วิธีวางแผนกิจกรรม: คำแนะนำง่ายๆ 8 ขั้นตอน

วางแผนงานแรกของคุณ? เรามีหลังของคุณ

ถึงเวลาตื่นตระหนก เจ้านายของคุณแตะให้คุณวางแผนงาน บริษัทของคุณไม่มีทีมจัดงาน ดังนั้นจึงเป็นหน้าที่ของคุณ

ไม่ต้องกังวล. คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้ทั้งหมด และเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ คำแนะนำแปดขั้นตอนเกี่ยวกับการวางแผนงานกิจกรรมนี้มีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อเริ่มต้น

ติดตามและลงทุนอย่างมากในซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรม และคุณควรทำสิ่งนี้ด้วยกิจกรรมที่ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณตอบรับคำเชิญสำหรับกิจกรรมต่อไปของคุณแล้ว

8 ขั้นตอนในการวางแผนจัดงานมีดังนี้

1. กำหนดเป้าหมายและไทม์ไลน์สำหรับกิจกรรมของคุณ

การวางแผนงานถือเป็นงานใหญ่ ก่อนที่คุณจะลงรายละเอียดมากเกินไป ให้คิดว่าเหตุใดคุณจึงต้องการโฮสต์ คุณกำลังมองหาการขยายฐานลูกค้าของคุณหรือไม่? เพิ่มรายได้จากการขาย? เรียนลูกค้า? รับสมัครพนักงานใหม่?

คุณอาจตระหนักว่างานไม่ใช่ตัวเลือกที่รัดกุมที่สุดสำหรับเป้าหมายของคุณ ท้ายที่สุด มีเพียง 49% ของธุรกิจที่ใช้การตลาดแบบกิจกรรมเป็นช่องทางในแคมเปญการตลาดแบบหลายช่องทาง*

หากคุณพร้อมที่จะก้าวไปข้างหน้ากับกิจกรรม ให้ขยายเป้าหมายของคุณเพื่อระบุผู้เข้าร่วมเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่น เหตุการณ์ที่มีเป้าหมายการมีส่วนร่วมจะกำหนดเป้าหมายลูกค้าเป้าหมายที่ด้านบนสุดของช่องทาง

การตัดสินใจเหล่านี้จะกำหนดการตัดสินใจของคุณมากมายในภายหลัง

ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการกำหนดไทม์ไลน์สำหรับกิจกรรมของคุณ วิธีนี้จะช่วยให้คุณทราบเวลาที่คุณมีเวลาสำหรับแต่ละขั้นตอนต่อไปนี้

คุณไม่ต้องการเลือกวันที่ที่มีการประชุมอื่นๆ ในอุตสาหกรรมเป้าหมายของคุณเป็นจำนวนมากด้วยเหตุผลบางประการ:

• ราคาเช่าที่เพิ่มขึ้น
• ผลิตภัณฑ์ลดลง
• โดดเด่นยากขึ้น

ลองหาข้อมูลดูว่าเมื่อใดที่กิจกรรมส่วนใหญ่ในอุตสาหกรรมของคุณจะเกิดขึ้น และเลือกวันที่นอกขอบเขตนั้น

คุณควรกำหนดวันที่ให้ไกลพอที่จะทำทุกอย่างให้เสร็จโดยไม่เหนื่อย

2. กำหนดงบประมาณของคุณ

เป็นส่วนที่มีเสน่ห์น้อยที่สุดของ Shebang ทั้งหมด แต่คุณต้องคิดให้ออกว่าคุณจะจ่ายเงินเพื่อความสนุกทั้งหมดอย่างไร (อาหาร ลำโพง ย้อย ศีลลูกปา) เหตุการณ์อาจมีราคาแพงมาก

Bizzabo รายงานว่า สำหรับบริษัทที่จัดงานอีเวนต์ 21% ของงบประมาณการตลาดของพวกเขาทุ่มเทให้กับงานเหล่านั้น การจัดสรรทรัพยากรอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณควรพิจารณาเมื่อวางแผนงบประมาณงานกิจกรรมของคุณ:

• โลจิสติกส์ของงาน (ขนาด ความยาว สถานที่ พนักงาน การขนส่ง)
• ความต้องการของซอฟต์แวร์ (ตั้งแต่เครื่องมือเฉพาะสำหรับป้ายดิจิทัลไปจนถึงซอฟต์แวร์การจัดการเหตุการณ์ที่จำเป็น)
• ประสบการณ์ที่จำเป็น (การจัดเลี้ยง อุปกรณ์ A/V ตกแต่ง)
• สิ่งอำนวยความสะดวก (เช่น บริการด้านสุขภาพ การรับเลี้ยงสุนัข ถุงย้อย ฯลฯ)
• ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม (คุณต้องการห้องเลื้อยเสมอ)

เมื่อคุณรู้แล้วว่าทุกอย่างต้องใช้เงินเท่าไหร่ คุณก็พร้อมที่จะทำกรณีธุรกิจว่าเงินทั้งหมดจะไปอยู่ที่ใด

3. ค้นหาสถานที่ของคุณ

หากคุณกำลังจัดงานที่ใหญ่ขึ้น คุณจะต้องเลือกเมืองที่คุณวางแผนจะจัดงาน หากคุณจะจัดงานในระดับท้องถิ่นที่มีขนาดเล็กลง นั่นก็ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล โดยไม่คำนึงถึง วางแผนกิจกรรมที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้บริโภค ลีด และกลุ่มเป้าหมายส่วนใหญ่ของคุณ

เมื่อตั้งค่าตำแหน่งทั่วไปแล้ว ก็ถึงเวลาเลือกสถานที่เฉพาะ

สร้างรายชื่อสถานที่ที่คุณต้องการสำรวจโดยพิจารณาจากสถานที่จัดกิจกรรมยอดนิยมในพื้นที่ การอ้างอิงจากธุรกิจอื่นๆ และสิ่งพิมพ์ทางการค้าในท้องถิ่น ตรวจสอบสถานที่และ/หรือบริษัทโฮลดิ้งให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ จากนั้นจัดตารางทัวร์สถานที่ต่างๆ ที่ยังคงอยู่ในรายการของคุณ

ต่อไปนี้เป็นคำถามสองสามข้อที่ควรถามตัวเองและผู้ขายที่คุณพบระหว่างทัวร์เหล่านี้:

• คุณต้องการห้องกี่ห้อง (ใหญ่และเล็ก)
• ใกล้สนามบินแค่ไหน?
• ใกล้โรงแรมหลายแห่งแค่ไหน?
• สถานที่จัดงานมีข้อตกลงกับบริษัทจัดเลี้ยงอยู่แล้วหรือไม่?
• อุปกรณ์ A/V อะไรบ้างที่รวมอยู่ในค่าเช่า?
• นโยบายความปลอดภัยของพวกเขาคืออะไร?
• พวกเขามีสิ่งอำนวยความสะดวกอะไรบ้าง?

4. เลือกเทคโนโลยีของคุณ

มีซอฟต์แวร์มากมายอยู่ที่นั่น บางส่วนจะเป็นประโยชน์สำหรับกิจกรรมของคุณ และบางส่วนอาจเป็นประโยชน์สำหรับกิจกรรมในอนาคต

ในระดับพื้นฐานที่สุด อ่านคู่มือผู้ซื้อซอฟต์แวร์การจัดการเหตุการณ์ของ Capterra และค้นหาเครื่องมือที่เหมาะกับคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการกิจกรรมสามารถช่วยคุณในการลงทะเบียน โปรโมชั่น องค์กร และที่สำคัญที่สุดในขั้นตอนนี้คือการวางแผน

คุณควรพิจารณาเครื่องมือต่อไปนี้ด้วย:

1. สำหรับตั๋ว โปรโมชั่น และการชำระเงิน: ซอฟต์แวร์การจองกิจกรรม
2. สำหรับป้ายที่งานจริง: ซอฟต์แวร์ป้ายดิจิตอล
3. สำหรับการถ่ายทอดสดการประชุม: ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บ
4. สำหรับการตลาดและการส่งเสริมการขาย: ซอฟต์แวร์การตลาดผ่านอีเมลและการจัดการโซเชียลมีเดีย
5. สำหรับประสบการณ์ผู้เข้าร่วม: แอพกิจกรรมมือถือ
6. สำหรับงานเอง: ซอฟต์แวร์การประชุม

หากคุณกำลังลงทุนในเครื่องมือหลายอย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือทั้งหมดทำงานร่วมกันก่อนที่จะใช้จ่ายเงินของคุณ สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้จะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นและไม่มีอะไรตกหล่นผ่านรอยแตก

คุณจะต้องแน่ใจว่าผู้เข้าร่วมของคุณมีประสบการณ์ที่ราบรื่นเช่นเดียวกันเมื่อลงทะเบียน ทำให้ผู้ชมของคุณค้นหาวิธีการคลิกปุ่มซื้อนั้นได้ง่ายที่สุด

วิธีหนึ่งในการทำเช่นนี้คือทำให้แน่ใจว่าเครื่องมือซอฟต์แวร์การตลาดต่างๆ ของคุณ (ระบบอัตโนมัติทางการตลาด การตลาดทางอีเมล และการตลาดบนโซเชียลมีเดีย เป็นต้น) สามารถรวมเข้ากับซอฟต์แวร์การลงทะเบียนของคุณได้

5. ค้นหาคู่ค้าและผู้ขายของคุณ

ขึ้นอยู่กับสถานที่ที่คุณเลือก พวกเขาอาจเสนอรายการพิเศษหรือมีผู้จัดเลี้ยงในโรงแรมและข้อเสนอ A/V ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานที่ที่คุณเลือก หากคุณไม่สามารถนำผู้ขายจากภายนอกเข้ามาได้ คุณควรตรวจสอบเพื่อดูว่าพวกเขาเสนอข้อตกลงเฉพาะใดๆ ที่คุณสามารถใช้ประโยชน์ได้หรือไม่ (เช่น พวกเขาอาจเสนอข้อเสนอสำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไรหรือส่วนลดหากคุณมีคุณสมบัติตรงตามเกณฑ์ผู้เข้าร่วม)

หากคุณได้รับอนุญาตให้นำเข้าบุคคลที่สาม/ผู้ขายภายนอก ให้เลือกซื้อเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับข้อเสนอที่ดีที่สุด

นอกเหนือจากอาหาร สถานที่ท่องเที่ยว และเสียง คุณควรพิจารณาสิ่งต่อไปนี้:

• การเดินทาง (ไปและกลับจากสถานที่สำหรับผู้ที่เข้าพักในโรงแรม)
• ข้อเสนอด้านสุขภาพ (รวมถึงชั้นเรียนออกกำลังกาย การรับเลี้ยงสุนัข ชั้นเรียนงานฝีมือ ฯลฯ)
• หน่วยงาน Temping (เพื่อให้แน่ใจว่างานของคุณมีพนักงานเต็มที่)
• ความปลอดภัย (เพื่อให้แน่ใจว่ากิจกรรมของคุณปลอดภัยอย่างเต็มที่)
• ความบันเทิง (เพราะงานไม่ควรเป็นแค่เรื่องธุรกิจ)

คุณยังต้องการมองหาพันธมิตรที่มีศักยภาพที่สามารถช่วยเหลือด้านเงินทุนและจัดงานนี้ได้ เมื่อรวมทรัพยากรเข้าด้วยกัน คุณจะลดค่าใช้จ่ายสำหรับตัวคุณเองในแง่ของเงินและทรัพยากร ในขณะเดียวกันก็เพิ่มอัตราการเข้าร่วมได้ด้วยการเข้าสู่ตลาดที่ยังไม่ได้ใช้งานที่คู่ของคุณเข้าถึงได้

ด้วยเหตุผลเดียวกันกับที่เราคุยกันเรื่องการเลือกสถานที่ การตรวจสอบคู่ค้าและผู้ขายของคุณอย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ

6. ค้นหาสถานที่ท่องเที่ยวหลักของคุณ

อะไรที่จะทำให้คนมาร่วมงานของคุณ?
บางทีมันอาจจะเป็นเรื่องบางทีก็อาจจะเป็นผู้พูด ขึ้นอยู่กับเหตุการณ์และยิ่งไปกว่านั้นขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมของคุณ
คิดถึงผู้ชมของคุณ อะไรจะทำให้พวกเขาตื่นเต้น? อะไรจะกระตุ้นพวกเขา?
ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจัดงานเลี้ยงรางวัลสำหรับบริษัทของคุณ อาหารอาจเป็นส่วนหนึ่งของตอนเย็น แต่รางวัลคือสิ่งที่ทุกคนจะมุ่งเน้น หากคุณกำลังจัดงานอีเวนต์ขององค์กร ให้นึกถึงตลาดที่คุณกำลังเข้าถึงและจุดที่มีปัญหา พวกเขาจำเป็นต้องรู้อะไรบ้าง? หาผู้พูดที่สามารถพูดกับสิ่งนั้นได้

พยายามเน้นที่สถานที่ท่องเที่ยวที่ดึงดูดใจในวงกว้าง หากสถานที่ท่องเที่ยวของคุณคือบุคคล/กลุ่มคน ให้หาคนที่มีผู้ติดตามจำนวนมากและกระตือรือร้นที่จะเข้าร่วมงานของคุณมากขึ้น

7. สร้างแคมเปญการตลาดของคุณ

คุณต้องการรับคนในที่นั่งเหล่านั้นหรือไม่? นี่คือขั้นตอนที่ทำอย่างนั้น

คุณต้องพัฒนาวิสัยทัศน์เดียวสำหรับธีมงานของคุณ และสร้างแคมเปญการตลาดของคุณ ธีมของคุณควรเชื่อมโยงกับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ตั้งแต่ต้นและกลุ่มเป้าหมายที่คุณติดตาม

จากตรงนั้น คุณจะต้องมีส่วนร่วมกับช่องทางต่างๆ ให้มากที่สุดเท่าที่ทีมการตลาดของคุณมี นอกเหนือจากการตลาดผ่านอีเมล การตลาดเนื้อหา การซื้อโฆษณา และการตลาดบนโซเชียลมีเดีย คุณควรติดต่อผู้ที่ตอบรับคำเชิญตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อดูว่าพวกเขาจะโปรโมตงานบนโซเชียลมีเดียหรือไม่

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตลาดทั้งหมดของคุณได้รับการออกแบบ (ทั้งแบบกราฟิกและในแง่ของการคัดลอก) ตามธีมหลักนั้น เสนออัตราค่าอ้างอิงแก่ผู้เข้าร่วมประชุมที่ดึงดูดสมาชิกผู้ชมมากขึ้น (เช่น หากมีคนชักชวนให้บุคคลอื่นเข้าร่วม ให้อัปเกรดตั๋วของพวกเขาฟรี) เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการแคมเปญที่ได้รับการตรวจสอบมากที่สุดอย่างหนึ่งคือ monday.com หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์ที่มีคุณสมบัติคล้ายคลึงกัน ทางเลือกอื่นของ monday.com เป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

8. พัฒนาแผนเพื่อสร้างความสัมพันธ์ใหม่กับผู้เข้าร่วม

งานยังไม่เกิดขึ้น แต่คุณควรคิดให้ไกลกว่านั้นเพื่อเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการวางแผน

คุณต้องมีแผนในการขยายความสัมพันธ์ที่เหตุการณ์สร้างขึ้น

ที่งาน ให้วางรากฐานสำหรับความสัมพันธ์ในอนาคตโดยนำเสนอข้อมูลบริษัทของคุณเกี่ยวกับมัน (เช่น ปากกา แม่เหล็ก แฟ้ม กระเป๋าถือ ฯลฯ)

ด้วยวิธีนี้ หลังจากจบงาน ผู้คนจะยังคงมีบริษัทของคุณอยู่ในความคิดของพวกเขาทุกครั้งที่ไปเปิดตู้เย็นหรือซื้อของในถุง

หลังจบกิจกรรม ส่งแบบสำรวจไปยังผู้เข้าร่วม เพื่อให้คุณสามารถวัดความสำเร็จและรับข้อมูลเชิงลึกเฉพาะ (เช่น กลุ่มประชากรใดมีประสบการณ์ที่ดีที่สุด/แย่ที่สุด หรือการแสดงตนที่ใหญ่ที่สุด/เล็กที่สุดในงาน)

ได้เวลาเริ่มวางแผนงานของคุณแล้ว

ตอนนี้ได้เวลาเริ่มต้นแล้ว ลองดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้ 4 วิธีที่คุณสามารถเริ่มต้นวางแผนงานของคุณได้สำเร็จ

ลองนึกถึงงานที่คุณเข้าร่วมเมื่อเร็วๆ นี้ คุณคิดว่าเป้าหมายของพวกเขาคืออะไร? ผลลัพธ์ตรงกับเป้าหมายเหล่านั้นหรือไม่?

ตอนนี้เริ่มคิดถึงเป้าหมายของคุณเอง วิธีที่ดีที่สุดสำหรับคุณในการบรรลุเป้าหมายคืออะไร? ยินดีต้อนรับสู่ขั้นตอนที่หนึ่ง คุณสามารถทำเช่นนี้

แสดงความคิดเห็นด้านล่างเกี่ยวกับกิจกรรมที่ประสบความสำเร็จเป็นพิเศษและสิ่งที่คุณคิดว่าทำให้เป็นที่น่าจดจำ คะแนนโบนัสหากคุณรวมวิธีการปรับแต่งเพื่อให้เหมาะกับกิจกรรมของคุณเอง!

---

*แบบสำรวจการตลาดหลายช่องทางของ Gartner สำรวจวิธีที่บริษัทต่างๆ ใช้แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเชิงลึกเพื่อนำเสนอการสนทนาที่เกี่ยวข้องและเป็นส่วนตัว ตลอดจนวิธีที่พวกเขาใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี เทคนิค และจังหวะเวลาเพื่อทำให้ข้อมูลลูกค้าสามารถดำเนินการได้ ระบุแหล่งที่มาได้ และสอดคล้องกับความเป็นส่วนตัวในบริบทของเป้าหมายธุรกิจที่กว้างขึ้น . การสำรวจดำเนินการทางออนไลน์โดยพันธมิตรภายนอก ระหว่างเดือนพฤศจิกายน 2018 ถึงมกราคม 2019 จากผู้ตอบแบบสอบถาม 381 คน ซึ่งรวมถึงสหรัฐอเมริกา (n=218, 58%) แคนาดา (n=66, 17%) และสหราชอาณาจักร (n=97, 26) %); ผู้ตอบแบบสอบถามจำเป็นต้องมีส่วนร่วมในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องกับกลยุทธ์การจัดการหลายช่องทางของบริษัทและการดำเนินการ ผู้ตอบแบบสอบถามยังต้องรับผิดชอบโดยตรงผ่านช่องทางดิจิทัลอย่างน้อย 3 ช่องทาง ร้อยละเจ็ดสิบเก้าของผู้ตอบแบบสอบถามมาจากองค์กรที่มีรายได้ต่อปี 1 พันล้านดอลลาร์ขึ้นไป ผู้ตอบแบบสอบถามมาจากหลากหลายอุตสาหกรรม: บริการทางการเงิน (ผู้ตอบแบบสอบถาม 82 ราย) เทคโนโลยีขั้นสูง (88 ราย) การผลิต (ผู้ตอบแบบสอบถาม 44 ราย) สินค้าอุปโภคบริโภค (ผู้ตอบแบบสอบถาม 32 ราย) สื่อ (ผู้ตอบแบบสอบถาม 13 ราย) ร้านค้าปลีก (61 ราย) ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ (31 ผู้ตอบแบบสอบถาม) และการเดินทางและการต้อนรับ (30 ผู้ตอบแบบสอบถาม) แบบสำรวจได้รับการพัฒนาร่วมกันโดยทีมนักวิเคราะห์ของ Gartner ซึ่งติดตามการตลาด และได้รับการตรวจสอบ ทดสอบ และบริหารจัดการโดยทีม Research Data Analytics ของ Gartner ข้อจำกัดความรับผิดชอบ: ผลลัพธ์ของการศึกษานี้ไม่ได้แสดงถึงการค้นพบทั่วโลกหรือตลาดโดยรวม แต่เป็นผลลัพธ์โดยเฉลี่ยอย่างง่ายสำหรับประเทศเป้าหมาย อุตสาหกรรม และกลุ่มขนาดบริษัทที่กล่าวถึงในการสำรวจนี้