วิธีเตรียมข้อเสนอการขาย: ขั้นตอน เทมเพลต และตัวอย่าง
เผยแพร่แล้ว: 2023-04-28ข้อเสนอการขายเป็นเอกสารที่คุณสามารถใช้เพื่อเสนอขายบริการของคุณกับลูกค้าที่คาดหวัง ทำหน้าที่เป็นช่องทางให้คุณอธิบายว่าคุณจะแก้ปัญหาของพวกเขาผ่านผลิตภัณฑ์ของคุณอย่างไร และเหตุใดพวกเขาจึงควรจ้างคุณแทนที่จะเป็นผู้ให้บริการโซลูชันรายอื่น ข้อเสนอการขายที่ดีจะทำให้พวกเขาทราบว่าพวกเขาจะได้รับคุณค่ามากเพียงใดจากการทำงานร่วมกับคุณ ดังนั้นการเตรียมข้อเสนอให้พร้อมเมื่อพบกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจึงเป็นสิ่งสำคัญ บทความนี้จะให้คำแนะนำเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการเขียนข้อเสนอการขาย รวมถึงขั้นตอน เทมเพลต และตัวอย่าง
ข้อเสนอการขายคืออะไร ทำไม และเมื่อใดที่เราต้องการ
ข้อเสนอการขายคือเอกสารที่ร่างผลิตภัณฑ์หรือบริการที่บริษัทเสนอและนำเสนอต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า วัตถุประสงค์ของการเสนอขายคือการโน้มน้าวให้ลูกค้าซื้อสินค้าหรือบริการที่บริษัทนำเสนอ
ข้อเสนอการขายเป็นองค์ประกอบที่จำเป็นของกระบวนการขาย เนื่องจาก:
- ให้ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่นำเสนอ
- กำหนดความคาดหวังสำหรับทั้งลูกค้าและบริษัท
- แสดงมูลค่าของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่นำเสนอ
- ทำให้ผลิตภัณฑ์หรือบริการของบริษัทแตกต่างจากคู่แข่ง
โดยทั่วไปแล้วข้อเสนอการขายจะใช้ในสถานการณ์ต่อไปนี้:
- เมื่อบริษัทตอบสนองต่อคำขอข้อเสนอ (RFP) จากลูกค้าที่มีศักยภาพ
- เมื่อบริษัทกำลังนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการของตนต่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า
ขั้นตอนการเขียนข้อเสนอการขาย
การเขียนข้อเสนอการขายเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน สิ่งสำคัญคือต้องทำตามกระบวนการทีละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเสนอสุดท้ายนั้นโน้มน้าวใจ กระชับ และมีประสิทธิภาพ นี่คือวิธีเขียนข้อเสนอสำหรับการขายเป็นขั้นตอน:
- วิจัย: ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อเสนอ คุณต้องทำการวิจัยและวิเคราะห์ความต้องการ จุดบกพร่อง และความชอบของลูกค้า ข้อมูลนี้จะช่วยคุณปรับแต่งข้อเสนอของคุณให้ตรงตามความต้องการเฉพาะของลูกค้า
- โครงร่าง: เมื่อคุณดำเนินการวิจัยแล้ว คุณควรสร้างเค้าโครงของข้อเสนอของคุณ วิธีนี้จะช่วยคุณจัดระเบียบความคิดและทำให้แน่ใจว่าคุณครอบคลุมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในข้อเสนอของคุณ
- ร่าง: ด้วยโครงร่างของคุณ คุณสามารถเริ่มร่างข้อเสนอของคุณได้ อย่าลืมทำตามโครงร่างและใช้ภาษาโน้มน้าวใจลูกค้าว่าผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขา
- ทบทวน: เมื่อคุณร่างฉบับแรกเสร็จแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบ มองหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอนั้นโน้มน้าวใจ ชัดเจน และรัดกุม
- แก้ไข: หลังจากตรวจทานข้อเสนอแล้ว คุณสามารถเริ่มแก้ไขได้ ลบภาษาหรือส่วนที่ไม่จำเป็นออก และตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเสนอไหลลื่นไหลและมีเหตุผล
- จบ: เมื่อคุณแก้ไขข้อเสนอของคุณแล้ว คุณสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นได้ ซึ่งหมายถึงการจัดรูปแบบอย่างถูกต้อง เพิ่มเอกสารแนบหรือภาคผนวกที่จำเป็น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าพร้อมที่จะนำเสนอต่อลูกค้า
วิธีเขียนข้อเสนอการขายที่ชนะ
ตอนนี้เราได้ครอบคลุมขั้นตอนของการเตรียมข้อเสนอแล้ว เรามาดำดิ่งสู่วิธีการเขียนข้อเสนอการขายที่ดีกัน ต่อไปนี้คือเคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการเตรียมข้อเสนอการขาย ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างข้อเสนอที่โน้มน้าวใจและมีประสิทธิภาพ
สั้น ๆ
ลูกค้าไม่มีเวลาหรือความอดทนในการอ่านข้อเสนอที่มีความยาว ข้อเสนอขายของคุณควรสั้นและตรงประเด็น โดยเน้นข้อมูลที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณ
ปรับแต่งเทมเพลต
การใช้เทมเพลตสามารถช่วยคุณประหยัดเวลาและทำให้ข้อเสนอของคุณดูเป็นมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม คุณควรปรับแต่งเทมเพลตให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณและความต้องการของลูกค้า
เน้นแก้ปัญหา ไม่ใช่ผลงาน
ลูกค้ากำลังมองหาวิธีแก้ไขปัญหาของพวกเขา ไม่ใช่แค่รายการผลิตภัณฑ์หรือบริการ ข้อเสนอการขายที่ไม่เหมือนใครของคุณควรมุ่งเน้นไปที่วิธีที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณสามารถแก้ไขจุดบกพร่องของลูกค้าได้
ให้ทางเลือกแก่พวกเขา
ให้ลูกค้าเลือกโซลูชันที่แตกต่างกันเล็กน้อยตามความต้องการและงบประมาณ เพื่อให้ลูกค้ารู้สึกว่าสามารถควบคุมสิ่งที่จะเกิดขึ้นต่อไปในกระบวนการนี้ได้บ้าง
เรียงลำดับราคาจากสูงไปต่ำ
เมื่อคุณเขียนข้อเสนอการขายแบบมืออาชีพ สิ่งสำคัญคือต้องเรียงลำดับราคาจากสูงไปต่ำ ซึ่งหมายความว่าราคาสูงสุดของคุณควรเป็นราคาแรก และราคาต่ำสุดของคุณควรเป็นราคาสุดท้าย ใส่ตัวเลือกที่แพงที่สุดของคุณก่อน เพราะจะทำให้ราคาที่ตามมาดูสมเหตุสมผลมากขึ้นเมื่อเปรียบเทียบ — และมันก็สมเหตุสมผลสำหรับคุณเนื่องจากสิ่งเหล่านี้มักจะเป็นสินค้าที่มีอัตรากำไรสูงกว่าอยู่ดี
ใช้ภาพ
คุณสามารถใช้ภาพเพื่อทำให้ข้อเสนอการขายของคุณเข้าใจง่ายขึ้น น่าสนใจและน่าจดจำยิ่งขึ้น และโน้มน้าวใจได้มากขึ้น
ใช้แผนภูมิและกราฟเพื่อแสดงประเด็นสำคัญในเอกสาร วิธีนี้จะช่วยให้ผู้อ่านจดจำสิ่งที่พวกเขาได้อ่าน รวมทั้งช่วยให้พวกเขาเข้าใจได้ง่ายขึ้นว่าคุณได้ข้อสรุปเหล่านั้นมาอย่างไร
ง่าย ๆ เข้าไว้
ข้อเสนอที่ดีที่สุดนั้นสั้น ไพเราะ และตรงประเด็น ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและหัวข้อย่อยเพื่อแบ่งข้อเสนอของคุณออกเป็นชิ้นย่อยๆ ที่ลูกค้าสามารถอ่านได้อย่างรวดเร็ว สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาเข้าใจสิ่งที่คุณนำเสนอและเหตุใดจึงมีประโยชน์สำหรับพวกเขาที่จะทำงานร่วมกับคุณเหนือใครก็ตามในรายชื่อผู้ขายหรือผู้ให้บริการที่มีศักยภาพ
เทมเพลตของข้อเสนอการขาย
เทมเพลตเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดเวลาและพลังงาน คุณสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของคุณ หรือคุณสามารถสร้างเทมเพลตของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้น เทมเพลตช่วยให้คุณเริ่มต้นกระบวนการเสนอได้ ดังนั้นเทมเพลตจึงมีประโยชน์อย่างยิ่งหากนี่ไม่ใช่สิ่งที่คุณมีมาเองตามธรรมชาติ
มีเทมเพลตมากมายทางออนไลน์ที่มีส่วนตัวอย่างหรือบรรทัดที่เติมในช่องว่าง ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับภูมิหลังและคุณสมบัติของบริษัทของคุณ และความต้องการของลูกค้าได้
ต่อไปนี้คือเทมเพลตบางส่วนที่คุณอาจพบว่ามีประโยชน์:
- ผู้ส่งจดหมายปรมาณู ซอฟต์แวร์อีเมลจำนวนมากของเรามีเทมเพลตที่หลากหลายอยู่แล้ว รวมถึงเทมเพลตข้อเสนอการขาย ที่คุณสามารถแก้ไขให้เหมาะกับความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย
- เทมเพลตข้อเสนอการขายของ Hubspot เทมเพลตเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเขียนข้อเสนอการขายทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยจะมีส่วนสำหรับการแนะนำ โซลูชัน ไทม์ไลน์ ราคา และขั้นตอนถัดไป
- เสนอเทมเพลตข้อเสนอการขาย Proposify มีเทมเพลตข้อเสนอการขายที่หลากหลาย ซึ่งแต่ละแบบได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการที่แตกต่างกัน เทมเพลตของพวกเขาปรับแต่งได้ง่ายและมีส่วนสำหรับการนำเสนอคุณค่า โซลูชัน การกำหนดราคา และอื่นๆ
- เทมเพลตข้อเสนอการขายของ Canva Canva นำเสนอเทมเพลตที่หลากหลายซึ่งทั้งดึงดูดสายตาและใช้งานง่าย มีเทมเพลตสำหรับอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงเทคโนโลยี การศึกษา และการดูแลสุขภาพ
- เทมเพลตข้อเสนอการขายของ PandaDoc PandaDoc มีเทมเพลตข้อเสนอการขายที่หลากหลายซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณปิดการขายได้เร็วขึ้น เทมเพลตมีส่วนสำหรับภาพรวมบริษัท คำชี้แจงปัญหา วิธีแก้ไข ราคา และอื่นๆ
- เทมเพลตข้อเสนอการขาย Bidsketch Bidsketch เป็นอีกหนึ่งซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่มีเทมเพลตมากมาย รวมถึงเทมเพลตข้อเสนอการขาย เทมเพลตนี้ดึงดูดสายตาด้วยภาพคุณภาพสูงและการจัดวางที่สะอาดตา นอกจากนี้ยังมีส่วนสำหรับกรณีศึกษาและข้อความรับรองเพื่อแสดงความสำเร็จก่อนหน้านี้ของคุณ
- เทมเพลตข้อเสนอการขายที่เสนอ Proposable เป็นซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่ให้เทมเพลตข้อเสนอการขายที่ทันสมัยและสะอาดตา ซึ่งจะมีส่วนสำหรับบทสรุปสำหรับผู้บริหาร คำแถลงปัญหา ภาพรวมโซลูชัน ราคา และอื่นๆ เทมเพลตสามารถปรับแต่งได้อย่างเต็มที่ด้วยแบรนด์และสีของคุณเอง และคุณยังสามารถเพิ่มวิดีโอและเนื้อหาเชิงโต้ตอบเพื่อให้มีส่วนร่วมมากขึ้น
ตัวอย่างข้อเสนอการขายที่ดี
ข้อเสนอควรอธิบายอย่างชัดเจนถึงคุณค่าของบริการของคุณ วิธีที่พวกเขาจะแก้ปัญหาของลูกค้า และเหตุใดพวกเขาจึงควรเลือกคุณมากกว่าตัวเลือกอื่นๆ นอกจากนี้ยังควรรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับผู้ซื้อเพื่อทำการตัดสินใจเกี่ยวกับการซื้อจากคุณ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของข้อเสนอที่มีประสิทธิภาพและโครงสร้าง โดยขึ้นอยู่กับธุรกิจเฉพาะกลุ่มของคุณ:
- ข้อเสนอทางการตลาด ควรมุ่งเน้นไปที่การช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มองเห็นและเข้าถึงได้มากขึ้น โดยทั่วไปจะรวมถึงการวิเคราะห์ตลาดเป้าหมายของลูกค้า การวิเคราะห์การแข่งขัน และกลยุทธ์ทางการตลาดที่นำเสนอ เช่น แคมเปญโซเชียลมีเดีย การปรับแต่งเสิร์ชเอ็นจิ้น และการตลาดเนื้อหา
- ข้อเสนอด้านไอที มุ่งให้บริการโซลูชั่นแก่ธุรกิจที่ประสบปัญหาทางเทคนิค ข้อเสนอควรเน้นปัญหา วิธีแก้ไขที่เสนอ และจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของลูกค้าอย่างไร ควรเป็นเรื่องทางเทคนิคโดยธรรมชาติและควรรวมรายละเอียดของเทคโนโลยีที่จะใช้ในการแก้ปัญหา
- ข้อเสนออสังหาริมทรัพย์ ควรมุ่งเน้นไปที่การช่วยลูกค้าค้นหาคุณสมบัติที่ตรงกับความต้องการของพวกเขา ข้อเสนอนี้ควรประกอบด้วยรายการคุณสมบัติที่ตรงตามเกณฑ์ของลูกค้า ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับตลาดอสังหาริมทรัพย์ในท้องถิ่น ตัวเลือกทางการเงิน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ
- ข้อเสนอทางการเงิน มุ่งให้บริการโซลูชั่นทางการเงินแก่ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป ควรรวมถึงการวิเคราะห์โดยละเอียดเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของลูกค้า แนวทางแก้ไขที่เสนอ และวิธีที่จะเป็นประโยชน์ต่อสถานการณ์ทางการเงินของลูกค้า ข้อเสนอนี้ควรเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและกระชับ และควรมีแผนภูมิและกราฟตามความเหมาะสม
- ข้อเสนอการให้คำปรึกษา มุ่งให้บริการคำปรึกษาแก่ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป ควรรวมถึงการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า วิธีแก้ไขที่แนะนำ และประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ ข้อเสนอนี้ควรเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม และควรมีตัวอย่างงานที่ปรึกษาก่อนหน้านี้
- ข้อเสนอการจัดเลี้ยง ควรเน้นให้บริการรับจัดเลี้ยงในงานต่างๆ ข้อเสนอควรมีรายการตัวเลือกเมนู ราคา และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ เช่น ตัวเลือกการจัดส่งและความพร้อมของพนักงานบริการ
- ข้อเสนอการก่อสร้าง มุ่งให้บริการรับเหมาก่อสร้างโครงการเชิงพาณิชย์หรือที่อยู่อาศัย ควรมีการแจกแจงรายละเอียดของงานที่ต้องทำ ลำดับเวลา และราคา ข้อเสนอนี้ควรรวมถึงตัวอย่างงานก่อสร้างก่อนหน้านี้ด้วย
- ข้อเสนอด้านการดูแลสุขภาพ ควรมุ่งเน้นไปที่การให้บริการด้านสุขภาพแก่บุคคลหรือธุรกิจ และรวมถึงการวิเคราะห์ความต้องการของลูกค้า วิธีแก้ไขปัญหาที่เสนอ และวิธีที่จะเป็นประโยชน์ต่อสุขภาพของลูกค้า ข้อเสนอนี้ควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลือกการประกันสุขภาพและการจัดหาเงินทุน
- ข้อเสนอทางกฎหมาย มุ่งให้บริการด้านกฎหมายแก่ธุรกิจหรือบุคคลทั่วไป ควรรวมถึงการวิเคราะห์ความต้องการทางกฎหมายของลูกค้า วิธีแก้ไขที่แนะนำ และวิธีที่พวกเขาจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจหรือชีวิตส่วนตัวของลูกค้า ข้อเสนอนี้ควรเขียนด้วยภาษาที่ชัดเจนและรัดกุม และควรมีตัวอย่างงานด้านกฎหมายก่อนหน้านี้
- ข้อเสนอการศึกษา ควรเน้นการให้บริการด้านการศึกษาแก่บุคคลหรือธุรกิจ ข้อเสนอควรรวมถึงการวิเคราะห์ความต้องการด้านการศึกษาของลูกค้า แนวทางแก้ไขที่เสนอ และวิธีที่พวกเขาจะเป็นประโยชน์ต่อการศึกษาของลูกค้า นอกจากนี้ยังควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับทางเลือกทางการเงินและทรัพยากรทางการศึกษา
ใช้ซอฟต์แวร์ชั้นนำเพื่อส่งข้อเสนอการขายของคุณ
ตอนนี้คุณรู้วิธีเขียนข้อเสนอการขายอย่างเป็นทางการแล้ว แต่มันไม่เพียงพอ มันจะไม่มีประโยชน์เลยถ้าลูกค้าของคุณไม่เห็น! แน่นอน คุณสามารถส่งข้อเสนอของคุณด้วยตนเอง เลือกลูกค้าอย่างระมัดระวังและใช้เวลาและความพยายามอย่างมาก หรือคุณสามารถใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัยและส่งจดหมายถึงกลุ่มเป้าหมายได้ในไม่กี่คลิก ใช้ ซอฟต์แวร์ผู้ส่งอีเมลจำนวนมาก และส่งไปยังรายชื่ออีเมลไม่จำกัดจำนวน สำรวจคุณสมบัติทั้งหมดของเครื่องมือของเราฟรี 7 วัน!