วิธีอำนวยความสะดวกในการประชุมเชิงปฏิบัติการระยะไกล

การประชุมเชิงปฏิบัติการส่วนใหญ่เกี่ยวกับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน แบบฝึกหัดแบบไดนามิก และการอภิปรายอย่างมีสีสัน ในทางกลับกัน เวิร์กช็อปทางไกลนั้นค่อนข้างแตกต่าง เนื่องจากมีแง่มุมต่างๆ ที่คุณจะไม่พบในเวิร์กชอปที่จัดในสำนักงาน ไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไปที่จะทำให้ทุกอย่างเป็นไปตามแผน นับประสากลั่นกรองพวกเขาจากระยะไกล

ในช่วงไม่กี่เดือนที่ผ่านมา การวางแผนและดำเนินการเวิร์กช็อปทางไกลกลายเป็นเรื่องธรรมดาในมิกิโด สิ่งนี้ใช้กับทั้งเวิร์กช็อปการค้นพบระยะสั้นหรือที่ระบุขอบเขตที่แน่นอนของ MVP แต่ยังรวมถึงการออกแบบผลิตภัณฑ์ทั้งหมดด้วย เรามีบางส่วนอยู่เบื้องหลัง เราหวังว่าคุณจะพบว่าเคล็ดลับและความคิดเหล่านี้มีประโยชน์

จะจัดเวิร์กช็อปการคิดเชิงออกแบบจากระยะไกลได้อย่างไร เคล็ดลับที่ดีที่สุด

เวลาและช่วงพัก

โดยปกติจะมีการวางแผนเวิร์กช็อปตลอดทั้งวัน (ประมาณ 6 ชั่วโมง) แต่ไม่ใช่ในกรณีของเซสชันระยะไกล ผู้เข้าร่วมที่นั่งหน้าคอมพิวเตอร์จะเหนื่อยและเบื่อเร็วขึ้นมาก จึงเป็นความคิดที่ดีที่จะ จัดเวิร์กช็อปทางไกลเป็นระยะเวลาสูงสุด 4-5 ชั่วโมง

ชั่วโมงที่ดีที่สุดคือช่วงเช้า เช่น 9.00 - 12.00 น. การทำงานด้วยจิตใจที่สดใหม่จะดีกว่าและไม่มีใครคิดเกี่ยวกับสิ่งที่ค้างชำระอื่น ๆ ที่รอที่จะทำ เวิร์กช็อปทางไกลจะมีขึ้นในวันอื่นๆ แต่คุณสามารถใช้ช่วงบ่ายเพื่อเตรียมตัวสำหรับเซสชันถัดไปได้ ลองพิจารณาการออกแบบผลิตภัณฑ์ sprint – คุณสามารถทำวิจัยเพิ่มเติม ทำงานเกี่ยวกับต้นแบบ หรือแม้แต่เตรียมประมาณการ MVP สำหรับเซสชั่นของวันถัดไป

อย่าลืมเกี่ยวกับ การหยุดพักที่วางแผนไว้ อย่างดี สมาธิของเราในการประชุมออนไลน์ลดลงอย่างรวดเร็ว ให้ผู้เข้าร่วมพัก 15 นาทีทุกๆ 1.5 ชั่วโมง ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก ให้สังเกตระดับพลังงานในทีมของคุณอยู่เสมอ

การสร้างทีม

การสร้างทีมเป็นอีกเรื่องที่สำคัญ ยิ่งมีคนเข้าร่วมการประชุมมากเท่าใด โอกาสที่บางคนจะไม่ให้ความสนใจและมีส่วนร่วมก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น สิ่งนี้ไม่ส่งผลกระทบต่อไดนามิกของกลุ่มเช่นกัน การดูแลการ กระจายทีม และการรวบรวมบุคคลสำคัญ เป็นเรื่องที่คุ้มค่า ไม่ว่าจะเป็นคนที่มีความคิดสร้างสรรค์ เทคนิค ผู้จัดการโครงการหรือผลิตภัณฑ์ และแน่นอนว่าคนที่สำคัญที่สุดและเด็ดขาดจากทีมของลูกค้า

ในที่นี้ เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การตระหนักว่าจำเป็นต้องมีผู้มีอำนาจตัดสินใจที่สำคัญ และพวกเขาต้องมีที่ว่างสำหรับการมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง ไม่ใช่แค่การสังเกตเท่านั้น ความคิดที่ดีที่สุดคืออย่าให้มีคนคุยเกิน 6-8 คน แต่ความจริงแล้วมันไม่สามารถทำได้เสมอไป เป็นความคิดที่ดีที่จะหมุนเวียนทีมถ้าคุณมีเซสชั่นที่เน้นเฉพาะการออกแบบหรือเทคโนโลยี

ในเวิร์กช็อปทางไกล พื้นที่สำหรับพูดคุยเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะไม่ข้ามการตัดน้ำแข็งและแบบฝึกหัดง่ายๆ ที่ช่วยให้ทีมรู้จักกันดีขึ้น สามารถใช้ร่วมกับการแนะนำเครื่องมือที่คุณจะใช้

สิ่งที่ทำให้ไขว้เขว

การขอให้ผู้เข้าร่วมไม่ใช้คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ถือเป็นมาตรฐานในสัญญาการประชุมเชิงปฏิบัติการ ในกรณีของการประชุมเชิงปฏิบัติการระยะไกล แล็ปท็อปเป็นสิ่งจำเป็นและมักจะดึงดูดให้เปิดแท็บอื่นสำหรับสิ่งอื่น ดังนั้นให้เน้นประเด็นนี้ในสัญญา และหากเป็นไปได้ ขอให้เปิดกล้องในระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการ ด้วยเหตุนี้ ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก คุณสามารถมองเห็นได้ทันทีเมื่อดวงตาของผู้เข้าร่วมเริ่มล่องลอยออกไป

อย่ากลัวที่จะเตือนทุกคน แต่พยายามทำด้วยอารมณ์ขันเพื่อไม่ให้เกิดบรรยากาศที่ไม่พึงประสงค์

โครงสร้างการออกกำลังกาย

ทำงานเป็นกลุ่ม

สำหรับเวิร์กช็อปทางไกล คุณต้องวางแผนโครงสร้างของแบบฝึกหัด เพิ่มเติม และนี่คือส่วนที่ท้าทายที่สุด! การทำงานเป็นกลุ่มนั้นยากกว่า แต่สามารถแก้ไขได้โดยแบ่งเป็นกลุ่มด้วย "ห้อง" เพิ่มเติมในเครื่องมือการประชุมทางไกล

ระดมสมอง

แบบฝึกหัดที่เกี่ยวข้องกับการระดมความคิดเสียงดังนั้นควรค่าแก่การเปลี่ยนเป็นแบบเงียบๆ เพียงขอให้ผู้เข้าร่วม สร้างแนวคิดเกี่ยวกับกระดาษโน้ต หากมีแนวคิดมากมายที่จะพูดคุย ควรจำกัดการนำเสนอไว้เฉพาะหัวข้อที่สำคัญและน่าสนใจที่สุดเท่านั้น ซึ่งผู้เข้าร่วมจะระบุโดยการโหวตแบบจุด

เซสชั่นการร่าง

การร่างภาพไม่สะดวกสำหรับทุกคนแม้แต่ในเวิร์กช็อปมาตรฐาน การใช้เครื่องมือใหม่ในการร่างภาพจะเป็นการเพิ่มความเครียด ดังนั้น ให้เซสชั่นนี้อยู่ในโลกแห่ง "ความจริง" เพียงให้เวลาผู้เข้าร่วมเป็นการส่วนตัว 15-20 นาทีเพื่อแก้ไขปัญหา จากนั้นอัปโหลดรูปภาพทั้งหมดของการสเก็ตช์ไปยังบอร์ด การนำเสนอสามารถเริ่มต้นได้ทันที!

กลั่นกรองการอภิปราย

การสนทนาในการประชุมทางโทรศัพท์เป็นสิ่งที่ท้าทาย สองสถานการณ์รอเราอยู่: ทุกคนจะเริ่มพูดพร้อมกันหรือไม่มีใครทำ เรามากลั่นกรองด้วยการออกกำลังกายกันเถอะ เตรียมกระดานที่แบ่งออกเป็นหลายประเภท – ความท้าทาย/คำถาม/ข้อสงสัย ซึ่งจะทำให้ทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นและคำถาม จากนั้นคุณสามารถพูดคุยอย่างใจเย็นได้ทีละขั้น

แล้วคำถามง่ายๆ เช่น คุณต้องการพักไหม เราทุกคนเห็นด้วยหรือไม่? มีคำถามเพิ่มเติมหรือไม่? เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การขอให้ผู้เข้าร่วมแสดง ok/not ok - ด้วยท่าทางของมือหรือเพียงแค่พยักหน้า ต้องขอบคุณสิ่งนี้ที่เราไม่ทำให้เกิดความสับสนวุ่นวาย และในฐานะผู้อำนวยความสะดวก เรารู้ว่ากลุ่มนี้เข้ากันได้หรือไม่

แล้วคนที่จะสวมบทบาทเป็นผู้สังเกตการณ์ระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการระยะไกลล่ะ? มากลั่นกรองการอภิปรายและมีส่วนร่วมกับผู้ที่ดูเหมือนจะไม่อยู่ด้วยคำถามเพิ่มเติม

จะเกิดอะไรขึ้นถ้าการสนทนาเริ่มเลือนหายไป?

• วางแผนช่องจอดรถที่เรียกว่าบนกระดานการประชุมเชิงปฏิบัติการ หากหัวข้อต้องมีการอภิปรายแยกกัน เราจะจอดรถไว้และกลับมาอ่านในภายหลัง
• แจ้งผู้เข้าร่วมว่าเรามีเวลาเท่าไรสำหรับหัวข้อเฉพาะ ด้วยเหตุนี้ ทุกคนจึงตระหนักดี และการตัดการสนทนาก็จะไม่ฟังดู “หยาบคาย” อีกต่อไป
• หากเราคาดว่าหัวข้อหนึ่งอาจก่อให้เกิดกระแสความคิดเห็น ให้ผู้เข้าร่วมรวบรวมความคิดเห็นเหล่านั้นไว้ในบันทึกย่อช่วยเตือน ด้วยเหตุนี้ ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก เราจึงทราบจำนวน "มุมมอง" ที่เราต้องคาดการณ์ในการอภิปราย

การเตรียมตัวสำหรับเวิร์คช็อป

ก่อนเวิร์กชอป สิ่งสำคัญคือต้อง แนะนำผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับกฎเกณฑ์และเครื่องมือที่คุณจะใช้งาน เตือนพวกเขาเกี่ยวกับการมีหูฟังและการเข้าถึงกล้อง ไม่ต้องพูดถึงการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร สำหรับการอำนวยความสะดวกสองหน้าจอเป็นสิ่งจำเป็น – คุณต้องมีพื้นที่สำหรับทำงานบนเครื่องบินและสังเกตทีม

วันก่อน ส่งคำแนะนำที่มีความเป็นไปได้ในการทดสอบเครื่องมือ แต่อย่าลืมเกี่ยวกับการแนะนำเมื่อเริ่มเวิร์กช็อป มีเครื่องมือออนไลน์มากมายสำหรับจัดเวิร์กช็อปทางไกล เลือกสิ่งที่คุณชอบมากที่สุด แต่อย่าลืมทดสอบการเข้าถึงของทีมและเตรียมเทมเพลตสำหรับแบบฝึกหัด

การดำเนินการ

เวิร์กช็อปเต็มไปด้วยไดนามิกที่แตกต่างกัน บางครั้ง แม้ว่าเราจะวางแผนกำหนดการที่แน่นอน ตรวจสอบและวางแผนกับลูกค้าพร้อมกับหลักสูตรของพวกเขา แต่กลับกลายเป็นว่าจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่าง ในสถานการณ์นี้ คุณสามารถพูดคุยกับทีมในช่องทางการสื่อสารเพิ่มเติม หรือให้คำปรึกษาอย่างรวดเร็วในช่วงพัก เพื่อจุดประสงค์นี้ คุณควรเตรียมการประชุมภายในเพิ่มเติม ซึ่งทีมสามารถสนทนาอย่างรวดเร็วในช่วงพักได้

เข้าร่วมเวิร์กช็อประยะไกลของ Miquido!

ต้องการบรรลุผลตามที่ต้องการและสร้างผลิตภัณฑ์ดิจิทัลเพื่อส่งเสริมธุรกิจของคุณหรือไม่? เราจะเปลี่ยนแนวคิดของคุณให้เป็นโซลูชันดิจิทัลในอนาคตผ่านชุดเวิร์กช็อปการคิดเชิงออกแบบระยะไกล!

เข้าร่วมเวิร์กช็อปทางไกลของเรา - มาร่วมกันสร้างแนวคิดของคุณกันเถอะ!