การเปรียบเทียบทรัพยากรบุคคล: คู่มือสำหรับผู้เริ่มต้น

ในปี 2022 ไม่มีความลับใดที่ข้อมูลคือพลัง ผู้นำ HR ที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในปัจจุบันใช้ข้อมูลเพื่อแจ้งทุกการตัดสินใจที่พวกเขาทำ ตั้งแต่ตัดสินใจว่าจะจ้างใครและจ่ายเท่าไหร่ ไปจนถึงผลประโยชน์และสิทธิพิเศษที่จะนำเสนอ (และอีกมากมาย)

การมีข้อมูลพร้อมใช้นั้นดี แต่คุณจะขยายมูลค่าของข้อมูลนั้นให้มากขึ้นเพื่อตัดสินใจอย่างชาญฉลาดมากขึ้นเกี่ยวกับอนาคตของพนักงานได้อย่างไร

ความลับอยู่ที่การเปรียบเทียบ การปฏิบัติในการเปรียบเทียบตัวชี้วัดประสิทธิภาพธุรกิจของคุณและกระบวนการกับบริษัทอื่นและมาตรฐานอุตสาหกรรม

หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่สนใจในการรักษาธุรกิจของคุณให้สามารถแข่งขันได้ ให้เลื่อนดูเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับกลยุทธ์การปรับปรุงประสิทธิภาพที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลนี้และวิธีนำไปใช้

การเปรียบเทียบทรัพยากรบุคคลคืออะไร?

การเปรียบเทียบทรัพยากรบุคคลเป็นกระบวนการเปรียบเทียบเมตริก HR หลักขององค์กรกับเมตริกจากธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน การเปรียบเทียบทรัพยากรบุคคลยังนำมาซึ่งการเปรียบเทียบเมตริกปัจจุบันของคุณกับผลลัพธ์เมื่อหลายปีก่อน

เหตุใดการเปรียบเทียบ HR จึงเป็นประโยชน์สำหรับธุรกิจ

เหตุผล #1: ช่วยระบุปัญหาขององค์กร

การเปรียบเทียบให้บริบทที่ผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องการ เพื่อพิจารณาว่าประสิทธิภาพขององค์กรของตนนั้นสั้นเพียงใด ตัวอย่างเช่น หากคุณเปรียบเทียบอัตราการรักษาในองค์กรของคุณกับของคู่แข่งหรือมาตรฐานอุตสาหกรรม และพบว่าอัตราของคุณต่ำกว่ามาก แสดงว่ามีแนวโน้มว่ามีปัญหาในองค์กรที่กระตุ้นการหมุนเวียนโดยสมัครใจที่สูงกว่าค่าเฉลี่ย

เหตุผล #2: …และยังช่วยระบุตำแหน่งที่องค์กรของคุณประสบความสำเร็จด้วย

ในทางกลับกัน การเปรียบเทียบยังช่วยให้ระบุตำแหน่งที่องค์กรของคุณมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคู่แข่งได้ง่ายขึ้น ต่อจากตัวอย่างข้างต้น คุณอาจพบว่าอัตราการคงอยู่ของคุณสูงกว่าค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรมมาก นี่เป็นชัยชนะแล้ว แต่คุณสามารถเจาะลึกลงไปในสิ่งที่อยู่ในกลยุทธ์ HR ของคุณที่มีส่วนทำให้อัตราการรักษาลูกค้าอยู่ในระดับสูง เพื่อให้คุณเข้าใจว่าอะไรทำให้สถานที่ทำงานของคุณเป็นที่ชื่นชอบสำหรับพนักงาน

เหตุผล #3: สุดท้ายนี้ มันช่วยปรับปรุงการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลสำหรับทีม HR

ในท้ายที่สุด แรงจูงใจเบื้องหลังการวิเคราะห์ข้อมูลการเปรียบเทียบ HR คือการทำความเข้าใจว่าคุณสามารถขับเคลื่อนธุรกิจของคุณไปในทิศทางที่ถูกต้องได้อย่างไร ไม่ว่าคุณจะใช้มาตรฐานอุตสาหกรรม ตัวชี้วัด HR ของคู่แข่ง หรือผลงานในอดีตของคุณเองเป็นกรอบอ้างอิง ผลกระทบจะยังคงเหมือนเดิม: การตัดสินใจอย่างมีข้อมูลมากขึ้นเมื่อพูดถึงกลยุทธ์ HR ของธุรกิจของคุณ

กระบวนการเปรียบเทียบ HR ใน 6 ขั้นตอน

แม้ว่าคุณจะสามารถเปรียบเทียบได้ในทุกแง่มุมของ HR แต่คุณควรเลือกหนึ่งด้านที่จะเน้นความพยายามในการเปรียบเทียบของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเปรียบเทียบทุกอย่างตั้งแต่องค์ประกอบของพนักงานและโครงสร้างองค์กรของคุณไปจนถึงงบประมาณของแผนกทรัพยากรบุคคล แต่ถ้าคุณพยายามทำทั้งหมดพร้อมกัน การออกจากกระบวนการเปรียบเทียบด้วยวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนจะเป็นความท้าทาย ว่าควรปรับปรุงอย่างไรและอย่างไร

ดังที่กล่าวไว้ในขั้นตอนข้างต้น คุณควรกำหนดตัวชี้วัดที่คุณจะใช้เป็นจุดเปรียบเทียบในกระบวนการเปรียบเทียบของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณได้กำหนดว่า การมีส่วนร่วมของพนักงาน จะเป็นจุดเน้นของความพยายามในการเปรียบเทียบ คุณจะต้องรวบรวมตัวชี้วัด HR ต่อไปนี้สำหรับการเปรียบเทียบ:

• คะแนนโปรโมเตอร์สุทธิของพนักงาน (eNPS): วิธีการวัดว่าพนักงานของคุณเต็มใจที่จะแนะนำสถานที่ทำงานให้กับครอบครัวหรือเพื่อนฝูงมากเพียงใด
• อัตราการคงอยู่: จำนวนพนักงานที่อยู่ที่บริษัทของคุณในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เทียบกับจำนวนพนักงานทั้งหมดในช่วงเวลานั้น
• อัตราการเลื่อนตำแหน่งภายใน: การวัดตำแหน่งที่เปิดในองค์กรของคุณนั้นเต็มไปด้วยการจ้างงานภายใน
• อัตราการลาออกของ พนักงานโดยสมัครใจ: อัตราที่พนักงานเต็มใจออกจากบริษัทของคุณภายในระยะเวลาที่กำหนด

หากคุณวางแผนที่จะเปรียบเทียบเป็นประจำว่าเป็นกลยุทธ์ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินธุรกิจ การลงทุนในซอฟต์แวร์การวิเคราะห์ HR อาจคุ้มค่า เครื่องมือวิเคราะห์ HR ไม่เพียงแต่ให้ข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับพนักงานของคุณเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณออกแบบและนำความคิดริเริ่มด้าน HR ไปใช้ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่ออนาคตของธุรกิจของคุณ

สำหรับส่วนที่ท้าทายที่สุดของกระบวนการเปรียบเทียบ ตอนนี้คือการรวบรวมข้อมูลการเปรียบเทียบภายนอก หรือข้อมูลภายในเมื่อหลายปีก่อน

หากคุณกำลังวางแผนที่จะใช้ข้อมูลภายนอกจากบริษัทอื่น : ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกัน ขนาดใกล้เคียงกัน และหากเป็นไปได้ อยู่ในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์เดียวกัน รู้ด้วยว่าการรับข้อมูลของคู่แข่งไม่ใช่เรื่องง่าย ข้อมูลพนักงานส่วนใหญ่ถือเป็นความลับ ดังนั้นหากคุณกำลังใช้เส้นทางนี้ คุณมีทางเลือกที่จำกัด

ทางเลือกหนึ่งคือการใช้ข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ เช่น ข้อมูลผลประโยชน์และค่าตอบแทนในการลงประกาศรับสมัครงานและเว็บไซต์ตรวจสอบของนายจ้าง (เช่น Glassdoor) แต่ด้วยกลยุทธ์นี้ คุณจะเสี่ยงต่อการใช้ข้อมูลเก่าหรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง หากคุณมีผู้ติดต่อในธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน แนวทางที่ดีกว่าคือการสัมภาษณ์หรือส่งแบบสอบถามอย่างเป็นทางการเพื่อรับข้อมูลที่คุณต้องการ แต่ให้แน่ใจว่าคุณกำลังเตรียมพร้อมเกี่ยวกับแรงจูงใจเบื้องหลังการวิจัยของคุณ

หากคุณกำลังวางแผนที่จะใช้ข้อมูลภายในในอดีตเพื่อเปรียบเทียบ คุณสามารถใช้ระบบซอฟต์แวร์ HR ของคุณเพื่อเข้าถึงข้อมูลจากปีก่อนหน้าได้ หากคุณไม่ได้รวบรวมข้อมูลมาหลายปีแล้ว ให้ลองใช้ระบบการจัดการข้อมูลบางประเภท ไม่ว่าจะเป็นระบบการจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) หรือเครื่องมืออื่นๆ

ตัวอย่างเช่น Gartner มีรายงานหลายฉบับจากปีที่แล้วสำหรับลูกค้า:

• เกณฑ์มาตรฐานงบประมาณและประสิทธิภาพทรัพยากรบุคคล
• เกณฑ์มาตรฐานความยืดหยุ่นของพนักงานตามหน้าที่และระดับ
• เกณฑ์มาตรฐานสำหรับบทบาทและความรับผิดชอบของหัวหน้าส่วนภูมิภาคและ/หรือหน่วยธุรกิจของ HR

เมื่อคุณมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการเปรียบเทียบแล้ว (ทั้งข้อมูลขององค์กรและข้อมูลภายนอกหรือข้อมูลในอดีต) ก็ถึงเวลาเปรียบเทียบเมตริก ในการทำเช่นนี้ ให้สร้างสเปรดชีตหรือรายงานที่มีเมตริกสองชุดเคียงข้างกัน จากนั้นระบุตำแหน่งที่ข้อมูลอยู่ในแนวเดียวกันและตำแหน่งที่มีการเบี่ยงเบนที่สำคัญ

การเบี่ยงเบนระหว่างข้อมูลของคุณและข้อมูลเปรียบเทียบไม่ควรถือเป็น "ดี" หรือ "ไม่ดี" ตามมูลค่าที่ตราไว้ อันที่จริง ควรคาดหวังความเบี่ยงเบน เนื่องจากทุกธุรกิจมีวิธีการดำเนินงานที่แตกต่างกัน—ยิ่งมีความคลาดเคลื่อนมากเท่าใด ความจำเป็นในการวิเคราะห์เพิ่มเติมก็ยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

ตัวอย่างเช่น หากต้นทุนต่อการจ้างของคุณสูงกว่าข้อมูลเปรียบเทียบมาก อาจเป็นเพราะคุณกำลังสรรหาบุคลากรในสถานที่ที่มีการแข่งขันสูง ซึ่งต้องใช้เวลาและเงินมากขึ้นในการกรอกบทบาท แต่นั่นไม่ใช่สาเหตุที่ทำให้สูญเสียเสมอไป: คุณสามารถขยายกลุ่มการสรรหาเพื่อรวมพนักงานระยะไกลในสถานที่ทางภูมิศาสตร์อื่น ๆ หวังว่าจะช่วยนำผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้าสู่กระบวนการก่อนหน้านี้

การวิเคราะห์ข้อมูลการเปรียบเทียบของคุณควรนำมาซึ่งความกระจ่างว่าด้านใดของกลยุทธ์ด้านบุคลากรของคุณสามารถปรับปรุงได้ ต่อไป ได้เวลาวางปากกาลงบนกระดาษและระดมความคิดว่าคุณจะทำอย่างไร แผนที่คุณสร้างควรระบุสิ่งที่คุณเชื่อว่าเป็นตัวขับเคลื่อนเบื้องหลังช่องว่างด้านประสิทธิภาพโดยตรง

ตัวอย่างเช่น ถ้า eNPS ของคุณไม่ดีเมื่อวางเคียงข้างกันกับข้อมูลเปรียบเทียบ ขั้นตอนแรกของแผนปฏิบัติการของคุณคือการรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับประสบการณ์ของพนักงานในองค์กรของคุณจากพนักงานของคุณ

แน่นอน ทุกครั้งที่คุณเริ่มแผนการปรับปรุง คุณต้องวัดผลลัพธ์เพื่อที่จะตัดสินได้อย่างแม่นยำว่าแผนนั้นสำเร็จหรือไม่ โชคดีที่คุณรู้อยู่แล้วว่าเมตริกใดที่คุณควรปรับ เนื่องจากเมตริกเหล่านี้เป็นเมตริกเดียวกันที่เป็นแรงบันดาลใจให้โฟกัสไปที่แผนการปรับปรุงของคุณ

เครื่องมือและเคล็ดลับของ Capterra

หากคุณวางแผนที่จะทำให้การเปรียบเทียบเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การปรับปรุงประสิทธิภาพธุรกิจของคุณ อย่าลืมบุ๊กมาร์กแหล่งข้อมูลด้านล่าง

• เกณฑ์มาตรฐาน HR 8 ประการที่คุณควรติดตามและวิธีคำนวณ: ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับเมตริก HR ต่างๆ แปดรายการที่คุณสามารถเปรียบเทียบได้ และเหตุใดจึงมีประโยชน์
• 2022 Capterra Shortlist สำหรับซอฟต์แวร์ทรัพยากรบุคคล: การมีเครื่องมือซอฟต์แวร์ HR ที่เหมาะสมหมายถึงตัวเลขที่เสียเวลาน้อยลงและมีเวลามากขึ้นในการพิจารณา เริ่มการค้นหาของคุณด้วยรายการระบบซอฟต์แวร์ HR ยอดนิยมมากกว่า 20+ ระบบ

ลงทุนในแพลตฟอร์มที่ให้ความสำคัญกับการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ขณะนี้ เราอยู่ท่ามกลางปัญหาการขาดแคลนบุคลากรที่มีความสามารถอย่างกว้างขวาง ซึ่งกระตุ้นให้ ซีอีโอมากกว่า 75% เปลี่ยนกลยุทธ์ด้านบุคลากรเพื่อจัดการกับสาเหตุหลักของความเสี่ยงด้านผู้มีความสามารถ (เนื้อหาทั้งหมดมีให้สำหรับลูกค้าของ Gartner)

ในฐานะผู้นำ HR คุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนกำลังคนในปัจจุบันและการวางแผนสำหรับวันพรุ่งนี้ อย่าปล่อยให้องค์กรของคุณล้าหลังโดยล้มเหลวในการดำเนินการ การนำกระบวนการเปรียบเทียบมาใช้เป็นประจำจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับกลยุทธ์ความสามารถของคุณ และโชคดีที่เครื่องมือซอฟต์แวร์ HR ที่หลากหลายในปัจจุบันมีไว้เพื่อช่วยแบ่งเบาภาระ และดียิ่งขึ้นไปอีก: หลายคนมี อิสระ

ไม่ว่าคุณจะต้องการโซลูชันการจัดการข้อมูลที่จะจัดเก็บและทำความเข้าใจข้อมูลพนักงาน หรือคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มการวิเคราะห์ HR ขั้นสูงที่จะเปลี่ยนข้อมูลเชิงลึกเป็นแผนการปรับปรุง มีเครื่องมือที่เหมาะสมกับความต้องการและงบประมาณของคุณ