วิธีการสร้างโครงสร้างแผนกบัญชีของคุณ

ใช้คู่มือนี้เพื่อสร้างทีม A บัญชีของคุณ

เมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจ คุณอาจเป็นเหมือนวงดนตรีในโรงรถ ใช้ชีวิตตามความฝันและแก้ปัญหาได้ทันที

แต่เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น การพึ่งพา Dave ผู้ร่วมก่อตั้ง ซึ่งทำหน้าที่เป็น CTO และทีมกฎหมายของบริษัทของคุณเป็นสองเท่า เพื่อจ่ายเงินให้ผู้ขายต่อไป และทีมพนักงานที่กำลังเติบโตของคุณจะไม่ตัดขาดอีกต่อไป

หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเติบโตต่อไป คุณต้องสร้างโครงสร้างแผนกบัญชีที่สามารถรองรับหน้าที่การบัญชีที่หลากหลายและขยายไปพร้อมกับธุรกิจของคุณ

มาดูงานบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่สำคัญห้างานกัน วิธีที่คุณควรเข้าหาการจัดหาพนักงานในแต่ละบทบาทเหล่านั้น และวิธีบอกว่าคุณต้องการความช่วยเหลือเมื่อใด และเนื่องจากธุรกิจของคุณไม่สามารถดำเนินการได้ด้วยความพยายามของมนุษย์เพียงอย่างเดียว เราจึงจะแบ่งย่อยว่าซอฟต์แวร์การบัญชีสามารถสนับสนุนทีมของคุณได้อย่างไร

การบัญชีธุรกิจขนาดเล็กต้องการบุคลากรและเทคโนโลยี

แม้ว่าซอฟต์แวร์การบัญชีจะเป็นสิ่งที่ต้องมีสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก แต่ก็ไม่สามารถทำทุกอย่างได้ คุณต้องการบุคลากรที่อยู่เบื้องหลังซอฟต์แวร์ของคุณเพื่อตรวจสอบตัวเลขอีกครั้ง วิเคราะห์ผลลัพธ์ ประสานงานระหว่างระบบที่ไม่รวมระบบ และทำให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณจะไม่ถูกผู้ขายหลอกลวงหรือพนักงานหลอกลวง

อย่างน้อยที่สุด คุณต้องการใครสักคนเพื่อจัดทำบัญชีเงินเดือน คนที่จะจ่ายเงินให้กับผู้ขายและส่งใบแจ้งหนี้ และคนที่จะจัดการหนังสือทุกเดือนเพื่อให้เวลาภาษีมาสมดุล

ผู้ร่วมก่อตั้ง Dave อาจ ทำสิ่งเหล่านี้ได้ทั้งหมด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเขา ควร ทำสิ่งเหล่านี้ในระยะยาว แต่ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก มีบางครั้งที่คุณต้องทำอะไรให้น้อยลง

โครงสร้างแผนกบัญชีของคุณจะไม่เหมือนกับรายชื่อทีมซอฟต์บอลของบริษัทของคุณ นี่ไม่ใช่ตำแหน่งในการ์ดรายการที่คุณต้องกรอก งานเหล่านี้เป็นงานที่ต้องทำผ่านบทบาทและทรัพยากรร่วมกัน คุณจะต้องใช้ดุลยพินิจในฐานะผู้นำองค์กรเพื่อค้นหาว่าชุดค่าผสมนั้นมีลักษณะอย่างไรสำหรับธุรกิจของคุณและทรัพยากรที่คุณมี

คุณสามารถใช้บทความนี้เป็นพิมพ์เขียวเพื่อสร้างโครงสร้างของคุณเอง แต่อย่าลืมคาดหวังความลื่นไหลตามขนาดธุรกิจของคุณ (ทั้งในด้านพนักงานและปริมาณธุรกิจ) และความสามารถของทีมของคุณ

5 งานบัญชีที่สำคัญและวิธีจัดการกับมัน

ในส่วนด้านล่าง เราจะพิจารณางานบัญชีธุรกิจที่สำคัญห้างาน ทักษะที่คุณควรมองหาเพื่อจัดการกับงานเหล่านั้น และธงสีแดงที่คุณต้องการการเสริมกำลัง ในตอนท้าย เราจะมาดูวิธีที่ซอฟต์แวร์การบัญชีสามารถช่วยในแต่ละงานได้ และยกตัวอย่างโครงสร้างแผนกบัญชีสำหรับธุรกิจขนาดเล็กขั้นพื้นฐาน

1. การเรียกเก็บเงิน/การออกใบแจ้งหนี้

เหตุใดจึงสำคัญ: US Small Business Administration รายงานว่ายอดขาย/กระแสเงินสดที่ต่ำเป็นสาเหตุอันดับหนึ่งของการปิดธุรกิจขนาดเล็กในปี 2015 (ปีที่แล้วสำนักงานสำมะโนของสหรัฐฯ ได้รวบรวมข้อมูลดังกล่าว) สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการเรียกเก็บเงินอย่างไร ยิ่งลูกค้าของคุณถูกเรียกเก็บเงินนานเท่าไร คุณก็จะได้รับเงินนานขึ้นเท่านั้น คุณต้องได้รับเงินเพื่อให้คุณสามารถจ่ายเงินให้กับพนักงานและผู้ขายของคุณได้ หากคุณไม่ได้รับเงินอย่างถูกต้องและตรงเวลา ธุรกิจของคุณมีความเสี่ยงที่จะล้มเหลวเนื่องจากกระแสเงินสดเหลือน้อย

ใครควรทำ: คุณไม่จำเป็นต้องมี CPA เพื่อจัดการการเรียกเก็บเงินของคุณ ใครเก่งเรื่องตัวเลขและมีความละเอียดรอบคอบน่าจะรับมืองานนี้ได้ นอกจากความถูกต้องแล้ว ความตรงต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเรียกเก็บเงิน ดังนั้นคุณจึงต้องการคนที่ตรงต่อเวลาและตรงตามกำหนดเวลา

สัญญาณที่คุณต้องการความช่วยเหลือ:

• ลูกค้าไม่ได้รับใบแจ้งหนี้อย่างทันท่วงที
• ลูกค้าถูกเรียกเก็บเงินผิดจำนวน
• ลูกค้าจ่ายเงินไม่ครบหรือตรงเวลา

2. การชำระเงิน/บัญชีเจ้าหนี้

เหตุใดจึงสำคัญ: Institute of Finance & Management รายงานว่าในองค์กรระดับบนสุด ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเจ้าหนี้เต็มเวลาเพียงคนเดียวสามารถประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้เกือบ 23,000 ใบต่อปี นั่นคือประมาณ 85 ใบแจ้งหนี้ต่อวันทำงาน หากคุณจ่ายบิลครั้งละไม่กี่ครั้ง แสดงว่าคุณตามไม่ทัน และถ้าคุณไม่ให้ความสำคัญกับการจ่ายเงินให้ผู้ขายตรงเวลา คุณจะต้องจ่ายค่าธรรมเนียมล่าช้า หรือที่แย่กว่านั้นคือ เสียผู้ขายของคุณ คุณคงไม่อยากปิดจนกว่าไฟฟ้าจะปิด

ใครควรทำสิ่งนี้: เช่นเดียวกับการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้ ความถูกต้องและตรงต่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญยิ่งเมื่อพูดถึงบัญชีเจ้าหนี้ ถ้าองค์กรของคุณอยู่ด้านเล็ก เป็นเรื่องปกติที่จะมีบุคคลเพียงคนเดียวหรือทีมเล็กๆ ที่ดูแลบัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้ (การเรียกเก็บเงิน) แม้ว่าผู้ขายของคุณควรได้รับความไว้วางใจให้เรียกเก็บเงินจากคุณอย่างถูกต้อง—ทำให้งานนี้มีส่วนร่วมน้อยกว่าการออกใบแจ้งหนี้เล็กน้อย—บทบาทนี้ควรได้รับการเติมเต็มโดยบุคคลที่สามารถตรวจสอบหมายเลขผู้ขายได้อีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกเรียกเก็บเงินเกินหรือถูกเรียกเก็บเงินสำหรับสินค้าหรือบริการที่ถูก ไม่ได้ให้จริง

สัญญาณที่คุณต้องการความช่วยเหลือ:

• แม่ค้าบ่นว่าไม่ได้รับเงิน
• แม้จะมีความพยายามอย่างเต็มที่ แต่ทีมบัญชีเจ้าหนี้ของคุณก็ยังตามไม่ทันและกำลังชำระเงินล่าช้า
• ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเจ้าหนี้ของคุณต้องทำงานล่วงเวลาเพื่อให้ทัน

3. เงินเดือน

เหตุใดจึงสำคัญ: ตามที่กล่าวไว้ในบทความของเราเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลเงินเดือน หากคุณไม่จ่ายเงินให้พนักงานตรงเวลาและไม่ได้จ่ายเงินตามจำนวนที่ถูกต้อง คุณจะเริ่มสูญเสียพนักงาน และคุณจะไม่ ไม่ต้องกังวลกับการดำเนินธุรกิจอีกต่อไป

ใครควรทำ: เมื่อธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กมาก (พนักงานสองถึงสามคน) คุณอาจไม่ต้องให้บัญชีเจ้าหนี้และลูกหนี้จัดการบัญชีเงินเดือนเช่นกัน เมื่อบริษัทของคุณเติบโตมากกว่านั้น คุณจะต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนที่มีประสบการณ์หรือบริการบัญชีเงินเดือนบุคคลที่สามเพื่อดำเนินการแทนคุณ อะไรทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนที่ดี นอกจากการตรงต่อเวลาและพิถีพิถันแล้ว เจ้าหน้าที่บัญชีเงินเดือนของคุณยังต้องทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีเพื่อแก้ไขปัญหาที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

สัญญาณที่คุณต้องการความช่วยเหลือ:

• พนักงานมักจะได้รับเงินล่าช้า
• พนักงานกำลังขาดแคลนหรือจ่ายเงินเกินเนื่องจากข้อผิดพลาดทางธุรการ
• พนักงานที่รับผิดชอบในการจ่ายเงินเดือนมีงานล้นมือและทำงานล่วงเวลาเพื่อจ่ายเงินเดือนให้ตรงเวลา

4. การทำบัญชี

เหตุใดจึงสำคัญ: หนังสือที่สมดุลคือส่วนเหนือของธุรกิจของคุณ และควรช่วยให้คุณนอนหลับอย่างสงบสุขในตอนกลางคืนในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก การทำบัญชีที่ดีโดยทั่วไปหมายความว่าค่าใช้จ่ายทั้งหมดของคุณได้รับการชำระแล้วและลูกค้าของคุณทั้งหมดได้จ่ายเงินให้กับคุณในสิ่งที่พวกเขาเป็นหนี้และคุณได้เก็บบันทึกที่สะอาดแสดงไว้มาก แม้ว่าสิ่งนี้อาจฟังดูไม่น่าตื่นเต้นนัก แต่ก็มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความเป็นอยู่ที่ดีทางการเงินของธุรกิจของคุณในลักษณะเดียวกับที่อุณหภูมิร่างกายของคุณควรอยู่ที่ 98 องศาที่ดีและน่าเบื่อ หากหนังสือของคุณปิดอยู่ แสดงว่ามีบางอย่างผิดพลาด

ใครควรเป็นคนทำ: งานอื่น ๆ ในรายการนี้มีความสัมพันธ์กับการทำบัญชี ดังนั้นคุณต้องการคนที่รอบรู้ แม่นยำเกี่ยวกับตัวเลข และทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดี ในขณะที่การเรียกเก็บเงินมีหน้าที่ในการส่งใบแจ้งหนี้และบัญชีเจ้าหนี้มีหน้าที่ในการชำระค่าใช้จ่าย แต่ท้ายที่สุดผู้ทำบัญชีจะรับผิดชอบในการบันทึกและติดตามธุรกรรมและยอดคงเหลือทั้งหมด ผู้ทำบัญชีของคุณจะทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีเกือบตลอดเวลา ดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญในทุกโปรแกรมบัญชีที่ธุรกิจของคุณใช้

สัญญาณที่คุณต้องการความช่วยเหลือ:

• หนังสือของคุณไม่สมดุล (มีเงินหรือเงินที่ใช้ไปซึ่งคุณไม่สามารถทำบัญชีได้)
• เมื่อหมดเวลาภาษี คุณจะไม่มีรายงานและใบเสร็จรับเงินที่จำเป็น
• สิ้นปีต้องกรองรายจ่ายส่วนตัวเพื่อหารายจ่ายทางธุรกิจ

5. การจัดเตรียมภาษี

เหตุใดจึงสำคัญ: คุณต้องจ่ายเงินให้กับรัฐบาลในสิ่งที่คุณเป็นหนี้ แต่คุณต้อง ได้ รับเครดิตสำหรับการหักเงินทั้งหมดที่คุณมีสิทธิ์ได้รับ เพื่อไม่ให้คุณจ่ายมากกว่านั้น นอกจากนี้คุณยังต้องส่ง W2 ให้กับพนักงานของคุณทุกคนเพื่อให้ พวก เขาสามารถยื่นภาษีได้ตรงเวลา หากคุณไม่คิดว่าสิ่งนี้สำคัญ ให้รอจนกว่ากรมสรรพากรจะมาถึงพร้อมกับคำถามยาวๆ ที่คุณไม่มีคำตอบ

ใครควรทำ : มืออาชีพ ตามหลักการแล้ว CPA ของพนักงานหรือจากบริษัทภายนอก ซึ่งสามารถเป็นตัวแทนธุรกิจของคุณต่อ IRS หากจำเป็น แม้ว่าเวลาภาษีจะมาถึงปีละครั้งเท่านั้น แต่การคิดว่าคุณจำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับเรื่องนี้เพียงสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ก่อนถึงกำหนดส่งถือเป็นเรื่องโง่เขลา การควบคุมค่าใช้จ่ายและรายได้ตลอดทั้งปี และบันทึกอย่างถูกต้องในแง่ของผลกระทบทางภาษี ทำให้เกิดความแตกต่างอย่างมากเมื่อถึงเวลาที่ต้องเสียภาษี ผู้ทำบัญชีของคุณควรทำงานเคียงบ่าเคียงไหล่กับใครก็ตามที่รับผิดชอบในการเตรียมภาษีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขามีทุกสิ่งที่จำเป็นในการเตรียมการคืนภาษีของคุณอย่างละเอียดและถูกต้อง

สัญญาณที่คุณต้องการความช่วยเหลือ:

• คุณกำลังพยายามเก็บภาษีธุรกิจด้วยตัวเองเมื่อสิ้นปีและพยายามหารายงานและแบบฟอร์มที่เหมาะสม
• คุณจบลงด้วยการคืนเงินหรือจำนวนเงินที่ค้างชำระเมื่อสิ้นปีมากกว่าปีที่แล้วและไม่สามารถอธิบายได้ว่าทำไม
• หลังจากที่คุณยื่นภาษีแล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนการตรวจสอบจาก IRS และคุณไม่ได้เตรียมที่จะตอบคำถามของพวกเขา

ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถช่วยได้อย่างไร

การ ออกใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ: สมมติว่าคุณมีลูกค้าที่สั่งกาแฟ 10 ปอนด์ทุกเดือน ครั้งแรกที่พวกเขาสั่งซื้อ คุณกรอกเทมเพลตใบแจ้งหนี้พร้อมข้อมูลทั้งหมด จากนั้นตั้งค่าให้ส่งในวันเดียวกันทุกเดือน หากพวกเขาต้องการเพิ่มหรือลดคำสั่งซื้อ ข้ามเดือน หรือยกเลิก ผู้เชี่ยวชาญด้านการเรียกเก็บเงินทั้งหมดของคุณต้องทำคือเข้าไปและเปลี่ยนการตั้งค่า แต่เวลาที่เหลือ ใบแจ้งหนี้นี้จะออกไปเหมือนเครื่องจักร

การชำระเงินอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีใดๆ จะจดจำใบเรียกเก็บเงินหลังจากที่คุณได้ชำระเงินในครั้งแรก ทำให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการชำระเงินของคุณสามารถตั้งค่าการชำระเงินอัตโนมัติในครั้งต่อไปที่ได้รับใบเรียกเก็บเงินที่คล้ายกันจากผู้ขายรายเดียวกันนั้น คุณสมบัติขั้นสูงรวมถึงการติดตามการชำระเงิน—เพื่อให้คุณสามารถดูเมื่อการชำระเงินของคุณได้รับ—และการอนุมัติอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องเซ็นชื่อแบบดิจิทัลในแบบฟอร์มทุกครั้งที่ผู้จัดการสำนักงานของคุณสั่งน้ำอัดลมเพิ่มสำหรับห้องพัก

บัญชีเงินเดือน: ซอฟต์แวร์บัญชีเงินเดือนซับซ้อนพอที่จะเป็นคุณลักษณะในตัวสำหรับซอฟต์แวร์บัญชีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดเท่านั้น เช่น QuickBooks Online (เครื่องมืออันดับต้น ๆ ที่ทำงานอยู่ในรายการ "ซอฟต์แวร์บัญชียอดนิยม 20 อันดับแรก" ของเราใน 5 ปีที่ผ่านมา) ดังนั้น แทนที่จะมองหาเครื่องมือทางบัญชีที่จัดการเรื่องเงินเดือนด้วย เราขอแนะนำให้ลองใช้เครื่องมือเหล่านี้ที่รวมเข้ากับแอปบัญชีเงินเดือนยอดนิยมเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีเงินเดือนของคุณโดยทำให้สิ่งต่างๆ เป็นแบบอัตโนมัติ เช่น เงินฝากโดยตรงและภาษีหัก ณ ที่จ่าย

การ ทำบัญชีอัตโนมัติ: ซอฟต์แวร์การบัญชี การทำบัญชีถูกรวมเข้ากับซอฟต์แวร์การบัญชีทั้งหมด ทำให้บันทึกเงินทั้งหมดที่เข้ามาและออกจากธุรกิจของคุณอย่างชัดเจน และทำเครื่องหมายว่ามีความคลาดเคลื่อนใดๆ วิธีนี้ช่วยให้ผู้ทำบัญชีของคุณทำหน้าที่เป็นผู้รักษาประตู ป้อนข้อมูลลงในซอฟต์แวร์และตรวจสอบตัวเลขซ้ำซ้อน แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อและคณิตศาสตร์ง่ายๆ ที่ทำซ้ำๆ

การเตรียมภาษี: ซอฟต์แวร์การบัญชีไม่สามารถทำภาษีให้คุณได้ แต่สามารถบันทึกและจัดระเบียบข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด และจัดเตรียมแบบฟอร์มภาษีที่จำเป็น เพื่อที่ว่าเมื่อถึงเวลาภาษี คุณสามารถคลิกปุ่มสองสามปุ่มเพื่อสร้างรายงานสำหรับนักบัญชีของคุณ แทนที่จะทิ้งกล่องรองเท้าใบเสร็จไว้บนโต๊ะ

โครงสร้างแผนกบัญชีธุรกิจขนาดเล็กขั้นพื้นฐาน

ตอนนี้เราได้สรุปข้อมูลสำคัญแล้ว มาดูโครงสร้างแผนกบัญชีพื้นฐานที่ธุรกิจของคุณสามารถเริ่มต้นด้วย:

การตั้งค่าเช่นนี้จะครอบคลุมความต้องการด้านบัญชีของธุรกิจขนาดเล็กแทบทุกอย่าง แต่มี ความ ยืดหยุ่น คุณสามารถให้ผู้ทำบัญชีจัดการบัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้ด้วยตัวเองได้หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กพอ หรือคุณอาจพบว่าการจ้างบริษัทภายนอกจัดการบัญชีเงินเดือนเป็นเรื่องที่สมเหตุสมผลกว่าหากกลายเป็นเรื่องล้นหลาม

สิ่งสำคัญสำหรับคุณในฐานะผู้นำธุรกิจขนาดเล็กคือการติดตามการเติบโตและปรับตัวตามความจำเป็น (อย่ารอจนกว่าเช็คเงินเดือนจะล่าช้าถึง 3 รอบติดต่อกันเพื่อรับความช่วยเหลือ)

ในบันทึกเดียวกันนั้น โปรดใช้ความระมัดระวังเสมอเมื่อต้องขอความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญ คุณไม่รู้ว่าคุณไม่รู้อะไร และสิ่งที่สำคัญกว่ามากคือการทำบัญชีของคุณให้ถูกต้องโดยไม่ทำให้ตัวเองเหนื่อยหน่ายมากกว่าการประหยัดเงินเพียงเล็กน้อย

รายการบัญชีธุรกิจขนาดเล็กของคุณคืออะไร

ในขณะที่บทความนี้กล่าวถึงตำแหน่งแผนกบัญชีหลัก เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น คุณจะต้องขยายทีมเหล่านี้และเพิ่มตำแหน่งใหม่ เช่น CFO และนักวิเคราะห์ทางการเงินเพื่อเปลี่ยนโฟกัสจากการอยู่ไม่นิ่งเป็นการเติบโต

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกด้านของธุรกิจของคุณ คุณเพียงแค่ต้องฟังผู้ที่รู้มากกว่าคุณ หากหัวหน้าฝ่ายบัญชีบอกคุณว่าถึงเวลาเริ่มต้นจ้างงานบัญชีเงินเดือนของคุณแล้ว ให้ฟังพวกเขา