วิธีตั้งค่าทีมการตลาดของคุณสำหรับงานทางไกล

ในช่วงทศวรรษที่ผ่านมา มีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่ทำงานทางไกลเพื่อเป็นทางเลือกสำหรับพนักงานนอกเวลาหรือเต็มเวลา ทุกวันนี้บริษัทจำนวนมากถูกสร้างขึ้นและทำงานแบบออนไลน์อย่างสมบูรณ์

อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าทุกบริษัทจะพร้อมสำหรับการทำงานทางไกล และเนื่องจากมาตรการป้องกันทั่วโลกที่เกี่ยวข้องกับไวรัสโคโรนา เกือบทุกอุตสาหกรรมจึงต้องคำนึงถึงการทำงานทางไกลและการสื่อสารทางไกล ในขณะที่พยายามทำให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นที่สุด

อาจเป็นช่วงเวลาที่น่ากลัวและมีความไม่แน่นอนอยู่มาก แต่ในสถานที่ส่วนใหญ่ ยังคงสามารถรักษาชีวิตให้เป็นปกติได้โดยไม่มีความเสี่ยงต่อสุขภาพ สิ่งที่จำเป็นคือการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

ในด้านการตลาด นี่อาจเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ ส่วนหนึ่งของความสำเร็จคือการจัดทำแผนสำหรับสิ่งที่คุณเผชิญและวิธีแก้ปัญหา

ดังนั้น มาดูความท้าทายบางอย่างที่นักการตลาดกำลังเผชิญอยู่และเครื่องมือบางอย่างที่พวกเขาสามารถใช้ได้ (หากยังไม่ได้ทำ) เพื่อให้ทีมของพวกเขามีความเข้าใจตรงกันและมีประสิทธิภาพ

กำลังมองหาแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียที่รองรับทีมระยะไกลอยู่ใช่ไหม

ทดลองใช้ฟรี

อะไรคือความท้าทายสำหรับการทำงานทางไกล?

ทุกครั้งที่มีการหยุดพักในกิจวัตรปกติ ข้อบกพร่องหรือช่องโหว่ใดๆ ในกระบวนการเวิร์กโฟลว์จะถูกเปิดเผย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทีมเปลี่ยนจากการทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในที่เดียวเป็นการร่วมมือกันทางไกล

การจัดการทีมจากระยะไกล

หากทีมของคุณไม่เคยรู้จักกันเพียงแค่แชท ขั้นตอนแรกที่ชาญฉลาดสำหรับผู้จัดการก็คือการประชุมทางโทรศัพท์เพื่อสร้างความคาดหวังและเวิร์กโฟลว์ กระบวนการอนุมัติของเราเป็นอย่างไร เรากำลังทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มใด

หลายๆ อย่างควรเป็นเพียงการทบทวนกระบวนการปัจจุบันของคุณ แต่เมื่อเปลี่ยนจากการโต้ตอบแบบเห็นหน้ากัน สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจว่าพวกเขาเหมาะสมกับเวิร์กโฟลว์อย่างไร

ผลงานและแรงจูงใจของทีม

หากทีมงานต้องทำงานทางไกลเหมือนปกติใหม่ อย่างน้อยก็สักพัก สิ่งสำคัญคือต้องทำให้ทุกคนมีกำลังใจและทำให้พวกเขารู้สึกเชื่อมโยงถึงกัน ให้สมาชิกในทีมพาทัวร์สั้นๆ ว่าพวกเขากำลังทำงานจากที่ใด หรือร่างการแชทเป็นกลุ่มที่มีเพียงการสนทนาที่สนุกสนานและไม่เกี่ยวกับงาน ซึ่งปกติแล้วผู้คนจะพูดคุยกันระหว่างรับประทานอาหารกลางวัน

สำหรับคนที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานทางไกล อาจรู้สึกโดดเดี่ยวมากและในที่สุดความรู้สึกนั้นจะจำกัดความสามารถในการทำงานของพวกเขา เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการ นอกเหนือจากความท้าทายทางเทคโนโลยีที่โรคระบาดนี้นำมาซึ่งมนุษยชาติให้มากที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ในสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่

การทำงานร่วมกันเป็นทีม

การสนทนาทั้งหมดต้องเปลี่ยนทางออนไลน์ในขณะที่ต้องกำหนดบทบาทและความคาดหวังอย่างชัดเจน นี่เป็นพื้นที่หนึ่งที่ต้องใช้ความพยายามอย่างมากจากผู้จัดการทีมและผู้นำ เพราะหากต้องใช้ความพยายามมากเกินไปในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน เวิร์กโฟลว์ก็จะช้าลงโดยสิ้นเชิง

สำหรับสมาชิกในทีมที่ไม่คุ้นเคยกับการทำงานทางไกล คำถามแรกคือพวกเขาต้องการทำงานจากที่ไหน? หลายคนมีความสุขและมีประสิทธิผลนั่งเล่นอยู่รอบ ๆ บ้านในชุดนอนตลอดทั้งวัน แต่สำหรับคนอื่น ๆ ที่อาจทำให้เสียสมาธิมากเกินไปที่จะทำสิ่งใดให้สำเร็จ

พวกเขามีห้องทำงานที่บ้านหรือไม่? พวกเขาต้องการไปร้านกาแฟหรือห้องสมุดหรือไม่? เป็นทางเลือกส่วนบุคคล แต่สมาชิกในทีมสามารถให้คำแนะนำซึ่งกันและกันและเปรียบเทียบบันทึกเกี่ยวกับวิธีการทำงานนอกสำนักงานได้

ล้างกระบวนการและเอกสาร

หากงานใดกำลังจะเสร็จสิ้นจริงๆ ก็ยังต้องมีกระบวนการที่มั่นคง คุณรู้หรือไม่ว่าจะไปหาพวกเขาได้ที่ไหน?

จากข้อมูลของสถาบันการตลาดเนื้อหา กว่า 60% ของนักการตลาด B2B ไม่มีกลยุทธ์เนื้อหาที่เป็นเอกสาร หากไม่มีแผน ทีมของคุณจะต้องเผชิญกับวิกฤตการณ์ที่ไหน?

หากคุณไม่รู้ ถึงเวลาแล้วที่จะต้องวางแผนและเปลี่ยนแปลงสิ่งต่าง ๆ ให้ดีขึ้น ไม่เพียงแต่จะช่วยคุณในตอนนี้ แต่ยังรวมถึงในอนาคตด้วย จากการศึกษาเดียวกันนั้นที่อ้างอิงถึงนักการตลาดที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด 65% มีกลยุทธ์เนื้อหาที่เป็นเอกสาร

อะไรคือเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการทำงานระยะไกล?

การตลาดในปัจจุบันไม่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยปราศจากเทคโนโลยี ดังนั้นนักการตลาดจึงคุ้นเคยกับเครื่องมือของ Martech เป็นอย่างดี คำถามและความท้าทายหลักในตอนนี้คือ นักการตลาดสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ได้สำเร็จในสภาพแวดล้อมระยะไกลหรือไม่?

นอกจากนี้ ทีมมีที่นั่งผู้ใช้เพียงพอในเครื่องมือหรือไม่ มีการอนุญาตที่ชัดเจนหรือไม่? สมาชิกในทีมสามารถเชื่อมต่ออย่างปลอดภัยนอกสำนักงานได้หรือไม่?

คำถามเหล่านี้เป็นคำถามที่สำคัญอยู่แล้ว แต่ตอนนี้เป็นคำถามจำเป็น เพราะหากคำตอบคือ “ไม่” หรือ “ฉันไม่รู้” ธุรกิจอาจดำเนินไปในอัตราปกติไม่ได้

แล้วต้องใช้เครื่องมืออะไรบ้าง?

เครื่องมือสื่อสาร

เริ่มจากพื้นฐาน ทีมมีการสื่อสารกันอย่างไร? นี่คือจุดที่ทุกคนมีตัวเลือกที่ต้องการของตนเองอาจทำให้เกิดปัญหาได้ เนื่องจากการสนทนาแบบเดียวกันอาจเกิดขึ้นในที่ต่างๆ กันสามแห่งพร้อมกันโดยที่สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ไม่ทราบ

ดังนั้นไม่ว่าคุณจะใช้เครื่องมือใดก็ตาม สิ่งสำคัญคือต้องนำทุกคนเข้าร่วมเพื่อให้มีปลายทางสำหรับการสนทนาเพียงแห่งเดียว ตัวเลือกเดียว Slack เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการหลายเธรด ทั้งการแชทเป็นกลุ่มและตัวต่อตัว

นอกจากนี้ยังมี Google Talk ซึ่งมักเรียกว่า Gchat เป็นตัวเลือกที่หลายคนคุ้นเคยอยู่แล้ว และสำหรับทีมการตลาดเนื้อหาที่มีเครื่องมือในการเผยแพร่ ไม่ว่าจะเป็น Socialbakers หรือตัวเลือกอื่น มีโอกาสที่จะอภิปรายแนวคิดหรือ แก้ไขในสำนักพิมพ์

สำหรับการประชุมทางโทรศัพท์หรือความต้องการวิดีโออื่น ๆ ผู้คนจำนวนมากที่ทำงานจากที่บ้าน – #WFh – ได้ค้นพบฟีเจอร์ “แตะต้องรูปลักษณ์ของฉัน” ของ Zoom ซึ่งทำหน้าที่เป็นตัวกรอง Instagram ในตัว ตัวเลือกวิดีโออื่นคือ Google แฮงเอาท์ ซึ่งรวมข้อความวิดีโอและแชท และเข้ากันได้ดีกับทีมที่ใช้ G-Suite อยู่แล้ว

เครื่องมือการจัดการโครงการ

เมื่อคุณได้กำหนดสถานที่และวิธีการสื่อสารแล้ว คุณรู้หรือไม่ว่าคุณกำลังติดตามและตรวจสอบงานของคุณอยู่ที่ไหน

แม้ว่าจุดเริ่มต้นจะเน้นไปที่การดำเนินการต่อและเสร็จสิ้นตามกำหนดการในปัจจุบัน หลายคนจะทำงานจากระยะไกลเป็นเวลานานพอที่จะต้องใช้แผนใหม่ทั้งหมด

อีกครั้ง เครื่องมือของ Martech เหล่านี้อาจเป็นสิ่งที่นักการตลาดเคยได้ยินหรือใช้มาบ้างแล้ว แต่ตอนนี้เป็นเครื่องมือสำคัญ เมื่อหัวหน้าทีมไม่สามารถเดินไปที่โต๊ะเพื่อขอข้อมูลอัปเดตได้ พวกเขาจำเป็นต้องสร้างเวอร์ชันดิจิทัล

สำหรับผู้ที่มีเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ เช่น Socialbakers คุณสามารถตรวจสอบการอัปเดตสถานะและทุกอย่างในแพลตฟอร์มได้ อย่างไรก็ตาม ยังมีเครื่องมือเฉพาะมากมายที่จะทำสิ่งนี้ให้สำเร็จเช่นกัน

วันจันทร์, Asana และ Basecamp เป็นตัวเลือกที่ช่วยให้ทีมสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์และตรวจสอบโครงการแบบเป็นขั้นเป็นตอน พร้อมผสานรวมกับแอปอื่นๆ ตามต้องการ ดังที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งสำคัญสำหรับผู้จัดการที่จะต้องแน่ใจว่าพวกเขามีที่นั่งผู้ใช้เพียงพอและสิทธิ์ที่ถูกต้องสำหรับทั้งทีม

ความปลอดภัย

ง่ายกว่ามากที่จะทำให้แน่ใจว่าเครือข่ายของคุณปลอดภัยเมื่อทุกคนทำงานในสำนักงานแห่งเดียวบนเครือข่าย wifi เดียว แต่เมื่อทีมต้องกระจายและใช้เครือข่าย wifi ภายนอก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเครือข่ายสาธารณะที่ร้านกาแฟหรือเครือข่ายในบ้านที่ไม่ได้ตั้งค่าอย่างถูกต้อง ความปลอดภัยของเครือข่ายจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญ และการรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับเทคโนโลยีสมัยใหม่

แอปอย่าง OneLogin หรือ Okta เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่เสี่ยงต่อการติดไวรัสคอมพิวเตอร์ที่อาจทำให้เกิดภาวะแทรกซ้อนเพิ่มเติมได้ และเช่นเดียวกับเครื่องมือเหล่านี้ เป็นสิ่งที่ควรนำไปใช้หรือพิจารณามาก่อนแล้ว

ดังนั้นหากไม่ใช่ ตอนนี้เป็นเวลาที่ต้องแก้ไขเพื่อให้อนาคตปลอดภัยยิ่งขึ้น

แพลตฟอร์ม Socialbakers และการทำงานระยะไกล

ด้วย Socialbakers ทีมสามารถเข้าถึงและเข้าใจบริบทของเวิร์กโฟลว์ที่พวกเขามีส่วนร่วมอย่างโปร่งใส เพื่อให้พวกเขาสามารถทำหน้าที่ของตนได้ดีขึ้น แพลตฟอร์มนี้ยังช่วยให้สามารถผสานรวมกับระบบและช่องทางการสื่อสารที่ทีมใช้อยู่แล้วได้มากมาย

ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการตลาดบนโซเชียลมีเดียสามารถมาร่วมงานกับ Socialbakers ได้ ไม่ว่าจะเป็นครีเอทีฟ นักออกแบบ นักเขียนคำโฆษณา ผู้จัดการโซเชียลมีเดีย ทีมเนื้อหา ฯลฯ หลายแบรนด์ได้เน้นย้ำว่าการรักษาเนื้อหาให้ไหลลื่นเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการปิดตัวลงในเวลานี้ไม่ได้ ไม่ให้ทุกคนปลอดภัยและทำร้ายธุรกิจ

การตลาดเป็นสาขาที่เปิดกว้างเสมอในการปรับตัวให้เข้ากับทุกสิ่งที่จำเป็น ในช่วงเวลาปัจจุบัน นั่นหมายถึงการจัดทำแผนการทำงานทางไกลที่ช่วยให้ทุกอย่างดำเนินไปได้โดยไม่ต้องเสี่ยงต่อสุขภาพของใคร

Socialbakers เป็นแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่ายสำหรับผู้ที่เพิ่งเริ่มต้น เหมาะสำหรับการเพิ่มผู้ใช้ใหม่และผู้ที่ไม่ใช่ผู้ใช้/ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่อาจต้องการเพียงสิทธิ์ในการดู เหมาะอย่างยิ่งสำหรับแผนกการตลาดที่มีทีมกระจายอยู่ทั่วโลก ซึ่งหมายความว่าเหมาะสำหรับทีมที่จู่ๆ ก็พบว่าตัวเองสื่อสารกันทางดิจิทัลเท่านั้น

The Takeaway

สิ่งที่เข้าใจได้มากที่สุดในขณะนี้คือการทำให้สถานการณ์ปัจจุบันดีที่สุดและทำงานต่อไปอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ อย่างไรก็ตาม นี่อาจเป็นโอกาสในการเติบโตและพัฒนาเป็นทีม

สำหรับผู้เริ่มต้น หลุมใดก็ตามที่เปิดอยู่ในเวิร์กโฟลว์และช่องทางการสื่อสารโดยรวมควรได้รับการแก้ไขในลักษณะที่ใช้งานได้ไม่ว่าผู้คนจะอยู่ในอาคารเดียวกันหรือไม่ นั่นเป็นข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานในด้านดิจิทัล

ไม่ว่าจะเป็นการใช้เครื่องมือใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการ ความสับสนวุ่นวายที่อาจเกิดขึ้นก็เป็นโอกาสในการปรับปรุงเช่นกัน

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่เรื่องง่าย แต่ถ้าคุณโชคดีพอที่จะไม่ต้องจัดการกับความเจ็บป่วยโดยตรง ก็จะเกิดความไม่สะดวกมากกว่าสิ่งอื่นใด และอย่าลืมขอความช่วยเหลือจากผู้อื่น เพราะหลายคนที่คุณรู้จักทำงานจากที่บ้านมาหลายปีและมีประสบการณ์มากมายที่จะแบ่งปัน

ที่เหลือ ให้หาที่ทำงานที่เหมาะกับคุณที่สุดและพยายามทำให้ new normal ดีที่สุด (อย่างน้อยก็ในตอนนี้)