วิธีดำเนินการแก้ไขอย่างมีประสิทธิภาพ

นักเขียนทุกคนต้องการบรรณาธิการที่ดี เนื้อหาที่คุณผลิตไม่ได้สมบูรณ์แบบในครั้งแรก และจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องพิจารณาผู้ชมของคุณเมื่อทำการแก้ไข บทความนี้จะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขข้อความของคุณอย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ผู้อื่นอ่านและเข้าใจได้ง่ายขึ้น และปรับปรุงคุณภาพโดยรวมด้วยการแก้ไขปัญหาทั้งภาษาและโครงสร้าง

การแก้ไขคืออะไร?

การแก้ไขเป็นกระบวนการแก้ไขเนื้อหาเพื่อปรับปรุงคุณภาพ

โดยทั่วไป ผู้แก้ไขมีเป้าหมายหลักสองประการเมื่อทำการแก้ไข:

1. ทำให้เอกสารที่แก้ไขของคุณอ่าน/เข้าใจได้มากขึ้น เพื่อให้ผู้อื่นอ่านได้ง่ายขึ้น
2. การปรับปรุงคุณภาพโดยรวมของเอกสารโดยแก้ไขข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และโครงสร้างประโยคและรักษาความสม่ำเสมอตลอดงาน

อ่านเพิ่มเติม: ความแตกต่างระหว่างการแก้ไขการคัดลอกและการแก้ไขเนื้อหา

ประเภทของการแก้ไข

• การคัดลอก - การตรวจสอบไวยากรณ์ เครื่องหมายวรรคตอน โครงสร้างประโยค และการใช้คำ
• การแก้ไขพัฒนาการ - การดูเนื้อหาในต้นฉบับเพื่อดูว่ามีอะไรที่ต้องเปลี่ยนแปลง (เขียนใหม่หรือขยาย)
• การแก้ไขเนื้อหาสาระ - เขียนส่วนของข้อความใหม่โดยจัดเตรียมหลักฐานใหม่
• การพิสูจน์อักษร - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดหรือใช้คำที่ไม่ถูกต้องตลอดทั้งเอกสาร

อ่านเพิ่มเติม: ต่อไปนี้เป็นการแก้ไขการคัดลอก 6 ประเภท

เคล็ดลับเมื่อคุณติดอยู่กับประโยคหรือย่อหน้า

• ลองเปลี่ยนคำในประโยคและดูว่าคุณสามารถหาวิธีที่กระชับกว่านี้ในการพูดสิ่งที่คุณต้องการได้หรือไม่
• พิจารณาว่าคนอื่นจะเข้าใจคำพูดของคุณอย่างไร พยายามทำให้ง่ายสำหรับทุกคนที่อ่านจะเข้าใจ
• ผู้อ่านจะต้องไม่หลงไปกับการอ่านหรือมีความสับสนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาเพิ่งอ่าน ดังนั้นให้ตรวจสอบสิ่งเหล่านี้เมื่อทำการแก้ไขเพื่อช่วยให้แน่ใจว่าสิ่งนี้จะไม่เกิดขึ้น นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการซ้ำกันทั่วทั้งเอกสาร
• ดูประโยคอื่นๆ ที่คล้ายกันแล้วเปรียบเทียบกับของคุณ เพราะบางครั้งเราไม่สังเกตเห็นข้อผิดพลาดของตัวเองเมื่อเปรียบเทียบสิ่งอื่นที่มีข้อผิดพลาดกับเรา

อ่านเพิ่มเติม : การคัดลอก: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เข้าใจบริบทของการแก้ไข

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจบริบทของการแก้ไขของคุณ: คุณกำลังแก้ไขเอกสารสำหรับการทำงานหรือใช้ส่วนตัว และใครจะเป็นผู้อ่าน สไตล์การแก้ไขจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับผู้ชมและประเภทของเอกสารที่คุณกำลังแก้ไข ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณกำลังทำงานในสภาพแวดล้อมทางวิชาการที่มีแนวทางที่เป็นทางการซึ่งต้องมีการจัดรูปแบบเฉพาะสำหรับการอ้างอิงและการอ้างอิง (และสิ่งเหล่านี้จะต้องสอดคล้องกันตลอด) ในกรณีนี้จำเป็นต้องแก้ไขให้เหมาะสม

ทำตามสไตล์ที่สอดคล้องกันตลอดการแก้ไขของคุณ

หากคุณกำลังแก้ไขสิ่งพิมพ์สำหรับการทำงาน การปฏิบัติตามแนวทางสไตล์ที่นายจ้างกำหนดไว้ถือเป็นสิ่งสำคัญ ตัวอย่างเช่น สมมติว่าพวกเขาต้องการให้เนื้อหาทั้งหมดที่เผยแพร่บนโซเชียลมีเดียเขียนด้วยอักษรตัวแรก (I) และใส่ตัวพิมพ์ชื่อเรื่องเมื่ออ้างอิงถึงบุคคลหรือองค์กร ในกรณีนี้จะต้องเกิดขึ้นตลอดทั้งเอกสาร

เช่นเดียวกับความไม่สอดคล้องกันระหว่างตัวเลขและสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้สอดคล้องกันในการแก้ไขครั้งเดียว ดังนั้นจึงไม่มีความสับสนกับผู้อ่านที่ต้องกลับไปกลับมาจากหน้าหนึ่งไปอีกหน้าหนึ่งเนื่องจากสไตล์การจัดรูปแบบที่แตกต่างกัน

ระวังอย่าแก้ไขหรือเปลี่ยนความหมายมากเกินไปไม่ว่ากรณีใดๆ

คุณควรระวังอย่าแก้ไขมากเกินไปหรือเปลี่ยนความหมายของประโยคในเอกสารของคุณ การแก้ไขมีไว้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด ดังนั้นหากคุณเปลี่ยนแปลงสิ่งที่ไม่ใช่ข้อผิดพลาด จะทำให้เกิดความสับสนและอาจทำให้ผู้อ่านหลงจากสิ่งที่พวกเขาอ่านได้ การแก้ไขมากเกินไปสามารถเปลี่ยนความหมายของประโยคได้โดยสิ้นเชิง ดังนั้นโปรดอ่านทุกอย่างให้ละเอียด และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแก้ไขใดๆ ที่คุณทำอยู่นั้นมีไว้เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น: "ฉันรักสุนัขของฉัน" ไม่ควรกลายเป็น "สุนัขของฉันดีที่สุด!" เมื่อแก้ไขเพราะมันเปลี่ยนสิ่งที่พูดไว้เดิมอย่างสิ้นเชิง

ตรวจสอบว่าทุกอย่างสมเหตุสมผลในบริบทของข้อความทั้งหมด

อาจสังเกตได้ยากว่ามีบางอย่างผิดปกติในเอกสารของคุณหากคุณอ่านเนื้อหาในส่วนเล็กๆ หรือข้ามไปรอบๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความทั้งหมดเหมาะสมเมื่ออ่านตั้งแต่ต้นจนจบ จากนั้นย้อนกลับและแก้ไขสิ่งที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง ระวังอย่าใช้คำในทางที่ผิด - จะทำให้ความชัดเจนของความหมายลดลงอย่างรวดเร็ว เนื่องจากผู้อ่านมีปัญหาในการติดตามข้อความของคุณ ตัวอย่างเช่น: "ฉันสนุกกับการตกปลาทะเลน้ำลึก" นั้นถูกต้อง แต่ "การประมงทะเลน้ำลึก" นั้นไม่ถูกต้อง แม้ว่าจะมีคำเดียวกันเกือบทั้งหมดก็ตาม บางคนอาจอ่านผิดและคิดว่าคุณกำลังพูดถึงเรือหรือบริษัท แทนที่จะเป็นสิ่งที่คุณต้องการจะพูด คุณไม่ต้องการที่จะพลาดผู้อ่านที่มีศักยภาพ! ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการใช้ภาษาของคุณชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้สำหรับทุกคนที่อ่าน

พิสูจน์อักษร

การแก้ไขที่ดีต้องมีความใส่ใจในรายละเอียดอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้นคุณต้องตรวจทานข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนด้วย เป็นเรื่องง่ายที่จะพลาดข้อผิดพลาดในระหว่างการอ่านเอกสารของคุณ - แต่หากมีสิ่งเล็กๆ น้อยๆ มากมายหรือประโยคที่ไม่สมเหตุสมผล ก็ควรกลับไปแก้ไขทันทีแทนที่จะแก้ไขในภายหลัง มีเวลาสะสมมากขึ้น

พิสูจน์อักษรงานของคุณโดยขอให้คนอื่นอ่านออกเสียง

เคล็ดลับการเขียนที่ดีที่สุดประการหนึ่งคือการขอให้เพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอ่านงานของคุณและดูว่าพวกเขาตีความข้อความของคุณอย่างไร นี่จะทำให้คุณรู้ว่ามีบางสิ่งที่ต้องมีการชี้แจงหรือไม่ วิธีที่ดีเยี่ยมในการตรวจสอบความชัดเจนของคุณคือการอ่านออกเสียงเอกสาร ซึ่งจะช่วยให้คุณใช้คำศัพท์ที่คุณอาจละเว้นหรือหยุดชั่วคราวในตำแหน่งที่ไม่ควรมี

คุณต้องคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้เมื่อทำการพิสูจน์อักษรและแก้ไข:

ไวยากรณ์

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกประโยคมีประธานและกริยา
• ระวังเครื่องหมายอะพอสทรอฟี - ใช้คำเหล่านี้ในการย่อ เช่น "don't" แต่ไม่ใช่สำหรับคำแสดงความเป็นเจ้าของ

อ่านเพิ่มเติม: 6 บทเรียนไวยากรณ์จาก Weird Al

เครื่องหมายวรรคตอน

• เมื่อเพิ่มเครื่องหมายวรรคตอน อย่าลืมใช้ลูกน้ำหลังเครื่องหมายคำพูดหรือคำอธิบายในวงเล็บ
• เครื่องหมายทวิภาคจะอยู่นอกเครื่องหมายคำพูด และอัฒภาคจะมีจุดอยู่ที่ด้านใดด้านหนึ่ง

การสะกดคำ

• ตรวจสอบการสะกดของคุณอีกครั้งเพื่อหาคำที่ยุ่งยากหรือมีความหมายต่างกัน คุณอาจคิดว่าคุณรู้ว่าคำนั้นคืออะไรแต่สะกดผิด และสร้างความสับสนในประโยคที่ชัดเจน
• หากเอกสารผ่านการพิสูจน์อักษรแล้ว ให้ตรวจดูว่าพบข้อผิดพลาดหรือไม่ ถ้าไม่ ให้ดำเนินการอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรพลาด

การใช้คำ

ระมัดระวังการเลือกคำของคุณเพื่อไม่ให้เกิดคำซ้ำซาก คุณอาจใช้คำซ้ำๆ กันโดยไม่รู้ตัว ซึ่งอาจทำให้เอกสารขาดความดแจ่มใสได้อย่างรวดเร็ว การค้นหาคำพ้องความหมายเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้การใช้ภาษาทั้งหมดมีความสดใหม่และน่าตื่นเต้นสำหรับผู้อ่าน และยังช่วยให้คุณไม่ต้องพูดซ้ำบ่อยเกินไป

ประโยคต้องสมเหตุสมผลร่วมกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประโยคทั้งหมดไหลเข้าหากันอย่างราบรื่น

การใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่

หากคุณไม่แน่ใจว่าจะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ตรงไหนหรือควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่อย่างไร โปรดจำไว้ว่า: คำนามที่เหมาะสมมักจะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่

ดังนั้น หาก "ฉันชอบตกปลาทะเลน้ำลึก" เป็นชื่อที่ถูกต้องสำหรับบางสิ่งบางอย่าง ก็สมเหตุสมผลแล้วที่จะใช้ประโยชน์จากส่วนของ 'ทะเลน้ำลึก'

ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ในกรณีต่อไปนี้:

• คำนามเฉพาะ เช่น ชื่อบุคคล สถานที่ และองค์กร
• ชื่อหนังสือหรือภาพยนตร์
• ทุกคำที่เป็นคำแรกในประโยค (รวมคำสันธานด้วย)

หากมีสิ่งที่คุณไม่แน่ใจ ให้ตรวจสอบคำแนะนำสไตล์ของคุณอีกครั้งเสมอ!

การจัดรูปแบบ

การจัดรูปแบบควรสอดคล้องกันทั่วทั้งเอกสารของคุณ ซึ่งรวมถึงวิธีที่คุณเยื้องย่อหน้าใหม่หรือใช้ตัวเอียงเพื่อเน้นคำบางคำในข้อความ หากไม่มีคำแนะนำในการจัดรูปแบบ ไม่ควรเพิ่มใดๆ จนกว่าคุณจะเสร็จสิ้นเอกสารและพร้อมที่จะแก้ไข การจัดรูปแบบสามารถหันเหความสนใจของผู้อ่านจากสิ่งที่พวกเขากำลังอ่านได้หากไม่สอดคล้องกับความคาดหวัง ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบทั้งหมดเป็นไปตามหลักเกณฑ์ชุดเดียว แทนที่จะสร้างสรรค์มากเกินไปเมื่อรวบรวมฉบับร่าง

คุณจะพบบรรณาธิการมืออาชีพได้อย่างไร?

การค้นหาโปรแกรมแก้ไขที่เหมาะกับคุณอาจเป็นเรื่องท้าทาย แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น!

ค้นหาบนเว็บไซต์โซเชียลมีเดีย เช่น LinkedIn รวมถึงไดเรกทอรีของฟรีแลนซ์ คุณจะต้องอ่านบทวิจารณ์ออนไลน์ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะทำงานด้วยหรือไม่ ถามเพื่อนและเพื่อนร่วมงานด้วย บรรณาธิการที่ดีมักได้รับการแนะนำเป็นอย่างยิ่ง ดังนั้นการบอกเล่าแบบปากต่อปากจึงเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีในการค้นหาข้อมูล

หากคุณกำลังมองหาบริการตัดต่อระดับมืออาชีพ การใช้แพลตฟอร์มอย่าง Scripted จะเชื่อมโยงคุณกับบรรณาธิการและนักเขียนที่ดีที่สุดในอุตสาหกรรมของคุณ เยี่ยมชมหน้าผลิตภัณฑ์ของเรา เพื่อเชื่อมต่อกับบรรณาธิการ