7 วิธีในการปรับปรุงการสื่อสารภายในในที่ทำงาน

การสื่อสารภายในในที่ทำงานเป็นเพียงฟังก์ชันที่อำนวยความสะดวกในการสื่อสารทั้งหมดในองค์กรของคุณ

เป็นสิ่งสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ เช่น การแจ้งให้ผู้คนทราบและอนุญาตให้คุณแบ่งปันข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทเพื่อช่วยให้พนักงานทุกคนทำงานได้ดี

การสื่อสารภายใน ยังใช้กับพนักงานที่มีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกันภายในบริษัท ซึ่งหมายความว่าระบบการสื่อสารภายในที่มั่นคงจะช่วยหล่อเลี้ยงวัฒนธรรมของบริษัท ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงาน และส่งเสริม การสนับสนุนพนักงาน

อ่านส่วนที่เหลือของบทความนี้เพื่อเรียนรู้ข้อผิดพลาดทั่วไปบางประการที่บริษัทต่างๆ พบเจอเกี่ยวกับการสื่อสารกับพนักงาน

คุณยังจะได้ค้นพบแนวทางแก้ไขและกลยุทธ์ในการแก้ไขวิธีการสื่อสารที่ล้มเหลว ตลอดจนภาพประกอบของประโยชน์บางส่วนเมื่อคุณทำ

1. ใช้ภาษาที่เรียบง่ายและเป็นรูปธรรม

ความเป็นผู้นำต้องใช้ภาษาที่เรียบง่าย ชัดเจน และรัดกุมในบันทึกช่วยจำของพนักงานและการสื่อสารอื่นๆ เพื่อไม่ให้เกิดความสับสนหรือความเข้าใจผิด

เมื่อพนักงานทราบอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา จะช่วยให้พวกเขาทำงานได้ง่ายขึ้นหรือให้ข้อเสนอแนะเมื่อใดก็ตามที่มีปัญหาเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา

นอกจากนี้ พนักงานของคุณจะมีแนวโน้มที่จะสื่อสารได้ดีมากขึ้น หากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาเข้าใจข้อความที่คุณพยายามจะสื่อถึงพวกเขาอย่างแน่นหนา และเมื่อคุณใช้ภาษาที่เรียบง่ายและเป็นรูปธรรม ทุกคนจะได้รับส่วนสำคัญของ ข้อความ. ซึ่งจะช่วยส่งเสริมความคิด คำถาม ข้อคิดเห็น และคำติชมจากพนักงานของคุณ

ใช้ภาษาประเภทนี้ได้ทุกที่ แม้ในขณะที่สื่อสารวิสัยทัศน์และพันธกิจของบริษัทของคุณ (ไม่ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมในองค์กรของคุณหรือโดยการ เตือน ให้พนักงานทราบเป็นประจำ)

เมื่อภารกิจและวิสัยทัศน์ของคุณชัดเจน จะทำให้ทุกคนทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายร่วมกันได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับพนักงานในการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างกัน และ กับฝ่ายบริหารเพื่อทำงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่สำคัญเหล่านั้น

2. สร้างบทสนทนาแบบเปิด

การสื่อสารภายในจะช่วยให้พนักงานของคุณได้รับข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในบริษัท ความคืบหน้าของคุณ และแผนงานของคุณ ไม่ว่าจะผ่านจดหมายข่าวรายสัปดาห์หรือการประชุมบริษัทรายไตรมาส คุณจำเป็นต้องสร้างบทสนทนาที่เปิดกว้าง

การระบาดใหญ่ทำให้องค์กรจำนวนมากต้องคิดใหม่เกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาดำเนินการสื่อสารภายใน โดย 68% ของผู้ตอบแบบสอบถาม ระบุว่าได้ปรับปรุงวิธีที่ผู้บริหารและพนักงานสื่อสารกัน

ที่มา: KPMG CEO Outlook

การสื่อสารที่ดีเริ่มต้นด้วยผู้นำที่ยิ่งใหญ่เช่นคุณ และเพื่อให้มั่นใจในการสื่อสารที่ดี ผู้นำต้องสร้าง วัฒนธรรมการสื่อสารภายในแบบเปิด เพื่อให้พวกเขากำหนดมาตรฐานสำหรับการสื่อสารประเภทอื่นๆ ภายในบริษัท

หากพนักงานรู้สึกว่าสามารถสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูง ตลอดจนสมาชิกในทีมคนอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ก็จะช่วยเพิ่มประสิทธิผล การ มีส่วนร่วมที่สูงขึ้น และผลลัพธ์โดยรวมที่ดีขึ้น

อีกวิธีหนึ่งที่ดีในการสร้างบทสนทนาที่เปิดกว้างคือการเปิดประตูของคุณหรือกำหนดเวลาพูดคุย

ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด สิ่งนี้จะกระตุ้นให้พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะแจ้งปัญหาให้คุณทราบเมื่อจำเป็น

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง นโยบายแบบเปิดกว้างสามารถเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการสื่อสารภายในบริษัทของคุณและจูงใจพนักงานในขณะเดียวกันก็แสดงให้เห็นว่าคุณเป็นผู้นำที่เข้าถึงได้

3. จัดหาเครื่องมือสื่อสารที่เหมาะสม

บริษัทยังต้องให้ความเป็นผู้นำในทุกระดับด้วย เครื่องมือสื่อสารภายใน เพื่อส่งข้อความสำคัญไปยังทีมของพวกเขา

คุณต้องใช้แนวทางแบบหลายช่องทางที่จะช่วยให้คุณเข้าถึงพนักงานทุกคนได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานกับทีม ผู้สร้างเว็บไซต์ ภายนอกในโครงการ คุณต้องพิจารณาวิธีการสื่อสารของพวกเขา: พวกเขาใช้ซอฟต์แวร์บางอย่างหรือไม่ พวกเขามี WiFi ที่ดีและ แล็ปท็อปสำหรับการทำงานระยะไกล หรือไม่?

ไปเป็นวันที่คุณสามารถคัดลอกและวางข้อความเพื่อเผยแพร่ในหลายช่องทาง ทุกวันนี้ ผู้นำต้องการการสื่อสารในหลายช่องทางที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถเปลี่ยนแปลง ปรับปรุง และใส่คุณค่าลงในกลยุทธ์การสื่อสารของตนได้

โชคดีที่มีแพลตฟอร์มการสื่อสารสำหรับพนักงานจำนวนมากที่คุณสามารถใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณ

เครื่องมือระยะไกล เหล่านี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และทำให้งานที่น่าเบื่อมากมายที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ เช่น การจัดการค่าใช้จ่าย หรือการประมวลผลเงินเดือน ตลอดจนช่วยจัดทำเอกสารการสื่อสารของคุณ

พวกเขายังรวมเข้ากับช่องทางต่างๆ ได้อย่างง่ายดายด้วยแอพมือถือที่มีตราสินค้า สื่อสิ่งพิมพ์ ป้ายดิจิตอล และการส่งข้อความทางอินเทอร์เน็ตทั้งหมดทำงานพร้อมกันทำให้ผู้นำสามารถเชื่อมต่อ แจ้งข้อมูล เก็บ อีเมลทั้งหมดไว้ในที่เดียว และสร้างความไว้วางใจในหมู่พนักงาน

ด้วยการใช้เครื่องมือสื่อสารภายในดังกล่าว คุณจะสามารถเข้าถึงพนักงานของคุณด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดและสะดวกที่สุดตามเงื่อนไข โดยใช้อุปกรณ์ที่ต้องการ

เหนือสิ่งอื่นใด กลยุทธ์หลายช่องทางยังมีเครื่องมือวัดประสิทธิภาพที่สำคัญซึ่งคุณจำเป็นต้องใช้เพื่อประสบความสำเร็จในฐานะนักสื่อสาร

4. ทำให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่าย

การดำเนินการอื่นที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารภายในที่ธุรกิจของคุณคือการทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เหนียวแน่นได้

องค์กรส่วนใหญ่มีชุดข้อมูล "เหนียว" หรือความรู้ภายในที่พนักงานทุกคนเรียนรู้และเข้าใจ รวมถึงโปรโตคอลสำหรับกระบวนการบางอย่าง แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดประเภทต่างๆ และทักษะและกระบวนการอื่นๆ วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ข้อมูลนี้ได้เร็วยิ่งขึ้นคือการรวมเป็นส่วนหนึ่งของการฝึกอบรมของคุณ การ สร้างวิดีโอ และเอกสารภายในที่พวกเขาสามารถเข้าถึงเพื่อใช้อ้างอิงได้อย่างง่ายดาย

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพยังหมายถึงการสื่อสารในลักษณะที่จะเข้าถึงพนักงานและเพื่อนร่วมงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ แทนที่จะสร้างวิดีโอการฝึกอบรมที่มีความยาวและน่าเบื่อ คุณสามารถ สร้างพอดแคสต์ความยาวเท่าใดก็ได้ เพื่อแนะนำแนวคิดที่พนักงานของคุณสามารถเรียนรู้ได้ทุกที่ทุกเวลาโดยไม่ต้องนั่งดูหน้าจอ

ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรด้วยการทำให้พนักงานใหม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้นมาก และทำให้ มีประสิทธิผลมากขึ้นเร็วขึ้นมาก

5. เสริมสร้างการเชื่อมต่อ

คุณต้องช่วยสร้างการสื่อสารที่แข็งแกร่งระหว่างพนักงานและผู้จัดการตลอดจนการเชื่อมต่อระหว่างสมาชิกในทีมที่ทำงานร่วมกัน

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถพูดถึงได้ในระหว่างโปรแกรมการฝึกอบรมการจัดการ การรับพนักงาน การประชุมบริษัท ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาและใช้วิธีการต่างๆ เพื่อให้ทุกคนสื่อสารกันได้ง่ายขึ้น

หากมีข้อกังวลส่วนบุคคล การดูแลจะง่ายกว่าเพื่อให้พนักงานรู้สึกเชื่อมโยงกันมากขึ้น

อีกวิธีในการเสริมสร้างความสัมพันธ์คือการกระตุ้นให้มีการพูดคุยเรื่องเครื่องทำน้ำเย็น

แม้ว่าผู้จัดการบางคนอาจมองว่านี่เป็นการหย่อนยาน แต่ก็เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการอำนวยความสะดวกในการสร้างความผูกพันระหว่างพนักงานและผู้บริหาร

6. ส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูล

หากคุณยังไม่ได้ตั้งค่าแพลตฟอร์มออนไลน์สำหรับการสื่อสารภายใน ตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องทำ จากนั้นคุณสามารถใช้แพลตฟอร์มนี้เพื่อส่งเสริมให้พนักงานแบ่งปันความรู้และข้อมูล

ตัวอย่างเช่น พนักงานอาจแบ่งปันแนวโน้มของอุตสาหกรรมและข่าวสารเป็นประจำ และโดยมีโอกาสที่จะแสดงสิ่งที่พวกเขารู้ พนักงานมักจะกระตือรือร้นที่จะมีส่วนร่วมกับความพยายามมากขึ้น

สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่สร้างวัตถุประสงค์และพลังงานที่อยู่เบื้องหลังการสื่อสารเท่านั้น แต่การแบ่งปันข้อมูลเชิงลึกดังกล่าวน่าจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งต่อธุรกิจของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณพิจารณาว่าพนักงานส่วนใหญ่ระบุว่าพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาพลาดข่าวสารของบริษัท

ในขณะที่เป็นเรื่องของการส่งเสริมการแบ่งปันข้อมูล คุณยังต้องกีดกันการสื่อสารทางเดียว ซึ่งคุณใช้วิธีการแบบเรียงซ้อนกับวิธีที่คุณแบ่งปันข้อมูล

วิธีการสื่อสารจากบนลงล่างนี้มีองค์ประกอบของการควบคุมที่ทำให้ไม่มีประสิทธิภาพในการสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานสามารถมีแรงจูงใจให้มีส่วนร่วมและสนับสนุนแบรนด์ของคุณ

คุณยังสามารถใช้กล่องข้อเสนอแนะเพื่อรวบรวมแนวคิดและข้อเสนอแนะโดยไม่เปิดเผยตัวตนได้อีกด้วย แม้ว่านี่อาจฟังดูเก่าไปหน่อย แต่ก็เป็นวิธีที่ง่ายและรวดเร็ว (แต่มีประสิทธิภาพมาก) ในการปรับปรุงการสื่อสารในที่ทำงาน

ท้ายที่สุด ไม่ใช่ทุกคนที่สบายใจที่จะเปิดเผยข้อกังวลของตนต่อสาธารณะ แต่คุณอาจสามารถอำนวยความสะดวกในการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผยโดยใช้กล่องคำแนะนำที่ไม่เปิดเผยตัวตน

คุณสามารถใช้กล่องจริงแล้ววางแผ่นกระดาษไว้ข้างๆ หรือใช้สั่งพนักงานของคุณไปยังเครื่องมือออนไลน์ เช่น แอปพนักงาน กล่องคำแนะนำเวอร์ชันเสมือนจริงนี้จะมีจุดประสงค์เดียวกัน

7. ใช้เหตุการณ์ภายนอกเพื่อปรับปรุงการสื่อสารภายใน

มักจะเป็นความคิดที่ดีที่จะวางแผนกิจกรรมภายนอกที่อนุญาตให้พนักงานพบปะและสังสรรค์กันนอกสำนักงาน เมื่อมีพนักงานในบริษัทที่ไม่ได้เจอกันก็อาจเป็นอุปสรรคต่อกระบวนการสื่อสาร

วิธีหนึ่งที่จะหลีกเลี่ยงสิ่งนี้คือการวางแผนงานบางอย่าง เช่น ชั่วโมงแห่งความสุขหลังเลิกงาน ปาร์ตี้ในวันหยุด ฯลฯ เพื่อให้พนักงานของคุณมีความคาดหวังและช่วยอำนวยความสะดวกในการมีส่วนร่วมที่ดีขึ้น ตลอดจนการสื่อสารที่แน่นแฟ้นยิ่งขึ้นระหว่างทุกคน

คุณยังอาจใช้กิจกรรมเหล่านี้เพื่อยกย่องและให้รางวัลพนักงานที่มีผลงานโดดเด่น

อย่างไรก็ตาม คุณควรเคารพพื้นที่ส่วนตัวและเวลาส่วนตัวของพนักงานด้วย พวกเขาอาจไม่ต้องการไปงานนอกที่ทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาไม่ได้รับค่าจ้างให้ไปที่นั่น

โชคดีที่ยังมีวิธีเชื่อมต่อกับพนักงานนอกสำนักงาน เครือข่ายสังคมออนไลน์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานในขณะที่เสนอพื้นที่ที่พวกเขาสามารถพัฒนาชุมชนที่แท้จริงกับเพื่อนร่วมงานได้

นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการใช้ เครื่องมือออกแบบกราฟิก เพื่อสร้างมีมที่เต็มไปด้วยเรื่องตลกภายในที่แชร์กันในสำนักงาน แชร์สิ่งเหล่านี้กับกลุ่ม Facebook ของบริษัทและขอให้ผู้อื่นสร้างกลุ่มของตนเอง เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเปลี่ยนแฮงเอาท์เสมือนจริงระหว่างเพื่อนร่วมงานให้กลายเป็นพื้นที่สร้างสรรค์ที่เต็มไปด้วยเพื่อนฝูง

บทสรุป

แนวทางปฏิบัติด้านการสื่อสารภายในที่รัดกุมจะส่งผลโดยตรงต่อการมีส่วนร่วมและการรักษาพนักงานไว้ เช่นเดียวกับผลกำไรของคุณ ซึ่งหมายความว่าสามารถเป็นตัวขับเคลื่อนรายได้สำหรับองค์กรของคุณ แทนที่จะเป็นเพียงค่าใช้จ่ายทางธุรกิจอื่นๆ

การใช้ 7 วิธีเหล่านี้ในการปรับปรุงการสื่อสารภายในในที่ทำงานจะทำให้คุณได้รับผลประโยชน์มากมาย รวมถึงการจัดตำแหน่งพนักงานที่ดีขึ้น การมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น และประสิทธิภาพของพนักงานที่ดีขึ้น

คุณยังจะสามารถสร้างความไว้วางใจ ส่งเสริมวัฒนธรรมของบริษัท และปรับปรุงภาพลักษณ์ของแบรนด์โดยรวมได้อีกด้วย นอกจากนี้ ระบบการสื่อสารภายในที่แข็งแกร่งยังช่วยให้การจัดการวิกฤตดีขึ้น ลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย และเพิ่มผลตอบรับที่จะช่วยให้คุณขับเคลื่อนบริษัทไปข้างหน้า

ดังนั้น ใช้เคล็ดลับที่สรุปไว้ในบทความนี้เพื่อเริ่มปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณ เพื่อให้คุณเริ่มเพลิดเพลินไปกับประโยชน์เหล่านี้และประโยชน์อื่นๆ มากมาย

คุณมีความคิดที่ดีในการปรับปรุงการสื่อสารภายในองค์กรของคุณหรือไม่? แบ่งปันบทความนี้บน LinkedIn และแสดงความคิดเห็นของคุณ!