วิธีใช้การแบ่งพาร์ติชันและบทบาทตามทีมใน HubSpot CRM

สิ่งที่ยอดเยี่ยมอย่าง หนึ่งเกี่ยวกับชุดเครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย CRM ของ HubSpot คือทุกคนในบริษัทของคุณที่มีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสามารถทำงานภายในแพลตฟอร์มและเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้โดยไม่ต้องใช้นักพัฒนาเว็บหรือผู้เชี่ยวชาญด้านไอที

แต่ก็เป็นความจริงเช่นกันที่สิ่งหนึ่งที่ น่ากลัวที่สุด เกี่ยวกับแพลตฟอร์มของ HubSpot ก็คือทุกคนที่มีชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านสามารถทำงานภายในเครื่องมือและเข้าถึงข้อมูล CRM และการตลาด การขาย การบริการลูกค้า และทรัพย์สินของเว็บไซต์ได้!

คุณเห็นปัญหาที่อาจเกิดขึ้นที่นี่หรือไม่?

นั่นเป็นเหตุผลที่สิทธิ์ผู้ใช้ HubSpot และคุณลักษณะการแบ่งพาร์ติชันแบบทีมเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรที่มีผู้ใช้และแผนกหลายรายภายในระบบของตน

การแบ่งพาร์ติชัน HubSpot คืออะไร?

การแบ่งพาร์ติชั่นใน HubSpot เป็นคุณสมบัติที่ช่วยคุณจัดระเบียบ CRM, สินทรัพย์ และเครื่องมือของคุณ เพื่อให้เฉพาะทีมและผู้ใช้ที่เหมาะสมเท่านั้นที่เข้าถึงได้ ช่วยขจัดความยุ่งเหยิงและขั้นตอนที่ผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ภายในพอร์ทัล HubSpot คุณสามารถเลือกรายการและมอบหมายให้กับทีมหรือแผนกต่างๆ ที่ต้องการได้ ในขณะที่จำกัดการเข้าถึงสินทรัพย์ที่พวกเขาไม่ ต้องการ ช่วยให้ทีมและผู้ใช้มีสมาธิและจัดระเบียบได้

การแบ่งพาร์ติชั่นของ HubSpot เดิมเปิดตัวในปี 2018 แต่ได้รับการอัปเดตครั้งใหญ่ในปี 2020 พร้อมกับการอัปเกรดอื่นๆ ของ CMS Hub ซึ่งอนุญาตให้เข้าถึงเครื่องมือทางการตลาดทั้งหมดแบบทีมได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น เช่น แบบฟอร์ม อีเมล CTA และอื่นๆ

ใครสามารถใช้การแบ่งพาร์ติชัน HubSpot ได้บ้าง

โดยทั่วไป ทีมขนาดเล็กอาจไม่จำเป็นต้องแบ่งพาร์ติชั่น แต่ก็ยังดีที่จะทำความคุ้นเคยกับคุณลักษณะนี้เมื่อบริษัทและทีมของคุณเติบโตขึ้น สิ่งสำคัญคือต้องทราบด้วยว่าความ สามารถในการแบ่งเนื้อหาจะแตกต่างกันไปตามการสมัคร HubSpot ของคุณ

บัญชี HubSpot ทั้งหมดสามารถแบ่งพาร์ติชั่นบันทึก CRM ได้ มุมมอง CRM และกล่องขาเข้าการสนทนาในฮับทั้งหมด รวมถึงการตลาด การขาย บริการ CMS และการดำเนินงาน

อย่างไรก็ตาม หลังจากนั้น คุณจะต้องสมัครใช้งาน Professional หรือ Enterprise เพื่อความสามารถในการแบ่งพาร์ติชั่นขั้นสูง อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ Enterprise นำเสนอคุณสมบัติส่วนใหญ่และเหนือกว่าคุณสมบัติที่มีอยู่ในบัญชี Professional ตัวอย่างเช่น การสมัครใช้งานระดับองค์กรสำหรับ CMS หรือ Marketing Hub จำเป็นต้องแบ่งพาร์ติชั่นบล็อกและหน้าเว็บตามทีม

ที่มา: HubSpot

เหตุใดจึงต้องใช้การแบ่งพาร์ติชัน HubSpot

โดยสรุป การแบ่งพาร์ติชั่นมีจุดประสงค์สองประการ — จัดระเบียบและจำกัดการเข้าถึงสินทรัพย์ ภายในพอร์ทัล HubSpot ของคุณสำหรับบางทีมและผู้ใช้

เข้าถึง

ผู้ที่รับผิดชอบในการจัดการและควบคุมทรัพย์สินของแผนกในท้ายที่สุดคือผู้เชี่ยวชาญ และจำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทรัพย์สินและการทำงานทั้งหมดในแบ็กเอนด์ยังคงรักษาความสมบูรณ์ของตนไว้ และผู้ใช้ที่ไม่มีประสบการณ์จะไม่เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้ตั้งใจ การแบ่งพาร์ติชั่นช่วยคุณได้

ตัวอย่างเช่น คุณไม่ต้องการให้ใครบางคนเปิดอีเมลฉบับร่างโดยไม่ได้ตั้งใจไปยังรายชื่อผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณก่อนเวลาอันควร จำโครงการที่คุณทำมาหลายสัปดาห์ได้หรือไม่? ลองนึกภาพใครบางคนเปลี่ยนรายละเอียดจำนวนมากหรือลบทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือการประกาศภายในบริษัทที่มีความละเอียดอ่อนซึ่งควรจะโพสต์ในอินทราเน็ตส่วนตัวของคุณจะถูกเผยแพร่แทนในบล็อกที่เปิดเผยต่อสาธารณะซึ่งมีสมาชิกหลายพันคนพร้อมการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือไม่

เย้ๆ

องค์กร

ข้อดีอีกประการของการแบ่งพาร์ติชั่น HubSpot คือ ช่วยให้คุณจัดระเบียบทรัพย์สินของทีม ขจัดความยุ่งเหยิงและความสับสน หากคุณใช้ HubSpot มาเป็นระยะเวลาหนึ่ง คุณน่าจะได้สร้างเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมมากมาย ตั้งแต่บล็อกและแลนดิ้งเพจไปจนถึงแคมเปญอีเมล เวิร์กโฟลว์ เอกสารการขาย ลำดับ และอื่นๆ คุณยังดึงดูดลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อจำนวนมากใน CRM การแยกวิเคราะห์ข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดนั้นใช้เวลานาน และอาจรู้สึกหนักใจกับคนที่อาจต้องการเข้าถึงสินทรัพย์เพียงไม่กี่อย่าง

ตัวอย่างการแบ่งพาร์ติชัน HubSpot

การแบ่งพาร์ติชันเป็นสิ่งที่ดีหากบริษัทของคุณมีสาขาหรือสำนักงานหลายแห่ง คุณสามารถสร้างทีมที่ไม่ซ้ำกันสำหรับสถานที่ต่างๆ โดยแต่ละแห่งมีทรัพย์สินทางการตลาดและการขาย การส่งเสริมการขายพิเศษ หรือรายชื่อผู้ติดต่อ ผู้ใช้เห็นเฉพาะเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา เท่านั้น และจะไม่ดาวน์โหลดและโพสต์กราฟิกบนโซเชียลโดยไม่ได้ตั้งใจสำหรับสถานที่ทั่วเมืองหรือภูมิภาคอื่น เป็นต้น

ตัวอย่างกรณีการใช้งานอื่นๆ สำหรับการแบ่งพาร์ติชันใน HubSpot อาจรวมถึง:

• แยกทีมสำหรับ HR การตลาด การขาย และนักพัฒนา เนื้อหาที่จำเป็นสำหรับแต่ละทีมเหล่านี้อาจแตกต่างกันเล็กน้อย ดังนั้นทำให้พวกเขาง่ายขึ้นด้วยการกรองหาพวกเขา
• ทีมงานผลิตภัณฑ์หรือแบรนด์ คุณเป็นผู้ผลิตที่มีหน่วยธุรกิจหรือแบรนด์ต่างกันหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ผู้ผลิตอาหารอาจมีผลิตภัณฑ์หลายรายการซึ่งแต่ละผลิตภัณฑ์มีหลักประกันทางการตลาดและการขายของตนเอง นอกเหนือจากรายชื่อผู้ติดต่อเฉพาะ
• ทีมภูมิศาสตร์ หากคุณให้บริการหลายตลาดที่ต้องการสินทรัพย์แยกต่างหาก คุณสามารถแบ่งพาร์ติชันตามภูมิภาคได้ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับอุตสาหกรรมที่ให้บริการในประเทศอื่นๆ และจำเป็นต้องบำรุงรักษาสินทรัพย์ในหลายภาษา
• ทีมการตลาดขนาดใหญ่ สำหรับองค์กรขนาดใหญ่ คุณอาจมีหลายทีมในแผนกการตลาดของคุณ คุณอาจต้องการแบ่งพาร์ติชั่นข้อมูลที่เลือกสำหรับทีมกิจกรรมและทีมเนื้อหาของคุณ เป็นต้น
• ทีมนักพัฒนา ทีมเว็บที่ใหญ่ขึ้นสามารถกำหนดสิทธิ์อนุญาตที่แตกต่างกันสำหรับนักออกแบบ นักพัฒนา และนักวางกลยุทธ์ SEO

วิธีเริ่มใช้สิทธิ์ HubSpot

หากคุณมีบัญชี Professional หรือ Enterprise ขั้นแรกให้ทำความคุ้นเคยกับความสามารถของพาร์ติชันที่มีให้สำหรับระดับการสมัครของคุณ ฐานความรู้ ของ HubSpot เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี จากตรงนั้น คุณจะต้องทำตามกรอบนี้:

กำหนดเป้าหมาย

พิจารณากรณีการใช้งานข้างต้นเป็นจุดเริ่มต้นเพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าจุดปวดอยู่ที่ใดในองค์กรของคุณ และวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาเหล่านี้ผ่านการแบ่งพาร์ติชัน อาจเป็นการแบ่งส่วนแคมเปญ เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งการขยายงานให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของตลาดหรืออุตสาหกรรมต่างๆ ที่คุณให้บริการ หรือบางทีคุณอาจเห็นความจำเป็นในการดูแลผู้ติดต่อสำหรับแบรนด์หรือสายผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจง การกำหนดเป้าหมายของคุณจะทำหน้าที่เป็นรากฐานของกลยุทธ์การแบ่งพาร์ติชันของคุณ

สร้างทีม

การใช้ทีมแม่และทีมลูกสำหรับแต่ละหน่วย (แฟรนไชส์ ​​ตลาด อุตสาหกรรม แบรนด์ ผลิตภัณฑ์ ฯลฯ) ช่วยให้คุณจัดระเบียบทรัพย์สินภายใน HubSpot Hub แต่ละอันเพื่อให้แน่ใจว่าสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการได้อย่างง่ายดาย — และเฉพาะสิ่งที่พวกเขาต้องการ — โดยไม่ต้องกลั่นกรอง ผ่านเนื้อหาที่ไม่เกี่ยวข้อง

กำหนดผู้ใช้ให้กับทีม

เพิ่มผู้ใช้ในบัญชี HubSpot ของคุณและมอบหมายให้แต่ละทีมที่เกี่ยวข้องพร้อมกับสิทธิ์ที่ถูกต้อง คุณยังมอบหมายผู้ดูแลระบบขั้นสูงที่เชี่ยวชาญซึ่งได้รับอนุญาตให้ดูในทีมอื่นๆ เพื่อช่วยจัดการได้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการตรวจสอบและรักษามาตรฐานของแบรนด์และสร้างความมั่นใจในความสม่ำเสมอทั่วทั้งกระดาน

มอบหมายทรัพย์สินให้กับทีม

เมื่อสมาชิกในทีมได้รับการพิจารณาแล้ว ให้แบ่งเนื้อหาในบัญชีของคุณและพิจารณาว่าทีมใดมีสิทธิ์เข้าถึงทรัพย์สินที่เกี่ยวข้อง สามารถทำได้สำหรับเนื้อหาแต่ละรายการหรือทำเป็นกลุ่มหากคุณมีเนื้อหาที่มีอยู่จำนวนมาก โปรดจำไว้ว่าเนื้อหาที่สร้างขึ้นใหม่ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้โดยทุกทีมที่มีสิทธิ์เนื้อหาตามค่าเริ่มต้น หากคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบางทีม คุณจะต้องตั้งค่าการอนุญาตพิเศษในเนื้อหา ณ เวลาที่สร้างขึ้น

ตั้งค่าการอนุญาตผู้ใช้

สิทธิ์จะขึ้นอยู่กับเครื่องมือ กำหนดสิ่งที่ผู้ใช้แต่ละรายสามารถดู แก้ไข และเผยแพร่ในบัญชีของคุณ ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ผู้ติดต่อ ดีล งาน ตั๋ว และบริษัท ด้วยการตั้งค่าการอนุญาตเป็น "ทีมเท่านั้น" คุณจะมั่นใจได้ว่าผู้ที่ได้รับมอบหมายให้ใช้เครื่องมือของพวกเขาจะได้รับเฉพาะทรัพย์สินที่พวกเขาต้องการเท่านั้น

เรียนรู้เพิ่มเติม: 7 เคล็ดลับสำหรับการใช้งาน HubSpot CRM อย่างมีประสิทธิภาพ

สนับสนุนทีมของคุณ สนับสนุนการเติบโตของคุณ

ด้วยการแบ่งพาร์ติชั่นแบบทีม องค์กรที่กำลังเติบโตของคุณสามารถปรับปรุงการดำเนินงานโดยให้แต่ละทีมและสมาชิกได้รับสิ่งที่ต้องการอย่างแท้จริง ไม่มีอะไรเพิ่มเติม ไม่มีอะไรน้อย ไม่เพียงช่วยประหยัดเวลาและความหงุดหงิดเท่านั้น นอกจากนี้ยังช่วยให้พวกเขามั่นใจว่าพวกเขาได้รับเครื่องมือที่จำเป็นเพื่อให้ประสบความสำเร็จ

หากคุณต้องการสำรวจเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแบ่งพาร์ทิชันของ HubSpot และการสมัครใช้งานแบบมืออาชีพหรือแบบองค์กรเหมาะสำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ โปรดดูหน้า " ทำไมต้องไป HubSpot " จากนั้นติดต่อเราหากมีคำถามใดๆ