HubSpot: ซอฟต์แวร์ CRM ที่ได้มาตรฐาน HIPAA

HubSpot ได้ประกาศอย่างที่ไม่เคยมีมาก่อนในสัปดาห์นี้!

ขณะนี้ลูกค้า Enterprise ของ HubSpot สามารถจัดเก็บข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคลที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI) ได้อย่างปลอดภัยภายใน HubSpot และจัดการพอร์ทัลของตนตามกฎระเบียบ HIPAA

ก่อนที่เราจะพูดถึงเรื่องนั้น ต่อไปนี้คือข้อมูลบางส่วนว่า HIPAA คืออะไร และเหตุใดจึงสำคัญ

ทำความเข้าใจกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA

การปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA คืออะไร

พระราชบัญญัติ Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) ได้รับการประกาศใช้ในปี 1996 เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของระบบการดูแลสุขภาพ วัตถุประสงค์หลักของ HIPAA คือการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของผู้ป่วยไม่ให้ถูกเปิดเผยโดยไม่ได้รับความยินยอมหรือความรู้จากผู้ป่วย กฎหมายของรัฐบาลกลางนี้ใช้กับองค์กรใดๆ ที่จัดการข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI)

องค์ประกอบสำคัญของข้อบังคับ HIPAA

HIPAA ประกอบด้วยกฎหลายข้อที่กำหนดมาตรฐานในการปกป้อง PHI นี่คือองค์ประกอบสำคัญ:

1. กฎความเป็นส่วนตัว:
   กฎความเป็นส่วนตัวสร้างกฎเพื่อปกป้องเวชระเบียนและข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคลของผู้คน โดยจะส่งผลต่อแผนประกันสุขภาพ สำนักหักบัญชีด้านการดูแลสุขภาพ และผู้ให้บริการด้านสุขภาพที่ทำธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์บางอย่าง องค์กรต่างๆ จำเป็นต้องวางมาตรการเพื่อรักษาข้อมูลนี้ให้ปลอดภัย ในขณะที่ผู้ป่วยจะได้แสดงความคิดเห็นในข้อมูลด้านสุขภาพของตน เช่น รับสำเนาบันทึกและขอให้แก้ไขใดๆ
   
   
2. กฎความปลอดภัย:
   กฎความปลอดภัยกำหนดกฎเกณฑ์เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครองทางอิเล็กทรอนิกส์ (ePHI) ข้อมูลนี้ครอบคลุมถึง ePHI ที่สร้าง รับ ใช้ หรือเก็บรักษาโดยหน่วยงานที่ครอบคลุม คล้ายกับสิ่งที่กฎความเป็นส่วนตัวทำ แต่มุ่งเน้นไปที่การปกป้องข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ องค์กรจำเป็นต้องจัดให้มีการป้องกันด้านผู้ดูแลระบบ ทางกายภาพ และเทคโนโลยีเพื่อรักษาความปลอดภัย ePHI ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าการควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัสข้อมูล และการตรวจสอบความปลอดภัยเป็นประจำ
   
   
3. กฎการแจ้งเตือนการละเมิด:
   กฎการแจ้งเตือนการละเมิดระบุว่าหากมีการรั่วไหลของข้อมูลด้านสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI) ที่ไม่ปลอดภัย กลุ่มที่เกี่ยวข้องจะต้องแจ้งให้ผู้ที่ได้รับผลกระทบ เลขานุการด้านสุขภาพ และบางครั้งก็แม้แต่สื่อด้วย ทั้งองค์กรหลักและพันธมิตรต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและเวลาที่แน่นอนสำหรับการแจ้งเตือนเหล่านี้ เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะทราบข้อมูลอย่างรวดเร็วหากข้อมูลรั่วไหล

ความสำคัญของการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA

การปฏิบัติตาม HIPAA มีความสำคัญด้วยเหตุผลหลายประการ:

1. การคุ้มครองความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วย: การตรวจสอบการปฏิบัติตาม HIPAA จะช่วยปกป้องข้อมูลสุขภาพที่ละเอียดอ่อนของผู้ป่วยจากการเข้าถึงและการละเมิดโดยไม่ได้รับอนุญาต สิ่งนี้สร้างความไว้วางใจระหว่างผู้ป่วยและผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ โดยส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเป็นความลับมากขึ้น
   
   
2. ภาระผูกพันทางกฎหมาย: การไม่ปฏิบัติตาม HIPAA อาจส่งผลให้เกิดผลทางกฎหมายที่สำคัญ รวมถึงค่าปรับและค่าปรับจำนวนมาก ซึ่งอาจอยู่ในช่วงตั้งแต่ 100 ถึง 50,000 ดอลลาร์ต่อการละเมิด โดยสูงสุด 1.5 ล้านดอลลาร์ต่อปีสำหรับการละเมิดซ้ำๆ
   
   
3. การจัดการชื่อเสียง: การละเมิดข้อมูลสามารถทำลายชื่อเสียงขององค์กรด้านการดูแลสุขภาพอย่างรุนแรงได้ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ HIPAA องค์กรต่างๆ แสดงให้เห็นถึงความมุ่งมั่นในการปกป้องข้อมูลของผู้ป่วย ซึ่งสามารถเพิ่มความน่าเชื่อถือและชื่อเสียงขององค์กรได้
   
   
4. ประสิทธิภาพการดำเนินงาน: การใช้มาตรการป้องกันที่จำเป็นของ HIPAA มักจะนำไปสู่การปรับปรุงแนวทางการจัดการข้อมูล สิ่งนี้สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล ซึ่งนำไปสู่การดูแลผู้ป่วยและการให้บริการที่ดีขึ้นในที่สุด
   
   
5. ความไว้วางใจและการมีส่วนร่วมของผู้ป่วย: เมื่อผู้ป่วยทราบว่าข้อมูลของตนได้รับการคุ้มครองภายใต้กฎระเบียบที่เข้มงวด พวกเขามีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่กับผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของตน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ผลลัพธ์และความพึงพอใจของผู้ป่วยที่ดีขึ้น

เหตุใดคุณจึงต้องมีซอฟต์แวร์ CRM ตามมาตรฐาน HIPAA

แม้ว่าการปฏิบัติตาม HIPAA มักจะเกี่ยวข้องกับการดูแลสุขภาพ แต่ก็มีความสำคัญสำหรับอุตสาหกรรมอื่นๆ เช่น การเงิน ประกันภัย และภาคส่วนใดๆ ที่ต้องจัดการกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน CRM ที่สอดคล้องกับ HIPAA จัดการกับข้อกังวลหลักหลายประการที่องค์กรในอุตสาหกรรมเหล่านี้ต้องเผชิญ:

1. กระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ซับซ้อน

หนึ่งในความท้าทายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับองค์กรคือการต้องผ่านกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ซับซ้อน ไม่ว่าจะเป็น HIPAA, GDPR หรือกฎหมายคุ้มครองข้อมูลอื่นๆ CRM ที่สอดคล้องกับ HIPAA ช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการนี้โดยการผสานรวมคุณลักษณะด้านความปลอดภัยและโปรโตคอลที่จำเป็นเข้ากับระบบโดยตรง สิ่งนี้จะช่วยลดภาระให้กับองค์กรในการปรับใช้และติดตามมาตรการการปฏิบัติตามกฎระเบียบด้วยตนเอง ช่วยให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินงานหลักของตนได้มากขึ้น

2. การเชื่อมโยงทีมที่ขาดการเชื่อมต่อ

องค์กรต่างๆ มักทำงานร่วมกับแผนกและทีมหลายแผนก ทำให้เกิดช่องว่างในการสื่อสารและไซโลข้อมูล การปฏิบัติตามข้อกำหนด CRM ช่วยให้มั่นใจได้ถึงการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นโดยการจัดหาแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างปลอดภัย ซึ่งจะทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันและสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. การยกระดับประสบการณ์ของลูกค้า

ประสบการณ์ของลูกค้าที่ไม่ปะติดปะต่อสามารถกัดกร่อนความไว้วางใจและความพึงพอใจได้ CRM ที่สอดคล้องกับ HIPAA ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการโต้ตอบจะสอดคล้องกัน เป็นส่วนตัว และปลอดภัย ด้วยมุมมองแบบองค์รวมของประวัติลูกค้าและความชอบ องค์กรต่างๆ จึงสามารถมอบประสบการณ์ที่ราบรื่นและปรับแต่งได้

4. การคว้าโอกาสการเติบโต

องค์กรที่ล้มเหลวในการใช้ประโยชน์จากระบบ CRM อาจพลาดโอกาสในการเติบโตที่สำคัญ การปฏิบัติตามกฎระเบียบ CRM ไม่เพียงแต่ช่วยในการรักษาการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังให้ข้อมูลเชิงลึกและการวิเคราะห์เพื่อขับเคลื่อนการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ข้อเสนอการบริการที่ดีขึ้น การรักษาลูกค้า และการเติบโตโดยรวม

ปัจจัยขับเคลื่อนการเติบโตได้แก่:

• ข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
• การระบุแนวโน้มและความต้องการของลูกค้า
• ปรับปรุงการตลาดและการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์

5. การลดความเสี่ยงของการละเมิดข้อมูล

การละเมิดข้อมูลอาจส่งผลร้ายแรง รวมถึงการลงโทษทางการเงินและการสูญเสียความไว้วางใจ CRM ที่สอดคล้องกับ HIPAA ช่วยลดความเสี่ยงนี้โดยผสมผสานมาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งซึ่งออกแบบมาเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน

6. การดำเนินงานเพรียวลม

CRM ที่สอดคล้องกับ HIPAA จะเพิ่มความคล่องตัวให้กับงานธุรการต่างๆ ลดภาระงานของพนักงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน การทำให้กระบวนการตามปกติเป็นอัตโนมัติและรับประกันการจัดการข้อมูลที่ปลอดภัย องค์กรต่างๆ จึงสามารถอุทิศเวลาให้กับกิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าได้มากขึ้น

การเพิ่มประสิทธิภาพรวมถึง:

• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
• การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์
• บูรณาการกับระบบอื่น ๆ

HubSpot เป็นไปตามมาตรฐาน HIPAA หรือไม่

เนื่องจากธุรกิจต่างๆ ในอุตสาหกรรมต่างๆ พึ่งพาระบบการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) มากขึ้นในการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ความจำเป็นที่ระบบเหล่านี้จะต้องปฏิบัติตามมาตรฐานด้านกฎระเบียบ เช่น HIPAA จึงมีกำหนดมานานแล้ว HubSpot มีความก้าวหน้าครั้งสำคัญในการรับรองว่าแพลตฟอร์มของตนเป็นไปตามข้อกำหนดที่เข้มงวดของ HIPAA ทำให้เป็นตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับองค์กรที่จัดการข้อมูลสุขภาพที่ได้รับการคุ้มครอง (PHI)

การเปิดข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่ได้รับการป้องกันโดย HIPAA

ขณะนี้ HubSpot มีการตั้งค่าเฉพาะเพื่อรองรับการจัดเก็บและการจัดการข้อมูลที่ได้รับการคุ้มครองจาก HIPAA หากต้องการเปิดใช้งานคุณสมบัติเหล่านี้ ผู้ใช้จะต้องเปิดการตั้งค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนภายในบัญชี HubSpot ของตน:

1. การนำทางการตั้งค่า: จากบัญชี HubSpot คลิกไอคอนการตั้งค่าในแถบนำทางด้านบน
2. ความเป็นส่วนตัวและความยินยอม: ในเมนูแถบด้านข้างซ้าย ไปที่ความเป็นส่วนตัวและความยินยอม จากนั้นคลิกที่กำหนดการตั้งค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
3. การเลือกหมวดหมู่ HIPAA: ในแผงด้านขวา ให้เลือกช่องทำเครื่องหมายเพื่อระบุหมวดหมู่ของข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รวมถึงข้อมูลด้านสุขภาพ/การแพทย์ นอกจากนี้ โปรดยืนยันว่าคุณเป็นนิติบุคคลหรือผู้ร่วมธุรกิจที่ได้รับการคุ้มครองจาก HIPAA
4. การยอมรับข้อกำหนด: อ่านและยอมรับข้อกำหนดเบต้าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อตกลงผู้ร่วมธุรกิจ (BAA)
5. การสร้างคุณสมบัติ: หลังจากเปิดใช้งานการตั้งค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนแล้ว ให้สร้างคุณสมบัติที่ทำเครื่องหมายไว้สำหรับการจัดเก็บ PHI โดยเฉพาะ คุณสมบัติเหล่านี้ให้การรักษาความปลอดภัยเพิ่มเติมอีกชั้นหนึ่ง และมีเพียงผู้ดูแลระบบระดับสูงเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้

การจัดเก็บข้อมูลที่มีการป้องกัน HIPAA

เมื่อเปิดใช้งานการตั้งค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของ HIPAA แล้ว คุณสามารถสร้างคุณสมบัติที่กำหนดเองเพื่อจัดเก็บและจัดการ PHI อย่างปลอดภัย:

1. การสร้างคุณสมบัติ: ไปที่คุณสมบัติในเมนูการตั้งค่าแล้วคลิกสร้างคุณสมบัติ
2. การระบุว่ามีความละเอียดอ่อน: ในระหว่างการสร้างพร็อพเพอร์ตี้ ให้ทำเครื่องหมายพร็อพเพอร์ตี้ว่าละเอียดอ่อนและระบุว่าจะจัดเก็บ PHI เลือกการอนุญาตการเข้าถึงอย่างระมัดระวัง ไม่ว่าจะอนุญาตทุกคนหรือจำกัดเฉพาะผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้น
3. ไฟล์แนบที่ปลอดภัย: อัปโหลดไฟล์แนบด้วยการเข้ารหัสอีกชั้น เพื่อให้มั่นใจว่าไฟล์ที่มี PHI ได้รับการปกป้องในฐานข้อมูลของ HubSpot

ประโยชน์ของการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA ของ HubSpot

ความมุ่งมั่นของ HubSpot ในการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA ให้ประโยชน์หลายประการแก่องค์กรที่จัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน:

1. การรักษาความปลอดภัยขั้นสูง : มาตรการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งของ HubSpot รวมถึงการเข้ารหัสข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงตามบทบาท ช่วยให้มั่นใจได้ว่า PHI ได้รับการปกป้องจากการเข้าถึงและการละเมิดโดยไม่ได้รับอนุญาต
   
   
2. การปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ครอบคลุม: ด้วยการเปิดการตั้งค่าข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของ HIPAA และการยอมรับ BAA องค์กรจะสามารถใช้ HubSpot ได้อย่างมั่นใจในขณะที่ปฏิบัติตามพันธกรณีด้านกฎระเบียบของตน
   
   
3. การดำเนินงานที่คล่องตัว: ด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดรวมอยู่ในแพลตฟอร์มที่ปลอดภัยเพียงแห่งเดียว ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และปรับปรุงการดำเนินงานของตนโดยไม่กระทบต่อความปลอดภัย
   
   
4. การจัดการข้อมูลที่ดีขึ้น : คุณสมบัติแบบกำหนดเองที่ออกแบบมาสำหรับ PHI ช่วยในการจัดระเบียบและจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่สำคัญจะพร้อมใช้งานสำหรับบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเสมอ

การเปิดตัวเครื่องมือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของ HIPAA ของ HubSpot ถือเป็นความก้าวหน้าครั้งสำคัญสำหรับอุตสาหกรรมที่ต้องการมาตรการปกป้องข้อมูลที่เข้มงวด ด้วยการเปิดใช้การตั้งค่าเฉพาะสำหรับการปฏิบัติตามข้อกำหนด HIPAA การสร้างคุณสมบัติที่ปลอดภัย และใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์ความปลอดภัยที่ครอบคลุมของ HubSpot องค์กรต่างๆ จึงสามารถจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้อย่างมั่นใจ การพัฒนานี้ไม่เพียงแต่รับประกันการปฏิบัติตามกฎระเบียบเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยโดยรวมและประสิทธิภาพในการดำเนินธุรกิจอีกด้วย