วิธีเขียนอีเมล คำแนะนำทีละขั้นตอนง่ายๆ

มีวิธีการสื่อสารและแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียหลายวิธีในการเชื่อมต่อและสื่อสารระหว่างกัน ในธุรกิจ วิธีที่ดีที่สุดในการสื่อสารกับลูกค้า พนักงาน หรือคู่ค้าทางธุรกิจของคุณคือทางอีเมล

การตลาดทางอีเมลเป็นวิธีที่น่าเชื่อถือที่สุดในการสื่อสารกับลูกค้าของคุณเพื่อเพิ่มธุรกิจของคุณ อีเมลธุรกิจจะช่วยคุณในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกค้าของคุณ ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณมีประสิทธิภาพเพียงพอที่จะกระตุ้นแคมเปญการตลาดผ่านอีเมล

เพื่อให้ได้รับการตอบกลับที่ถูกต้องจากผู้รับ คุณต้องเขียนอีเมลอย่างระมัดระวัง ในบทความนี้ เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับ วิธีการเขียนอีเมล

อีเมลคืออะไร?

อีเมล ย่อมาจาก จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการสื่อสาร เป็นวิธีการส่งหรือถ่ายทอดข้อความจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่งไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นโดยใช้อินเทอร์เน็ต ผู้คนสามารถส่งอีเมลถึงผู้อื่นผ่านอินเทอร์เน็ตโดยใช้คอมพิวเตอร์หรือแล็ปท็อป ต้องใช้ที่อยู่อีเมลของทั้งคู่และอินเทอร์เน็ต

อีเมลอาจเป็นอีเมลส่วนตัวหรืออีเมลสำหรับมืออาชีพก็ได้ เป็นวิธีการส่งข้อความในโลกดิจิทัล มารยาทในการใช้อีเมลบางอย่างจำเป็นต้องปฏิบัติตามในอีเมลทุกประเภท การตลาดทางอีเมลเป็นแหล่งสำคัญของการสร้างรายได้ที่ดี ดังนั้นการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพสำหรับธุรกิจของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับในการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

อีเมลระดับมืออาชีพเป็นภาพสะท้อนของธุรกิจของคุณ ควรมีมารยาทในการส่งอีเมลและน้ำเสียงของแบรนด์ของคุณ มีเคล็ดลับใน การเขียนอีเมล ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น มันจะเพิ่มประสิทธิภาพให้อีเมลของคุณได้รับความสนใจจากผู้รับ นี่คือเคล็ดลับดังต่อไปนี้: –

• คุณต้องใช้ที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
• จัดการน้ำเสียงที่เป็นทางการตลอดทั้งจดหมาย ซึ่งควรแสดงเอกลักษณ์ของแบรนด์ของคุณ
• ใช้หัวเรื่องที่เรียบง่ายและจับใจ
• เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยการทักทายในเชิงบวก
• ข้อความหรืออีเมลควรสั้นและกระชับ
• ใช้ฟอนต์เดียว และใช้รูปภาพ แต่อย่าทำอะไรเกินตัว
• สรุปอีเมลด้วยความคิดเห็นเชิงบวก
• เรียบง่ายและใจดีขณะออกจากระบบ
• ใช้ลายเซ็นที่เหมาะสม เช่น ชื่อของคุณ ตำแหน่ง หรือเว็บไซต์ของบริษัท
• พิสูจน์อักษรทุกอย่างในอีเมล เช่น การสะกดผิด ไวยากรณ์ ฯลฯ
• คุณสามารถกำหนดเวลาอีเมล
• คุณสามารถตั้งค่าการเตือนและติดตามผลได้

คำแนะนำทีละขั้นตอนในการเขียนอีเมล

อีเมลธุรกิจหรืออีเมลสำหรับมืออาชีพใช้เพื่อถ่ายทอดข้อความของคุณ เมื่อทำถูกต้อง คุณจะได้รับคำตอบเชิงบวกจากผู้รับ เช่น การคลิกผ่านไปยังเว็บไซต์ การตอบกลับ ฯลฯ ในขณะที่เขียนอีเมล คุณต้องเข้าใจถึงความสำคัญที่จะช่วยเพิ่มรายได้ของคุณ ดังนั้นการเขียนอีเมลจึงเป็นส่วนหนึ่งของการตลาดผ่านอีเมล

ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนที่จะแสดงวิธีการเขียนอีเมลอย่างง่ายๆ ขั้นตอนสองสามขั้นตอนเหล่านี้จะบอกให้คุณสร้างอีเมลที่ถูกต้องพร้อมประเด็นเชิงลึกที่ต้องทำความเข้าใจ มี 8 ขั้นตอนง่ายๆ ในการเขียนอีเมลดังนี้ –

1. หัวเรื่อง

หัวเรื่องเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับอ่าน หัวเรื่องมีจุดมุ่งหมายเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับและให้คำใบ้เกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมล เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของอีเมลก่อนที่จะถูกเปิด ดังนั้นจะเป็นการดีกว่าหากใช้อย่างสร้างสรรค์และเรียบง่าย

ควรดึงดูดสายตาเพื่อให้ผู้รับสนใจเปิดอีเมล ควรระบุให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในอีเมล คุณสามารถใช้อิโมจิเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้รับได้

2. การทักทาย

เริ่มต้นข้อความของคุณด้วยการทักทายในเชิงบวก ในอีเมลที่เป็นทางการหรือเป็นมืออาชีพ คุณควรใส่ใจกับคำที่คุณใช้ในการทักทาย มันควรจะเป็นไปในทางบวกแต่ไม่ควรเป็นมิตรมากเกินไปหรือแข็งกระด้างเกินไป

ความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าควรใช้คำใดในการทักทาย ตัวอย่างเช่น หลีกเลี่ยงการใช้คำอย่างเช่น เรียน สวัสดีเพื่อน ฯลฯ ตัวอย่างคำทักทายที่คุณสามารถใช้กับอีเมลแบบมืออาชีพได้ง่ายๆ ได้แก่ สวัสดี เรียน (ชื่อ) ทักทาย สวัสดีทุกคน เป็นต้น

3. แนะนำตัวเองหรือระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ

หลังจากเริ่มต้นด้วยคำทักทายเชิงบวก คุณต้องแนะนำตัวเองหรือแบรนด์ของคุณและกำหนดพื้นหลังของอีเมลของคุณ

จากนั้นอธิบายวัตถุประสงค์ของอีเมล เช่น อะไรทำให้คุณเขียนอีเมลถึงผู้รับหรือเหตุผลที่ติดต่อกับผู้รับ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร ตัวอย่างเช่น หากผู้รับอีเมลของคุณเป็นลูกค้าของคุณ และคุณกำลังส่งอีเมลเป็นครั้งแรก คุณก็ควรพูดถึงแบรนด์ของคุณ

4. เนื้อความหรือข้อความในอีเมล

ควรสั้นและกระชับ ข้อความในอีเมลควรตรงประเด็น เมื่อไม่นานมานี้ กล่องอีเมลของทุกคนเต็มไปด้วยอีเมล ผู้คนไม่มีเวลาอ่านอีเมลยาวๆ

ดังนั้นคุณควรเขียนให้สั้นและเรียบง่าย คุณควรใช้แบบอักษรเดียวตลอดทั้งอีเมล และคุณยังสามารถใช้รูปภาพหรือ gif เพื่ออธิบายข้อความสั้นๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ CTA อย่างน้อยหนึ่งรายการ สิ่งนี้จะเพิ่มการเติบโตของคุณ และรักษาโทนของแบรนด์ของคุณ คุณสามารถให้ข้อเสนอแก่ลูกค้าเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ใช้

5. ปิดข้อความ

มันมีความสำคัญพอ ๆ กับคำทักทาย มันควรจะเป็นเชิงบวก เช่น การทักทายในเชิงบวก คุณสามารถจบข้อความของคุณด้วยข้อความที่กระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับในเชิงบวก ทำให้ท้ายอีเมลของคุณแนะนำผู้รับว่าควรไปที่ใดในการสนทนา

คำลงท้ายควรเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนาครั้งต่อไปกับผู้รับ ตัวอย่างเช่น 'รอคอยการตอบกลับของคุณ' 'ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณ' 'โปรดโทรหา' เป็นต้น

6. การออกจากระบบ

เมื่อลงท้ายอีเมลแบบมืออาชีพ ให้ใช้คำง่ายๆ และสุภาพ ควรสั้นและเรียบง่าย หากคุณส่งอีเมลถึงผู้รับเป็นครั้งแรก คุณควรจัดการวิธีการลงชื่อออกอย่างเป็นทางการและเหมาะสม คุณสามารถใช้ 'ขอบคุณ' ง่าย ๆ ในตอนท้ายหรือ 'ขอบคุณสำหรับเวลาของคุณ'

คุณสามารถใช้คำดีๆ ในการออกจากตำแหน่ง: -ขอแสดงความนับถือ ขอให้มีวันที่วิเศษ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอให้ดีที่สุด

7. ลายเซ็นของคุณ

ใช้ลายเซ็นมืออาชีพที่ท้ายอีเมลของคุณเสมอ คุณควรใช้ลายเซ็นอีเมลที่แสดงแบรนด์ ชื่อ และบทบาทของคุณในบริษัท มันจะช่วยให้คุณสร้างความไว้วางใจและความถูกต้องของผู้รับ คุณต้องใส่ลิงก์โซเชียลมีเดียของบริษัทและรายละเอียดการติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่) คุณสามารถใช้ลายเซ็น HTML

8. ตรวจสอบทุกอย่างหรือพิสูจน์อักษร

เมื่อข้อความในอีเมลของคุณจบลง และคุณได้เขียนอีเมลที่ถูกต้องสำหรับผู้รับแล้ว ให้ตรวจสอบทุกอย่างอีกครั้ง ก่อนคลิกปุ่มส่ง ให้ตรวจทานอีเมล โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างในอีเมลนั้นดี

ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์หรือการสะกดจะทำให้ข้อความเสียหาย การจัดรูปแบบ รูปภาพ CTA และไวยากรณ์หรือการสะกดทั้งหมดควรถูกต้อง

หมายเหตุ: สร้างเทมเพลตอีเมล

การเขียนอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในการตลาดและต้องดีที่สุดในการทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต เพื่อลดเวลาในการเขียนอีเมลประเภทเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก คุณควรสร้างเทมเพลตสำหรับอีเมลนั้น เทมเพลตอีเมลที่คุณสร้างขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์สามารถใช้ได้กับผู้รับทุกคนที่คุณต้องส่งไปให้

คุณสามารถสร้างเทมเพลตอีเมลที่กำหนดเองได้มากเท่าที่คุณต้องการ เทมเพลตอีเมลที่เขียนอย่างถูกต้องสามารถช่วยประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

บทสรุป

การสื่อสารผ่านอีเมลเป็นสิ่งสำคัญในการทำการตลาดเพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้นในธุรกิจ คุณควรรู้ วิธีเขียนอีเมล ด้วยมารยาทในการส่งอีเมล และคอยอัปเดตเคล็ดลับและการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เราได้แบ่งปันเคล็ดลับสำคัญบางประการเพื่อทำให้อีเมลระดับมืออาชีพของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลถึงลูกค้าหรือพนักงาน ให้ปรับปรุงมูลค่าแบรนด์ของคุณ ทำให้ง่ายและตรงประเด็น

หากต้องการเขียนอีเมลที่สมบูรณ์แบบและใช้เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า ให้ลองใช้ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลของ NotifyVisitors หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม โปรดกำหนดเวลาการสาธิตฟรี

คำถามที่พบบ่อย