วิธีค้นหาสถานที่จัดงาน: 6 กล่องสำคัญที่ต้องตรวจสอบ

ผู้เข้าร่วมประชุมคาดหวังอย่างมากจากประสบการณ์การจัดงานในทุกวันนี้ ห้องประชุมของโรงแรมได้กลายเป็นเรือสำราญขนาดใหญ่ที่ Dreamforce ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมต้องตกตะลึง แต่สถานที่อันน่าทึ่งเหล่านี้ก็ไม่มีอะไรเลยหากไม่มีพื้นฐานที่ทำให้สถานที่นี้เหมาะสมกับงาน

การเลือกสถานที่จัดงานมีมากกว่าการหาขนาดที่เหมาะสม (แม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการก็ตาม)

มีหลายช่องที่คุณต้องทำเครื่องหมายก่อนตัดสินใจไปยังสถานที่จัดงาน: ความต้องการทางเทคโนโลยี อุปสรรคด้านลอจิสติกส์ และแน่นอน ค่าใช้จ่าย

ใครอยากร่วมงานในสถานที่ที่ไม่สะดวกหรือมีราคาแพง ทั้งหมดนี้เป็นเพราะคุณเลือกสถานที่ผิด? วิทยากรที่พาดหัวข่าวของคุณจะไม่นับรวมมากนักหากไม่ได้คำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้

ฉันได้รวบรวมรายการปัจจัยสำคัญหกประการที่คุณต้องพิจารณาเมื่อเลือกสถานที่ พร้อมด้วยเครื่องมือและรายการที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้กระบวนการคัดเลือกง่ายขึ้น

1. สถานที่ที่สะดวกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณ

สถานที่จัดงานของคุณเป็นหนึ่งในปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณาในขั้นตอนการวางแผน ผู้ลงทะเบียนที่มีศักยภาพจะพิจารณาค่าเดินทางและความสะดวกในการพิจารณาว่าจะเข้าร่วมหรือไม่

หากคุณยังอยู่ในขั้นตอนการวางแผนขั้นต้นและไม่แน่ใจว่าจะเลือกเมืองใดสำหรับการประชุมของคุณ SmartAsset มีรายชื่อสถานที่จัดการประชุม 10 อันดับแรกในสหรัฐอเมริกาในปี 2560 โดยพิจารณาจากความสามารถในการจ่าย ระยะทางจากสนามบิน อาชญากรรมรุนแรง อัตราและห้องว่าง:

รายชื่อจุดหมายปลายทาง 25 อันดับแรกของ SmartAsset สำหรับการประชุม (ที่มา)

เมื่อคุณกำหนดตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ได้แล้ว คุณควรเลือกสถานที่ตามเกณฑ์เหล่านี้:

• ราคา
• ระยะทางจากสนามบิน
• ตัวเลือกการขนส่ง (เพิ่มเติมในภายหลัง)
• ความจุ (เพิ่มเติมในภายหลัง)
• เข้าเมือง (ร้านอาหาร บาร์ โรงแรม ฯลฯ)

หากคุณกำลังจัดงานขนาดเล็กในพื้นที่ คุณไม่จำเป็นต้องมีโรงแรมเพื่อรองรับผู้เข้าร่วมที่อยู่นอกรัฐหลายสิบคน หรือเดินทางไปสนามบินได้โดยง่าย เมื่อดูสถานที่ในท้องถิ่น ความกังวลหลักของคุณคือขนาดของสถานที่ ต้นทุน และตัวเลือกการขนส่ง

เครื่องมือค้นหาสถานที่ Cvent, SocialTables และ EventUp เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบในการค้นหาทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับสถานที่ทั่วประเทศ

2. ความจุของสถานที่และห้องเพิ่มเติม

เมื่อเลือกสถานที่จัดงาน การประเมินความต้องการความจุของคุณสูงเกินไปมักจะดีกว่าการประเมินค่าต่ำไปเสมอ

ตัวอย่างเช่น หากคาดว่างานของคุณจะมีผู้เข้าร่วมประชุมอย่างน้อย 300 คน ความจุสถานที่ของคุณควรพอดีกับ 350 ถึง 400 คน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมีห้องหายใจที่คุณต้องการเพื่อให้พอดีกับผู้เข้าร่วมประชุมเพิ่มเติมหากมีผู้มาแสดงและลงทะเบียนในวันที่

นอกจากนี้ยังช่วยในการเลือกสถานที่ที่มีห้องแยกย่อยเพิ่มเติม ความยืดหยุ่นประเภทนี้จะช่วยคุณได้เมื่อเกิดปัญหาด้านความจุ มันไม่เหมาะ แต่คุณสามารถสตรีมงานหลักไปยังห้องกลุ่มย่อยเหล่านี้ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกให้กับผู้คนในงานของคุณ

ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น เสิร์ชเอ็นจิ้นของสถานที่ Cvent คุณสามารถค้นหาความจุของสถานที่ก่อนที่จะติดต่อกับสถานที่ที่คาดหวังได้ ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถสร้างรายชื่อสถานที่ของคุณโดยไม่ถูกกดดันให้ตัดสินใจก่อนที่คุณจะมีข้อมูลทั้งหมด

3. ความสามารถ WiFi สำหรับกลุ่มใหญ่

เรากำลังอยู่ในโลกที่เชื่อมต่อกันมากขึ้นเรื่อยๆ และการเชื่อมต่อ WiFi เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการทำงานในทุกรูปแบบของธุรกิจ รวมถึงงานกิจกรรม เป็นสิ่งสำคัญที่คุณในฐานะผู้วางแผนงานและโฮสต์จะต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอย่างสม่ำเสมอ สถานที่ที่ดีที่สุดจะมี WiFi ให้คุณใช้งานในวันที่คุณจัดงาน

อย่างไรก็ตาม การเชื่อมต่อมาตรฐานโรงแรมที่มีให้สำหรับแขกของโรงแรมทุกคนอาจไม่เพียงพอที่จะรองรับการจราจรทั้งหมดสำหรับแขกของคุณ ด้วยเหตุนี้การสอบถามเกี่ยวกับสัญญาณ WiFi เฉพาะสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ โรงแรมส่วนใหญ่จะมีสัญญาณ WiFi เฉพาะสำหรับกิจกรรมต่างๆ แต่คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจ

ความเร็ว WiFi ก็มีความสำคัญเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณวางแผนที่จะสตรีมวิดีโอหรือคาดว่าจะมีการใช้งานโทรศัพท์อย่างหนักระหว่างงานสำหรับการทวีตสดและการใช้โซเชียลมีเดียอื่นๆ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าความเร็วในการถ่ายโอนข้อมูลของคุณอยู่ที่ 8 ถึง 12 Mbps (เมกะบิตต่อวินาที) เพื่อรองรับการรับส่งข้อมูลในระดับที่สูงขึ้น ถามสถานที่ของคุณเกี่ยวกับความเร็วของพวกเขา และหากคุณสามารถทำการทดสอบความเร็วบนเครือข่ายงานของพวกเขาได้ เพื่อความแน่ใจ

หากคุณต้องการทดสอบความเร็วของอินเทอร์เน็ตของสถานที่ มีเครื่องมือฟรีสำหรับทำสิ่งนั้น:

• ทดสอบความเร็ว
• Fast.com
• การทดสอบความเร็วสเปกตรัม

สุดท้ายมาลงที่ค่าใช้จ่าย WiFi ในงานไม่ฟรี แต่คุณไม่จำเป็นต้องเสียเงิน ตาม ASAE มีสองวิธีที่คุณสามารถช่วยลดค่าใช้จ่ายเหล่านี้:

• ขายสปอนเซอร์ WiFi ให้กับผู้โฆษณา
• เพิ่มค่าธรรมเนียมสำหรับแขกที่ใช้ WiFi

4. ตัวเลือกการขนส่งและที่จอดรถ

เหตุการณ์จะดีแค่ไหนถ้าไม่มีใครไปถึงที่นั่น?

เมื่อเลือกสถานที่ของคุณ อย่าลืมชี้แจงตัวเลือกการเดินทางที่มีอยู่ทั้งหมด เช่น:

• บริการรถไฟใต้ดิน
• เส้นทางรถเมล์
• ระยะทางเดินจากโรงแรม
• ความพร้อมในการแชร์รถ (Uber, Lyft, Fasten, Sidecar เป็นต้น)

ให้ข้อมูลการเดินทางนี้แก่แขกของคุณ พร้อมด้วยชั่วโมงการขนส่งสาธารณะ และคำแนะนำสำหรับแอพแผนที่การขนส่งสาธารณะ

แผนที่ระบบรถไฟใต้ดินวอชิงตัน ดี.ซี. นิวยอร์กซิตี้ และบอสตัน (ที่มา)

ตัวเลือกการเดินทางบางส่วนเหล่านี้อาจมีข้อเสนอพิเศษและส่วนลดสำหรับผู้ร่วมงาน ตัวอย่างเช่น Uber เสนอระบบ UberEvents ซึ่งช่วยให้คุณสร้างบัตรโดยสารสำหรับผู้เข้าร่วมได้ บัตรโดยสารประเภทนี้จะครอบคลุมค่าขนส่งตามขีดจำกัดที่คุณกำหนดไว้ ทำให้ผู้เข้าร่วมเดินทางไปที่งานได้ง่ายขึ้น

แม้ว่าบางคนอาจเดิน ใช้ระบบขนส่งสาธารณะ หรือแชร์รถร่วมในงานของคุณ หลายคนยังคงขับรถอยู่

เมื่อพิจารณาถึงสถานที่แล้ว ที่จอดรถเป็นอีกคุณลักษณะหนึ่งที่คุณควรพิจารณา หากสถานที่จัดงานไม่มีที่จอดรถ มีตัวเลือกที่จอดรถในท้องถิ่นประเภทใดบ้าง มีที่จอดรถหรือไม่? ที่จอดรถกว้างขวาง ?

คุณสามารถทำข้อตกลงกับโรงจอดรถในพื้นที่เพื่อจองพื้นที่จำนวนหนึ่งและรวมค่าใช้จ่ายนั้นไว้ในข้อตกลงตั๋วสำหรับผู้ที่วางแผนจะขับรถ นอกจากนี้ยังใช้กับโรงจอดรถแบบชำระเงินที่เป็นเจ้าของโดยสถานที่ซึ่งมีการเพิ่มค่าจอดรถเป็นค่าบริการ ไม่ว่าจะด้วยราคาเต็มหรือส่วนลด (ควรเป็นอย่างหลัง)

หากคุณไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องไปไกลถึงที่จอดรถที่ปลอดภัยแต่ยังคงต้องการทำให้การขับรถสะดวกสำหรับแขกของคุณ ลองแนะนำแอพจอดรถบนเว็บไซต์กิจกรรมของคุณ ที่จะช่วยให้พวกเขาหาที่จอดรถราคาไม่แพงรอบๆ สถานที่ของคุณ

5. สิ่งอำนวยความสะดวก

สถานที่ของคุณมีอะไรให้นอกจากพื้นที่จัดงานของคุณ? สิ่งอำนวยความสะดวกเพิ่มเติมเหล่านี้อาจรวมถึง:

• อุปกรณ์ A/V : การเช่าหรือซื้ออุปกรณ์ A/V นั้นมีราคาแพง และช่วยประหยัดเงินเมื่อสถานที่จัดงานของคุณมีไฟ ลำโพง ไมโครโฟน และอุปกรณ์วิดีโอพร้อมให้คุณใช้งานอยู่แล้ว หากเป็นเช่นนั้น สถานที่มักจะเสนออุปกรณ์ให้เป็นส่วนหนึ่งของข้อตกลงแบบแพ็คเกจ
• โต๊ะและเก้าอี้ : เช่นเดียวกับอุปกรณ์ A/V การจัดหาโต๊ะและเก้าอี้ของคุณเองหมายถึงเงินในกระเป๋าสำหรับการเช่ามากขึ้น ไม่ต้องพูดถึงค่าขนส่งในการขนย้ายโต๊ะและเก้าอี้เหล่านี้ไปยังสถานที่จัดงาน หาสถานที่พร้อมสิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้อยู่แล้วจะดีกว่า
• การจัดเลี้ยง : หากคุณวางแผนที่จะจัดหาอาหารให้กับแขกของคุณ คุณสามารถทำสัญญากับบริการจัดเลี้ยงภายนอกหรือใช้ประโยชน์จากบริการจัดเลี้ยงในสถานที่ของคุณ หากมี บริการอาหารอาจใช้เงินน้อยกว่าหากรวมการจองสถานที่ด้วยทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานที่ ตรวจสอบกับผู้ให้บริการจัดเลี้ยงในพื้นที่ของคุณเพื่อเปรียบเทียบราคา

สิ่งอำนวยความสะดวกเหล่านี้ล้วนมีให้โดยใช้แหล่งภายนอก แต่ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ หากสถานที่ในอนาคตของคุณเสนอให้ ทางที่ดีควรพยายามหาข้อตกลงแบบแพ็คเกจที่อาจช่วยคุณประหยัดเงินในระยะยาว

6. ความยืดหยุ่นของวันจัดงาน

สิ่งต่าง ๆ ไม่ได้เข้าที่ตามที่คุณวางแผนไว้เสมอไป เหตุฉุกเฉินเกิดขึ้น สภาพอากาศไม่เอื้ออำนวยเสมอไป และตารางเวลาก็ไม่ตรงกันเสมอไป

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการเลือกสถานที่ที่มีความยืดหยุ่นในการกำหนดเวลางานของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น หากงานของคุณอาจต้องเปลี่ยนวันที่ การจองสถานที่ที่มีวันที่เปิดสองสามวันในช่วงเวลานั้นเพื่อใช้เป็นวันที่ฝนตกจะช่วยได้

ทำความเข้าใจว่านี่เป็นการขอสถานที่ใดๆ ได้ยาก และไม่ควรทำหรือทำลายข้อตกลง เนื่องจากสถานที่ต่างๆ ต้องการกำหนดการเต็มในการชำระค่าใช้จ่าย

แต่ถ้าคุณเจอสถานที่ที่มีวันที่ว่างสองสาม พยายามทำงานในนโยบายการกำหนดเวลาใหม่เพื่อรับส่วนลด วิธีนี้จะทำให้สถานที่จัดงานไม่เสียเงินสำหรับการจัดวันพิเศษให้กับคุณ และคุณจะไม่ต้องยกเลิกงานหากเกิดปัญหาขึ้น

เนื่องจากงานสำคัญๆ มักมีการวางแผนไว้ล่วงหน้าหลายเดือนถึงหนึ่งปี การให้รายการวันที่ที่ยืดหยุ่นแก่สถานที่ในอนาคตของคุณ จะช่วยคุณค้นหาวันที่ที่ไม่ได้รับความนิยมสูงสุด และค้นหาวันที่ที่จะช่วยให้คุณประหยัดเงินได้มากที่สุด

ดูแหล่งข้อมูลการวางแผนงานอื่นๆ เหล่านี้

เมื่อคุณได้เลือกสถานที่จัดงานแล้ว อย่าลืมทำตามขั้นตอนที่เหลือใน "คำแนะนำสิบขั้นตอนในการวางแผนงาน" เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับประสบการณ์การจัดงานที่ดีที่สุด