วิธีการเดินผู้นำผ่านการเงินของบริษัท

ถึงเวลาแล้วที่คุณจะนั่งคุยกับผู้นำธุรกิจเพื่อนำเสนอตัวเลข คุณพบกับข้อศอกกระแทกและพูดคุยกับพวกเขาในการพูดคุยเล็กๆ น้อยๆ ส่วนใหญ่เกี่ยวกับสภาพอากาศ ตอนนี้ คุณต้องลงมือทำธุรกิจ: “บริษัทมีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร?”

ความท้าทายในการสื่อสารข้อมูลทางการเงินคือเป็นภาษาต่างประเทศสำหรับคนส่วนใหญ่ มีเพียงไม่กี่คนที่พูดหรือเข้าใจคำศัพท์ของหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป (GAAP) และการรายงานทางการเงิน: เงินคงค้างเทียบกับเงินสด สินทรัพย์และหนี้สิน และเดบิตที่ใช้กันทั่วไป (แต่ไม่น่าเชื่อ) กับเครดิต

ไม่ว่าคุณจะเป็นประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงิน (CFO) นักบัญชีอิสระ แผนกการเงินทั้งหมด หรือบริษัททางการเงินจากภายนอก คุณต้องเรียนรู้วิธีแปลรายละเอียดทางการเงินสำหรับผู้นำที่ไม่ใช่ฝ่ายบัญชี การค้นหาวิธีการส่งข้อมูลทางการเงินไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ คุณสามารถให้มุมมองทางธุรกิจที่มีแต่การเงินเท่านั้นที่สามารถให้ได้

ต่อไปนี้คือคำแนะนำหกขั้นตอนเพื่อให้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินแก่ผู้นำของคุณชัดเจนยิ่งขึ้น ตลอดจนเครื่องมือและเคล็ดลับบางอย่างที่จะช่วยคุณตลอดเส้นทาง

รายงานสามฉบับที่ใช้กันทั่วไปสำหรับการรายงานทางการเงิน ได้แก่ งบดุล งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด พวกเขาให้จุดเริ่มต้นที่ดีและมุมมองมุมสูงของธุรกิจ แต่เมื่อไม่ทำให้ผู้นำเข้าใจง่าย สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงพอสำหรับการตัดสินใจในระดับแผนกหรือระดับธุรกิจโดยรวม

สำหรับผู้นำธุรกิจที่ต้องเผชิญกับความรับผิดชอบในแต่ละวัน การพยายามสังเกตแนวโน้มสำคัญๆ ในขณะที่ศึกษารายงานเล็กๆ น้อยๆ กลายเป็นเรื่องยาก สิ่งนี้นำไปสู่ธุรกิจจำนวนมากที่นำไปสู่การเลือกใช้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินที่ส่งถึงพวกเขาอย่างเลือกสรร

ผลการศึกษาของ Gartner พบว่าประมาณ 90% ของผู้จัดการธุรกิจล้มเหลวในการพิจารณาผลกระทบทางการเงินจากการตัดสินใจของพวกเขา และการกำกับดูแลนี้ยอมประนีประนอมมากกว่า 3% ของรายได้สุทธิสำหรับธุรกิจโดยเฉลี่ย (มีงานวิจัยฉบับสมบูรณ์สำหรับลูกค้าของ Gartner)

นั่นเป็นจำนวนเล็กน้อยสำหรับธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลาง (SMB) ที่เติบโตอย่างรวดเร็วและมีเงินสดจำนวนมาก และอาจเทียบเท่ากับการสูญเสียเงินสำหรับแคมเปญการตลาดใหม่ การจ้างทรัพยากรเพิ่มเติม หรือการลงทุนในเทคโนโลยีใหม่

ดังนั้น ขั้นตอนแรกคือการทำให้รายงานทางการเงินของคุณมีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อผู้นำมากขึ้น กรองเมตริกทางการเงินที่สำคัญที่สุดที่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเกี่ยวกับส่วนของตนในธุรกิจ

เคล็ดลับ Pro ในการเลือกตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญ:

• โดยทั่วไปรายงานทางการเงินจะถูกนำเสนอ "หลังจากข้อเท็จจริง" ทำให้พวกเขามองไปข้างหน้ามากขึ้นโดยการคลี่คลายว่าส่วนใดของธุรกิจหรือแผนกโดยรวมที่ทำเงินและเติบโตขึ้น และส่วนใดที่กำลังหดตัว
• แบ่งรายงานของคุณออกเป็นเทรนด์ แล้วถามว่า “แล้วไง” ตั้งแต่ข้อมูลของคุณไปจนถึงการให้เหตุผลที่เป็นประโยชน์สำหรับผู้นำธุรกิจ
• พูดคุยกับผู้นำเกี่ยวกับการตัดสินใจที่สำคัญที่พวกเขาต้องการทำในไตรมาสหรือปีหน้า เตรียมรายงานของคุณเกี่ยวกับลำดับความสำคัญหลักเหล่านั้นและเน้นย้ำถึงความท้าทายที่พวกเขาเผชิญอยู่
• ปรับรายงานของคุณให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของบริษัท เพื่อเพิ่มความสามารถในการทำกำไร เช่น วิเคราะห์จุดราคาผลิตภัณฑ์ จำนวนพนักงาน และปริมาณการขายของคู่แข่ง

เรื่องราวสามารถเอาชนะช่องว่างระหว่างผลลัพธ์ทางการเงินและความเข้าใจทางธุรกิจได้ เลือกเรื่องราวเพื่อสื่อสารตัวเลขในงบการเงินของคุณ

การให้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินของคุณในรูปแบบของเรื่องราวที่น่าสนใจจะกระตุ้นให้เกิดการอภิปรายและช่วยให้สามารถตัดสินใจได้ ความท้าทายสำหรับคุณคือการระบุเรื่องราวแต่ละรายการ ซึ่งสามารถสร้างแรงบันดาลใจให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและความเข้าใจในระดับบริษัท

เคล็ดลับมือโปรในการค้นหาเรื่องราวเบื้องหลังตัวเลข:

• ร่วมมือกับหัวหน้าแผนกเพื่อให้เข้าใจถึงรายได้และค่าใช้จ่ายว่า "อย่างไร" และ "ทำไม" ได้ดีขึ้น ขอให้พวกเขาติดต่อคุณกับผู้ติดต่อที่ถูกต้องภายในแผนกของพวกเขา อยากรู้อยากเห็น ถามคำถามที่ดีและฟังสิ่งที่พวกเขาจะพูด
• ใช้เทคนิคการแสดงข้อมูลเป็นภาพเพื่อแสดงภาพค่าผิดปกติ ตลอดจนค่าเฉลี่ยสำหรับข้อมูลทางการเงินของคุณ และตรวจสอบว่ามีเรื่องราวดีๆ อยู่ในนั้นหรือไม่
• เมื่อคุณเลือกเรื่องราวของคุณแล้ว ให้ดำเนินการผ่านผู้เชี่ยวชาญของแผนกเพื่อหลีกเลี่ยงอคติในการยืนยัน

ลดความซับซ้อนที่ไม่จำเป็นจากรายงานทางการเงินของคุณเพื่อให้มีประโยชน์มากขึ้นสำหรับผู้นำ

นำเสนอข้อมูลโดยยึดหลัก “less is more” ให้กระชับ แต่ให้ข้อมูลเพิ่มเติมหากเข้าใจมากขึ้น

เคล็ดลับ Pro เพื่อลดข้อมูลที่ไม่จำเป็นจากรายงานทางการเงิน:

• ดูว่าผู้นำข้อมูลประเภทใดเคยขอข้อมูลในอดีต และขจัดสิ่งที่ไม่เป็นประโยชน์ที่รบกวนข้อความของคุณ
• จัดทำการคำนวณขั้นสุดท้ายในรายงานเพื่อให้ผู้อ่านสามารถมุ่งเน้นไปที่การศึกษาข้อมูลมากกว่าการคิดเลขในใจ
• ใช้จุดข้อมูลเปรียบเทียบ (จากปีก่อนหรือตามจริงเทียบกับงบประมาณ) และเปอร์เซ็นต์ความแตกต่างเพื่อให้ผู้นำประเมินว่าตัวเลขดีหรือไม่ดีได้ง่ายขึ้น
• ทำ "การทดสอบลิฟต์" ลองนึกภาพถ้าคุณอยู่ในลิฟต์กับหัวหน้าของคุณ และคุณต้องถ่ายทอดข้อความของคุณให้ชัดเจนและสั้น ๆ เมื่อถึงชั้นที่ต้องการ การทำเช่นนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าข้อมูลของคุณมีภาระมากเกินไปหรือมีตัวชี้ศูนย์กลางที่กระชับหรือไม่

การปรับปรุงวิธีการสื่อสารข้อมูลทางการเงินของคุณ ช่วยให้คุณมีอำนาจตัดสินใจด้วยเครื่องมือที่เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและรักษาความสามารถในการแข่งขัน เร่งอัตราและคุณภาพของการวิเคราะห์โดยลงทุนในโซลูชันเทคโนโลยีที่เหมาะสม

การรายงานทางการเงินด้วยตนเองอาจทำให้การดำเนินการของคุณหยุดชะงักด้วยปัญหาเล็กๆ น้อยๆ เท่ากับการควบคุมเวอร์ชัน การสลับระหว่างอีเมลเพื่อส่งไฟล์ที่ถูกต้อง หรือแม้แต่การอัปเดตข้อมูลทางการเงินของคุณ

ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพจะปลดปล่อยคุณจากงานการบัญชีและการทำบัญชีด้วยตนเอง และช่วยคุณในการติดตามแนวโน้มอย่างแม่นยำเพื่อสร้างข้อมูลเชิงลึกที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น ยิ่งไปกว่านั้น ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่ที่นำเสนอในปัจจุบันมีโซลูชั่นการรักษาความปลอดภัยข้อมูล ซึ่งมีความสำคัญสำหรับทีมการเงินและการบัญชี

เคล็ดลับ Pro ในการรายงานข้อมูลทางการเงินโดยอัตโนมัติ:

• ลงทุนในซอฟต์แวร์การบัญชีเพื่อเพิ่มเวลาให้กับการวิเคราะห์และรับรายงานได้ง่ายและแม่นยำยิ่งขึ้น ซอฟต์แวร์จะช่วยให้คุณจัดการงานประจำได้อย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มมูลค่าให้กับธุรกิจ คุณสามารถเริ่มต้นด้วยโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีฟรี หากคุณเพิ่งเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติทางการเงิน มีราคาไม่แพงและสามารถให้ฟังก์ชันการทำงานเต็มรูปแบบแก่คุณโดยมีค่าใช้จ่ายน้อยที่สุดหรือไม่มีค่าใช้จ่าย
• หากคุณเติบโตเร็วกว่าฟังก์ชันพื้นฐานที่เสนอโดยซอฟต์แวร์ฟรี คุณจะได้รับบริการอย่างดีด้วยโซลูชันการรายงานทางการเงินภายในห้องพร้อมกระบวนการบัญชีและการจัดทำงบประมาณแบบบูรณาการ เช่น การจ่ายเงินเดือน การจัดทำงบประมาณ ฯลฯ
• เหนือกว่าด้วยการเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์บนคลาวด์เพื่อความปลอดภัยที่ดีขึ้นและการเข้าถึงข้อมูลของคุณ

หากไม่ได้วางแผนอย่างดี แม้แต่การวิเคราะห์ที่ดีที่สุดก็อาจไร้ค่าได้ สำรองข้อมูลของคุณด้วยการนำเสนอแดชบอร์ดที่มีประสิทธิภาพ คุณสามารถปลูกฝังทักษะการแสดงข้อมูลและการนำเสนอผสมผสานกับซอฟต์แวร์การรายงานทางการเงินเพื่อการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ซอฟต์แวร์การรายงานทางการเงินช่วยให้คุณสามารถกำหนดฟิลด์รูปแบบที่กำหนดเองเพื่อติดตามและแสดงข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญที่สุดเพื่อให้มองเห็นได้ดีขึ้นในการทำงานของแผนกต่างๆ

เคล็ดลับระดับมืออาชีพในการแสดงข้อมูลเป็นภาพสำหรับการรายงานทางการเงิน:

• นึกภาพว่าคุณต้องการนำเสนอการวิเคราะห์ของคุณอย่างไร เริ่มต้นด้วยกระดาษเปล่า และร่างว่าคุณคาดหวังข้อมูลของคุณอย่างไรเมื่อนำเสนอ
• เฉพาะเจาะจง. จากคอลัมน์ของข้อมูลไปจนถึงตัวอย่างที่คุณต้องการรวมไว้ ให้วาดทั้งหมดเมื่อแสดงข้อมูลของคุณเป็นภาพ สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลเชิงลึกของคุณเพิ่มมูลค่าให้กับผู้นำ
• ลงทุนในซอฟต์แวร์การรายงานทางการเงินที่สามารถรวมข้อมูลทางการเงินของคุณในการแสดงผลที่สแกนได้ง่าย และแสดงข้อมูลเชิงลึกด้วยกราฟิกและแผนภูมิเชิงโต้ตอบ

ไม่มีใครเข้าใจคุณค่าของการตรวจสอบตนเองดีไปกว่าทีมการเงินและบัญชี

ขอปฏิกิริยาจากผู้นำเกี่ยวกับประเด็นที่คุณให้ข้อมูลเชิงลึกทางการเงินที่พูดกับความต้องการของพวกเขาได้ตรงจุด และหากข้อมูลเชิงลึกเหล่านั้นช่วยพวกเขาได้ ก็ควรรวบรวมคำติชมเกี่ยวกับวิธีการ

การติดตามผลเหล่านี้จะช่วยให้คุณรักษาแง่มุมที่ดีของการรายงานทางการเงิน และแก้ไขประเด็นที่ไม่เพิ่มมูลค่าให้กับการตัดสินใจ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเลือกตัวชี้วัดทางการเงินที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับรายงานในอนาคต

เคล็ดลับ Pro เพื่อติดตามผู้นำ:

• จัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับ CEO และหัวหน้าแผนกของคุณเพื่อขอความเห็นจากพวกเขาเกี่ยวกับรายงานของคุณ สนทนาอย่างตรงไปตรงมาและเปิดเผย
• ในขณะนี้ อย่าให้คำชี้แจงหรือกดดันความต้องการทางการเงินของคุณกับสิ่งเหล่านี้ ให้ยืมหูฟังตามความต้องการของพวกเขา คุณสามารถหารือเกี่ยวกับความท้าทายที่อาจขัดขวางไม่ให้คุณจัดการกับปัญหาที่ชี้ให้เห็นในภายหลัง

การปฏิบัติงานบัญชีตามปกติให้สอดคล้องกับแนวทางการปฏิบัติตามถือเป็นขั้นต่ำขั้นพื้นฐาน การเงินต้องเพิ่มมูลค่าด้วยการทำให้แน่ใจว่าผู้นำธุรกิจเข้าใจว่าการกระทำของพวกเขาส่งผลต่อผลกำไรอย่างไร

ทำให้การนำเสนอทางการเงินของคุณเป็นสิ่งที่คุณและผู้นำตั้งตารอด้วยขั้นตอนข้างต้น