ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR แล้วหรือยัง?

อ่านต่อไปเพื่อดูว่าแผนก HR ของคุณพร้อมที่จะเป็นเครื่องจักรอัตโนมัติแบบลีน ใจร้าย หรือไม่

HR ตามที่เราทราบดีว่ามีการเปลี่ยนแปลงและพัฒนาอยู่ตลอดเวลา มากจนยากที่จะติดตามเทรนด์ใหม่ทั้งหมดที่เกิดขึ้น แต่ถ้าคุณมองภาพรวมของสิ่งที่เกิดขึ้นในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา ปรากฏการณ์สำคัญประการหนึ่งก็ปรากฏขึ้น:

แผนก HR รุ่นเก่าที่ต้องอาศัยกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและความรู้สึกนึกคิดนั้นกำลังจะสิ้นสุด และกำลังถูกแทนที่โดยแผนกทรัพยากรบุคคลที่ทำงานแบบอัตโนมัติและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล

ปรากฏการณ์นี้มีชื่อเรียกว่า "การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR" และกำลังเกิดขึ้นในธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็ก จากการสำรวจแนวโน้มเทคโนโลยียอดนิยมประจำปี 2019 ของ Capterra พบว่า 80% ของธุรกิจขนาดเล็กในสหรัฐฯ ใช้ซอฟต์แวร์ HR หรือวางแผนที่จะใช้ซอฟต์แวร์นี้ในอีก 1-2 ปีข้างหน้า เหล่านี้เป็นธุรกิจที่ไม่นานมานี้ ใช้จาระบีข้อศอกและตู้เก็บเอกสารเพียงอย่างเดียวเพื่อให้ทันต่อความต้องการของผู้มีความสามารถ

หากข้อเท็จจริงนั้นทำให้คุณกดปุ่มตื่นตระหนกเพราะแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณล้าหลัง ให้หายใจเข้าลึกๆ การเปลี่ยนแปลงนี้ไม่สามารถเกิดขึ้นได้ในชั่วข้ามคืน และยังเกี่ยวข้องกับการเลือกช่องสำคัญบางช่องก่อน การดำดิ่งสู่ความคิดริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR ครั้งใหญ่โดยไม่ได้เตรียมการอย่างเหมาะสมเป็นวิธีที่แน่นอนสำหรับความคิดริเริ่มนั้นที่จะฝ่าอุปสรรคสำคัญๆ หรือล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

เราจะอธิบายว่าการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR คืออะไร และแบ่งปันขั้นตอนที่ธุรกิจขนาดเล็กทุกแห่งควรดำเนินการเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR คืออะไร?

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR คือการนำไปใช้และใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มขีดความสามารถของแผนกทรัพยากรบุคคล เป้าหมายของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR นั้นมี 2 ทาง คือ เพื่อทำให้กระบวนการ HR เป็นอัตโนมัติเพื่อประหยัดเวลาและเงิน และเพื่อรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากกระบวนการเหล่านั้นเพื่อทำการตัดสินใจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR สามารถมีได้หลายรูปแบบ:

• แทนที่จะอ่านประวัติย่อของผู้หางานที่สมัครงานกับบริษัทของคุณ ระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) สามารถกรองผู้สมัครที่ไม่เหมาะสมออกได้โดยอัตโนมัติโดยใช้คำสำคัญและข้อมูลจากพนักงานที่มีประสิทธิภาพสูงของคุณ
• แทนที่จะดำเนินการจ้างพนักงานใหม่ทุกครั้งผ่านเอกสารการปฐมนิเทศ ซอฟต์แวร์การเตรียมความพร้อมจะทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
• แทนที่จะส่งเสริมพนักงานตามสัญชาตญาณ ระบบการวางแผนสืบทอดตำแหน่งสามารถผสมผสานข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพของพนักงาน เป้าหมายในอาชีพส่วนตัว และช่องว่างทักษะในองค์กร เพื่อให้ทีมมีข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประกอบการตัดสินใจเลื่อนตำแหน่ง

คุณได้รับส่วนสำคัญ มันเปลี่ยน HR—เงินเดือน การสรรหา การปฏิบัติตาม การเรียนรู้และการจัดการประสิทธิภาพ ทุกสิ่ง—จากสิ่งที่เคยเป็น (ที่ขับเคลื่อนด้วยกระดาษ การตัดสินใจตามสัญชาตญาณและความคิดเห็น) ไปสู่สิ่งที่จำเป็นต้องเป็นเพื่อให้เป็นเลิศในโลกธุรกิจสมัยใหม่ (ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยี พร้อมการตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่ยาก)

โดยหลักการแล้วสิ่งที่ฟังดูง่าย——การทำให้กระบวนการ HR เป็นดิจิทัล—นั้นซับซ้อนอย่างเหลือเชื่อจริงๆ การใช้งานแต่ละครั้งเป็นภูเขาที่ต้องปีนขึ้นไป: การกำหนดเป้าหมาย การระบุบุคคลและทรัพยากรที่คุณต้องการ รับความเป็นผู้นำ ค้นคว้าและซื้อเทคโนโลยี การตั้งค่า เตรียมองค์กรของคุณสำหรับการเปลี่ยนแปลง การทดสอบ การเพิ่มประสิทธิภาพ และ การพิจารณาคดีว่าโครงการประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว

คุณต้องพิจารณาว่าภูเขาแต่ละลูกเหล่านี้เข้ากันได้อย่างไรเพื่อสร้างระบบนิเวศ HR ของคุณ ท้ายที่สุด เทคโนโลยีเหล่านี้ให้ข้อมูลซึ่งกันและกัน—ข้อมูลการเข้างานของคุณถูกใช้ในการคำนวณเงินเดือน ความต้องการจ้างงานของคุณส่งผลต่อความต้องการในการวางแผนกำลังคนของคุณ ฯลฯ หากไม่มีกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงเสียงและกระบวนการบูรณาการที่ละเอียดถี่ถ้วน การใช้งานที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียวอาจทำให้ระบบนิเวศทั้งระบบล่มสลายได้ .

ทั้งหมดที่กล่าวมา การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR เป็นงานที่ซับซ้อนและต้องใช้ความพยายาม และธุรกิจจำนวนมาก แม้จะ "ใช้เวลาให้ทัน" ด้วยความเร่งด่วน ก็แค่ไม่พร้อมที่จะทำการเปลี่ยนแปลงนี้

5 กล่องที่คุณควรทำเครื่องหมายก่อนการแปลงเป็นดิจิทัลของ HR

สำหรับธุรกิจจำนวนมาก นาฬิกากำลังเดินหน้าสู่ยุคดิจิทัล จากการสำรวจของ Gartner ผู้นำธุรกิจ 67% กล่าวว่าหากบริษัทของพวกเขาไม่ได้กลายเป็นดิจิทัลมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญในปีนี้ ก็จะไม่สามารถแข่งขันได้อีกต่อไป

ดังที่กล่าวไปแล้ว ธุรกิจต่างๆ ไม่ควรเร่งรีบในเรื่องนี้ ก่อนที่คุณจะดำเนินโครงการการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR อย่าลืมทำเครื่องหมายห้าช่องเหล่านี้:

• คุณมีระบบสารสนเทศทรัพยากรบุคคล (HRIS) HRIS เป็นรากฐานในการสร้างความคิดริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR ทั้งหมด เป็นซอฟต์แวร์ HR หลักที่ใช้ในการรักษาฐานข้อมูลของพนักงานของคุณ นอกระบบการสรรหาใดๆ การใช้งานทุกครั้งจะขึ้นอยู่กับข้อมูลพนักงานใน HRIS ของคุณเพื่อดำเนินการ หากคุณยังไม่มี HRIS คลิกที่นี่เพื่อสำรวจตัวเลือกของคุณ
• คุณมีพนักงานอย่างน้อย 50 คน ใช้อันนี้กับเม็ดเกลือเพราะทุกธุรกิจแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไป คุณจะไม่ได้รับการประหยัดจากขนาดและผลตอบแทนจากการลงทุนที่คุณต้องการด้วยโครงการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR รายใหญ่ จนกว่าคุณจะมีพนักงานครบ 50 คน ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่มีขนาดเดียวกันซึ่งมีข้อกำหนดด้านสวัสดิการพนักงานจำนวนมาก ธุรกิจต่างๆ ต้องเผชิญกับอุปสรรคด้านการบริหารที่มากขึ้นและความต้องการที่การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลอาจลดลงได้
• คุณมีแผนกไอทีอย่างเป็นทางการ ระหว่างความต้องการในการผสานรวม มาตรการป้องกันความปลอดภัยของข้อมูล และอุปสรรคด้านลอจิสติกส์อื่นๆ นับพันที่คุณต้องพิจารณาด้วยการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล แผนกไอที—แม้เพียงผู้อำนวยการด้านไอทีคนเดียวหรือซีไอโอ—ก็เป็นสิ่งจำเป็น พวกเขาจะเป็นหุ้นส่วนของคุณในการวางกลยุทธ์และขั้นตอนการเปลี่ยนแปลงของคุณ
• คุณสบายใจกับข้อมูล การรวบรวมข้อมูลพนักงานจำนวนมากจะไม่มีประโยชน์หากคุณไม่มีทักษะในการตีความ หรือรู้สึกไม่สบายใจในการตัดสินใจตามข้อมูลที่บอก นี่เป็นปัญหาที่แพร่หลาย: มีพนักงานเพียง 33% เท่านั้นที่รู้สึกมั่นใจในทักษะการรู้ข้อมูลของตน
• คุณมีเป้าหมายภายในที่ชัดเจนในใจ การไล่ตามการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของ HR เพียงเพื่อ "ปรับปรุง" หรือเพราะคู่แข่งของคุณกำลังทำสิ่งนี้อยู่เป็นการเคลื่อนไหวที่ผิด ทุกโครงการการเปลี่ยนแปลงควรมีเป้าหมายภายในที่ชัดเจนซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการ HR หรือประสบการณ์ของพนักงานด้วยผลลัพธ์ที่วัดผลได้ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อพิจารณาว่าการเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จหรือไม่ (เช่น ลดเวลาในการจ้างงานลง 10 วัน)

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่เคยสมบูรณ์

แม้ว่าคุณจะลงทุนในชุดการจัดการความสามารถที่ครอบคลุมเพื่อทำให้แผนก HR ทั้งหมดของคุณเป็นแบบดิจิทัล แต่จงรู้ไว้: การเปลี่ยนแปลงของคุณยังไม่สิ้นสุด ความจริงก็คือมันไม่เคยเป็น เทคโนโลยีขั้นสูงเพิ่มเติม เช่น ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และความเป็นจริงเสมือน (VR) ที่ก่อให้เกิดประโยชน์มากมายและสร้างจากสิ่งที่มาก่อนที่จะถูกคิดค้นอยู่ตลอดเวลา

นั่นคือเหตุผลที่สร้างรากฐานที่มั่นคงในวันนี้ หากคุณยังคงใช้ไฟล์กระดาษหรือสเปรดชีตสำหรับความต้องการส่วนใหญ่ของ HR ของคุณ ให้ไปที่หน้าซอฟต์แวร์ HR ของเราเพื่อเปรียบเทียบตัวเลือกราคาประหยัดที่มีคะแนนสูงสุด

หากคุณกำลังมองหาแหล่งข้อมูลเพิ่มเติมเช่นนี้เพื่อช่วยเตรียมธุรกิจของคุณ ให้ลองดูสิ่งเหล่านี้:

• Talent Management คืออะไร และแตกต่างจาก HR อย่างไร?
• 3 วิธีที่พนักงานสามารถลดการใช้ระบบใหม่ในที่ทำงาน
• Technostress กำลังเผาผลาญพนักงานของคุณหรือไม่? 5 สิ่งที่ต้องทำเกี่ยวกับมัน

ข้อมูลการสำรวจแนวโน้มเทคโนโลยียอดนิยมประจำปี 2019 ของ Capterra

Capterra ดำเนินการสำรวจนี้ตั้งแต่เดือนมิถุนายนถึงสิงหาคม 2019 ในกลุ่มผู้นำธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางในสหรัฐฯ จำนวน 539 คน บริษัทต่างๆ ได้รับการคัดเลือกตามขนาดสำหรับผู้ที่มีพนักงาน 2 ถึง 249 คน และมีรายได้ต่อปีทั่วทั้งองค์กรน้อยกว่า 100 ล้านดอลลาร์ ผู้ตอบแบบสำรวจที่มีคุณสมบัติเหมาะสมจะต้องมีส่วนร่วมในการจัดซื้อเทคโนโลยีสำหรับองค์กรและดำรงตำแหน่งผู้จัดการหรือสูงกว่าในบริษัท