วิธีรวมรายการที่ซ้ำกันใน Salesforce และ HubSpot

การรวมผู้ติดต่อ HubSpot มีผลกระทบต่อฐานข้อมูล Salesforce หรือไม่

ในระยะสั้นไม่มี

การรวมผู้ติดต่อใน HubSpot ไม่มีผลกระทบใดๆ ต่อ Salesforce ใน HubSpot Salesforce Sync อย่างไรก็ตาม เฉพาะบันทึกหลักที่เลือกใน HubSpot เท่านั้นที่จะยังคงซิงค์กับ Salesforce เมื่อคุณรวมทั้งสองบันทึกแล้ว เมื่อใช้การผสานรวม HubSpot Salesforce การจัดการข้อมูลซ้ำอาจค่อนข้างท้าทาย หากคุณไม่สามารถป้องกันข้อมูลที่ซ้ำกันได้อย่างสมบูรณ์ (ซึ่งบอกตามตรงว่าไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป) ต่อไปนี้เป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการรวมลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อที่ซ้ำกันใน Salesforce เมื่อผสานรวมกับ HubSpot

เหตุใดข้อมูลที่ซ้ำกันจึงเป็นเรื่องธรรมดา?

CRM ทุกรายการที่ฉันพบได้เพิ่มจำนวนบันทึกอย่างต่อเนื่อง หากไม่มีการป้องกันการป้อนข้อมูลที่ซ้ำกัน ความพยายามในการล้างข้อมูลจะไร้จุดหมาย

สาเหตุหลักประการหนึ่งของการเกิดซ้ำใน Salesforce และคุณภาพของข้อมูลไม่ดีเกิดขึ้นระหว่างการนำเข้าข้อมูล ตัวอย่างเช่น รูปแบบการตั้งชื่อที่ไม่สอดคล้องกันหรือข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบข้อมูลในระหว่างกระบวนการนำเข้าอาจส่งผลให้มีรายการซ้ำกัน นอกจากนี้ เมื่อนำเข้าข้อมูลจากแหล่งต่างๆ เช่น แผนกต่างๆ หรือแหล่งภายนอก โอกาสที่ข้อมูลซ้ำจะเพิ่มขึ้น

หากคุณป้อนข้อมูลด้วยตนเอง คุณจะพบกับข้อมูลที่ซ้ำกันมากขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เนื่องจากมีผู้ใช้หลายคนป้อนข้อมูล การรักษาความสอดคล้องกันทั่วทั้งกระดานจึงอาจเป็นเรื่องท้าทาย นอกจากนี้ ผู้ใช้บางรายอาจสร้างบันทึกซ้ำโดยไม่ได้ตั้งใจหากไม่ทราบข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อการสื่อสารและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลไม่ชัดเจน

ไม่ว่าจะเกิดจากสาเหตุใดก็ตาม ข้อมูลที่ซ้ำกันอาจเป็นเรื่องน่าปวดหัวสำหรับทุกคนที่พยายามทำความเข้าใจข้อมูลของตน ไม่เพียงแต่นำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพและความไม่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังขัดขวางความสามารถในการรับข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมาย และทำการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลที่เชื่อถือได้โดยอาศัยข้อมูลที่เชื่อถือได้

การใช้มาตรการที่มีประสิทธิภาพเพื่อป้องกันและจัดการข้อมูลซ้ำเป็นสิ่งสำคัญในการรักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและเพิ่มมูลค่าสูงสุดให้กับระบบ CRM ของคุณ

ระบุรายการที่ซ้ำกันที่จะรวม

เมื่อจัดการรายการที่ซ้ำกันในการผสานรวม Salesforce-HubSpot เป็นเรื่องปกติที่ผู้ใช้จะใช้ประโยชน์จากเครื่องมือการขจัดข้อมูลซ้ำซ้อน ของ บุคคลที่สาม เช่น dedupe.ly หรือ DataGroomr อย่างไรก็ตาม กระบวนการบูรณาการมีข้อจำกัดบางประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับตัวระบุที่ไม่ซ้ำและเกณฑ์การจับคู่

ในทั้ง Salesforce และ HubSpot บางฟิลด์ทำหน้าที่เป็นเกณฑ์การจับคู่เรกคอร์ด ซึ่งมักเรียกว่าตัวระบุเฉพาะ ในกรณีของ HubSpot ที่อยู่อีเมลจะถือเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับบันทึกผู้ติดต่อ

ไม่เหมือนกับ HubSpot ตรงที่ Salesforce ใช้คุณสมบัติหลายอย่างเป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกัน

เมื่อคุณซิงค์ Salesforce กับ HubSpot ข้อมูลจากช่องเหล่านี้จะถูกเปรียบเทียบ หากค่าในฟิลด์เหล่านี้ตรงกันระหว่างสองแพลตฟอร์ม ระบบจะจดจำเรกคอร์ดที่แสดงถึงผู้ติดต่อหรือลูกค้าเป้าหมายเดียวกัน นี่คือวิธีการระบุและป้องกันรายการที่ซ้ำกัน

อย่างไรก็ตาม หาก Salesforce ได้รับการกำหนดค่าให้ใช้ฟิลด์อื่น (นอกเหนือจากค่าเริ่มต้น) สำหรับการจับคู่และระบุรายการที่ซ้ำกัน - อาจเนื่องมาจากกฎการจับคู่แบบกำหนดเองที่องค์กรของคุณตั้งค่าไว้ - HubSpot ไม่จำเป็นต้องจดจำสิ่งเหล่านี้

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าองค์กรของคุณใช้ฟิลด์ที่กำหนดเองชื่อ 'รหัสลูกค้า' ใน Salesforce เพื่อจับคู่ผู้ติดต่อ คุณได้ตั้งค่ากฎการจับคู่แบบกำหนดเองใน Salesforce ที่ระบุรายการที่ซ้ำกันตาม 'รหัสลูกค้า' นี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณซิงค์ Salesforce กับ HubSpot แล้ว HubSpot จะไม่รู้จัก 'รหัสลูกค้า' เป็นฟิลด์ที่ตรงกัน เว้นแต่คุณได้แมปเข้ากับฟิลด์ที่เกี่ยวข้องใน HubSpot โดยเฉพาะ ด้วยเหตุนี้ หากมีผู้ติดต่อ 2 รายที่มี 'รหัสลูกค้า' เหมือนกันใน Salesforce แต่มีที่อยู่อีเมลต่างกัน HubSpot อาจไม่ติดธงว่าข้อมูลซ้ำกัน

ข้อควรระวังก่อนที่จะรวม

ก่อนที่จะรวมรายการที่ซ้ำกันที่ระบุใน Salesforce จำเป็นต้องพิจารณาถึงความแตกต่างเล็กๆ น้อยๆ ของการผสานรวมก่อน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องใดๆ ที่คุณใช้สำหรับการจับคู่ใน Salesforce นั้น HubSpot รู้จักและใช้งานเช่นกัน มิฉะนั้น คุณอาจพบรายการที่ซ้ำกันใน HubSpot ที่ไม่ได้ตั้งค่าสถานะดังกล่าว เนื่องจากความแตกต่างในกฎการจับคู่ระหว่างทั้งสองแพลตฟอร์ม

การทำความเข้าใจ HubSpot - Salesforce Sync

ก่อนที่เราจะเจาะลึกขั้นตอนในการรวมข้อมูลที่ซ้ำกัน จำเป็นต้องทำความเข้าใจว่าลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อของ Salesforce จับคู่ผู้ติดต่อ HubSpot อย่างไร

เมื่อมีการสร้างผู้ติดต่อใหม่ใน HubSpot ระบบจะเริ่มการสแกนใน Salesforce เพื่อระบุลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกัน

สิ่งที่น่าสนใจมีดังนี้: Salesforce ส่งคืนบันทึกที่ตรงกันเหล่านี้ในลำดับแบบสุ่ม ซึ่งหมายความว่าไม่มีกฎหรือลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้า (เช่น ตามตัวอักษรหรือตามลำดับเวลา) เป็นตัวกำหนดว่าระเบียนใดจะถูกส่งกลับก่อน เนื่องจากการสุ่มนี้ บันทึก Salesforce แรกที่ตรงกับผู้ติดต่อ HubSpot ใหม่อาจเป็นลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อที่มีอยู่ด้วยอีเมลเดียวกันนั้น

จากนั้น HubSpot จะซิงค์กับบันทึกที่ส่งคืนครั้งแรกจาก Salesforce นี่เป็นการเชื่อมโยงเริ่มต้นระหว่างลูกค้าเป้าหมาย/ผู้ติดต่อของ Salesforce กับผู้ติดต่อ HubSpot ใหม่

อย่างไรก็ตาม ลิงก์เริ่มต้นนี้ไม่ได้รับการแก้ไข หลังจากการซิงค์ครั้งแรก HubSpot จะซิงค์กับบันทึกที่อัปเดตล่าสุดด้วยอีเมลเดียวกันนั้นใน Salesforce ซึ่งหมายความว่าหากมีการอัปเดตลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อรายอื่นใน Salesforce ด้วยอีเมลเดียวกัน HubSpot อาจทำลายลิงก์เริ่มต้นและสร้างลิงก์ใหม่ด้วยบันทึกที่อัปเดตล่าสุดนี้

ลักษณะการทำงานนี้ทำให้แน่ใจได้ว่า HubSpot จะรักษาการซิงค์กับข้อมูลล่าสุดใน Salesforce อยู่เสมอ แต่ยังหมายความว่าผู้ติดต่อ HubSpot อาจเชื่อมโยงกับบันทึก Salesforce อื่นนอกเหนือจากที่ซิงค์ไว้ในตอนแรก

การรวมลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อของ Salesforce ด้วยที่อยู่อีเมลเดียวกัน

การรวมลูกค้าเป้าหมายและผู้ติดต่อใน Salesforce เกี่ยวข้องกับชุดขั้นตอนที่เป็นระบบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความสอดคล้องและถูกต้อง

การรวมลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อใน Salesforce โดยใช้ HubSpot:

1. ระบุลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อที่ซ้ำกันที่จะรวม: ขั้นแรก ให้พิจารณาว่าลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อรายใดที่ซ้ำกัน
   
   
2. เปิดตัวลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อใน HubSpot: เมื่อคุณระบุลูกค้าเป้าหมายที่ซ้ำกันแล้ว ให้ไปที่บัญชี HubSpot ของคุณแล้วเปิดรายละเอียดของลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อรายนั้น
   
   
3. นำทางไปยังคุณสมบัติ Salesforce Lead ID หรือ Salesforce Contact ID: ภายในรายละเอียดของลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อใน HubSpot ให้ค้นหาคุณสมบัติ Salesforce Lead ID หรือ Salesforce Contact ID รหัสนี้เป็นรหัสเฉพาะสำหรับแต่ละลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อใน Salesforce และทำหน้าที่เป็นตัวเชื่อมโยงระหว่างทั้งสองแพลตฟอร์ม
   
   

4. ค้นหาลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อที่ตรงกับรหัส Salesforce ของบันทึกใน HubSpot: ตอนนี้ กลับไปที่ Salesforce และใช้ ID นี้เพื่อค้นหาลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้อง
   
   
5. ใช้ลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อนั้นเป็นเรคคอร์ดหลัก: เมื่อคุณพบลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อใน Salesforce ที่ตรงกับ Salesforce ID ใน HubSpot แล้ว ให้พิจารณาว่านี่เป็นเรคคอร์ดหลักสำหรับการรวม บันทึกหลักคือข้อมูลซึ่งจะถูกเก็บไว้ใน HubSpot หลังจากการควบรวมกิจการ
   
   
6. รวมบันทึก: ใน Salesforce เลือกบันทึกที่ซ้ำกันและเริ่มกระบวนการรวม โดยเลือกบันทึกหลักที่ระบุ Salesforce อนุญาตให้คุณรวมบันทึกที่ซ้ำกันได้สูงสุดสามรายการต่อออบเจ็กต์ในแต่ละครั้ง และคุณจะสามารถเลือกฟิลด์ที่จะเก็บไว้ในบันทึกหลักจากแต่ละบันทึกที่ผสานกัน เครื่องมือการจัดการที่ซ้ำกันใน Salesforce จะแสดงรายการฟิลด์ทั้งหมดที่มีค่าที่แตกต่างกัน และคุณสามารถเลือกค่าที่จะเก็บไว้ในบันทึกหลักขั้นสุดท้ายได้ ข้อมูลนี้จะซิงค์กับบันทึกที่เกี่ยวข้องใน HubSpot
   

การจัดการผู้ติดต่อที่ผสานใน HubSpot

ภายในการตั้งค่าของการผสานรวม HubSpot Salesforce ของคุณ คุณจะสามารถกำหนดค่าการดำเนินการที่จะเกิดขึ้นใน HubSpot เมื่อผู้ติดต่อและลูกค้าเป้าหมายถูกลบออกจาก Salesforce

เราขอแนะนำให้ลบบันทึกออกจากบัญชี HubSpot ของคุณเมื่อมีการลบใน Salesforce

ตรวจสอบการตั้งค่านี้โดยไปที่การตั้งค่า HubSpot > การรวมระบบ > แอปที่เชื่อมต่อ > Salesforce > การตั้งค่าการซิงค์ > Salesforce → HubSpot

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาประวัติกิจกรรมของผู้ติดต่อแต่ละรายใน HubSpot ก่อนที่จะรวมบันทึกใน Salesforce หากผู้ติดต่อที่จะรวมเข้าด้วยกัน (และถูกลบใน HubSpot ในภายหลัง) มีประวัติอันมีค่า วิธีที่ดีที่สุดคือรวมผู้ติดต่อใน HubSpot ด้วยเพื่อรักษาข้อมูลนี้ไว้

ตัวอย่างเช่น...

สมมติว่าคุณมีผู้ติดต่อสองรายใน Salesforce: "Jane Francis" และ "Jane F" ผู้ติดต่อทั้งสองนี้มีอยู่ใน HubSpot และแต่ละคนมีประวัติกิจกรรม

Jane Francis กระตือรือร้นมาก เธอเปิดอีเมลของคุณเป็นจำนวนมาก กรอกแบบฟอร์มต่างๆ บนเว็บไซต์ของคุณ และเยี่ยมชมเว็บไซต์ของคุณหลายครั้ง ในทางกลับกัน Jane F ไม่ได้มีประวัติมากนัก เธอเปิดอีเมลมาบ้างแต่ไม่ได้มีส่วนร่วมมากไปกว่านั้น

ตอนนี้ คุณได้ตัดสินใจรวมผู้ติดต่อทั้งสองนี้ใน Salesforce โดยเลือก Jane Francis เป็นบันทึกหลักเนื่องจากเธอมีข้อมูลที่ครบถ้วนมากกว่า

หากการตั้งค่าของคุณใน HubSpot ถูกตั้งค่าให้ลบผู้ติดต่อที่ผสานใน Salesforce เมื่อคุณรวม Jane Francis และ Jane F ใน Salesforce บันทึกของ Jane F ใน HubSpot จะถูกลบ

หาก Jane F ไม่มีประวัติใน HubSpot มากนัก นี่อาจไม่ใช่เรื่องใหญ่ การโต้ตอบเพียงเล็กน้อยของเธอไม่สำคัญต่อการทำความเข้าใจพฤติกรรมของผู้ชมหรือการทำการตลาดของคุณ

อย่างไรก็ตาม หาก Jane F มีประวัติที่สำคัญใน HubSpot เช่น Jane Francis การลบของเธออาจหมายถึงการสูญเสียข้อมูลอันมีค่าทั้งหมดนั้น หากทั้ง Jane Francis และ Jane F มีประวัติกิจกรรมที่สำคัญ คุณควรรวมบันทึกของพวกเขาใน HubSpot ในเวลาเดียวกันกับที่คุณรวมไว้ใน Salesforce ด้วยวิธีนี้ คุณจะรักษาประวัติกิจกรรมจากผู้ติดต่อทั้งสองรายไว้ภายใต้เรกคอร์ดที่รวมเข้าด้วยกัน

รวมผู้ติดต่อใน HubSpot

หากต้องการรักษาประวัติกิจกรรมของผู้ติดต่อทั้งสองใน HubSpot เมื่อรวมเข้ากับ Salesforce คุณสามารถปิดการตั้งค่าการลบอัตโนมัติใน HubSpot หรือรวมผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องใน HubSpot ทันทีหลังจากการรวม Salesforce

1. ปิดการตั้งค่าการลบอัตโนมัติ: HubSpot มีการตั้งค่าที่จะลบผู้ติดต่อใน HubSpot โดยอัตโนมัติ หากผู้ติดต่อเดียวกันนั้นถูกลบใน Salesforce หากคุณกำลังรวมผู้ติดต่อใน Salesforce และไม่ต้องการสูญเสียประวัติกิจกรรมที่เกี่ยวข้องใน HubSpot คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ ด้วยวิธีนี้ แม้ว่าหลังจากการผสานรวมใน Salesforce แล้ว ผู้ติดต่อ 'ที่ไม่ใช่ต้นแบบ' ใน HubSpot (ในตัวอย่างก่อนหน้านี้ของคุณ Fred) จะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ
   
   
2. รวมอย่างรวดเร็วใน HubSpot: หากคุณไม่สามารถหรือไม่ต้องการปิดการตั้งค่าการลบอัตโนมัติ อีกทางเลือกหนึ่งคือการรวมผู้ติดต่อใน HubSpot อย่างรวดเร็วทันทีหลังจากที่คุณรวมไว้ใน Salesforce คุณจะต้องดำเนินการนี้ก่อนที่การซิงค์ครั้งถัดไประหว่าง HubSpot และ Salesforce จะเกิดขึ้น
   
   

การรวมบันทึกหลังการขายรวมเข้าด้วยกัน

เมื่อคุณเสร็จสิ้นกระบวนการรวมใน Salesforce แล้ว ให้ไปที่บันทึกหลักใน HubSpot เลือก Actions > Merge รวม ตอนนี้ ค้นหาและเลือก Jane F (ผู้ติดต่อที่คุณวางแผนจะรวมเข้ากับเรคคอร์ดหลัก) และสรุปการรวมผู้ติดต่อ

การจัดการกับข้อผิดพลาด HubSpot: ติดต่อไม่มีการซิงค์กับ Salesforce อีกต่อไป

หากคุณเลือกที่จะเก็บบันทึกของ Jane F แทนบันทึกที่ซิงค์ล่าสุดใน HubSpot คุณจะพบกับข้อผิดพลาดในการซิงค์ในรายชื่อติดต่อ HubSpot ที่เหลือ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดนี้ระบุว่าบันทึก Salesforce ที่ HubSpot เคยซิงค์ไว้ก่อนหน้านี้ไม่มีอยู่อีกต่อไป หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้คลิก Resync ใต้ข้อผิดพลาด แม้ว่าโซลูชันนี้จะตรงไปตรงมา แต่ก็อาจต้องใช้แรงงานมากหากคุณต้องจัดการกับข้อมูลซ้ำหลายร้อยหรือหลายพันรายการโดยเลือกบันทึกหลักที่ไม่ถูกต้อง

การรวมลูกค้าเป้าหมายหรือผู้ติดต่อของ Salesforce เข้ากับที่อยู่อีเมลที่แตกต่างกัน

HubSpot จะไม่ระบุผู้ติดต่อที่มีที่อยู่อีเมลต่างกันว่าซ้ำกันเมื่อซิงค์กับ Salesforce เมื่อรวมฟิลด์เหล่านี้ใน Salesforce หรือเครื่องมือของบริษัทอื่น ให้เปิดทั้งบันทึกของ Jane Francis และ Jane F ใน HubSpot และรวมเข้าด้วยกันเหมือนกับที่คุณทำใน Salesforce

อีกทางหนึ่ง หาก Jane F ไม่มีประวัติที่สำคัญ คุณสามารถรวมผู้ติดต่อหรือลูกค้าเป้าหมายได้โดยตรงใน Salesforce และอนุญาตให้ HubSpot ลบผู้ติดต่อที่ผสาน (Jane F)

การจัดการรายการซ้ำระหว่าง HubSpot และ Salesforce อาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากังวล แต่ Six & Flow ช่วยคุณได้ ในฐานะผู้เชี่ยวชาญในการบูรณาการ HubSpot Salesforce เรามีความเข้าใจเชิงลึกเกี่ยวกับความซับซ้อนและความซับซ้อนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้

เราพร้อมช่วยคุณสำรวจภูมิทัศน์ที่ยุ่งยากของการจัดการข้อมูล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกของคุณถูกต้องและได้รับการดูแลอย่างดี เราจะดูแลการระบุรายการที่ซ้ำกัน การตัดสินใจเกี่ยวกับบันทึกหลัก และดำเนินการผสานทั้งใน Salesforce และ HubSpot ในขณะที่ยังคงรักษาประวัติกิจกรรมที่สำคัญไว้ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่คุณทำได้ดีที่สุด - ขยายธุรกิจของคุณ - ในขณะที่เราดูแลส่วนที่เหลือ

ติดต่อเพื่อรับประโยชน์สูงสุดจากการรวม HubSpot Salesforce ของคุณ