วิธีเขียนอีเมลขอโทษลูกค้าย้อนหลัง
เผยแพร่แล้ว: 2020-08-28
อย่ากลัวที่จะทำผิดพลาด กลัวที่จะไม่รู้จักพวกเขา มนุษย์ไม่ได้สมบูรณ์แบบ และความผิดพลาดก็เกิดขึ้น แม้แต่ในทีมการตลาดที่สมบูรณ์แบบ จำเป็นสำหรับธุรกิจที่จะใช้ตัวอย่างอีเมลขอโทษและรู้วิธีเขียนจดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้ากับโครงการ 37% ของ ลูกค้าที่ผิดหวัง รู้สึกดีกับบางสิ่ง ได้รับการตอบแทนจาก ความผิดพลาด ตามที่ Carey School of Business กล่าว นอกจากนี้ หาก แบรนด์ขอโทษด้วยเครดิต ความพึงพอใจก็เพิ่มขึ้นเป็น 74% แล้วจะเขียนคำขอโทษยังไงดี? แต่คำถามคือทำอย่างไรถึงจะจับช่วงเวลานี้และกล่าวขอโทษลูกค้าให้ได้กลับมาใช้อีกครั้งโดยใช้อีเมลขอโทษและเทมเพลตอีเมลขอโทษ อ่านบทความเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเภทแคมเปญอีเมลเพื่อหาคำตอบอีเมลขอโทษคืออะไร
อ๊ะ อีเมล เป็นจดหมายขอโทษที่ทำผิด หากแบรนด์ทำผิดพลาด ก็ควรส่งอีเมลขอโทษไปยังลูกค้า
ตัวอย่างเช่น เว็บไซต์เสียและใช้งานไม่ได้ชั่วขณะหนึ่ง ลูกค้าของคุณไม่สามารถทำการซื้อได้ หลังจากแก้ไขปัญหาแล้ว บริษัทควรส่งอีเมลขอโทษดังกล่าว: 
อีเมลขอโทษที่ตลกถึงลูกค้าวิธีเขียนหัวเรื่องอีเมลขอโทษ
หัวเรื่องคือหน้าของจดหมายข่าว และควรจะสมบูรณ์แบบ ในอีเมลของคุณ ดอกกุหลาบเล็กๆ น้อยๆ ที่คุณจะมอบให้เพื่อรับการอภัยโทษ เราได้รวบรวมรูปแบบ 5 อันดับแรกเกี่ยวกับวิธีเขียนหัวข้อจดหมายขอโทษอย่างเป็นทางการถึงลูกค้าของคุณตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลขอโทษ
- “อ๊ะ ลิงก์ไม่ถูกต้อง” แบรนด์หนึ่งพูดถึงข้อผิดพลาดที่แท้จริง และลูกค้าเห็นเหตุผลในการส่งอีเมล ผู้รับจะอ่านอีเมลขอโทษที่มีหัวเรื่องสำหรับอีเมลขอโทษเพราะต้องการทราบลิงก์ที่ถูกต้อง
- “รุ่นที่ถูกต้อง” สูตรดังกล่าวทำให้ผู้รับทราบว่าในจดหมายข่าวขอโทษพวกเขาจะได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง
- “เราขอโทษจริงๆ” หัวข้อนี้ทำให้รู้ว่าบริษัทขอโทษ สูตรนี้น่ารักและเป็นกันเอง และมีแนวโน้มมากที่สุดที่ลูกค้าจะต้องการเปิดและอ่านอีเมล อุ๊ปส์
- “บริษัทของเราต้องขออภัยที่ให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง” Brand ขอการให้อภัยและกล่าวว่าสิ่งที่ทำผิดพลาดไป
- “ขอโทษอย่างสุดซึ้งเนื่องจากปัญหาทางเทคนิคกับเว็บไซต์” ความหมายเดียวกัน แต่สูตรต่างกัน อย่างไรก็ตาม ตัวแปรทั้งสองฟังดูจริงใจและน่าพอใจ
วิธีเขียนจดหมายข่าวขอโทษอย่างเป็นทางการถึงลูกค้าของคุณ
ปัญหาอาจเกิดขึ้นได้ และลูกค้าของคุณอาจมีส่วนร่วมในสถานการณ์นี้ หากลูกค้ามีประสบการณ์ที่ไม่ดีในการใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณ งานของคุณคือการขอโทษผ่านอีเมลและคืนความไว้วางใจให้กับแบรนด์ ที่นี่คุณจะได้พบกับคำวิเศษ ความคิด และตัวอย่างอีเมล อุ๊ปส์ สำหรับการสร้างตัวอย่างจดหมายขอโทษสำหรับความผิดพลาดที่จะทำลายน้ำแข็ง ฝึกฝนศิลปะการขอโทษแบรนด์ไปกับเราเอาใจใส่
เป็นที่ชัดเจนว่าจดหมายข่าว อุ๊ปส์ ไม่ควรไร้อารมณ์ ถ้ามีคนมาขอการให้อภัยจากคุณ คุณต้องการให้พวกเขาเข้าใจคุณ เป็นสิ่งสำคัญเพราะการพูดว่า "ฉันขอโทษ" ในอีเมลขอโทษสำหรับความผิดพลาดนั้นสามารถเข้าถึงได้ แต่คำพูดของคุณก็ไม่มีความหมาย ขั้นตอนแรกคือ การเดินเข้าไปในรองเท้าของลูกค้า และเข้าใจ:- พวกเขามีปัญหาอะไรจากความผิดพลาดของคุณ?
- นานแค่ไหน?
- พวกเขาสูญเสียเงินหรือไว้วางใจในแบรนด์หรือไม่?
- ฉันเข้าใจดีว่ากระบวนการทำงานของคุณมีความสำคัญเพียงใด
- ฉันจินตนาการว่าคุณผิดหวังแค่ไหนเพราะข้อผิดพลาดนี้
- ถ้าฉันเป็นคุณ ฉันจะเสียใจเหมือนคุณ
ข้อสังเกตบางประการของการเอาใจใส่อยู่ในอีเมลขอโทษที่ส่งถึงลูกค้า มันมีคำพูดที่จริงใจและการชดเชย
เป็นเชิงรุก
ตอบโดยเร็วที่สุดในจดหมายขอโทษถึงลูกค้า ตรงกันข้ามกับอีเมลตอบกลับการร้องเรียนของลูกค้า การขอโทษควรเป็นความคิดริเริ่มของคุณ ลองนึกภาพว่าลูกค้าได้รับผลิตภัณฑ์ที่มีข้อบกพร่องหรือซอฟต์แวร์ของคุณขัดข้อง แต่ถึงกระนั้น ลูกค้าไม่ได้ส่งคำร้องเรียนอย่างเป็นทางการ – พวกเขาอาจเพิ่งตัดสินใจที่จะไม่ซื้อจากคุณอีกหรือไม่ปรับปรุงสัญญาในปีหน้า ฯลฯ จากนั้น อยู่ที่คุณจะส่งจดหมายขอโทษให้กับลูกค้าว่า จะสะท้อนและเปลี่ยนสถานการณ์ให้ดีที่สุด
พูดว่า "ฉันขอโทษ!"
มันไม่คาดคิดใช่ไหม? แต่มีรายละเอียดที่สำคัญเช่นว่า คุณควรขอโทษผ่านจดหมายขอโทษของบริษัทสำหรับความเจ็บปวด ไม่ใช่สำหรับความผิดพลาด บอกว่าคุณเสียใจมากเพราะปัญหาที่ลูกค้าของคุณจะมี อย่าพยายามหาเหตุผลให้ตัวเอง หมายความว่าคุณไม่รู้สึกผิดและต้องการพิสูจน์ความบริสุทธิ์โดยใช้อีเมลเพื่อขอโทษลูกค้า ลูกค้าของคุณจะไม่เห็นคุณค่า พวกเขาคิดว่าคุณไม่จริงใจกับพวกเขา การขอโทษอย่างจริงใจในอีเมลเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการแสดงความห่วงใยต่อลูกค้าและเพิ่มระดับความไว้วางใจให้กับแบรนด์
ทีมงาน Links of London ขอการให้อภัยและอธิบายเหตุผลว่าทำไมถึงเกิดขึ้น
สำนึกผิดแล้ว
อย่ากลัวที่จะยอมรับว่าคุณหรือทีมงานทำผิดพลาดในจดหมายขอโทษ คิดถึงลูกค้าและอิทธิพลของความผิดพลาดที่มีต่อแบรนด์ สิ่งสำคัญคือต้องรับผิดชอบต่อปัญหาและไม่สำคัญว่าจะร้ายแรงหรือไม่ พูดว่า "ฉันผิด!" ให้กับตัวเองในตอนแรกและรับทราบแล้วจึงแสดงให้ลูกค้าเห็น สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือ อย่าโยนความผิดให้พนักงาน “ความผิดพลาดเกิดขึ้นเพราะผู้จัดการของเราจอห์นลืมส่งอีเมลถึงคุณ ฉันเสียใจ. ไม่ต้องห่วง พวกเราลงโทษเขาแล้ว!” ตัวอย่างจดหมายขอโทษนั้นแย่มากและจะเป็นตัวอย่างให้คุณเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาด ลองนึกภาพสถานการณ์เมื่อคุณไปเยี่ยมเพื่อนและพวกเขาก็เริ่มทะเลาะกัน คุณรู้สึกถึงความอึดอัด สิ่งเดียวกันนี้เกิดขึ้นกับลูกค้าและดีที่สุด ดูเหมือนคุณไม่ใช่คนมีมโนธรรมและไม่เคารพผู้อื่น เพียงยอมรับสถานการณ์และเริ่มดำเนินการตามคำแนะนำของเรา ลูกค้าจะเห็นคนที่มีชีวิต ไม่ใช่คนเข้มแข็ง ที่แม้แต่นอนในเสื้อคลุมและละเลยความรู้สึกของผู้อื่น ลูกค้าของคุณจะประทับใจกับคำพูดที่จริงใจและให้อภัยความผิดพลาดที่คุณทำ
ผู้แทน
แจ้งให้ผู้ใช้/ลูกค้าทราบเสมอ หากคุณได้รับความคิดเห็นเกี่ยวกับจดหมายขอโทษที่ส่งถึงลูกค้าสำหรับข้อผิดพลาด และเปลี่ยนเส้นทางไปยังแผนกที่ถูกต้องหากจำเป็น หากคุณไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ในทันที โปรดแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบว่าคุณได้รับอีเมลและปัญหาของลูกค้าจะได้รับการจัดการโดยเจ้าหน้าที่ที่มีความสามารถซึ่งรับผิดชอบในสิ่งที่เกิดขึ้น ทันทีที่อีเมลถูกเปลี่ยนเส้นทางไปยังแผนกที่เกี่ยวข้อง คุณสามารถรีบแจ้งให้ลูกค้าทราบเกี่ยวกับการขอโทษอย่างเป็นทางการ
นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ ตัวอย่างจดหมายขอโทษลูกค้าในสถานประกอบการของคุณได้ หากคุณยังไม่เคยประสบกับกรณีดังกล่าวมาก่อน และต้องการการสนับสนุนด้วยภาพสำหรับแนวคิดหัวเรื่องของคุณ
อธิบายปัญหา
หากเกิดข้อผิดพลาด ลูกค้าต้องการคำอธิบายที่ชัดเจน พวกเขาอยู่ในสถานการณ์ที่ตึงเครียด และเพื่อให้พวกเขาสงบลง คุณควรพูดเหตุผล หากเป็นปัญหาทางเทคนิค ให้บอก หากเกิดขึ้นเนื่องจากความผิดของคุณ ให้พูดด้วย ตัวอย่างอีเมล อุ๊ปส์: “เราเสียใจที่ส่งอีเมลตอนตี 3 เรามีจดหมายข่าวจำนวนมากเมื่อวานนี้เนื่องจากเราเตรียมกิจกรรมใหม่และควรแจ้งให้ลูกค้าทราบ เราแค่สับสนตัวอักษร ยกโทษให้เราสำหรับความผิดพลาดนี้!” ใช้เวลาสักครู่แล้วเขียนอีเมล มันแสดงให้เห็นความสำคัญของลูกค้าสำหรับคุณ นักการตลาดบางคนทำผิดพลาด: แทนที่จะอธิบาย พวกเขาจะให้รายการข้อแก้ตัว วิธีเขียนอีเมลขอโทษอย่างถูกต้อง? ลองนึกภาพคุณไม่สามารถตอบลูกค้าได้ พวกเขาผิดหวังและต้องการทิ้งคุณ งานของคุณคือการอธิบายสถานการณ์สำหรับการคืนความไว้วางใจของลูกค้า รายการคำถามสำหรับคุณควรเป็นดังนี้:- เราไม่ตอบลูกค้าว่าทำไม?
- เพราะเรายุ่งมาก ทำไม?
- เพราะเราขาดคนอิสระ ทำไม?
- เพราะเรามีงานเพิ่มขึ้นเช่นเคย ทำไม?
- เพราะเราเตรียมกิจกรรมพิเศษครั้งใหม่!
บริษัทอธิบายปัญหาโดยสังเขปและขอคำแนะนำว่าจะสามารถปรับปรุงอีเมลขอโทษลูกค้าได้อย่างไร
แก้ปัญหา
คำขอโทษนั้นมีค่าถ้าไม่ใช่แค่คำพูด ลูกค้าต้องการไม่เพียงแต่คำพูดที่จริงใจ แต่ยังต้องดำเนินการและนำปัญหาออกไปด้วย หลังจากบอกว่าคุณขอโทษ ตระหนักถึงความผิดพลาด อธิบายปัญหา ให้แผนปฏิบัติการที่ทีมของคุณทำเพื่อแก้ไขปัญหา เวลาที่ดีที่สุดในการเข้าใจผิดคือการลบออก
จากอีเมลขอโทษนี้ เห็นได้ชัดว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว แต่บริษัทไม่ได้บอกว่าพวกเขาทำอะไรไปบ้าง
รับทราบความเสียหายของลูกค้า
เราทุกคนต่างก็เป็นมนุษย์และเคยทำผิดพลาด: ไม่สามารถส่งอีเมล บริการอาจล่ม นายจ้างอาจมีวันที่เลวร้ายได้ ความเข้าใจของลูกค้าจะหยุดลงเมื่อข้อผิดพลาดของคุณทำให้เกิดปัญหาร้ายแรง ถ้ามันเกิดขึ้น คุณควรให้ความสนใจกับขอบเขตของสถานการณ์ อุ๊ปส์อีเมลบอกว่าความผิดพลาดมีอิทธิพลต่อธุรกิจของลูกค้าอย่างไร การทำเช่นนั้นเป็นการขอโทษที่จริงใจมากขึ้น เนื่องจากคุณแสดงความเข้าใจถึงความเสียหายมหาศาลที่ลูกค้าจะได้รับ
FilterEasy เป็นการแสดงออกถึงความเข้าใจในความเสียหายที่ลูกค้าได้รับ และพวกเขาขออภัยในอีเมล
แบ่งปันแผนปฏิบัติการของคุณ
เสนอขั้นตอนต่อไปที่คุณจะทำเพื่อป้องกันความผิดพลาดในอนาคต คุณต้องการปล่อยให้ลูกค้าอยู่คนเดียวกับปัญหาของคุณหรือไม่? หากไม่ แสดงการเปลี่ยนแปลงที่บริษัทจะดำเนินการแก้ไข ลูกค้าควรต้องเห็นว่าคุณใส่ใจพวกเขาและพร้อมที่จะแก้ไขสถานการณ์ การสร้างขั้นตอนและอธิบายให้ลูกค้าทราบจะนำไปสู่การพัฒนาความสัมพันธ์และเพิ่มความภักดีต่อแบรนด์ ผู้ใช้จะเห็นว่าคุณกังวลเกี่ยวกับปัญหาและพร้อมที่จะเปลี่ยนแปลง
ลูกค้ารู้ว่าควรทำอย่างไรจากอีเมลขอโทษ แต่ไม่มีคำอธิบายว่าบริษัทได้ทำอะไรบ้าง
ให้ขนม
สำหรับหลายๆ คน การขอโทษโดยไม่ให้อะไรตอบแทนไม่ได้มีความหมายอะไร คุณอาจสังเกตเห็นว่าในตัวอย่างอีเมลทุกฉบับข้างต้นคือ “ลูกกวาดแสนหวานขอโทษ” ข้อเสนอพิเศษพร้อมส่วนลดหรือรหัสโปรโมชั่น มีข้อดีหลายประการ: ผู้ใช้จะได้รับค่าตอบแทน ทำการซื้อ และคงลูกค้าประจำของคุณไว้เป็นเวลานาน หลายแบรนด์มีแนวปฏิบัติดังนี้
ตัวอย่างอีเมล อุ๊ปส์ ที่ดี
ติดต่อหลังไมค์
รอหนึ่งสัปดาห์ในการส่งอีเมลขอโทษและติดต่อกับผู้ใช้อีกครั้ง บอกว่าคุณได้ทำทุกอย่างเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำอีก ถามว่าคุณทำอะไรให้พวกเขาได้อีก เพิ่มความคิดเห็นของลูกค้าในกลยุทธ์การพัฒนาแบรนด์ พวกเขาชื่นชมที่คุณสนใจความคิดเห็นของพวกเขา
แบรนด์ถามคำถามที่ตรงไปตรงมาและกระตุ้นให้ผู้ใช้แสดงความคิดเห็นโดยใช้จดหมายขอโทษไปยังลูกค้า
เขียนในสไตล์แบรนด์ของคุณ
มันเป็นอีเมลขอโทษไม่ใช่ประกาศนียบัตรยุคกลาง หากเสียงของแบรนด์เป็นมิตร ให้เก็บไว้ในอีเมล อุ๊ปส์ ด้วย ลูกค้าต้องระบุจดหมายข่าวของบริษัทของคุณ เนื่องจากพวกเขาระบุเสียงของนักร้องคนโปรดโดยไม่ได้เห็นเขา/เธอ
อีเมลขอโทษเป็นแบบแมวเหมือนก่อนหน้านี้
ถูกที่ ถูกเวลา
ตัวอย่างเช่น ความพึงพอใจของลูกค้าโดยเฉลี่ยในอีคอมเมิร์ซ อยู่ที่ประมาณ 82% ตามการวิจัยของ Statista ดูเหมือนผลลัพธ์ที่ดี แต่ในความเป็นจริง หมายความว่าลูกค้าประมาณ 18 ใน 100 รายยังคงไม่พึงพอใจกับบริการของคุณ พิจารณาจดหมายขอโทษลูกค้าก่อน และในกรณีส่วนใหญ่ อีเมลขอโทษอย่างจริงใจ ตรงประเด็น & ส่งในเวลาที่เหมาะสมจะสร้างความแตกต่าง คิดเกี่ยวกับระยะเวลาของการส่งจดหมายขอโทษ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับเหตุผลในการอุทธรณ์ต่อสมาชิกของคุณ อีกครั้ง ให้มองหาตัวอย่างจดหมายขอโทษที่ส่งถึงลูกค้าเพื่อพยายามช่วยเหลือลูกค้าของคุณให้ดีอธิบายตัวเอง
ตัวอย่างเช่น ลูกค้าของคุณไม่พอใจกับปัญหาอยู่แล้ว ดังนั้นอย่าปล่อยให้พวกเขารอจดหมายขอโทษทางธุรกิจถึงลูกค้า เตือนถึงปัญหาเสมอเมื่อคุณขอโทษ ลูกค้าของคุณสมควรที่จะทราบเหตุผล แต่จงละเอียดอ่อน อย่าตำหนิใครหรือบริษัทในสิ่งใดๆ ประการแรกลูกค้าไม่สนใจสิ่งนี้ ประการที่สอง พวกเขาเพียงต้องการทราบว่าคุณได้รับแจ้งถึงปัญหาแล้วและกำลังดำเนินการแก้ไข โดยทั่วไปแล้ว อย่าใช้จดหมายขอโทษอย่างมืออาชีพถึงลูกค้าซึ่งอาจทำลายชื่อเสียงของคุณในสายตาลูกค้าทันที นอกจากนี้ หากคุณให้การตอบสนองที่รวดเร็ว คุณอาจเรียกลูกค้าให้ช่วยแก้ปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพและทันท่วงที หรือ – ซื้ออะไรก็ได้โดยเสียค่าใช้จ่ายเพื่อเป็นข้อแก้ตัว อีเมล oops ที่ดี:
อธิบายเหตุผล
ขออภัยผู้ใช้ของคุณเสมอหากมีปัญหาซึ่งอยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ: ระบบขัดข้องหรือปัญหาทางเทคนิค ไม่ว่ากรณีนี้จะส่งผลกระทบต่อลูกค้าอย่างรุนแรงเพียงใด ผู้คนไว้วางใจคุณ และคุณไม่สามารถให้บริการในระดับที่เหมาะสมได้ นั่นคือสิ่งที่พวกเขาคิด พวกเขาไม่รู้หรือไม่สนใจว่าเหตุผลคืออะไร ความจริงก็คือความจริง นั่นคือวิธีการขอโทษลูกค้าสำหรับความผิดพลาดในกรณีนี้:- การละเมิดข้อมูล
- เว็บไซต์ล่ม
- จดหมายขอโทษงานด้านเทคนิคให้กับลูกค้า
อีกตัวอย่างหนึ่งของ จดหมายขอโทษสำหรับลูกค้า ที่จะทำที่นี่: 
ดังที่คุณเห็นว่ามีตัวอย่างอีเมล oops นับพันรายการและรูปแบบข้อความที่คุณอาจใช้ในงานสนับสนุนลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ สกายมีขีดจำกัด!- ขออภัยสำหรับการส่งอีเมลทริกเกอร์เดียวกันอีกครั้ง
รูปภาพสำหรับคำขอโทษ: วิธีพูดว่า "ขอโทษ" โดยไม่น่าสงสาร
เราได้วิเคราะห์อีเมลที่ขออภัยลูกค้า 100 ฉบับ และรวบรวมคำแนะนำเกี่ยวกับภาพการขอโทษที่ยอมรับได้ เริ่มจากข้อเท็จจริงที่ว่ามีแบรนด์มากมายที่ส่งจดหมายข่าวขอโทษโดยไม่มีรูปภาพ
อ๊ะ อีเมลไม่มีรูปภาพ
ในใจของเรามันไม่ได้ผลและน่าเบื่อ นอกจากนี้ รูปภาพยังมีอิทธิพลต่อการรับรู้ทางอารมณ์ รูปแบบอีเมลเหล่านี้ที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถเสริมสร้างความปรารถนาของลูกค้าที่จะให้อภัยคุณได้ จับแผนภูมิรูปภาพเพื่อขอโทษ- เคล็ดลับแรกของเรา ─ อย่าใช้รูปภาพของ Google ก่อนอื่น คุณสามารถเรียกใช้รูปภาพผลงานของใครบางคนและรับหมายเรียก นอกจากนี้ทุกคนยังใช้รูปถ่ายดังกล่าว จดหมายข่าวของคุณควรมีภาพที่ไม่เหมือนใครซึ่งไม่มีใครเคยเห็นมาก่อน
ในจดหมายข่าวขอโทษนี้ แบรนด์ไม่ได้ใช้รูปภาพ Google แต่ใช้รูปภาพที่ถ่ายเพื่อบริษัทโดยเฉพาะ อย่าใช้แมว สุนัข และสัตว์หวานอื่นๆ มากเกินไป คุณขอการให้อภัยไม่ใช่บิณฑบาต มันอาจจะเหมาะถ้าคุณขายของสำหรับสัตว์หรือเมื่อมันถูกใช้เพื่อไม่ทำให้เกิดความสงสาร
แมวในอีเมลนี้น่ารักแต่ไม่มีความหมาย หากไม่อ่านข้อความ ลูกค้าจะไม่เข้าใจวัตถุประสงค์ของจดหมายข่าว 
ในสถานการณ์เช่นนี้ ภาพลักษณ์ของสุนัขก็ดูดีเพราะร้านจำหน่ายอาหารเสริมสำหรับสัตว์เลี้ยงอย่าลืมเกี่ยวกับไอคอนแบรนด์ มีอีเมลอ๊ะนับพันในกล่องจดหมายของลูกค้า พวกเขาควรระบุตัวตนของคุณและไอคอนแบรนด์ทำได้ดีที่สุด
ใช้ภาพที่อ้างถึงสายงานของบริษัท ตัวอย่างเช่น คุณมีร้านกาแฟ และสมาชิกของคุณได้รับข้อมูลที่น่าสนใจเกี่ยวกับกาแฟสัปดาห์ละครั้ง ในอีเมลฉบับหนึ่ง คุณเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อมูล ในจดหมายข่าวขอโทษ คุณอาจใช้รูปภาพกาแฟหนึ่งถ้วยหรืออะไรทำนองนั้น จำเกี่ยวกับเคล็ดลับแรก
นี่คืออีเมล อุ๊ปส์ ของร้านขายผลิตภัณฑ์เพื่อความงาม บริษัทใช้รูปถ่ายของนางแบบที่มีผมและแต่งหน้าที่ดี นอกจากนี้ยังไม่ลืมเกี่ยวกับโลโก้กฎทั่วไปข้อสุดท้าย ─ อย่าใช้สีที่สว่างเกินไปและแตกต่างกัน ในจดหมายข่าวขอโทษ ปัญหานี้ยิ่งใหญ่กว่า เพราะบริษัทต่างๆ ต้องการให้ความสนใจและทำด้วยสีหรือภาพที่สดใส ซึ่งกระตุ้นให้เกิดความปรารถนาที่จะตาบอด
อีเมลอ่านยาก เนื่องจากข้อความและสีพื้นหลังไม่เข้ากัน
วิธีเขียนจดหมายขอโทษลูกค้าในสถานการณ์ต่างๆ
เราได้จัดทำจดหมายขอโทษไปยังเทมเพลตของลูกค้าสำหรับทุกสถานการณ์ที่คุณอาจพบขณะจัดการกับปัญหาของลูกค้า/ระบบที่หลากหลาย การใช้อีเมลเหล่านี้เพื่อขอโทษที่ผิดพลาดจะง่ายขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรอื่นๆ เอาล่ะ:- จดหมายขอโทษถึงลูกค้าสำหรับความผิดพลาดร้ายแรงที่ส่งไปยังลูกค้าแต่ละราย
- ขอโทษสำหรับความผิดพลาดเล็กน้อยกับลูกค้าแต่ละราย
- สำหรับความผิดพลาดอย่างร้ายแรงต้องขอโทษลูกค้าหลายราย
- ตัวอย่างสถานการณ์สมมติจดหมายขอโทษลูกค้าหรือลูกค้าหลายรายสำหรับความผิดพลาดเล็กน้อย
บทสรุปเกี่ยวกับวิธีการเขียนอีเมลขอโทษ
ความผิดพลาดเกิดขึ้น เป็นสถานการณ์ปกติของแต่ละบริษัท ความไว้วางใจของลูกค้าในแบรนด์ขึ้นอยู่กับว่า “ฉันขอโทษ” ของคุณจะฟังดูเป็นอย่างไร จำเคล็ดลับของเรา:- อย่าพยายามหาเหตุผลให้ตัวเองและโทษคนอื่น
- อธิบายปัญหาและแก้ไข
- ขอความคิดเห็นในภายหลัง