วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่คู่ควรกับรางวัล? (ประเภท & ขั้นตอน)

คุณเคยสังเกตหรือไม่ว่าแถลงการณ์อย่างเป็นทางการจะถูกเผยแพร่ออกมาเสมอ เมื่อมีบางสิ่งที่ 'ควรค่าแก่การเป็นข่าว' เกิดขึ้น? ไม่ว่าจะเป็นการเคลียร์ข่าวลือหรือเพื่อยืนยัน เมื่อมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นและก่อให้เกิดความปั่นป่วนในหมู่คนทั่วไป มักจะมีแถลงการณ์อย่างเป็นทางการเพื่อชี้แจงสิ่งต่างๆ นี่อาจดูเหมือนเป็นการประกาศต่อสาธารณะอีกครั้ง แต่ก็ไม่ง่ายอย่างนั้น

หัวข้อสามารถเปลี่ยนแปลงได้และลักษณะของความจริงจังจะแตกต่างกัน ถึงกระนั้น หากมีการระบุว่าเป็น 'แถลงการณ์อย่างเป็นทางการ' ก็มักจะใช้เป็นแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือเกี่ยวกับหัวข้อนั้น

หากคุณคุ้นเคยกับการประชาสัมพันธ์หรืออยู่ในแวดวงสื่อ คุณอาจคุ้นเคยกับคำว่า 'ข่าวประชาสัมพันธ์' เป็นอย่างดี อย่างไรก็ตาม หากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณเคยได้ยินเรื่องนี้และต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม คุณมาถูกที่แล้ว เพราะเราจะแจกแจงความรู้ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับข่าวประชาสัมพันธ์และวิธีเขียน ดาวฤกษ์ดวงหนึ่ง

ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไรและเหตุใดจึงสำคัญ

พูดง่ายๆ ก็คือ ข่าวประชาสัมพันธ์คือแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่องค์กรหรือนิติบุคคลมอบให้กับสื่อต่างๆ เพื่อการบริโภคในที่สาธารณะ ข่าวประชาสัมพันธ์มีความสำคัญเนื่องจากมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งๆ ในแหล่งเดียว กล่าวคือ เป็นแหล่งข้อมูลที่กระชับและสะดวก

ข่าวประชาสัมพันธ์ยังเป็นทางการโดยธรรมชาติ และในระดับหนึ่งก็มีความรู้สึกมีอำนาจอยู่ด้วย ใช้เพื่อดึงดูดความสนใจของสื่อ (ไม่ว่าเจตนาเบื้องหลังจะเป็นอย่างไร) ข่าวประชาสัมพันธ์ถือเป็นแหล่งข้อมูลหลักเนื่องจากเป็นผู้ให้ข้อมูลดั้งเดิม

พวกมันเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมในการควบคุมการเล่าเรื่องของวาทกรรมใดๆ ตามเนื้อผ้า ข่าวประชาสัมพันธ์จะถูกแจกจ่ายไปยังผู้ประกาศข่าวซึ่งส่งต่อไปยังนักข่าว และด้วยเหตุนี้ ข่าวประชาสัมพันธ์จึงเป็นไปตามรูปแบบมาตรฐาน

เวลาที่เหมาะสมในการสร้างข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร?

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการกำหนดและควบคุมเรื่องเล่าในสื่อ โดยปกติแล้วการแถลงข่าวจะทำโดยบริษัทหรือนิติบุคคลเมื่อเผชิญกับการตรวจสอบข้อเท็จจริงหรืออยู่ภายใต้การพิจารณาของศาลที่รับฟังความคิดเห็นสาธารณะ แต่ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่ได้ถูกใช้เพื่อจัดการกับการปฏิเสธเสมอไป สามารถใช้เพื่อดึงดูดความสนใจของสาธารณชนเมื่อมีเหตุการณ์สำคัญที่จะจัดขึ้นโดยบริษัทหรือองค์กร

เราจะแสดงรายการเหตุการณ์บางอย่างเมื่อสามารถใช้ข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อดึงดูดความสนใจของสื่อและดึงความสนใจได้มากขึ้น:

ข่าวด่วน – ข่าวด่วนใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์กรสามารถเผยแพร่สู่สาธารณะได้โดยใช้ข่าวประชาสัมพันธ์

การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ – บริษัทสามารถเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อส่งเสริมการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการที่กำลังจะมาถึง

Grand Openings – โชว์รูมหรือโรงภาพยนตร์แห่งใหม่จะเปิดในเร็วๆ นี้? ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นสิ่งที่ดีสำหรับเรื่องนี้

เหตุการณ์ - กิจกรรมสาธารณะหรือส่วนตัวใด ๆ ที่ต้องการความสนใจสามารถแจ้งได้ผ่านข่าวประชาสัมพันธ์

การเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำ – หากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในระดับผู้บริหารกำลังจะเกิดขึ้น การแถลงข่าวเป็นวิธีที่เป็นทางการและมีประสิทธิภาพในการประกาศ

อะไรทำให้ข่าวประชาสัมพันธ์แตกต่างจากการประกาศสาธารณะ?

คุณอาจสงสัยว่าข่าวประชาสัมพันธ์แตกต่างจากประกาศสาธารณะอื่นๆ อย่างไร เราพบว่าข่าวเหล่านั้นเป็นทางการ แต่คุณสามารถโต้แย้งได้ว่าข่าวที่คุณได้รับจากแหล่งข่าวที่เป็นทางการก็เป็นข่าวเช่นกัน ความแตกต่างพื้นฐานที่สำคัญคือความเป็นทางการ ข่าวประชาสัมพันธ์ไม่เพียงเป็นทางการมากขึ้น แต่ยังเป็นไปตามรูปแบบเฉพาะอีกด้วย

ข้อแตกต่างอีกประการหนึ่งคือ ในอดีตถือเป็นแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ หมายความว่าเป็นเอกสารต้นฉบับที่มีข้อมูลทางการ นอกเหนือจากนี้ ข่าวประชาสัมพันธ์ยังแตกต่างจากประกาศสาธารณะอื่น ๆ เพราะจัดทำขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะ - เพื่อให้ได้รับความสนใจจากสื่อ เช่น เพื่อให้แหล่งข่าวหยิบขึ้นมารายงาน

ข่าวประชาสัมพันธ์ประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง?

เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์มีหน้าที่สองประการในการควบคุมการเล่าเรื่อง (การควบคุมความเสียหาย) และการดึงดูดความสนใจ (ในแง่บวก) ข่าวประชาสัมพันธ์มีหลายประเภท เราจะเน้นประเภทที่โดดเด่นที่สุดและใช้บ่อยที่สุดสำหรับคุณ

1. คำเชิญ

ตามคำเชิญ เราหมายถึงการประกาศกิจกรรมด้วย ไม่ว่าจะเป็นงานส่วนตัวที่มีคนจำกัดหรืองานสาธารณะที่จัดขึ้นเพื่อดึงดูดผู้คนจำนวนมาก ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแจ้งและแจกบัตรเชิญงาน คำเชิญและประกาศเหล่านี้มีบทบาทในการจดจำแบรนด์และภาพลักษณ์ ดังนั้นคุณต้องสร้างให้ดี

ตัวอย่าง:

• ตารางคอนเสิร์ตการกุศลของโฟล์คสวาเกน
• Blunt – Premium Salon – เปิดร้านในลอนดอน

2. การเปิดตัวผลิตภัณฑ์

นี่เป็นเกมง่ายๆ ผ่านข่าวประชาสัมพันธ์ที่ บริษัท ชื่อดังแจ้งให้ผู้คนทราบเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่จะเกิดขึ้น ข่าวประชาสัมพันธ์ยังเป็นวิธีที่ดีในการให้ข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ แบรนด์ยังสามารถควบคุมประเภทและขอบเขตของข้อมูลที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะ สร้างความตื่นเต้นและสร้างความตึงเครียด

ตัวอย่าง:

• Lenovo เปิดตัวแล็ปท็อปพับได้ซีรีส์ใหม่
• Audible เสนอคุณสมบัติใหม่พร้อมการอัปเดตล่าสุด

3. รางวัล

การใช้ข่าวประชาสัมพันธ์เพื่อให้สาธารณชนรับรู้ถึงความสำเร็จและรางวัลที่แบรนด์ได้รับคือการเคลื่อนไหวที่ราบรื่นที่สุดที่บริษัทสามารถทำได้เพื่อสร้างชื่อเสียง นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ดีในการสร้างกระแสในหมู่สาธารณชน หากแบรนด์หรือบริษัทเพิ่งได้รับเงินสนับสนุน

ตัวอย่าง:

• Dyson Air Wrap คืออุปกรณ์จัดแต่งทรงผมอันดับ 1 ในปี 2022
• Happy Hearts คว้าอันดับหนึ่งในการจัดอันดับขององค์กรพัฒนาเอกชนในปีนี้

4. ข่าวด่วน

ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำให้ประชาชนทั่วไปทราบข่าวด่วน เนื่องจากรูปแบบที่กระชับและแม่นยำ ข่าวประชาสัมพันธ์จึงให้ข้อมูลที่ชัดเจนและระบุข้อเท็จจริงด้วยน้ำเสียงที่เป็นทางการและไม่ใช้อารมณ์มากเกินไป แต่ได้ใจความ

ตัวอย่าง:

• ซิดนีย์จะกลับมาท่องเที่ยวอีกครั้งในเดือนกรกฎาคมปีหน้า
• เฮอริเคนเคธี – คาดว่าจะถึงชายฝั่งอินเดียภายในสัปดาห์ที่สองของเดือนมกราคม

วัตถุประสงค์หลักเบื้องหลังข่าวประชาสัมพันธ์คือการได้รับความสนใจจากสื่อต่างๆ ข่าวประชาสัมพันธ์มีตัวเลือกที่ดีกว่าในการหยิบขึ้นมาเมื่อสร้างขึ้นด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง

ทำตามคำแนะนำที่เราได้อธิบายไว้ด้านล่างเพื่อให้คุณเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ที่จะรับประกันความครอบคลุมของสื่อ

วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์?

1. หัวข้อที่น่าสนใจ

คิดแบบนี้ - ข้อมูลมีอยู่ทุกที่ เมื่อใดก็ตามที่คุณเลื่อนดูโซเชียลมีเดียรูปแบบใดก็ตาม ไม่ว่าจะเป็น Instagram, Facebook, Twitter ฯลฯ หรือเปิดแอพใดๆ หรือแม้แต่เปิดทีวี มันก็เต็มไปด้วยข่าวด่วนทุกประเภท ดังนั้น เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจำเป็นต้องมีพาดหัวข่าวที่ชัดเจนและดึงดูดใจ

พาดหัวข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรดึงดูดความสนใจและสื่อถึงประเด็นของเรื่องราว เช่น คุณไม่ควรสร้างชื่อเรื่องแบบสุ่มที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องราวของคุณ คุณควรทราบเนื้อหาอย่างชัดเจนและพัฒนาหัวข้อข่าวที่จับใจและดึงดูดใจ ดังนั้น เคล็ดลับที่ดีคือการใช้คำกริยาแสดงกิริยาอาการและอย่าใช้คำกริยายาวเกินไป

2. ล้างรายละเอียด

ข่าวประชาสัมพันธ์ควรเป็นแหล่งข้อมูลที่กระชับและเชื่อถือได้ คุณต้องใส่รายละเอียดที่เหมาะสมเกี่ยวกับหัวข้อที่อยู่ในมือ หากเป็นกิจกรรม ให้ระบุวันที่ สถานที่ เวลา ผู้ที่จะติดต่อ เป็นต้น

ในทำนองเดียวกัน หากเป็นการเปิดตัวหรืออัปเดตผลิตภัณฑ์ ให้เน้นรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดให้ชัดเจน หากเป็นข่าวด่วน คุณต้องถ่ายทอดข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้เรื่องราวของคุณสมเหตุสมผล

3. จัดลำดับความสำคัญของ 5 W

ย่อหน้าเริ่มต้นของข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรประกอบด้วย 5 W's: เรื่องนี้เกี่ยวกับใคร เกิดอะไรขึ้น? มันจะเกิดขึ้นที่ไหน? มันจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่? และเหตุใดจึงสำคัญ?

การจัดลำดับความสำคัญของ 5 W จะทำให้นักข่าวเข้าใจได้ชัดเจนว่าหัวข้อข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณมีความเกี่ยวข้องและควรค่าแก่การนำออกเผยแพร่ในสื่อเพื่อการบริโภคของประชาชน

4. ให้ใบเสนอราคาที่ดึงดูดใจ

เมื่อคุณได้รับความสนใจจากแหล่งข่าวของสื่อและถ่ายทอดรายละเอียดที่เกี่ยวข้องให้กับนักข่าวแล้ว ก็ควรที่จะเสนอคำพูดที่ดึงดูดซึ่งนักข่าวสามารถใช้เมื่อถ่ายทอดข้อมูลสู่สาธารณะ

คำพูดควรอยู่ในบริบทแม้ว่า; คุณไม่ควรเพียงแค่เสนอราคาเพราะมัน 'ฟังดูดี'; ควรเกี่ยวข้องกับหัวข้อและช่วยวาดภาพให้ผู้ฟัง

ตามหลักการแล้ว การขอคำพูดจากคนที่เกี่ยวข้องโดยตรงในเรื่องนี้เป็นเส้นทางที่ดีที่สุด แต่นี่ไม่ได้หมายความว่าคุณควรใส่ข้อความใด ๆ และทุกคำจากบุคคลที่เกี่ยวข้องกับเรื่องราว

5. ข้อมูลความเป็นมา

การให้ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็นเกี่ยวกับข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะทำให้ผู้ที่บริโภคเนื้อหาของคุณได้รับบริบทที่จำเป็นมาก เสนอรายละเอียดที่จะเสริมสร้างการเล่าเรื่องของคุณและแต่งแต้มเรื่องราวของคุณในเชิงบวก

สมมติว่าคุณกำลังเขียนข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับบริษัทเกี่ยวกับการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ใหม่ หากคุณสามารถรวมเรื่องราวเบื้องหลังของวิธีการพัฒนาผลิตภัณฑ์อย่างสร้างสรรค์และเน้นผลกระทบของมัน ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณจะมีโอกาสได้รับการหยิบยกจากสื่อมากขึ้น

6. ข้ามการใช้ศัพท์แสง

คุณต้องจำไว้ว่าข่าวประชาสัมพันธ์ทำขึ้นเพื่อการบริโภคของประชาชน ผู้คนต้องเข้าใจสิ่งที่กำลังสื่อถึงพวกเขาก่อนอื่น ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้ศัพท์เฉพาะทางอุตสาหกรรมหรือคำและวลีที่ซับซ้อนเกินไป ความเรียบง่ายเป็นกุญแจสำคัญในการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์

7. ออกจากระบบอย่างเหมาะสม

คุณควรจบข่าวประชาสัมพันธ์อย่างเหมาะสม หลีกเลี่ยงการลงท้ายอย่างกะทันหันและเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ในลักษณะที่ผู้อ่านรู้สึกผ่อนคลายในตอนจบ วิธีการออกจากระบบจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าคุณอยู่ที่ไหน แต่กุญแจสำคัญคือการลงชื่อออกจากระบบในลักษณะที่แสดงว่าข่าวประชาสัมพันธ์ได้สิ้นสุดลงแล้ว

8. การสรุป

เมื่อเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ คุณควรใส่บทสรุปของเรื่องราวไว้ที่ด้านล่าง (ย่อหน้าท้าย) นอกจากนี้ ในบทสรุปนี้ อย่าลืมใส่ต้นแบบ เช่น ประวัติธุรกิจสั้นๆ หรืออีกนัยหนึ่งคือ ข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อ ซึ่งจะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง

ตอนนี้คุณรู้วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว มาดูองค์ประกอบสำคัญบางประการที่คุณไม่ควรพลาดที่จะรวมไว้ในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ

องค์ประกอบสำคัญของข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร?

1. หัวเรื่อง

เราได้กล่าวถึงเรื่องนี้แล้วในส่วน 'วิธีเขียนข่าวประชาสัมพันธ์' แต่เราจะกล่าวถึงอีกครั้งเนื่องจากเป็นองค์ประกอบหลักดังกล่าว ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณต้องมีหัวข้อข่าวเสมอ จะต้องดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและถ่ายทอดสาระสำคัญของเรื่องราวในลักษณะที่น่าดึงดูดเช่นกัน

2. วันที่เผยแพร่

ข่าวประชาสัมพันธ์ใด ๆ ควรมีวันที่เผยแพร่ที่อธิบายไว้อย่างชัดเจน คุณควรระมัดระวังเกี่ยวกับวันที่ เพราะการป้อนที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้บริษัทหรือแบรนด์สูญเสียความน่าเชื่อถือได้

3. บทนำ

ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบของย่อหน้าแนะนำเสมอ ย่อหน้าเกริ่นนำนี้ต้องมี 5 W's (อ้างอิงถึงส่วน 'วิธีการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์' ด้านบน)

4. ข้อมูลการติดต่อ

อย่าลืมใส่ข้อมูลการติดต่อในข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณ คุณควรระบุหมายเลขติดต่ออย่างน้อยสองหมายเลขเนื่องจากหมายเลขหนึ่งอาจติดต่อไม่ได้

5. บทสรุป

อย่างที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณควรเป็นไปตามรูปแบบเฉพาะซึ่งกำหนดให้ย่อหน้าสุดท้ายเป็นย่อหน้าสรุป บทสรุปนี้ควรรวมถึงสำเร็จรูปซึ่งเป็นชีวประวัติธุรกิจสั้น ๆ

สรุป!

เมื่อคุณมีทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเขียนข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว เราจะจบบล็อกนี้ด้วยเคล็ดลับอีกสองข้อ

ประการแรก ให้เขียนข่าวประชาสัมพันธ์เมื่อคุณมีประกาศที่สมควรเป็นข่าวเท่านั้น เพราะถ้าคุณไม่ทำ ไม่ว่าคุณจะลงแรงมากแค่ไหน ก็ไม่น่าเป็นไปได้ที่สื่อจะหยิบมันขึ้นมา

ประการที่สอง หลังจากส่งข่าวประชาสัมพันธ์แล้ว การติดตามผลกระทบเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากจะช่วยให้คุณประเมินได้ว่ามีผลหรือไม่ ถ้าได้รับการตอบรับที่ดี แสดงว่าคุณมาถูกทางแล้ว

ถ้าไม่ ก็ถึงเวลานั่งลงและประเมินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อให้ข่าวประชาสัมพันธ์ของคุณสามารถเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายที่ต้องการได้

อ่านเพิ่มเติม:

วิธีเพิ่มฟีดข่าวในเว็บไซต์ของคุณในไม่กี่นาที

จะสร้างหน้าข่าวสำหรับเว็บไซต์ใด ๆ ได้อย่างไร

30+ ไอเดียจดหมายข่าวสำหรับเนื้อหาที่คัดสรร!

7 เคล็ดลับในการสร้างหน้าสื่อที่ยอดเยี่ยม!

เครื่องมือตัดข่าวออนไลน์ที่ดีที่สุด: Elink

35 อันดับเว็บไซต์ข่าวโลกและฟีด RSS ที่น่าติดตาม!