนแล้ว
  • การเพิ่มความยืดหยุ่น: ระบบการสื่อสาร แบบรวมศูนย์ช่วยให้ตัวแทนมีมุมมองแบบองค์รวมเกี่ยวกับโปรไฟล์ลูกค้าและการโต้ตอบในอดีต เจ้าหน้าที่สามารถสลับระหว่างการโทรเข้าและโทรออกได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องรับมือกับปริมาณการโทรที่สูง เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดรวมอยู่ในที่เดียว

ข้อควรพิจารณาในการเลือกศูนย์บริการแบบผสมผสาน

ทีมแบบผสมผสานมีประโยชน์มากมาย แต่คุณอาจเผชิญกับความท้าทายเช่นกัน การตระหนักถึงปัญหาเหล่านี้ช่วยให้คุณดำเนินการตามขั้นตอนเชิงรุกหรือป้องกัน และทำให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น

  • การฝึกอบรม: การฝึกอบรมตัวแทนเพื่อฝึกฝนทักษะที่หลากหลายและจัดการกับการโทรทั้งสองประเภทต้องใช้เวลาและความพยายาม จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเฉพาะทางเพื่อช่วยพวกเขาจัดการกับปัญหาที่ซับซ้อน ลักษณะนิสัยที่แตกต่างกัน และปริมาณการโทรที่สูง แต่ความพยายามนี้จะได้ผลในระยะยาว
  • เทคโนโลยี: ซอฟต์แวร์การโทรแบบผสมผสานอาจซับซ้อนและมีค่าใช้จ่ายสูง และทีมของคุณอาจใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความเข้าใจ อย่างไรก็ตาม มี แอปพลิเคชันซอฟต์แวร์คอลเซ็นเตอร์ระบบคลาวด์ราคาสมเหตุสมผล จำนวนมากที่ผสมผสานบริการคอลเซ็นเตอร์ขาเข้าและขาออก คุณควรทำการวิจัยอย่างละเอียดเพื่อค้นหาเครื่องมือที่ใช้งานง่ายในราคาที่เหมาะสม
  • รูปแบบการโทร: สิ่งสำคัญคือต้องรักษาสมดุลที่เหมาะสมระหว่างรูปแบบการโทรเข้าและโทรออก หากเจ้าหน้าที่ของคุณให้ความสำคัญกับการโทรออกมากขึ้น คุณมีความเสี่ยงที่จะพร้อมให้บริการผู้โทรเข้าน้อยลง

แพลตฟอร์มคอลเซ็นเตอร์แบบผสมผสานของ Nextiva

เมื่อคุณพิจารณาคำแนะนำข้างต้นและวางแผนตามนั้น แพลตฟอร์มศูนย์บริการทางโทรศัพท์ ที่ยืดหยุ่นจะช่วยเพิ่มมูลค่าอย่างมากให้กับธุรกิจของคุณ ช่วยให้ลูกค้าของคุณได้รับประสบการณ์การสื่อสารที่สอดคล้องกัน ไม่ว่าพวกเขาจะติดต่อกับฝ่ายขายหรือทีมสนับสนุนของคุณก็ตาม

ซอฟต์แวร์ศูนย์บริการข้อมูล VoIP ของ Nextiva เป็นตัวเลือกที่มีคุณค่าสำหรับ หลายบริษัท ที่เกี่ยวข้องกับการโทรเข้าและโทรออก ช่วยให้ธุรกิจของคุณตอบสนองความต้องการของลูกค้าพร้อมเปลี่ยนศูนย์บริการให้กลายเป็นเครื่องมือสร้างโอกาสในการขาย

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของศูนย์บริการทางโทรศัพท์

เพิ่มประสิทธิผลของทีมของคุณให้สูงสุดได้อย่างง่ายดาย และดูว่าเหตุใดแบรนด์ชั้นนำจึงใช้ Nextiva เพื่อรองรับการโทรในวงกว้าง

ค้นหาวิธีการ