วิธีสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลงนามอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารของคุณ

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งมักเรียกสั้น ๆ ว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการลงนามในเอกสารหรือตรวจสอบความถูกต้องของธุรกรรมในรูปแบบดิจิทัล รูปภาพที่สแกน ภาพวาดดิจิทัล คลิกเพื่อลงนาม ชื่อย่อที่พิมพ์ และชื่อที่พิมพ์ ล้วนเป็นลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทุกรูปแบบ

ประโยชน์ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ให้ประโยชน์มากมายเมื่อเปรียบเทียบกับลายเซ็นด้วยหมึก ในโลกดิจิทัลปัจจุบัน ลายเซ็นด้วยหมึกไม่สะดวกอย่างมาก

แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะทำเครื่องหมายในช่องเหล่านี้ทั้งหมด:

• เร็วขึ้นและง่ายขึ้น - การขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์นั้นง่ายกว่ามาก คุณไม่ต้องวุ่นวายกับเครื่องพิมพ์หรือเครื่องแฟกซ์อีกต่อไป

• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม - ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ยังมีความยั่งยืนมากกว่าเนื่องจากไม่เปลืองกระดาษเป็นรีม

• ไม่ขึ้นอยู่กับสถานที่ตั้ง - ในทุกอุตสาหกรรม มีกระบวนการต่างๆ เกิดขึ้นทางออนไลน์มากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้ผู้คนสามารถอยู่อาศัยและทำงานได้จากทุกที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์สามารถลงนามจากระยะไกลได้ เพื่อให้ผู้คนไม่จำเป็นต้องอยู่ในที่เดียวกัน

• ปลอดภัยและปฏิบัติตามข้อกำหนด - โดยส่วนใหญ่แล้ว ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะมีผลถูกต้องตามกฎหมายพอๆ กับลายเซ็นหมึก เพิ่มเติมเกี่ยวกับที่ด้านล่าง

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายหรือไม่?

ประเทศส่วนใหญ่ได้ตรากฎหมายที่รับรองความถูกต้องตามกฎหมายของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่ากฎหมายจะแตกต่างกันไปในแต่ละประเทศ แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว จำเป็นต้องมีการยืนยันตัวตนบางรูปแบบเพื่อให้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ถูกต้องตามกฎหมาย ซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่จะจัดการการรับรองความถูกต้องของข้อมูลประจำตัวโดยใช้อีเมล แพลตฟอร์มจะทริกเกอร์คำขอลายเซ็นอีเมล ผู้ลงนามคลิกที่ปุ่มในอีเมล จึงเป็นการยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม

โปรดทราบว่าหากคุณเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้เครื่องมือวาดรูปหรือโดยการอัปโหลดรูปถ่ายลายเซ็นของคุณ ลายเซ็นนั้นอาจไม่ได้รับการยอมรับในศาล อย่างไรก็ตาม วิธีการเหล่านี้อาจเหมาะสำหรับกรณีการใช้งานส่วนบุคคล เช่น การลงนามในใบสมัครเช่าหรือใบอนุญาตของโรงเรียน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์กับลายเซ็นดิจิทัล

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัลเป็นวิธีการที่ใช้ในการตรวจสอบเอกสารหรือธุรกรรมดิจิทัล แต่เทคโนโลยีพื้นฐานและระดับความปลอดภัยจะแตกต่างกัน

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยวิธีการต่างๆ ในการลงนามในเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น รูปภาพที่สแกนของลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ชื่อที่พิมพ์หรือชื่อย่อ หรือกล่องกาเครื่องหมาย หากพวกเขาใช้วิธีการรับรองความถูกต้อง เช่น การแจ้งเตือนทางอีเมลและการตรวจสอบ แสดงว่าพวกเขาจะมีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์บางฉบับไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย

ในทางกลับกัน ลายเซ็นดิจิทัลจะใช้เทคนิคการเข้ารหัสเสมอ (คีย์ส่วนตัวและสาธารณะ) เพื่อรับรองความถูกต้อง ลายเซ็นดิจิทัลให้การรักษาความปลอดภัยในระดับที่สูงกว่า แต่ไม่จำเป็นสำหรับกรณีการใช้งานทางธุรกิจส่วนใหญ่ ดังนั้นจึงมีการใช้ไม่บ่อยนัก

วิธีเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในข้อเสนอ

กำลังมองหาข้อเสนอของคุณลงนามอยู่ใช่ไหม? ต่อไปนี้เป็นวิธีรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผลผูกพันทางกฎหมายในขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 เลือกเทมเพลตข้อเสนอ

หากคุณยังไม่ได้สร้างข้อเสนอ ให้ประหยัดเวลาหลายชั่วโมงด้วยการเริ่มต้นด้วยเทมเพลต เรามีเทมเพลตข้อเสนอมากกว่า 75 แบบให้คุณเลือก เลือกอันที่เหมาะกับอุตสาหกรรมของคุณ หรือเลือกอันที่มีการออกแบบที่ตรงกับแบรนด์ของบริษัทคุณมากที่สุด

ขั้นตอนที่ 2 ปรับแต่งข้อเสนอให้เหมาะกับธุรกิจของคุณ

ถัดไป ปรับแต่งข้อเสนอ อัปเดตการออกแบบด้วยสีและแบบอักษรของแบรนด์ของคุณ เพิ่มโลโก้บริษัท ประวัติส่วนตัว ภาพเฮดช็อตของทีม ฯลฯ

นอกจากนี้ คุณควรอัปเดตส่วนข้อเสนอพิเศษ เช่น สถิติบริษัทในเทมเพลตโฆษณาของเราด้วยตัวเลขหรือข้อเสนอคุณค่าของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มข้อมูลผู้ลงนามและฟิลด์ลายเซ็น

เมื่อคุณเขียนข้อเสนอเสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาสร้างหน้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เทมเพลตข้อเสนอทั้งหมดของเรามีหน้าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่วนท้าย หากคุณทำงานตั้งแต่ต้น เพียงสร้างหน้าใหม่และเพิ่มชื่อ ตำแหน่ง และบล็อกลายเซ็นของลูกค้า คุณควรเพิ่มฟิลด์ลายเซ็นสำหรับตัวคุณเองด้วย

ข้อกำหนดและเงื่อนไขหรือคำแถลงการทำงานของคุณควรรวมอยู่ในหน้านี้หรือดำเนินการต่อในหน้านี้ (หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณยังสามารถเชื่อมโยงออกจากหน้าเว็บไปยังตำแหน่งที่มีข้อกำหนดและเงื่อนไขของคุณบนเว็บไซต์ของคุณ)

ขั้นตอนที่ 4 ส่งเอกสารเพื่อขอลายเซ็นและตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมล

ขั้นตอนสุดท้ายคือการลงนามในฟิลด์ลายเซ็นของคุณแล้วคลิก "ส่ง"

ลูกค้าของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลเพื่อดูข้อเสนอ เมื่อคลิกปุ่มในกล่องจดหมายอีเมล ตัวตนของพวกเขาจะได้รับการยืนยัน ดังนั้นหากพวกเขาลงนาม ก็จะมีผลผูกพันตามกฎหมาย

ลูกค้าสามารถตรวจสอบข้อเสนอ แสดงความคิดเห็น ยอมรับและลงนาม และฝากเงินโดยใช้ระบบการชำระเงินของเรากับ QuickBooks และ Stripe

เมื่อส่งข้อเสนอของคุณ คุณยังสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนทางอีเมลได้ในเชิงรุก ซึ่งจะทำให้ข้อเสนอของคุณมีแนวโน้มที่จะปิดมากขึ้น 50%

หากต้องการส่งข้อเสนอโดยใช้เวลาน้อยลงและปิดข้อตกลงได้มากขึ้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยว กับ Proposify

วิธีเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสาร PDF

PDF ใช้สำหรับสัญญาทุกประเภทและลงนามได้ง่าย ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1 ใช้คุณสมบัติเติมและลงนามของ Adobe Acrobat

คุณจะต้องดาวน์โหลด Adobe Acrobat ลงในคอมพิวเตอร์ของคุณ ไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการเซ็นชื่อ คลิกขวาที่ไฟล์แล้วเลือกเปิดด้วย >> Adobe Acrobat

หากคุณยังไม่มีบรรทัดลายเซ็น ให้สร้างบรรทัดใหม่โดยเพิ่มอักขระขีดล่างหลายตัวในแถว

จากนั้นคลิกที่ "กรอกและลงนาม" จากนั้นคลิก "เพิ่มลายเซ็น"

ขั้นตอนที่ 2 พิมพ์หรือวาดลายเซ็นของคุณ

ถึงเวลาสร้างลายเซ็นของคุณแล้ว คุณมีทางเลือกไม่กี่ทาง คุณสามารถพิมพ์ชื่อของคุณ วาดลายเซ็นของคุณ หรืออัพโหลดรูปภาพได้

ขั้นตอนที่ 3 วางลายเซ็นในตำแหน่งที่ถูกต้อง

ตอนนี้ลากและวางลายเซ็นนั้นลงบนบรรทัดลายเซ็น ปรับขนาดหากจำเป็นเพื่อให้พอดีกับเส้นมากขึ้นและดูสมจริงยิ่งขึ้น

ขั้นตอนที่ 4 บันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็น PDF และส่งไปยังผู้ลงนามรายอื่นหากจำเป็น

ขั้นตอนสุดท้ายคือการบันทึก PDF คุณสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเดียวกันหรือสร้างเอกสารใหม่ได้ถ้าคุณต้องการเก็บต้นฉบับที่ไม่ได้ลงนามไว้

หากมีบุคคลอื่นจำเป็นต้องลงนาม ให้แนบไปกับอีเมลแล้วส่งไปให้

หากคุณต้องการสำรวจตัวเลือกที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น ลองดูบทช่วยสอนของเราซึ่งมีวิธีการต่างๆ ในการ เพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงใน PDF หรือรับเอกสารของคุณที่ลงนามด้วย Proposify

วิธีเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google เอกสาร

หากต้องการเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน Google เอกสาร ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1 สร้างหรือเปิดสัญญาใน Google เอกสาร

คุณสามารถเขียนสัญญาของคุณใน Google Docs หรือเปิดเอกสาร Word ที่มีอยู่ด้วย Google Docs โดยอัปโหลดไปยัง Google Drive ของคุณ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีบรรทัดลายเซ็นสำหรับผู้ลงนามทั้งหมดของคุณ คุณสามารถสร้างสิ่งเหล่านี้ได้โดยเพิ่มอักขระขีดล่างหลายตัวในแถว

ขั้นตอนที่ 2 ใช้เครื่องมือวาดภาพของ Google เอกสาร

จากนั้นเลือกแทรก >> การวาด >> ใหม่ เพื่อเพิ่ม doodle อันเป็นเอกลักษณ์ใหม่

เครื่องมือการวาดจะปรากฏเป็นหน้าต่างป๊อปอัป เลือกเครื่องมือเส้นและเปลี่ยนเป็น Scribble เพื่อให้คุณสามารถวาดรูปแบบอิสระได้

ขั้นตอนที่ 3 วาดลายเซ็นของคุณ

ตอนนี้ได้เวลาวาดลายเซ็นของคุณแล้ว คุณสามารถใช้การลากเมาส์ได้มากเท่าที่คุณต้องการเพื่อทำให้ถูกต้อง

ขั้นตอนที่ 4 วางและปรับขนาดลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ

สุดท้าย ลากและวางลายเซ็นของคุณในตำแหน่งที่ต้องการ ปรับขนาดตามความจำเป็น

หากบุคคลอื่นจำเป็นต้องลงนามใน Google เอกสาร คุณสามารถส่งไปให้พวกเขาพร้อมกับบทแนะนำนี้เพื่อให้พวกเขาทราบวิธีการ

เรามี หลายวิธีในการเพิ่มลายเซ็นให้กับ Google เอกสารที่ นี่

วิธีเพิ่มลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ลงในเอกสาร Microsoft Word

หากคุณใช้ Microsoft Word Add-in คุณสามารถลงนามในเอกสารด้วย Microsoft Word และตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นเหล่านี้มีผลผูกพันตามกฎหมาย ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการดังกล่าวด้วย Scrive Add-in

ขั้นตอนที่ 1 ติดตั้ง Scrive Add-in สำหรับ Office

เปิดเอกสาร Microsoft Word และเลือก "แทรก" จากนั้นเลือก "รับ Add-ins" จากนั้นคุณสามารถพิมพ์ "Scrive" ลงในแถบค้นหาเพื่อค้นหา Add-in ของ Scrive

(หรือค้นหา “ลายเซ็น” หากคุณต้องการสำรวจตัวเลือกทั้งหมดของคุณสำหรับเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานภายใน Microsoft Word ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ SigningHub, Dropbox Sign และ TrustSigner)

ติดตั้ง Scrive Add-in จากนั้นไปที่เว็บไซต์เพื่อเริ่มทดลองใช้ฟรี 30 วัน

ขั้นตอนที่ 2 เริ่มกระบวนการลงนามใหม่

เลือก “เริ่มกระบวนการใหม่” ขั้นตอนนี้จะสร้างเอกสารลายเซ็นใหม่ ซึ่งคุณจะสามารถติดตามได้ในบัญชี Scrive ของคุณ

ขั้นตอนที่ 3 เพิ่มผู้ลงนามและข้อมูลการติดต่อ

คลิก "เพิ่มปาร์ตี้" เพื่อเพิ่มผู้ลงนามใหม่ในเอกสารของคุณ รวมถึงชื่อ นามสกุล และที่อยู่อีเมลของผู้ลงนาม คุณสามารถเพิ่มหมายเลขโทรศัพท์มือถือและชื่อบริษัทได้

เพิ่มผู้ลงนามอื่น ๆ ตามความจำเป็น

ขั้นตอนที่ 4 เลือก “เริ่มการลงนาม” เพื่อส่งอีเมลขอลายเซ็น

ตอนนี้ได้เวลากด "เริ่มการลงนาม" จากนั้นระบบจะแจ้งเตือนทางอีเมลถึงคุณและผู้ลงนามรายอื่น การแจ้งเตือนทางอีเมลเหล่านี้ทำหน้าที่ระบุการตรวจสอบ เพื่อให้มั่นใจว่าลายเซ็นของคุณมีผลผูกพันตามกฎหมาย

ขั้นตอนที่ 5 เปิดอีเมลแจ้งเตือนเพื่อลงนามในเอกสารด้วยตนเอง

สุดท้าย เปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลที่ส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณและลงนามในเอกสาร

เรากล่าวถึงวิธีการเพิ่มเติมในบทช่วยสอนของเราเกี่ยวกับ วิธี แทรกลายเซ็นใน Microsoft Word

เครื่องมือยอดนิยมสำหรับการรวบรวมลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ต่อไปนี้คือซอฟต์แวร์ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เราชื่นชอบบางส่วน

ไม่ว่าคุณกำลังมองหาแพลตฟอร์มที่มีคุณสมบัติครบถ้วนที่สามารถช่วยปรับปรุงงานประจำวันของคุณ หรือเพียงต้องการเครื่องมือลงนามอิเล็กทรอนิกส์ที่เรียบง่ายและฟรี เราก็มีไว้เพื่อคุณ

1. เสนอ

ดีที่สุดสำหรับทีมขาย

Proposify เป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ข้อเสนอที่ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการขายและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กปิดข้อตกลงได้มากขึ้น คุณสามารถทิ้งข้อเสนอ PDF ที่อัปเดตยากไปให้กับข้อเสนอบนเว็บที่สามารถแชร์ ดู และลงนามทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้คุณยังสามารถเร่งกระบวนการสร้างข้อเสนอและรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกิจกรรมของลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน

คุณสมบัติ :

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• แม่แบบข้อเสนอ

• ไลบรารีเนื้อหาเพื่อจัดเก็บตัวอย่างข้อเสนอที่นำมาใช้ซ้ำได้

• การตรวจสอบและการอนุมัติข้อเสนอภายใน

• รีวิวและความคิดเห็นของลูกค้า

• การบูรณาการและการประมวลผลการชำระเงิน

• การติดตามกิจกรรมของลูกค้า

• การวิเคราะห์การปิดและเนื้อหา

ราคา :

แผนทีมของ Proposify มีราคา 49 ดอลลาร์ต่อผู้ใช้ต่อเดือน หากคุณสนใจคุณสมบัติระดับองค์กรของเรา เช่น การลงชื่อเพียงครั้งเดียวและการบูรณาการ Salesforce จองการสาธิตเพื่อรับใบเสนอราคาที่กำหนดเอง

2. ดับซาโด

ดีที่สุดสำหรับฟรีแลนซ์

Dubsado ช่วยให้ฟรีแลนซ์และนักธุรกิจอิสระสามารถจัดการงานธุรการส่วนใหญ่ได้ในที่เดียว ใช้เพื่อทำให้ประสบการณ์ของลูกค้าของคุณราบรื่นและสอดคล้องกันมากขึ้น

คุณสมบัติ :

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• พอร์ทัลลูกค้า

• แบบฟอร์มการบริโภค

• ใบแจ้งหนี้

• กำหนดการนัดหมาย

• บูรณาการ Zapier

ราคา :

แผนเริ่มต้นมีค่าใช้จ่าย $200 ต่อปี และเสนอลูกค้าและโครงการได้ไม่จำกัด หากคุณเลือกแผนพรีเมียร์ที่ $400 ต่อปี คุณจะปลดล็อคฟีเจอร์ขั้นสูง เช่น การกำหนดเวลาการนัดหมาย ขั้นตอนการทำงานอัตโนมัติ และข้อเสนอสาธารณะ (ซึ่งโดยพื้นฐานแล้วคือแพ็คเกจที่สามารถซื้อได้ซึ่งคุณสามารถฝังไว้บนเว็บไซต์ของคุณได้)

3. สัญญาณ Xodo

ดีที่สุดสำหรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ฟรี

ไม่เหมือนกับเครื่องมือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่ Xodo Sign เสนอแผนบริการฟรี คุณสามารถใช้งานแบบไร้กระดาษได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อน แพลตฟอร์มนี้เสนอราคาที่เอื้อมถึงสำหรับธุรกิจทุกขนาด

คุณสมบัติ :

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

• การแจ้งเตือนอัตโนมัติ

• แม่แบบเอกสาร

• เครื่องมือแก้ไขเอกสาร

• เส้นทางการตรวจสอบ

• การลงนามด้วยตนเอง (โดยใช้แท็บเล็ตหรืออุปกรณ์อื่น)

• บูรณาการการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์

ราคา :

สำหรับแผนแบบฟรี คุณจะได้รับเอกสารสูงสุด 3 เอกสารต่อเดือน หรือเลือกแผนพื้นฐานและรับเอกสารไม่จำกัดและเทมเพลตสูงสุด 3 รายการในราคา $9.99 ต่อเดือน

เซ็นสัญญาและข้อเสนอกับ Proposify

ด้วย Proposify คุณสามารถส่งสัญญาพื้นฐานและข้อเสนอที่ออกแบบมาอย่างสวยงามเพื่อขอลายเซ็นได้ ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้งานง่าย การแจ้งเตือนทางอีเมลอัตโนมัติ ความคิดเห็นข้อเสนอ และการบูรณาการการชำระเงิน คุณสามารถปรับปรุงกระบวนการขายของคุณและปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าได้

และหากคุณมีตัวแทนฝ่ายขายหลายคนส่งข้อเสนอ คุณจะสามารถควบคุมสิ่งที่พวกเขาส่งได้ในที่สุด เพื่อให้ข้อความแบรนด์ของคุณมีความสอดคล้องกัน นอกจากนี้ คุณยังมองเห็นกิจกรรมของลูกค้าได้ครบถ้วน เพื่อให้คุณทราบว่าควรติดตามผลกับใครและเมื่อใด

ส่งข้อเสนอที่กำหนดให้ปิดด้วย Proposify