วิธีการเขียนรายงาน

ดังนั้น คุณต้องเขียนรายงาน แต่คุณติดอยู่ในขั้นตอนที่หนึ่ง อะไรคือขั้นตอนที่หนึ่งอยู่แล้ว? สำหรับฉัน ส่วนที่แย่ที่สุดเกี่ยวกับการเขียนอะไรก็ได้คือช่วงเวลาที่น่าสะพรึงกลัวก่อนที่ฉันจะเริ่มพิมพ์ บ่อยครั้ง อุปสรรคที่น่ากลัวที่สุดที่ต้องเอาชนะคือการเริ่มต้น ข่าวดีก็คือว่าสิ่งสำคัญในการเขียนรายงานจะเหมือนกันไม่ว่าคุณจะเขียนงาน โรงเรียน การวิจัย หรืองานทางวิทยาศาสตร์

วิธีการเขียนรายงาน

โครงสร้างของรายงานโดยพื้นฐานแล้วจะเหมือนกันโดยไม่คำนึงถึงประเภทหรือวัตถุประสงค์ เป้าหมายของคุณคือสื่อสารสิ่งที่ค้นพบซึ่งสนับสนุนหัวข้อของคุณอย่างชัดเจน ทำให้องค์กรและองค์ประกอบสำคัญที่ใส่ใจในรายละเอียดเพื่อความสำเร็จของคุณ การปฏิบัติตามคำแนะนำทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีส่วนประกอบที่จำเป็น

สร้างไทม์ไลน์เพื่อให้ถึงเส้นตายเพื่อหลีกเลี่ยงการผัดวันประกันพรุ่ง ข้อผิดพลาด และความเลอะเทอะ หากคุณให้เวลาเหลือเฟือในการค้นคว้า วางแผน และตรวจทาน คุณจะพบว่าการเขียนรายงานไม่ได้น่ากลัวอย่างที่คิด

ฉันได้ทำลายกระบวนการนี้ไปแล้ว ดังนั้นคุณจึงสามารถหยุดคิดมาก และเริ่มต้นเขียนบทความดีๆ ได้

1. จัดรูปแบบรายงานของคุณ

หากต้องการจัดรูปแบบรายงานของคุณอย่างถูกต้อง คุณต้องดำเนินการดังต่อไปนี้:

ทำความเข้าใจพร้อมท์

อ่านหลักเกณฑ์ของงานอย่างละเอียดเพื่อให้เห็นภาพชัดเจนว่าเจ้านายหรือครูคาดหวังอะไร คุณเคยทำสูตรไปได้ครึ่งทางเพียงเพื่อค้นพบว่าส่วนผสมของคุณต้องหมักค้างคืนหรือไม่? ฉันได้ทำสิ่งนี้หลายครั้งและไม่แนะนำ คำแนะนำของคุณคือสูตรแห่งความสำเร็จ ให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจคำสั่งทั้งหมด สิ่งเหล่านี้ควรรวมถึงวัตถุประสงค์ รูปแบบ โครงสร้าง และกลุ่มเป้าหมายของรายงาน

ถามคำถาม

หลังจากตรวจสอบรายละเอียดอย่างละเอียดแล้ว ให้ติดต่อหัวหน้างานหรืออาจารย์ของคุณพร้อมคำถามใดๆ เพื่อชี้แจงสิ่งที่คาดหวัง อย่ารอจนถึงเส้นตายในการทำเช่นนี้! เชื่อฉัน; ฉันมีประสบการณ์การผัดวันประกันพรุ่งพอสมควร และเป็นกระบวนการที่ราบรื่นยิ่งขึ้นหากคุณใช้เวลาล่วงหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาหรือข้อกังวลใดๆ ตรวจสอบว่าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นในการเริ่มต้นหรือไม่:

• หัวข้อ
• ความต้องการ
• วัตถุประสงค์
• ผู้ชม
• วันกำหนดส่ง

ระบุกลุ่มเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ

ความเข้าใจอย่างถ่องแท้ของทั้งผู้ฟังและวัตถุประสงค์ของคุณทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้อ่านของคุณได้ คิดเกี่ยวกับเป้าหมายของรายงานของคุณ คุณมีเจตนาที่จะชักชวน อธิบาย หรืออธิบายหรือไม่? เมื่อคุณมีจุดโฟกัสที่ชัดเจนแล้ว ให้กำหนดว่าผู้อ่านของคุณจะเป็นใคร ปรับภาษาและน้ำเสียงของคุณเพื่อสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้ฟังที่ต้องการ

เลือกหัวข้อ

หากมีเสรีภาพในเรื่องของคุณ ให้เลือกหัวข้อที่คุณสนใจ หากคุณรู้สึกทึ่งกับงานวิจัยของคุณ ผู้อ่านของคุณก็มักจะพบว่ามันมีส่วนร่วมเช่นกัน จงเฉพาะเจาะจงกับเรื่องของคุณให้มากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการเขียนที่กว้างและทั่วๆ ไป

2. ค้นคว้าหัวข้อของคุณ

ต่อไปนี้คือขั้นตอนง่ายๆ สองสามขั้นตอนที่จะช่วยคุณค้นคว้าหัวข้อรายงานของคุณ:

ระดมสมองข้อมูลที่คุณรู้อยู่แล้ว

การระดมความคิดช่วยให้คุณสร้างแผนการเขียนและค้นพบพื้นที่เพิ่มเติมที่คุณต้องค้นคว้า

ค้นหาแหล่งที่เชื่อถือได้

ความพยายามในการวิจัยของคุณต้องมีข้อมูลจากแหล่งอ้างอิงที่เกี่ยวข้องและเหมาะสม สถานที่รวบรวมพยานหลักฐานมีดังต่อไปนี้

• ข้อความที่แนะนำ: ข้อความ แจ้งของคุณอาจจำเป็นต้องอ่านหรือรายการแหล่งที่มาและเอกสารที่คุณต้องรวม
• แหล่งข้อมูลออนไลน์: เมื่อคุณใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อทำการวิจัย คุณต้องใช้ข้อมูลที่น่าเชื่อถือจากผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อนั้นๆ เว็บไซต์ของรัฐบาล หรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่น่าเชื่อถือ ตรวจสอบข้อมูลประจำตัวของผู้เขียน ชื่อเสียงของผู้จัดพิมพ์ และวันที่เผยแพร่บทความ
• ห้องสมุดสาธารณะ: ใช่ เป็นโรงเรียนเก่า แต่ห้องสมุดมีเอกสารอ้างอิงแบบดั้งเดิมที่คัดสรรมาอย่างดีเพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับรายงานของคุณ
• ผู้เชี่ยวชาญที่เกี่ยวข้อง: พูดคุยกับผู้ที่มีความรู้ในหัวข้อรายงานของคุณเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกใหม่ๆ ที่ไม่เหมือนใคร

จดบันทึกในขณะที่คุณค้นคว้า

ขณะที่คุณอ่าน ให้จดสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้ในรายงานของคุณ นอกจากนี้ ให้สังเกตเอกสารอ้างอิง หมายเลขหน้า ผู้แต่ง วันที่ตีพิมพ์ และผู้จัดพิมพ์ ซึ่งจะทำให้ง่ายต่อการอ้างอิงแหล่งที่มาของคุณในภายหลัง

สร้างคำแถลงวิทยานิพนธ์

วิทยานิพนธ์ของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจงและสรุปประเด็นของรายงานของคุณ ในขณะที่คุณรวบรวมสิ่งที่คุณค้นพบ คุณจะเริ่มสังเกตเห็นธีมที่โดดเด่น ใช้แนวคิดหลักนี้เพื่อกำหนดคำแถลงของคุณ

สร้างเค้าร่าง

เริ่มจัดระเบียบกระดาษที่เหลือของคุณ เลือกแนวคิดการวิจัยที่สนับสนุนวิทยานิพนธ์ของคุณ แล้วร่างรายงานของคุณด้วยประเด็นเหล่านั้น

3. จัดโครงสร้างรายงานของคุณ

โครงสร้างของคุณอาจแตกต่างกันไปตามประเภทของรายงาน แต่จะประกอบด้วยส่วนต่างๆ ต่อไปนี้:

• หน้าชื่อเรื่อง ระบุวันที่ เขียนเรียงความเพื่อใคร และเนื้อหาเกี่ยวกับอะไร
• รายการเนื้อหา ประกอบด้วยส่วนและหมายเลขหน้า
• บทนำ จะกำหนดฉากสำหรับบทความของคุณ โดยให้พื้นหลังทั่วไปของเรื่องและวัตถุประสงค์
• บทสรุปสำหรับผู้บริหาร คือย่อหน้าที่สรุปเนื้อหาหลักและมีหลักฐาน ข้อสรุปและข้อเสนอแนะ คุณมักจะเขียนสิ่งนี้หลังจากที่คุณทำรายงานเสร็จแล้ว
• ส่วนขั้นตอนจะ อธิบายกระบวนการและการรวบรวมข้อมูลของการทดลอง
• ส่วนผลลัพธ์ รวมถึงผลการศึกษา
• ข้อมูลการปิด สรุปข้อสรุปและให้คำแนะนำ
• ภาคผนวก ประกอบด้วยองค์ประกอบสนับสนุน เช่น อภิธานศัพท์ ผลการสำรวจ หรือใบรับรองผลการสัมภาษณ์
• ส่วนข้อมูลอ้างอิงให้ รายละเอียดผู้เขียนที่อ้างถึงในรายงานของคุณ
• ส่วนข้อกำหนดในการอ้างอิง จะอธิบายแรงจูงใจและวัตถุประสงค์ของรายงาน

ยึดมั่นในแนวทาง

ใส่ใจกับองค์ประกอบที่จำเป็นของชิ้นงานของคุณ ช่วยตัวเองให้ประหยัดเวลาและปวดหัวในการเขียนใหม่ และรวมข้อมูลเฉพาะทั้งหมดที่ระบุไว้ในคำแนะนำของคุณ รายละเอียดบางอย่างของงานของคุณที่อาจแตกต่างออกไปคือ:

• ประเภทของรายงาน
• พิธีการ
• ความยาว

ปฏิบัติตามคำแนะนำการจัดรูปแบบอย่างเคร่งครัด

คุณอาจต้องการจัดรูปแบบระยะขอบ ระยะห่าง และแบบอักษรตามที่กำหนดไว้ก่อนเริ่มเขียนเพื่อประหยัดเวลาและปัญหาในตอนท้าย หากคำแนะนำของคุณไม่มีข้อมูลเฉพาะ ให้ใช้แบบอักษร serif แบบคลาสสิก เช่น Times New Roman ฟอนต์ของคุณควรมีอย่างน้อย 12 จุด โดยมีระยะห่าง 1.5 บรรทัด วางบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้า แต่อย่าเยื้อง

4. เขียนร่างแรกของคุณ

รายงานโดยทั่วไปประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

บทนำ

บทนำนำเสนอหัวข้อ ข้อมูลพื้นฐานบางส่วน และวิทยานิพนธ์ของคุณอย่างมีส่วนร่วม ส่วนนี้จะบอกผู้อ่านว่ารายงานของคุณเกี่ยวกับอะไร

ร่างกาย

เนื้อหามีหลักฐานที่สนับสนุนแนวคิดหลักของคุณและประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

• ส่วน ต่างๆ สามารถจัดการได้มากขึ้นเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจและเข้าใจ
• ประโยค หัวข้อ แนะนำจุดสนใจของแต่ละย่อหน้าเนื้อหา
• ผลการวิจัย สนับสนุน ประโยคหัวข้อ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้โดยการทบทวนหลักฐานและใช้คำพูดโดยตรง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ลอกเลียนแบบแหล่งที่มาของคุณ ถอดความข้อมูลโดยใช้คำพูดของคุณเอง อ้างอิงผู้อ้างอิง และใช้เครื่องหมายคำพูดอย่างถูกต้อง
• คำอธิบาย อธิบายความคิดของคุณเกี่ยวกับหลักฐานที่สนับสนุนวิทยานิพนธ์ของคุณ การแสดงข้อมูลสนับสนุนแนวคิดหลักทำให้เกิดกระแสที่ดีสำหรับรายงานของคุณ ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจแนวคิดของคุณ

บทสรุป

บทสรุปไม่ควรมีความคิดใหม่หรือประเด็นการอภิปราย ควรเป็นบทสรุปของวิทยานิพนธ์ที่รวมข้อมูลของรายงานอย่างกระชับ

สารบัญ

ควรเขียนสารบัญหลังจากที่คุณเขียนรายงานเสร็จแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนนี้ตรงกับหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยของคุณเพื่อแสดงให้ผู้อ่านเห็นว่ามีอะไรอยู่ในกระดาษของคุณและจะหาได้จากที่ใด

ส่วนอ้างอิง

ส่วนอ้างอิงแสดงรายการแหล่งข้อมูลการวิจัยของคุณตามลำดับตัวอักษร สิ่งนี้ให้เครดิตที่เหมาะสมแก่ผู้เขียนต้นฉบับและให้หลักฐานที่ตรวจสอบได้สำหรับผู้อ่านของคุณ

ภาคผนวก

ภาคผนวกมักไม่ใช่องค์ประกอบที่จำเป็น แต่สามารถให้ข้อมูลทางเทคนิคเพิ่มเติมเพื่อสนับสนุนการค้นพบของคุณต่อไป

5. แก้ไขเพื่อความชัดเจน

ตอนนี้คุณเขียนรายงานเสร็จแล้ว คุณก็พักผ่อนได้แล้วใช่ไหม ดียังไม่เพียงแค่ คุณจะต้องใช้เวลาในการทบทวนบทความของคุณ หยุดพักซักครู่หรือปล่อยไว้จนถึงพรุ่งนี้เพื่อจะได้ผ่านพ้นไปได้ด้วยตาที่สดใส เป็นการง่ายที่จะมองข้ามข้อผิดพลาดหรือประเด็นที่ต้องปรับปรุง หากคุณไม่มีเวลาเหลือจากรายงาน เป็นอีกเหตุผลที่จะไม่ผัดวันประกันพรุ่ง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อแก้ไข:

อ่านทำความเข้าใจ

อ่านรายงานของคุณอย่างครบถ้วน คุณจะตรวจจับข้อผิดพลาดได้ง่ายขึ้นหากได้ยิน พยายามดูรายงานของคุณจากมุมมองของผู้อ่านที่คุณต้องการ คุณได้ให้หลักฐานเพียงพอที่จะสนับสนุนวิทยานิพนธ์ของคุณหรือไม่? ข้อมูลที่คุณนำเสนอง่ายต่อการติดตามและสรุปหรือไม่? หากคุณเห็นข้อมูลนี้เป็นครั้งแรก คุณจะเข้าใจหรือไม่?

ตรวจสอบข้อผิดพลาด

ตรวจสอบการเขียนของคุณอีกครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ การสะกดคำ หรือเครื่องหมายวรรคตอน แก้ไขและแก้ไข จากนั้นพักรายงานอีกสองสามวันหากคุณมีเวลาก่อนถึงกำหนดส่ง

พิสูจน์อักษรอีกครั้ง

อ่านรายงานของคุณในช่วงเวลาของวันที่คุณตื่นตัวมากที่สุด มองหาข้อผิดพลาดที่คุณทำบ่อยหรือตรวจทานข้อผิดพลาดประเภทเดียวในแต่ละครั้ง ลองอ่านกระดาษย้อนหลัง ทีละบรรทัด หรือทีละย่อหน้า เพื่อจับสิ่งที่คุณอาจพลาดไป

ขอความช่วยเหลือ

ขอให้เพื่อนร่วมชั้นหรือเพื่อนร่วมงานอ่านรายงานของคุณและช่วยคุณระบุส่วนที่สับสนหรือปัญหาอื่นๆ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมด

ใช้หลักเกณฑ์การมอบหมายงานของคุณเป็นรายการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ปฏิบัติตามคำแนะนำแล้ว กำหนดสิ่งต่อไปนี้:

• มีองค์ประกอบที่จำเป็นทั้งหมดรวมอยู่ด้วยหรือไม่
• คุณบรรลุวัตถุประสงค์ของงานหรือไม่?
• กระดาษของคุณใช้การจัดรูปแบบและโครงสร้างที่ระบุหรือไม่
• หลักฐานของคุณสนับสนุนวิทยานิพนธ์ของคุณหรือไม่?

6. พักผ่อนให้สบาย ตอนนี้คุณรู้วิธีเขียนรายงานแล้ว!

การปฏิบัติตามรูปแบบการเขียนนี้ช่วยให้มั่นใจว่ารายงานที่มีการจัดระเบียบอย่างดีซึ่งอ่านและเข้าใจได้ง่าย การเรียนรู้วิธีเขียนรายงานทีละขั้นตอนจะช่วยขจัดความไม่เต็มใจที่จะเริ่มต้นได้ การผัดวันประกันพรุ่งเป็นศัตรูของการเขียน ดังนั้นเริ่มต้นวันนี้เพื่อสร้างรายงานที่น่าดึงดูด น่าเชื่อถือ และเขียนได้ดี คุณใช้เคล็ดลับที่เป็นประโยชน์อะไรบ้างในการเขียนรายงาน แบ่งปันความรู้ของคุณด้านล่าง!